Vorgang - Übersicht - Leistungsdetails

Transkript

1 Vorgang - Übersicht - Leistungsdetails Allgemeines Status Eingangsrechnung manuell setzen Weitere Schaltflächen Bestellung als storniert markieren Abbrechen Speichern zur Übersicht Automatische Aktualisierung verbieten Löschen Reihenfolge festlegen Verfügbare Detailmasken Flug Hotel Kundenwünsche / Begrüßungsschreiben Mietwagen Versicherung Bahn Freier Text Expert-Text Voucher Bestellung Dokumententypen Textbausteine Schiff Passdaten Kfz Route Golf Spielzeiten Bus Online-Text Allgemeines Die Leistungsdetails geben Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu den einzelnen Leistungen einzugeben. Sie erreichen die Detailmaske aus dem Vorgang heraus über einen Klick auf das blaue Info Symbol. Haben Sie eine Leistung über die Expert Maske gebucht, werden bestimmte Felder automatisch aus der CRS Buchung gefüllt. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, die Informationen zu ändern bzw. zu ergänzen, ausgenommen den Leistungskopf. Der Leistungskopf wird in der Vorgangsübersicht bearbeitet und wird nur informativ in den Leistungsdetails angezeigt. Über das Feld < LinkUrl > können Sie den vollständigen Link (Deeplink) auf ein Angebot in einer Buchungsmaschine (IBE) setzen, so dass der Kunde z.b. sich auf der IBE für dieses Angebot andere Reisezeiten ansehen kann. Alle Informationen, die Sie in den Leistungsdetails ergänzen, erscheinen auf den Ausdrucken aus myjack.

2 Wenn Sie CRS Buchungen in Expert darstellen und in myjack übernehmen, werden stornierte Bestandteile der CRS Buchung nicht mit in die Leistungsdetails der Leistung übernommen. Für die Pauschalreiserichtlinie (PRRL) sind weitere Felder hinzugekommen, die auf das PRRL Formblatt mit angedruckt werden. Bei fest hinterlegen Veranstaltern wird das Feld < VA-Druckname > automatisch befüllt. Darüber hinaus wird im nächsten Feld der < Insolvenzversicherer > zugesteuert, genauso wie das Telefon und die Mail Adresse des Insolvenzversicherers. Bei Dummy Veranstalter (DIVERS usw.) sind beide Felder nicht gefüllt. Sie können Sie jedoch manuell befüllen. Dabei werden im Feld < VA-Druckname > vergangene Einträge in dieses Feld angezeigt und können hier ausgewählt werden. Status Eingangsrechnung manuell setzen Sie haben in den Detailmasken einer Leistung die Möglichkeit, den Status der Eingangsrechnung manuell zu setzen. Dabei haben Sie die folgenden Möglichekeiten: Offen: bei dieser Leistung haben Sie noch keine Eingangsrechnung erhalten Bedient: bei dieser Leistung haben Sie die komplette Abrechnung erhalten Teilweise: bei dieser Leistung haben Sie einen Teil der Abrechnung erhalten (z.b. nur die Anzahlung bei einer AI Leistung) Diese Einstellung wird dann in der Suche und unter < Verwaltung - Listen - Leistungsliste > angezeigt. Weitere Schaltflächen Bestellung Über diese Schaltfläche können Sie ein Dokument ausdrucken, das Sie zur Bestellung der Leistung an den Veranstalter senden können. als storniert markieren Sie können in den Leistungsdetails eine Leistung als storniert kennzeichnen. Öffnen Sie dazu die Detailmasken wie oben beschrieben und klicken dort auf die Schaltfläche < als storniert markieren >.

3 Die Leistung wird dann im Vorgang rot hinterlegt angezeigt, wie bei einer stornierten CRS Buchung. Sie können die Markierung als Storno wieder rückgängig machen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Storno aufheben" wird die Markierung entfernt. Abbrechen Verwirft die bisher gemachten Eingaben und wechselt auf die Registerkarte < Übersicht > des Vorgangs. Speichern Über die Schaltfläche < Speichern > können Sie die Änderungen an den Leistungsdetails unabhängig vom Speichern der Vorgangs sichern. Auch wenn Sie nach dem Speichern der Leistungsdetails den Auftrag mit < Abbrechen > schließen, bleiben die Änderungen an den Leistungsdetails erhalten. zur Übersicht Speichert die bisher gemachten Eingaben und wechselt auf die Registerkarte < Übersicht > des Vorgangs. Automatische Aktualisierung verbieten Bei CRS Buchungen werden die aktuellen Daten aus dem Veranstalter System gezogen, wenn Sie die CRS Buchung in Expert darstellen. Bei der Übernahme kann es sein, dass die übertragenen Daten nicht genau so sind, wie Sie sie haben möchten. Sie können diese Daten manuell überschreiben. Bei der nächsten Darstellung würden dann aber wieder die Informationen aus dem Veranstalter System übernommen. Wenn Sie diese Checkbox setzen, werden die Daten aus dem Veranstaltersyste nicht mehr in myjack übertragen. Löschen

4 Über dieses Icon kann ein Block für Leistungsdetails gelöscht werden. Reihenfolge festlegen Mit den Pfeiltasten können Sie bestimmen, an welcher Stelle dieser Block dargestellt werden soll. Der Dokumentendruck wird die einzelnen Blöcke von Leistungsdetails in der Reihenfolge drucken, wie sie in den Leistungsdetails hinterlegt wurden. Verfügbare Detailmasken Zur Zeit stellen wir Ihnen die folgenden Detailmasken zur Verfügung: Flug Hotel Mietwagen Versicherung Bahn Freier Text Schiff Golf Bus Flug In den Flugdetails können Sie die einzelnen Segmente eintragen, die für den Vorgang gebucht wurden. Es müssen nicht alle Felder befüllt sein, alle Felder mit Inhalt werden jedoch auf Reiseanmeldung/Rechnung gedruckt. Feldname Ab (Datum) An (Datum) Von Nach Carrier Flugnummer Plätze Kl. Filekey Beschreibung Abflugdatum und Uhrzeit. Sie können die Information in folgendem Format eingeben: " :30". Diese Eingabe wird dann in ein entsprechendes Datum umgesetzt. Die Eingabe " :30" ist ebenfalls möglich, das Jahr wird dabei mit dem aktuellen Kalenderjahr ergänzt. Ankunftsdatum und Uhrzeit. Sie können die Information in folgendem Format eingeben: " :30". Diese Eingabe wird dann in ein entsprechendes Datum umgesetzt. Die Eingabe " :30" ist ebenfalls möglich, das Jahr wird dabei mit dem aktuellen Kalenderjahr ergänzt. 3-Letter Code des Abflugflughafens 3-Letter Code des Zielflughafens der Code der Airline, die den Flug organisiert die Flugnummer des gebuchten Fluges die gebuchten Plätze, sofern bekannt die gebuchte Klasse die Referenz für die Flugbuchung im CRS

5 St. der Status der Buchung Transfer über diese Checkbox wird gesteuert, ob das Flugsegment auf der Transferliste unter < Verwaltung - Listen - Transferliste > aufläuft. Transferzeit OP Carrier Text Aktiv Flex. Flugzeiten Preiszeile Datum und Uhrzeit, zu dem der Transfer stattfinden soll der Code der Airline, die den Flug durchführt diese Schaltfläche erlaubt es Ihnen, entweder einen Text bezüglich der Stornobedigungen einzugeben oder einen vorhandenen Textbaustein auszuwählen. Dies können Sie für jedes Segment separat machen. Dieses Kennzeichen wird benutzt bei der Aktualisierung von CRS Buchungen aus externen Systemen. Wenn ein Segment nicht mehr über den Import geliefert wird, wird diese Checkbox deaktiviert und das Segment taucht z.b. beim Dokumentendruck nicht mehr auf. Über diese Checkbox wird beim Druck von Anmeldung/Bestätigung/Rechnung bei dem Segment folgender Text angedruckt: "Achtung! Flugzeiten können sich ändern" In dieser Spalte können Sie eine Preiszeile einem Flugsegment zuordnen. Sie können in diesem Drop-Down Feld auch mehrere Preiszeilen markieren, damit diese mit dem Segment verknüpft sind. Wenn Sie ein Verknüpfung zu einer Preiszeile festlegen und diese Preiszeile eine Ticketnummer enthält, so wird beim Dokumentendruck nach der Ticketnummer gruppiert eine kurze Auflistung der entsprechenden Flugsegmente gedruckt. Löscht das entsprechende Segment Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für die Flugleistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus:

6 Sofern in der Preiszeile eine Dokumentennummer (Ticketnummer) mit angegeben wurde, so wird diese Dokumentennummer neben dem Teilnehmer angedruckt, der dieser Preiszeile zugeordnet ist. Wenn Sie die Daten einer CRS Buchung Flug bearbeiten, haben Sie eine neue Schaltfläche "Flugzeiten". Über diese Schaltfläche können Sie die Flugzeiten Ihrer Leistung separat anfordern. Sind Flugdaten vorhanden, werden diese Daten in die Leistungsdetails eingetragen bzw. aktualisiert. Diese Funktion steht unter Umständen nicht bei allen Veranstaltern zur Verfügung. Hotel

7 Feldname Reisezeitraum Hotelname Code GiataID Straße Land/PLZ/Ort USt-ID Zielort Name Transfer Länge Breite Verpflegung Zimmerart Ausstattung Zusatzleistung Beschreibung Datum der Abreise und der Rückreise Hotelname Hotelcode des Hotels GIATA ID des Hotels. Tragen Sie hier die entsprechende ID ein und klicken auf die Schaltfläche < Giata-Infos >. myjack holt anhand der Giata ID die Hotelinformationen von GIATA, inkl. Adresse und Rufnummern (Telefon und Fax). Adressdaten des Hotels Adressdaten des Hotels Umsatzsteuer ID des Hotels Adresse des Hotels In diesem Feld können die Codes aus dem Feld < Zielort > benutzt werden. Bei Übernahme von Daten aus GIATA wird in dieses Feld die Bezeichnung des Zielgebiets in GIATA übernommen. gebuchter Transfer Längenangabe für das Hotel Breitenangabe für das Hotel Verpflgeungsart Zimmerart zusätzliche Ausstattung zusätzlich gebuchte Leistungen Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für die Hotelleistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus:

8 Die restlichen Registerkarten (Beschreibung, Bilder, HolidayCheck, Wetter und Text) werden in späteren Versionen von myjack mit entsprechenden Informationen gefüllt. Kundenwünsche / Begrüßungsschreiben Über die Registerkarte < Kundenwünsche > können Sie zwei Informationen an das gebuchte Hotel schicken. Zum einen können Sie im Textfeld links die besonderen Wünsche des Kunden auflisten. Diese Informationen können dann zu einem bestimmten Zeitpunkt an das Hotel verschickt werden. Darüber hinaus können Sie ein vorgefertigtes Begrüßungsschreiben des Reisebüros an das Hotel schicken. Diese Dokument enthält nochmal die Informationen des Reisebüros. Das Dokument kann im Hotel ausgedruckt und im Zimmer des Kunden abgelegt werden. Die Vorlage für den Versand definieren Sie unter < Verwaltung - Administration - Textbausteine >. Das eigentliche Begrüßungsschreiben wird von Bewotec automatisch beim Versand der als Anhang hinterlegt. Sie haben keine Möglichkeit, dieses Schreiben abzuändern.

9 Die aktuelle Version des Schreibens können Sie hier aufrufen. Beim Versand der wird auch die Spracheinstellung des Kunden berücksichtigt. Ist bei dem Kunden eine Spracheinstellung gewählt, so wird diese beim Versand benutzt. Ist keine Spracheinstellung gewählt, wird die Spracheinstellung des Reisebüros benutzt. Die Einstellung der Sprache in der Kundenakte finden Sie im Bereich < Mermkmale >, Abschnitt < Sprache - Ausgabesprache >. Diese Einstellung wirkt sich auch auf den Ausdruck der anderen Dokumente aus (z.b. Rechnung, Bestätigung). Bitte achten Sie darauf, dass Sie auch eine entsprechende Vorlage in der Fremdsprache erstellen. Bitte beachten Sie, dass es für die Nutzung dieser Funktion notwendig ist, dass auf der Registerkarte < Adresse > die Adresse des Hotels vermerkt ist. myjack legt im Vorgang unter der Registerkarte < Termine > für beide Optionen jeweils einen eigenen Termin an. Dieser Termin wird nach dem Versand der an das Hotel auf "erledigt" gesetzt. Bitte beachten Sie, dass der Versand früh morgens durchgeführt wird, und dabei nur Einträge berücksichtigt werden, die das Tagesdatum haben. Einträge, die Sie heute für den Versand am heutigen Tag machen, werden nicht berücksichtigt. Wenn Sie eine Hotelleistung über die Expert Maske buchen, wird dabei eine GIATA ID ermittelt. Über diese GIATA ID laden wir die Adresse und Telefonnummer des Hotels in die Leistungsdetails des Hotels. Danach setzen wir automatisch das Datum für das Begrüßungsschreiben auf einen Tag nach der Anreise. Dieses Datum ist erst dann sichtbar, wenn Sie den Vorgang geschlossen haben. Mietwagen Feldname Übernahme - Datum Übernahme - Ort Übernahme - Office/Büro Rückgabe - Datum Rückgabe - Rückgabe - Office/Büro Wagen Kategorie EDV-Code ACRISS-Code Bemerkung Beschreibung Übernahme Datum und Uhrzeit Übergabe Ort Übergabe Mietwagenstation Rückgabe Datum und Uhrzeit Rückgabe Ort Rückgabe Mietwagenstation Fahrzeugtyp Fahrzeugkategorie des Vermieters Codierung für die Versicherung des Autos Codierung des Fahrzeugtyps zusätzliche Bemerkung zur gebuchten Leistung Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für diese Leistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher

10 auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus: Versicherung Feldname Vers.-Schein-Nr. Reise von Reise bis V.-Summe Personen Tarif Tarifbezeichnung Bemerkungen Beschreibung Nummer des Versicherungsscheins Abreisedatum Rückreisedatum versicherte Summe Anzahl der Personen Tarifkürzel Tarifbezeichnung zusätzliche Bemerkung zur gebuchten Leistung

11 Bahn Feldname Ab An Von Nach Zugnummer Klasse Wagen Plätze Dokumentennummer Text Beschreibung Datum und Uhrzeit der Abfahrt Datum und Uhrzeit der Ankunft Abfahrtsbahnhof Ankunftsbahnhof Zugnummer gebuchte Klasse Wagen der Reservierung Plätze der Reservierung Dokumentennummer für den Ausdruck an einem Ticketautomaten zusätzliche Informationen Löscht das entsprechende Segment Freier Text Die Leistungsart < Freier Text > bietet Ihnen die Möglichkeit, die Details der gebuchten Leistung als freier Text zu hinterlegen, also ohne vorgegebene Eingabefelder. Neben den bei jedem Detailblock vorhandenen Schaltflächen (Automatische Aktualisierung verbieten, Löschen und Reihenfolge) gibt es noch weitere Schaltflächen, mit denen Sie zusätzliche Funktionen aufrufen oder das Verhalten des Blocks beeinflussen können. Expert-Text Über die Schaltfläche < Expert-Text > können Sie die Texte, die in der Expert Maske dargestellt werden, in die Leistungsdetails < Freier Text > übernehmen. Dabei ist die Schaltfläche nur bei Buchungen über Expert verfügbar.

12 Sie können diesen Text dann noch weiter bearbeiten. Voucher Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für diese Leistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus:

13 Bestellung Über diese Schaltfläche können Sie ein Dokument ausdrucken, das Sie zur Bestellung der Leistung an den Veranstalter senden können. Dabei werden nicht alle Leistungsdetails übernommen, sondern nur die Leistungsdetails des ausgewählten Blocks. Dokumententypen In diesem Drop-Down Feld können Sie festlegen, in welchen Dokumenten dieser Freie Text gedruckt werden soll. Sie haben also die Möglichkeit, verschiedene Freie Text für eine Leistung zu erfassen und jeden Textblock einem anderen Dokumententyp zuzuordnen. Es stehen hier die folgenden Optionen zur Auswahl: Bestätigung Anmeldung Angebot Rechnung Lieferschein Online Im Normalfall sind alle Optionen aktiviert, bis auf Online. Sie können die Einstellung aber jederzeit für einen Freien Text ändern. Die Option < Online > wird für Texte benutzt, die nur auf meinereisedaten.de dargestellt werden sollen. Aus diesem Grund ist diese Option im Normalfall nicht aktiv. Textbausteine Dieses Drop-Down Feld ist nur dann sichtbar, wenn Sie mindestens einen Textbaustein konfiguriert haben. Die Konfiguration der Textbausteinen nehmen Sie über den Menüpunkt < Verwaltung - Administration - Textbausteine - Freier Text > vor. Der Vorteil von Textbausteinen ist, dass längere Text gespeichert werden können, die dann in den Leistungsdetails nur noch zugesteuert werden. Sie können auch mehrere Textbausteinen nacheinander in den Freien Text einfügen. Schiff

14 Feldname Reederei Straße Adresszusatz Land/PLZ/Ort Webseite Telefon Schiffscode Schiffsname Einschiffung - Datum/Zeit Einschiffung - Ort, Hafen Einschiffung - Terminal Ausschiffung - Datum/Zeit Ausschiffung - Ort, Hafen Ausschiffung - Terminal Kabinentyp/Kategorie Deck Kabinennummer Tischzeit/Tischgröße Verpflegungsart Bemerkung Beschreibung Name der Reederei Adressdaten der Reederei Adressdaten der Reederei Adressdaten der Reederei Homepage der Reederei Adresse der Reederei Telefon der Reederei Code des Schiffes beim Veranstalter Name des gebuchten Schiffes Datum und Uhrzeit der Einschiffung Abfahrtshafen Abfahrtsterminal Datum und Uhrzeit der Ausschiffung Ankunftshafen Ankunftsterminal Kabinentyp und Kategorie Deck der gebuchten Kabine Kabinennummer Zeitpunkt des Essens und Personenzahl bei Tisch gebuchter Typ der Verpflegung zusätzliche Infos zur Buchung Beim Dokumentendruck können Sie steuern, ob bei den Leistungsdetails "Einschiffung/Ausschiffung" oder "Hinfahrt/Rückfahrt" gedruckt werden. Wählen Sie dazu in der Leistung die Leistungsart < Fähre > oder < Kreuzfahrt > aus. Darüber wrid bei den Dokumenten die unterschiedlichen Texte gesteuert. Sie können die Informationen zu einem Schiff auch über CruiseCompass anfordern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche < CruiseCompass

15 Informationen abfragen >. Es öffnet sich ein neuen Fenster, in dem Sie Daten eintragen können. Mit einem Klick auf < OK > werden die entsprechenden Detailinformationen von CruiseCompass abfragen. Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für die Schiffsleistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus: Passdaten Neben den Daten zur Schiffsreise können Sie auch die entsprechenden Passdaten der Teilnehmer hinterlegen.

16 Kfz Bei der Nutzung von Fähren können Sie die Daten von Autos und/oder Anhänger auf der Registerkarte < Kfz > hinterlegen. Route Hier können Sie die exakte Route hinterlegen. Golf Feldname Name des Golfplatzes Strasse Adresszusatz Land/PLZ/Ort Webseite Telefon Bemerkung Beschreibung Name des Golfplatzes Adresse des Golfplatzes Adresszusatz Land und Ort des Golfplatzes Internetauftritt des Golfplatzes Adresse des Golfplatzes Telefonnummer des Golfplatzes zusätzliche Infos zur Buchung

17 Spielzeiten Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für die Golfleistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus: Bus Die Leistungsart < Bus > bietet Ihnen die Möglichkeit, die Segmente einer Busreise einzugeben. Feldname Datum Ab (Uhrzeit) Beschreibung Abfahrtsdatum Abfahrtszeit

18 Zustieg An (Datum) An (Uhrzeit) Ausstieg Plätze Bef.mittel Abfahrtsort Ankunftsdatum Ankunftszeit Zielort Platznummern Bustyp Über die Schaltfläche < Voucher > können Sie Voucher für die Busleistung ausdrucken. Dabei haben Sie die Wahl jeweils zwei oder drei Voucher auf eine Seite zu drucken. Der einzelne Voucher sieht so aus: Online-Text Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Editor für Webseiten Code. Sie können hier wie in einer Textverarbeitung Texte hinterlegen und auch formatieren. Sie können also Text mit Fett, Kursiv versehen, Einzüge verändern oder mit Aufzählungen arbeiten. Diese Möglichkeit haben Sie bei < Freier Text > nicht.

19 Darüber hinaus werden diese Texte nicht auf dem Dokumentendruck verwendet.