Basisdaten Schulspezifische Einstellungen Parameter pflegen - Kategorie "Bewerber"

Transkript

1 Aufnahmeverfahren Voreinstellungen Reihungsmodell Reihung für die 5. Schulstufe Für die Reihung der Aufnahmewerber sind in Sokrates mit Ausnahme der Fächer "Religion" und "Bewegung und Sport" alle Noten der 3. und 4. Klasse Volksschule als Bewerbermerkmale hinterlegt. Sie können schulindividuell festlegen, mit welchem Gewichtungsfaktor die jeweilige Note für die Reihung berücksichtigt werden soll. Für die allgemein bildenden höheren Schulen in Innsbruck gelten die in Sokrates standardmäßig festgelegten Gewichtungsfaktoren. Zusätzlich kann für die Reihung berücksichtigt werden, ob Geschwister die Schule besuchen. Unter der Parameter-Kennung "Geschwisterkind" legen Sie fest, wie viele Bonuspunkte dafür für die Reihung abgezogen werden sollen. Reihung für die 9. Schulstufe Sokrates berechnet für die 9. Schulstufe eine Reihungszahl auf Grund der Beurteilungen in den leistungsdifferenzierten Gegenständen Deutsch, Englisch und Mathematik. Dabei wird folgendes Berechnungsmodell angewandt: HS: LGR 1 NMS: Vertiefte Allgemeinbildung: Gewichtungsfaktor x Note HS: LGR 2 NMS: Grundlegende Allgemeinbildung "Befriedigend": Gewichtungsfaktor x (Note + Verschiebungsfaktor_1) HS: LGR 3 NMS: Grundlegende Allgemeinbildung "Genügend": Gewichtungsfaktor x (Note + Verschiebungsfaktor_2) Die Werte für die Verschiebungsfaktoren sind: Verschiebungsfaktor_1 = 2 Verschiebungsfaktor_2 = 3 Die Gewichtungs- und Verschiebungsfaktoren können schulindividuell in Sokrates wie folgt konfiguriert werden: Basisdaten Schulspezifische Einstellungen Parameter pflegen - Kategorie "Bewerber" Die Reihungszahl errechnet sich aus der Summe der nach obigem Modell errechneten Reihungszahl je leistungsdifferenziertem Gegenstand. Zusätzlich kann in der Reihung berücksichtigt werden, ob Geschwister die Schule besuchen. In diesem Fall werden die in den schulspezifischen Einstellungen konfigurierten Bonuspunkte von der Reihungszahl abgezogen. Gewichtungsfaktoren für die Reihung festlegen Unter < Basisdaten / Schulspezifische Einstellungen / Parameter pflegen > legen Sie die Gewichtungsfaktoren für die leistungsdifferenzierten Fächer Deutsch, Englisch und Mathematik (Aufnahme in die 9. Schulstufe) sowie für die Noten der 3. und 4. Klasse Volksschule (Aufnahme in die 5. Schulstufe) fest. Sie geben damit an, mit welcher Wertigkeit die Note in diesen Gegenständen für die Reihung berücksichtigt werden soll. Standardmäßig ist der Gewichtungsfaktor für jede Note mit 100 % eingestellt. Zusätzlich können hier unter der Parameter-Kennung "Geschwisterkinder" die Bonus-Punkte für Geschwister an der Schule definiert werden. Seite 1/10

2 Auswahlliste für die Schulformen Für die Erstwunschschule kann der Aufnahmewerber bis zu drei Wunschschulformen angeben, die von der Schule in den Bewerbermerkmalen erfasst werden. Sie können festlegen, welche Schulformen für Ihre Schule in den Auswahllisten für die Schulformen angezeigt werden. Standardmäßig scheinen alle an der Schule geführten Schulformen mit der Bezeichnung aus dem Schulformkennzahlenkatalog auf. Basisdaten Schulspezifische Einstellungen Merkmale pflegen Über die Schaltfläche < Inhalte bearbeiten > können Sie die Auswahlliste für die Schulformen 1, 2 und 3 ändern. Die gewünschte Schulformbezeichnung können Sie im Feld "Langbezeichnung" festlegen und speichern. Für die Anmeldung nicht benötigte Schulformen können gelöscht werden. Seite 2/10

3 Für die Eingabe der Aufnahmewerber/innen für das Schuljahr 2018/19 muss nach der Anmeldung unbedingt das richtige Schuljahr (Schuljahr 2018/19) ausgewählt werden! Grunddaten pflegen Übernahme eines in der Datenbank bereits gespeicherten Schülers Über die dynamische Suche <SJ-Beginn SchülerInnenaufnahme SchülerInnensuche 101 Suche 1> oder <102 Suche 2> können Sie schulübergreifend prüfen, ob ein Aufnahmewerber bereits in Sokrates erfasst ist. Da die Tiroler Pflichtschulen bereits seit einigen Jahren mit Sokrates als Schülerverwaltungsprogramm arbeiten, ist ein Großteil der Aufnahmewerber bereits in der Datenbank gespeichert. Arbeiten Sie daher zunächst unbedingt mit der schulübergreifenden Schülersuche, um einen Schüler in der Datenbank zu finden und die Grunddaten des Schülers zu übernehmen. Nur so können Duplikate vermieden werden. Mit der Abfrage <101 Suche 1> sehen Sie die zuletzt besuchte Schule des Schülers mit Angabe des Schuljahres. Über die Abfrage <102 Suche 2> finden Sie auch Schüler/innen, die zwar in der Datenbank gespeichert sind, aber noch keiner Schule bzw. Klasse zugeordnet waren. Seite 3/10

4 Wird der gesuchte Schüler im Suchergebnis angezeigt, können - nach der Richtigkeitskontrolle von Geburtsdatum und SV-Nummer - die Grunddaten des Schülers über die Schaltfläche < In erste Klasseneinteilung > übernommen werden. Erfassung eines neuen Schülers Ist ein Schüler in der Datenbank noch nicht vorhanden (z. B. Schüler aus anderen Bundesländern oder aus dem Ausland), müssen die Grunddaten der Aufnahmewerber über < SJ-Beginn SchülerInnenaufnahme Aufnehmen > eingegeben werden. Erfassen Sie alle Pflichtfelder (mit "*" gekennzeichnet) und Bildok-Felder (mit "+" gekennzeichnet). Beim Speichern prüft Sokrates, ob der Schüler bereits in der Datenbank gespeichert ist. Ist dies Fall, kann der Schülerdatensatz nicht gespeichert werden - es wird der in der Datenbank vorhandene Schüler in die "Erste Klasseneinteilung" übernommen. Seite 4/10

5 Adressen pflegen Die Adresse des Schülers können Sie unmittelbar über die Schaltfläche < Adresse > in den Grunddaten des Schülers oder über den Menüpunkt < Adressen anlegen > pflegen. Wurden die Grunddaten des Schülers von seiner Vorschule übernommen, prüfen Sie, ob die Adressdaten richtig erfasst sind. Es muss in diesem Fall in der Regel keine neue Adresse angelegt werden. Hinweis Zum Zeitpunkt der Anmeldung besuchen die Aufnahmewerber in der Regel noch eine Pflichtschule oder AHS-Unterstufe. Sollten die gespeicherten Adressdaten nicht richtig sein, dürfen die bestehenden Daten der aktuellen Schule des Aufnahmewerbers nicht oder nur im Einvernehmen mit der Schule geändert werden. Erfassen Sie in diesem Fall eine neue Adresse mit der Gültigkeit ab (Feld "Gültigkeitsbereich von"). Die bestehende, nicht richtig gepflegte Adresse können Sie mit (Feld "Gültigkeitsbereich bis") befristen, sodass Sie im neuen Schuljahr nicht mehr angezeigt wird. Sind die Abweichungen der bei der Anmeldung angegebenen Adresse von der in Sokrates gespeicherten Adresse nur geringfügig (zb Ergänzung einer Telefonnummer), kann die bestehende Adresse geändert werden. Wenn Sie über die erwähnte Abfrage <101 Schülersuche 1> feststellen, dass der Schüler im laufenden Schuljahr keine Schule besucht, können Sie eine bereits angelegte Adresse ändern oder ergänzen. Die gelb markierten Felder sind Pflichtfelder für die Übergabedatei an den Landesschulrat für Tirol. Seite 5/10

6 Bewerbermerkmale pflegen Über den Menüpunkt <SJ-Beginn SchülerInnenaufnahme Bewerbermerkmale pflegen> werden die für die Reihung und die Aufnahme relevanten Schülermerkmale gepflegt. An der Erstwunschschule können bis zu drei Wunsch-Schulformen angegeben werden. Allfällige Zweit- und Drittwunschschulen (inkl. Schulformen) geben Sie im unteren Abschnitt der Bewerbermerkmale ein. Für die Übergabe der Daten an den Landesschulrat für Tirol gelten folgende Regeln für die Datenpflege: Aufnahmewerber für die 5. Schulstufe Die AHS in Innsbruck müssen für die Vergabe der Schulplätze alle Noten der 3. und 4. Schulstufe der Volksschule eingeben. AHS außerhalb von Innsbruck erfassen nur die Noten der 4. Schulstufe der Volksschule. Aufnahmewerber für die 9. Schulstufe Es sind bei den im 1. Durchgang aufgenommenen Schülern die Noten in den leistungsdifferenzierten Gegenständen Deutsch, Englisch und Mathematik zu erfassen. Für die im 1. Durchgang nicht aufgenommenen Schüler müssen alle Noten gepflegt werden. Wir empfehlen daher vorerst nur die Noten in den Fächern Deutsch, Englisch und Mathematik einzugeben und nach der Entscheidung über die Aufnahme die weiteren Noten bei den nicht-aufgenommenen Schülern zu ergänzen. Ebenso müssen die Zweit- und Drittwunschschulen nur gepflegt werden, wenn der Schüler keinen Schulplatz an der Erstwunschschule erhalten hat. Folgende weitere Bewerbermerkmale sind - unabhängig von der Schulstufe - verpflichtend zu pflegen, da sie für die Abwicklung des Aufnahmeverfahrens im 2. Durchgang benötigt Seite 6/10

7 werden: Schulstufe, Letzte (derzeitige) Schule, Zweit- und Drittwunschschule inkl. Geschwister-Angabe (verpflichend für Schüler/innen, die einen Zweit- und/oder Drittwunsch angegeben haben und im 1. Durchgang keinen Platz an der Erstwunschschule erhalten.) Werden weitere Bewerbermerkmale für das Aufnahmeverfahren benötigt, können diese schulspezifisch angelegt werden. Gehen Sie analog zum Punkt "Auswahlliste für Schulformen" (siehe oben) vor. Bei der Anlage des Feldes können Sie wählen, ob ein freies Textfeld oder ein Feld mit einer Auswahlliste erzeugt werden soll. Reihungsliste auswerten Die Reihungsliste kann über die dynamische Suche <SJ-Beginn SchülerInnenaufnahme Bewerbersuchen 200 Merkmale > erstellt werden. Sie können die Reihungsliste schulformspezifisch (z.b. alle Anmeldungen nur für die Handelsakademie) auswerten, indem Sie in den Feldern "Schulform 1", "Schulform 2" oder "Schulform 3" die Auswahl auf eine Schulform (z. B. Handelsakademie) einschränken. In der Felderauswahl wählen Sie jene Felder aus, die in der zu erstellenden Liste angezeigt werden sollen. Beachten Sie, dass für die Erstellung der Reihungsliste das richtige Schuljahr (2018/19) ausgewählt ist. Seite 7/10

8 Über die Schaltfläche <Ausführen> wird die Reihungsliste auf Basis des Reihungsmodells, der in den Bewerbermerkmalen eingegebenen Noten und der Gewichtungsfaktoren erstellt. Die Liste kann über die Schaltflächen <CSV> bzw. <XLS> für die Weiterverarbeitung auch als Excel-Tabelle ausgegeben werden. Im vorliegenden Screenshot bedeutet in der Spalte "Reihung" das vorangestellte "-" beim Aufnahmewerber "Testschüler 24", dass er bereits aufgenommen wurde und daher nicht mehr gereiht wird. Entscheidung über die Aufnahme Nach der Entscheidung über die Aufnahme aktualisieren Sie das Feld "Aufgenommen" im Menüpunkt <Bewerbermerkmale pflegen>. Seite 8/10

9 Über den Menüpunkt "Bewerbermerkmal setzen" kann der Status "Aufgenommen" mittels Massenaktion gesetzt werden: Bei einer Nichtaufnahme ergänzen Sie zusätzlich die Noten in allen Fächern. CSV-Export für LSR Die Übergabedatei für den Landesschulrat für Tirol erzeugen Sie über den Menüpunkt <Basisdaten Schnittstellen Daten exportieren>. Verwenden Sie den Exporttyp "Aufnahmewerber Tirol (5. SSt)" bzw. "Aufnahmewerber Tirol (9. SSt)", im Feld "Dateiname" geben Sie Ihre Schulkennzahl ein. Über die Schaltfläche "Ausführen" wird die Textdatei erzeugt und kann im folgenden Dialog in Ihrem Verzeichnissystem lokal gespeichert werden. Beachten Sie, dass das richtige Schuljahr (2018/19) ausgewählt ist. Neuer Export für alle Bewerbermerkmale In Sokrates ist eine neue Funktion verfügbar, mit der alle von der Schule eingegebenen Bewerbermerkmale in eine Excel-Tabelle geschrieben werden. Sie können dann die Excel-Tabelle individuell bearbeiten. Zunächst wird eine txt-datei gebildet, die in der Folge als XML-Datei abgespeichert wird. Diese wird dann mit Excel geöffnet. Im Feld "Dateiname" geben Sie Ihre Schulkennzahl ein. Die Tabelle mit allen Bewerbermerkmalen wird wie folgt erzeugt: <Basisdaten Schnittstellen Daten exportieren> Seite 9/10

10 Verständigung der Aufnahmewerber/innen Die Verständigung der Aufnahmewerber/innen über die vorläufige Aufnahme oder Nichtaufnahme durch die Erstwunschschule erfolgt einheitlich zum gleichen Termin. Als Datenquelle für einen Serienbrief können Sie eine Auswertung aus Sokrates (z. B. Reihungsliste) verwenden. Seite 10/10