Projektmanagement. Kommunikationsmanagement. Version: 3.1 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

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1 Projektmanagement Kommunikationsmanagement Version: 3.1 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

2 Lernziel Sie können die Bedeutung des Kommunikationsmanagements für das Projektmanagement erklären! Sie können Mitteln, Formen und Verfahren der Kommunikation in Projekten nennen und erläutern! Sie können erklären mit WEM wird WAS kommuniziert wird! Sie können erklären, was beider Kommunikation zu beachten ist! Referenz: PMBoK Kapitel 10 Kommunikationsmanagement Projekten 2

3 Kommunikationsmanagement Kommunikationsmanagement beinhaltet: die pünktlichen und sachgemäßen Generierung, die Sammlung, Verteilung, Speicherung, die Bereitstellung und die richtige Verwendung von Projektinformationen. Hauptbeschäftigung des Projektmanagers ist die Kommunikation! Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 3

4 Kommunikationsmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kommunikationsmanagement planen Ausführung Kommunikation managen Überwachung und Steuerung Kommunikation steuern 4

5 Kommunikationsmanagement planen (Planungsprozessgruppe) 5

6 Kommunikationsmanagement planen Allgemein Kommunikationsmanagement planen ist der Prozess: Planung der Projektkommunikation auf Basis der Informationsbedürfnisse und Anforderungen von Stakeholdern der verfügbaren Mittel Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 6

7 Kommunikationsmanagement planen Werkzeuge und Methoden Analyse der Kommunikationsanforderungen Kenntnisse der Kommunikationstechnologie Nutzung von Kommunikationsmodelle Nutzung von Kommunikationsmethoden Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 7

8 Kommunikationsmanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Kommunikationsmanagementplan Kommunikationsanforderungen der Stakeholder die zu übermittelnden Informationen, einschließlich Sprache, Format, Inhalt und Ausmaß an Detail Grund für die Verteilung dieser Informationen Zeitplan und Häufigkeit der Verteilung der benötigten Informationen die zur Übermittlung der Informationen verantwortliche Person die für die Freigabe von vertraulichen Informationen verantwortliche Person Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 8

9 Kommunikationsmanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Methoden oder Technologien zur Weitergabe von Informationen wie Memos, s und/oder Pressemitteilungen Ressourcen, die für die Kommunikationshandlungen bereitgestellt wurden, einschließlich Zeit und Budget Zeitrahmen und Managementkette (Namen) zur Identifizierung von Eskalationsprozessen für die Eskalation von Problemen, die auf einer unteren Personalebene nicht gelöst werden können Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe 9

10 Kommunikationsmanagement planen wichtige Arbeitsergebnisse Methoden zur Aktualisierung des Kommunikationsmanagementplans Glossar von häufig verwendeten Begriffen Ablaufpläne zur Illustration des Informationsflusses Kommunikationseinschränkungen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 10

11 Kommunikationsmanagement planen Analyse der Kommunikationsanforderungen Täglich Wöchentlich Monatlich Steuerkreis Statusbericht Geschäftsleitung (intern) Projektbericht (intern) Leistungsbericht Geschäftsleitung (Kunde) Projektmonatsbericht Kunden PL Abstimmungsgespräch Projektbericht (Kunde) Rechnung Projektteam Entwicklung Teammeeting Buchhaltung Stundenabrechnung Salesmanager Projektbericht (intern) 11

12 Kommunikationsmanagement planen Kommunikationstechnologie Technologie kann sein Meeting SharePoint Faktoren zur Auswahl sind: Dringlichkeit des Informationsbedarfs Verfügbarkeit von Technologie Erwartete Zusammensetzung des Projektteams Dauer des Projekts Projektumgebung 12

13 Kommunikationsmanagement planen Kommunikationsmodelle Codieren Sender Decodieren Nachricht Medium Feedback Decodieren Empfänger Codieren Quelle: eigene Abbildung nach Stuart Hall

14 Kommunikationsmanagement planen Kommunikationsmodelle Sachverhalt Sender Selbstkundgabe Nachricht Beziehung Apell Empfänger Quelle: eigene Abbildung nach Schulz von Thun 14

15 Kommunikationsmanagement planen Kommunikationsmethoden Interaktive Kommunikation Push Kommunikation (Information wird gesendet ob Du willst oder nicht) Pull Kommunikation (Information wird geholt, wenn sie benötigt wird) 15

16 Kommunikation managen (Ausführungsprozessgruppe) 16

17 Kommunikationsmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kommunikationsmanagement planen Ausführung Kommunikation managen Überwachung und Steuerung Kommunikation steuern 17

18 Kommunikation managen Allgemein Kommunikation managen ist der Prozess: der Erstellung, Sammlung, Verteilung, Speicherung, Abrufens und von Projektinformationen gemäß dem Kommunikationsmanagementplan Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 18

19 Kommunikation managen Werkzeuge und Methoden Nutzung der Kommunikationstechnologie Nutzung des Kommunikationsmodelles Nutzung der Kommunikationsmethode Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 19

20 Kommunikation managen wichtige Arbeitsergebnisse Informationen Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 20

21 Kommunikation managen Beispiel Statusbericht 21

22 Kommunikation managen Beispiel Leistungsbericht PV EV AC CPI SPI Initiierungsphase ,93 0,92 PA erstellen ,03 0,75 Vorkonzept ,85 0,87 Konzept ,94 1,00 Testplanung ,00 0,83 Drehbuch ,03 0,89 Test ,75 0,68 Summe ,93 0,87 22

23 Kommunikation managen Empfehlung Folgende Empfehlung: Berichten Sie die Erfolge, aber auch die Misserfolge. Formulieren sie klar und deutlich, wo Sie Hilfe im Projekt benötigen und oder Entscheidungen durch das Management getroffen werden müssen. 23

24 Kommunikation steuern (Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe) 24

25 Kommunikationsmanagement Aufgaben Ausführungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Planung Kommunikationsmanagement planen Ausführung Kommunikation managen Überwachung und Steuerung Kommunikation steuern 25

26 Kommunikation steuern Allgemein Kommunikation steuern ist der Prozess der Überwachung und Steuerung der Kommunikation mit dem Ziel: die Informationsbedürfnisse der Projektstakeholder zu erfüllt Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe 26

27 Weitere Themen der Kommunikation 27

28 Kommunikation ist komplex und subjektiv! 28

29 Kommunikation ist komplex! gedacht ist nicht gesagt... gesagt ist nicht gehört... gehört ist nicht verstanden... verstanden ist nicht gewollt... gewollt ist nicht gekonnt... gekonnt und gewollt ist nicht getan... getan ist nicht beibehalten... (in anl. Konrad Lorenz ( ), österreichischer Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreis) 29

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31 Subjektive Wahrnehmung 31

32 Aufgabe Kommunikation Hören Sie zu und Zeichnen Sie! 32

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34 Subjektive Wahrnehmung (Das rote Auto) 34

35 Rotes Auto 35

36 Rotes Auto 36

37 Rotes Auto 37

38 Rotes Auto 38

39 Subjektive Wahrnehmung Außer Umwelt (Auditiv: Rotes Auto ) Filter # 1 Sinneswahrnehmung Neurologische Schwelle V isuell A uditiv K inästhetisch O lfaktorisch G ustatorisch Filter # 2 Bewertung Erfahrungen Werte Wissen Erinnerungen Glauben Persönlichkeit Quelle: in Anlehnung an Dr. Maren Franz 39

40 Selektive Wahrnehmung 40

41 Selektive Wahrnehmung 41

42 Grundmerkmale der Kommunikation 42

43 Grundmerkmale der Kommunikation Man kann nicht nicht kommunizieren Quelle: Watzlawick und Schulz von Thun 43

44 Kommunikationstechnologie ANTEILE AN DER KOMMUNIKATION Inhalt 7% Körpersprache 55% Sprechtechnik 38% Quelle: Studie von Mehrabian und Ferris "Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels 44

45 Emotionen in Gesichtern Quelle: Robert Körner

46 Der Thatcher Effekt Quelle: Klaus Wolschner- 46

47 Grundmerkmale der Kommunikation Man kann nicht nicht kommunizieren Kommunikation ist auch immer nonverbal Quelle: Watzlawick und Schulz von Thun 47

48 Grundmerkmale der Kommunikation Man kann nicht nicht kommunizieren Kommunikation ist auch immer nonverbal In Gesprächssituationen erleben wir unser eigenes Verhalten meistens als Reaktion auf das Verhalten des anderen Quelle: Watzlawick und Schulz von Thun 48

49 Kommunikationsmodelle 4 Seiten einer Nachricht 49

50 4 Seiten einer Nachricht Sachverhalt Sender Selbstkundgabe Nachricht Beziehung Apell Empfänger Quelle: eigene Abbildung nach Schulz von Thun 50

51 Das 4-Seiten Modell - Beispiel Sachebene Beziehungsebene Appell Sie machen aber heute früh Feierabend Selbstkundgabe Chef Was will der Chef ihnen damit sagen? Quelle: eigene Abbildung nach Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten 51

52 Das 4-Seiten Modell - Beispiel Sachebene Es ist früh Beziehungsebene Sie arbeiten zu wenig Sie machen aber heute früh Feierabend Selbstkundgabe Ich würde auch gern nach Hause gehen Chef Appell Arbeiten Sie länger Quelle: eigene Abbildung nach Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten 52

53 Das 4-Ohren Modell Sachohr Wie ist der Sachverhalt zu verstehen? Beziehungsohr Wie sieht mich mein Gegenüber? Selbstkundgabeohr Was ist das für einer? Appellohr Was soll ich tun? Quelle: eigene Abbildung nach Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten 53

54 Das 4-Ohren Modell - Beispiel Sachohr stimmt Sie machen aber heute früh Feierabend Beziehungsohr Sonst habe ich immer länger gearbeitet. Selbstkundgabeohr Schade das sie so lange arbeiten müssen. Appellohr Sie bleiben länger Quelle: eigene Abbildung nach Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten 54

55 Kommunikation Du -/ Ich -Botschaft 55

56 Du-/Ich Botschaft Die Übermittelung einer Botschaft kann auf verschieden Art und Weise erfolgen. Man unterscheidet: Du/Sie Botschaften Ich Botschaften Beide Formen wirken unterschiedlich! 56

57 Du-/Ich Botschaft Du/Sie Botschaft Ich Botschaft Beispiele Sie machen immer Sie sollten mal.. Warum tun Sie das.. Quelle: in Anlehnung an Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten Beispiele Mir ist aufgefallen Ich habe bemerkt. Es hat mich geärgert Ich wünsche mir 57

58 Du-/Ich Botschaft Du/Sie Botschaft Ich Botschaft Ist wie ein Anklage. Wirkung: Ärger, Verletzung Rechtfertigung Wiederspruch, Widerwillen Ist eine Gefühlswahrnehmung Wirkung: Betroffenheit Bereitschaft Quelle: in Anlehnung an Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten 58

59 Die vollständige Ich-Botschaft 1. Die Situation bzw. das störende Verhalten aus eigener Sicht konkret beschreiben 2. Die Auswirkungen auf mich schildern 3. Die eigenen Gefühle ausdrücken 4. Eigene Wünsche und Erwartungen formulieren Quelle: Schmidt, Kommunikationstraining erfolgreich leiten 59

60 Kommunikation Feedback 60

61 Feedback auch Rückmeldung ein zentraler Punkt der Kommunikation fundamentale Voraussetzung für die Entwicklung 61

62 Feedback - Regeln Feedback geben Die eigene Wahrnehmung beschreiben, nicht den Anderen bewerten Konkret bleiben, nicht verallgemeinern Immer auch Positives zurückmelden Den Feedbacknehmer direkt ansprechen Feedback erhalten Nur zuhören, nicht rechtfertigen Nachdenken! 62

63 Kommunikation Gute Besprechungen 63

64 Gute Besprechungen Nur so viele Besprechungen wie nötig Moderator bestimmen Zweck der Besprechung festlegen Agenda festlegen Unterlagen rechtzeitig verteilen gutes Zeitmanagement erreichte Ergebnisse dokumentieren 64

65 Gute Besprechungen Maßnahmen und offene Punkte mit Verantwortlichkeiten und Terminen festlegen Protokoll zeitnah erstellen und verteilen Nur Teilnehmer einladen die einen aktiven Beitrag leisten können 65

66 Kommunikation Gute Kommunikation 66

67 Gute Kommunikation aussagekräftiges Betreff formulieren nur an die Mitarbeiter richten, die direkt betroffen sind (keine AnAll s) sparsamer Verteiler Dem Empfänger muss klar sein, was er tun soll CC Feld: klar formulieren was der Empfänger hier tun soll 67

68 Gute Kommunikation Die ist kein Medium um Probleme und Konflikte zu lösen! Stehlen sie Anderen nicht ihre Zeit, durch das sinnlose verteilen und weiterleiten von s! 68

69 Kommunikation ist komplex! gedacht ist nicht gesagt... gesagt ist nicht gehört... gehört ist nicht verstanden... verstanden ist nicht gewollt... gewollt ist nicht gekonnt... gekonnt und gewollt ist nicht getan... getan ist nicht beibehalten... (in anl. Konrad Lorenz ( ), österreichischer Verhaltensforscher, 1973 Nobelpreis) 69

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71 Lernziel Sie können die Bedeutung des Kommunikationsmanagements für das Projektmanagement erklären! Sie können Mitteln, Formen und Verfahren der Kommunikation in Projekten nennen und erläutern! Sie können erklären mit WEM wird WAS kommuniziert wird! Sie können erklären, was beider Kommunikation zu beachten ist! Referenz: PMBoK Kapitel 10 Kommunikationsmanagement Projekten 71

72 Copyright Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative Commons Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz. Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008) und 5. Ausg. (2013). Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 72