Syneris in der Projektdokumentation

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Ursula Schubert
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1 Syneris in der Projektdokumentation Syneris User-Meeting 2013 Salzburg, 7. November 2013 Hier ist Platz für Ihre Illustrationen! Strom Erdgas Fernwärme Wasser Verkehr Telekommunikation Kabel-TV Internet Telefonie Farthofer,

2 Agenda Ausgangslage Anforderungen aus dem Projektmanagement Workflows Mehrwert gegenüber konventioneller Ablage Erfahrungen aus den Pilotprojekten Farthofer,

3 Ausgangslage Die Salzburg AG wickelt jährlich eine große Zahl von Projekten ab Standardisiertes Projektmanagement von PMCC Bisher Ablage der Projektdokumentation als Files in einem zugeordneten Projektverzeichnis im Laufwerk O:\ Bei größeren Projekten können dies mehrere bis Dokumente sein. Dokumente in unterschiedlichsten Formaten (PDF, DOC(X), XLS(X), PPT(X), DWG, MSG, ) Mehrere Projekte als Prototyp mit Ablage im Dokumentenmanagementsystem Syneris Wunsch: Bessere Nutzungsmöglichkeit der Projektdokumentation für Nichteingeweihte Farthofer,

4 Anforderungen Strukturierte Ablage entsprechend dem Projektstrukturplan Einfacherer Zugang zu den Informationen auch für Nichteingeweihte Berücksichtigung von Metadaten Suche über unterschiedliche (alle?) Dateiformate und über Systeme hinweg Versionierung Bereitstellung der Ergebnisse im Projektkontext Organisatorische Strukturen berücksichtigen Dokumentenaustausch mit externen Beteiligten Farthofer,

5 Häufige Fragestellungen bei der Suche nach Dokumenten Suche nach Dokumentennamen Suche nach Dokumentenformaten Suche nach Inhalten im Dokumentenkopf (Vorlagen) Suche nach Projektbeteiligten Suche nach Teilnehmern an bestimmten Ereignissen (z.b. Besprechungen) Suche nach Projektinhalten Suche / Sortierung nach Datum Suche nach letztgültigem Dokument Farthofer,

6 Aufbau der Projektdokumentation Query-Folder Allgemeine Ordner Literatur Mailarchiv für wichtige Projektmails Präsentationen Protokolle Ordnerstruktur nach Phasen und Arbeitspaketen entsprechend dem Projekthandbuch Farthofer,

7 Eigenschaftsmaske (1) Farthofer,

8 Zugriffslevel Steuert, wer die Dokumente lesen und schreiben darf 6 Zugriff-Levels A (Alle Projektmitarbeiter + zusätzlich Berechtigte) B (nur interne Projektmitarbeiter + zusätzlich Berechtigte) C (nur PL, APV + zusätzlich Berechtigte) ea; wie A nur lesend eb; wie B nur lesend ec; wie C nur lesend Rechte beachten, wenn mehrere externe Partner an einem Projekt beteiligt sind Farthofer,

9 Eigenschaftsmaske (2) Farthofer,

10 Workflows Werden verwendet um Prüfungen und Freigaben zu steuern Können verwendet werden, müssen aber nicht verwendet werden Werden aktiviert über die Eigenschaftsmaske Status Prüfer Freigeber Verteiler Berechtigung zur Aktivierung ist rollenbezogen Bestätigungsobjekte werden angelegt Farthofer,

11 Workflows Rollen: Ersteller Arbeitspaketverantwortlicher (APV) Projektleiter (PL) Freigeber Prüfer Genehmiger Gültig Ersteller abgegeben PL In Prüfung Freigeber signieren Prüfer signieren Farthofer,

12 Vorführung kurzer Blick auf den Prototyp.. Farthofer,

13 Ausblick, offene Punkte Derzeitiger Prototyp ist ausbaufähig und eine gute Basis Automatisierung der Projekt-Basisdaten im Syneris Berücksichtigung weiterer Dokumenten-Vorlagen Facettierte Volltextsuche Einfacherer, intuitiv bedienbarer Web-Client Implementierung des Such-Clients in das Intranet Kollaboration wird nicht abgedeckt und bleibt offen? Farthofer,

14 Erfahrungen Syneris bietet deutliche Vorteile gegenüber Filesystem Versionierung (Frage: Welches ist die letzte Version? erübrigt sich) Austausch mit Externen funktioniert; Webclient sollte aber einfacher werden Bessere Suchmöglichkeiten über Metadaten; Funktionsweise sollte aber an Websuche angepasst werden; intuitiv bedienbar Ohne Schulung geht es nicht Besserer Zugang zu den Projektdokumenten Volltextsuche ist notwendig Farthofer,

Informatik Bayerhamerstraße 16 5020 Salzburg Tel.

15 Dipl-HTL-Ing. Manfred Farthofer, MSc(GIS) Kundenservice & Informatik Bayerhamerstraße Salzburg Tel.: +43/662/ Farthofer,

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