Projektmanagement. Projektcontrolling. Prof. DI Dr. Erich Gams Projekte und Projektmanagement Theorie HTLWels 2012

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1 Projektmanagement Projektcontrolling Prof. DI Dr. Erich Gams Projekte und Projektmanagement Theorie HTLWels 2012

2 Projektmanagementprozess 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 2/51

3 Methoden zum Projektcontrolling Change Management Projektfortschrittsberichte, Project Score Card Earned Value Analyse Adaption Projektpläne 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 3/51

4 Fortschrittsberichte Der Projektfortschrittsbericht ist das formale Ergebnis des Projektcontrolling-Prozesses. Projektfortschrittsberichte sind periodisch zu erstellen. Inhalte des Projektfortschrittberichts sind: der Gesamtstatus des Projekts, der Status der Projektziele, des Projektleistungsfortschritts, der Projekttermine, der Projektkosten 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 4/51

5 Beispiel 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 5/51

6 Project Score Card Die Project Score Card dient der Visualisierung des Projektstatus. Dabei können folgende Kriterien berücksichtigt werden: Projektziele und Kontext Projektleistungen, Kosten, Termine Projektorganisation Interne Projektumwelten Externe Projektumwelten Die Stati je Beurteilungskriterium werden definiert, wobei zur Visualisierung "Ampelfarben" verwendet werden können: Im Plan grün, in Schwierigkeiten gelb, in einer Krise rot Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 6/51

7 Earned Value Analyse Ziel der Earned Value Analyse ist die Bewertung des Leistungsfortschritts (Leistungswert bzw. Earned Value) zum Kontrollstichtag, die Schaffung einer entsprechenden Bewertungsbasis für Restkostenschätzungen und die Schaffung der Grundlage für eine leistungsbezogene Bezahlung durch den Kunden Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 7/51

8 Earned Value Analyse Der Earned Value entspricht den Sollkosten der Istleistung. Die Sollkosten sind dabei auf Arbeitspaketebene zu ermitteln, wofür die Leistungsfortschrittswerte die Basis darstellen. Durch Aggregation können der Leistungsfortschritt und die Sollkosten für die einzelnen Projektphasen und das Projekt ermittelt werden. Es wird dabei Proportionalität zwischen kumulierten Leistungsfortschritten und kumulierten Kosten unterstellt Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 8/51

9 Beispiel aus Wikipedia Ein Maler soll in 5 Stunden eine Wand streichen. Der Gesamtwert des Gewerks setzt sich zusammen aus 100 für Arbeitslohn und 100 für Farbe. Es ist geplant, dass der Maler nach 3 Stunden (3/5 der Gesamtzeit) 3/5 des Gesamtbudgets (3/5 des Arbeitslohns und 3/5 der Materialkosten) verbraucht hat (linearer Fortschritt angenommen): PC = 3/5 * ( ) = Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 9/51

10 Plankosten (PC,BCWS) Die Plankosten (PC, plannedcost) werden zu Beginn des Projektes in den Arbeitspaketen definiert und über die Projektdauer verteilt. Somit ergibt sich zu jedem Zeitpunkt im Projekt ein geplantes Budget, das bis dahin verbraucht sein darf. Werden diese Kosten überschritten, läuft das Projekt Gefahr, dass das Gesamtbudget zum Ende des Projektes überschritten wird Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 10/51

11 Istkosten (AC,ACWP) Die Istkosten (actual cost) werden über die Variable AC erfasst. Alle bis zu einem Zeitpunkt angefallenen Lohnkosten (Stundenverbrauch) und Kosten für das Material werden summiert Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 11/51

12 Beispiel Der Maler hat bereits 2 Stunden gearbeitet und dabei einen Lehrling hinzugenommen ( 5/hr). Die Farbe war 30 % teurer als erwartet. Damit ergeben sich die Istkosten nach 2 Stunden zu: Arbeitslohn = 2* 20 (2 Stunden Maler) + 2* 5 (2 Stunden Lehrling) = 50 Materialkosten = 2/5 * (130% * 100) (Kosten für Farbe) = 52 AC = Arbeitslohn + Materialkosten = = Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 12/51

13 Earned Value (EV,BCWP) Der Leistungswert (EV, earnedvalue) ergibt sich während der Projektarbeit. Er errechnet sich in monetärem Wert oder anderen vereinbarten Metriken. Er ist der Betrag für die bisher erbrachten Leistungen, der unter Annahme der geplanten Ressourcenkosten angefallen wäre. D.h. der EV stellt den dem Arbeitsfortschritt / Fertigstellungsgrad entsprechenden Gesamtwert des Gewerks dar. Der Leistungswert gibt den tatsächlichen Wert der geleisteten Arbeit an. Diese Kennzahl lässt sich, geht man von einem linearen geplanten Fortschritt aus, aus dem Projektbudget (PB) und dem Arbeitsfortschritt der Aktivität berechnen. Leistungswert (EV) = Projektbudget * prozentualer Arbeitsfortschritt 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 13/51

14 Earned Value Eine Wand soll gestrichen werden. Der dafür beauftragte Maler verlangt 20 die Stunde. Er schätzt, dass er für die Arbeit 5 Stunden benötigt, das heißt, die Wand wird für 100 Arbeitslohn gestrichen werden. Die Farbe kostet 100. Der Gesamtwert (geplant) des Gewerks beträgt somit 200. Nach zwei Stunden sind bereits 3/5 der Wand gestrichen. Der EV bei t = 2 h beträgt demnach: EV = 200 * 3/5 = Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 14/51

15 Planabweichung (SV) Im realen Projekt ist die absolute Planerfüllung allerdings sehr selten gegeben. Entweder man übererfüllt die geplanten Ziele oder (in den meisten Fällen) man "hängt dem Plan hinterher". Dabei tritt eine Abweichung von geplanten Ziel auf, die als Planabweichung (SV, schedulevariance) bezeichnet wird. Eine negative Schedule Variance (SV) deutet darauf hin, dass der Zeitplan (schedule) für das Gesamtprojekt nicht eingehalten werden kann. Es geht bei der SV also nicht in erster Linie um einen Kostenunterschied, sondern um den Zeitverzug. Planabweichung (SV) = Leistungswert (EV) Plankosten (PC) 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 15/51

16 Planabweichung Der Maler hat langsam gearbeitet und nach 3 Stunden nur 1/5 der Wand gestrichen. Damit ergibt sich eine Planabweichung (SV) von: EV = (1/5 200) = erreichter Wert des Gewerks nach drei Stunden PC = (3/5 200) = geplanter Wert des Gewerks nach drei Stunden SV = = negahver Wert Zeitverzug 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 16/51

17 Kostenabweichung (CV) Die Kostenabweichung (CV, costvariance) wird gemessen an den tatsächlichen Istkosten des Projektes. Kostenabweichung (CV) = Leistungswert (EV) Istkosten (AC) 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 17/51

18 Kostenabweichung (CV) Der Maler hat 3 Stunden gearbeitet und dabei drei Azubis hinzugenommen (5 /h). Die Wand ist nur zu 1/5 gestrichen. Die Farbe war 30 % teurer als erwartet, d.h. die Gesamtkosten für das Material belaufen sich auf 130. Die Istkosten (AC) errechnen sich damit zu: AC = 3* 20 (3 Stunden Maler) + 3*3* 5 (3 Azubis à 3 Stunden) + 1/5 (130% * 100) (Kosten für die Farbe) = 131 Der EV für 1/5 Fertigstellungsgrad beträgt: EV = 1/5 ( 100 geplanter Arbeitslohn geplante Kosten für Farbe) = 40 Damit ergibt sich nach drei Stunden eine negative Abweichung vom Kostenplan (CV) von: CV = EV - AC = (- 91) Interpretation: Der EV, der Fertigstellungsgrad, ist nach drei Stunden kleiner ( 1/5 ) als geplant ( 3/5 ). Bei Fortschreibung bis zum Ende des Projektes (lineare Verlängerung der roten Kurve) entstehen erhebliche Mehrkosten. (insbesondere da die Arbeit nicht wie geplant nach fünf Stunden erledigt sein wird, sondern erst nach 3 * 5 = 15 Stunden.) 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 18/51

19 Earned Value Analyse 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 19/51

20 Meilenstein-Trendanalyse Die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) wird während der gesamten Projektdauer in einem einzigen Diagramm fortgeschrieben. Dieses besteht aus zwei Zeitachsen. Vertikale Achse: Meilensteintermine Horizontalen Achse: Termin Projekttreffen Verantwortlicher Projektmitarbeiter gibt Schätzung ab, wann ein Meilenstein erreicht sein wird. Termin wird in Diagramm eingetragen. Erfolgt eine Änderung des geplanten Meilensteintermins, muss dies dokumentiert werden Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 20/51

21 Meilenstein-Trendanalyse So entsteht nach und nach eine Kurve für jeden Meilenstein, an dem sich der Trend des Projekts ablesen lässt: Zeigt die Kurve nach oben, bedeutet dies Terminverzug. Ein horizontaler Kurvenverlauf lässt darauf schließen, das das Projekt im Plan liegt. Zeigt die Kurve nach unten, findet die Fertigstellung früher als geplant statt Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 21/51

22 Meilenstein-Trendanalyse Diese Art der Darstellung ist also auch ohne Software-Unterstützung ein geeignetes Instrument, um den Projektfortschritt zu dokumentieren. Es zeigt die Trends klar und deutlich an und ermöglicht eine einfache Interpretation und gegebenenfalls eine rechtzeitige Korrektur Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 22/51

23 Meilenstein-Trendanalyse 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 23/51

24 Arbeitsphase Meilensteinplan erstellen Aufgaben 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 24

25 Zusammenfassung (Kleine Projekte) Methoden zum Projektstart Projektplanung Objektstrukturplan, Betrachtungsobjekte Projektphasen Projektstrukturplan Arbeitspaketspezifikationen Projekttermine Projektressourcen Projektkosten Projektfinanzmitteln Projektrisiken Funktionendiagramm Ergebnisse Objektstrukturplan Projektphasen Projektstrukturplan Projekterminplan mit Meilensteinen 2012 Prof. DI Dr. Erich Gams Seite 25/51