Bericht über die Prüfung des Jahresabschluss 2013

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1 ARTOS - die Mediengemeinschaft e.v. Bericht über die Prüfung des Jahresabschluss 2013 Teilnehmer: Herr Hanack Frau Simon Der Jahresabschluss des Vereines ARTOS - die Mediengemeinschaft e.v.. per wurde von der in der Mitgliederversammlung vom bestätigten in den Geschäftsräumen des Vereins am und am geprüft. Auskünfte wurden von der Geschäftsführerin, Frau Müller, bereitwillig gegeben. Die Kasse wurde am aufgenommen und ergab einen Bestand vom 98,03, der mit der Buchführung übereinstimmt. Das Kassenaufnahmeprotokoll wurde uns in Form einer EXCEL-Datei vorgelegt; Kontrollvermerke existieren nicht. Die Barbelege wurde in 2013 nicht geprüft. Der Verein unterhält bei der Ostsächsischen Sparkasse Dresden ein Bankkonto: Bank: Ostsächsische Sparkasse Dresden (Geschäftsgirokonto) Betrag per / : 4.714,05 Der Saldo der Buchführung stimmt mit den Bankauszug überein. Der Verein hat bei der Vermieter im Jahr 2011 eine Mietkaution in Höhe von 570,00 hinterlegt. Einen Kontoauszug des Vermieters als Nachweis für den Verein hat dieser nicht erhalten. Alle Bankkonten des Vereins sind in die Buchführung sowie in den Jahresabschluss eingeflossen. Nach mündlicher Erklärung der Geschäftsführerin existieren keine weiteren Bankkonten auf den Namen des Vereins. Die Prüfung der Mitgliedsbeiträge erfolgte anhand der Mitgliederliste vom Der Verein hat zum Stichtag 121 Mitglieder, davon zahlen 4 Mitglieder einen ermäßigten Beitrag. Im Jahr 2013 gab es 6 Abgänge und 6 Zugänge. Die Mitgliedsbeiträge sind zum Vorjahr um 242,50 zurück gegangen. Nach Auskunft der Geschäftsführerin sind keine Mitglieder mit der Zahlung der Mitgliedsbeiträge in Verzug. Die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge wurde auf Plausibilität geprüft. Es ergaben sich keine Beanstandungen. Nach Auskunft der Geschäftsführerin hat der Verein per keine Forderungen oder Verbindlichkeiten. 1

2 Das Anlagevermögen des Vereins beträgt ,79 (Anschaffungskosten). Der Zeitwert zum beträgt 6.285,64. Der Nachweis stimmt mit dem Anlagespiegel und den Konten der Buchführung überein. Eine körperliche Bestandsaufnahme zum Jahresende erfolgte nicht. Die Belege der Buchführung werden übersichtlich aufbewahrt. Sie wurden im Rahmen der Prüfung in Stichproben geprüft. Die Prüfung der Buchführung ergab keine wesentlichen Beanstandungen. Soweit von unserer Prüfung erfasst, lagen für alle Ausgaben, die sich nicht zwangsläufig aus dem laufenden Geschäftsverkehr ergeben, satzungsmäßige Beschlüsse vor. Die Ausgaben erfolgten nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und entsprechen dem satzungsmäßigen Vereinszweck. Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen nach dem Ergebnis unserer pflichtgemäßen Prüfung den Vorschriften der Vereinssatzung sowie den steuerlichen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften. Dresden, den 01. Mai 2014 gez. L. Hanack gez. U. Simon 2

3 Ergänzende Feststellungen und Hinweise aus der Prüfung des Jahresabschlusses 2013: Punkt 1: Punkt 2: Es wird empfohlen für den Jahresabschluß 2014 und ff. von der WGS eine Saldenbestätigung zur Mietkaution einzuholen. Der Verein erhielt zum von der Handwerkerhof "Glückauf" Süd Dresden GmbH einen Server HP Proliant ML 350T05 als Sachspende. Ein Nachweis des Eigentumüberganges konnte erst nach Rücksprache mit der Buchhaltung des Handwerkerhofes vorgelegt werden. Auf die Erfassung von Sachspenden, die Ausstellung von Spendenbescheinigungen sowie der buchhalterischen Behandlung sollte insbesondere durch den Schatzmeister zukünftig besser Einfluß genommen werden Der Teilwert des Servers betrug zum Zeitpunkt des Eigentumüberganges am ,00. Da der Server bei dem Handwerkerhof bereits vollständig abgeschrieben war (Restnutzungsdauer und Buchwert Null), wurde für den Verein eine Nutzungsdauer von 3 Jahren festgelegt. Dies ist steuerlich möglich, muß jedoch fachlich begründet werden. Punkt 3: Die Einnahmen aus Lehrgangsgebühren sind von ,60 in 2012 auf ,10 in 2013 zurück gegangen. Während die Lehrgangsgebühren um mehr als 30% gesunken sind, sind die Aufwendungen für Dozenten und Aufwandsentschädigungen nur um ca. 8% zurück gegangen. Wir empfehlen dem Vorstand die Ursachen zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zu treffen. Zum Beispiel: Veränderung im Vertrieb / Außenwerbung Veränderung der Lehrgangsthemen Erhöhung der Clubgebühr für Nichtvereinsmitglieder Lehrgangseinnahmen und Dozentenhonorare wurden in 2 Stichproben (Monate März und November) hinsichtlich a) Nachweis der durchgeführten Lehrgänge b) Anzahl der Teilnehmer pro Lehrgang c) Rechnungslegung für die Lehrgangsgebühren d) Nachweis der Dozentenhonorare geprüft. 3

4 Die Prüfung erfolgte anhand der Aufstellungen von Frau Müller (siehe auch Anlage 1 und 2). Die Zuordnung der Rechnungen zu den Lehrgängen war nur durch Auskünfte von Frau Müller möglich. Grund hierfür die fehlenden Rechnungsnummern auf den Aufstellungen bzw. der fehlende Bezug auf den Rechnungen zu den Lehrgängen. Die in den Anlagen 1 u. 2 ausgewiesenen Einnahmen pro Lehrgang mußten daraufhin korrigiert werden. Außerdem wurde geprüft, ob Rabatte für Mitglieder berechtigt waren (keine Beanstandungen). Es ist erforderlich, die Rechnungslegung zu verbessern; Lehrgangsinhalt, Zeitraum, Rabatte für Vereinsmitglieder sowie Mitglieder der WGS usw. sollten deutlich erkennbar sein. Die auf den Anlagen 1 und 2 ausgewiesenen Dozentenhonorare wurden geprüft und stimmen mit der Buchhaltung überein. Punkt 4: Die Mietkosten wurden auf Plausibilität geprüft. Die Erhöhung der Mietkosten um 604,50 resultiert aus der Nachzahlung der Betriebskosten 2011 für das Objekt Bamberger Str. (Rechnung vom ; überwiesen Januar 2013). Der Sachverhalt wurde uns bei der Prüfung des Jahresabschlusses nicht vorgelegt. Die damalige Aussage, dass der Verein keine Verbindlichkeiten hat, ist somit nicht korrekt gewesen. Punkt 5: Punkt 6: Der Verein erhielt in ,00 Zuwendungen aus der "Bürgerstiftung Dresden". Gemäß Zuwendungsverträgen waren diese Mittel zweckgebunden für die Projekte "PC-Sprechstunde", "Clubaktiv" und "PC-Club Generation 50+" einzusetzen. Die Prüfung ergab keine Beanstandungen. Die Aufwandsposition AM (Rechnerzubehör u. Pearl) , ,56 wurde in Stichproben geprüft. Die Stichprobe betraf folgende Rechnungen: Lieferant/Inhalt RE-Nr. RE-Datum Betrag Bankdatum IBAIT , (14 Grafikkarten/ 14 Lüfter) IBAIT , (PC, Upgrade, Videoschnitt, 1 Festplatte) PEARL , (10xPhotoimpact, 10 USB-Sticks, 10 Verlängerungskabel) 4

5 Die Prüfung ergab die rechnerische Richtigkeit und den ordnungsgemäßen Ausweis in der Buchhaltung. Die Rechnungen wurden durch keinen Dritten (z. Bsp. Schatzmeister, Mitglied des Vorstandes) geprüft und zur Zahlung angewiesen. Ein Nachweis der Verwendung der gekauften Gegenstände (PC, USB- Sticks,...) erfolgte nur durch mündliche Auskunft von Frau Müller. Es ist zu empfehlen, das dies zukünftig durch einen Vermerk auf den Rechnungen erfolgt. Desweiteren wird empfohlen eine Regelung betreffs Zahlungsanweisung und Vermerk zur sachlichen Richtigkeit /Verwendungszweck zu treffen. Dresden, 01. Mai 2014 gez. L.Hanack gez. U.Simon 5

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