Integrationsszenarien, Funktionalitäten und Prozesse rund um den Microsoft Project Server

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1 Integrationsszenarien, Funktionalitäten und Prozesse rund um den Microsoft Project Server Von Katinka Weissenfeld, PMP Geschäftsprozesse im Projektmanagement erstrecken sich heutzutage über verschiedenste IT- Systeme, deren Daten konsolidiert werden müssen. Dabei findet zumeist ein zentrales Projektmanagement-Tool Einsatz, welches verschiedene Insellösungen ersetzen und die verbleibenden Systeme untereinander vernetzen soll. Der Aufwand für die Mitarbeiter wird reduziert und die Datenqualität der einzelnen Systeme erhöht. Beim Einsatz der verbleibenden unterschiedlichen Systeme soll folglich ein redundanter Pflegeaufwand ausgeschlossen werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kommt in vielen Unternehmen Microsoft Project Server zum Einsatz. Durch den Einsatz von Microsoft Project Server können Projektmanagementaufgaben von der Projektinitiierung über die Projekt- und Ressourcenplanung hin zum Kostencontrolling toolgestützt realisiert werden. Während des gesamten Projektmanagementzyklus stehen weitere Tools neben dem Microsoft Project Server zur Verfügung, um Prozesse und Aktivitäten so effizient wie möglich zu unterstützen, so Stephan Fasshauer, Produkt Marketing Manager Project und Visio, Microsoft Deutschland GmbH, Geschäftsbereich Information Worker. Im Folgenden werden konkrete technische Integrationsmöglichkeiten in der Microsoft- Systemlandschaft vorgestellt und die Anwendungsmöglichkeiten an Beispielen von Microsoft SharePoint Server, Team Foundation Server, Exchange Server und einem nicht auf Microsoft- Technologien aufbauenden Tool wie SAP dargestellt. Integrationsszenarien: Project Server und SAP Der klassische Anwendungsfall beim Microsoft Project Server ist die Integration der Kostenplanung aus einem Fremdsystem (z. B. SAP) innerhalb des Projektmanagement-Tools, ohne einen Mehraufwand für den Benutzer durch Doppelpflege der Daten zu generieren. Im Zuge einer Microsoft Project Server Einführung soll zumeist auch die projektspezifische Kostenplanung über das Projektmanagement-Tool abgedeckt werden. Hierbei werden beispielsweise den im System vorhandenen Ressourcen Kostensätze hinterlegt, sodass die anfallenden Kosten im direkten Zusammenhang mit den entstehenden Arbeitsaufwände stehen und automatisch berechnet werden können. 1

2 In vielen Fällen werden die Kosteninformationen in Systemen wie SAP weiterverarbeitet, sodass die angelegten und generierten Kostendaten von Microsoft Project Server nach SAP übertragen werden müssen. Hierzu werden beispielsweise nach erfolgreicher Aufgabenplanung und Terminplanung von Microsoft Project Server die vollständige Struktur oder nur ein begrenztes Level der Aufgabengliederung nach SAP PS übertragen. Die genaue Struktur wird je nach der in SAP PS zur Abrechnung benötigten Granularität gewählt. Des Weiteren können die definierten Aufgabenpakete aus den Projektplänen als PSP-Elemente oder als Netzplanvorgänge nach SAP übertragen werden. Wenn die Mitarbeiter ihre Arbeit über die Standardfunktionalitäten des Microsoft Project Servers wie MyTasks oder MyTimesheets zurückmelden, können diese Informationen über den entstandenen Ist-Aufwand vom Microsoft Project Server wahlweise aggregiert oder 1:1 je synchronisiertem Element nach SAP CATS übermittelt werden. Die Prozesse in SAP laufen nach der Dateneingabe aus Microsoft Project Server wie gewohnt weiter. Um diese Integrationsszenarien zwischen Microsoft Project Server und einem Fremdsystem wie SAP realisieren zu können, hat u. a. Campana & Schott als Microsoft Gold Partner und SAP Service Partner zertifiziertes Unternehmen das Schnittstellenprodukt CS Connect entwickelt. Durch eine vollständig integrierte Infrastruktur können durch ein solches Produkt Projektdaten sehr einfach zentral gesteuert an verschiedenen Stellen zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeiter können die Daten weiterhin in ihren gewohnten Applikationen (z. B. SAP) bearbeiten. Diese Daten können anschließend durch eine Schnittstelle auch in einer zweiten Plattform (z. B. Microsoft Project Server) verwendet werden, ohne dass sie dort zusätzlich gepflegt werden müssen. Die Anwendung der Schnittstelle kann bidirektional erfolgen, sodass nicht zwingend ein System als das führende definiert werden muss. Typischer Datentransfer zwischen Microsoft Project Server und SAP 2

3 Der bidirektionale Datenaustausch unterschiedlicher Systeme stellt vollständige und konsistente Daten innerhalb der Systemlandschaft sicher. Daraus generierte Management-Entscheidungsstützen wie Kennzahlen und Berichte erhalten eine erhöhte Qualität. Bei Einsatz eines Schnittstellenprodukts wie CS Connect zum bidirektionalen Datentransfer zwischen Microsoft Project Server und SAP ERP werden in der Regel Projektstammdaten, Ressourcendaten sowie Plan- und Ist-Kosten zwischen den beiden Plattformen synchronisiert. Datenteilmengen aus beiden Plattformen werden in eine gemeinsame Infrastruktur integriert und können auch in beiden Plattformen abgerufen werden. Als webbasiertes Produkt ist CS Connect flexibel konfigurierbar und kann so schnell an die Anforderungen eines Kunden angepasst werden. Die Anwendung erfordert keinen Client-seitigen Roll-out. Eine modulare Berechtigungsverwaltung für eine dezentrale Administration und Steuerung der Schnittstellen unterstützt den Integrationsprozess und den täglichen Betrieb. Detaillierte Transaktionsprotokolle und Fehlerbehandlungen können abgefragt werden oder im Rahmen der automatischen Benachrichtigung zu Schnittstellen-Events via empfangen werden. Der Datentransfer kann mittels unterschiedlicher Verbindungen realisiert werden, wie z. B. durch Standard-SAP-Interfaces per RFC/BAPI, SAP PI oder auch auf Basis von XML-Dateitransfers. Aufbau der Architektur von CS Connect 3

4 Abgesehen von einfachen 1:1 Beziehungen sind im Rahmen des Einsatzes eines solchen Schnittstellenprodukts auch 1:n und komplexe n:m Beziehungen realisierbar. Hierbei werden Daten zwischen mehr als zwei Systemen ausgetauscht, sodass bei Bedarf auch eine Multi-System- Integration realisiert werden kann. Die Scheduling- und Orchestrierungs-Funktionalitäten der Core Engine gewährleisten in solchen Fällen die richtige Reihenfolge und Vollständigkeit der Kommunikation über alle Systeme hinweg. Somit wird auch bei komplexen Szenarien die Transaktionssicherheit stets gewährleistet. CS Connect wurde sowohl von Microsoft als auch von SAP zertifiziert und garantiert somit ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit und Kompatibilität zu den Systemen der beiden Hersteller. Integrationsszenarien: SharePoint und SAP Neben dem Einsatz von Integrationsmöglichkeiten von Microsoft Project Server und SAP sind verschiedene Anwendungsfälle denkbar, bei denen Daten zwischen dem Microsoft SharePoint Server und einer Software wie SAP ausgetauscht werden. Eine häufig bestehende Anforderung ist der Transfer von Daten aus Urlaubsanträgen von bzw. nach SAP HCM oder auch die Generierung einer Bestellübersicht, bei der Daten direkt aus SAP MM ausgelesen werden. Die Bestellübersicht wird in diesem Fall benutzerfreundlich über Microsoft SharePoint Server Workflow erstellt und anschließend werden die für SAP relevanten Informationen entsprechend per Schnittstelle weitergeleitet. Darüber hinaus sind komplexere Szenarien denkbar, wenn z. B. das Projektantragswesen über Microsoft SharePoint Server inklusiver Freigabeworkflows erfolgt und anschließend die Anlage des Projekts in SAP PS/CO mit PSP-Strukturen abgebildet werden soll. Auch der Datentransfer von Datengrundlagen ganzer Dashboards aus einem SAP BW ist mit Hilfe eines entsprechenden Schnittstellenmoduls möglich, um so einen doppelten Pflegeaufwand zu vermeiden und eine einheitliche Datenkonsistenz über unterschiedliche Anwendungen sicherzustellen. Um den Datentransfer zwischen den beiden Systemen sicherzustellen, kann hierbei ebenfalls eine Anwendung wie das bereits beschriebene CS Connect herangezogen werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit der häufig gestellten Anforderung gerecht zu werden, dem Benutzer für Eingaben in SharePoint und SAP nur eine Endanwenderplattform zur Verfügung stellen zu können. Hierzu wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft und SAP Duet Enterprise entwickelt, welches u. a. über eine Single-Sign-On-Funktionalität verfügt. Dies bedeutet, dass der Benutzer sich mit der Anmeldung auf SharePoint beispielsweise automatisch auch in SAP angemeldet hat und auf die entsprechenden Daten zugreifen und diese je nach Berechtigung editieren kann. Duet Enterprise ist so konzipiert, dass alle SAP-Rollen in SharePoint übernommen werden können. Somit ist immer sichergestellt, dass der Benutzer auch über eine Endanwendermaske in SharePoint 4

5 auf die seiner Berechtigung entsprechenden Daten in SAP zugreifen kann und diese bei Wunsch live anpassen kann. Darüber hinaus bietet Duet Enterprise ein entsprechendes Toolset, sodass standardmäßig ein Zugriff auf SAP-Informationen von Kunden, Mitarbeitern, Produkte, Kundenbestellungen und Kundenanfragen in SAP ermöglicht werden kann. Aufbau der Architektur von Duet Enterprise Duet Enterprise bedient sich der Business Connectivity Services. Hierdurch kann sowohl auf SAP- Daten als auch auf SharePoint-Daten in einer SharePoint-Oberfläche zugegriffen werden. Dies stellt für die Benutzer eine deutliche Vereinfachung der Handhabung unterschiedlicher Systeme dar. Integrationsszenarien: Project Server und Team Foundation Server Ein weiteres Anwendungsfeld besteht im Rahmen von IT-Entwicklungsprojekten, bei denen der Microsoft Team Foundation Server als Tool für Entwicklungsplanung/ -Controlling und Codeverwaltung mit dem Project Server verknüpft werden soll. Häufige Herausforderung hierbei ist, dass die Softwareentwicklung, unterstützt durch den Microsoft Team Foundation Server, eigene Prozesse mit eigenen Entitäten durchläuft, die sich nicht 1:1 in einem Projektplanungstool wie Microsoft Project Server wiederfinden. Die Abstimmung der Planung erfolgt für gewöhnlich mit dem Lead Entwickler, die Pflege des Projektplans obliegt in der Regel 5

6 jedoch dem Projektleiter, sodass auch hier eine Systemintegration eine deutliche Arbeitserleichterung darstellt. Durch ein für die Integration des Team Foundation Servers und Project Servers zur Verfügung stehenden Feature Packs von Microsoft können folgende Quick Wins erreicht werden: Verbesserung der Kommunikation zwischen Projektleiter und Entwicklung Verbesserung der Zuordnung von Ist-Aufwänden zu Arbeitspaketen im Projektplan sowie den Entwicklungsarbeiten im Microsoft Team Foundation Server Erleichterung des Fortschritt-Controllings für den Projektleiter (Aufgaben, Termine und Fortschritt werden auf die relevante Granularität verdichtet und ausgetauscht) Gewährleistung von klaren Rollenaufteilungen. Mögliche Integrationsszenarien vom Microsoft Project Server und Microsoft Team Foundation Server Integrationsszenarien: Project Server und Exchange Server Des Weiteren besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Integrationsszenarien mit Microsoft Project Server und Exchange Server zu realisieren. Häufiger Anwendungsfall ist eine Synchronisation der anstehenden Aufgaben in den Microsoft Outlook-Kalender. Hierbei erscheinen die Tätigkeiten beim Veröffentlichen eines Projektplans automatisch in dem Outlook Kalender des dafür vorgesehenen Mitarbeiters und in einer in Outlook geführten Aufgabenliste. Wird der Projektplan aktualisiert, werden die Terminänderungen direkt im Kalender bzw. bei Aufgabe in der Aufgabenliste aktualisiert. 6

7 Um die Vorteile vom Einsatz verschiedener bewährter Standardtools gänzlich auszuschöpfen, den Mitarbeitern Mehraufwände durch doppelte Datenpflege abzunehmen und die Akzeptanz der IT- Systeme innerhalb des Unternehmens zu erhöhen, können die Tools abhängig von den Anforderungen wie beschrieben integriert werden. Resümee Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass bei einer Systemeinführung wie beispielsweise Microsoft Project Server notwendige Integrationen zu anderen Systemen berücksichtigt werden sollten, um zielgerichtet den Nutzen der einzelnen IT-Systeme zu steigern und die Datenqualität zu optimieren. Ihr Ansprechpartner: Campana & Schott Jan Ahlborn, Director Gräfstraße 99, D Frankfurt am Main Tel.: Campana & Schott ist ein international tätiges Beratungsunternehmen für Projektmanagement und Prozessoptimierung. Mit unserer erfolgsbewährten Kombination aus Management- und Technologieberatung gestalten wir professionelles Projektmanagement und optimieren Geschäftsabläufe unter Einsatz innovativer Informationstechnologie. Zu unseren Kunden zählen multinationale Konzerne, ein Großteil der DAX-30- Unternehmen sowie namhafte Unternehmen des Mittelstands. 7