Professionelle kaufmännische Software. Evolution Informationen zur E-Bilanz und zum Kontenanlage-Assistenten

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1 Professionelle kaufmännische Software Office Line Evolution 2012 Informationen zur E-Bilanz und zum Kontenanlage-Assistenten

2 Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Handbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Copyright 2011 Sage Software GmbH & Co. KG In diesem Buch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die Sage Handbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Handbuch. Die Beschreibungen in diesem Handbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse oder verwenden Sie das Formular am Ende des Handbuches. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von Sage Software finden Sie im Internet unter / Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: Fax: kundenbetreuung@sage.de Dezember 2011

3 Inhaltsverzeichnis EINLEITUNG... 5 Erweiterter Kontenplan...6 Umsetzung in Ihrem Unternehmen...6 Anpassungen in der Office Line...6 Der Kontenanlage-Assistent für die Office Line Evolution Zusatzmodul installieren...7 Manuelle Anpassungen in Vorversionen...7 DER KONTENANLAGE-ASSISTENT... 9 Grundlagen...10 Aufruf...10 Gliederung...10 Rechte...10 Schritt 1: Auswahl des Kontenrahmens...10 Schritt 2: Festlegung der neuen Sachkonten...11 Bereich Vorlage...11 Bereich Anzulegende Konten...11 Schritt 3: Abfragen der Steuercodes...12 Schritt 4: Zusammenfassung der Durchführungsschritte, Anlage der Sachkonten...13 Schritt 5: Protokollausdruck...14 ANHANG Ihre Meinung ist uns wichtig...16

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5 Einleitung Mit der Vorgabe "Elektronik statt Papier" hat der Steuergesetzgeber in 5b EStG eine Regelung erlassen, nach der für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, Steuerbilanzen bzw. Überleitungsrechnungen und die steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung (sowie weitere Berichtsbestandteile) in einem Datensatz im XBRL-Format elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln sind. Dieses Verfahren nennt sich E-Bilanz.» Inhalt dieses Kapitels Erweiterter Kontenplan Umsetzung in Ihrem Unternehmen Anpassungen in der Office Line

6 Anpassungen für die E-Bilanz Erweiterter Kontenplan Verbunden mit der 5b-EStG-Regelung ist auch eine Erweiterung bzw. Spezifizierung der zu meldenden Bilanzpositionen. So sieht die E-Bilanz- bzw. GuV-Gliederung abweichend zur HGB-Bilanz/-GuV eine höhere Detaillierung bzw. eine Aufschlüsselung der Informationen nach steuerlichen Gesichtspunkten vor. Im Ergebnis handelt es sich um eine Art amtlichen Kontenplan, auch als steuerliche Taxonomie bezeichnet, welcher die inhaltliche Basis der E-Bilanz darstellt. Detaillierte Informationen hierzu stellt die Finanzverwaltung auf der Internetseite zur Verfügung. Umsetzung in Ihrem Unternehmen Um die Anforderungen an den amtlich vorgeschriebenem E-Bilanz- Datensatz zu erfüllen, sind entsprechende Voraussetzungen innerhalb des Rechnungswesens zu schaffen. So bedarf es vor der Umsetzung einer Analyse der organisatorischen und buchhalterischen Anforderungen, die in der Regel gemeinsam mit dem steuerlichen Berater vorgenommen wird. Es ist beispielsweise zu prüfen, ob gewisse steuerliche Sachverhalte bereits in der unterjährigen Buchhaltung oder erst bei Erstellung des steuerlichen Jahresabschlusses z.b. im Rahmen einer steuerlichen Überleitungsrechnung berücksichtig werden sollen. Sofern Sie sich zu dem Ansatz einer integrierten Steuerbuchführung innerhalb der Office Line entscheiden und parallel anderslautende handelsrechtliche Ansatz- und Bewertungsvorschriften berücksichtigen möchten, wird Ihnen mit dem Zusatzpaket Erweiterte Buchungs- und Auswertungskreise die geeignete Umsetzungsmöglichkeit zur Realisierung einer parallelen Rechnungslegung angeboten. Anpassungen in der Office Line Der Kontenanlage-Assistent für die Office Line Evolution 2012 Um Ihren Kontenrahmen komfortabel an die neuen E-Bilanz- Taxonomieanforderungen anzupassen (i. E. um den neuen Bilanzpositionen ggf. eigene Sachkonten und Steuercodes zuzuweisen), steht Ihnen in der Office Line 2012 mit dem Jahreswechsel-Update eigens ein Kontenanlage- Assistent zur Verfügung. Der als Zusatzmodul angebotene Assistent enthält die im Rahmen der E- Bilanz Einführung benötigten Sachkonten der gängigen Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, um Sie in die Lage zu versetzen, die Anforderungen der E-Bilanz-Taxonomie vollständig auf Ebene von Sachkonten- Buchungen abbilden zu können. Ob und in welcher Intensität Sie von den neuen Konten Gebrauch machen, hängt von der Überlegung ab, inwieweit Sie steuerliche Sachverhalte bereits in Ihrer ERP-Software erfassen möchten oder dies zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb einer Bilanzsteuersoftware bzw. durch einen externen Dienstleister nachholen. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, dass die Finanzverwaltung innerhalb der Taxonomie die Verwendung sogenannter Auffangposten erlaubt. Sie sollen eine Befüllung des Datensatzes erleichtern, wenn die Information für die sogenannten Mussfelder aus der Buchführung nicht abgeleitet werden können.

7 Einleitung Zusatzmodul installieren Der Kontenanlage-Assistent wird über <Grundlagen/ Konfiguration/ Zusatzmodule> im Menüband installiert. Betätigen Sie hierzu die Schaltfläche Installieren und wählen Sie die Datei OLReweSachkontenAnlageWz60.mde. Nach dem nächsten Office-Line-Start kann der Assistent dann über <Administration/ Assistent zur Kontenanlage E-Bilanz> aufgerufen werden. Manuelle Anpassungen in Vorversionen Anwender von Office-Line-Vorversionen können durch ein Update auf die Office Line 2012 den Kontenanlage-Assistent nutzen oder aber die neuen Standardkontenrahmen wie gewohnt über ihren steuerlichen Berater beziehen.

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9 Der Kontenanlage- Assistent In diesem Kapitel werden die mit dem Assistenten zu durchlaufenden Arbeitsschritte detailliert erläutert.» Inhalt dieses Kapitels Grundlagen Schritt 1: Auswahl des Kontenrahmens Schritt 2: Festlegung der neuen Sachkonten Schritt 3: Abfragen der Steuercodes Schritt 4: Zusammenfassung der Durchführungsschritte, Anlage der Sachkonten Schritt 5: Protokollausdruck

10 Anpassungen für die E-Bilanz Grundlagen Aufruf Den zuvor als Zusatzmodul installierten Kontenanlage-Assistenten starten Sie über <Administration/Assistent zur Kontenanlage E-Bilanz>. Gliederung Der Kontenanlage-Assistent enthält die folgenden Seiten: Übersicht über die Arbeitsschritte Schritt 1: Auswahl des Kontenrahmens Schritt 2: Festlegung der neuen Sachkonten Schritt 3: Abfragen der Steuercodes Schritt 4: Zusammenfassung der Durchführungsschritte, Anlage der Sachkonten Schritt 5: Protokollausdruck Nachdem die Kontenanlage zur E-Bilanz-Einführung mit dem Assistenten erfolgreich durchgeführt wurde (nach Bestätigung der Zusammenfassung in Schritt 4), kann der Assistent nicht erneut ausgeführt werden. Rechte Der Kontenanlage-Assistent ist mit dem Recht zum Anlegen (Einfügen) von Sachkonten-Stammdaten verknüpft das Regiezentrum erhält ein separates Recht für den Kontenanlage-Assistenten. Schritt 1: Auswahl des Kontenrahmens Auf dieser Assistentenseite geben Sie den von Ihnen verwendeten Kontenrahmen an. Zur Auswahl stehen die bei Mandantenanlage vorgesehen Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 (jeweils mit Sage- und DATEV-konformer Kontoformatierung). 10

11 Schritt 2: Festlegung der neuen Sachkonten Der Kontenanlage-Assistent Gemäß des zuvor ausgewählten Kontenrahmens werden in diesem Dialog die im Zusammenhang mit der E-Bilanz-Taxonomie neu hinzugekommenen Sachkonten aufgelistet. Hinsichtlich der Übernahme in Ihren Kontenrahmen bieten sich zwei Strategien an: Sie legen alle neuen Sachkonten an (=Maximallösung). Sie legen nur jene Sachkonten an, für die Sie voraussichtlich auch Umsätze zu verzeichnen haben (= Minimallösung). Beispiel: Wenn voraussichtlich keine Forderungen gegen GmbH-Gesellschafter entstehen werden, muss zu dieser Position auch kein Konto angelegt werden. Beachten Sie aber, dass Sie dann ggf. (falls im Laufe des Jahres in solchen Bereichen doch Kontenbewegungen erfasst werden) die erforderliche differenzierte Ausweisung der Buchungen manuell im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten vornehmen müssen. Bereich Vorlage In den Spalten Konto, Bezeichnung und Art (= Kontenklasse) werden spezifische Angaben zu den neuen im (E-Bilanz-spezifisch erweiterten) Kontenrahmen enthaltenen Konten angezeigt. In der ersten Spalte markieren Sie jene Konten, die Sie in Ihren bestehenden Kontenrahmen übernehmen wollen. Über die Schaltflächen Alle abwählen bzw. Alle auswählen können Sie alle Konten demarkieren bzw. markieren. Bereich Anzulegende Konten In diesem Bereich werden programmseitig Vorschlagswerte für die anzulegenden Konten angezeigt, die Sie bei Bedarf editieren können: Konto, Bezeichnung, DATEV-Kontonummer und Kontenklasse. Für die Kontonummer gilt: Sofern die Kontonummer der Vorlage im Sage-Mandanten noch nicht belegt ist, wird diese Nummer vorgeschlagen. Ist die Kontonummer hingegen im Sage-Mandanten belegt, wird das Feld leer gelassen. 11

12 Anpassungen für die E-Bilanz Wurden Kontenrahmenerweiterungen vorgenommen, wird das Feld ebenfalls leer gelassen. Wenn sich der Cursor im leeren Kontofeld befindet, kann über die Schaltfläche Konto vorschl. eine Kontonummer automatisch vorgeschlagen werden. Hierzu wird analog zur Nummernvergabe im Sachkontenstamm die nächste freie Kontonummer bestimmt und eingetragen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, Kontonummern für die neuen Sachkonten manuell einzugeben oder über die Lupe ein vorhandenes Konto auszuwählen, um die nächste freie Nummer, die dem ausgewählten Konto folgt, zu übernehmen. Ist eine eingetragene Kontonummer bereits vergeben, wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben. Für die Kontenklasse gilt: Wo programmseitig kein Kontonummernvorschlag erfolgte, muss die Kontenklasse manuell ausgewählt werden. Soll die Seite neu initialisiert werden (bspw. nach Fehleingaben), kann der Assistent abgebrochen und neu gestartet werden. Wurden allen markierten Sachkonten Kontonummern, Bezeichnungen und Kontenklassen zugeordnet (die Datev-Kontonummern sind optional), gelangen Sie über die Schaltfläche Weiter zur Abfrage der Steuercodes und UStVA-Kennziffern. Schritt 3: Abfragen der Steuercodes Im erweiterten (E-Bilanz-konformen) Kontenrahmen bzw. unter den neu angelegten Sachkonten befinden sich Sachkonten, denen eigens Steuercodes und UStVA-Kennziffern zugeordnet werden müssen. Deren Festlegung kann auf dieser Assistentenseite erfolgen (wahlweise aber auch später noch im Sachkontenstamm). Wo programmseitig Vorschlagswerte generiert werden konnten, sind diese bereits in der Tabelle eingetragen. Beispiel Konto 2752, Erlöse aus Vermietung und Verpachtung 19 % USt Sofern Steuercode 101 beim Anwender existiert, diesem ein Steuersatz von 19% hinterlegt und dem Gebiet * zugeordnet wurde, so wird Steuercode 101 bei Konto (S)2752(0) vorgeschlagen. Gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie jene Konten aus, denen Steuercodes (und ggf. UStVA- Kennziffern) zugeordnet werden sollen. Editieren Sie erforderlichenfalls die Vorschlagswerte. 12

13 Der Kontenanlage-Assistent Tragen Sie dort, wo kein Vorschlagswert ermittelt werden konnte, den Steuercode (und ggf. die UStVA-Kennziffer) manuell ein. Hierzu können Sie auch die Suchen-Schaltfläche nutzen. Bei Betätigung der Weiter-Schaltfläche erfolgt zunächst eine Überprüfung Ihrer Angaben: Wenn es markierte Sachkonten ohne Sachkontennummer, Bezeichnung oder Kontenklasse gibt, erscheint eine Fehlermeldung und die Assistentenseite zur Bearbeitung der Sachkonten wird aufgerufen (der erste betroffene Datensatz wird dort zur Editierung angesprungen). Sind neue Sachkontennummern doppelt vorhanden, wird ebenso verfahren. Werden keine Fehler gefunden, gelangen Sie zur nächsten Assistentenseite. Schritt 4: Zusammenfassung der Durchführungsschritte, Anlage der Sachkonten Diese Assistentenseite benennt noch einmal den ausgewählten Kontenrahmen und weist darauf hin, dass einige Felder (z.b. kostenrechnerische Angaben) bei der Kontenanlage automatisch mit Sage-Standardbelegungen gefüllt werden und dass Sie anschließend nach dem Anlegen der Sachkonten die Korrektheit der angelegten Konten überprüfen müssen (anhand des Protokolls und ggf. im Sachkontenstamm). Darüber hinaus müssen fehlende Angaben im Sachkontenstamm (bspw. solche, die nicht automatisch generiert werden konnten) vervollständigt werden. Achtung Sage haftet nicht für unvollständige oder fehlerhaft angelegte Sachkonten. Über die Start-Schaltfläche erfolgt schließlich die Anlage der neuen Sachkonten gemäß Ihren zuvor (auf den diversen Assistentenseiten) gemachten Angaben. 13

14 Anpassungen für die E-Bilanz Schritt 5: Protokollausdruck Das Protokoll gibt Aufschluss über die angelegten Konten inkl. aller Stammdateneintragungen und weist darauf hin, dass einige Felder bei der Kontenanlage mit Sage-Standardbelegungen gefüllt wurden. Diese Felder enthalten im Protokoll den Hinweis Gemäß [Vorgabe]. Das Protokoll kann wahlweise (auf Nachfrage) erneut gedruckt werden. Sofern Sie zu den Sage-Standardvorgaben abweichende Werte hinterlegen möchten, ändern Sie bitte die entsprechenden Daten im Sachkontenstamm des jeweiligen Sachkontos. Prüfen Sie, ob die angelegten Sachkonten in den bestehenden Bilanzdefinitionen berücksichtigt sind. 14

15 Anhang Im Anhang finden Sie eine Kopiervorlage, die Sie verwenden können, um uns Ihre Meinung zum Handbuch mitzuteilen.» Inhalt dieses Kapitels Ihre Meinung ist uns wichtig

16 Anpassungen für die E-Bilanz Ihre Meinung ist uns wichtig Wenn Sie uns Ihre Meinung über das Handbuch mitteilen möchten, können Sie diese Kopiervorlage verwenden. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Anregungen. Sage Software GmbH & Co. KG Dokumentation Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main Fax: 069/ doku@sage.de Ich benutze das Handbuch zur Einarbeitung in das Programm um Problemlösungen zu finden als Nachschlagewerk Die Darstellung ist zu ausführlich zu knapp angemessen Das Handbuch ist übersichtlich schwer verständlich fehlerhaft (bitte legen Sie ggf. kopierte Seiten zur Erläuterung bei) Ist der Index am Schluss hilfreich? ja nein nicht benutzt Ich wünsche mir mehr erklärende Grafiken mehr Anwendungsbeispiele Beschreibung mit durchgängigem Anwendungsbeispiel weniger Abbildungen weniger Anwendungsbeispiele Beschreibung ohne durchgängige Beispiele Das Handbuch verdient die Schulnote von 1 bis 6 für: Verständlichkeit... Inhalt... Darstellung/ Layout... Das halte ich für grundsätzlich verbesserungswürdig... Ich benutze die Hilfefunktion im Programm nie oft statt des Handbuchs zusätzlich Anregungen zur Verbesserung der Programmhilfe... Handbuch Office Line Evolution 2012 Anpassungen für die E-Bilanz, 12/