Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Vorgehensmodelle traditionell, agil, hybrid 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Übersicht Kapitel 8 (1) 8 Projektsteuerung/ 8.1 Leistungskontrolle Leistungsmäßiger Fortschrittsgrad Einsatz von Projektmanagementsoftware 8.2 Terminkontrolle Time-to-Completion und zeitlicher Fortschrittsgrad Termin-Trendanalyse / Meilenstein-Trendanalyse 8.3 Kostenkontrolle Einfacher Plan/Ist-Vergleich Plan-Ist-Vergleich mit Restkostenschätzung Earned Value Analyse 8.4 Probleme der Fortschrittskontrolle

4 Übersicht Kapitel 8 (2) 8.5 Projekt Scorecard 8.6 Berichtswesen Informationswege u. Berichtskriterien Berichtsplan Projektberichte Projektstatusbericht Persönliche Gespräche u. regelmäßige Projektbesprechungen 8.7 Projektdokumentation

5 8.5 Beschreibung Balanced Scorecard Die Balanced Scorecard ist ein vernetztes System von Kennzahlen zur Unternehmensplanung und Unternehmenssteuerung insbesondere auch für die erfolgreiche Umsetzung von Strategien. Mit der Balanced Scorecard will man den herkömmlichen sehr einseitig finanzwirtschaftlich ausgerichteten Kennzahlensystemen entgegenwirken. Die Balanced Scorecard bildet in ihrer Grundform Kennzahlen aus 4 Unternehmensdimensionen (Perspektiven) ab: - Finanzperspektive, - Kundenperspektive, - interne Prozessperspektive - Lern- und Entwicklungsperspektive Die Kennzahlen stehen in einer kausalen Beziehung zueinander. Die Ausgewogenheit (Balanced) der Kennzahlen wurde mit dem Gedanken des übersichtlichen Berichtsbogens (Scorecard) verbunden. D. h. die Balanced Scorecard ist als ausgewogener und übersichtlicher Berichtsbogen konzipiert. 5

6 8.5 Perspektiven der Balance/Projekt Scorecard und ihre kausalen Beziehungen zueinander Welche Erwartungen müssen wir dafür bei den Kunden erfüllen? = Kundenperspektive Welcher finanziellen Erfolg soll damit erreicht werden? = Finanzperspektive Vision/ Strategie/ Wie müssen dafür unsere Geschäftsprozesse gestaltet werden? = Interne Prozessperspektive Welche Fähigkeiten müssen wir dafür erlernen und wie müssen wir uns organisieren? = Lern- und Entwicklungsperspektive 6

7 8.5 Perspektiven der Balance/Projekt Scorecard und ihre kausalen Beziehungen zueinander Kausale Beziehung der 4 Perspektiven zueinander: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter und eine ständige Weiterentwicklung der Leistungen der Mitarbeiter bilden den Grundstein für bessere Prozesse. Gute leistungsfähige interne Prozesse wie Projektmanagement, Produktionsverfahren und Qualitätsmanagement sichern eine solide Leistung des Unternehmens. Dies wiederum führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Durch steigende Kundenzufriedenheit erhöhen sich die Absatzund Umsatzzahlen und somit der finanzwirtschaftliche Erfolg des Unternehmens. 7

8 8.5 Balanced Scorecard/ Projekt Scorecard Perspektiven Ziele Kennzahlen Zielewerte Maßnahmen Finanzen Rentabilität erhöhen... ROI (Return on Investment) ROI > 13 % Externe Kosten um 50 % reduzieren. Kunden Hohe Kundenzufriedenheit... Kundenzufriedenheitsindex Anteil > 95 % Kundenbefragung durchführen. Stärkere Einbindung des Kunden. Interne Prozesse Qualität steigern... Meilensteinerreichungsgrad Anteil > 93 % Planungsprozesse analysieren und weiter standardisieren. Lernen u. Entwicklung Fluktuation reduzieren... Kündigungen/ Anzahl der Mitarbeiter Anteil < 5 % Teambildungsmaßnahmen durchführen. 8

9 8.5 Kennzahlen der Projekt Scorecard Perspektiven Kennzahlen Finanzen Kunden Interne Prozesse Lernen u. Entwicklung Projektrendite Budgeteinhaltung (Plan-Soll-Ist-Abweichung) Keine /geringe Nacharbeitskosten Hoher Projektnutzen (Kundenbefragung) Reklamationsrate Wiederholungsauftragsrate Kapazitätsnutzung (Plan-Ist-Abweichung) Termineinhaltung (Plan-Ist-Abweichung) Meilensteinerreichungsrate Spezifikationseinhaltung (Anzahl Änderungen) Anzahl der Änderungen im Projektablauf Mitarbeiterqualifikation (Anzahl Schulungstage) Nutzung neuer Methoden/Medien Mitarbeitermotivation (Fluktationsrate, Mitarbeiterbefragung) 9

10 8.6.1 Informationswege Entscheidungen/ Informationen Informationen/ Empfehlungen Lenkungsausschuss/ Unternehmensleitung/ Auftraggeber Projektleiter Arbeitspaketverantwortlicher Projektmitarbeiter Quelle: Peipe, S., Crashkurs Projektmanagement, 2009

11 8.6.1 Berichtskriterien Ein Berichtswesen muss folgende Kriterien erfüllen: Die Daten müssen aktuell sein. Die Informationen müssen zeitnah in einem festgelegten, regelmäßigen Turnus vorliegen. Die Berichte müssen sich an die Empfänger orientieren. Die Informationsbedürfnisse der Betroffenen unterscheiden sich sehr hinsichtlich Detaillierung, Häufigkeit und Darstellungsform. Die Berichte sollen kurz sein und lediglich die für den Empfänger wichtigen Informationen enthalten. Berichte sollen klar gegliedert und übersichtlich sein. Das Berichtswesen und die Dokumentation muss von einer zentralen Stelle gesteuert werden (in der Regel Projektcontrolling). Um die Transparenz im Unternehmen zu gewährleisten, muss das Berichtswesen je nach Projektart und Größe standardisiert sein.

12 8.6.2 Ausschnitt eines Berichtsplans Detaillierter Terminbericht auf Projektebene wöchentlich Arbeitspaketberichte detailliert Verdichteter Kostenbericht auf Projektebene Projektcontroller Projektstatus- Bericht (Cockpit-Bericht) Arbeitspaketverantwortliche Projektcontroller Projektcontroller Planer/Projektleiter x x x monatlich x x x monatlich x x x Berichtsart Ersteller Turnus Unternehmensleitung Lenkungsgremium Projektleiter Arbeitspaketverantwortliche monatlich x x x x

13 8.6.3 Projektberichte Projektsonderberichte Projektstandardberichte Projektabschlussbericht Wird erstellt wenn, - unerwartete Problemsituationen auftreten und diese Maßnahmen und Entscheidungen fordern. - für einen bestimmten Sachverhalt zusätzliche, detailliertere Informationen angefordert werden. Standardberichte werden routinemäßig erstellt. Ihr Aufbau, Inhalt u. Adressat wird von zentraler Stelle des Unternehmens vorgegeben (Berichtsplan). Wichtigster Standardbericht = Projektstatusbericht. Projektleiter, Projektausschüsse, Unternehmensleitung und Auftraggeber werden regelmäßig in übersichtlicher und kurzer Form über den aktuellen Stand des Projekts informieren. Er dokumentiert das endgültige Projektergebnis. Der Projektabschlussbericht wird nach Projektende im Anschluss an die offizielle Projektabschlusssitzung erstellt.

14 8.6.4 Projektstatusbericht Aufbau /Inhalt eines Projektstatusberichts Übersichtsblatt, dass alle wesentlichen Informationen in verständlicher Form im Überblick zeigt. Angaben über den Stand der Arbeit und über die Terminsituation (Time-to/at-Completion, Fertigstellungsgrad, Meilenstein-Trendanalyse). Vergleich zwischen geplanten und verursachten Kosten (Plan/Soll/Ist- Vergleich, Cost-to/at-Completion). Auslastungssituation der in Anspruch genommenen Ressourcen. Probleme und Risiken aus aktueller Sicht und notwendige Maßnahmen. Weiteres Vorgehen in der nächsten Berichtsperiode (Next Steps).

15 8.6.4 Statusbericht Management Summary Statusbericht Oktober 2017 Projektbezeichnung: Projektnummer: Projektleiter: Auftraggeber: Gesamtbeurteilung Projektleiter: Budgetabweichung (Kontierung: ) Intern Soll (T ) Intern Ist (T ) Extern Soll (T ) Extern Ist (T ) Gesamtbeurteilung Projektcontroller: 0 Jan 09 Feb 09 Mrz 09 Apr 09 Mai 09 Jun 09 Jul 09 Aug 09 Sep 09 Okt 09 Nov 09 Dez 09 Gesamtprojekt Plan Soll Ist Abweichung Termin LeistungQual. Budget Ressourcen Probleme/ Risiken/Maßnahmen bei Ampel gelb od. rot: Nächste Aktivitäten und Meilensteine: Termin: 1. XX.XX XX.XX XX.XX XX.XX2018

16 8.6.5 Persönliche Gespräche und regelmäßige Projektbesprechungen Das persönliche Gespräch ist die wirksamste Methode der Informationsbeschaffung und -weitergabe. Über Probleme und Konflikte im Team, erfährt der Projektleiter nur dann, wenn er persönlichen Kontakt zu den Mitarbeitern hat. Projektkrisen schlagen sich oftmals nicht in den offiziellen Berichten nieder. Der Projektleiter erhält den aktuellsten Status aus erster Hand. Die Daten des Berichtssystems liegen meist erst mit einer gewissen Verspätung vor. Zeigen Vorgesetzte (Projektleiter, Unternehmensleitung usw.) Interesse und Anerkennung für die Arbeit der Mitarbeiter wirkt sich dies auf die Motivation der Mitarbeiter sehr positiv aus.

17 8.7 Projektdokumentation Definition nach DIN Projektdokumentation ist die "Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes." Warum ist eine systematische Projektdokumentation notwendig? - Das Projektteam muss die für sie wichtigen, aktuell gültigen Dokumente jederzeit einsehen können. - Die Dokumente müssen für die Projektmitarbeiter leicht zu finden sein (verbindliche Dokumentationsstruktur notwendig). - Der Projektverlauf und die Projektergebnisse müssen nachvollziehbar sein.

19 Übersicht Übersicht Kapitel 9 9 Projektabschluss 9.1 Abschlusspräsentation 9.2 Projektabnahme 9.3 Projektabschlussanalyse 9.4 Projektabschlusssitzung 9.5 Projektabschlussbericht 9.6 Erfahrungssicherung (lessons learned) 9.7 Projektauflösung und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter

20 Projektabschluss 9 Projektabschluss Definition nach DIN Der Projektabschluss ist das formale Ende eines Projekts und besteht in der Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen." Der Projektabschluss ist somit die letzte Projektphase, der alle Abschlussarbeiten zugeordnet sind.

21 Projektabschluss 9 Projektabschluss Warum ist ein systematischer Projektabschluss so wichtig? Durch eine Projektabnahme muss geklärt werden, ob der Kunde das Projektergebnis akzeptiert oder ob er Nachbesserungen fordert. Ein gut durchgeführter Projektabschluss wirft ein positives Bild auf die gesamte Projektarbeit. Häufig entstehen Kostenbelastungen des Projekts wegen verzögerten Projektabschluss. Frühzeitige Planung der Auflösung des Projektteams und der Rückführung in neue/bestehende Aufgaben verhindert Ängste und Motivationsverlust bei den Mitarbeitern. Ohne systematische Projektauswertungen und Erfahrungssicherung können die Erkenntnisse aus dem Projekt nicht für Folgeprojekte genutzt werden.

22 Projektabschluss 9 Aufgaben in der Projektabschlussphase Abschlusspräsentation Projektabnahme Projektabschlussanalyse Projektabschlusssitzung Projektabschlussbericht Erfahrungssicherung (Lessons Learned) Projektauflösung und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter

23 Projektabschluss 9.1 Inhalt einer Abschlusspräsentation Darstellung des endgültigen Projektstatus (Die Projektziele werden mit dem Projektergebnis verglichen) Übersicht der durchgeführten Arbeiten Erläutern der Gründe bei Nichterreichung von Zielen Aufzeigen zusätzlicher Vorteile der erstellten Leistung (Z. B. zusätzlicher Nutzen des erstellten Produkts, der bei Projektbeginn nicht berücksichtigt wurde.)

24 Projektabschluss 9.2 Projektabnahme Definiton nach Projekt Magazin: Die Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers an den Auftragsnehmer, dass dieser das vereinbarte Werk spezifikationsgerecht erstellt hat und damit seinen Teil des Werkvertrags erfüllt hat. Quelle: Projekt Magazin,

25 Projektabschluss 9.3 Projektabschlussanalyse Was wird analysiert? - Kostenabweichung - Terminabweichung - Leistungsabweichung - Qualitätsabweichungen - Projektprozess - Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit Welche Methoden werden eingesetzt? - Nachkalkulation - Abweichungsanalyse - Wirtschaftlichkeitsanalyse - Kundenzufriedenheitsbefragung - Teambefragung

26 Projektabschluss 9.4 Projektabschlusssitzung Inhalt einer Projektabschlusssitzung: Präsentation des Projektergebnisses Analysieren und Bewerten des Projektergebnisses ( erbrachte Leistung) und des Projektprozesses (Projektablauf) Identifikation und Verteilung der Restaufgaben (weitere Betreuung des Projektergebnisses) Dokumentation der gewonnenen Erfahrungen Der Lenkungsausschuss entlastet den Projektleiter und das Team von seinen Aufgaben Verkündigung des offiziellen Endes Anerkennung der erfolgreichen Arbeit und des hohen Arbeitseinsatzes durch einen Final Event (z. B. Abschlussfeier, Abendessen).

27 Projektabschluss 9.4 Beispiel-Tagesordnung für eine Projektabschlusssitzung 1. Begrüßung 2. Kurze Darstellung der wesentlichen Projektergebnisse und des Projektverlaufs 3. Feedbackrunde Stärken und Schwächen (was war gut und was war weniger gut?) 4. Aussprache zur Feedbackrunde 5. Aus Erfahrung lernen (Was können die Projektbeteiligen und das Unternehmen aus dem Projektverlauf lernen? Durch welche Maßnahmen können Fehlerwiederholungen vermieden werden?) 6. Information über den Projektabschluss 7. Planung der nächsten Schritte (Vergabe der restlichen Arbeit z. B. Erstellung des Abschlussberichts) 8. Feierlicher Ausklang

28 Projektabschluss 9.5 Projektabschlussberichte Projektsonderberichte Projektstandardberichte Projektabschlussbericht Wird erstellt wenn, - unerwartete Problemsituationen auftreten und diese Maßnahmen und Entscheidungen fordern. - für einen bestimmten Sachverhalt zusätzliche, detailliertere Informationen angefordert werden. Standardberichte werden routinemäßig erstellt. Ihr Aufbau, Inhalt u. Adressat wird von zentraler Stelle des Unternehmens vorgegeben. Wichtigster Standardbericht = Projektstatusbericht. Projektleiter, Projektausschüsse, Unternehmensleitung und Auftraggeber werden regelmäßig in übersichtlicher und kurzer Form über den aktuellen Stand des Projekts informieren. Er dokumentiert das endgültige Projektergebnis. Der Projektabschlussbericht wird nach Projektende im Anschluss an die offizielle Projektabschlusssitzung erstellt.

29 Projektabschluss 9.6 Erfahrungssicherung (lessons learned) Unter Lessons learned (deutsch: gesammelte Erfahrungen) wird die Dokumentation der in einem Projekt gesammelten Erfahrungen verstanden. Ziel dieser Methode ist es, Projekterfahrungen allen denen im Unternehmen zugänglich zu machen, die davon profitieren können. Die Daten erhält man aus der laufenden Projektdokumentation, der Projektabschlussanalyse, der Projektabschlusssitzung und dem Projektabschlussbericht.

30 Projektabschluss 9.7 Projektauflösung und Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter In der Regel nimmt die Motivation des Projektteams zum Projektende hin ab und das Team verliert an Identität. Gründe : Einzelinteressen treten in den Vordergrund. Teammitglieder sehen sich bereits um neue Positionen im Unternehmen um und konkurrieren möglicherweise um begehrte Plätze. Manche Mitarbeiter sind bereits zusätzlich mit neuen Arbeiten betraut oder in anderen Projekten eingesetzt. Projektmitarbeiter haben möglicherweise noch keine neuen Perspektiven im Unternehmen. Das Projektende ist für Sie mit starken Ängsten verbunden. Manche Projektmitarbeiter verlassen frühzeitig von selbst das Projekt, noch vor Projektabschluss.

32 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)