Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling

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1 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)

2 Überblick Projektmanagement-Haus 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Vorgehensmodelle traditionell, agil, hybrid 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

3 Projektstart Übersicht Kapitel 6 6 Projektstart 6.1 Ernennung des Projektleiters 6.2 Bildung des Projektteams 6.3 Aufbau der Projektorganisation 6.4 Stakeholdermanagement 6.5 Risikomanagement 6.6 Festlegung der Projektziele und des Projektinhalts 6.7 Erstellung einer groben Projektplanung 6.8 Erstellung des Projektauftrags 6.9 Projektstart-Workshop und Kick-off-Meeting

4 Projektstart 6 Aufgaben in der Projektstartphase 1. Ernennung des Projektleiters 2. Bildung des Projektteams 3. Aufbau der Projektorganisation 4. Stakeholdermanagement 5. Risikomanagement 6. Festlegung der Projektziele 7. Erstellung einer groben Projektplanung 8. Erstellen des Projektauftrags 9. Durchführen eines Projektstart-Workshops und Kick-off-Meetings

5 6.2 Bildung des Projektteams Ablauf der Teamentwicklung nach B. W. Tuckman Forming-Phase (Formierungsphase) Das Kennenlernen der Teammitglieder steht im Vordergrund. Unsicherheit und Angst bezüglich der neuen Situation prägen das Bild. Das Engagement und der Arbeitseifer sind noch mäßig. Storming-Phase (Konfliktphase) Die Strategie wird erarbeitet und die Aufgaben für die Projektteilnehmer konkretisiert. Die Diskrepanz zwischen Erwartungen und Wirklichkeit wird deutlich. Es kommt zu Konflikte und Spannungen zwischen den Teammitgliedern. Norming-Phase (Regelphase) Die Unzufriedenheit nimmt ab und die Kooperation zwischen den einzelnen Teammitgliedern wächst. Es bilden sich Prozesse und Regeln heraus, nach denen das Team miteinander arbeiten möchte. Performing-Phase (Arbeitsphase) Die Mitarbeiter fühlen sich wohl im Team und haben sich vollständig mit dem Projekt identifiziert. Das Leistungsniveau ist hoch. Die gesamte Teamenergie fließt in die Projektarbeit. Adjourning-Phase (Auflösungsphase) Das Projektteam löst sich auf. Unsicherheit über die zukünftige Arbeit, Trauer über das Auseinandergehen des Teams und Motivationsverlust prägen das Bild. Projektstart Quelle: Schröder, J.-P., Diekow, S., Wie Sie Projekte zum Erfolg führen,berlin 2006

6 Projektstart 6.2 Bildung des Projektteams Aufgabe des Projektleiters zur Förderung des Teambildungsprozesses: Gemeinsam mit den Mitarbeitern Spielregel für die Zusammenarbeit im Team erarbeiten. Zuständigkeiten klar regeln. Sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit den Projektzielen vertraut sind und diese akzeptieren. Durch Erklären und Überzeugen dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter die wichtigsten Entscheidungen mittragen. Sicherstellen, dass alle Teammitglieder den gleichen Informationsstand haben. Konflikte schnellstmöglich aufdecken und konstruktiv lösen. Offene Kommunikation. Eine Streitkultur schaffen, innerhalb derer alle Mitarbeiter ihre Anliegen offen und ohne Furcht und Saktionen vertreten können. Dem Team regelmäßig Feedback zu dessen Leistung und Entwicklung geben. Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg 2008

7 Projektstart 6.3 Aufbau der Projektorganisation Durch den Aufbau einer Projektorganisation wird das zeitlich befristete Projekt in die bestehende, dauerhafte Unternehmensorganisation eingebettet und die Aufgaben, Rollen und Kompetenzen innerhalb des Projekts werden festgelegt. Projektinstanzen/ Interne Projektstruktur Auftraggeber extern/intern Lenkungsausschuss Gesamtprojektleiter Projektcontroller Teilprojektleiter 1 Teilprojektleiter 2 Projektteam 1/1 Projektteam 1/2 Projektteam 2/1 Projektteam 2/2

8 Projektstart 6.4 Stakeholdermanagement Definition Stakeholder Nach der ICB (Competence Baseline der IPMA) sind Stakeholder Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen für das Projektumfeld. Definition Stakeholdermanagement Aktive und proaktive Betreuung der Stakeholder und Versuch, diese in die Gestaltung der Projektergebnisse und Entscheidungsfindung mit einzubeziehen. Ziel ist es, unternehmensinterne Interessen sowie Interessen im Projektumfeld in Einklang zu bringen. 8

9 6.4 Gliederungsansatz für Stakeholder Stakeholdertyp Kann auftreten als (Rolle) Projektstart Kunde Mitarbeiter Eigentümer des Unternehmens, in dem das Projekt realisiert wird Zulieferer und Dienstleister jeder Art Gesellschaft Auftraggeber (extern oder intern) Potenzieller Nutzer des Projektergebnisses Betreiber Geldgeber Projektmanager Projektteammitglied Mitarbeiter, der nicht direkt mit dem Projekt befasst ist Geschäftsleitung Linienvorgesetzter Mitglied von Lenkungsgremien und des Betriebsrats Controller Projektkaufmann Eigentümer Anteilseigner Konsortialpartner Berater Personalbeschaffer Versicherer Anwohner Behörde Bürgerinitiative Medien Umweltschutzbehörde Institution der technischen Aufsicht Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg

10 Projektstart 6.6 Festlegen der Projektziele Vorgehen Zielfestlegung: 1. Ziele nach den Zielgrößen des magischen Dreiecks (Termin, Kosten, Leistung) definieren. 2. Stakeholdererwartungen (Kunden,Auftraggeber, Mitarbeiter) berücksichtigen. Kundenzufriedenheit = vorrangiges Ziel 3. Priorisierung der Projektziele Unterteilung in Muss- und Kannziele empfohlen. 4. Zielformulierung: - SMART-Regel beachten, - Formulierung muss lösungsneutrale sein. 5. Zielhierarchie festlegen Globalziel anhand von Zielgruppierungen in Teilziele unterteilen. 6. Während des Projektverlaufs Überprüfung der Projektziele.

11 Projektstart 6.6 Zielhierarchie Globalziel Zielklasse 1 Zielklasse 2 Zielklasse 3 Zielunterklasse 1/1 Zielunterklasse 1/2 Zielunterklasse 2/1 Zielunterklasse 2/2 Detailziel 1/1/1 Detailziel 1/2/1 Detailziel 2/1/1 Detailziel 2/2/1 Detailziel 1/1/2 Detailziel 1/2/2 Detailziel 1/1/2 2/1/2 Detailziel 2/2/2

12 Projektstart 6.6 Beispiel Zielhierarchie Die BSL GmbH (Betriebswirtschaftliche Software Lösungs GmbH) ist ein mittelständisches Unternehmen. Die Firma entwickelt betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware für kleine Unternehmen. Die BSL möchte zur nächsten Messe eine maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen auf den Markt bringen. Globalziel Maßgeschneiderte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen Zielklassen Detailziele Zeitziel Die Buchhaltungssoftware ist bis zur nächsten Messe in 18 Monaten entwickelt und marktreif. Finanz- und Das genehmigte Budget ist nicht zu überschreiten. Abweichungstoleranz = 5% Kostenziele Ein jährlicher Gewinn (vor Zinsen und Steuern) innerhalb 3 Jahren > ist zu erzielen. Umsatzrentabilität > 14 %. Leistungsziele Ablaufziele - Leistungsumfang der Software: Komplette Buchhaltung inkl. Jahresabschluss, Zahlungsverkehr und Mahnwesen, Auswertungen und Berichtserstellung - Software ist für Personen ohne Buchhaltungsvorkenntnisse selbständig erlernbar und hat einen hohen Anwendungskomfort. Klare Bedienerführung, übersichtliche Menüs und Oberflächen mit hilfreichen Assistenten. - Buchhaltungssoftware ist kompatibel mit den Produkten der BSL - Die Firmenressourcen sind auszuschöpfen. Es gibt keine weiteren Einstellungen. - Eine ausführliche Projektdokumentation ist zu erstellen.

13 Projektstart 6.6 Probleme mit der Zieldefinition? 13

14 Projektstart 6.7 Erstellung einer groben Projektplanung Folgende Pläne sind in der Startphase zu erstellen: ein erstes Grobgerüst des Projektstrukturplans (wird in der Planungsphase im Detail entwickelt) Eine erste grobe Aufwands- und Kostenschätzung. Einen groben Meilensteinplan. Eine möglichst ausführlichen Ablauf- und Terminplanung für die nächste Projektphase (= Planungsphase).

15 Projektstart 6.8 Projektauftrag Definition Projektauftrag: Der Projektauftrag (auch Projektleitervereinbarung) ist die schriftliche Beauftragung des Projektleiter durch den unternehmensinternen Auftraggeber (Unternehmensleitung, Bereichsleitung) ein Projekt abzuwickeln. Zweck des Projektauftrags: Damit wird eine klare Aufgabenstellung und Vorgehensweise der Projektdurchführung vereinbart. Auftraggeber und Projektleiter sollen ein einheitliches Verständnis über den Projektinhalt erhalten. Er gibt Sicherheit für Projektleiter und Auftraggeber. Der Auftraggeber kann im Projektauftrag alle Erwartungen an das Projekt definieren und der Projektleiter weiß damit genau was von Ihm erwartet wird. Andererseits kann der Projektleiter bestimmte Rahmenbedingungen abstecken, die aus seiner Sicht für einen guten Projektverlauf unabdingbar sind. Die Unterzeichnung des Projektauftrags markiert die Projektfreigabe und oftmals den offiziellen Beginn des Projektes.

16 Projektstart 6.8 Beispiel Projektauftrag Projekt-Nr. /Auftrag-Nr. Projektbeschreibung Zielsetzung: Aufgabenstellung: Kritische Erfolgsfaktoren: Rahmenbedingungen: Projektabnahme: Projektbezeichnung Projektbeteiligte Auftraggeber: Lenkungsausschuss: Betroffene Abteilung: Projektleiter: Projektteam: Zugeordnete Spezialisten: Projekttermine Starttermin: geplanter Endtermin: Zwischentermine: Budget: Datum/ Unterschrift Auftraggeber Kontierungen: Datum/ Unterschrift Projektleiter

17 Projektstart 6.9 Projektstart-Workshop Zweck eines Projektstart-Workshop Erarbeitung von Sachergebnissen Die wesentlichen Projektbeteiligten erarbeiten die ersten Schritte und Grundlagen für die weiteren Projektphasen. (Projektziele, Projektstrukturplan, Kostenschätzung, usw.) Maßnahme zur Teambildung Der Projektstart-Workshop bietet die Möglichkeit, zum informellen kennenlernen und schafft persönliche Beziehungen zwischen den einzelnen Teilnehmern, dass Konflikte frühzeitig aufgedeckt werden, das Team für die zukünftige Arbeit zu motivieren und einzuschwören, dass sich ein Wir-Gefühl in der Projektmannschaft entwickelt.

18 Projektstart 6.9 Tagesordnung für einen Projektstartworkshop 1. Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer 2. Vorstellung der Tagesordnung und Vereinbarung von Regeln für die Zusammenarbeit in der Startsitzung und im Projekt. 3. Abfrage der Erwartungen der Teilnehmer an die Startsitzung 4. Informationssammlung 5. Überblick über das vorgegebene Projektmanagement 6. Identifizierung der Stakeholder und Festlegung der groben Projektziele 7. Erstellung eines ersten Projektstrukturplans 8. Erste Kostenschätzung 9. Festlegung der Projektphasen und der wichtigsten Meilensteine 10. Detaillierte Planung für die nächste Projektphase 11. Projektorganisation und Informations- und Kommunikationssystem 12. Projektrisiken 13. Weiteres Vorgehen, insbesondere die nächsten Termine und Aufgaben 14. Feedbackrunde Quelle: Schelle, H., Ottmann, R., Pfeiffer, A., ProjektManager, GPM, Nürnberg 2008

19 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (1) 7 Projektplanung 7.1 Projektstrukturplanung Arbeitspakete Gliederungsprinzip des Projektstrukturplans Erstellung des Projektstrukturplans Unterscheidung Projektstrukturplan - Vorgehensmodell Beispiel Projektstrukturplan 7.2 Aufwandsschätzung Expertenbefragung Analogiemethode Multiplikatormethode Function-Point-Methode Probleme der Aufwandsschätzung

20 Projektplanung Übersicht Kapitel 7 (2) 7.3 Ablauf- und Terminplanung Schritte der Ablauf und Terminplanung Terminplan und Balkendiagramm Netzplantechnik Vorgangsknoten-Netzplan Bestimmung der Termine/Pufferzeiten/kritischen Weg Anordnungsbeziehungen Beispiel Netzplan 7.4 Ressourcenplanung Ablauf der Ressourcenplanung Problem der Qualitätsunterschiede 7.5 Projektkostenplanung Arten der Projektkosten Plankostenkalkulation

21 Projektplanung 7 Übersicht Projektplanung Die Projektplanung beinhaltet folgende Planungen: Projekstrukturplanung Aufwandsschätzung Ablauf- u. Terminplanung Ressourcenplanung Projektkostenplanung Was ist zu tun? Wie viel ist zu tun? Was ist wann zu tun? Wer kann es tun? Wie viel kostet es?

22 Projektstrukturplan 7.1 Definition Projektstrukturplan Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische über verschiedene Gliederungsebenen aufgebaute Darstellung eines Projekts. Die Projektgesamtaufgabe wird nach logischen und nützlichen Kriterien in Teilaufgaben und Arbeitspakete zerlegt. Klassisch geschieht dies in Form eines Organigramms.

23 Projektstrukturplan 7.1 Zweck des Projektstrukturplans Der Projektstrukturplan ist durch die Aufteilung des Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspaketen: Grundlage für die Transparenz des Projektes. Grundvoraussetzung um ein einheitliches Verständnis von Aufgaben und Vorgehensweisen im Projekt zu gewährleisten. Grundlage für die Aufwandsschätzung, Kostenplanung und -kontrolle. Bezugsbasis für die Dokumentation der Projektberichte und der technischen Unterlagen. Basis für die Gliederung des Pflichtenhefts. Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt. (Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben). Grundlage für das Risikomanagement. Risiken können damit für jedes Arbeitspaket analysiert werden. Voraussetzung für die Erstellung der Ablauf- und Terminplanung.

24 Projektstrukturplan Teilaufgaben und Arbeitspakete nach DIN Eine Teilaufgabe ist nach DIN ein Teil eines Projektes [...], der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden kann. Das Arbeitspaket wird in der DIN definiert als ein Teil eines Projekts [...], der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert wird und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann. Quelle: DIN 69901

25 Projektstrukturplan Teilaufgaben und Arbeitspakete nach DIN Projekt 1. Ebene Arbeitspaket Teilaufgabe Teilaufgaben 2. Ebene Teilaufgabe Arbeitspaket Teilaufgabe Teilaufgabe 3. Ebene Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 4. Ebene Quelle: DIN 69901

26 Projektstrukturplan Objektorientierte Gliederung (Ausschnitt) Entwicklung einer Filmkamera 1. Ebene Gehäuse Elektrisches System 2. Ebene Mechanisches System Optik Sucher Filmtransport 3. Ebene Auslöser Filmspulenführung 4. Ebene Quelle: Schelle, H., Projekte zum Erfolg führen, dtv, München 2007

27 Projektstrukturplan Funktionsorientierte Gliederung (Ausschnitt) Entwicklung einer Filmkamera 1. Ebene 2. Ebene Versuche Modell- u. Prototypenbau Entwurf und Konstruktion Projektmanagement Vertriebsvorbereitung Systemanalyse Konstruktion der Vorrichtung Detaillierte Konstruktion Entwurf 3. Ebene Spezifikation Quelle: Schelle, H., Projekte zum Erfolg führen, dtv, München 2007

28 Projektstrukturplan Gemischtorientierte Gliederung (Ausschnitt) Entwicklung einer Filmkamera 1. Ebene 2. Ebene Elektrische Systeme Mechanische System Gehäuse Gesamtsystem Optik Sucher Filmtransport Auslöser Filmspulenführung 3. Ebene Integration Vertriebsvorbereitung Qualitätsmanagement Systemanalyse Projektmanagement Modelle Entwurf Versuche Spezifikation/ Entwurf 4. Ebene = Arbeitspakete Quelle: Schelle, H., Projekte zum Erfolg führen, dtv, München 2007

29 Projektstrukturplan Erstellung des Projektstrukturplans Vorgehenmöglichkeiten Top down Das Projekt als Ganzes wird von oben nach unten zerlegt. D. h. vom Projektgegenstand werden die Teilprojekte abgeleitet und von den Teilprojekten die Teilaufgaben und Arbeitspakete. Bottom-up Bereits bekannte Aktivitäten werden zu Arbeitspaketen und Teilaufgaben gebündelt und zu Teilprojekten und schließlich zum Gesamtprojekt zusammengefügt.

30 Projektstrukturplan Beispiel Projektstrukturplan Entwicklung einer Buchhaltungssoftware Konzeption Programmierung Dokumentation Qualitätssicherung Problemanalyse Projektmanagement Marktanalyse Systementwurf Modul A Testplanung Systembeschreibung Projektorganisation Zielgruppe Wettbewerber Anforderungsprofil / Lastenheft Schnittstellen Gesamtprogramm Entwicklungsumgebung Softwaremodule Pflichtenheft Modul B Modul... Modul X Betriebssysteme System/ Akzeptanztest Reviews Handbücher Anwender Adminstrator Projektplanung Projektsteuerung

31 Überblick Projektmanagement-Haus 1. Projekt und Projektumwelt Definitionen, Abgrenzungen, Stakeholder, Rollen im Projekt 2. Organisationsstrukturen für Projekte Linien-, Stabsprojekt-, Matrix- und reine Projektorganisation 3. Projekterfolgsfaktoren 4. Vorgehensmodelle traditionell, agil, hybrid 5. Strategische Projektauswahl Strategische Projektplanung, - Nutzwertanalyse, - Portfolioansatz, - Risikomanagement, - Wirtschaftlichkeitsrechnungen Operatives Projektmanagement 6. Projektstart - Ernennung Projektleiter - Bildung Projektteam - Projektorganisation - Stakeholdermanagement - Risikomanagement - Projektziele - Erste Projektplanung - Projektauftrag - Projektstart-Workshop/ Kick-off-Meeting 7. Projektplanung - Projektstrukturplan - Aufwandsschätzung - Ablauf- und Termin- Planung - Ressourcenplanung - Kostenplanung 8. Projektsteuerung/ Projektkontrolle - Terminkontrolle - Leistungskontrolle - Kostenkontrolle - Projekt Scorecard - Berichtswesen - Dokumentation - Konfigurations- / Änderungsmanagement - Qualitätssicherung 9. Projektabschluss - Abschlusspräsentation - Projektabnahme - Abschlussanalyse - Abschlusssitzung - Abschlussbericht - Erfahrungssicherung - Projektauflösung u. Wiedereingliederung

32 Titel Grundlagen Projektmanagement/ Projektcontrolling Basiswissen für ein erfolgreiches Projektmanagement Dozentin: Dipl.- Betriebswirtin (FH)