i615 » Verschlüsselter Informationsaustausch v3.9.0 » Nutzen Sie VIA für alle » Dateien und Nachrichten sicher verschicken Inhalt: Handbuch

Transkript

1 » Verschlüsselter Informationsaustausch v3.9.0» Dateien und Nachrichten sicher verschicken Wenn Sie vertrauliche Dateien per versenden wollen, sind Sie meist in einer Zwickmühle. Entweder nutzen Sie komplizierte Verfahren und Software, versenden die Daten unverschlüsselt oder brennen eine CD und schicken den Kurier. All das ist unprofessionell, riskant oder zeitaufwändig. Leichter geht es mit VIA, dem verschlüsselten Informationsaustausch der Deutschen Pensions Group. VIA hilft Ihnen, vertrauliche Daten verschlüsselt an einen Mitarbeiter der Deutschen Pensions Group zu» Nutzen Sie VIA für alle vertraulichen Dateien, egal ob es sich um Konzeptdokumente, Studien, Finanzplanungen, Zahlungsdaten oder Personaldaten handelt. versenden, aber auch beim Entschlüsseln einer , die Sie von einem Mitarbeiter der Deutschen Pensions Group erhalten haben. Um VIA nutzen zu können, rufen Sie bitte in Ihrem Webbrowser auf. Alternativ können Sie auch die Homepage der Deutschen Pensions Group unter PensionsGroup.de öffnen und dann dem Link VIA ganz unten rechts folgen. Inhalt: Sicherer Austausch vertraulicher Daten mit VIA - ohne Installation zusätzlicher Software. 22. Juli 2010 Seite 1

2 » Und so einfach funktioniert das Versenden von verschlüsselten Dokumenten mit VIA» Verschlüsselt Daten versenden 1. Halten Sie, falls vorhanden, die zu verschlüsselnden Dateien bereit. Haben Sie mehrere Dateien zu versenden, kopieren Sie diese in einen Ordner oder erzeugen Sie eine ZIP-Datei. Sie können auch sehr große Dateien bis 150 MB versenden. Bedenken Sie jedoch, dass das Hochladen einige Zeit beanspruchen kann. Informieren Sie sich bitte auch im Vorfeld, welches Datenvolumen das Postfach Ihres Empfängers maximal empfangen kann. 2. Sind Sie auf der Website angekommen? Wählen Sie die Funktion Verschlüsselt senden. Ähnlich wie bei einer normalen bietet sich Ihnen auch die Möglichkeit, CC- (Kopie einer Nachricht) oder BCC- (Blindkopie einer Nachricht) Empfänger auszuwählen. Selbstverständlich können Sie mehrere CC und/oder BCC Empfänger eintragen. 5. Geben Sie im dafür vorgesehenen Feld Ihre Adresse an. 3. Sofern Sie jetzt nach einem Zugangscode gefragt werden und dieser Ihnen noch nicht bekannt ist, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline Wählen Sie im nächsten Schritt einen Empfänger aus der Liste der Mitarbeiter der Deutschen Pensions Group aus. Sie können natürlich auch weitere Empfänger hinzufügen: klicken Sie dazu einfach auf das Plus-Symbol neben der Empfängerliste. 6. Um Ihre Nachricht schnell einordnen zu können, tragen Sie bitte einen verständlichen Betreff ein. Bedenken Sie aber: der Betreff wird nicht verschlüsselt! 7. Hinterlassen Sie nun eine Nachricht an den oder die Empfänger. Wenn gewünscht, können Sie auch noch Dateien an Ihre Nachricht anhängen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Durchsuchen. Ihr Betriebssystem öffnet nun den Dialog zur Dateiauswahl. Wählen Sie das Laufwerk und Verzeichnis, in dem Sie die Datei(en) gespeichert haben. Ähnlich wie bei der Empfängerauswahl können Sie auch hier über das Plus-Symbol mehrere Dateien angeben. Bedenken Sie bitte: Sie können verschlüsselte s auch verschicken ohne eingeloggt zu sein. Um s jedoch zu entschlüsseln, müssen Sie sich anmelden. 8. Zuletzt tippen Sie die komisch anmutenden Buchstaben und Zahlen ab, die unten links abgebildet sind. Diese Darstellung ist absichtlich. Damit wird vermieden, dass Hacker automatisiert VIA benutzen können. Beim Tippen spielen Groß- Seite 2

3 und Kleinschreibung keine Rolle, zudem gibt es keine Leerzeichen. Sind die Zeichen sehr undeutlich, klicken Sie einfach auf das Kreissymbol auf der rechten Seite und Sie erhalten sofort eine neue Zeichenkombination. 9. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Absenden. Nun wird die Datei verschlüsselt übertragen. Bei erfolgreicher Übertragung erhalten Sie eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm. Nun können Sie weitere Dateien an andere Personen der Deutschen Pensions Group versenden oder den Browser schließen.» Hintergrundinformationen Mit dem Klicken der Schaltfläche Absenden beginnt die Datenübertragung von Ihrem Rechner zu unserem VIA-System. Die dafür verwendete Datenleitung ist sicher, daher auch die Webadresse https. Das s steht für Secure (engl. sicher ). Sobald die Datei auf dem VIA Server angelangt ist, wird sie verschlüsselt an den Empfänger weitergeleitet. Dazu wird OpenPGP (Pretty Good Privacy Programm zur Verschlüsselung und zum Unterschreiben von Daten) benutzt, das sehr sichere und bewährte Übertragungsverfahren. Bei VIA wird weder eine Datei gespeichert noch kann ein unbefugter Dritter oder z. B. Administrator auf die Daten zugreifen. Sie können 100%ig sicher sein, dass nur die von Ihnen gewählten Empfänger die Datei per erhalten.» Registrieren Sie sich und schützen Sie Ihre vertraulichen Daten» Gute Gründe um s zu verschlüsseln s gehen auf dem Weg durchs Internet oft ganz eigene Wege, bevor sie beim Computer des Empfängers ankommen. Um zu vermeiden, dass nicht autorisierte Personen Ihre elektronischen Mitteilungen lesen, ist die sicherste Methode Ihre Daten zu verschlüsseln. Der Empfänger einer verschlüsselten Nachricht kann diese nur dann lesen, wenn er den Schlüssel kennt, den der Absender verwendet hat. Verschlüsselungsprogramme, wie das von VIA verwendete PGP laufen auf jedem Standard-PC. Um mit VIA verschlüsselte s und Dateien entschlüsseln zu können, müssen Sie sich auf VIA registrieren. Öffnen Sie bitte im Browser die VIA Homepage: 1. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den Button Registrieren. 2. Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, auf der sich ein Anmeldeformular befindet. Tragen Sie hier alle erforderlichen Daten ein. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Bitte geben Sie unbedingt eine Mobilfunknummer an. Zur Sicherheit werden Benutzername und Kennwort getrennt voneinander verschickt. Ihr Benutzername wird an Ihre -Adresse geschickt. Das Kennwort erhalten Sie getrennt davon per SMS an Ihr Mobiltelefon geschickt. In Ausnahmefällen können Sie in dieses Feld auch Ihre Festnetznummer eintragen. In diesem Fall teilen wir Ihnen persönlich Ihr Kennwort per Telefon mit. 3. Sollten Sie bereits PGP für die Verschlüsselung Ihrer Daten nutzen, können Sie hier Ihren öffentlichen PGP-Schlüssel hochladen. Sie können die Dateien, die Sie über VIA erhalten, dann bequem so entschlüsseln und öffnen, wie Sie es gewohnt sind. 4. Klicken Sie auf Anfordern. Ihre Zugangsdaten werden Ihnen automatisch zugeschickt. In den oben beschriebenen Ausnahmefällen rufen wir Sie persönlich an und teilen Ihr Kennwort telefonisch mit. Beachten Sie bitte, dass Benutzername und Kennwort nur innerhalb der Geschäftszeiten versendet werden können. Unsere Geschäftszeiten sind von Montag bis Freitag von 09:00 18:00 Uhr. Seite 3

4 » Und so entschlüsseln Sie die erhaltenen Dateien mit VIA» Verschlüsselte Daten erhalten Sie haben eine mit Dateien über VIA erhalten. Öffnen Sie die . Im Anhang der befindet sich mindestens eine Datei, die die Endung PGP aufweist. Speichern Sie alle Dateien auf Ihrem Rechner ab, beispielsweise auf dem Desktop.» Verschlüsselte Daten entschlüsseln Um Ihre erhaltenen Daten zu entschlüsseln, müssen Sie sich einloggen. Öffnen Sie hierzu im Browser die Seite Wenn Sie bereits über einen Benutzernamen und ein Kennwort für VIA verfügen, melden Sie sich bitte wie folgt an. 1. Tragen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort in die Eingabemaske ein und klicken auf Anmelden. 2. Klicken Sie auf die rechte Grafik Dateien entschlüsseln.» Und so ändern Sie Ihr Kennwort» Kennwort ändern: Sie haben nach der Einrichtung Ihrer Zugangsdaten von VIA ein automatisch generiertes Kennwort per SMS oder per Anruf erhalten. Dieses Kennwort können Sie ändern: 1. Klicken Sie dafür, nachdem Sie sich in VIA angemeldet haben, auf den Link Kennwort ändern in der linken Navigationsleiste. 2. Geben Sie nun Ihr bisheriges Kennwort ein und überlegen Sie sich ein neues Kennwort, das Sie zukünftig verwenden möchten. Bitte achten Sie dabei darauf, dass das neue Kennwort aus mindestens acht Zeichen besteht und eine Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und/oder Sonderzeichen ist. 3. Bitte wiederholen Sie das neue Kennwort zur Kontrolle. Wenn Sie nun auf Speichern klicken, haben Sie Ihr Kennwort geändert und können sich ab sofort mit dem neuen Kennwort anmelden. 3. Sie werden nun nach den zu entschlüsselnden Daten gefragt. Diese haben Sie bereits per erhalten und auf Ihrem Rechner gespeichert. 4. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Dialog die zuvor gespeicherte, verschlüsselte Datei aus und klicken auf Entschlüsseln. Sie können jeweils eine Datei entschlüsseln. Wiederholen Sie den Vorgang, falls Sie mehrere Dateien erhalten haben. 5. Sobald Sie die Datei ausgewählt haben, wird sie entschlüsselt und zum Speichern oder Öffnen bereitgestellt.» Auch hier gilt: Die Datenübertragung ist sicher und es kann kein unbefugter Dritter an die Dateien» Hilfe Sollten Sie bei der Nutzung Schwierigkeiten haben, so senden Sie eine an oder rufen Sie uns an: und verlangen den technischen Support. Seite 4

5 » Technische Hintergründe In vielen Unternehmen müssen vertrauliche Daten mit externen Personen ausgetauscht werden. Der schnellste und sehr häufig genutzte Weg, um vertrauliche Informationen auszutauschen, ist via . Allerdings werden s unverschlüsselt über das Internet verschickt und sind somit sehr leicht einzusehen. Zum Versenden vertraulicher Informationen sind normale E- Mails deshalb ungeeignet und sollten grundsätzlich nicht unverschlüsselt versendet werden. Wir empfehlen vertrauliche Informationen vor dem Versenden zu verschlüsseln. Hierfür gibt es lokale Lösungen, die sich in das genutzte Programm integrieren (s.u.). Diese Softwarelösungen müssen allerdings installiert und eingerichtet werden. Insbesondere müssen digitale Schlüssel, welche die Verschlüsselung erst ermöglichen, auf Key-Servern veröffentlicht oder mit den Personen ausgetauscht werden, an die sensible Daten geschickt werden sollen. Um diesen Aufwand zu vermeiden und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten, hat die Deutsche Pensions Group GmbH die Webapplikation VIA entwickelt, welche die Sicherheit der Verschlüsselung mit dem Komfort einer zentralen Applikation, die jederzeit und von überall über das Internet zu erreichen ist, vereint. Als Verschlüsselung kommt das Nachrichtenformat OpenPGP [1]» Ein HöchstmaSS an Sicherheit in der Datenübertragung hat die Deutsche Pensions Group mit der Webapplikation VIA entwickelt zum Einsatz, eine freie Spezifikation von PGP (Pretty Good Privacy). OpenPGP garantiert höchste Sicherheit durch den Einsatz von asymmetrischer Verschlüsselung. Für jeden Empfänger existiert ein Schlüsselpaar mit einem privaten und einem zugehörigen öffentlichen Schlüssel. Die Informationen werden mit dem öffentlichen Schlüssel kodiert und können nur mit dem entsprechenden privaten Schlüssel wieder entschlüsselt werden. VIA verwaltet diese kennwortgeschützten Schlüssel (Passphrase) und überträgt Daten nur über einen gesicherten Kanal. Das hierfür eingesetzte HTTPS verhindert zuverlässig das Mithören der übertragenen Daten durch Dritte. Selbstverständlich müssen die Rechner und Netzwerkinfrastrukturen der Teilnehmer entsprechend abgesichert sein, um einen Rundumschutz zu gewährleisten. Zusätzlich werden keine Anwenderdaten dauerhaft auf dem VIA-Server gespeichert. Sobald eine Datei komplett ver- oder entschlüsselt wurde, bleiben keine Daten auf dem Server zurück. Sollten Sie jetzt VIA nutzen und zu einem späteren Zeitpunkt auf eine lokale PGP-Lösung umstellen, senden wir Ihnen gerne das für Sie bei uns generierte Schlüsselpaar zu und löschen dieses auf Wunsch mit der Passphrase sicher von unserem Server. Programme für das Signieren und Verschlüsseln von s auf Ihrem PC gibt es für nahezu jeden - Client (GnuPG=GPG[2], PGP[3], Thunderbird/Enigmail[4], Outlook/ Gpg-4win[5], Mail.app/Sente[6] usw.). Mehr Informationen zu PGP und GPG finden Sie hier: [1] [2] [3] [4] [5] [6] Seite 5