ZEIT BASISSCHULUNG. 14/03/13 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 14/03/13, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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3 INHALT 1. STAMMDATEN... 5 Tagesmodelle... 5 Pausenmodelle... 8 Wochenmodelle Schicht-/Dienstpläne Planungsgruppen Rundungsmodelle Buchungsarten Abrechnungsgruppe Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Ausweise Mitarbeiter Anlage neue Mitarbeiter Historischer Mitarbeiterstamm Dienstverhältnisse Anzeige Aktive/Ausgeschiedene Personen Mitarbeitergruppen BUCHEN Zeiterfassung/Zeiterfassung TOUCH Zeiterfassung Zeiterfassung TOUCH Zeitbuchungen bearbeiten Zeitsalden Antrag auf Abrechnungsfreigabe Monatsabschluss Urlaubs-/ZA-Antrag Übungsbeispiel PLANUNG/DIENSTPLAN Planungsübersicht Dienstplan Ausdruck Dienstplan AUSWERTUNGEN Soll-/Iststunden Soll-/Iststundenübersicht Soll-/Iststunden eines Mitarbeiters Kontrollen Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Fehlerprotokoll Kernzeitverletzungen Genehmigungsprüfungen Abweichung Originalzeiten NLZ Bestätigungen An-/Abwesenheitsliste Gegenüberstellung produktive/unproduktive Stunden KORE-Auswertung Auswertungsdesigner Zeitbuchungen mit Bewertung DATENDRANSFER Export für Lohnverrechnung Überleitung der Kostenverteilung Überleitung der Gutstunden in die LV /106

4 Überleitung Kostenrechnung NTCS Überleitung Leistungserfassung NTCS Automatische Überleitung von Nichtleistungszeiten Automatische Überleitung von Leistungs- und/oder Nichtleistungszeiten Anzeige der Zeitbuchungen/Restzeit in der LEA Variabler Buchungsimport Kaba-Benzing Importschnittstelle Gantner Importschnittstelle /106

5 1. STAMMDATEN In diesem Menüpunkt sind sämtliche Stammdaten (Mitarbeiter, Arbeitszeitmodelle, Buchungsarten, Schicht-/Dienstplan, usw. enthalten. Somit werden hier die Grundeinstellungen der Zeiterfassung vorgenommen. Die Stammdaten untergliedern sich in: Tagesmodelle Tagesmodelle werden für die Anlage der unterschiedlichen Wochenmodelle benötigt. Durch die Anlage der Tagesmodelle bauen Sie sich einen Baukasten für die Wochenmodelle. Bei den Tagesmodellen muss die Sollarbeitszeit inkl. Pause (wenn eine Pause erwünscht ist) mit der Sollarbeitszeit-von und Sollarbeitszeit-bis Zeit zusammenstimmen. Funktion Tagesmodell prüfen nicht vergessen! Durch diese Funktion kann die Anlage des neuen Tagesmodells überprüft werden. Wann muss ein neues Tagesmodell angelegt werden? Je unterschiedlicher Pause oder je unterschiedlicher Kernzeit muss ein neues Modell angelegt werden. Die Sollarbeitszeit von/bis ist als fiktive Arbeitszeit zu sehen. Somit müssen Tagesmodelle mit der identen Sollarbeitszeit + Pausen nur einmal angelegt werden. Standardfeldauswahl: Morgen von/bis/auf RMNr runden Hier kann der Rahmen für die Morgenrundung eingetragen werden. Beispiel: VON 06:00 BIS 06:30 AUF 06:30 Uhr Somit rundet das System automatisch (egal ob ein Rundungsmodell am Mitarbeiter hinterlegt ist) in diesem Zeitraum immer auf 06:30 Uhr. Hier kann pro Tagesmodell ein unterschiedliches Rundungsmodell hinterlegt werden. 5/106

6 Ist-Stundenzuordnung Reicht das Tagesmodell über Mitternacht, wird damit bestimmt, zu welchem Tag die Iststunden gerechnet werden. Nicht auf die Zuordnung der Pausenmodelle vergessen! Funktion Tagesmodell prüfen 6/106

7 Iststunden zum Endetag (Tagesmodell): Mit dieser Einstellung werden die gebuchten Iststunden/Sollstunden (Dienstplan) zum Endetag der Buchung (laut Zugehörigkeitsdatum) gerechnet. So. 22:00 Mo. 06:00 Uhr sämtliche Stunden werden zum Montag gerechnet; Sollte der/die Mitarbeiter/in ein Tagesmodell von 08:00 bis 17:00 Uhr haben, bewirkt die Einstellung Iststunden zum Endetag nichts. Ebenso wenn der/die Mitarbeiter/in einmal über Mitternacht arbeiten würde. Diese Einstellung macht nur dann Sinn, wenn das Tagesmodell auch im Stamm über Mitternacht reicht (z. B. 20:00 04:00 Uhr). Sollzeit am Tagesmodell: Gebuchte Zeit: 22:00 06:00 Uhr So. 22:00 23:30 Uhr Aufgrund der Einstellungen am Tagesmodell (Iststundenzuordnung = zum Endetag und der hinterlegten Sollzeit von/bis) werden diese Stunden ebenfalls zum Montag gerechnet und nicht zum Sonntag. Unterschied Stunden-Minuten und Industrieformat : 30min sind im Industrieformat 0,50 (30 / 60) 0,50 im Industrieformat sind 30min (0,5 * 60) Iststunden zum Beginntag (Tagesmodell): Mit dieser Einstellung werden die gebuchten Iststunden/Sollstunden (Dienstplan) zum Beginntag (laut Zugehörigkeitsdatum) der Buchung gerechnet. Mo. 22:00 Di. 06:00 Uhr sämtliche Stunden werden zum Montag gerechnet; Sollte der/die Mitarbeiter/in ein Tagesmodell von 08:00 bis 17:00 Uhr haben, bewirkt die Einstellung Iststunden zum Beginntag grundsätzlich nichts. Als Standard wird vom System vorgeschlagen Fix am Beginntag. Die Einstellung tagesbezogen macht keinen Sinn wenn das Tagesmodell über Mitternacht (z. B. 22:00 06:00 Uhr) geht. Bei Tagesmodellen, die nicht über Mitternacht gehen, kann es eine Einstellungsmöglichkeit sein. Da hier ein Schnitt ab Mitternacht erfolgt. 7/106

8 Pausenmodelle In den Pausenmodellen können sämtliche in einem Betrieb vorkommende Pausen angelegt werden. Im Anschluss können die definierten Pausen den einzelnen Tagesmodellen zugeordnet werden. Diese Zuordnung erfolgt über die Funktion Pausenmodellzuordnung im Stammdatenprogramm Tagesmodelle! Beispiele für unterschiedliche Pausenmodelle: Es gilt die allgemeine Regelung, dass ab 6h eine Pause automatisch mit einer halben Stunde verbucht wird (standardmäßig 14:00 14:30 Uhr hinterlegt). Bucht der Mitarbeiter selbst über die Buchungsmaske die Pause, so zählt diese. Ansonsten wird definitiv nach 6 Stunden (ab eingebuchtem Arbeitsbeginn) eine Pause automatisch gebucht. 8/106

9 Mittagspause wird automatisch gebucht. Erfolgt in der Zeitspanne Abziehen von/bis eine manuelle Buchung, so wird diese Zeit für die Pause angerechnet (bei Unterschreitung Verlängerung). Zusätzlich wird geprüft, ob am Tag mindestens 6 Stunden gearbeitet worden sind. Sollte dies nicht erfüllt sein, wird keine automatische Pause abgezogen! Es wird automatisch nach der Dauer von 6 Stunden (in einem Stück) fix eine Pause abgezogen. Sollte die Istzeit 06 h 15 min betragen, werden nur die 15 Minuten als Pause gerechnet, durch das Kennzeichen max. auf Abzug nach kürzen. 9/106

10 Standardfeldauswahl: Pause von Pause bis Erlaubt von Erlaubt bis Abziehen von Abziehen bis Abzug nach Kz Abzug nach Pausenanfangszeit: Ab dieser Zeit wird die Pause gebucht. Pausenendezeit: Bis zu dieser Uhrzeit wird die Pause eingebucht Von-Uhrzeit des Zeitraumes, in dem bei einem automatischen Pausenabzug geprüft wird, ob eine Stempelung vorhanden ist. Wenn ja, erfolgt kein automatischer Abzug. Bis-Uhrzeit des Zeitraums, in dem bei einem automatischen Pausenabzug geprüft wird, ob eine Stempelung vorhanden ist. Wenn ja, erfolgt kein automatischer Abzug. Innerhalb der Abziehen-Von- & Abziehen-Bis-Zeit darf die Pause abgezogen werden Innerhalb der Abziehen-Von- & Abziehen-Bis-Zeit darf die Pause abgezogen werden Prüfung, ob eine Mindestdauer der Anwesenheit gegeben sein muss, damit die Pause abgezogen wird (z. B. erst nach 6 Stunden). Das "Kennzeichen Abzug nach" ist mit dem Feld "Abzug nach" verknüpft. Die Dauer kann folgendermaßen geprüft werden: Pausencode Hier erfolgt die Automatisierung des Pausenabzuges. Folgende Möglichkeiten sind einstellbar: Pause abziehen immer Steuert, ob auch bei einer Umbuchung im Pausenzeitraum (z. B. Kostenstellenwechsel) die Pause abgezogen wird. 10/106

11 Beim SZ-Aufbuchen ignorieren Ist das Kennzeichen gesetzt, wird die Pause beim Aufbuchen der Tages-Sollzeit ignoriert. Muss im Tagesmodell ebenso berücksichtigt weden. Max. auf Abzug nach kürzen Die Pausendauer wird maximal auf die Dauer des Kennzeichens Abzg. nach gekürzt. Teilzeittagesmodell mit 4 Stunden Sollarbeitszeit. Wenn mehr als 6 Stunden gearbeitet werden, soll maximal eine halbe Stunde Pause abgezogen werden. Die Arbeitszeit soll nicht kürzer sein als 6 Stunden, da ansonsten dem Mitarbeiter Iststunden gekürzt werden. Wochenmodelle Im Stammdatenprogramm Wochenmodelle werden die zuvor angelegten Tagesmodelle zu einem Arbeitszeitmodell zusammengefügt. Die Wochenmodelle können im Mitarbeiterstamm den Mitarbeitern zugeordnet werden. Wochenmodelle dienen somit als Basis für die Wochensollarbeitszeit der Mitarbeiter/innen. 11/106

12 Es ist zwingend notwendig, dass jedem Tag ein Tagesmodell zugeordnet wird. Für Frei-Tage müssen separate Tagesmodelle ohne Sollzeit angelegt werden. Wenn am Mitarbeiter das Wochenmodell hinterlegt wird, ist dieses als starres Modell anzusehen. Der Mitarbeiter hat genau an den definierten Tagen eine Sollarbeitszeit. Wird an einem Tag mit Sollzeit nicht gearbeitet, bedeutet dies MINUSSTUNDEN. Wenn der Dienstnehmer anstatt Montag am Samstag arbeitet, hat er hier keine Sollarbeitszeit. Sonderfunktion Wochenmodell Wenn Dienstnehmer ihre Arbeitszeit innerhalb der Woche an 7 Tagen erbringen können, sprich keine fixe Einteilung der Sollstunden besteht, kann ein flexibles Wochenmodell eingerichtet werden. Der Mitarbeiter kommt am Montag nicht, somit würde er ohne das flexible Wochenmodell an diesem Tag MINUSSTUNDEN haben. Kommt er am Samstag für Montag, wären es PLUSSTUNDEN. Durch das flexible Wochenmodell wird die Sollzeit automatisch von Montag auf Samstag verschoben, wenn der Dienstnehmer am Samstag bucht. 12/106

13 Schicht-/Dienstpläne Wenn die Wochenmodelle angelegt sind und ein Dienstnehmer eventuell im Schichtrad (2er oder 3er- Schicht), 2-Wochen-Rhythmus oder nach einer freien Schichterkennung arbeitet, muss zusätzlich ein Schicht-/Dienstplan angelegt werden. Somit erkennt das Programm aufgrund der Einbuchung, zu welcher Schicht der Dienstnehmer zu rechnen ist. Dies ist notwendig, um beispielsweise die richtige Zulage (Nachmittagszulage, Nachtschichtzulage) ermitteln zu können. Es wird zwischen automatischer Schichterkennung und fixem Wochenrhythmus unterschieden. Automatische Schichterkennung Für die automatische Schichterkennung muss das Schichtmodell angelegt werden mit der zugehörigen Zeit, ab wann der Mitarbeiter welcher Schicht zugeordnet werden soll. Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Anlage der Bezeichnung des Schichtmodells Festlegung des Beginntags (Montag!) Definition der sieben Wochentage (Montag bis Sonntag) ohne Hinterlegung einer bestimmten Tagesmodellnummer (max. am Samstag und Sonntag, wenn frei ist) Hinterlegung des Zeitfensters für die Zuordnung der Schicht Fixer Wochenrhytmus: Für z. B. abwechselnd Lange/Kurze Woche muss einmal der 14-tägige Wochenrhythmus definiert werden: Schritt 1: Anlage der Bezeichnung des Schichtmodells Schritt 2: Festlegung des Beginntags (Montag!) Schritt 3: Hinzufügen von Tages- oder Wochenmodellen 13/106

14 Hier wird einmal jene Reihenfolge definiert, die sich dann immer wieder (ab dem Beginndatum) wiederholt. Es können entweder die einzelnen Tage nacheinander erfasst werden, oder z. B. ein ganzes Wochenmodell hinzugefügt werden (z. B. Lange Woche, kurze Woche). 14/106

15 Planungsgruppen In diesem Stammdatenprogramm erfolgt die Anlage der unterschiedlichen Planungsgruppen für eine komfortable Erstellung von Dienstplänen. Durch die Gruppierung nach Mitarbeiter und Tagesmodell werden im Dienstplan und in der Planungsübersicht automatisch die Daten gefiltert. Somit sieht der Planer im Dienstplan nur seine Mitarbeiter und die dafür notwendigen Tagesmodelle um den Dienstplan erstellen zu können. Ebenfalls kann auf den Planungsgruppen Mindestbesetzungen definiert werden. Die Planungsgruppen können automatisch erzeugt werden, wenn auf der Planungsgruppe die Abteilung hinterlegt wird. Durch diese Hinterlegung wird das Mitarbeiterfeld Abteilung für die Zuteilung berücksichtig. Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, ist dieser sofort in der jeweiligen Planungsgruppe ersichtlich. Natürlich kann zusätzlich auch eine manuelle Zuteilung erfolgen. Durch diese Funktionen kann die Zuteilung durchgeführt werden! 15/106

16 Welche Einstellungsmöglichkeiten können getroffen werden? Abteilung Wenn auf der Planungsgruppe die Abteilung hinterlegt wird, werden automatisch alle Mitarbeiter dieser Abteilung der Planungsgruppe zugeteilt (optische Darstellung - Mitarbeiterzuordnung - erfolgt nicht). Sobald sich die Abteilung im Mitarbeiterstamm ändert, wird der Mitarbeiter automatische der neuen Planungsgruppe zugeteilt. Zusätzlich können über die Funktion "Mitarbeiterzuordnung" zusätzliche hinzugefügt werden (z. B. Springer). Mindestbesetzung Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt, sobald eine Mindestbesetzung für die Planungsgruppe erstellt ist. Sollzeit über Mitternacht Durch das Kennzeichen wird auf einem Blick ersichtlich, für welche Planungsgruppe bereits eine Mindestbesetzung hinterlegt ist. Werden Sollarbeitszeiten über Mitternacht eingegeben, dann wird hier entschieden, zu welchem Tag die Sollarbeitszeit gerechnet wird. Beispiel 1: Geplante Sollarbeitszeit vom 15. bis 16. des Monats. Kennzeichen "Sollzeit über Mitternacht" ist auf Variante 1 (Aktueller bis nächster Tag) eingestellt. Ergebnis: Sollzeit zählt zum 16. Beispiel 2: Geplante Sollarbeitszeit vom 15. bis 16. des Monats. Kennzeichen "Sollzeit über Mitternacht" ist auf Variante 2 (Vortag bis aktueller Tag) eingestellt. Ergebnis: Sollzeit zählt zum /106

17 Stundenraster von/bis Rahmen des Stundenrasters im Dienstplan. Wird nur ersichtlich, wenn bei der Erstellung des Dienstplans folgende Ansichtvarianten verwendet werden: - Stundenansicht - Stundenansicht mit Datensatzgruppierung - Stundenansicht mit grafischer Planung Das Stundenraster kann je Planungsgruppe unterschiedlich eingestellt werden (je Arbeitszeiten der zugeordneten Mitarbeiter). Beispiel: Geplante abziehen Pausen Stundenraster von bis Uhr! Sind Sollarbeitszeiten geplant und ein Mitarbeiter bucht nur am Morgen ein und am Abend aus, dann kann eine geplante Arbeitsunterbrechung automatisch von der Zeitbuchung abgezogen werden. Dieser Abzug wird sofort beim Ausbuchen des Mitarbeiters in der BMD- Buchungsmaske ersichtlich. Mehrere TM je Tag Wenn mehrere Tagesmodelle je Tag geplant werden, kann hiermit die Bewertung definiert werden. Mindestbesetzung Stamm inkl. Es werden nicht nur geplante Tagesmodelle und Arbeitszeiten für die Mindestbesetzungen berücksichtigt, sondern auch das am Mitarbeiter hinterlegte Wochenmodell bzw. der Schicht-/Dienstplan. 17/106

18 Rundungsmodelle Bei den Rundungsmodellen kann die jeweilige Rundung der Zeitbuchungen definiert werden. Rundungsmodelle können auf unterschiedliche Stammdaten hinterlegt werden. Die Rundung erfolgt in folgender Reihenfolge und immer mit der Buchungsart, die neu begonnen wird. Wurde eine passende Rundung gefunden, so werden nachfolgende Rundungen nicht mehr beachtet. Prioritätenreihenfolge: 1. Rundungsmodell auf Buchungsart a. Sonderfall z. B. für minutengenaue Mittagspause b. Auf der MP ist ein Rundungsmodell hinterlegt auf der NB nicht i. Buchen von NB auf MP minutengenau, weil auf der MP hinterlegt ist. ii. Buchen von MP auf NB minutengenau, weil auf der MP ein RMD hinterlegt ist und auf NB nicht. 2. Tagesmodell (Morgen-/Abendrundung Von-Bis-Auf) 3. Rundungsmodell auf Tagesmodell 18/106

19 5. Filiale a. Am Terminal (für alle Importe plus Buchungsmaske) b. Am Mitarbeiter Zuerst werden die Sondertage überprüft, die dem Filial- Wochenmodell zugeordnet sind, danach wird vom Filial- Wochenmodell das Tagesmodell ermittelt und laut diesem gerundet. 6. Sondertage laut Mitarbeiter-Wochenmodell 7. Rundungsmodell am Mitarbeiter Buchungsarten Durch die Anlage diverser Buchungsarten können Sie die Zeiten verschieden zuordnen und somit auch getrennt auswerten. Standardmäßig werden die Nichtleistungszeiten getrennt ausgewiesen, während bei den produktiven Zeiten meist nur zwischen Normalbuchung und Dienstfahrt unterschieden wird. Grundsätzlich können allerdings beliebig viele Buchungsarten angelegt werden. 19/106

20 Welche Einstellungsmöglichkeiten können getroffen werden? Online Web-Buchungsart Online-beantragen Anwesenheits-BA Erreichbarkeits-BA RM-Nr. Saldokennzeichen Bestätigungspflichtig Bestätigung BA-Nr. Auto-Buch-KZ Termin-Kz-Nr. Tätigkeit Kennzeichen ob die Buchungsart in der Buchungsmaske angezeigt werden soll (bebucht werden darf). Das Kennzeichen bestimmt, welche Buchungsarten in der Web- Buchungsmaske der Zeiterfassung angezeigt werden (bebucht werden können). Die Buchungsart kann über IntraWeb und die Buchungsmaske beantragt werden (Urlaubs-/ZA-Antrag). Gibt an, ob ein Mitarbeiter der auf dieser Buchungsart eingebucht, anwesend ist. Gibt an ob ein Mitarbeiter der auf dieser Buchungsart eingebucht, erreichbar ist Hier kann für diese Buchungsart ein Rundungsmodell hinterlegt werden. Hier kann entschieden werden ob diese Buchungsart Zur Istzeit/Nicht zur Istzeit gerechnet wird. Zur Istzeit = bezahlt Nicht zur Istzeit = nicht bezahlt Damit kann definiert werden, ob diese Buchungsart zuerst bestätigt werden muss (z. B. Arztbuchung). Nach der Genehmigung in der NLZ-Bestätigung wird die Dauer auf diese Buchungsart automatisch umgebucht. Automatisches Aufbuchen ab Sollanfang, bis Sollende bzw. mit Dauer. Dieses Kennzeichen ist einerseits notwendig um die Genehmigung zu aktiveren und andererseits um die Verbindung zum Terminkalender (Organizer) herzustellen. Somit werden geplante Termine in die Zeiterfassung und umgekehrt übernommen. Die Tätigkeit muss auf der Buchungsart hinterlegt werden, wenn Zeiten aus der Zeiterfassung automatisch in die Leistungserfassung übergeleitet werden sollen. 20/106

21 Abrechnungsgruppe In den Abrechnungsgruppen kann der Abrechnungszeitraum für die Zeiterfassung definiert werden. Pro Mitarbeiter kann die Abrechnungsgruppe im Mitarbeiterstamm hinterlegt werden. Somit können beispielsweise Arbeiter verschoben (15. bis 14. des Folgemonats) und Angestellte monatsweise abgerechnet werden. Wenn keine Abrechnungsgruppe angelegt ist, rechnet das System automatisch die Zeiterfassung monatsweise ab (1. bis Letzten des Monats). 21/106

22 Mit der Funktion Zeiträume anlegen können automatisch für das gesamte Jahr die Zeiträume angelegt werden. Es muss beim Von-/Bis-Datum nur die Abrechnungsperiode (z. B. 15. bis 14. des Folgemonats) definiert werden. Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Durch die Hinterlegung des Prüfschemas am Mitarbeiter können die hier definierten Prüfungen ausgewertet werden. Bevor ein Prüfschema im Mitarbeiterstamm zugeteilt werden kann, muss dieses unter dem Menüpunkt AZG/ARG-Prüfschemen angelegt werden. In der AZG/ARG-Prüfschemenübersicht können die einzelnen Kriterien des Schemas definiert werden. 22/106

23 Im Moment sind in der Zeiterfassung reine Standardprüfungen implementiert. Diese Prüfungen werden aber in der Zukunft selbstverständlich weiterentwickelt. Welche Prüfungen gibt es? a) b) Hier kann die maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche definiert werden. Hier können folgende Einstellungen für die Prüfung getroffen werden: c) 23/106

24 Ausweise In diesem Stammdatenprogramm werden die Ausweise für die Zeiterfassung angelegt. Durch die Ausweise ist das Buchen in der Zeiterfassung möglich. Somit benötigt jeder Mitarbeiter einen gültigen Ausweis, um Zeitbuchungen erstellen zu können. Im Normalfall ist die Personalnummer mit der Ausweisnummer ident, wenn keine externen Terminals (z. B. Kaba-Benzing, Gantner, PCS, usw.) im Einsatz sind. Die Anlage der Ausweise kann ohne externe Terminals, mittels Parametereinstellung automatisiert werden. Durch diese Einstellung werden die Ausweise mit der Mitarbeiternummer angelegt, nach der Anlage des Mitarbeiters erstellt. Den Parameter Ausweisnummer = Mitarbeiternummer ist unter den Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büro-Parameter und dort unter Einstellungen für Zeiterfassung (bei Punkt 1) zu finden. 24/106

25 Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Historische Ausweise Mit dieser Funktion bekommen sie einen Überblick über alle historischen Ausweise. Ausweis Historische verschieben Mitarbeiter Ausweis in Ausweise ohne Mit dieser Funktion können bestehende Ausweise in die historischen Ausweise verschoben werden. Durch diese Verschiebung kann der verschobene Ausweis für einen neuen Mitarbeiter verwendet werden. In Anschluss ist dieser Ausweis unter den Aktiven nicht mehr sichtbar. Mit dieser Funktion bekommen sie die Information welche Mitarbeiter/innen keinen Ausweis zugewiesen haben. Buchungsarten zuordnen Mit dieser Funktion können Buchungsarten dem Ausweis zugeteilt werden. Der jeweilige Ausweis kann im Anschluss nur auf diese definierten Buchungsarten Zeiten erfassen. Ebenso werden auch rein diese in der Buchungsmaske angezeigt. Terminals zuordnen Daten auf alle übernehmen Ausweise für alle Mitarbeiter anlegen Mit dieser Funktion können Terminals dem Ausweis zugeteilt werden. Somit kann definiert werden, welcher Ausweis am Terminal buchen kann. Diese Funktion ermöglicht nur die Einschränkung, es kann nicht definiert werden, wann der Ausweis am Terminal buchen kann. Um diese Funktionalität zu erhalten, muss das Zusatzmodul Zutrittskontrolle erworben werden. Mit dieser Funktion können die Daten des Standardausweises (z. B. Abfrage Dimension, Abfrage Kostenstelle/Kostenträger, Gültig ab, Passwort, usw.) auf bestimmte Ausweise (Auswahlmöglichkeit) übernommen werden. Mit dieser Funktion können für alle Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterstamm automatisch Ausweise angelegt werden (Ausweisnummer ident mit Mitarbeiternummer). 25/106

26 Welche Einstellungsmöglichkeiten können getroffen werden? Passwort Gültig ab/bis Wegzeit Morgen/Abend Abfrage Kostenstelle Mit dieser Funktion bekommen sie einen Überblick über alle historischen Ausweise. Der Ausweis ist innerhalb dieses Zeitraumes gültig. Somit kann der Dienstnehmer Buchungen vornehmen. Hier kann die Dauer der "Wegzeit-Morgen/Abend" erfasst werden, die der Dienstnehmer gutgeschrieben bekommt. Morgen und Abend ist separat steuerbar. Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach der Kostenstelle relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: Abfrage Kostenträger Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach dem Kostenträger relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: Abfrage Dimension Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach der Dimension relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: Abfrage Projekt Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach dem Projekt relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: Abfrage Geschäftsbereich Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach dem Geschäftsbereich relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: Abfrage Tätigkeit Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach der Tätigkeit relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: 26/106

27 Abfrage KORE-Abt-Nr. Kennzeichen ob bei diesem Ausweis die Abfrage nach der KORE- Abteilung relevant ist. Folgende Einstellmöglichkeiten sind möglich: In Suchroutine zeigen Pincode Mit diesem Kennzeichen kann entschieden werden, ob der Ausweis in der Suchroutine angezeigt wird. Hinterlegen Sie hier den Pincode, der notwendig ist, um die BMD- Buchungsmaske schließen zu können. Für die Zuordnung der zusätzlichen Eigenschaften der Ausweise können nach der ersten Anlage eines Musterausweises die gleichen Einstellungen auf die anderen kopiert werden. Funktion Daten kopieren von einem Musterausweis: Daten auf alle übernehmen 27/106

28 Mitarbeiter In der Zeiterfassung gibt es keinen eigenen Mitarbeiterstamm, sondern es wird der zentrale der NTCS verwendet. Für die Zeiterfassung sind jedoch, einzelne Felder zu befüttern. Für die Erstübernahme des Mitarbeiterstammes gibt es drei mögliche Varianten: 1. Personalstamm aus Lohnverrechnung übernehmen 28/106

29 2. Personalstamm mittels CSV-Import importieren Für diese Importvariante muss der variable Personenimport verwendet werden. 3. Personalstamm aus 5.5 Zeiterfassung übernehmen Durch das automatische Übernahmeprogramm werden sämtliche Mitarbeiter aus der 5.5 in die NTCS Zeiterfassung übernommen. Als Eintrittsdatum wird das Gültig Von-Datum vom Ausweis verwendet. Sollte kein Datum definiert sein, wird das Eintrittsdatum in der NTCS mit befüllt. 29/106

30 Anlage neue Mitarbeiter Neue Mitarbeiter werden in der Lohnverrechnung (BMD) angelegt, falls diese beim Kunden im Einsatz ist, und werden dann automatisch beim Start der NTCS in die Zeiterfassung übernommen. In der NTCS Zeiterfassung muss dem Mitarbeiter zusätzlich einzelne Stammdatenfelder zugeordnet werden. Folgende Felder sind für die Zeiterfassung im Stamm relevant: - Bewertungsmodell - Wochenmodell - Position - Abteilungsleiter - Geschäftsführer - Stellvertreter des MA - Abteilung - Abrechnungsgruppe - Kostenstelle - Kostenträger - Religion - Rundungsmodell - Schicht-/Dienstplan - Sollzeit aufbuchen - - Anzeige Zeiterfassung Historischer Mitarbeiterstamm Bei jedem Feld, wo Sie das Kennzeichen davor sehen, wird die Historie automatisch bei einer Änderung befüttert. Sie brauchen nur das gewünschte Ab-Datum eintragen. 30/106

31 Das bereits hinterlegte Modell wird somit mit Gültig bis begrenzt. Der aktuelle Wert ist dann am Mitarbeiterstamm ersichtlich. Es ist auch möglich für die Zukunft bereits Änderungen zu erfassen. Um zu erkennen, dass zukünftige Werte bereits hinterlegt sind, wird das Feld grün eingefärbt (siehe Bild oben Bewertungsmodell). Es kann bei diesen Feldern die Historie auch angesehen werden. Es muss dazu am Feld stehend entweder Extras Feldhistorie ausgewählt werden oder der Shortcut Strg + F. Im Mitarbeiterstamm sind die historischen Daten und die Dienstverhältnisse des Mitarbeiters eingeblendet Dienstverhältnisse Wenn ein Mitarbeiter wieder in die Firma eintritt wird beim DN ein neues Dienstverhältnis automatisch angelegt. Wenn der Mitarbeiter in Karenz geht (oder sonstige Austritte wie Bundesheer, Mutterschutz, ) muss das Dienstverhältnis manuell beendet werden und bei der Rückkehr wieder neu begonnen werden. Somit können Sie diese Historie auch immer nachvollziehen. 31/106

32 Folgende Felder müssen befüttert werden: - Beginn (Wiedereintritt) - Ruhend Kennzeichen Anzeige Aktive/Ausgeschiedene Personen Hier können Sie zwischen den Anzeigen umschalten. Sobald ein Austrittsdatum beim Mitarbeiter eintragen wird, wird dieser nur mehr bei den Ausgeschiedenen angezeigt. Sollte das Austrittsdatum in der Zukunft liegen, wird der Mitarbeiter bis zu diesem Zeitpunkt im AKTIVEN und im Anschluss im INAKTIVEN-Mitarbeiterstamm angezeigt (Stapel beim Austritt deaktiveren ). 32/106

33 Mitarbeitergruppen Um für Auswertungen Mitarbeiter fixen Gruppen zuzuordnen, kann mit den Mitarbeitergruppen gearbeitet werden. 2 1 Anlage neuer Gruppen mit F5 zu der jeweiligen, wo die Markierung aktiv ist. Für die Anlage einer neuen Hauptgruppe in die Gruppenverwaltung (1) einsteigen. Personenzuordnung (2) erfolgt über die einfache Selektion. 33/106

34 Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer automatischen Zuordnung der Personen zur Mitarbeitergruppe. Hierfür muss folgende Einstellung gesetzt werden: In der Feldauswahl kann nun entschieden werden nach welchen Kriterien die Zuteilung erfolgen soll! 34/106

35 2. BUCHEN Im Menüpunkt Buchen sind alle relevanten Programme für die Erstellung und Bearbeitung von Buchungsvorgängen und der Beantragung von Genehmigungen und Abrechnungsfreigaben. Zeiterfassung/Zeiterfassung TOUCH Bei diesen Programmen handelt es sich um zwei Online-Buchungsmasken, wobei Sie die Buchung sofort in der BMD Zeiterfassung sehen, ohne einen Import durchführen zu müssen Zeiterfassung Für das Erstellen von ONLINE-Buchungen in der Zeiterfassung wählen Sie im Menü Buchen den Punkt Zeiterfassung/Zeiterfassung TOUCH aus oder verwenden das Symbol in der Symbolleiste. Mit diesen beiden Programmen können die Mitarbeiter sich in der Zeiterfassung anmelden und abmelden. Nach Eingabe der Ausweisnummer wird die Buchungsart abgefragt und diese bestätigt. Bei nochmaliger Bestätigung wird die Buchung gespeichert, der Mitarbeiter ist somit in der Zeiterfassung eingebucht. Sämtliche Buchungsarten die angezeigt werden, können in den Stammdaten Buchungsarten über das Feld Online gesteuert werden. 35/106

36 Links unten sind als Information für den Mitarbeiter die Sollstunden vom Tag/Monat angegeben und der momentane Saldo (aktueller Tag ist mitberücksichtigt). Es kann beim Mitarbeiter auch ein Foto hinterlegt werden, das dann beim Buchen aufscheint. Zusätzlich können in den Parametern verschiedenste Salden ausgewählt werden, die dann über den Info-Button (F8) angezeigt werden können. Soll der Antrag für Urlaub und ZA elektronisch erfolgen, so kann mit der Funktion Url/ZA-Antrag dies über die Buchungsmaske beantragt werden (Achtung Buchungsart muss dementsprechend gekennzeichnet sein.). Eine weitere Funktion ist, dass offene Buchungen vom Vortag am nächsten Tag abgeschlossen werden (sofern dies in den Parametern eingestellt wurde). Das System prüft die offene Endezeit und gibt folgende Meldung aus: 36/106

37 Zeiterfassung TOUCH In der Zeitbuchungsmaske TOUCH stehen Ihnen die identen Funktionen (Urlaub-/ZA-Antrag, Infostand, Kostenstellenwechsel, usw.) wie in der Standard-Buchungsmaske zur Verfügung. Der Unterschied besteht darin, dass diese Maske für einen TOUCH-PC konzipiert ist. Die TOUCH-Buchungsmaske kann einerseits mit einer AUTOMATIK (das System erkennt automatisch, ob es sich um eine KOMMEN oder GEHEN-Buchung handelt) andererseits auch mit einer Kommen/Gehen Logik (der User muss entscheiden, ob es sich um eine KOMMEN oder GEHEN Buchung handelt) implementiert werden. 37/106

38 Eingabemöglichkeiten für beide Buchungsprogramme Zusätzlich können die beiden Buchungsmasken mit externen Erfassungsgeräten kombiniert werden. Somit muss der Ausweis nicht mehr manuell eingegeben werden, sondern wird direkt über das Erfassungsgerät übergeben. Durch dies kann die Suchroutine und der Zahlenblock (TOUCH) deaktiviert werden. Natürlich kann nicht nur der Ausweis übergeben, sondern auch unterschiedliche Kostenstellen/Kostenträger usw.! Beispiele: - Leseeinheit (Kartenleser) - Handscanner - EKey Fingerprint Zeitbuchungen bearbeiten Mit diesem Programm können gebuchte oder fehlende Zeitbuchungen bearbeitet oder neu erstellt werden. Standardmäßig wird der aktuelle Tag vorgeschlagen, dieser ist im Kalender rot umrandet. Durch die farbige Hinterlegung der Tage im Kalender, bekommen Sie einen ungefähren Überblick. 38/106

39 Die gelbe Hinterlegung zeigt die Tage, an welchen die Sollzeit nicht erfüllt wurde. Die grüne Hinterlegung bedeutet, dass an Tagen, die für den Mitarbeiter frei wären, gearbeitet wurde. Fehlt an einem Tag die Buchung komplett, so wird dies mit einer roten Hinterlegung dargestellt. Welche Funktionen stehen zur Verfügung: Mit dieser Funktion wird eine Buchungszeile gelöscht. Soll der ganze Tag gelöscht werden, so muss die Funktion Tag löschen (Strg + F7) ausgewählt werden. Mit dieser Funktion können schnell die Sollstunden des ausgewählten Tages mit der definierten fiktiven Normalarbeitszeit aufgebucht werden (z. B. Seminar, Urlaub). Durch den Button Tag/Zeitraum können Sie die Sollstunden auch für einen Von/Bis-Zeitraum aufbuchen. Es kann hier das normale Arbeitszeitmodell übersteuert werden, wenn z.b. aufgrund einer Schichterkennung ein falsches Modell ermittelt wurde oder jemand ausnahmsweise einen Tag Schicht gearbeitet hat. Sollte der Tagesabschluss nicht bereits in den Parametern hinterlegt sein, dass er automatisch durchgeführt wird, so kann er hier für den aktuell gewählten Tag und für den selektierten Mitarbeiter gestartet werden. Das manuelle Erfassen von freien Lohnarten (KM-Geld, Spesen, Zulagen, Prämien, ) ist über die Funktion Überstunden auf Tagesebene möglich. Es können sowohl Mengen, als auch Beträge erfasst, beziehungsweise auch Überstunden zur Auszahlung freigegeben werden. Wenn die Zeiterfassung mit der Lohnverrechnung gekoppelt ist, kann mit dieser Funktion für den ausgewählten Mitarbeiter der Resturlaub aus der Lohnverrechnung mit den bereits verbuchten Urlauben aus der Zeit abgefragt werden. Ebenso können geplante Urlaube (inkl. Genehmigungsstatus) angesehen werden und die Info über den neuen Urlaubsanspruch ist auch vorhanden. Ist neben der Zeiterfassung auch das Reisemodul in Verwendung, dann können aus der Zeiterfassung die Dienstreisen automatisch übergeben werden. Mit dieser Funktion gelangen Sie aus der Zeiterfassung in die Reisekostenabrechnung. 39/106

40 Warum wird die Pause nicht automatisch verlängert? Wird eine vom Tagesabschluss erstellte oder veränderte Buchung bearbeitet, so wird automatisch das Gesperrt -Kennzeichen gesetzt. Für Tage, an denen das Kennzeichen gesetzt ist, wird über den Tagesabschluss keine automatische Pause mehr abgezogen. Erst wenn das Kennzeichen wieder entfernt wird, kann über die Funktion Tagesabschluss wieder eine automatische Pause abgezogen werden. Manuelle Erfassung von Lohnarten und Überstunden: Mit der Funktion kann der Mitarbeiter Spesen, Prämien, Überstunden, usw. erfassen. Bei der Erfassung kann zwischen Dauer und Betrag unterschieden werden. Die Werte auf den Lohnarten können in die Lohnverrechnung natürlich übergeben werden. Dies hängt von der Einstellung der Zeitbezugsart ab. Um als Vorgesetzter die Kontrolle zu halten, was der Mitarbeiter hier eingibt, kann diese Erfassung mit einer Genehmigung kombiniert werden. Erst nachdem beispielsweise die Überstunden vom Vorgesetzten genehmigt wurden, werden diese auch in die Lohnverrechnung übergeben. 40/106

41 Terminalprotokoll Wenn die Buchungen offline erstellt werden (z. B. Kaba-Benzing, Gantner, PCS, CSV-Import, usw.), so gibt es mit dem Terminalprotokoll die Möglichkeit sich die Originalbuchungen aus der Importdatei anzusehen. 41/106

42 Zeitsalden In den Zeitsalden sind alle je Abrechnungszeitraum gespeicherten Salden ersichtlich. Weiter muss auch der Anfangsstand der möglichen unterschiedlichen Depots hier einmalig erfasst oder importiert werden. Danach werden die neuen Salden immer automatisch je Monat im Zuge des Ausdruckes Zeitbuchung mit Bewertung gespeichert. Erfassung der Salden mit F5 Neuanlage, Eingabe der MA-Nummer, der Bezugsart und des Wertes. Manuelle Änderungen in den Zeitsalden sollen immer mit Saldo gesperrt erfasst werden, damit die Programmautomatik diese Salden nicht automatisch verändern kann. Wesentlich bei der Erfassung von Salden ist, dass immer der Saldo mit dem Datum per Letzten des Abrechnungszeitraumes erfasst werden muss. Sollte der Zeitsaldo im Industrieformat zur Verfügung stehen, so kann über die Feldauswahl das Feld Zeitsaldo (Industrie) dazu geschalten werden. Wird dort z. B. 12,75 erfasst, so wird das Feld Zeitsaldo automatisch mit 12:45 umgerechnet. 42/106

43 Die weiteren Zeitsalden werden automatisch durch den Ausdruck der Zeitbuchungen mit Bewertung für den jeweiligen abzurechnenden Monat erstellt und immer mit Letztem des Abrechnungszeitraums gespeichert. Werden Urlaubstage im System mitgewartet, so kann der Saldo in den Bezugsarten mit Ist Betrag gekennzeichnet werden und scheint somit in den Zeitsalden als Saldo in Tagen auf. Welche Funktionen stehen zur Verfügung? Je nach momentanem Status wird der Saldo gesperrt oder die Sperre aufgehoben. Wurde der Zeitraum im Zuge der Überleitung in die Lohnverrechnung, der Abrechnungsfreigabe (Antrag auf Abrechnungsfreigabe) oder manuell über das Programm Monatsabschluss gesperrt, so kann mit dieser Funktion für einen Mitarbeiter, eine Mitarbeitergruppe oder für alle diese Sperre aufgehoben/erneut gesperrt werden. 43/106

44 Antrag auf Abrechnungsfreigabe Mit dem Antrag auf Abrechnungsfreigabe kann der Mitarbeiter nach der Kontrolle seiner Daten seine Abrechnung seinem Vorgesetzten weiterleiten. Ist der Workflow eingestellt, so erhält der Vorgesetzte (muss im Mitarbeiterstamm hinterlegt sein) eine und zugleich eine Aufgabe. Wenn die Aufgabe erledigt ist, so erhält der Mitarbeiter die Info, dass die Abrechnung genehmigt wurde. Zusätzlich kann der Mitarbeiter einen Vorschlag erfassen bezüglich Überstundenauszahlung oder Zeitausgleichsmitnahme. 44/106

45 Monatsabschluss Werden die Monate der Abrechnung gesperrt (durch Anwahl in den Zeitsalden oder durch das Anhaken "Zeitraum sperren" beim Export für Lohnverrechnung) oder ist für die Abrechnung ein Workflow hinterlegt (Antrag auf Abrechnungsfreigabe), so kann dies hier nachverfolgt werden. Je Dienstnehmer und Monat wird der Status dargestellt (z. B. "in LV übergeleitet", "vom MA freigegeben", "vom AL genehmigt",...). Der Status kann hier manuell verändert werden, z. B. um einen bereits gesperrten Monat manuell zu entsperren. Um eine grafische Darstellung zu bekommen kann die Funktion Monatsabschluss-Übersicht (im obigen Bild rot umrandet) ausgewählt werden. 45/106

46 Urlaubs-/ZA-Antrag Über diesen Menüpunkt können Mitarbeiter einen Urlaub/Zeitausgleich beantragen. Zusätzlich können Sie den aktuellen Status bezüglich der Genehmigung ansehen. Auf der Buchungsart wird entschieden, für welche ein elektronischer Antrag gestellt werden kann. Bei der Ermittlung des Vorgesetzten gibt es zwei Varianten: - Standard-CRM-Genehmigung - CRM-Workflow 46/106

47 Natürlich kann auch ein bereits beantragter Urlaub wieder storniert werden. Es muss dazu nicht der gewünschte Zeitraum in den Feldern Von-/Bis-Datum eingetragen werden, sondern es reicht aus, wenn im unteren Bereich der Tag markiert wird und im Anschluss auf stornieren gedrückt wird (ab vollständig implentiert). Stornierung von einem Tag: Stornierung von einem Zeitraum: Natürlich kann der aktuelle Urlaubsstand und Zeitsaldo jederzeit abgefragt werden, um somit zu wissen, wie viele Tage oder Stunden ich mir noch frei nehmen kann. 47/106

48 Der Urlaubs-/ZA-Antrag ist mit einer automatischen benachrichtigung verknüpft. Es wird sowohl der Vorgesetzte über den Erhalt eines neuen Antrages, wie aber auch der Mitarbeiter über einen neuen Status benachrichtigt. Vorgesetzter Mitarbeiter Übungsbeispiel Testbuchungen im Zeitbuchungen bearbeiten anlegen, mit den unterschiedlichsten Möglichkeiten (beispielsweise Einfügen, Sollzeit aufbuchen, usw.). 48/106

49 3. PLANUNG/DIENSTPLAN Planungsübersicht Mit der Planung können Daten für die Zukunft gleich bei dem Mitarbeiter erfasst werden. Es können sowohl Buchungsarten (z. B. Urlaub, Krank, Pflegeurlaub,...) als auch Tagesmodelle und Wochenmodelle geplant werden. Es können Daten ebenfalls für die Zukunft geplant werden. In der Planungsübersicht kann mit den Planungsgruppen gearbeitet werden. Die Auswahl der Mitarbeiter erfolgt immer: Eingabefeld Leer = ALLE Direkte Eingabe = ausgewählter Mitarbeiter Gruppenauswahl = Icon manuelle Auswahl oder hinzufügen einer vordefinierten Gruppe 49/106

50 Markierung der einzelnen Tage (Mehrfachmarkierung in alle Richtungen möglich) und dann rechts Auswahl der Buchungsart (1) mit Doppelklick. 1 50/106

51 Wenn Sie in der Planung Buchungsarten für die Zukunft eintragen, werden diese automatisch an dem jeweiligen Tag über den Tagesabschluss vom System aufgebucht. Sollten Sie in der Vergangenheit z. B. einen Urlaub eintragen, erhalten Sie beim Schließen des Programms folgende Abfrage: Bei dieser Meldung sollte immer der Button AUFBUCHEN ausgewählt werden, wenn Sie diesen Urlaub als gebucht darstellen wollen. 51/106

52 Dienstplan Mit dem Dienstplan können die Diensteinteilungen für Bereiche durchgeführt werden. Bei der Erstellung des Dienstplans gibt es zwei Möglichkeiten, einerseits mittels fixen Tagesmodellen oder mit manueller Sollzeiten (Datensatzgruppierung oder grafisch). Zusätzlich kann für die Planung der Dienste der Dienstplan mit der Prüfung hinsichtlich der Mindestbesetzungen kombiniert werden. Planung mit Tagesmodellen: Die Variante der Planung mit Tagesmodellen ist sicher die bessere bzw. einfachere. Es können weniger Tippfehler bei der Erstellung des Dienstplanes entstehen. Dafür ist diese natürlich nicht so flexibel wie die Planung mit Sollstunden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die hinterlegten Pausenmodelle auf das gewünschte Tagesmodell abgestimmt sind. Somit können auch hier Fehler eher ausgeschlossen werden, da die Pausen klar definiert sind. 52/106

53 Bei der Planung mittels Tagesmodellen bieten sich folgende Planungsansichten an: Tagesansicht: Stundenansicht: Planung mittels Sollstunden: Die Variante der Planung mit Sollzeiten (Datensatzgruppierung oder grafisch) ist definitiv die flexibelste der beiden. Es muss aber hier besonders auf die definierten Pausen geachtet werden, ansonsten kann es passieren, dass keine Pause abgezogen wird. Wenn diese Variante gewählt wird, müssen die Pausen manuell geplant werden. 53/106

54 Bei der Planung mittels manuellen Sollstunden bietet sich folgende Planungsvariante an: Stundenansicht mit Datensatzgruppierung: Um Veränderungen des Planes nachvollziehen zu können, besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Versionen des Dienstplans zu erstellen. Diese können selbstverständlich sowohl mit der aktuellen wie aber auch mit vorherigen Versionen verglichen werden. Bei einem Versionsvergleich werden die geänderten Tage in rot angezeigt. Das Tagesmodell/Sollstunden in der zweiten Zeile ist das ALTE darüber steht das NEU! Aufgrund des hinterlegten Prüfschemas am Mitarbeiter, kann bereits bei der Planung eine Prüfung auf eventuelle AZG/ARG-Verletzungen abgerufen werden. Um während der Planung nicht den Überblick über die Planstunden zu verlieren, kann eine Saldenentwicklung aktiviert werden. Es erfolgt bei der Planung eine Simulation (Salden, Überstunden, Zulagen, ). 54/106

55 Ausdruck Dienstplan Natürlich ist auch ein Ausdruck des erstellen Dienstplanes möglich. Der Ausdruck kann sofort aus dem Dienstplan gestartet werden. Beim Ausdruck gibt es klarerweise die verschiedensten Möglichkeiten. Hier eine Aufstellung der häufigsten Varianten: - Stundenweise - Wochenweise - Monatsweise 55/106

56 4. AUSWERTUNGEN Soll-/Iststunden Die Auswertungen Soll-/Iststunden gliedern sich in: Soll-/Iststundenübersicht Einen Überblick über die täglichen Plus-/Minuszeiten der einzelnen Dienstnehmer verschafft man sich mit dieser Liste. Standardmäßig wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, der Datumswechsel erfolgt einfach rechts über die Auswahl im Kalender. Sind nicht die tageweisen Stunden interessant, so kann über die Combo-Box (rot umrandet) auch auf eine monatsweise Sicht oder einen frei definierbaren Zeitraum umgeschaltet werden. Welche Funktionen stehen zur Verfügung: Sind fehlerhafte/unvollständige Buchungen vorhanden, so kann sofort in das Bearbeitungsprogramm gewechselt und die Buchung korrigiert werden. Wechsel zu den Soll-/Iststunden eines Mitarbeiters, wobei bei diesem dann automatisch die Soll-/Iststunden des ganzen Monats aufgelistet werden. 56/106

57 Soll-/Iststunden eines Mitarbeiters Um seine eigenen Stunden anzusehen oder die nur eines Mitarbeiters, ist diese Liste sehr praktikabel. Nach der Mitarbeiterauswahl wird der aktuelle Monat (bis zum Einstiegsdatum) gelistet. Je Tag werden auch die Zeitbuchungen angeführt. Rechts unter den Zeitbuchungen können auch frei definierbare Salden eingeblendet werden. Somit wären z. B. ZA-Saldo, Urlaubssaldo, lfd. Überstunden, basierend auf den Daten zum Vorjahr zusätzlich gelistet. 57/106

58 Parametereinstellung Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büroparameter Einstellungen für Zeiterfassung Globale Einstellungen 1. Die Reihenfolge wie die Werte angezeigt werden sollen (nach der Reihe numerisch eingeben) 2. Welche Werte sollen angezeigt und/oder miteinander angezeigt werden. 58/106

59 Kontrollen Bei den Auswertungen der Kontrollen können die Buchungen hinsichtlich ihrer Richtigkeit geprüft werden Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz Sind beim Mitarbeiter in den Stammdaten Prüfschemen hinterlegt, die Angaben über die max. Tages- /Wochenstunden enthalten sowie über Pausen und Ruhezeiten, so können diese Einstellungen in der Kontrollliste überprüft werden. Verletzungsübersicht Wird der jeweilige Tag markiert, so ist im unteren Drittel des Fensters die Überschreitung rot dargestellt. Die einzelnen Symbole kennzeichnen, welche Verletzungen vorliegen. 59/106

60 Über die Kombo-Box kann gefiltert werden, ob alle Verletzungen oder nur gewisse angezeigt werden sollen. Verletzungen Ist die Auswertungen der Verletzungen nicht in graphischer, sondern in tabellarischer Form gewünscht, so ist diese Art auszuwählen. Hier ist sofort die Dauer der Verletzung ersichtlich. Zusätzlich auch im rechten Fenster 60/106

61 AZG/ARG-Statistik Besteht der Wunsch einer Gesamtübersicht, nämlich wie oft welche Verletzung in einem Zeitraum aufgetreten ist, liefert diese Auswertung genau das gewünschte Ergebnis. 61/106

62 Fehlerprotokoll Für einen Überblick über alle fehlerhaften und fehlenden Buchungen der Dienstnehmer, steht die Auswertung Fehlerprotokoll zur Verfügung. Neben der Selektion Mitarbeiter/Mitarbeitergruppe und Von/bis-Datum haben Sie die Möglichkeit verschiedene Kriterien abzufragen. Die Fehler können dann sofort in der Planung oder im Zeitbuchungen bearbeiten korrigiert werden. Hier besteht auch die Möglichkeit mittels einer Feldauswahl eine Selektion der zu prüfenden Fehler vorzunehmen. 62/106

63 Werden Fehler gelistet, die akzeptiert werden und somit nicht mehr aufscheinen sollen, so können diese mit Fehler akzeptieren gekennzeichnet werden und werden somit nicht mehr geladen. Nachträglich können sie über den Filter selbstverständlich immer noch angesehen werden. Welche Funktionen stehen zur Verfügung Sind fehlerhafte/unvollständige Buchungen vorhanden, so kann sofort in das Bearbeitungsprogramm gewechselt und die Buchung korrigiert werden. Wechsel zur Auswertung der Kernzeitverletzungen. Wechsel zum Ausdruck der Zeitbuchungen/ bzw. eines MA. Sind Tage mit fehlende Buchung gekennzeichnet und man weiß, dass der Mitarbeiter z. B. auf Urlaub oder Krank war, dann kann gleich in die Planungsübersicht gewechselt werden, wo dieser sofort nachgetragen werden kann. Nicht korrigierte Fehler werden somit beim nächsten Start nicht wieder geladen. Das Akzeptieren eines oder aller Fehler kann somit rückgängig gemacht werden. 63/106

64 Kernzeitverletzungen Sind im Tagesmodell die Kernzeiten eingetragen, so können die Verletzungen dieser Erlaubt von/bis- Zeiten ausgewertet werden. Ebenso besteht die Möglichkeit die Rahmenzeit Von/Bis auszuwerten. Dieser Rahmen wird auch am Tagesmodell hinterlegt. Als Zusatzoption kann ausgewählt werden, ob die Pausen (hier wird auf die hinterlegte Erlaubt von/bis- Zeit des Pausenmodells zurückgegriffen) und/oder Tage ohne Buchungen mitberücksichtigt werden sollen. Die Informationen über die hinterlegte Kernzeit von Tages- und Pausenmodell wird rechts unten zur besseren Übersicht angedruckt. Sollen geringfügige Übertretungen nicht angezeigt werden, so kann beim Feld Toleranz die Dauer hinterlegt werden. 64/106

65 Neben der Listendarstellung der Kernzeitverletzungen kann für den gewünschten Zeitraum auch eine Statistik ausgewertet werden. Mit dieser Auswertung bekommen Sie eine Übersicht über die Anzahl der unterschiedlichen Verletzungen innerhalb des ausgewählten Zeitraums. 65/106

66 Genehmigungsprüfungen Wird mit dem Urlaubs-/ZA-Antrag oder Organizer gearbeitet und ein Workflow für die Genehmigung durchgeführt, so wird in dieser Auswertung aufgezeigt, welche Urlaube, ZA,. bereits genehmigt/nicht genehmigt wurden. Neben der Genehmigungsübersicht kann auch eine Genehmigungsliste ausgewertet werden. Es werden die identen Informationen angezeigt. Bei jeden genehmigten Buchungen ist auch der jeweilige Vorgesetzte ersichtlich. Mittels des Kennzeichens Genehmigt ist der aktuelle Status jederzeit ersichtlich. 66/106

67 Über die Combobox kann ausgewählt werden, was gelistet werden soll (alle genehmigungspflichtigen, nur die bereits genehmigten oder nur die noch nicht genehmigten). Wird kein Genehmigungsverfahren angewendet, so kann diese Auswertung auch sinnvoll für eine Listung der verschiedenen Abwesenheitsgründe verwendet werden. Durch die Auswahl Manuelle Selektion der Buchungsart kann z. B. auf alle Urlaube und Krankenstände für einen bestimmten Zeitraum abgefragt werden. 67/106

68 Abweichung Originalzeiten Um bei eingestellten Rundungsmodellen prüfen zu können, ob der Dienstnehmer früher gekommen oder später gegangen ist, kann die Abweichung Originalzeiten verwendet werden. Es wird zum einen die Kommenszeit, die gerechnet wird, gelistet und zum anderen auch die Original- Kommenszeit, wann der Dienstnehmer wirklich eingebucht hat. Mittels einer Toleranz-Eingabe kann auch gesteuert werden, ob alle Abweichungen gelistet werden sollen oder ob z. B. eine Differenz zwischen Original- und gebuchter Zeit von 15 Minuten unerheblich ist. Dann werden nur jene gelistet, die über der Toleranz liegen. Zusätzlich zur Eingabe unterschiedlicher Toleranzzeiten beim Kommen und Gehen kann auch ausgewählt werden, ob beide Kriterien übereinstimmen müssen oder nur eines erfüllt sein muss. 68/106

69 NLZ Bestätigungen Mit der NLZ Bestätigung können Nichtleistungszeiten, beispielsweise Arzt -Buchungen bestätigt werden. Somit hat man einerseits die Kontrolle und andererseits aber sofort die tatsächliche Buchung im System. Für die Bestätigung muss kein manueller Eingriff stattfinden. Die Bestätigung kann direkt aus dem Programm gestartet werden. Welche Funktionen stehen zur Verfügung Mit dieser Funktion wird die Buchung des ausgewählten Mitarbeiters bestätigt. Hiermit kann die Bestätigung widerrufen werden ohne die Buchung zu bearbeiten. Sind fehlerhafte/unvollständige Buchungen vorhanden, so kann sofort in das Bearbeitungsprogramm gewechselt und die Buchung korrigiert werden. Wechsel in das Fehlerprotokoll. Der Terminkalender wird für diesen Mitarbeiter aufgerufen. 69/106

70 An-/Abwesenheitsliste Mit dieser Liste haben Sie stets einen Überblick, wer von den Mitarbeitern an- oder abwesend ist. Bleibt die Liste geöffnet, so wird sie automatisch alle Minuten aktualisiert. Neben den Zeitbuchungen werden auch die Termine aus dem Organizer (Terminkalender) angezeigt. Falls gewünscht können die Zeitbuchungen rechts via Parameter auch ausgeblendet werden. Den Status erhält der Dienstnehmer aufgrund seiner momentanen Buchungsart (im Stamm kann bei der Buchungsart gekennzeichnet werden, ob es sich um eine Anwesenheits-BA oder Erreichbarkeits- BA handelt). 70/106

71 Welche Funktionen stehen zur Verfügung Mit dieser Funktion kann die An- und Abwesenheit der Mitarbeiter zu einem anderen Zeitpunkt abgefragt werden (z. B. wer war gestern um 07:00 Uhr anwesend). Mit diesem Shortcut kann in das Benachrichtigungssystem gewechselt werden (siehe S. 69) Die Baum-Ansicht ermöglicht eine schnelle Sortierung/Filterung auf die bereits vordefinierten Mitarbeitergruppen Sind Mitarbeiter z.b. auf Urlaub, so kann mit dieser Verknüpfung nachgesehen werden, wie lange lt. Planung erfasst ist. 71/106

72 Gegenüberstellung produktive/unproduktive Stunden Speziell für die Chefs ist es oft relevant auf einen Blick zu sehen, wie produktiv die Dienstnehmer waren, bzw. wie oft Dienstnehmer fehlen. Um dies zu verdeutlichen kann bei den Buchungsarten eingestellt werden, welche davon zu produktiven und zu unproduktiven Stunden zählen soll. Dementsprechend wird dann diese Auswertung die Daten listen. Es werden sowohl Leistungs- als auch Nichtleistungszeiten angeführt (graphisch auch in Rot und Grün dargestellt) und dazu auch die NLZ in %. Rechts sind die Details je Dienstnehmer ersichtlich und es kann bis auf die detaillierte Zeitbuchung zugegriffen werden. 72/106

73 Mittels der Funktion Mitarbeiterdetail kann für den ausgewählten Mitarbeiter eine Gesamtübersicht eines Jahres gestartet werden. Auch hier werden die unterschiedlichen Stunden (produktive/unproduktive/neutrale) farblich dargestellt. 73/106

74 KORE-Auswertung Werden Zeitbuchungen auf Kostenstellen, Kostenträger oder andere KORE-Felder durchgeführt, so können diese hier ausgewertet werden. Entweder durch Vorselektion nur die jeweilige Kostenstelle/Kostenträger, oder alle Buchungen. Weiters kann entweder auf Einzelbuchungen, Tagessummen oder Gesamtsummen abgefragt werden. Sind in der Leistungserfassung bei den Honorarfaktoren die Stundensätze erfasst, so können durch Aktivierung dieser auch die Kosten für die jeweiligen Projekte, angesehen werden. Summierungen können über den Ausdruck der Bildschirmliste erstellt werden und verschiedene Varianten von Summierung, Gruppierung, Feldauswahl, dann als Reports abgespeichert werden. 74/106

75 Mit den Tools der Ausdrucksvorschau können die Gruppierungen/Summierungen, relativ einfach verändert/erstellt werden. 75/106

76 Auswertungsdesigner In diesem Programm können Listen mit verschiedenen Grundlagen angelegt werden. Wenn die Listen bereits erstellt sind, so müssen diese nur mehr ausgewählt werden. Die Auswertungsart wird aus der Grundanlage vorgeschlagen. Hier gilt es, Folgendes zu unterscheiden: Tagessummen auswerten (ist nur möglich, wenn auch in der erstellten Liste auf Tagessummen zugegriffen wurde) Buchungsartensummen auswerten (listet nur jene Werte, die auch in der Erstellung durch Auswahl aus dem Bereich Buchungsarten ausgewählt wurden.) Hier ist eine Auswertung mit von-bis-datum möglich, da Buchungsarten unabhängig von einer Lohnabrechnung und Monatsmodellen sind. Historische Daten auswerten (greift nur auf bereits abgeschlossenen Monate; es wird auf die Summen, die bei der Aufbereitung des Monatsjournals gespeichert wurden, zugegriffen.). Die Abfrage kann somit nur von-bis-monat/jahr lauten. Ist verhältnismäßig schnell, da die Daten nicht neu errechnet werden, sondern nur die gespeicherten Werte listet (keine Auswertung von Tagessummen möglich!). Auswertung per Stichtag (die Daten werden mit Stand Monatsletzten und bis zum Stichtagsdatum berechnet). Dauert somit länger, da alle Werte neu berechnet werden. Die Mitarbeiterauswahl kann normal über Einzelauswahl, Gruppenauswahl oder ALLE erfolgen. 76/106

77 In der Feldauswahl kann man sich auch die Abteilung der Mitarbeiter dazu blenden (rechte Maustaste Spalte hinzufügen und anschließend Tabellenlayout speichern). Zur Erstellung einer neuen Liste muss in das Erstellprogramm gewechselt werden. 77/106

78 Wenn eine Liste komplett neu angelegt werden oder ein Listenname verändert werden soll, so kann dies über Auswertung bearbeiten/erstellen durchgeführt werden. Anschließend Auswahl der Liste und Bearbeiten oder mit F5-Neuanlage (oder rechte Maustaste). 78/106

79 Hier wird auch der Vorschlagswert, wie die Auswertungsart erfolgen soll, abgespeichert. Für die Anlage, welche Spalten welche Werte liefern sollen, wird dann zuerst die Auswertung selektiert. Die Überschrift der Spalten kann einfach durch Reinklicken und Überschreiben gesteuert werden. Anschließend das weiße Feld markieren und rechts aus den verschiedenen Bereichen die Auswahl treffen: 79/106

80 Buchungsarten (greift auf die einzeln gebuchten Zeiten zu; Auswertung in Std. oder Tage) Tagessummen (alle am Tag berechneten Werte) Monatssummen (alle lt. Bewertungsmodell berechneten Monatssummen) Lohnblock (alle lt. Bewertungsmodell angelegten übergeleiteten Daten in die LV) Übertrag (alle aktuellen Salden) Vormonatsübertrag (alle Vormonatssalden) Die Zuteilung erfolgt einfach durch Doppelklick auf die jeweilige Bezugsart. Wenn in einer Spalte Summen gebildet werden sollen, so brauchen die Bezugsarten nur untereinander angelegt werden. 80/106

81 Weiters können den Spalten verschiedene Eigenschaften zugewiesen werden (rechte Maustaste Spalteneinstellungen). 81/106

82 Ebenso können über die Spalteneinstellungen Sortierungen, Summierungen und Gruppierungen für den Bildschirmausdruck getroffen werden. Neben der Selektion aus den 7 Bereichen (1) können auch Formeln/Berechnungen (2) eingefügt werden /106

83 Es erscheint anschließend der Formeleditor, mit dem weitergearbeitet werden kann. Mit Feld/Funktion kann einerseits auf die Werte der Zeiterfassung zugegriffen werden, mit Wert eine fixe Zahl z. B. multipliziert/dividiert, werden. 83/106

84 Wenn die Listen erstellt worden sind, kann mit ESC ausgestiegen werden und die Auswertung erfolgen. Die angezeigten Daten können dann entweder nur angesehen oder mit rechter Maustaste Extras Exportieren auch ins Excel geschickt werden. Weiters kann natürlich auch über Ausdruck Bildschirmliste ausgedruckt werden. Wenn Nullwerte nicht dargestellt werden sollen, so kann über Ansicht gesteuert werden, dass 0-Werte ausgeblendet werden bzw. dass Mitarbeiter, die keine Daten anliefern gar nicht angezeigt werden. 84/106

85 Die Daten können auch als Chart dargestellt werden. 85/106

86 Zeitbuchungen mit Bewertung Mit dem Ausdruck "Zeitbuchungen mit Bewertung" werden die gebuchten Zeiten mit den hinterlegten Bewertungen ausgegeben. Im Zuge des Ausdrucks laut Abrechnungszeitraum werden immer die Zeitsalden geschrieben. Sprich, wenn nachträglich noch Änderungen durchgeführt werden, so muss auch der Ausdruck nochmals gestartet werden, damit sich der Zeitsaldo dementsprechend aktualisiert. Einmal im Monat muss der Ausdruck des Monatsjournals für den gesamten Abrechnungszeitraum gestartet werden. 86/106

87 Welche Funktionen stehen zur Verfügung: Pausendrucken Buchungen zusammenfassen Tage ohne Soll/Ist drucken Legendeneinstellungen Druckdialog offen lassen Somit würden auch jene Buchungsarten angedruckt werden, die auf Nicht zur Istzeit eingestellt sind. Buchungen mit gleicher Buchungsart und jene, die nur durch eine Pause unterbrochen sind, werden in einer Buchungszeile dargestellt. Hier wären dann z. B. auch Samstag, Sonntage angedruckt obwohl weder eine Soll-noch eine Istzeit vorhanden sind. Die Erklärungen zum Kürzel der Buchungsart und dem Tagesmodell können eingeblendet werden. Nach der Erzeugung des Reports können noch weitere Eingaben getätigt werden, ohne das Programm wieder neu aufzurufen. Werden mehrere Ausdrucke nacheinander gestartet, so kann mit der Einstellung "Druckdialog offenlassen" gearbeitet werden, damit die Grundeingaben (Datum, Sortierung,...) nicht ständig doppelt erfasst werden müssen. 87/106

88 Einzeldruck Neben dem Ausdruck bzw. der Vorschau gibt es auch die Möglichkeit den Report zu archivieren, per E- Mail zu versenden oder lokal zu speichern. Diese Einzeldruck-Einstellungen können am zweiten Registerblatt erfasst werden. Welche Funktionen stehen zur Verfügung: Archivieren Lokale Speicherung Der Standardbetreff lautet Monatsjournal (von-bis-datum). Es kann dem noch ein Text vorangestellt werden. Die Archivnummer muss angegeben werden und eine eigene Kategorie wäre empfehlenswert. Es muss für alle Mitarbeiter eine gültige -Adresse im Mitarbeiterstamm hinterlegt sein, damit der Versand funktioniert. Als Absender wird die -Adresse des Users angegeben. Existiert kein BMD-Archiv und die Ausdrucke sollen trotzdem je Mitarbeiter gespeichert werden, so kann die lokale Speicherung aktiviert werden. Das Verzeichnis muss angegeben und vor dem Betreff kann ein Präfix vorangestellt werden, wenn dies gewünscht ist. Bei allen drei Varianten werden PDF-Ausdrucke je Mitarbeiter erzeugt. Um diese Funktion zu nutzen, muss der Einzeldruck verwendet werden. 88/106

89 5. DATENDRANSFER Dieser Menüpunkt enthält Möglichkeiten hinsichtlich Importen und Exporten der Zeiterfassung. Im Anschluss sind die wichtigsten Export- und Importprogramme angeführt. Export für Lohnverrechnung Mit diesem Programmteil werden die Daten von der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung übertragen. Hierbei wird zuerst von der Zeiterfassung ein File erzeugt, der dann anschließend in der Lohnverrechnung mit dem Programm LV060 eingespielt werden kann. Was alles in die Lohnverrechnung übermittelt wird, ist über das Bewertungsmodell (im Mitarbeiterstamm) geregelt. Zur Kontrolle sind dies all jene Daten die beim Ausdruck Zeitbuchung mit Bewertung unter der Überschrift Lohnblock oder Überleitung Lohnverrechnung angedruckt sind. Um die Aufteilung der Mitarbeiter auf die einzelnen Lohnklienten sicherzustellen, muss im Firmenstamm je Firma der Lohnklient hinterlegt werden. Sollte es zwei Klienten in der Lohnverrechnung geben, muss der Export separat für Beide gestartet werden. 89/106

90 Welche Funktionen stehen zur Verfügung: Mitarbeiter Von/Bis-Datum Lohnklient Lohnperiode Urlaub in Tagen Nichtleistungszeiten/ Lohnarten exportieren Nr. in BMd 5.5 als Export-MaNr Zeitraum sperren Dateiname Es kann durchaus auch nur ein einziger oder eine Mitarbeitergruppe exportiert werden. Ist das Feld leer, so startet der Transfer für ALLE. Für den Bereich, der abgerechnet werden soll. Ist der Lohnklient bereits durch die Mitarbeiter vorgegeben, so entfällt diese Eingabe; bei mehreren Klienten kann so der Transfer geteilt werden. Auch Leasing-Personal könnte hiermit ausgeschlossen werden, da dieses nicht über die Lohnverrechnung abgerechnet wird. Jene Periode, die in der Lohnverrechnung aktuell ist. Wird der Urlaub in Tagen verwaltet, so muss dies als Kennzeichen mitgegeben werden, da die Verwaltung im Lohn sonst falsch reagiert. Es kann separat gesteuert werden, dass z. B: nur die NLZ übernommen werden sollen. Ist die Mitarbeiternummer in der LV nicht mit der in der Zeiterfassung ident, so kann im Mitarbeiterstamm diese Export-MaNr hinterlegt werden, die dann für die Überleitung eine 1:1-Ersetzung durchführt. Die Daten werden gesperrt und können nur mehr mit gewissen Berechtigungen nachträglich abgeändert werden. Pfad, wo die Datei abgelegt werden soll und von wo dieser dann in der LV eingespielt wird. Wird die Datei an den Steuerberater versendet, dann kann die Mail-Funktion aktiviert werden. 90/106

91 Protokoll ansehen: Mit dieser Funktion können Sie sich das Protokoll für die bereits durchgeführten Exporte in die Lohnverrechnung ansehen. Es werden sämtliche getroffene Einstellungen pro Export plus die exportierten Daten gespeichert Detailansicht /106

92 Überleitung der Kostenverteilung Werden in der Zeiterfassung die Zeiten auf verschiedenen Kostenstellen gebucht, so kann diese Verteilung der Stunden in den Lohn exportiert werden. Ersetzt die Eingabe der Kostenverteilung im LV068 mit F9 Pkt. 9 Kostenverteilung. Zeiterfassung Datentransfer Zeiterfassung BMD-Pakete Export Kostenverteilung in BMD-5.5-Lohn Wird die Kostenverteilung jeden Monat fix mitgeschickt, so kann dies über Parameter auch eingestellt werden, dass beim Export in die LV bereits die Kostenverteilung mitgeschickt wird und somit auch der Import über das lv060 Abrechnung Import erfolgen kann. Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büroparameter Zeiterfassung - Allgemeine Einstellungen BMD 5.5 Parameter Export Kostenverteilung nach dem Export. 92/106

93 Überleitung der Gutstunden in die LV Bei der Bewertung kann die monatliche Veränderung der Gutstunden berechnet und auf einer eigenen Bezugsart ausgegeben werden. Diese Bezugsart muss mit dem Nichtleistungskennzeichen Gutstunden1/Gutstunden2/Gutstunden3/Gutstunden4/Gustunden5 hinterlegt sein, damit der Wert richtig im Lohn ankommt (Nichtleistungszeitenverwaltung). Überleitung Kostenrechnung NTCS Die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten können mit den bewerteten Sätzen in die Kostenrechnung übergeben werden. Je Buchungsart könnte ein anderes Konto hinterlegt werden. Achtung! Es sind nur direkte Belastungen möglich (kein Leistungstausch, Belasten/Entlasten, ). Notwendige Einstellungen Zeiterfassung: Buchungsart Konto Haben/Konto Soll plus Mengen-Nummer 93/106

94 Leistungserfassung: Stammdaten LEA Honorarfaktoren Stundensätze (auch je Tätigkeit, Unterscheidung möglich) Die Überleitung erfolgt entweder automatisch mit dem Tagesabschluss in der Nacht oder manuell. 94/106

95 Welche notwendigen Einstellungen sind in den Allgemeinen CRM-Parameter zu treffen? Einstellungen für Zeiterfassung Einstellung für Kostenrechnung - Angabe der Verbuchungsart und der Buchungsart Bei der Verbuchungsart kann unterschieden werden zwischen, Bei manueller Überleitung erfolgt die Auswahl über das Menü. 95/106

96 Überleitung Leistungserfassung NTCS Bei der Überleitung in die Leistungsverfassung werden zwei unterschiedliche Varianten unterschieden: Automatische Überleitung von Nichtleistungszeiten Die gebuchten Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub, Krank, Arzt usw.) können automatisch in die Leistungserfassung übernommen werden. Somit ist eine doppelte Aufteilung der Stunden nicht notwendig. Folgende Einstellungen sind notwendig: Zeiterfassung: Auf der Zeiterfassungsbuchungsart muss die Tätigkeit der Leistungserfassung hinterlegt werden. Leistungserfassung: In der Leistungserfassung muss für die Nichtleistungszeiten sowohl ein interner Kunde wie auch ein internes Projekt in den Parametereinstellungen eingetragen werden. Stammdaten Einstellungen Allgemeine CRM-Parameter CRM Allgemeine Einstellungen 96/106

97 Für die automatische Überleitung ist ein Batch-Job (Ausführung in der Nacht) erforderlich. Dieser startet die Übernahme in die Leistungserfassung. Werden Nichtleistungszeiten im Nachhinein in der Zeiterfassung eingebucht, so erfolgt dieser Abgleich automatisch. Muster-Batchdatei: d:\programme\bmdsoftware\bmdntcs.exe /USER=??? /PWD=??? /DB=??? /FUNC=MCS_MGRZEITEXPORTTAETIGKEITINZLE_CREATE /SILENT /FINISH Der Pfad muss natürlich angepasst werden, ebenso der User, dass Passwort und die DB eingesetzt werden. Sollte bereits solch eine Batchdatei für den Tagesabschluss in der Zeiterfassung existieren, so kann dort dieser Zusatz auch adaptiert werden durch Einfügen des Aufrufes:. /FUNC=MCS_MGRZEITTAGESABSCHLUSS_CREATE /STP_FUNCTIONNAME=MCS_MGRZEITEXPORTTAETIGKEITINZLE_CREATE /SILENT /FINISH 97/106

98 Automatische Überleitung von Leistungs- und/oder Nichtleistungszeiten Um produktive Stunden in die Leistungserfassung überzuleiten zu können, ist es dafür notwendig, dass in der Zeiterfassung sowohl die Tätigkeit wie auch das Projekt bei der Buchung ausgewählt wird. Nur wenn beide Felder am Buchungssatz vorhanden sind, kann dieser in die Leistungserfassung übergeben werden. Aufgrund des bebuchten Projektes wird in der Leistungserfassung der Kunde ermittelt und der Leistungssatz generiert. Zusätzlich muss der Parameter, Stammdaten Einstellungen Allgemeine CRM-Parameter Zeiterfassung Allgemeine Einstellungen Einstellungen LEA auf Leistungs und/oder Nichtleistungszeiten gesetzt werden! Anzeige der Zeitbuchungen/Restzeit in der LEA Die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten können in der LEA angezeigt werden und somit auch die Restzeit mitgerechnet werden, die es noch aufzuteilen gilt. Folgende Einstellungen sind notwendig: Zeiterfassung: Im Mitarbeiterstamm kann mittels des Feldes Anzeige Zeiterfassung folgendes definiert werden! 98/106

99 Leistungserfassung: Stammdaten Einstellungen LEA-Einstellungen Allgemein Sollte die ILV stets am aktuellen Tag durchgeführt werden und in der Zeiterfassung allerdings eine automatische Pause hinterlegt sein, so muss diese Pause bereits vorweg bei der Restzeit berücksichtigt werden. Somit muss bei der automatischen Pause im Pausenmodell das Feld Von Restzeit abziehen aktiviert sein. 99/106

100 Variabler Buchungsimport Mit dem variablen Buchungsimport können Buchungen in die Zeiterfassung von externen Systemen importiert werden. Dieser Import kann einerseits manuell und andererseits automatisch erfolgen. Wenn er Import automatisch stattfinden soll, ist es notwendig einen Batch-Job dafür einzurichten. /FUNC=MCS_MDZEITBUCHVARSATZAUFBIMPORTMGR_CREATE Über die Feldauswahl können die Importfelder definiert werden. Unbedingt notwendig sind folgende Felder: - Personalnummer/Ausweisnummer - Datum - Von-Uhrzeit - Bis-Uhrzeit oder Kommen/Gehen-Kennzeichen 100/106

101 Kaba-Benzing Importschnittstelle Die Buchungen werden über ein Kaba-Benzing-Terminal gebucht. Am Terminal kann neben Kommen/Gehen auch Kommen/Gehen mit Grund gebucht werden (z. B. Arzt, Mittagspause, Dienstgang, usw.). Grundsätzlich funktionieren der Import der Buchungen und der Export der Ausweise und Salden automatisch. Dafür sind aber automatische Jobs in der Windowsaufgabenverwaltung notwendig. Wenn die Buchungen nicht automatisch in das System importiert werden, können Sie diesen Import auch manuell starten. Beim Import werden die Daten aus dem Bconnect-Ordner von KABA aus der Datei Benzcomm.out ausgelesen. Buchungen die nicht importiert werden konnten werden für die Dauer von 2 Wochen in der benzcomm.bmdimp gespeichert und bei jedem neuen Import wird versucht diese erneut zu importieren (z. B. Ausweis ist nicht angelegt). Nach Ablauf dieses Zeitraums, werden die nicht importierten Buchungen in die Logfiles automatisch verschoben. 101/106