Praxisvortrag Projektüberwachung und -steuerung

Transkript

1 Praxisvortrag Projektüberwachung und -steuerung Dresden, Robert Mühlbach Holger Waide Copyright 2007 Accenture All Rights Reserved. Accenture, its logo, and High Performance Delivered are trademarks of Accenture.

2 Wer ist eigentlich Accenture? Fakten Umsatz in Mrd. US-Dollar Gegründet im Jahr 1989 Rund Mitarbeiter weltweit 19,70 über 110 Büros in 49 Ländern 23,39 Milliarden $ Umsatz per 16,65 15, Kunden Top-Unternehmen: 94 des Fortune-Global-100-Index Kooperationen Mehr als 100 Allianzen mit Weltmarktführern und Technologie-unternehmen (z. B. Microsoft, Siebel Systems, SAP, Hewlett Packard) 6,28 4,94 9,55 9,75 8,22 11,44 11,57 11,82 13,67 23,

3 Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing- Dienstleister Comm. & High Tech Financial Services Post & Public Services Products Resources Managementberatung Systemintegration & Technologie Outsourcing 3 3

4 Agenda Projektüberwachung und -steuerung Warum notwendig? Wie und womit? Was ist zu beachten? 4 4

5 Projektüberwachung und -steuerung Warum notwendig? Wie und womit? Was ist zu beachten? 5 5

6 Projektmanagement SQERT-Modell Quality Effort Projekt Time Scope Risk SQERT - Model 6 6

7 Dimensionen des Projektmanagements (1) Kalkulation (Estimating) Planung (Work and resource planning) Überwachung h &St Steuerung (Monitoring i &Controlling) 7 7

8 Dimensionen des Projektmanagements (2) - ADM Accenture Delivery Methods (ADM) formalisieren das Vorgehen 8 8

9 Projektkalkulation In der Projektkalkulation wird der Aufwand für die Fertigstellung einer Anforderung gg geschätzt. Ohne eine genaue Aufwandsschätzung kann ein Projekt: die Zeit- und Budgetplanung überschreiten die Gewinnmarge drastisch verkleinern Team-Moral senken 9 9

10 Projektkalkulation Accenture Delivery Methodology Estimator (Demo) 10 10

11 Projektplanung Die Projektplanung ist unverzichtbarer Bestandteil um sicherzustellen, dass die geeigneten Teammitglieder die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen Projektplan Meilensteine Ressourcenplanung 11 11

12 Projektplanung mit MS Project (Demo) Taskstruktur in MS Project heruntergeladen aus dem ADM Estimator 12 12

13 Projektüberwachung und -steuerung ist das Überwachen des Projektfortschritts anhand von Soll/Ist-Vergleichen. g Bei auftretenden Problemen müssen geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden Planung ist iterativ Planung muss genauso sorgfältig angepasst werden wie sie erstellt wurde 13 13

14 Projektüberwachung und -steuerung Warum notwendig? Wie und womit? Was ist zu beachten? 14 14

15 Dimensionen der Projektüberwachung und -steuerung Projektdreieck Zielüberwachung Scopemanagement z.b. Ergebnisdefinition je Phase / Abnahmen Terminkontrolle Netzplan z.b. Meilensteintrendanalyse Kostenkontrolle Mittelabfluss Mittelfestlegung z.b. Earned Value Analyse Anpassungen im Projektdreieck (bzw. SQERT) können nötig sein! 15 15

16 Terminkontrolle Beispiel: Meilenstein-Trendanalyse 16 16

17 Kostenkontrolle Beispiel: Earned Value Analyse - Basisgrößen Industriestandard zur Messung des Projektfortschritts Sagt Fertigstellungsdatum und finale Kosten voraus Zeigt Termin- und Budgetabweichungen an Basis Überblick bli Vorhersage Arbeitet mit 3 Basisgrößen Geplante Kosten (planned costs, BCWS) Istkosten (actual cost, ACWP) Leistungswert (earned value, BCWP) 17 17

18 Kostenkontrolle Beispiel: Earned Value Analyse - Überblicksgrößen Planabweichung (schedule variance, sv) = Leistungswert geplante Kosten sv>0 mehr erreicht als geplant sv<0 weniger erreicht als geplant Kostenabweichung (cost variance, cv) = Leistungswert Istkosten cv>0 weniger verbraucht als geplant sv<0 mehr verbraucht als geplant 18 18

19 Kostenkontrolle Beispiel: Earned Value Analyse Interpretation der Überblicksgrößen Plan (-) Plan (+) Kosten (-) Kosten (-) Plan ( ) Kosten ( ) Plan ( ) Kosten (+) 19 19

20 Kostenkontrolle Beispiel: Earned Value Analyse - Überblicksgrößen relative Zeiteffiziens (schedule performance index) SPI = Leistungswert / geplante Kosten relative Kosteneffiziens (cost performance index) CPI = Leistungswert / Istkosten 20 20

21 Kostenkontrolle Beispiel: Earned Value Analyse Vorhersagegrößen Vorhersage aufgrund der Effizienzzahlen geschätzter Restaufwand (estimated to complete, ETC) ETC = (geplante Gesamtkosten Leistungswert) / Kosteneffizienz geschätzte Gesamtkosten (estimate at completion, EAC) EAC = Istkosten t + geschätzter t Restaufwand und weitere 21 21

22 Earned Value Analyse Ein einfaches Beispiel 120m Wand streiche ich in 3 Tagen 10 Euro / h 22 22

23 Earned Value Analyse Ein einfaches Beispiel Plan Wand gestrichen in m Geplante Kosten (BCWS) 80,00 160,00 240,00 Itk Istkosten t (ACWP) 80, ,0000? Wand gestrichen in m 30 60? Leistungswert (BCWP) 60,00 120,00? Planabweichung (PV) 20,00 40,00? Kostenabweichung (CV) 0,0000 0,0000? relative Zeiteffizienz (SPI) 0,75 0,75 relative Kosteneffiziens i (CPI) 075 0, ,75 geschätzter Restaufwand (ETC) 240,00 160,00? geschätzter Gesamtaufwand (EAC) 320,00 320,00? 23 23

24 Earned Value Analyse in der Praxis Measurement Workbook (Demo) Measurement Workbook k Cost & Schedule Macro Results 24 24

25 Welche weiteren Tools kommen bei Accenture in der Projektüberwachung und steuerung zum Einsatz? Scope Management Ongoing monitoring of scope creep, manage change request process Financial Management Policies, procedures, practices, techniques, and tools necessary to establish and maintain effective financials Issue / Risk Management Identification, analysis, and pro-active response of issues and risks to the program Accenture Program Performance Management Metric definition and ongoing tracking against the business case targets and project progress targets Management Methods Project estimates, project plan maintenance, milestone tracking Timeline Management Structure, roles, skills needed to achieve predefined project objectives Resource Management 25 25

26 Accenture Delivery Tools Beispielhaft für SAP-Projekte Program & Project Management MS Project Server Time Tracking and Earned Value Clear Quest Risks, Issues, Scope, SIRs/Defects, Peer Review Project Console Status and Metrics Reporting Plan Analyze Design Build Test Deploy Accenture Delivery Methods (ADM) for SAP Basis & Support Requisite Pro Requirements Mgmt & Traceability ADM Estimator MS Project Client Estimate and Work plan Accenture Business Process Repository (ABPR) Accenture Reusable Assets Solution Manager Configuration Management, Customizing Scout, ID Mapping Configuration, ABAP Build and Test, Transport Management ration Manual integr Clear Quest Deliverable Records Management Testing Tools (eg: RMT, RFT, RPT, Mercury, etc) Test Execution Clear Quest Test Manager Test Management Clear Case Document Repository - Design and Process Documentation & Deliverables (Word, Excel, etc) Solution Manager Solution Manager System Installation System & Solution Landscape Copyright Copyright Accenture Accenture All Rights All Rights Reserved. Reserved. Solution Manager Maintenance Optimizer Solution Manager System Monitoring 26 26

27 Projektüberwachung und -steuerung Warum notwendig? Wie und womit? Was ist zu beachten? 27 27

28 10 Goldene Regeln aus der Praxis 28 28

29 #1 Completion is final

30 #2 Climb the wall

31 #3 Escalate problems fast

32 #4 Give managers a chance to manage

33 #5 Problems need owners

34 #6 Ask good questions

35 #7 Issues and risks are different

36 #8 Always have a work plan. Know your status

37 #9 Stay clear on scope

38 #10 Write it down

39 Fragen, Antworten und Diskussion 39 39

40 Anhang Anhang - Kennzahlendefinitionen 40 40

41 Base Metrics Metric Definition iti and Formula Budget at Completion (BAC) Actual Cost (AC) Budget for the task, summary task, phase or other WBS component BAC = Baseline budget expressed in days or hours, not dollars Actual cost of any work that has been performed AC = Amount of effort already spent or burned expressed in terms of days or hours not dollars 41

42 Base Metrics (Cont) Metric Definition iti and Formula Earned Value (EV) Planned Value (PV) Total amount of effort, in hours or days, for tasks that are 100% complete EV = 0 if task is NOT complete, EV = BAC, if task is complete Budgeted amount of effort, measured in hours for tasks scheduled to be 100% complete PV = BAC if task is due prior to status date PV = 0 if task is due after status date 42

43 Summary Metrics Metric Definition and Formula Cost Variance The difference between the actual (CV) costs and the budgeted (baseline) costs CV = Earned Value Actual Cost (EV-AC) Schedule Determines D t i whether the project is on, Variance (SV) ahead, or behind schedule SV = Earned Value Planned Value (EV-PV) 43

44 Summary Metrics (Cont) Metric Cost Performance Index (CPI) Schedule Performance Index (SPI) Definition and Formula The ratio of budgeted cost to actual cost used to predict the magnitude of a possible cost overrun or under-run at a given point in time CPI = Earned Value/Actual Cost (EV/AC) The ratio of budgeted cost to planned cost used to predict the magnitude of a possible cost overrun or under-run run at a given point in time SPI = Earned Value/Planned Value (EV/PV) 44

45 Forecast Metrics Metric Definition iti and Formula To-Complete Performance Index (TCPI) Statistical Estimate to Complete (STAT ETC) (BAC-EV)/(BAC-AC) (Budget at Complete Total Earned Value)/(Total Budget at Complete Actual Cost) (BAC EV)/CPI (Budget at Complete Earned Value)/Cost Performance Index AC + STAT ETC Actual Cost + Statistical Estimate to Complete Statistical ti ti Estimate t at AC + STAT ETC Completion (STAT EAC) 45

46 Forecast Metrics Metric Definition and Formula Statistical Variance at BAC STAT EAC Completion (STAT VAC) Budget at Complete Statistical Estimate at Completion Project Estimate to Complete (PROJ ETC) Project Estimate at Completion (PROJ EAC) Project Variance at Completion (PROJ VAC) Recorded from team Turnaround Document AC + PROJ ETC Actual Cost + Project Estimate to Complete N/A ETC is called Remaining Work in MS Project 46