Werkzeuge des Wissensmanagements - Überblick und ausgewählte Ansätze

Transkript

1 1 W3L GmbH Werkzeuge des Wissensmanagements - Überblick und ausgewählte Ansätze Dr.-Ing. Olaf Zwintzscher oz@w3l.de Vortrag auf dem achten Treffpunkt@IT-Ruhr in Witten am Agenda Überblick und Klassifikation Ausgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Unternehmenssuche (Enterprise Search) Skillmanagement Diskussion

2 3 Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens Albert Einstein ( ) Technological progress is like an axe in the hands of a pathological criminal Albert Einstein ( ) Wissen wird zunehmend als wichtiger Produktionsfaktor der modernen Wettbewerbswirtschaft angesehen In ihrem stetigen Bemühen, Geschäftserfolge zu verbessern und die Innovationskraft zu steigern, richtet sich die Aufmerksamkeit von Organisationen in zunehmendem Maße darauf, wie sie Wissen managen (European Guide to Good Practice in Knowledge Management, CEN 2004) 4 Erfolgreiches Wissensmanagement betrachtet immer drei Dimensionen Technik, Organisation, Mensch Keine dieser Dimensionen i ist optional der Einsatz von Informationstechnik ist heute unverzichtbar Das Management von Wissen ohne Informationstechnologie betreiben zu wollen, ist als wenn man den Verkehr Deutschlands mit Ochsenkarren auf Feldwegen abwickeln wollte. Andersherum gilt aber auch: Wer denkt, Wissensmanagement erschöpfe sich in Informationstechnologie, der hat zwar ein Verkehrsnetz, doch wird eventuell kein Mensch darauf fahren wollen. (Böhmann, T., Krcmar, H.) Es geht im Folgenden um Werkzeuge und Softwarelösungen

3 5 Ist ein Texteditor ein Wissensmanagementwerkzeug? Eine Softwarelösung wird im Rahmen des Wissensmanagementprozesses eingesetzt Softwarelösungen unterstützen tüt Methoden und Werkzeuge des Wissensmanagements Beispiel Methode/Werkzeug Wissensverteilung/FAQ Software Texteditor, HTML-Editor, CMS, FAQ-Lösung, Ein Texteditor kann eine (wenn auch primitive) Basistechnik zur Unterstützung von Wissensmanagement sein Aber ist er auch aufgabenangemessen und gebrauchstauglich? 6 Ist ein Texteditor eine Softwarelösung für Wissensmanagement? Eine Softwarelösung bekommt Ihre Bedeutung durch eine möglichst optimale Unterstützung von Methoden und Werkzeugen im Wissensmanagementprozess ein Texteditor kann eine Basistechnik sein, bringt jedoch für sich genommen einen geringen Nutzen erste die intelligente t Kombination und Anpassung von Basistechniken bildet eine Wissensmanagement-Lösung Beispiel Wissensdatenbank = Editor+Datenbank+Portal+Suche

4 7 Agenda Überblick und Klassifikation Ausgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Unternehmenssuche (Enterprise Search) Diskussion Bausteine des Wissensmanagements (Probst et al.) 8 Wissensbewertung Wissensziele Wissensnutzung Wissensidentifizierung Wissensbewahrung Wissensbeschaffung Wissens- (ver)teilung Wissensentwicklung

5 Klassifikation von Methoden u. Werkzeugen 9 Wissens Wissens Wissens Wissens Wissens Wissens Wissens Wissens bewertung ziele identifizierung beschaffung entwicklung (ver)teilung bewahrung nutzung Wissensbilanz Balanced Score Cards Geschäftsprozessorientiertes WM Informationsgewinnung Vorschlagswesen Expertensuche Kompetenznetzwerke strukturierte rierte Dokumente, Daten externe Experten & Organisationen Kombination Experiment & Simulation Anreizsysteme Kreativitätstechniken Transfer und Eingabe von Informationen Ausbildung & Training un /kontrollierte Kommunikation 10 Mögliche Unterstützung durch Softwarelösungen Wissensbilanz Geschäftsprozessorientiertes WM Informationsgewinnung Vorschlagswesen Expertensuche Kompetenznetzwerke strukturierte Dokumente, Daten Kombination Kreativitätstechniken Transfer und Eingabe von Informationen Ausbildung & Training un /kontrollierte Kommunikation Softwarelösungen Wissensbilanz Toolbox CASE und Modellierungswerkzeuge Datawarehouse, OLAP, Business Intelligence, Data Mining, Textmining E Mail, ERP Systeme Skill Management Systeme, Yellow Pages, XING, Social Software, Wiki, Forum, DMS, CMS, DBMS Enterprise Search Mind Maps Informationssysteme, Groupware, Workflow, Portal Systeme E Learning Systeme, virtuelles Klassenzimmer, Planspiele, Simulation E Mail, Foren, Wikis, Instant Messaging, Teleconferencing

6 11 Agenda Überblick und Klassifikation Ausgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Unternehmenssuche (Enterprise Search) Skillmanagement Diskussion 12 Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes WM Warum Wissensmanagement in Unternehmen? Organisation verbessern Prozesse optimieren Qualität erhöhen Kosten einsparen... Geschäftsprozesse zentraler Ansatzpunkt Analyse, Dokumentation Bestimmung des erfolgskritischen Prozesswissens

7 13 Wissensmanagement - Umsetzungsstrategie Wissensziele Verbesserung der zentralen Geschäftsprozesse durch Integration und Schulung von erfolgskritischem Prozesswissen Einheitlicher itli h Wissensstand von Mitarbeitern Höhere Produktivität und bessere Qualität Vorgehen 1. Analyse der erfolgskritischen Geschäftsprozesse und des Wissensbedarfs 2. Identifikation von vorhandenem erfolgskritischem Prozesswissen a) Implizites Wissen b) Explizites Wissen 3. Auswahl der notwendigen WM-Methoden Methoden und Werkzeuge 4. Ausgehend von den ausgewählten WM-Methoden ermitteln der unterstützenden Softwarelösungen 5. Implementierung der Strategie und Infrastruktur im Unternehmen 6. Implementierung geeigneter Controlling-Mechanismen 14 Agenda Überblick und Klassifikation Ausgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Unternehmenssuche (Enterprise Search) Skillmanagement Diskussion

8 15 Probleme Explizites bzw. kodifizierbares Wissen und Informationen werden auf eine große Anzahl Softwarelösungen verteilt Fragmentierung der organisationalen Wissensbasis i häufig im Alltagsgeschäft erstellt kaum Strukturierung nicht speziell für Wissensmanagement aufbereitet Beispiele: Angebote, Rechnungen, Korrespondenz, Notizen Informationsinseln im Unternehmen erschweren die Auffindbarkeit und Kombination von explizitem Wissen 16 Mögliche Strategien und Lösungen Alles in das DMS es werden viele Schnittstellen auf Applikationsebene benötigt teuer und zeitaufwändig nicht jede Information gehört in ein DMS und kann/sollte von diesem verwaltet werden Unternehmenssuche (Enterprise Search) zentrale Suche über alle relevanten betrieblichen Informationssysteme asynchroner Zugriff auf die relevanten Systeme für Indizierung i.d.r. Zugriff auf Datenbank Optimiert für verschiedene Suchstrategien moderierte Suche, Wissenslandkarte leichtgewichtige Lösung

9 17 Unternehmenssuche - Datenquellen CMS DMS «component» Indexer «component» Rechte- Management «component» CRM Suchportal Datei- sys.... Index «component» Searcher Enterprise Search Anwender Sys. XYZ 18 Unternehmenssuche - Maßnahmen Semantik/ Linguistik Single Point-Of- Search Kontinuierliche Optimierung Einbeziehung von Personen User Generated Context Führung des Anwenders Effizientes i Finden

10 19 Single Point-Of-Search Suchportal Zentrale Anlaufstelle für das Finden Integration in Systemlandschaft Single Sign-on Integration in bestehende Systeme Intranet-Portal z. B. Sharepoint 20 Führen des Anwenders Formulierung der richtigen Suchanfrage schwierig Suchanfrage zu speziell oder falscher Begriff: gar keine oder zu wenige Treffer Suchanfrage zu allgemein: sehr viele Treffer Es dominieren 1-Wort-Suchanfragen Benutzer muss als Teil des Suchproblems verstanden werden Vor und nach der ersten Eingabe begleiten Anbieten von Verfeinerungsvorschlägen Maßnahmen müssen ohne Schulung verständlich sein Sowohl Laien als auch Experten einbeziehen Ergebnisse von linguistischen und semantischen Verfahren verwendbar

11 21 Führen des Anwenders Autovervollständigung Tippfehlerkorrektur Facettensuche Führen des Anwenders 22 Semantische Verfeinerungsvorschläge g Semantisches Wortnetz

12 23 Führen des Anwenders Knowledge Cockpit 24 Führen des Anwenders Related Content

13 25 User Generated Context Aktive Erfassung (Externalisierung) Bewertung Empfehlung Bookmarking Kommentierung Automatische Generierung Seitenaufrufe Pfad zum Seitenaufruf 26 Ausblick Einsatz in der Produktentwicklung Demo!

14 27 Agenda Überblick und Klassifikation Ausgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Unternehmenssuche (Enterprise Search) Skillmanagement Diskussion 28 Wo ist das meiste Wissen gespeichert? strukturiert bzw. semistrukturiert unstrukturiert 10%-20% 80%-90% Köpfe der Mitarbeiter

15 29 Einbeziehung von Personen Stichwort führt zum Experten Kompetenzprofil/Stellenbeschreibung Kontaktinformationen Vorteile Bessere Vernetzung der Mitarbeiter Personen mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen oder Interessen lokalisierbar Vermeidung von Mehrfacharbeiten Erschließung zusätzlicher Synergiepotenziale Vereinfachung von Projektbesetzungen Kompetenzprofile müssen gepflegt werden Durch Mitarbeiter selbst (über mich) Redaktionell Zusätzliche Ressourcen erforderlich 30 Einbeziehung von Personen entnommen aus

16 31 We shape our tools and afterwards our tools shape us. " Marshall McLuhan ( ) 32 Diskussion!