Inhaltsverzeichnis. Vorwort Anforderungen an die IT-Dokumentation... 19

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Gertrud Keller
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2 Inhaltsverzeichnis Vorwort Anforderungen an die IT-Dokumentation Gesetzliche Regelungen Unternehmensbezogene Gesetze Aktiengesetz Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Abgeleitete Gesetze KonTraG GoBS GDPdU Fachspezifische Gesetze Bundesdatenschutzgesetz MaRisk Internationale Gesetze Sarbanes-Oxley Act (SOX) EU-Richtlinie

............................................................. 22 Handelsgesetzbuch (HGB)............................................... 23 Abgabenordnung (AO).................................................. 24 1.

3 1.2 Normen und Standards Wichtige Normen und Standards im Überblick ISO-Normen ISO ISO ISO BSI-Standards Standard Standard Standard Standard Prüfungsstandards Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) Deutsches Institut für Interne Revision e. V. (DIIR) Modelle ITIL COBIT Fazit Bausteine einer IT-Dokumentation Die Rolle der IT in einem prozessorientierten Unternehmen Struktur der IT-Dokumentation Handbuch für den IT-Betrieb Prozessorientierter versus systemorientierter Aufbau Inhalt eines prozessorientierten Betriebshandbuches Notfallhandbuch Projektdokumentation Inhalte der Projektdokumentation Systemeinführungen ohne Projekt Fazit Rahmendokumente Rahmendokumente bilden die Klammer Einordnung der Rahmendokumente Begriffschaos nicht nur bei den Rahmendokumenten Die Rahmendokumente im Überblick IT-Konzept IT-Sicherheitsrichtlinie IT-Sicherheitskonzept Inhalt des IT-Sicherheitskonzepts Zusammenspiel mit dem Notfallhandbuch IT-Risikohandbuch IT-Notfallkonzept IT-Verfahrensverzeichnis IT-Rollenkonzept

2.3 BSI-Standards............................................................ 43 Standard 100-1........................................................... 44 Standard 100-2........................................................... 45 Standard 100-3.

4 3.2.8 IT-Betriebsmatrix IT-Gruppenkonzept IT-Namenskonventionen IT-Projektmanagement-Handbuch IT-Dokumentationsrichtlinie Rahmendokumente und ihre Abhängigkeiten Fazit Dokumentation des IT-Betriebs Aufbau eines prozessorientierten Betriebshandbuches IT-Systemdokumentation Strukturierung der Systemakten Systemakten für Server- und Clientsysteme Systemakten für Betriebssysteme, Serverrollen und Anwendungen Systemakten für andere IT-Systeme Systemakten für Netzwerkinfrastruktursysteme Weitere zu dokumentierende Systeme Inhalt der Systemakten Pflege der Verlaufsdokumentation Wichtige Abgrenzungen Zusammenspiel zwischen Bestandsdatenbank und Dokumentation Toolunterstützte Inventarisierung am Beispiel von DocuSnap Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von DocuSnap Dateninventarisierung Rechteanalyse und Lizenzverwaltung Facility-Dokumentation mit FaciPlan IT-Prozessdokumentation Struktur der IT-Prozessdokumentation Das PDCA-Modell Aufbau der IT-Prozessdokumentation Zusammenspiel zwischen Änderungen in Betrieb und in Projekten Anforderungen an die Prozessdokumentation Formale Anforderungen Inhaltliche Anforderungen Inhalte einer Prozessbeschreibung Prozesssteckbrief Beschreibung der Haupt- und Unterprozesse Arbeitshilfen Toolunterstützte Prozessmodellierung am Beispiel von SemTalk SemTalk im Überblick Arbeitsweise und wichtige Funktionen Fazit

......................... 94 3.3 Fazit................................................................................ 95 4 Dokumentation des IT-Betriebs................................................ 97 4.

5 5 Dokumentation für den Notfall IT-Notfallmanagement im Überblick Definition eines Notfalls Vorgaben für das Notfallmanagement Notfallmanagement gemäß BSI Notfallmanagement gemäß ITIL Notfallmanagement gemäß ISO Dokumente für die Notfallvorsorge Business Impact-Analyse und Risikoanalyse IT-Notfallkonzept Aufbau des IT-Notfallhandbuches Organisatorische Vorgaben Organisatorische Abwicklung Aufnahme der Arbeit des Krisenstabs Sofortmaßnahmen Überwachung und Steuerung Deeskalation und Notfallabschluss Wiederanlaufpläne für spezifische Notfälle Geschäftsfortführungspläne (Notbetrieb) Systemdokumentation Organisation und Pflege des IT-Notfallhandbuches Sicherstellung der Qualität Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit Erforderliche Änderungen Einsatzmöglichkeiten von Tools zur Erstellung eines Notfallhandbuches Fazit Dokumentation von IT-Projekten Bestandteile der Projektdokumentation IT-Projektmanagement-Handbuch Projektakten Projektakten entstehen im Projektverlauf Projektphasen Die Dokumentation im Verlauf der Phasen Dokumente der Projektinitialisierungsphase Dokumente der Planungsphase Dokumente der Entwicklungs- und Realisierungsphase Dokumente der Implementierungsphase Wichtige Ergebnisdokumente im Detail Lastenheft und Pflichtenheft Lastenheft Pflichtenheft Änderungsanforderungen Entscheidungsvorlagen

....................................... 161 Notfallmanagement gemäß ISO 20000.................................. 162 5.1.3 Dokumente für die Notfallvorsorge.

6 6.3.4 Testdokumentation Testkonzept Dokumente für die Testdurchführung Test-Ergebnisdokumente Hinweise zur Testumgebung Konzepte Aufbau und Inhalt technischer Konzepte Freigabeprozess für ein technisches Konzept Dokumente für den IT-Betrieb Die Organisation der Projektdokumentation Anforderungen an die Projektdokumentation Typische Problemfelder der Projektdokumentationen Herausforderungen der täglichen Projektarbeit Mögliche Lösungsansätze Fazit Dokumente erstellen und verwalten in der Praxis Einführung von Dokumentationsstandards Richtlinien für alle Dokumente Festlegung von Dokumentenklassen Eindeutige Dokumentennummer Bearbeitungsstatus Versionierung Vertraulichkeitsstufen Regelungen für Dokumentenformate Formaler Aufbau der Einzeldokumente Gliederung der Basis-Dokumentvorlage für alle Dokumente Bereitstellung von Dokumentvorlagen Regelungen für Dokumentationsprozesse Empfehlungen für die Dokumentenerstellung mit Microsoft Office Eine Dokumentvorlage erstellen Masterlayout festlegen Dokumenteigenschaften sinnvoll nutzen Formatvorlagen erleichtern die Standardisierung Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse einfügen Indexverzeichnis einfügen Word-Funktionen sinnvoll bei der Dokumentenerstellung nutzen Ohne Querverweise geht es nicht Arbeiten mit Überschriftenformatvorlagen Tabellen und Abbildungen richtig beschriften Einen Index erstellen Daten aus anderen Anwendungen einfügen Einfügen ist nicht gleich Einfügen Textauszeichnungen sparsam einsetzen

5 Konzepte.................................................................. 209 Aufbau und Inhalt technischer Konzepte............................... 210 Freigabeprozess für ein technisches Konzept.

7 7.3 Die Erstellung von Dokumenten optimieren Planung und Vorbereitung der Erstellung Recherche und Aufbereitung von Informationen Vorgaben und Dokumentenumfeld klären Erstellung des Dokuments Gliederung festlegen Inhaltliche Dokumentenerstellung Dokumentationsunterstützung mit MindManager Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von MindManager Mind Maps bereitstellen Dokumente sinnvoll organisieren Aufgaben der Dokumentenverwaltung Dokumentenerstellung Dokumentenablage und Dokumentenbereitstellung Dokumentennutzung Lesen und Suchen Dokumentenänderung Dokumentenarchivierung und Entsorgung Erforderliche Regelungen Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems Nutzen und Einsatzmöglichkeiten eines DMS Rechtliche Aspekte beim DMS-Einsatz DMS am Beispiel der Windows SharePoint Services Windows SharePoint Services 3.0 im Überblick Arbeitsweise und wichtige Funktionen Beispiele, Muster und Checklisten für die Praxis Beispiel Rollenbeschreibung Beispiel Betriebsmatrix Beispiel Berechtigungsmatrix Beispiel Hardware-Systemakte Beispiel Prozessbeschreibung Prozesssteckbrief Prozessdiagramme und tabellarische Beschreibungen Beispiel: Hauptprozess Umzug eines IT-Mitarbeiters Beispiel: Arbeitsablauf Umzug und Anpassung des Benutzerkontos Beispiel: Arbeitsablauf Bereitstellung eines Client-Arbeitsplatzes Beispiel: Arbeitsablauf Einrichtung der administrativen Zugriffe Arbeitshilfen Arbeitsanweisung zum Erstellen neuer Benutzerkonten Formular: Mitarbeiterumzug Checkliste: Mitarbeiterumzug Muster Basisdokumentvorlage Checkliste Erstellen einer Dokumentvorlage Checkliste Qualitätssicherung eines Dokuments

.................................................... 270 Inhaltliche Dokumentenerstellung...................................... 270 7.3.3 Dokumentationsunterstützung mit MindManager.

8 8.9 Muster Änderungsanforderung (Change Request) Muster Entscheidungsvorlage Muster Testfallbeschreibung Muster Testprotokoll A Abkürzungsverzeichnis B Glossar C Literatur und Links D Steckbriefe der vorgestellten Programme D.1 Steckbrief: GSTOOL D.2 Steckbrief: DocuSnap D.3 Steckbrief: SemTalk D.4 Steckbrief: FaciPlan D.5 Steckbrief: Mindjet MindManager D.6 Steckbrief: Windows SharePoint Services Index

.......................................................... 341 B Glossar................................................................................. 345 C Literatur und Links.

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