Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus Strategisches Projektmanagement 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Phasenmodelle/Vorgehensmodelle 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (1) 7 Projektplanung 7.1 Projektstrukturplanung Arbeitspakete Gliederungsprinzip des Projektstrukturplans Erstellung des Projektstrukturplans Unterscheidung Projektstrukturplan - Vorgehensmodell Beispiel Projektstrukturplan 7.2 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Analogiemethode Multiplikatormethode Function-Point-Methode Probleme der Aufwandsschätzung

4 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (2) 7.3 Ablauf- und Terminplanung Schritte der Ablauf und Terminplanung Terminplan und Balkendiagramm Netzplantechnik Vorgangsknoten-Netzplan Bestimmung der Termine/Pufferzeiten/kritischen Weg Anordnungsbeziehungen Beispiel Netzplan 7.4 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung Problem der Qualitätsunterschiede 7.5 Projektkostenplanung Arten der Projektkosten Plankostenkalkulation

5 Kostenplanung Übersicht Projektkostenplanung Ebene 1 Projekt Ebene 2 Teilaufgabe Teilaufgabe Ebene 3 Arbeitspaket 1/1 Arbeitspaket 1/2 Arbeitspaket 2/1 Arbeitspaket 2/2 Personalkosten Materialkosten Fremdleistungen Innerbetriebl. Leistungen Sonstige Kosten

6 Kostenplanung Projektkostenkalkulation Daten des Rechnungswesens Planaufwand des Projekts Plankosten des Projekts Stundensätze Personalstunden Personalkosten Materialpreise Materialien Materialkosten Verrechnungssätze der Kostenstellen Angebote x Leistungen von Kostenstellen Extern zu beziehende Leistungen Sonstige Aufwand (Reisen u.a.) = Kostenstellenkosten Externe Kosten Sonstige Kosten Integration in die Budgetierung des Unternehmens Zuschlagssätze Quelle: Fiedler, R., Controlling von Projekten, Wiesbaden 2016 = Direkte Projektkosten + Gemeinkosten = Projektgesamtkosten

8 Übersicht Kapitel 8 (1) 8 Projektsteuerung/ 8.1 Leistungskontrolle Leistungsmäßiger Fortschrittsgrad Einsatz von Projektmanagementsoftware 8.2 Terminkontrolle Time-to-Completion und zeitlicher Fortschrittsgrad Termin-Trendanalyse / Meilenstein-Trendanalyse 8.3 Kostenkontrolle Einfacher Plan/Ist-Vergleich Plan-Ist-Vergleich mit Restkostenschätzung Earned Value Analyse 8.4 Probleme der Fortschrittskontrolle

9 Übersicht Kapitel 8 (2) 8.5 Projekt Scorecard 8.6 Berichtswesen Informationswege u. Berichtskriterien Berichtsplan Projektberichte Projektstatusbericht Persönliche Gespräche u. regelmäßige Projektbesprechungen 8.7 Projektdokumentation

10 8 Übersicht P r o j e k t p l a n u n g P r o j e k t k o n t r o l l e/ P r o j e k t s t e u e r u n g P r o j e k t r e a l i s i e r u n g Leistungskontrolle Kostenkontrolle Terminkontrolle Berichtswesen / Projektdokumentation P r o j e k t a b s c h l u s s Erfahrungsauswertung Abschlussbericht

11 8.1.1 Leistungsmäßiger Fortschrittsgrad Leistungsmäßiger Fortschrittsgrad = Istaufwand (bisher angefallener Aufwand) x 100 Voraussichtlicher Gesamtaufwand Voraussichtlicher Gesamtaufwand = Istaufwand + geschätzter Restaufwand Leistungsmäßiger Fortschrittsgrad = Istkosten (bisher angefallene Kosten) x 100 auf Kostenbasis Voraussichtliche Gesamtkosten (Cost-at-Completion)

12 8.1.1 Cost-at-Completion und Cost-to-Completion Cost-at-Completion Istkosten Cost-to-Completion Arbeitspaket Planabweichung Zeit Projektstart Gegenwart Geplante Gesamtkosten Voraussichtliche Gesamtkosten Cost-to-Completion = zum Betrachtungszeitpunkt geschätzte Restkosten eines Arbeitspakets/Projekts Cost-at-Completion = Voraussichtliche Gesamtkosten eines Arbeitspakets/Projekts zum aktuellen Betrachtungszeitpunkt = Istkosten + Cost-to-Completion (geschätzte Restkosten)

13 8.1.2 Projektfortschritt in OpenProject

14 8.2.1 Time-at-Completion und zeitlicher Fortschrittsgrad Time-at-Completion Istzeit Time-to-Completion Arbeitspaket Zeit Projektstart Gegenwart Planabweichung Geplanter Endtermin Voraussichtlicher Endtermin Time-to-Completion = zum aktuellen Zeitpunkt geschätzte Restdauer bis zur Fertigstellung des Arbeitspaketes/Projekts. Time-at-Completion Time-to-Completion = Voraussichtliche = zum aktuellen Gesamtdauer Zeitpunkt geschätzte eines Arbeitspaketes/Projekts Restdauer bis zur zum aktuellen Fertigstellung Betrachtungszeitpunkt des Arbeitspaketes/Projekts. Quelle: Fiedler, R., Controlling von Projekten, 2016 = Istdauer (bisher verbrauchte Zeit) + Time-to-Completion (geschätzte Restdauer) Zeitlicher Fortschrittsgrad = Istdauer x 100 Time-at-Completion

15 8.2.2 Meilenstein-Trendanalyse Die Meilenstein-Trendanalyse ist ein Vergleich der ursprünglichen Planterminen mit dem zum Berichtszeitpunkt aktualisierten Planterminen von Meilensteinen. Sie zeigt die Veränderungen von Meilensteinplanterminen im Zeitablauf auf und gibt Auskunft über anbahnendeterminverzögerungen. Berichtszeitraum Meilensteintermine Meilensteine Projektplanung abgeschlossen Implementierung abgeschlossen Integration abgeschlossen 2.17 Erläuterung: Waagrechte Linien = Planeinhaltung Aufsteigende Kurven = Terminverzögerung Abfallende Linie = Vorzeitige Terminerfüllung

16 8.2.2 Kurvenverläufe im Meilenstein-Trenddiagramm Steigender Kurvenverlauf Fallender Kurvenverlauf Waagrechter Kurvenverlauf Zick-Zack- Kurvenverlauf Divergierender Kurvenverlauf zweier abhängiger Arbeits- Pakete/Meilensteine = Terminüberschreitung/ zu optimistische Planung = Terminunterschreitung/ zu pessimistische Planung (zu hohe Puffer) = Termineinhaltung/ Idealtypischer Projektverlauf = hohe Unsicherheit in der Terminplanung = Unrealistische Planung mindestens eines Arbeitspaketes/Meilensteins

17 8.3.1 Einfaches Kostendiagramm (Plan/Ist-Vergleich) Vergleich der erfassten kumulierten Istkosten mit den kumulierten Plankosten der Betrachtungsmonate Kosten Ist kumuliert Plan kumuliert Januar Februar März April Mai Juni Juli

18 8.3.2 Plan-Ist-Vergleich mit Restkostenschätzung Cost-at-Completion und Cost-to-Completion Cost-at-Completion Istkosten Cost-to-Completion Arbeitspaket Zeit Projektstart Gegenwart Planabweichung Geplante Gesamtkosten Voraussichtliche Gesamtkosten Cost-to-Completion = zum Betrachtungszeitpunkt geschätzte Restkosten eines Arbeitspakets/Projekts Cost-at-Completion = Voraussichtliche Gesamtkosten eines Arbeitspakets/Projekts zum aktuellen Betrachtungszeitpunkt = Istkosten + Cost-to-Completion (geschätzte Restkosten)

19 8.3.2 Plan-Ist-Vergleich mit Restkostenschätzung Istkosten Plankosten Kostenabweichung Geschätzte Restkosten (Cost-to- Completion) Voraussichtliche Gesamtkosten (Cost-at-Completion)

20 8.3.2 Beispiel Kostenbericht mit Restkostenschätzung Kostenbericht F&E-Projekte gesamt 3. Quartal 2016, BSL GmbH Projektlaufzeit Istkumuliert Plankumuliert Cost at Completion Plan gesamt Abweichung gesamt in % Projekt A , , , ,0 8,7% Projekt B , , , ,0-1,4% Projekt C , , , ,0 20,5% Projekt D , , , ,0 0%

21 8.3.3 Earned Value Analyse und Earned Value Earned Value Analyse Eine Earned Value Analyse ist ein umfassendes Kennzahlensystem, das versucht gleichzeitig Aussagen für alle Zielgrößen des magischen Dreiecks zu machen, d. h. für Termin, Kosten und Leistung. Earned Value Der Earned Value ist der geplante Kostenwert für eine tatsächlich erbrachte Leistung (d.h. der Earned Value stellt die Sollkosten dar). Als Frage kann der Earned Value so definiert werden: Was hätte die tatsächlich erbrachte Leistung am Betrachtungszeitpunkt planmäßig kosten dürfen?

22 8.3.3 Kennzahlen der Earned Value Analyse Istkosten = tatsächlichen Kosten der erbrachten Leistungen Plankosten = geplante Kosten der geplanten Leistung Sollkosten = Earned Value = geplante Kosten der erbrachten Leistung Kostenabweichung = Istkosten-Sollkosten Leistungsabweichung = Sollkosten-Plankosten Zeitabweichung = Zeitlicher Abstand zwischen Soll- und Plankurve

23 8.3.3 Diagramm Earned Value Analyse Kosten in Zeitverzug Ist kumuliert Plan kumuliert Soll kumuliert Januar Februar März April Mai Juni Juli

24 8.3.3 Übungsbeispiel Earned Value Analyse Diagramm eines Projektabschnitts Kosten in Ist kumuliert Plan kumuliert Soll kumuliert Januar Februar März April Mai Juni Juli

26 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)