Intelligente Suche & Wissensmanagement ELO ECM Fachkongress 2015 Wien. Franz Kögl, Vorstand IntraFind Software AG

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1 Intelligente Suche & Wissensmanagement ELO ECM Fachkongress 2015 Wien Franz Kögl, Vorstand IntraFind Software AG

2 Agenda isearch-erweiterungsmodule Ausbau zur Unternehmenssuche Suchgetriebene Migration nach ELO Tagging Automatische Verschlagwortung Wissensmanagement pragmatisch über Suche End-of-Year-Aktion 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

3 IntraFind - Kurzüberblick IntraFind ist Ihr Spezialist für die Informationsgewinnung aus unstrukturierten und strukturierten Unternehmensdaten. Enterprise Search Textanalyse Metadatenmanagement Textklassifikation ELO-Technologielieferant seit 5 Jahren Kunden: > 850 Mitarbeiter: 30 Gründung: Jahr 2000 Wir bieten unseren Kunden Softwareprodukte, Lösungen und Beratung rund um die Themen Enterprise Search, Information Access & Text Mining und verfügen über mehr als 14 Jahre Erfahrung in der Planung und Umsetzung von Such- und Textanalyse-Projekten I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

5 Die isearch Erweiterungspakete im Überblick Paket 1: Wissenslandkarte + semantisch-assoziative Suche / Stöbern Paket 2: Ähnlichkeitssuche Paket 3: Thesaurus Anbindung Paket 4: Weitere Linguistikmodule für 2. und weitere Content-Sprachen Paket 5: Crosslinguale Suche 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

6 Paket 1 Wissenslandkarten Suche ohne Suchanfrage Metadaten-Drilldown 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

7 Paket 1 Semantische Suche 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

8 Paket 2 - Ähnlichkeitssuche Inhaltliche Ähnlichkeitssuche in der Trefferliste bei jedem Treffer 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

9 Paket 3: Thesaurus-Erweiterungen Erweiterung der eingegebenen Suchanfrage mit z.b. Synonymen - Standard: allgemeinsprachlicher Thesaurus DE EN FR - jetzt: Erweiterung mit eigenen Synonymlisten oder Abkürzungslisten oder Firmenjargon - Thesaurus-Service: offene Schnittstelle, um externe Ressourcen anzubinden z.b. CSV bis SKOS bis hin zu Wissensnetzen 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

10 Paket 4: Linguistik für weitere Sprachen Im Standard: Ein Linguisitkmodul enthalten weitere Linguistikmodule für weitere Sprachen: DE EN- FR- IT- ES NL ingesamt 33 z.b. Polnisch, Tschechisch, Kroatisch, Slovakisch, Serbisch, Rumänisch 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

11 Paket 5: Übersetzung der Suchanfrage Übersetzung der eingegebenen Suchanfrage - für mehrsprachige Trefferliste - Lieferumfang: Allgemeinsprachliches Wörterbuch DE-EN mit 1 Mio Einträgen - weitere Dictionaries lizensierbar - meist sinnvoller: interne Ressourcen, z.b. aus Terminologiemanagement-Systemen 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

13 Unternehmenssuche & Wissensmanagement Alle relevanten Datenquellen anbinden und ein Sucheingabefeld für ALLES! Unterschiedlichste Fragestellungen sind mögliche -> 360 Grad Sicht, EINHEITLICHE Informationsfindung Sofortiger Nutzen Der ifinder bietet fast alle Wissensmanagement-relevanten Funktionalitäten out-of-the-box Trefferliste kann schnell und unkompliziert auf wachsende oder sich ändernde Anforderungen angepasst werden -> z.b. hinsichtlich Suchfilter / Facetten, Art der Datenaufbereitung durch Text- Mining oder der Konfiguration von rechercheabhängigen Widgets in einem Dashboard System wächst mit! Der User kann sein gewohntes Verhalten beibehalten 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

14 ifinder viele fertige Konnektoren immer mit ACLs Dateisystem (lokal und Netzwerk) HTTP Crawler Datenbank Konnektor XML-Indexer Microsoft SharePoint Liferay Jive Microsoft Exchange, PST Lotus Domino / Notes Confluence Wiki, weitere Wiki-Systeme FirstSpirit, Sitecore, wordpress, drupal SAP-Netweaver, SAP-ERP CMIS PLM: Agile und Teamcenter Client workstation Searching Client workstation Searching ` Customer site 1 Customer site 2 Searching Enterprise search server Searching Indexing Index Index Source document information systems Customer site N Copy 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

15 Unternehmenssuche 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

16 Alle Rechercheszenarien abgedeckt 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

17 Intelligentes Finden Point of Knowledge Der Anwender muss nicht die Quelle kennen Verbindung von ELO und IntraFind erlaubt Anwendern das Nutzen von Informationsquellen, unabhängig ob Quelle in ELO vorhanden ist oder nicht Der Anwender kann jederzeit mit wenigen Klicks auf gewünschte Inhalte und Dokumente zugreifen Finden von Dokumenten mit weichen Verknüpfungen s zu einem Vertrag Schriftverkehr zu einem Vorgang Er wird im Rechercheprozess geführt Guided Search Suche so einfach wie in einem guten Online-Shop Berechtigungen werden automatisch berücksichtigt Die Daten müssen nicht vorher strukturiert werden, sondern werden direkt verwendet Sofortiger Nutzen 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

19 Übernahme von Treffern nach ELO Schritt1: via Suche migrationsrelevanten Dokumente auffinden, dann einzeln oder komplette Trefferlisten markieren 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

20 Suchgetriebene Migration Schritt 2: Treffer können per Link nach ELO überführt werden Dokumente aus der Trefferliste werden an einem konfigurierbaren Ablageort als Kopie gespeichert Neben Fileservern können auch Altdaten aus z.b. CMIS-fähigen Systemen mit diesem Verfahren Richtung ELO migriert werden I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

22 Content Analytics & Automatische Verschlagwortung 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

23 Verschlagwortungsarten Freie Verschlagwortung Extraktion von Sachverhalten aus dem Dokumenteninhalt Kontrollierte Verschlagwortung Freie Schlagworte werden mit einem kontrollierten Vokabular / Thesaurus / Wissensnetz abgeglichen Entitätenerkennung Erkennung der Eigennamen von Personen, Organisationen, Orten Themenerkennung mittels automatischer Textklassifikation (Lernverfahren) bei gegebenen Themenhierarchien 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

24 Erkennung Freier Schlagworte Erkennung wichtiger Begriffe eines Dokuments Erkennung von Begriffen, die im Dokument wichtig sind und im restlichen Korpus weniger wichtig Abgleich (Matching) mit einem kontrollierten Vokabular / einer Whitelist 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

25 Erkennung von Eigennamen Automatische Extraktion von Kerninformationen aus unstrukturierten Daten Eigennamen von Personen Eigennamen von Firmen Marken aus Produktlisten Technische Kennzahlen aus technischen Daten (Raw Materials, Produkttypen, Bestellnummern, Prozessnummern, eclass Kategorien) Straßen- Ortsbezeichnungen Währungs- und Buchhaltungswerte Datumsangaben Telefonnummern, -Daten, Hyperlinks 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

26 Erkennung von Themen mit Textklassifikation Themenbaum Neues Dokument Topic 1 Topic 2 Topic 3 Topic 1.1 Topic 1.2 Topic Topic Topic Step 1: Topic Analysis Step 2: Topic Matching High accuracy Scalable Large scale analysis Up to 5000 nodes 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

27 Metadatenmanagement: viele komplexe Verfahren ein einfacher Arbeitsschritt Document Entity: Top Term 1 Entity: Person Name Document Entity: Location Entity: Top Term 2 Entity: Company Name Entity: Top Term 3 Entity / Category Metadaten-Store (Index, Redaktionssystem, semantisches Netz) 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

29 Suche setzt Informationen in Kontext Dateisystem IntraNet / Wiki s etc. Kontext aus Daten werden Informationen im Kontext 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

30 Flexibler Arbeitsplatz für den Wissensarbeiter 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

31 Konfigurierbare Dashboards und Widgets 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

32 Weit mehr als eine Trefferliste 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

33 Wissenslandkarten Suche ohne Suchanfrage 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

34 Pragmatisches Wissensmanagement bedeutet also nicht, das vorhandene Wissen über einen neuen Weg neu zu organisieren und über Prozesse zu institutionalisieren sondern, die vorhandenen Informationen barrierefrei zusammenzuführen und über smarte Wege zugänglich zu machen mit möglichst wenig Störeinflüssen für die Benutzer 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

35 Ausbauszenarien: Weit mehr als Such- und Trefferseite Zentrales Informations- und Wissensrepository statt DB ganz einfach ein äußerst flexibel nutzbarer Index unterschiedliche Unternehmensbereiche haben unterschiedlichen Sichten auf die zentrale Wissensdatenbank -> F&E-User anders als Helpdesk anders als PDM-User) verschiedenste Benutzeroberfläche bzw. Integration in bestehende Anwendungen stufenweiser Ausbau der Nutzung ist jederzeit möglich 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

36 Immer noch das gleiche modulare Produkt: Qualitätsaussagen identifizieren 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

37 -Monitoring Verlassen vertrauliche Informationen mein Unternehmen? Einstieg über normale Suche Ausgangsmail recherchieren (z.b. interne Info über Preisliste) Visualisierung des Mailverlaufs Identifikation der erlaubten und nicht erlaubten Empfänger des vertraulichen Inhalts Kundenbeispiel: Notes-Mail-Postfächer ~ Mails pro Tag pro Monat 1 TB Bruttodaten 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

39 einfach starten End-of-Year Angebot: isearch-erweiterungen + Filesharesuche isearch-erweiterung + Sharepoint isearch-erweiterungen + Exchang s isearch-erweiterungen + Notes-Mails / Notes-Datenbanken Webcast am Einladung erfolgt über Ihren ELO-Ansprechpartner 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,

40 Kontakt Franz Kögl Vorstand Tel: +49 (89) Fax: +49 (89) Web: IntraFind Software AG Landsberger Straße München 2015 I IntraFind Software AG - ELO ECM Fachkongress Wien,