Enterprise Document Center

Transkript

1 Enterprise Document Center Trusted consulting and development practice

2 Business Process Workflow Dokumentvorschau ERP CRM Dokumentenprüfung/ -freigabe / -ablehnung Benutzerzugangskontrolle Enterprise Document Center Dokumentengenerierung Andere Datenbank PostProcessing Sorting & Bundling Dokument Output ( EDC ) ist ein effektives Lösungspaket für DocOrigin mit Dokumentenmanagement-Workflow. Diese Lösung wurde als cross-plattform erstellt und kann on premise oder vendor hosted in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen, installiert werden. Sie erlaubt manuelle Arbeitsprozesse in Bezug auf Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -lieferung zu rationalisieren und zu digitalisieren. PDF FAX PRINT HTML SMS KUNDENPORTAL Social Media 2

3 Zugänglichkeit Diese Lösung hilft sich aus dem Büroalltag herauszureißen. Ihre Mitarbeiter können von jedem Ort aus und jederzeit von jedem Gerät (Tablet, Desktop, Laptop) auf dieses Lösungspaket zugreifen. Kooperation Verwandeln Sie die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Dokumente für bestehende Kunden, vorbereitet. Enterprise Document Center ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Kollegen, Partnern oder Dritten zu optimieren, arbeitsbezogene Dokumente (Rechnungen, Aussagen, Notizen, Firmenzeitungen etc.) mit anderen zu teilen und aktuellste Entwürfe an einem Ort jederzeit zur Verfügung zu haben. Dokumentvorschau Die Dokumentvorschau von fertigen jedoch noch nicht versendeten Dokumenten erleichtert es Mitarbeitern, kundenfreundliche Dokumente und personalisierte Korrespondenze, zu erstellen. EDC ermöglicht es, verständliche und hochprofessionelle Dokumente zu liefern, die die Kundenrückrufrate auf bis zu 30% reduzieren.. 3

4 Dokumentengenerierung 24/7 ermöglicht Massendruck, Ad-hoc/On-Demand und interaktive Dokumentenerstellung, zu verwalten. Ihr Unternehmen oder einzelne Abteilungen können beliebige Dokumente jederzeit in beliebiger Menge mit Daten aus jedem Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) oder anderen Datenbank, generieren. Mit diesem Lösungspaket können die schnellsten Drucker der Welt (Inkjet und Roll Fed, etc.) verwendet werden, wodurch die Dokumentengenerierungskosten um bis zu 30% reduziert werden können. Einfacher Start Egal ob Sie ein kleines, mittelständiges oder gar großes Unternehmen sind, der Arbeitsstart mit Enterprise Document Center ist jedes Mal schnell und einfach. Mit EDC haben Sie die Möglichkeit heute aufzuhören Zeit zu verschwenden und manuelle und fehlerhafte Schritte während der Erstellung von Dokumenten durch optimierte, strukturierte und automatische Schritte auszutauschen, und dabei eine schnelle Kapitalrentabilität zu erleben. 4

5 Benutzerzugangskontrolle Es kommt die Zeit für jedes Unternehmen, wenn wir den Zugang von Benutzern zu bestimmten Ressourcen aus Sicherheitsgründen, regeln müssen. In diesem Kontext ist der Zugriff die Fähigkeit eines einzelnen Benutzers bestimmte Aufgaben auszuführen, z. B. Ansicht, Erstellung oder Änderung einer Datei. Rollen werden nach internen Mitarbeiterstrukturen und/oder Verantwortungsgrad innerhalb des Unternehmens definiert. ermöglicht es, Benutzer mit unterschiedlichen Zugangsgrad zu erstellen. Der mächtigste Benutzer ist in diesem Fall der Administrator. Er/sie ist in der Lage, Benutzer und Benutzergruppen zu erstellen und zu bearbeiten, Benutzerrollen und Jobkategorien (z. B. verschiedene Dokumentkategorien) und Funktionalität (Vorschau, Bearbeitung, Genehmigung, Ablehnung, Zuweisung von Dokumentengenerierung und verwandten Jobs), zuzuordnen. Dokumentenprüfung, -freigabe, und -ablehnung Wie oft kommen in den Rechnungen Ihrer Kunden verwirrende, oder gar fehlerhafte Informationen vor? Wie oft rufen diese Kunden anschließend Ihre Kundenlinie an, um Fragen zu ihren Rechnungen zu stellen? All diese verwirrenden Momente kosten Ihrem Unternehmen Geld. Desto seltener Rechnungen Ihre Kunden verwirren, desto seltener muss Ihr Unternehmen Kosten ausgeben, um diese Fehler mithilfe von Callcenter-Mitarbeitern und erneuten Dokumentenversendungen zu beheben. Es gibt Situationen, in denen Dokumentkomponenten, Vorlagen und Formulare erst veröffentlicht werden sollen, wenn sie durch entsprechende Mitarbeiter geprüft und genehmigt wurden. Die EDC-Dokumentprüfungskomponente unterstützt die Freigabevalidierung dieser Dokumentvorlagen und Formulare, indem Sie eine Gruppe von Benutzern zur Dokumentfreigabe verpflichtet. 5

6 -Benachrichtigung kann so konfiguriert werden, dass es bestimmten Benutzern eine sendet, wenn Dokumente/Jobs, die ihre Genehmigung erfordern, erstellt oder geändert worden sind. Wenn Dokumentenprüfer Enterprise Document Center öffnet, sehen sie eine Warnung über die Dokumente/Jobs, die auf ihre Überprüfung warten. Abhängig von der Firmenkonfiguration müssen einer oder mehrere Benutzer die Dokumente/Jobs überprüfen, bevor sie veröffentlicht, bzw. geliefert werden können. Dies ermöglicht Dokumentenänderungskosten um bis zu 30% zu minimieren. Ausgezeichneter Service Keine oder Anruf von unseren Kunden geht unbeantwortet. Unser engagiertes Expertenteam ist hier um Ihren Dokumentengenerierungsprozess während der Implementierungsphase und nachdem alle Systeme einsatz startklar sind, zu unterstützen und zu warten. Post-processing, Sorting & Bundling Last-Minute-Bearbeitung von Dokumenten werden endlich möglich. Oftmals müssen Unternehmen generierte, jedoch noch nicht gelieferte Dokumente bearbeiten um den Arbeitsprozess und die Fertigungskosten zu optimieren. EDC hilft diese Aufgabe als strukturierten Prozess in den Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter zu integrieren. Mit EDC können Dokumente sortiert und nach unterschiedlichen Kriteria (z.b. Erstellungsdatum, Belegstatus, Rechnungsnummer, Typ, Menge, Kunden-ID) zu Gruppen gebündelt werden. Auf diese Weise können Sie z.b. Dokumente, abhängig von der maximalen Anzahl von Blättern pro Umschlag, die jede Maschine verarbeiten kann, zu unterschiedlichen Drucksystemen senden. Dies erlaubt Ihnen die Blattanzahl in jedem Umschlag zu optimieren und auf diese Weise Versandkosten zu minimieren. Außerdem können Sie automatisch zusätzliche Seiten zu Dokumenten mit einem spezifischen Kriteria (z.b. Postleitzahl) hinzufügen. 6

7 Über uns Wir bei Ecodocx verfügen über mehr als 10 Jahre Berufserfahrung bei der Implementierung und Entwicklung von Lösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Wir bieten eine breite Palette von Customer Communications Management und Enterprise Content Management Lösungen, an. Wir bieten auch Archivlösungen, die Unternehmen helfen ihre Archivierungskosten sicher zu reduzieren, an. Ecodocx LLC besteht aus engagierten und leidenschaftlichen Experten, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Geschäftssysteme zu rationalisieren. Ecodocx LLC 50 Milk Street, Boston MA 02109, USA Ecodocx s Portfolio von zufriedenen Kunden ist in den letzten drei Jahren drastisch gewachsen. Ob wir Middleware schaffen, die die Kundenkommunikation für Banken in Europa und Indien oder Telekomanbieter in Nordamerika verstärkt, Ecodocx hinterlässt immer wieder einen bleibenden Eindruck durch die Entwicklung von transparenten und praktischen Managementsystemen. Tien-Tien Lai Direktor von Ecodocx LLC