Projektmanagement. Kostenmanagement. Version: 3.1 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

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1 Projektmanagement Kostenmanagement Version: 3.1 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

2 Lernziel Sie können die Ziele des Kostenmanagements in Projekten erläutern! Sie können erklären, wie ein Projekt im genehmigten Budget abgeschlossen wird! Sie können erklären wie Kosten in Projekten ermittelt werden! Sie können zeigen, wie das Gesamtbudget eines Projektes berechnet wird! Sie können das erläutern, wie Kosten berichtet, überwacht und gesteuert werden! 2

3 Kostenmanagement Zum Kostenmanagement in Projekten gehören die Prozesse zur: Kostenschätzung, Budgetfestlegung und Kostensteuerung, damit das Projekt unter Einhaltung des genehmigten Budgets abgeschlossen werden kann. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 3

4 Kostenmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kostenmanagement planen Kosten schätzen Budget festlegen Ausführung Überwachung und Steuerung Kosten steuern 4

5 Kostenmanagement planen (Planungsprozessgruppe) 5

6 Kostenmanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Kostenmanagementplan Inhalt: Maß an Genauigkeit Verknüpfungen mit Organisationverfahren Kontrollgrenzwerte Regeln der Leistungsmessung Methoden wie die Fertigstellung gemessen wird Berechnungsmethode zur Ermittlung der Prognosewerte Definition von Messpunkte Berichtsformate Prozessbeschreibungen Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 6

7 Kosten schätzen (Planungsprozessgruppe) 7

8 Kostenmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kostenmanagement planen Kosten schätzen Budget festlegen Ausführung Überwachung und Steuerung Kosten steuern 8

9 Kosten schätzen Einleitung Kosten schätzen ist der Prozess zur Schätzung der finanziellen Ressourcen, die zum Abschluss der Projektvorgänge benötigt werden. Kostenschätzungen sind Vorhersagen, die auf Informationen basieren, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Kostenschätzung werden in Form von Währungseinheiten aber auch Einheiten wie Personalstunden angegeben. Es ist ein iterativer Prozess! Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 9

10 Kosten schätzen Methoden Erfahrung Analoge Schätzung Parametrische Schätzung Bottom-up-Schätzung Drei-Punkt-Schätzung Analyse der Reserven Projektmanagementsoftware Analyse von Angeboten Methoden zur Entscheidungsfindung in der Gruppe Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 10

11 Kosten schätzen wichtige Arbeitsergebnisse Vorgangskostenschätzungen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 11

12 Budget festlegen (Planungsprozessgruppe) 12

13 Kostenmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kostenmanagement planen Kosten schätzen Budget festlegen Ausführung Überwachung und Steuerung Kosten steuern 13

14 Budget festlegen Einleitung Budget festlegen ist der Prozess zur: Summierung der geschätzten Kosten für einzelne Vorgänge oder Arbeitspakete, um einen genehmigten Kostenbasisplan aufzustellen. Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 14

15 Budget festlegen Methoden Kostenzusammenfassung Analyse der Reserven Erfahrung Historische Beziehungen Abgleich von Finanzierungsobergrenzen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 15

16 Budget festlegen wichtige Arbeitsergebnisse Kostenbasisplan Finanzierungsbedarf Anforderungen an die Finanzierung Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 16

17 Budget festlegen Zusammensetzung des Projektbudget Projektbudget Risikoreserve Managementreserve Kostenbasisplan Projektkostenstellen Risikoreserve Vorgangskostenschätzung Arbeitspaketkostenschätzung Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 17

18 Kosten steuern (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 18

19 Kostenmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kostenmanagement planen Kosten schätzen Budget festlegen Ausführung Überwachung und Steuerung Kosten steuern 19

20 Kosten steuern Einleitung ist der Prozess zur Überwachung der Projektbudget zur Aktualisierung des Projektbudget Änderungen des Kostenbasisplans Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 20

21 Kosten steuern Methoden & Werkzeuge Management des Fertigstellungswertes Prognosen aufstellen zu erbringender Leistungsindex (TCPI) Leistungsbeurteilungen Projektmanagementsoftware Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 21

22 Kosten steuern wichtige Arbeitsergebnisse Earned Value Analyse (EVA / EVM) Arbeitsleistungsinformationen Kostenprognosen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 22

23 Earned Value Analyse (EVA / EVM) 23

24 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Die Steuerung der Kosten erfolgt nach dem internationalen Standard der Earned Value Analyse (EVA/EVM). Die Methode ist im deutschsprachigen Raum noch nicht so verbreitet, gewinnt aber immer mehr an Bedeutung. 24

25 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Allgemein Die Earned Value-Methode wurde vom US Department of Defense zur Steuerung großer Projekte oder Programme entwickelt und wird seit etwa Anfang der 1960er Jahre angewandt. EVA ist heute eine Best Practice Methode und wird in vielen Bereichen und Industriezweigen angewendet. 25

26 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Allgemein Die Earned Value Methode führt zu einem einheitlichen Verständnis über den Zustand des Projektes, da es sich quasi einer einheitlichen Sprache bedient. Jeder der diese Methode ( Sprache ) kennt, kann die Zahlen interpretieren und verstehen und kann den Zustand des Projektes bewerten. 26

27 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Problem Sie sind Projektleiter eines Projektes mit einem Budget von EUR. Nach der Hälfte der Zeit haben Sie EUR ausgegeben. Wird Ihr Projekt in Time und in Budget abgeschlossen sein? 27

28 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Das Prinzip Die Earned Value-Methode funktioniert auf der Basis von 3 Grundwerten. Diese sind: Der Planwert zum gegenwertigen Zeitpunkt. (PV-Plan Value oder BCWS - Budget Cost of Work Scheduled) Der Wert zum Stichtag (Istkosten). (AC Actual Cost oder ACWP Actual Cost Work Performed) Fertigstellungswert (EV Earned Value oder BCWP - Budegt Cost Work Performed) Grundgedanke ist die Bewertung der fertiggestellten Arbeit in Bezug auf die tatsächlich angefallenen Kosten zu den ursprünglich geplanten Kosten. 28

29 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Ausgangssituation Sie sind Projektleiter eines IT-Projektes mit folgenden Randbedingungen: Projektlaufzeit: 8 Monat Projektkosten: 600 Personenstunden zu je 100 (= ) 29

30 Earned Value Analyse (EVA / EVM) BAC = Budget at Completion BAC 8 Monate t 30

31 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Statusinformation Sie sind Projektleiter eines IT-Projektes mit folgenden Randbedingungen: Projektlaufzeit: 8 Monat Projektkosten: 600 Personenstunden zu je 100 (= ) Von der Projektlaufzeit sind nun 5 Monate vergangen. 31

32 Earned Value Analyse (EVA / EVM) BAC = Budget at Completion PV = Planned Value (BCWS=Budgeted Cost of Work Scheduled) BAC PV 5 Monate 8 Monate t 32

33 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Statusinformation Sie sind Projektleiter eines IT-Projektes mit folgenden Randbedingungen: Projektlaufzeit: 8 Monat Projektkosten: 600 Personenstunden zu je 100 (= ) Von der Projektlaufzeit sind nun 5 Monate vergangen und sie haben 500 Personenstunden verbraucht. 33

34 Earned Value Analyse (EVA / EVM) BAC = Budget at Completion PV = Planned Value (BCWS=Budgeted Cost of Work Scheduled) AC = Actual Cost (ACWP = Actual Cost of Work Performed) AC PV BAC 5 Monate 8 Monate t 34

35 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Statusinformation Sie sind Projektleiter eines IT-Projektes mit folgenden Randbedingungen: Projektlaufzeit: 8 Monat Projektkosten: 600 Personenstunden zu je 100 (= ) Von der Projektlaufzeit sind nun 5 Monate vergangen und sie haben 500 Personenstunden verbraucht. Ihr Team hat Arbeit von 300h erledigt. 35

36 Earned Value Analyse (EVA / EVM) BAC = Budget at Completion PV = Planned Value (BCWS=Budgeted Cost of Work Scheduled) AC = Actual Cost (ACWP = Actual Cost of Work Performed) EV = Earned Value (BCWP = Budgeted Cost of Work Performed) AC PV BAC EV 5 Monate 8 Monate t 36

37 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Anfragestatus Sie sind Projektleiter eines IT-Projektes mit folgenden Randbedingungen: Projektlaufzeit: 8 Monat Projektkosten: 600 Personenstunden zu je 100 (= ) Von der Projektlaufzeit sind nun 5 Monate vergangen und sie haben 500 Personenstunden verbraucht. Ihr Team hat Arbeit von 300h erledigt. Wann ist Ihr Projekt fertig und wie teuer wird es, wenn Sie so weiterarbeiten? 37

38 Earned Value Analyse (EVA / EVM) AC PV BAC EV 5 Monate 8 Monate 10 Monate t 38

39 Earned Value Analyse (EVA / EVM) EAC AC PV BAC EV 5 Monate 8 Monate 10 Monate t 39

40 Earned Value Analyse (EVA / EVM) BAC = Budget at Completion PV = Planned Value (BCWS=Budgeted Cost of Work Scheduled) AC = Actual Cost (ACWP = Actual Cost of Work Performed) EV = Earned Value (BCWP = Budgeted Cost of Work Performed) EAC = Estimate at Completion CV = Cost Variance SV = Time Variance AC BAC CV SV PV EV EAC 5 Monate 8 Monate 10 Monate t 40

41 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Rechnung BAC = (600h in 8 Monaten) PV = (Plan nach 5 Monaten) AC = (Ausgaben nach 5 Monaten) EV = (abgeschl. Arbeit nach 5 Monaten) SV = EV PV = = CV = EV AC = =

42 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Rechnung - Indikatoren PV = AC = EV = (Plan nach 5 Monaten) (Ausgaben nach 5 Monaten) (abgeschl. Arbeit nach 5 Monaten) Schedule Performance Index SPI = EV / PV = / = 0.8 Cost Performance Index CPI = EV / AC = / =

43 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Indikatoren (SPI & CPI) Beide Indikatoren geben einen Überblick über den Zustand des Projektes. Dabei bedeutet eine Wert: = 1 Zeit bzw. Kosten im Plan >1 das Projekt ist schneller bzw. kostengünstiger <1 das Projekt ist langsamer bzw. teurer 43

44 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Rechnung Projektende (ETTC = Estimate Time at Completion) ETTC= BTC * / SPI = 8 Monate / 0.8 = 10 Monate *Budget Time at Completion (keine offizielle Bezeichnung!) Gesamtkosten am Ende des Projektes (EAC = Estimate at Completion) EAC = BAC / CPI = / 0.6 =

45 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Leistungsindex Sie wollen das Projekt doch noch im Budget abschließen! Wie muss der Kostenindex sein? Kostenindex (TCPI = To-Complete Performance Index) TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = / = 3 Wenn Sie es schaffen den CPI auf 3 zu verbessern, dann werden Sie im Budget fertig. 45

46 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Ermittlung des Fertigstellungsgrades Der Fertigstellunggrad ist ein wichtiges Maß damit die EVA funktioniert. Je besser Ihre Fertigstellungsgradbestimmung ist, um so aussagekräftiger ist Ihre EVA. Folgende 7 Verfahren finden in der Praxis Anwendung: Messen nach Statusschritten Mengenproportionalität Zeitproportionalität Schätzung 0/100 ; 20/80; 50/50 46

47 Übersicht Begriffe EVA

48 Eaerned Value Analyse (EVA / EVM) Begriffe in der Übersicht Begriff Bedeutung Beschreibung PV Planned Value Planwert der Kosten am BCWS Budgeted Cost of Work Scheduled Stichtag BAC Budget at Completion Geplantes Gesamtbudget EV Earned Value Fertigstellungsgrad am BCWP Budgeted Cost of Work Performed Stichtag AC Actual Cost Aktuelle Kosten am ACWP Actual Cost of Work Performed Stichtag CV Cost Variance Kostenabweichung CV = EV-AC SV Schedule Variance Terminabweichung SV = EV-PV 48

49 Eaerned Value Analyse (EVA / EVM) Begriffe in der Übersicht II Begriff Bedeutung Beschreibung CPI Cost Performance Index Kostenentwicklungsindex CPI = EV / AC SPI Schedule Performance Index Terminentwicklungsindex SPI = EV / PV ETC Estimate to Complete Geschätzte Restkoste ETC = BAC EV (weiter wie geplant) ETC = (BAC-EV)/CPI (weiter wie gehabt) EAC Estimate at Completion Gesamtkostenhochrechnung EAC = AC+ETC VAC Variance at Completion Kostenabweichung am Projektende ETTC Estimate Time to Completion Endterminhochrechnung ETTC = BTC AT (weiter wie geplant) ETTC = BTC/SPI (weiter wie gehabt) 49

50 Copyright Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative Commons Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008) und 5. Ausg. (2013). Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 50

51 Earned Value Analyse (EVA / EVM) 51

52 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Rechnung BAC = (600h in 8 Monaten) PV = (Plan nach 5 Monaten) AC = (Ausgaben nach 5 Monaten) EV = (abgeschl. Arbeit nach 5 Monaten) SV = EV PV = CV = EV AC = Schedule Performance Index SPI = EV / PV = Cost Performance Index CPI = EV / AC = 52

53 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Rechnung Projektende (ETTC = Estimate Time at Completion) ETTC= BTC * / SPI = *Budget Time at Completion (keine offizielle Bezeichnung!) Gesamtkosten am Ende des Projektes (EAC = Estimate at Completion) EAC = BAC / CPI = 53

54 Earned Value Analyse (EVA / EVM) Leistungsindex Sie wollen das Projekt doch noch im Budget abschließen! Wie muss der Kostenindex sein? Kostenindex (TCPI = To-Complete Performance Index) TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = Wenn Sie es schaffen den CPI auf werden Sie im Budget fertig. zu verbessern, dann 54