Webinar. So behalten Sie den Überblick Multiprojekte mit Microsoft Project besser managen. mit Julian Bönigk, PMP

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1 Webinar So behalten Sie den Überblick Multiprojekte mit Microsoft Project besser managen mit Julian Bönigk, PMP

2 Multiprojektmanagement Dimensionen des Projektmanagements Herausforderungen Erfolgsfaktoren Agenda Welche Möglichkeiten bietet Microsoft? Ansichten in Project Online / Project Server Master-Projekte und projektübergreifende Verknüpfungen Liefergegenstände TPG MultiProject (QS) Übersicht Vorstellung der vorkonfigurierten Anwendungsfälle Einführungskonzept Zusammenfassung

3 Multiprojektmanagement

4 Dimensionen des Projektmanagments Intern Ideen Input Gesetz KVP Mission, Vision, Werte Output KPIs Extern Vertrieb Portfoliomanagement Machen wir das Richtige? Multiprojektmanagement Taktisches RM / Synergien Einzelprojektmanagement Machen wir es richtig? Prozesse / Menschen / Organisation

5 Herausforderungen beim Multiprojektmanagement Viele Projekte mit vielen Überraschungen führen zu Terminverschiebungen Ressourcenkonflikten Kostensteigerungen Qualitätsproblemen Auf Grund von fehlendem Überblick über alle Projekte und Ressourcen falschen Prioritäten für Initiativen und Projekte unrealistischer Planung der Termine und Aufwände unprofessioneller Leitung der Projekte falschen Entscheidungen bei Ressourcenkonflikten unsauberen Abschlüssen und Dokumentationen von Projekten

6 Erfolgsfaktoren beim Multiprojektmanagement Überblick über alle Projekte und Ressourcen PMO zur Etablierung von Standards, Prozessen und Methoden Priorisierung von Initiativen und Projekten Strategisches und taktisches Ressourcenmanagement Transparenz bei projektübergreifenden Abhängigkeiten Projektübergreifende Budgetplanung und Kostenverfolgung

7 Welche Möglichkeiten bietet Microsoft Project?

8 Ansichten in Project Online / Server

9 Ansichten in Project Online / Project Server Wie sieht die Projektlandschaft im Unternehmen aus? Z.B. Gruppierung nach Phasen und Stufen

10 Ansichten in Project Online / Project Server Wie sieht die Projektlandschaft im Unternehmen aus? Z.B. Gruppierung nach Portfolio und Programm

11 Ansichten in Project Online / Project Server Vor- / Nachteile + Handlungsempfehlung Darstellung von Projektinformationen & KPIs Für unterschiedliche Projektrollen können spezifische Ansichten generiert werden Gruppieren und Filtern von Projektinformationen Rollup von Projektinformationen Darstellung von Master- und Subprojekten Visualisierung im Gantt-Bereich Konfiguration, keine Programmierung Keine Abhängigkeiten zwischen den Projekten ersichtlich Gantt-Bereich nur eingeschränkt konfigurierbar Filter / Gruppierungen auf Vorgangsebene im Project Center nicht möglich Guter Überblick über Multi-Projektlandschaft. Keine aktive Steuerung.

12 Masterprojekte und projektübergreifende Verknüpfungen

13 Masterprojekte und projektübergreifende Verknüpfungen Masterprojekt mit mehreren Subprojekten In einem Projekt können weitere, bereits bestehende Sub- Projekte, eingefügt werden.

14 Masterprojekte und projektübergreifende Verknüpfungen Darstellung im Subprojekt Verändert sich die Dauer des verlinkten Vorgangs (Design), werden die Änderungen hart übernommen.

15 Masterprojekte und projektübergreifende Verknüpfungen Vor- / Nachteile + Handlungsempfehlung Einfache Handhabung in Masterprojekten Übersichtlichkeit durch Ein- / Ausklappen von Subprojekten Auswirkungen von Änderungen in Masterprojekten sofort ersichtlich Keine Simulation der Änderungen von Terminverschiebungen Performance Teilweise Seiteneffekte bei Masterprojekten Field-Mapping kann nicht konfiguriert werden Hardlinks -> keine Softlinks Rollups werden nicht unterstützt Nur harte Verknüpfungen für diesen Use Case ausreichend.

16 Liefergegenstände

17 Liefergegenstände Quelle Ziel Deliverables werden im Hintergrund auf der Projektseite gespeichert.

18 Liefergegenstände Vor- / Nachteile + Handlungsempfehlung Weiche Verknüpfungen nur darstellend, keine Beeinflussung des Projektplans Volle Kontrolle durch den Projektleiter Nur Anfang und Ende werden übertragen keine Kosten, Arbeit und sonstigen Informationen Nur manuelle Aktualisierung der Liefergegenstände kein Automatismus Project Sites müssen konfiguriert sein Weiche Verknüpfungen durch Abholen von veröffentlichten Terminen aus anderen Projekten.

19 TPG MultiProject(QS)

20 TPG QuickStart PPM Basis Konfiguration TPG Prepacked Solutions Module für den schnellen Start (QS) TPG Oppty2Project Salesforce (QS) TPG MultiProject (QS) TPG Resource Managment (QS) TPG Idea Management (QS) TPG Oppty2Project Dynamics (QS)

21 TPG MultiProject (QS) Übersicht Microsoft PPM Systemumgebung TPG ProjectLink Produkt TPG MultiProject (QS) Lösung Standardkonfiguration Zeitplanung Ressourcenplanung Kostenplanung Zusammenarbeit Technisches Consulting PPM Consulting Konfiguration Trainings Projektmanagement Coaching und Support

22 Szenario 1: Multiprojektübersichten Milestone Rollup STEERING COMITTEE PROJECT A MST 1 MST 2 PROJECT B MST 1 MST 2 TPG ProjectLink PROJECT A Task 1 Task 2 MST 1 Task 3 MST 2 PROJECT B Task 1 MST 1 Task 2 MST 2 Task 3 Programm auswählen und Meilensteine aus einzelnen Projekten automatisiert in einen Programmplan einbinden.

23 Szenario 2: Programm-Management Liefertermine Program X PROJECT A MST 1 MST 2 PROJECT B MST 1 MST 2 TPG ProjectLink PROJECT A Task 1 Task 2 MST 1 Task 3 MST 2 PROJECT B Task 1 MST 1 Task 2 MST 2 Task 3 Wichtige Meilensteine aus den Projekten zu einer Programmübersicht zusammenfassen. Automatisches Zurückspielen von Änderungen in Sub-Projekten.

24 Scenario 3: Projektübergreifende Verknüpfungen TPG ProjectLink PROJECT A Task 1 Task 2 MST 1 Task 3 MST 2 Task 4 MST 3 PROJECT B Task 1 Task 2 MST 1 MST 2 Task 3 Mirrored Task 4 Soft Link Mirrored Task Projektleiter wählen Vorgänge aus anderen Projekten aus, um sie in ihren eigenen Projektplänen anzuzeigen. Auswahl zwischen Hard- und Softlinks.

25 Szenario 4: Koordination zwischen Projekt / Linie bzw. Projekten PROJECT A Task1 (Team A) Task 2 ( ) Task 3 ( ) Task 4 ( ) Task 5 (Team B) TPG ProjectLink Team A Project A Task 1 (Jenny) Task 2 (John) Task 3 (Jack) Project B Project C Team B Project A Task 1 (Chris) Task 2 (Conny) Task 3 (Carl) Project X Project Y Planen der Arbeit von Teams und/oder Koordination von Arbeitspaketen. Ergebnis der Detailplanung in den Teamplänen verknüpft mit dem Plan des Projektleiters.

26 TPG MultiProject (QS) Implementierungsphasen Phase 1: Lieferung des Basissystems Kick-Off durchführen und individuelle Anforderungen definieren Konfiguration Konfigurationsspezifikation liefern Abnahmeprotokoll Phase 2: Training Training der Key-User Schulungsunterlagen liefern Phase 3: Erweiterung des Basissystems Coaching & Support für individuelle Anpassungen (z.b. zusätzliche Multiprojektmanagement Use Cases) Funktionale Dokumentation aktualisieren Acceptance protocol 1-2 Wochen 1 Woche Ca. 2 Wochen

27 Zusammenfassung Tool-Möglichkeiten Multiprojektmanagement Project Online / Project Server Harte Verknüpfungen in Masterprojekten möglich Vorgänge und Meilensteine können über Liefergegenstände in Projekten inkludiert werden TPG MultiProject (QS) Vorkonfiguriertes Paket mit 4 Anwendungsfällen: Multiprojektübersichten Milestone Rollup Programm-Management Liefertermine Projektübergreifende Verknüpfungen Koordination zwischen Projekt / Linie bzw. Projekten Implementierung zum Festpreis Beliebig erweiterbar

28 ? Ihre Fragen

29 TPG The Project Group Keep in Touch Julian Bönigk, PMP Head of O365 Consulting Destouchesstr. 68 D Munich Tel: +49 (89)

30 Kontakte der TPG Niederlassungen TPG Germany Destouchesstr. 68 D Munich Tel: +49 (89) TPG Austria, CEE Mooslackengasse 17 A-1190 Vienna Tel: +43 (1) TPG The Project Group Weltweite Kontakte TPG MEA (Business Unit) Destouchesstr. 68 D Munich Tel: +49 (89) Tel (Africa): TPG USA th Avenue Northeast 19th Floor Bellevue, WA USA Tel: TPG Switzerland Christoph Merian-Ring Reinach BL Switzerland Tel.: +41 (61) TPG United Kingdom 3rd Floor, 14 Hanover Street, Hanover Square, London, W1S 1YH Great Britain Tel:

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