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1 Projekte Projekte Seite 1

2 Projekte Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. STARTEN DER PROJEKTVERWALTUNG BILDSCHIRMANZEIGE 5 2. DEFINITION DER PROJEKTE VARIANTE VARIANTE UNTERSCHIED PROJEKT / TEILPROJEKT 7 3. ZUORDNUNG VON PROJEKTEN ZU HAUPTPROJEKTEN 8 4. ARBEITEN MIT DER PROJEKTVERWALTUNG REGISTER PROJEKTE EINGABE EINES NEUEN PROJEKTES PROJEKTANGABEN PROJEKTKURZBEZEICHNUNG PROJEKTZEILE PROJEKTZEILE REGISTER ADRESSEN PROJEKTBEZOGENE ADRESSEN ÄNDERN REGISTER OFFERTEN SPEZIELLE STUNDENANSÄTZE FÜR DIESE OFFERTE ERFASSEN ARTIKEL ZUR OFFERTE HINZUFÜGEN REGISTER VERTRAG STUNDENANSÄTZE FÜR DIESEN VERTRAG BEMERKUNGEN ZAHLUNGSPLAN SPESENANSÄTZE STUNDEN ARTIKEL ZUM VERTRAG HINZUFÜGEN EINEN VERTRAG AUS EINER OFFERTE ERSTELLEN REGISTER HINWEISE REGISTER HISTORY REGISTER GARANTIE REGISTER BUDGET REGISTER BUDGETKONTROLLE REGISTER GRAFIK REGISTER ARTIKEL REGISTER DOKUMENTE NEUES DOKUMENT ERFASSEN EIN BEREITS BESTEHENDES DOKUMENT IN DIE DOKUMENTE EINBINDEN 20 Projekte Seite 3

4 4.16 ÄNDERUNG BEREITS ERFASSTER PROJEKTE ANZEIGEN EINES PROJEKTES PROJEKTE LÖSCHEN BEENDETE PROJEKTE AUSWERTUNGEN STARTEN DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN DER PROJEKTE SUCHE EINGRENZEN PROJEKTDATEN KOPIEREN OFFERTDATEN IN VERTRAGSDATEN PROJEKTINDEX ANPASSEN KALKULATION STARTEN TELEFON WÄHLEN AUFRUFEN HOMEPAGE AUFRUFEN PROJEKTE VERRECHENBAR BUDGETKONTROLLE BERECHNEN PROJEKTINFO MIT BUDGETVERGLEICH MIT NACHKALKULATION 28 Projekte Seite 4

5 1. Starten der Projektverwaltung Wählen Sie Administration / Projektverwaltung 1.1 Bildschirmanzeige Beim Aufstarten des Programms erscheinen jeweils alle Datensätze mit dem zuletzt gesetzten Filter. Wollen Sie eine Anzeige aller Datensätze, gehen Sie auf Filter löschen. Falls nur einige Datensätze oder kein Datensatz dargestellt werden, können Sie mit dem Befehl Daten aktualisieren alle bereits erfassten Datensätze anzeigen. Projekte Seite 5

6 2. Definition der Projekte Ein Projekt muss immer auf ein Hauptprojekt bezogen sein. Ein Hauptprojekt kann mehrere Projekte, welche untereinender absolut unabhängig sind beinhalten. Handbuch Hauptprojekte / Definition der Hauptprojekt. Sie können die Hauptprojekte / Projekte und Teilprojekte so definieren, wie es Ihrem Unternehmensablauf entspricht. Nachfolgend erhalten Sie 2 Beispiele. Wichtig ist in erster Linie, dass Ihnen vor dem Erfassen von Daten klar ist, wie Sie den Aufbau gestalten möchten, da ein nachträgliches Ändern des Aufbaus Hauptprojekt / Projekt / Teilprojekt sehr mühsam und zeitaufwändig ist. 2.1 Variante 1 Diese Variante wird vor allem im Baubereich angewandt. Ein Hauptprojekt ist immer ein Gebäude mit einer Hausnummer, einer Strasse und einer Ortsbezeichnung. Wenn in diesem Gebäude verschiedene Kunden / Projekte bearbeitet werden, müssen die verschiedene Kunden / Projekte einzeln als Projekte einzeln erfasst werden. Alle diese Projekte basieren auf dem gleichen Hauptprojekt. Beispiel: Hauptprojekt: Hauptprojekt 1 Beispielstrasse 33, 8000 Zürich Projekte: Projekt 1 Büro Länglich, Beispielstrasse 33, 8000 Zürich Projekt 2 Büro Kurz, Beispielstrasse 33, 8000 Zürich Projekt 3 Anwalt Fritz, Beispielstrasse 33, 8000 Zürich Projekt 4 Dr. Franz, Beispielstrasse 33, 8000 Zürich Teilprojekte: Teilprojekte Büro Länglich, Projektphase 1 Büro Länglich, Projektphase 2 Büro Länglich, Projektphase 3 Büro Länglich, Projektphase 4 Projekte Seite 6

7 2.2 Variante 2 Diese Variante findet in diversen Branchen Anwendung: Jedes Hauptprojekt ist ein Kunde und alle Arbeiten, welche für diesen Kunden ausgeführt werden, ist ein Projekt mit Teilprojekten Hauptprojekt: Hauptprojekt 1 Firma XY, Beispielstrasse 33, 8000 Zürich Projekte: Projekt 1 Firma XY - Immobilien-Verwaltung Projekt 2 Firma XY - Buchhaltung Projekt 3 Firma XY - Hard- und Software-Installation Teilprojekte: Teilprojekte Firma XY - Immobilien-Verwaltung - Administration Firma XY - Immobilien-Verwaltung - Buchhaltung Firma XY - Immobilien-Verwaltung - Mietwechsel Firma XY - Immobilien-Verwaltung - Abwartung Ein Projekt wird meist für eine Offerte oder einen Auftrag neu erfasst. Bei einem neuen Kunden wird z.b. zuerst ein Hauptprojekt eröffnet (falls nicht bereits vorhanden). Danach untergeordnet dem Hauptprojekt ein neues Projekt erfasst. Bei einem bereits bestehenden Kunden, der eine neue Offerte möchte oder einen neuen Auftrag erteilt, wurde das Hauptprojekt zu einem früheren Zeitpunkt bereits erfasst. Hier wird jetzt ein neues Projekt erfasst. 2.3 Unterschied Projekt / Teilprojekt Grundsätzlich funktionieren die Teilprojekte analog der Projektverwaltung. In der Teilprojektverwaltung werden, basierend auf einem Projekt mehrere Teilprojekte mit unterschiedlichen Projektphasen geführt. Projekte Seite 7

8 3. Zuordnung von Projekten zu Hauptprojekten Über die Buttons: in der Menüzeile können Sie für jedes einzelne Projekt, das entsprechende Hauptprojekt (HP) oder alle zum Projekt erfassten Teilprojekte (TP) anzeigen lassen. Wählen Sie ein Projekt an, klicken Sie auf den entsprechenden Button. Es erscheint jetzt das dazugehörende Hauptprojekt oder alle erfassten, aktiven Teilprojekte. Diese Buttons stehen Ihnen in den Hauptprojekten, den Projekten und den Teilprojekten zur Verfügung. 4. Arbeiten mit der Projektverwaltung In der Projektverwaltung stehen Ihnen verschiedene Register zu Bearbeitung Ihrer Projekte zur Verfügung: Diese Register werden auf den nachfolgenden Seiten erklärt. Projekte Seite 8

9 4.1 Register Projekte Im Register Projekte ist das Hauptregister. Hier erfassen, ändern und speichern Sie alle Projektdaten, machen Auswertungen usw. Projekte Seite 9

10 4.2 Eingabe eines neuen Projektes 1. Starten Sie Cumulus 2. Wählen Sie Administration / Projektverwaltung 3. Es erscheinen nun entweder alle bereits erfassten Datensätze, alle Datensätze mit dem zuletzt gesetzten Filter. 4. Um ein neues Projekt zu eröffnen wählen Sie Datensatz hinzufügen 5. Es erscheint nun ein neues Fenster in welchem Sie das Projekt eröffnen können: 6. Wählen Sie zuerst das entsprechende Hauptprojekt über den Button beim Hauptprojekt. 7. Nun können Sie entweder mit dem Button Datenübernahme Projekt ein Projekt auswählen und dessen Projektdaten übernehmen, falls bereits ein Projekt mit ähnlichen Daten vorhanden ist, 8. oder geben Sie die neuen Daten ein siehe auch nachstehende Hinweise 9. Wenn Sie jetzt versuchen, eine Projektnummer zu erstellen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, da eine Projektnummer immer vom Arbeitsstand abhängig ist. Ziehen Sie daher die Projektnummer erst nachdem Sie alle Daten erfasst haben. Das Programm erstellt die Nummer automatisch, wenn Sie das Fenster mit OK verlassen. 10. Der Status eines neuen Projektes ist immer aktiv. 11. Als Projektkurzbezeichnung geben Sie die entsprechende Kurzbezeichnung ein. 12. Als Projektbezeichnung wird im Idealfall der Name der Firma gewählt. 13. Wählen Sie das entsprechende Projektschema Handbuch Stammdaten / Projektschema Projekte Seite 10

11 14. Wenn die dafür zuständige Person (z.b. Projektleiter)bestimmt, dass das Projekt jetzt verrechnet werden soll, kann die Auswahl bei jetzt verrechnen auf Ja gesetzt werden. Damit wird das Projekt zur Verrechnung freigegeben. 15. Vervollständigen Sie die restlichen Angaben Handbuch Stammdaten 16. Definieren Sie nun die Projektnummer oder klicken Sie den Button, dann wird automatisch die nächste freie Projektnummer vergeben Handbuch Stammdaten / Nummerierung und Handbuch Allgemein / Extras / Optionen / Nummern automatisch vergeben 17. Speichern Sie das Projekt Hinweis Mit den Button Datenübernahme Projekt übernehmen Sie nur die Daten im Tabellenblatt Projekte. Um auch Adressen etc. zu übernehmen, eröffnen Sie wie oben beschrieben ein neues Projekt. Danach schliessen Sie dieses neue Projekt und wählen in der Menuzeile Projektverwaltung / Projektdaten kopieren. Es erscheint nun ein Fenster, in welchem Sie das Quell- und Zielprojekt auswählen können. Ausserdem bestimmen Sie durch aktivieren der jeweiligen Checkbox, welche Daten des Quellprojektes in das Zielprojekt übernommen werden. Alle danach noch fehlenden oder nicht zutreffenden Angaben können Sie im Zielprojekt ergänzen oder ändern. Projekte Seite 11

12 4.3 Projektangaben Projektkurzbezeichnung Wählen Sie hier einen Begriff, nach dem Sie und Ihre Mitarbeiter das Projekt suchen möchten. Sie können natürlich in jedem Feld der Suchzeile nach dem gewünschten Projekt suchen. Die Projektkurzbezeichnung wird nicht in den Auswertungen angezeigt Projektzeile 1 Als Projektzeile 1 wird im Normalfall der Firmenname eingesetzt. Diese erscheint in den Auswertungen Projektzeile 2 In der Projektzeile 2 geben Sie eine nähere Definition des Projektes ein. Diese erscheint zum Teil in den Auswertungen. Projekte Seite 12

13 4.4 Register Adressen Die Adressen und Personen werden hier nur dem Projekt zugewiesen. Erfasst und geändert werden diese Adressdaten in der Adressverwaltung. Projektbezogene Adressen können daher problemlos im jeweiligen Projekt gelöscht werden. Wählen Sie wie üblich Datensatz hinzufügen. Es erscheint nun das Fenster zum Erfassen der Projektadressen mit dem angewählten Projekt. Falls Sie eine Adresse zu einem anderen Projekt erfassen wollen, gelangen Sie über den Button wieder in die Auswahl der Projekte. Wählen Sie die Art der Adresse (Rechnungs-, Buchungs- und Lieferadressen werden direkt mit dem entsprechenden Dokument verbunden und automatisch eingefügt). Nun können Sie direkt die Ansprechperson anwählen, die dazugehörende Firma wird dann direkt eingefügt. Falls Sie in einer Firma mehrere wichtige Ansprechpartner haben, kann eine Adresse mehrmals mit wechselnden Ansprechpersonen erfasst werden. Dazu muss jedes Mal ein neuer Datensatz erfasst werden. Falls Sie noch keine Ansprechperson haben, können Sie diese nachträglich in der Adressverwaltung erfassen und die Person in die Projektadressen übernehmen Projektbezogene Adressen ändern Alle Adressen basieren auf der CUMULUS-Adressverwaltung, daher müssen Adressänderungen jeweils in der Adressverwaltung angepasst werden. Die Änderungen werden automatisch in den projektbezogenen Adressen angepasst. Projekte Seite 13

14 4.5 Register Offerten Hier werden nur die Eckdaten der Offerte eingegeben. Die Offerte selber wird nicht mit CUMULUS erstellt, sondern in einem Fremdprogramm Ihrer Wahl (z.b. Word, Excel). Sie können Offerten anstatt in einem Fremdprogramm Ihrer Wahl auch mit dem Modul Offerten in CUMULUS erstellen. Auch dann müssen Sie jedoch die Eckdaten hier von Hand übernehmen. Der Vorteil besteht darin, dass Ihnen der gesamte Artikelstamm von CUMULUS im Modul CUMULUS zur Verfügung steht. Und dass Sie aus den in CUMULUS Offerten erstellen Offerten direkt einen Lieferschein generieren können- Hilfe Offerten. Mit dem Befehl Datensatz hinzufügen gelangen Sie in das Fenster zur Erfassung einer Offerte. Geben Sie hier alle offerierten Beträge, Rabatte etc. ein. Rabatte und Abzüge können Sie entweder in Prozenten oder in Franken-Beträgen eingeben. Die Berechung erfolgt danach automatisch Spezielle Stundenansätze für diese Offerte erfassen Sie können Stundenansätze für Mitarbeiter, Personalbereiche oder Personalgruppen welche nur für diese Offerte gelten, hier hinterlegen Artikel zur Offerte hinzufügen Sie können dieser Offerte verschiedene Artikel aus der Artikelverwaltung zufügen. Diese werden dann im Feld Artikel netto ins Register Offerte übertragen. Projekte Seite 14

15 4.6 Register Vertrag Wenn Sie ins Register Verträge wechseln, sehen Sie alle für dieses Projekt erfassten Verträge- Hier werden nur die Eckdaten der Verträge eingegeben. Der detaillierte Vertrag wird nicht mit Cumulus erstellt, sondern in einem Programm Ihrer Wahl (z.b. Word, Excel). Mit dem Befehl Datensatz hinzufügen gelangen Sie in das Fenster zur Erfassung eines neuen Vertrages. Geben Sie hier alle offerierten Beträge, Rabatte etc. ein. Diese werden dann jeweils beim Erstellen einer Rechnung automatisch eingefügt. Projekte Seite 15

16 4.6.1 Stundenansätze für diesen Vertrag Im Register Stundenansätze können Sie die für diesen Vertrag gültigen Stundenansätze einfügen. Alle hier erfassten Stundenansätze können direkt in die Rechnungen eingefügt werden. Bei der Erstellung der Rechnung greift das Programm zuerst in die im Projekt definierten Ansätze, falls dort kein Ansatz eingetragen ist, wird in den Stundenansätzen der Mitarbeiter gesucht und zuletzt in den Stundenansätzen des Personalbereichs Bemerkungen Tragen Sie hier die individuellen Bemerkungen für diesen Vertrag ein Zahlungsplan Im Register Zahlungsplan können Sie auflisten, wann Sie welchen Betrag für dieses Projekt in Rechnung stellen möchten Spesenansätze Im Register Spesenansätze erfassen Sie Spesenansätze, welche nur für diesen Vertrag gelten. Falls die firmenüblichen Ansätze zur verrechnet werden, müssen Sie hier nichts erfassen, sondern können die in den Stammdaten erfassten Spesenansätze verwenden. Sinnvoll ist zum Beispiel, die Gesamt-Kilometerspesen für dieses Projekt hier einzutragen. (z.b. 50 km à Fr = Fr ). So kann jeder Mitarbeiter, welcher Spesen einträgt, direkt auf diese Fr zugreifen und muss nicht noch jedes Mal ausrechnen, wie viele Kilometer es zu diesem Kunden sind. Auch werden dann von jedem Mitarbeiter gleich viele Kilometer eingetragen und fakturiert Stunden Falls Sie im Vertrag eine bestimmte Anzahl Stunden verkaufen, können Sie diese hier eintragen. In der Leistungserfassung können danach direkt auf diesen Vertrag (über den Button Kundenkontakt ) Stunden gebucht werden Artikel zum Vertrag hinzufügen Sie können diesem Vertrag verschiedene Artikel aus der Artikelverwaltung zufügen. Diese werden dann im Feld Artikel netto ins Register Vertrag übertragen. Projekte Seite 16

17 4.7 einen Vertrag aus einer Offerte erstellen Handbuch Projekte / Zusätzliche Funktionen / Offertdaten in Vertragsdaten 4.8 Register Hinweise Das Register Hinweise dient sozusagen als Notizfeld für das jeweilige Projekt. Sie können hier Ihre Bemerkungen zum Projekt einfügen und diese laufend ergänzen und anpassen. 4.9 Register History In der History werden alle am Projekt vorgenommenen Eingaben, Änderungen etc. aufgelistet. Sie können hier auch feststellen, wer wann welche Modifikationen vorgenommen hat Register Garantie Erfassen Sie hier alle Garantien für dieses Projekt Register Budget Sie können für jedes Projekt ein Budget erfassen. Gehen Sie dazu in das Register Budget und wählen Sie den Befehl Datensatz hinzufügen. Es öffnet sich nun dieses Fenster: Projekte Seite 17

18 Sie können nun den Budgetbetrag für die verschiedenen Aufwände eintragen. Ebenfalls können Sie definieren, bei welchem erreichten Prozentsatz oder Betrag Sie gewarnt werden wollen. Die Budgetdaten werden in Franken exkl. Mehrwertsteuer eingetragen Register Budgetkontrolle Im Register Budgetkontrolle sehen Sie die Budgetsumme, die aktuell aufgelaufene Summe sowie diese Differenz über das gesamte Projekt. In der aktuellen Summe werden alle aufgelaufenen Einträge angezeigt, egal, ob sie zur Verrechnung kommen oder nicht Register Grafik Im Register Grafik können Sie sich den Verbrauch und das Budget je nach Wahl in 2D, 3D oder als 2D-Pie anzeigen lassen Register Artikel Im Register Artikel können Sie alle Artikel, welche in der Artikelverwaltung erfasst wurden, dem Vertrag hinzufügen. Sie können auch Artikel hier erfassen und dann in die Artikelverwaltung übertragen Siehe auch Artikelverwaltung Der Bruttobetrag der hier erfassten Artikel wird automatisch in das Hauptregister des Vertrages übertragen und zur Vertragssumme hinzugezählt. Projekte Seite 18

19 4.15 Register Dokumente Im Register Dokumente können Sie Dokumente für dieses Projekt erfassen. Alle erfassten Dokumente werden im jeweiligen Projekt und zentral in der Dokumentverwaltung abgespeichert. Sie können von beiden Modulen aus gesucht und wieder bearbeitet werden. Dokumente die im Modul Dokumentverwaltung erfasst wurden, erscheinen auch im Register Dokumente des jeweiligen Projektes. Handbuch Dokumentverwaltung Neues Dokument erfassen Um ein neues Dokument auf Basis einer, in CUMULUS eingebunden Vorlage, zu erstellen: 1. Wählen Sie den Befehl Datensatz hinzufügen. 2. Es öffnet sich nun dieses Fenster, in welchem Sie die Eckdaten Ihres Dokuments eingeben können: 3. Gehen Sie danach auf den Button Dokument bearbeiten. 4. Es öffnet sich nun das Programm, in welchem die Dokumentvorlage erstellt wurde. 5. Bearbeiten Sie das Dokument 6. Wenn Sie damit fertig sind, speichern Sie das Dokument. Sie müssen es nicht benennen oder irgendwo ablegen, das macht CUMULUS. Es reicht, wenn Sie nur den Befehl Speichern ausführen. 7. Schliessen Sie das Dokument im Bearbeiteten Programm und 8. Schliessen Sie das Eingabefenster von Cumulus mit OK 9. Ihr Dokument kann nun von allen dazu berechtigten Personen wieder bearbeitet werden. Projekte Seite 19

20 Ein bereits bestehendes Dokument in die Dokumente einbinden Wenn Sie ein bereits bestehendes Dokument in die Dokumentverwaltung von CUMULUS einbinden möchten, gehen Sie folgendermassen vor: 1. Gehen Sie wieder in das Register Dokumente der Projekte 2. Wählen Sie den Befehl Datensatz hinzufügen 3. In der Menuzeile finden Sie unter dem Menu Befehle / Einlesen einer bestehenden Datei: 4. Es öffnet sich nun das Fenster, in welchem Sie die Datei auswählen können 5. Danach gelangen Sie wieder in s CUMULUS-Fenster 6. Tragen Sie nun die restlichen Angaben ein. 7. Öffnen Sie das Dokument und machen Sie Ihre Änderungen. 8. Speichern Sie das Dokument. Sie müssen es nicht benennen oder irgendwo ablegen, das macht CUMULUS. Es reicht, wenn Sie nur den Befehl Speichern ausführen. 9. Schliessen Sie das Dokument. 10. Verlassen Sie diese Fenster mit OK. Projekte Seite 20

21 4.16 Änderung bereits erfasster Projekte 1. Wahlen Sie das zu ändernde Projekt. 2. Wählen Sie den Befehl Datensatz ändern. 3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein. 4. Speichern Sie Ihre Änderungen Anzeigen eines Projektes Wählen Sie Datensatz anzeigen oder Sie doppelklicken Sie den anzuzeigenden Datensatz. Dieser Befehl hat eine rein anzeigende Funktion. Sie können nichts am Projekt ändern Projekte löschen Mit dem Befehl Datensatz löschen wird ein einzelnes Projekt definitiv gelöscht. Mit Mehrfach Datensätze löschen, können mehrere Projekte gleichzeitig gelöscht werden.!!!!!achtung: Wenn ein Projekt gelöscht wird, werden alle damit zusammenhängenden Daten wie: Arbeitsstunden, Rapporte, Rechnungen etc. mit gelöscht. Ein Projekt sollte daher nie gelöscht werden. Falls Sie glauben, ein Projekt nicht mehr zu benötigen, setzen Sie es inaktiv, damit bleiben alle damit verbundenen Daten erhalten.!!!!!! 5. Beendete Projekte Wenn Sie ein Projekt beendet haben, setzen Sie es im Feld Status auf inaktiv so bleiben alle Daten erhalten und Sie könne es jederzeit wieder holen. Wenn Sie ein Projekt inaktiv setzen, werden gleichzeitig alle Teilprojekte und Arbeitstasks inaktiv gesetzt. Projekte Seite 21

22 6. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 6.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 1. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 2. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 3. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Projekte Seite 22

23 7. Zusätzliche Funktionen der Projekte Unter dem Menu Projektverwaltung finden Sie folgende zusätzlichen Funktionen für die Projekte: 7.1 Suche eingrenzen Falls Sie ein Projekt nach bestimmten Kriterien suchen wollen, können Sie die Suche eingrenzen. Beim Öffnen des Fensters Suche eingrenzen sind einige Grundeinstellungen bereits eingetragen. Sie können diese übernehmen oder ändern und mit Ihren Suchkriterien ergänzen. Nachdem Sie alle Kriterien eingetragen haben, bestätigen Sie mit OK. Damit werden die mit diesen Angaben gefunden Projekte auf dem Bildschirm dargestellt. Wenn Sie das Fenster das nächste Mal öffnen, erscheinen alle zuletzt verwendeten Optionen. Die Felder leeren Sie mit dem Button Auf Grundeinstellungen zurücksetzen. Projekte Seite 23

24 7.2 Projektdaten kopieren Wenn Sie Projekte kopieren möchten, machen Sie das über den Befehl Projektdaten kopieren. Es öffnet sich nun dieses Fenster: Wählen Sie das Projekt, welches Sie kopieren möchten (Quell-Projekt) 2. Wenn Sie bereits ein neues Projekt eröffnet haben und nur noch Adressen, Offerten etc. kopieren möchten, wählen Sie nun das bereits eröffnete Projekt unter Ziel- Projekt. 3. Falls Sie noch kein neues Projekt eröffnet haben, lassen Sie das Feld Ziel-Projekt leer. Es wird dann automatisch ein neues Projekt eröffnet. 4. Wählen Sie nun, ob Sie auch die Teilprojekte des Quell-Projektes kopieren möchten. 5. Bestimmen Sie, welche Daten vom Quell-Projekt übernommen werden sollen. 6. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, bestätigen Sie mit OK. Projekte Seite 24

25 7. Es öffnet sich nun das neu eröffnete Projekt: 8. Das neue Projekt wird dem gleichen Hauptprojekt wie das Quell-Projekt zugewiesen. Weisen Sie das neue Projekt dem richtigen Hauptprojekt zu. 9. Ändern Sie Projektkurzbezeichnung und Projektzeile 1, je nach Bedarf müssen Sie auch die restlichen Projektzeilen anpassen. 10. Passen Sie die restlichen Angaben an. 11. Falls Sie die Teilprojekte auch mitkopiert haben, müssen Sie in den kopierten Teilprojekten die Änderungen auch durchführen, da diese nicht automatisch vom Projekt übernommen werden, sondern so wie im Quell-Projekt eingetragen, übernommen werden. Projekte Seite 25

26 7.3 Offertdaten in Vertragsdaten Mit diesem Befehl können Sie eine Offerte direkt in einen Vertrag umwandeln. Die bestehenden Daten der Offerte werden übernommen und können im entsprechenden Projekt im Register Verträge angepasst und geändert werden. 7.4 Projektindex anpassen Individuelle Indexierung der Projekte, damit die Rechnungsindexierung mit der Projektindexierung identisch ist. 7.5 Kalkulation starten Startet die Projektkalkulation. 7.6 Telefon wählen Sofern die technische Ausrüstung es erlaubt, wird mit dem Befehl Telefon wählen die Telefonnummer des angewählten Datensatzes angerufen. Wenn Sie sich in der Hauptadresse befinden, wird die Hauptnummer der Firma, bei den Personen die direkte Durchwahl eingestellt. Falls mehrere Nummern vorhanden sind, können Sie die gewünschte markieren und dann wählen aufrufen Sofern die technische Ausrüstung es erlaubt, wird mit aufrufen direkt ein Mail an die Adresse des angewählten Datensatzes gestartet. Wenn Sie sich in der Hauptadresse befinden, wird die Haupt-Mailadresse der Firma, bei den Personen die Mailadresse der jeweiligen Person generiert. Sie können dieses generierte Mail dann in Outlook fertig schreiben und versenden. 7.8 Homepage aufrufen Mit dem Befehl Homepage aufrufen wird die Homepage des aktuellen Datensatzes gestartet. Dies natürlich nur, wenn eine Homepage-Adresse erfasst wurde und vom PC aus eine Internetverbindung besteht. 7.9 Projekte verrechenbar Über diesen Menupunkt können Sie definieren, ob die angewählten Projekte im Verrechnungsassistenten mit der Bemerkung zu verrechnen ja / nein, erscheinen. Sie können mit diesem Befehl mehrere Projekte gleichzeitig markieren und bearbeiten. Wenn Sie nur ein Projekt auf verrechenbar setzen möchten, können Sie dies auch direkt im Projekt selber machen. Projekte Seite 26

27 7.10 Budgetkontrolle berechnen Hier gelangen Sie in die Auswertung für die Budgetkontrolle des Projektes. noch genauer beschreiben 7.11 Projektinfo Mit diesem Befehl gelangen Sie in die Finanzinfos des betreffenden Projektes. Es stehen Ihnen dabei 2 Register zur Verfügung: ein Vergleich mit dem Budget mit den entsprechenden Auswertungen eine Nachkalkulation mit den entsprechenden Auswertungen In den Finanzinfos werden alle Zahlen des ausgewählten Projektes angezeigt. Wenn Sie die Zahlen der in diesem Projekt vorhandenen Teilprojekte auch anzeigen möchten, setzen Sie das Häckchen im Kästen Projekt und Teilprojekt addieren mit Budgetvergleich Projekte Seite 27

28 mit Nachkalkulation Projekte Seite 28