Kosten von Bürokratie und Qualitätsmanagement in einer Einrichtung der stationären Jugendhilfe

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1 Kosten von Bürokratie und Qualitätsmanagement in einer Einrichtung der stationären Jugendhilfe Dipl. Sozialpädagoge (FH)

2 Differenzierung der unterschiedlichen Kostenstränge Die Kosten für Bürokratie und Qualitätsmanagement setzen sich aus vier Begriffen zusammen Exogene Regulierungskosten Sachkosten, die aus der Einhaltung rechtlich auferlegter Bestimmungen entstehen (Feuerschutztreppen,...) Tagessatz 119,67 für eine Einrichtung der stationären Jugendhilfe mit 4 heilpädagogischen Wohngruppen (Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001/2000) Endogene Regulierungskosten Sachkosten, die aus der Einhaltung intern auferlegter Bestimmungen entstehen (betriebseigene Standards aus dem QM HACCP) Exogene Bürokratiekosten Personalkosten, die aus der Erfüllung staatlicher Informationspflicht entstehen (siehe Kategorie zur Messung bürokratischer Tätigkeiten ) Endogene Bürokratiekosten Personalkosten, die aus der Erfüllung intern hoheitlicher Anforderungen entstehen (siehe Kategorie zur Messung bürokratischer Tätigkeiten ) Sowieso-Kosten Kosten die den Kern der stationären Jugendhilfeeinrichtung tragen

3 Methodischer Aufbau der Studie (Forschungsdesign) Durch die gewählt Struktur sollen valide Ergebnisse erzielt werden Vorstudie Literaturrecherche 2 Ausgangserhebung Leitfadeninterview Hauptuntersuchung Fragebogen Hauptuntersuchung Deskriptive Erhebung Entwurf eines Grundrasters Messung von Bürokratiekosten anhand aktueller Literatur Verifizieren und Ergänzen des entworfenen Grundkonzeptes anhand acht Interviews Erhebung des Zeitaufwandes für bürokratische Tätigkeiten anhand des Grundkonzeptes zur Messung bürokratischer Tätigkeiten (41 Stellen in insgesamt 12 Bereichen) Erhebung der betriebswirtschaftlichen Daten im Controlling der Einrichtung

4 Aufgliederung des Begriffs exogene Bürokratie Die aufgeführten Kategorien bilden die Grundlage zur Bürokratiekostenermittlung NR Kategorie Dokumentation Berichte Meeting Protokolle Statistiken Pläne, Konzepte Genehmigungen Angaben, Meldungen Kontrollen Ablage Routinen Beispiele Tägliche Leistungsdokumentation, Fahrtenbuch,... Erziehung-, Entwicklungs-, Zwischen-, Abschlussberichte,... Entgeltverhandlungen, Arbeitssicherheitsausschusssitzung,... Belehrung-, Begehungs-, Unterschweißungsprotokoll,... Struktur-, Personalerhebungsbogen, Periodische Statistiken,... Hygiene-, Rettungs-, Qualitätsentwicklungsplan,... Bau-, Umstrukturierungsgenehmigung, Betriebserlaubnis Ausschreibungen, Eintritts-, Antrittsmeldungen,... Begehung der Heimaufsicht, Kontrolle der Berufsgenossenschaft,... Externe Infos: Sammeln, recherchieren, informieren,... Brandschutzübung, Rettungsschwimmer,...

5 Aufgliederung des Begriffs endogene Bürokratie Die aufgeführten Kategorien bilden die Grundlage zur QM-Kostenermittlung NR Kategorie Dokumentation Berichte Meeting Protokolle Statistiken Pläne, Konzepte Genehmigungen Angaben, Meldungen Kontrollen Ablage Routinen Beispiele Material / Inventar / Rahmenbedingungen (Kühlschrank),... Qualitätsberichte, Problemberichte, Sonderberichte,... Qualitätszirkel, Steuerkreis, Arbeitskreise,... Klientengespräche, Besprechungen, Telefon,... Arbeitszeitanalyse, Evaluation,... Verfahrensanweißungen, Arbeitsanweißungen, Flussdiagramme,... Fahrgenehmigungen, Projektanträge, Dienstplankorrektur Verbesserungsvorschläge, Beschwerden, Infoschreiben,... Audit (intern / extern), Stichproben, Archivieren,... Interne Infos: sammeln, recherchieren, versenden,... Rettungsschwimmer, Umgang mit QM-Handbuch, HACCP

6 Auszug aus den Teilergebnissen: Prozentualer Vergleich des bürokratisch verursachten Zeitaufwands der einzelnen Bereiche 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% Legende: Tätigkeiten, die den Kern der stationären Jugendhilfe widerspiegeln endogen verursachter prozentualer Zeitaufwand 30% 20% 10% exogen verursachter prozentualer Zeitaufwand 0% Geschäftsstelle der Kinder- und Jugendhilfe ggmbh C1 Finanzbuchhaltung C2 Personal und Bildung C3 Projekt und Organisationsentwicklung C4 Dienststelle der Kinderund Jugendhilfe Einrichtungen C5 Fachdienstpool C6 Einrichtung der stationären Jugendhilfe C7 Gesamt Gruppen C8 Anteil bürokratischer Tätigkeit im Gruppendienst: ca. 30% Anteil bürokratischer Tätigkeit im Fachdienst: ca. 50%

7 Endergebnis Hochrechnung der Bürokratie- und Regulierungskosten auf den Tagessatz der vier heilpädagogischen Gruppen 120,00 100,00 80,00 60,00 0,20 60,48 1,13 35,29 Sowieso intern Tagessatz ohne Bürokratie- und Regulierungkosten (Dn) endogen verursachte Regulierungskosten Rten) 0,20 exogen verursachte Regulierungskosten (Rtex) 1,13 endogen verursachte Bürokratiekosten (Bten) 35,29 40,00 20,00 22,56 extern exogen verursachte Bürokratiekosten (Btex) 22,56 - Kosten pro Tag und Kind (BtZ,RtZ)