Von der Dokumentenverwaltung zur Wissensbasis und Semantic Enterprise Search

Transkript

1 Von der Dokumentenverwaltung zur Wissensbasis und Semantic Enterprise Search Gerhard Haberl

2 Nutzen Funktionen Von Dokumentenverwaltung zu Wissensbasis Dokumentenverwaltung Archivierung Scannen Viewer Strukturen Versionsverwaltung CAD-Kopplung Office-Kopplung ERP-Kopplung Wissenslandkarte Semantic Enterprise Search Workflow Technodat + Kunden Know How Zeit Archiv Instandhaltung Sicherheitsmanagement Bescheidverwaltung Vertragsverwaltung Zeichnungsverwaltung Projektverwaltung Wissensbasis Dokumente Daten und Dokumente Daten und Dokumente Seite 2

3 Wissen ist zu einer wichtigen Unternehmensressource geworden Wissen befähigt Personen zum zielgerichteten Handeln Entscheidungen zu treffen Aufgaben, Geschäftsprozesse zu erledigen Informationen Mensch Seite 3

4 Wissensbasis Welches Wissen benötige ich oder eine Gruppe von Mitarbeitern zur Durchführung einer Aufgabe/Geschäftsprozess Implizites Wissen Explizites Wissen Schulung von Mitarbeitern Welche Dokumentation wird benötigt? existiert muss erstellt werden Wissensbasis für einen Aufgaben-/ Unternehmensbereich Seite 4

5 Beispiel: Projektdokumentenverwaltung Phase 1: Aktuell in Bearbeitung stehendes Projekt Phase 2: Suche in alten Projektdokumenten Suchvorgänge in der Projektdokumentation Suche nach Projektbeteiligte Suche nach Projektinhalten (Themen!! => Semantik) Suche mit zeitlicher Einschränkung Suche nach letztgültigem Dokument Suche nach Dokumentennamen Suche nach Autor Suche nach Dokumentenformaten Seite 5

6 Wo ist die gesuchte Information? Internet Fileserver DMS extern Anwendungsprogramme z.b. SAP Seite 6

7 Wer erfolgreich suchen finden will braucht Ordnung In welchen Datenbeständen Welche Suchergebnisse werden erwartet? Wer sucht: Experte: kennt Ablagestrukturen und Bezeichnungen Nichtexperte: kennt Bezeichnungen nur ungenau Kaufmann sucht anders als Techniker => Abhängig davon können die optimalen Suchmethoden aber auch die Methoden zur Aufbereitung der (unternehmensinternen) Datenbestände festgelegt werden Seite 7

8 Wunsch-Anforderung Personalisierte Suche mit einer Oberfläche in verschiedenen Daten/Dokumentenquellen, unterstützt durch Semantik. Wer möchte das nicht haben?? Wissensbasis mit Semantic Enterprise Search Seite 8

9 Warum Semantik, was ist der Nutzen Semantik: Bedeutung der Worte In jedem Unternehmen gibt es eine bestehende Begriffswelt Produktnamen, Strukturen, Organisationseinheiten Diese Begriffe mit ihren Beziehungen werden in einer Wissenslandkarte verwaltet und gepflegt Suche nach einem Begriff = Bedeutung Suchbegriff wird um Synonyme erweitert (z.b. Hochspannung 220 KV) Autocomplete für die Sucheingabe ist möglich Mehrsprachigkeit ist möglich Die Beziehungen ermöglichen die Suche in der Nähe des ursprünglichen Begriffs Unterstützung bei der Verschlagwortung von Dokumenten (Thematische Verschlagwortung) Seite 9

10 Semantic Enterprise Search Dokumenten- bzw. Datenquellen sind u.a.: Fileverzeichnisse Dokumentenverwaltungssystem syneris Sharepoint ERP, CRM und weitere Applikationen Easyarchiv Welche Methoden/Hilfsmittel gibt es: (Volltext-)indizierung Textmining Wissenslandkarte, Thesaurus Tagging, Annotation WIKI Personalisierung der Suchergebnisse Seite 10

11 Wissensbasis und Semantic Enterprise Search bestehen aus: Bestand an richtigen und gültigen Informationen (Daten, Dokumente, Bilder ) Vorschriften, Regeln zum Aufbau und Pflege dieses Bestandes Semantik: Geordnete Begriffswelt des Unternehmensbereichs (Terminologie, Wissenslandkarte) Enterprise Search: Zugriffstechniken für unterschiedliche Benutzergruppen, die die gesuchten Informationen liefern Für ihre Aufgaben geschulte Mitarbeiter Regeln was und wie zu dokumentieren ist Unternehmenskultur des Teilens von Wissen Wissensbasis laufend verbessern und kollektives Wissen weiterentwickeln Wissensverteilung/ Wissenskommunikation: der Eine weiß es, der Andere soll es tun Ziel: Geschäftsprozesse optimal durchführen Seite 12

12 Wissensbasis und Semantic Enterprise Search Der Aufbau/die Pflege einer Wissensbasis und Semantic Enterprise Search ist kein Software-Produkt, sondern eine Strategie die dem Unternehmen einen verbesserten Zugang zu Informationen (Daten, Dokumenten, Bildern, etc.) ermöglicht. Diese Strategie kann man mit geeigneten Softwareprodukten und entsprechendem Know How umsetzen. Seite 13

13 Strategie zur Umsetzung Probleme/Istzustand Vorhandene Datenbestände mit unzureichender Ordnung Fehlende einheitliche Bezeichnungen Abteilungsdenken Immer mehr Daten und Dokumente Fehlendes Wissen über die Ablage in den Altbeständen Vorgehensweise Analyse der Daten/Dokumentenbestände: Inhalt, vorhandene Ordnung Festlegen des Sollzustandes an Hand der wichtigsten durchzuführenden Aufgaben/Geschäftsprozesse und der dafür benötigten Informationen Aufbau von Bereichs-Terminologien (Aufbau einer Wissenslandkarte) Regeln zur Erfassung und Verschlagwortung der Dokumente Organisatorische Maßnahmen festlegen: Wissensmanager zum Aufbau und Pflege der Wissenslandkarte(n) (je Fachabteilung) Seite 16

14 Mit der Wissensbasis wird schrittweise das Unternehmensgedächtnis aufgebaut Mit Semantic Enterprise Search werden Suchergebnisse vereinfacht und verbessert Technodat kann Sie beim Aufbau der Wissensbasis und bei Semantic Enterprise Search mit Software und Know How unterstützen Seite 17