Neuerungen Version Locher & Christ GmbH

Transkript

1 Neuerungen Version

2 2 Allgemein Beschreibung der Arbeitszeiterfassungsapp in der Hilfe integriert. Siehe Hilfe "Extras-->Arbeitszeiterfassungs-App LCTIME". Mehr zur Arbeitszeiterfassung finden Sie in unserer Broschüre. ZUGFeRD Schnittstelle wurde integriert. Siehe Hilfe "Extras--> ZUGFeRD". Im Dokumentenbau wird jetzt bei "Ausdrucke" zusätzlich der Kundenname aufgeführt: Für die Telefonie (TAPI oder LC-COM) sind jetzt für die Normalisierung der Telefonnummern Einstellungsmöglichkeiten vorhanden (aus der Rufnummer "93150" wird " "). Siehe Hilfe "Einstellungen-->Parameter Bestellung/GAEB->Felder Ländervorwahl, Ortsvorwahl und Länge int. Tel.": Neuer Startparameter "-ra". Reorganisiert alle Arbeitszeiterfassungsdatenbanken von LC-TOP. aus Outlook ohne öffnen des Dokumentenbaums einfügen. Die kann jetzt per "Drag&Drop" aus Outlook direkt in den entsprechenden Auftrags-, Projekt-, Bestellkopf, oder in eine Anlage gezogen werden. Die Mail wird dort dann wie üblich in "Kontakte--> -->empfangen" gespeichert.

3 3 Beim Versenden von s mit Anhang (PDF-Datei) aus dem Auftrag oder Projekt, kann jetzt mit Hilfe der .ini der Betreff der Mail und der Name der PDF-Datei generiert werden. Siehe Hilfe "Extras-->Initialisierungsdateien--> .ini": Um versehentliches ausdrucken einer Rechnung zu verhindern, kann bei Bedarf vor dem Ausdruck eine Abfrage aktiviert werden (Schalter auf "J"): Siehe Hilfe: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen-->Feld "Abfrage bei Rechnungsausdruck" Auftragsbearbeitung Positionen aus der Stückliste einer Leistungsposition in die Positionsebene einlesen. Wird in der Positionsebene im Feld Nummer (Artikelnummer) der Nummer einer Leistungsposition "'##" vorangestellt, wird die Stückliste dieser Leistungsposition komplett in die Positionsebene eingelesen. Siehe Hilfe "Stammdaten-->Leistungspositionen". Positionssteuerung muss auf "1" stehen (Artikelposition):

4 4 In den Rapporten können jetzt Positionsnummern angezeigt werden: Die Anzeige von Positionsnummern muss allerdings bei Bedarf aktiviert werden. Siehe Hilfe "Einstellungen-->Parameter Rapport/Waren/Std.--> Feld in Rapporten Pos.Nr. anzeigen (28)" Blaue Datensatzmarkierungen am Ende eines Befehls bedeutet, dass an entsprechender Stelle Einträge vorhanden sind, z.b. eine Datensatzmarkierung mit "3" bei "Dokumente" zeigt an, dass sich im Dokumentenbaum drei (3) Dokumente befinden. Eine Datensatzmarkierung von zwei (2) in "Abschl./Einbeh". zeigt an, dass bei "Abschl./Einbeh" zwei Einträge vorhanden ist usw. Das generieren von Sammelaufträgen kann über die "Job.ini" automatisiert werden. Die Positionen der so generierten Sammelaufträgen können bei Bedarf sogar als "nicht fertige Positionen" definiert werden. In der Positionsebene unter "Weitere Befehle" gibt es einen neuen Befehl <STRG>+<P> "Preis aus Projekt". Ziel der Funktion ist, dass Artikel die mehrfach vorkommen, einen einheitlichen Preis erhalten. Zunächst werden Artikel anhand der Artikelbezeichnung zusammengefasst, unabhängig von der Artikelnummer, es sei denn, der Preis unterscheidet sich. Pro unterschiedlichem Preis wird eine Gruppe zusammengefasst. Der Anwender kann dann durch einen Doppelklick auf den gewünschten Preis, diesen Preis für alle Artikel übernehmen. Bei Bedarf können Positionen aus anderen Aufträgen/Projekten eingelesen werden:

5 5 Bei "Weitere Auftragskopfdaten" kann jetzt bei Bedarf eine auftragsbezogene Formulargruppe hinterlegt werden. D.h. es können für einen bestimmten Auftrag andere Standardformulare hinterlegt werden. Siehe auch "Benutzerrechte pflegen" -> Formulargruppen: Ein separates Konto für Abschlagszahlungen (Anzahlungen) kann hinterlegt werden. Jeweils ein Konto für Rechnungen mit, oder ohne Mehrwertsteuer. Dies kann z.b. nötig sein, wenn für die Übergabe an DATEV zwischen Abschlagszahlungen und normalen Rechnungen unterschieden werden muss. Anhand dieser Konten ist z.b. auch möglich Listen aller Abschlagsforderungen auszudrucken. Siehe Hilfe "Einstellungen--> Parameter Zahlungen":

6 6 Kennzeichnung aus dem Dokumentenbaum: Das Ergebnis einer Fragmentsuche (Auftragsnummer) zeigt in der Spalte "D" (Dokumentenbaum) an, ob Dokumente vorhanden sind: J = Dokument im Dokumentenbaum vorhanden. E = externes Dokument im Dokumentenbaum vorhanden Ordnersymbol = Ordnerstruktur wurde angelegt. Siehe "weitere Befehle-->Ordner anlegen". Neue Spalte "Beginn" in der Nachkalkulation (Auftragskopf). Dort wird der Arbeitsbeginn angezeigt, sofern auf diesen Auftrag in der Arbeitszeiterfassung gestempelt wurde. Auch für diese Spalte kann die Sortierung in der Übersicht mit <STRG>+Mausklick geändert werden: Wird im Terminplaner ein Termin mit einem Auftrag verknüpft, wird dieser Termin in den Auftragskopfdaten angezeigt. Termine die abgelaufen sind, die also in der Vergangenheit liegen werden nicht mehr angezeigt. Dieses Feld ist nur sichtbar wenn ein Termin hinterlegt ist!

7 7 Projektbearbeitung In der Positionsebene kann mit dem Befehl "P =Ansicht wechseln" in der Wahlspalte eine weitere Positionsansicht mit "Wertschöpfung/Stunde" angezeigt werden. Siehe "Projekte-->Projekt bearbeiten-->positionserfassung-->weitere Befehle". Positionen aus der Stückliste einer Leistungsposition in die Positionsebene einlesen. Wird in der Positionsebene im Feld Nummer (Artikelnummer) der Nummer einer Leistungsposition "'##" vorangestellt, wird die Stückliste dieser Leistungsposition komplett in die Positionsebene eingelesen. Siehe "Stammdaten-->Leistungspositionen". Positionssteuerung muss auf "1" stehen (Artikelposition): In den Rapporten können jetzt Positionsnummern angezeigt werden: Die Anzeige von Positionsnummern muss allerdings bei Bedarf aktiviert werden. Siehe Hilfe "Einstellungen-->Parameter Rapport/Waren/Std.--> Feld in Rapporten Pos.Nr. anzeigen (28)". Blaue Datensatzmarkierungen am Ende eines Befehls bedeutet, dass an entsprechender Stelle Einträge vorhanden sind, z.b. eine Datensatzmarkierung mit "3" bei "Dokumente" zeigt an, dass sich im Dokumentenbaum drei (3)

8 8 Dokumente befinden. Eine Datensatzmarkierung von zwei (2) in "Abschl./Einbeh". zeigt an, dass bei "Abschl./Einbeh" zwei Einträge vorhanden ist usw. Artikelnummer im Projekt sichtbar. Soll die Artikelnummer in der Positionsebene der Projektbearbeitung standardmäßig angezeigt werden, muss der Schalter "Artikelnummer im Projekt sichtbar" auf "J" eingestellt werden. Siehe Hilfe :Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen" Kennzeichnung aus dem Dokumentenbaum. Das Ergebnis einer Fragmentsuche (Projektnummer) zeigt in der Spalte "D" (Dokumentenbaum) an, ob Dokumente vorhanden sind: Separates Konto für Abschlagszahlungen (Anzahlungen) kann hinterlegt werden. Jeweils ein Konto für Rechnungen mit, oder ohne Mehrwertsteuer. Dies kann z.b. nötig sein, wenn für die Übergabe an DATEV zwischen Abschlagszahlungen und normalen Rechnungen unterschieden werden muss. Anhand dieser Konten ist z.b. auch möglich Listen aller Abschlagsforderungen auszudrucken. Siehe Parameter Zahlungen:

9 9 Neue Spalte "Beginn" in der Nachkalkulation (Projektkopf). Dort wird der Arbeitsbeginn angezeigt, sofern auf diesen Auftrag in der Arbeitszeiterfassung gestempelt wurde. Auch für diese Spalte kann die Sortierung in der Übersicht mit <STRG>+Mausklick geändert werden: In der Positionsebene unter "Weitere Befehle" gibt es einen neuen Befehl <STRG>+<P> "Preis aus Projekt". Ziel der Funktion ist, dass Artikel die mehrfach vorkommen, einen einheitlichen Preis erhalten. Zunächst werden Artikel anhand der Artikelbezeichnung zusammengefasst, unabhängig von der Artikelnummer, es sei den der Preis unterscheidet sich. Pro unterschiedlichem Preis wird eine Gruppe zusammengefasst. Der Anwender kann dann durch einen Doppelklick auf den gewünschten Preis, diesen Preis für alle Artikel übernehmen. Bei Bedarf können Positionen aus anderen Aufträgen/ Projekten eingelesen werden:

10 10 OP-Verwaltung Neue DATEV-Schnittstelle (ab von DATEV vorgeschrieben). Rechnungsausgänge und Rechnungseingänge können jetzt mit der neuen Schnittstelle ausgegeben werden. Die Ausgabe erfolgt wie bisher, es muss lediglich die neue Schnittstelle ausgewählt werden: Beim Erfassen von Eingangsrechnungen kann jetzt auch die Originalrechnung vom Lieferanten eingescannt werden. Dieses Dokument wird dann im Dokumentenbaum des jeweiligen Lieferanten und im Dokumentenbaum des zugewiesenen Auftrags/Projekts abgespeichert. Bei den Rechnungsausgängen werden jetzt "Name 2" und Adressdaten (PLZ, Straße und Ort) angezeigt:

11 11 Texte/Formulare/Platzhalter versand im Formular personalisieren. Beim versenden von s aus LC-TOP (Angebote, Rechnungen etc.), kann jetzt direkt im Formular der Betreff der Mail und der Text der Mail personalisiert werden. Es können gewöhnliche Texte und LC-TOP Platzhalter eingefügt werden. Siehe "Texte-->Formulare bearbeiten--> personalisieren. Bilddateien mit der Unterschrift von Mitarbeitern können direkt im Formular durch den Platzhalter UnterschriftMa zugewiesen werden. Die Bilddatei muss in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt werden. Siehe "Texte-->Formulare bearbeiten-->unterschrift Datei": Bestellung Für das Bestellwesen kann jetzt bei "Einstellungen-->Systemparameter-->Einstellungen--> Feld Eigene Adressnr." die eigene Lieferadresse eingestellt werden. Funktion 1 Hier wird eine Adresse aus dem Adressenstamm hinterlegt, die auf Platzhalter in der Kategorie "Sonderfelder" zugreift:

12 12 Diese Platzhalter können für Formulare und Texte genutzt werden um z.b. ihre Adresse mandantenabhängig in Formulare einzutragen. Funktion 2 Der hier festgelegten Adresse können im Adressenstamm mehrere Lieferadressen hinterlegt werden ("Stammdaten->Adressen pflegen--> Y = zug. Adressen"). Werden dann Bestellungen im Bestellwesen angelegt, werden automatisch diese festgelegten Lieferadresse zur Auswahl vorgeschlagen. Kennzeichnung aus dem Dokumentenbaum. Das Ergebnis einer Fragmentsuche (Best./Anfragenummer) zeigt in der Spalte "D" (Dokumentenbaum) an, ob Dokumente vorhanden sind:

13 13 Stammdaten Neues Feld in den Kundenstammdaten: "Kd.Nr. für Kundenpreis". Mit diesem Feld werden Kundenpreise von einer anderen Kundenadresse zugewiesen. Dies kann z.b. nötig sein, wenn ein Kunde mehrere Liegenschaften an verschiedenen Adressen besitzt, aber die Kundenpreise nur einer Adresse (Hauptadresse) verwendet und gepflegt werden sollen: Sofern angelegt, kann über das Baumsymbol die Baumstruktur geöffnet werden (siehe Baumstruktur). Innerhalb eines geöffneten Artikelzweiges einer Baumstruktur, kann jetzt mit den Tasten <STRG>+<F> die Fragmentsuche geöffnet werden. So kann dieser geöffnete Zweig durchsucht werden!

14 14 Leistungspositionen können jetzt durch ein weiteres Benutzerrecht (Feld Leistungspositionen) vor Zugriff geschützt werden. Hier wird festgelegt, welcher Benutzer geschützte Leistungspositionen bearbeiten darf. Bei der Leitungsposition kann festgelegt werden, ob diese "geschützt" wird oder nicht: Werden geschützte Leistungspositionen von Benutzern eingelesen die keine Leistungspositionen bearbeiten dürfen, werden die Stücklisten ausgeblendet! Neues Modul Artikelverkäufe (nur in der LC-TOP SQL Version). Im Modul Artikelverkäufe werden sämtliche Artikel gespeichert die verkauft wurden (Rechnung). Über "Artikelverkäufe drucken" ist es möglich ausführlichere Listen zu drucken. Siehe "Stammdaten-->Artikel-->Artikelverkäufe": Auf diese Artikelverkäufe kann auch in der Positionsebene zugegriffen werden:

15 15 Lieferantenbezogene Fragmentsuche. Im Mitarbeiterstamm kann bei Bedarf mit dem Befehl "Lieferantenfragment" (weitere Befehle-->im Wahlfeld <F2>) ein oder mehrere Lieferanten zugewiesen werden (Mitarbeiter muss als LC-TOP-Benutzer angemeldet sein). Diese werden dann standardmäßig bei der Artikelfragmentsuche verwendet: Bei Bedarf können jetzt im Adressenstamm (Adressdaten) zwei zusätzliche Wiedervorlagen eingetragen werden, z.b. für Jubiläen etc. Die Überwachung dieser Wiedervorlagen muss entsprechend beim LC-TOP Benutzer in den Mitarbeiterdaten aktiviert werden: Siehe "Stammdaten-->Adressen-->Adressen pflegen" Mitarbeiter können zur besseren Übersicht in Mitarbeitergruppen organisiert werden. Diese Gruppen können in der Anwesenheitsliste und im Arbeitszeitkalender verwendet werden (Waren/Std.-->Arbeitszeiten).

16 16 Waren/Stunden Modul "Lagerprotokoll" realisiert. Im Lagerprotokoll werden alle Lagerbewegungen aufgezeichnet. Hier ist eine genaue Bestandsnachtverfolgung möglich, bei der Datum, Uhrzeit, Lagerort, Umsatz und Personalnummer etc. gespeichert und protokolliert werden. Über "Lagerprotokoll drucken", lassen sich detaillierte Listen ausdrucken. Modul Mehrlagerfähigkeit erforderlich. Siehe Lagerprotokoll. Anlagen/Wartung Blaue Datensatzmarkierungen am Ende eines Befehls bedeutet, dass an entsprechender Stelle Einträge vorhanden sind, z.b. eine Datensatzmarkierung mit "5" bei "Dokumente" zeigt an, dass sich im Dokumentenbaum fünf (5) Dokumente befinden. Eine Datensatzmarkierung von zwei (2) in "zug. Adressen". zeigt an, dass bei zugewiesene Adressen zwei Einträge vorhanden sind usw. Sperrkennzeichen aus dem Kundenstamm wird jetzt auch in der Anlage angezeigt. Siehe "Stammdaten-->Adressen->Adressen pflegen-->kunde-->kundendaten": Bei Bedarf kann jetzt bei Anlagen das Gewährleitungsende hinterlegt werden. Dieses Datum wird im entsprechenden Auftrag angezeigt. Hierzu muss allerdings in "Einstellungen-->Parameter Anlagen/Wartung-->" im Feld "Anzeige Gewährleitungsende" der Schalter auf Ja gesetzt werden.

17 17 Terminplaner Synchronisation der Kalender zwischen Outlook und LC-TOP in beide Richtungen (erst ab Outlook Version 2013). Siehe Terminplaner: Suchfunktion im Terminplaner: Im Terminplaner wird mit <F2> im Wahlfeld das Suchfenster geöffnet. Hier kann jetzt ein beliebiger Suchtext eingegeben werden. Die Suche kann auch Zeitlich eingegrenzt werden (Datum von-bis). Durchsucht wird die im Termin angegebene Adresse und Bezeichnung. Der Terminplaner kann jetzt auf einen zweiten Monitor verschoben werden. Auf dem ersten Bildschirm kann ganz normal

18 18 mit LC-TOP weitergearbeitet werden. Bei Bedarf kann im Terminplaner jetzt eine komprimierte Ansicht gewählt werden. Bei der komprimierten Ansicht werden die Mitarbeiter in zwei Reihen dargestellt: In der Befehlsleiste mit dem Befehl "# = Anzeige wechseln": Einstellungen Benutzerrechte. Neue Einstellung für die TAPI-Schnittstelle. Für ausgehende und eingehende Anrufe kann jetzt direkt in LC-TOP eingestellt werden wie führende Nullen "0" behandelt werden. Siehe "Einstellungen-->Benutzerrechte-Benutzerrechte pflegen-->feld 0 einfügen/entfernen". Rapporte mit Positionsnummern. Die Anzeige von Positionsnummern wird bei Bedarf hier aktiviert: "Einstellungen->Parameter Rapport/Waren/Std.--> Feld in Rapporten Pos.Nr. anzeigen (28)"

19 19 Neue Benutzerrechte für die Arbeitszeiterfassung (Einstellungen-->Benutzerrechte-->Lohnsätze). Bei "E = nur eigene Arbeitszeitenkontrolle", kann der Benutzer nur die eigene Arbeitszeit kontrollieren. Einzel Buchungen können gemacht werden. Die Anwesenheitsliste und das Fehlerprotokoll kann eingesehen werden. Bei "K = Arbeitszeitenkontrolle", kann die Arbeitszeit aller Mitarbeiter kontrolliert und bearbeitet werden. Neues Benutzerrecht "Leistungspositionen". Mit diesem Recht kann der Zugriff auf Leistungspositionen, bzw. Stücklisten beschränkt werden. Siehe Benutzerrechte. Status Annahme nur noch bei Rechnungsausdruck ändern. Siehe: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen-->Feld "Statusänderung ANAH nur durch Rechnungsausdruck". Betrifft nur den Status "ANAH". Steht dieser Schalter auf "J", wird der Status "ANAH" (Annahme) nur bei einem Rechnungsausdruck geändert. Bei "N" wird der Status bei jedem Ausdruck geändert (Standard). Abfrage bei Rechnungsausdruck. Um versehentliches Drucken einer Rechnung zu verhindern, kann bei Bedarf vor dem Ausdruck eine Abfrage eingeschaltet werden (Schalter auf "J"): Siehe: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen-->Feld "Abfrage bei Rechnungsausdruck" In der Kundenübersicht (Auftrag, Projekt und Stammdaten) kann jetzt bei Bedarf hinter dem "Name 1" der "Name 2" angezeigt werden (Bisher "Name 3"). Siehe: Einstellungen-->Systemparameter-->Einstellungen-->Feld "Kundenüb. Name3 oben". Bei der LV-Automatik wird normalerweise der Langtext vollständig übernommen (Schalter auf "J" Standard). Bei Schalter auf "N" wird der Langtext gekürzt. Es werden die Zeichen (Bezeichnung) aus dem Kurztext gezählt, der Langtext wird dann am Anfang um diese Anzahl gekürzt. So soll verhindert werden, dass der Text aus der Kurzbezeichnung im Langtext nochmal wiederholt wird. Siehe: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen-->Feld "LV-Automatik Langtext vollständig" Artikelnummer im Projekt sichtbar. Soll die Artikelnummer in der Positionsebene der Projektbearbeitung standardmäßig angezeigt werden, muss der Schalter "Artikelnummer im Projekt sichtbar" auf "J" eingestellt werden. Siehe: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen" Sollen in der Positionsebene der Projektbearbeitung die Spalten "Mat.VK", "Lohn VK" und "Zeit" standardmäßig angezeigt werden, kann dies jetzt mit dem Schalter "in Proj. Mat./Lohn anzeigen" eingestellt werden (Schalter auf "J"): Vorbelegung: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen-->Feld "in Proj. Mat./Lohn anzeigen"

20 20 Separates Konto für Abschlagszahlungen (Anzahlungen) kann hinterlegt werden. Jeweils ein Konto für Rechnungen mit, oder ohne Mehrwertsteuer. Siehe Parameter Zahlungen.: Überschrift Stückliste. Bei Bedarf kann eine Überschrift beim Ausdruck einer Stückliste ausgegeben werden. Hierfür wird der Platzhalter BezStLi im Formular in die entsprechende Stelle (Stückliste) eingefügt: Siehe: Einstellungen-->Systemparameter-->Weitere Einstellungen-->Feld "Überschrift Stückliste" Arbeitszeiterfassung Lohnarten wurden überarbeitet. Neu Hinzugekommen sind: Fehlstunde, Feiertagsarbeit, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Überstunden ausbezahlt, Zeitkorrektur, Schule, Elternzeit, Pause und Storno. Mobile Auftragsbearbeitung Arbeitszeitenprotokoll (Waren/Std-->Arbeitszeiten-->Abreitszeitenprotokoll) jetzt auch auf dem mobilen Gerät ersichtlich, sofern mobile Arbeitszeiterfassung erworben. Da bei der LC-TOP SQL-Version Daten während des laufenden Betriebes nicht wie bei der DBase-Version abgegriffen/ kopiert werden können, kann jetzt ein Verzeichnis angegeben werden, in dem die LC-TOP-Zentrale Daten ablegt. Mit dem Befehl "# = mobile Daten gen." (Siehe "Einstellungen-->Parameter mobile Auftragsbearbeitung--> Verzeichnis im Hauptsystem") generiert die Zentrale Daten wie unter "von Hauptsystem übernehmen" eingestellt. Bei der Ausgabe kann bei Bedarf sogar gewählt werden welcher, bzw. welche Großhändler übergeben werden sollen.

21 21 Mobile Arbeitszeiterfassung (LC_TIME 2.0 App und Terminal App) Beschreibung der Arbeitszeiterfassungs-App in dieser Hilfe integriert. Siehe LC-TIME. Mehr zur Arbeitszeiterfassung finden Sie in unserer Broschüre.