Vom Papier zur digitalen Personalakte moderne Personalarbeit mit SAP Employee File Management by OpenText bei den Schweizerischen Bundesbahnen (SBB)

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1 Vom Papier zur digitalen Personalakte moderne Personalarbeit mit SAP Employee File Management by OpenText bei den Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) Olivier Kähr Karlsruhe, 20. März 2013

2 Agenda. 1. Einführung und Ausgangslage 2. Projekt und Einführung 3. e-dossier und Betrieb 4. Weiterentwicklung / Zukunft SBB Human Resources Planning & Systems

3 Einführung und Ausgangslage. 3

4 Das grösste Transportunternehmen der Schweiz. SBB Human Resources Planning & Systems

5 Struktur HR-Geschäftsmodell «gut beraten, effizient umsetzen». SBB Human Resources Planning & Systems

6 Überblick HR-IT Roadmap Aufbau HR Shared Service Center. Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q e-dossier Produkte & Prozesse Wissensdatenbank Telefonie (IVR) Auftragsmanag. (EIC) Doku-Vorlagen e-recruiting Workflow Intranet HR SBB Human Resources Planning & Systems

7 Ausgangslage. Gemeinsam mit dem Aufbau des SBB HR Shared Service Center (SSC), musste eine optimierte Ablage der Personaldossiers realisiert werden, da die dezentrale Aufbauorganisation ab dem 1. Juli 2009 nicht mehr in gleichem Masse vorhanden sein würde. Mittels e-dossier (digitalisierte Personalakte) sollte sicher gestellt werden, dass Mitarbeitende im SSC an den beiden Standorten Olten und Fribourg, sowie Mitarbeitende in den Personalbereichen und wo nötig auch Vorgesetzte, auf die notwendigen Daten zugreifen können. Einige Fakten: - Personalakten waren auf mehr als 20 Standorte verteilt - Je nach Division, waren die Dossiers unterschiedlich strukturiert - Ein Dossier beinhaltet im Schnitt 100 Seiten - Es waren über Dossiers in Papier-Form vorhanden SBB Human Resources Planning & Systems

8 HR Shared Service Center Standorte seit dem 1. Juli Olten Fribourg SBB Human Resources Planning & Systems

9 Projekt und Einführung. 9

10 Projektziele. Alle Dossiers von aktiven Mitarbeitenden mussten bis zum Umzug nach Fribourg und Olten per 1. Juli 2009 elektronisch vorhanden sein Evaluation einer intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche für das e-dossier Einscannen der Dossiers und Aufbau einer einheitlichen Dokumentenund Ablagesystematik Einfache und schnelle Bereitstellung von Personaldaten Einhaltung aller Datenschutzauflagen und der Revisionssicherheit von Mitarbeiterinformationen Kostenreduktion mittels vereinfachter und automatisierter Prozesse Archivierung von Dokumenten ausschliesslich über das Archivsystem der digitalen Personalakte (Vermeidung von Schattendossiers) Das e-dossier ist intuitiv bedienbar SBB Human Resources Planning & Systems

11 Projektplanung. Aug 2008 Sept Okt Nov Dez Jan 2009 Setup Systemevaluation Go-Live GUI-Lösung Feb März April Mai Juni Juli Aug Konzept Umsetzung Dossier bereinigen Dossier einscannen Go-Live Web-Lösung SBB Human Resources Planning & Systems

12 Systemevaluation. 3 Lösungsvarianten wurden untersucht: mit vielen Eigenentwicklungen mit neuer IT-Infrastruktur mit bereits bei SBB vorhandener IT-Infrastruktur Die Kriterien des Produktvergleichs waren: Abdeckung der Funktionalität Preis Zeit SBB Human Resources Planning & Systems

13 Warum Employee Information Management von Open Text. Geringe Investitions- und Wartungskosten, da die bestehende IT-Infrastruktur verwendet werden kann Know-how bei SBB vorhanden und kann weiter ausgebaut werden Produktspezifische Lösung Web-Zugriff enthalten Gilt als Add-on für SAP-R/3 und ist schnell in beiden bestehenden Systemlandschaften integrierbar (Open Text und SAP) Erfüllt die SBB-Richtlinien für IT-Infrastruktur Die Einführung des HR-Shared Service Center kann termingerecht erfolgen SBB Human Resources Planning & Systems

14 Migrationsprozess. Personalakte Papierform Lieferung Archivboxen Dossier wurden vorbereitet Dossier wurden eingescannt Transport Dossier sind im EFM Dossier wurden bereitgestellt Elektronische Personalakte SBB Human Resources Planning & Systems

15 Dossierbereinigung. Während des Projektes wurden 75 verschiedene Dokumentarten identifiziert Da ein Zeitdruck bestand und damit nicht jedes Dokument einzeln eingescannt werden musste, wurden die 75 Dokumentarten auf 7 gruppiert Mit Hilfe eines externen Partners fand die Bereinigung auf der Basis dieser 7 Stapel statt SBB Human Resources Planning & Systems

16 Berechtigungen. Alle Dokumentarten sind mit einem SAP Infotyp verknüpft Bestehende Rollen wurden «nur» mit diesen Open Text Berechtigungen ergänzt Das heisst, wenn z.b. eine Rolle bestimmte Lohndaten nicht einsehen darf und einige Dokumentarten mit dem Infotyp «Basisbezüge (IT 0008)» gekoppelt wurden, diesem Benutzer auch kein sichtlicher Zugriff gewährt wird SBB Human Resources Planning & Systems

17 Fakten e-dossier. Während 80 Tagen wurden täglich 350 Dossiers transportiert, bereinigt und am nächsten Tag eingescannt Dies bedeutet, dass täglich ca Seiten oder 2 Gigabyte Daten transportiert wurden Dies entspricht insgesamt ca. 15 Tonnen Papier Der Datenschutz war gewährleistet, da jeder Schritt protokolliert wurde. Der Transport war grösstenteils mit internen Mitarbeitenden sichergestellt und alle externen Mitarbeitenden mussten eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben Secret bzw. verschlossene Kuverts wurden separat bearbeitet SBB Human Resources Planning & Systems

18 e-dossier und Betrieb. 18

19 Betrieb. Herausforderung Scanning Anfangsphase Ressourcen Posteingang Sortierung Qualitätskontrolle Ablagedauer Alte Papierdossiers Support Informatik (spez. PC / Software) Betriebskonzept Korrekturen bestehender Dateien SBB Human Resources Planning & Systems

20 Menge eingescannter Dokumente Barcode/Strichcode Ablage Manuell SBB Human Resources Planning & Systems

21 Weiterentwicklung / Zukunft. 22

22 Weiterentwicklung. Direkte Ablage aus ESCRIBA Zugriff MSS 2D Barcode Strichcode Schnellablage Posteingang Employee Interaction Center (EIC) Datenübernahme e-recruiting Anpassung Dokumentarten Automatisiertes Löschen SBB Human Resources Planning & Systems

23 Zukunft. Mehr Barcode durch ESCRIBA Strichcode Automatisierung Webbasierter Upload (mit Workflow) Zugriff ESS (Mitarbeitende) Selbstablage Umstellung PDF/A SBB Human Resources Planning & Systems

24 Die Meilensteine der letzten Jahre SAP GUI Flexible Ordner Basierend auf HR Stammdaten und Berechtigungen Gastzugang im SAP GUI Workflows Web UI inkl. Miniaturansichten Miniaturansichten im SAP GUI ESS/MSS Aktivitäten- Protokoll Gastzugang im Web EFM 1.1 EFM 2.0 EFM 2.5 EFM Webbasierte Workflows HCM Processes & Forms Support Datei Upload im Web Employee Interaction Center Integration Volltext Suche Reporting Self Service Document Upload Document Inbox Drag & Drop im SAP GUI Global Employee Support EFM EFM Mobile SuccessFactors Cloud-Connector Business Suite on HANA support Maßnahmen Erweiterungen Dokument-Inbox Erweiterungen Volltext Suche Flexible Dokument Sortierung EFM SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 25

25 Neu mit EFM 4.0: Mobiler Zugriff 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 26

26 Neu mit EFM 4.0: SuccessFactors Connector 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 27

27 Besten Dank für Ihr Interesse.