timesensor LEGAL Grundschulung I Arbeitsunterlagen S11-Grundschulung I Schulungskonzept DE timesensor AG

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1 timesensor LEGAL Grundschulung I Arbeitsunterlagen S11-Grundschulung I Schulungskonzept DE timesensor AG

2 Imprint timesensor AG Schönburgstrasse Bern Tel.: Fax: Document Version: 2.0 Document Language: de Security Level: Low Last change: Editorial Staff: BSC/DSO

3 Inhaltsverzeichnis 1. timesensor LEGAL Starten von timesensor LEGAL 5 Hauptbereiche 7 2. Administration Ausgabeformular 9 Sonderzeichen 10 Filter 10 Darstellung 11 Symbole 13 Neue Adresse erfassen 14 Mitarbeiter einer Firma hinzufügen 16 Adressetikette 19 Notizfunktion 21 Das Dossier im Überblick Mandate Mandat eröffnen 27 Mandatsvorgaben - Überblick 28 Verbundene Adressen 29 Mandatsvorgaben - Rechnungslegung 33 Mandatsvorgaben - Controlling Timesheet Aufruf Timesheet 42 Aufbau Timesheet 43 Leistung erfassen 44 Leistung löschen 47 Leistung verändern/kürzen 48 Timesheet - Menü Werkzeuge RVG - Rechtsanwaltsvergütungsgesetz RVG-Fenster aufrufen 51 Gebühren kalkulieren 52 3/55

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5 timesensor LEGAL Starten von timesensor LEGAL Mit Hilfe der Client-Applikation auf Ihrem Computer, können Sie Verbindung mit dem Datenbankserver aufnehmen und sich somit in timesensor LEGAL einloggen. Sie finden die Client-Applikation im Dock (Mac) bzw. im Start-Menü (Windows), bzw. möglicherweise auch auf dem Desktop Ihres Computers: Öffnen Sie die Client-Applikation mit einem Doppelklick. Nun öffnet sich ein Fenster. Der zuletzt verwendete Server wird unter Favoriten angezeigt. Sollten Sie hier keinen Eintrag haben, so klicken Sie auf den Tab Verfügbar. Hier taucht der Server in Ihrem Netzwerk auf. Wählen Sie den Server und klicken Sie auf OK. 5/55

6 Sie gelangen jetzt zum Login-Fenster. Wählen Sie aus der Benutzerliste Ihren Namen und geben Sie das Passwort ein. Möchten Sie das Passwort ändern, drücken Sie ALT und klicken Sie auf Login. Notizen Mein Benutzername: Mein Passwort: (gelegentlich ändern) weitere Notizen: 6/55

7 Hauptbereiche timesensor LEGAL zeichnet sich durch einen einfachen und intuitiven Aufbau aus. Hauptelemente der Software sind eine Bereichsleiste und eine Funktionsleiste. Der Splash-Screen in der Mitte zeigt Ihnen an, wo Sie sich gerade befinden. Bereichsleiste Der Kopfteil Der Kopfteil zeigt den aktuell angemeldeten Benutzer und erlaubt den Zugriff auf das Timesheet, sowie die Ticket Ein- und Ausgangsbox. Persönlicher Bereich In der Mitte der Bereichsleiste werden alle persönlichen Bereiche der Sachbearbeiter gezeigt. Jeder Sachbearbeiter wird durch ein Icon dargestellt. Je nach Berechtigung haben Sie hier Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Mandatsmappen, Fristen und das Timesheet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gezeigten Bereich, so erscheint ein Menü, welches Ihnen erlaubt, die Anzeige der Sachbearbeiter zu beeinflussen. So können Sie, bei vielen Sachbearbeitern, nur die relevanten Teamkollegen anzeigen lassen. Selbstverständlich erscheinen in der Liste nur diejenigen Sachbearbeiter, auf welche Sie aufgrund Ihrer Zugriffsberechtigungen einen entsprechenden Zugang haben. Allgemeine Bereiche Die gezeigten allgemeinen Bereiche sind wiederum abhängig von den Zugriffsberechtigungen des angemeldeten Programmbenutzers. Im gezeigten Beispiel hat Michael den Zugang zu den Bereichen Adressen, Finanzen und Spezial. Einstellungen Unten links finden sich die Einstellungen, wiederum bei entsprechenden Zugriffsberechtigungen. Das kleine Werkzeugsymbol führt zum Bereich Einstellungen, wo das Customizing der Software an die individuellen Kanzleibedürfnisse vorgenommen wird. Das kleine Zahnrad öffnet schliesslich das Postfenster, mit welchem aus- und eingehende Korrespondenz (Mail/Fax) überwacht werden kann. 7/55

8 Funktionsleiste Die oben sichtbare Funktionenleiste ist abhängig von dem in der Bereichsleiste ausgewählten Bereich. Sie zeigt alle innerhalb eines Bereichs zur Verfügung stehenden Funktionen: Auch diese Funktionen sind abhängig von den Zugriffsberechtigungen - je nach Mitarbeiter können mehr oder weniger Funktionen verfügbar sein. Splash-Screen Dieser Screen zeigt an, in welchem Bereich sich der User gerade befindet. Zudem kann es vorkommen, dass die Bereichs- und Funktionsleiste verschwindet. Klicken Sie einfach auf den Splash-Screen und die Leisten kommen wieder zum Vorschein. 8/55

9 Administration Ausgabeformular Im Augabeformular sind alle Adressen des jeweiligen Adresstyp ersichtlich. Das Suchfeld hilft Ihnen schnell den entsprechenden Datensatz zu finden. Standardmässig ist die Suche nach Name oder Code eingestellt. Grundsätzlich können Sie nach jedem aktiven Feld aus dem Stammblatt und Zusatz suchen. Sobald Sie im Suchfeld etwas eingeben, werden die angezeigten Daten gemäss Ihrer Eingabe filtriert. So können Sie die Datensätze schnell auf die gewünschte Auswahl reduzieren. 9/55

10 Es gibt im Suchfeld einige Sonderzeichen, mit welchen Sie die Suche beeinflussen können. Sonderzeichen Sonderzeichen Funktion Beispiel Effekt > Grösser als Geburtsdatum > Findet alle nach dem geborenen Personen >= Grösser oder gleich Erstellt am >= Findet alle seit dem erstellten Datensätze < Kleiner als Geburtsdatum < Findet alle vor dem geborenen Personen <= Kleiner oder gleich Geändert am <= Findet alle vor oder am geänderte Datensätze = Entspricht genau Name =Mei Findet alle Personen die genau 'Mei' heissen (aber weder Meier noch Meister) * Phonetische Suche Name oder Code *Meier Findet Personen, deren Namen phonetisch ähnlich klingt (also auch "Mayer"). Die phonetische Suche ist nur für die Suche nach "Name oder Code" AG@ Findet alle Aktiengesellschaften (das Jokerzeichen repräsentiert vorne und hinten beliebige Buchstaben). Filter Pro Adresstyp (Klienten, Kostenträger, etc.) lassen sich beliebige Kategorien anlegen. Diese Kategorien übernehmen in der Ausgabeliste die Funktion eines Filters. Wird ein Filter gesetzt, werden Ihnen nur die Datensätze der entsprechenden Kategorie angezeigt. Der gewählte Filter und Ihre Eingabe im Suchfeld ergänzen sich. Dies kann in einer Datenbank mit vielen Datensätzen hilfreich sein, um schnellstmöglich auf die gewünschten Daten zugreifen zu können. 10/55

11 Darstellung Für jeden Adresstyp gibt es ein Ausgabeformular. Die Darstellung dieser Formulare können Sie für sich persönlich festlegen. Mit einem Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift erscheint ein Auswahlmenü. Hier sind alle Felder aus den Tabs Stammblatt und Zusatz aufgelistet. Sie können hier auswählen, welche Felder Sie im Ausgabeformular angezeigt haben möchten. Die gewählten Felder sind mit einem Häkchen markiert. Um diese abzuwählen, klicken Sie einfach wieder darauf. In unserem Beispiel haben wir die Position abgewählt, dafür möchten wir die Adresse anzeigen lassen. 11/55

12 Die neu ausgewählte Spalte erscheint am Ende und kann einfach mit der Maus verschoben werden. Zudem können Sie die Einträge auf- oder absteigend sortieren. Dafür klicken Sie einfach auf die Spaltenüberschrift. 12/55

13 Symbole Mit dem Plus kann ein neuer Datensatz hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Lupe erscheint ein Menü mit verschiedenen Sucheditoren. Dies ermöglicht Ihnen eine komplexere Suche, als im Suchfeld. (Mehr dazu finden Sie in unserem Wiki: Ausgewählte Datensätze können gelöscht werden. Sie werden in der "Gruft" beerdigt und können nur von einem Administratoren wieder zum Leben erweckt werden. Mit diesem Symbol können Sie Datensätze aus dem System, direkt in Ihr Apple-Adressbuch oder in Outlook exportieren. Hiermit wird das Mailprogramm geöffnet und die ausgewählte Adresse an Apple Mail bzw. Outlook geschickt. Die timesensor-eigene Mailadresse wird ins Feld BCC (Blindkopie) gesetzt, damit timesensor eine Kopie der Mail erhält und diese als PDF archivieren kann. Halten Sie beim Klicken die Alt/Option Taste gedrückt, wird das Mail an die timesensor-eigene Mailadresse geschickt und alle Empfänger in das BCC (Blindkopie) Feld eingefügt. Letzteres ist empfehlenswert beim Versand an mehrere Mailadressen (Mailing), da den Empfängern so die anderen Mailadressen verborgen bleiben. Erstellen oder ändern Sie hier ein Dokument oder eine Liste und senden Sie es per Drucker, Fax oder Mail an einen oder mehrere ausgewählte Empfänger. Notizen 13/55

14 Neue Adresse erfassen Gehen Sie zum Bereich Adressen und wählen Sie den Adresstypen, welchem Sie einen Datensatz hinzufügen möchten. In unserem Beispiel Klienten. Klicken Sie nun im Ausgabeformular auf das Plus. Ein neues Dossier öffnet sich. Füllen Sie dort alle relevanten Felder aus. Oder falls vorhanden, können Sie auch die vcard des Klienten per Drag&Drop von Ihrem Schreibtisch ins Dossier hinein ziehen und fallen lassen. 14/55

15 Im Bereich der Kontaktdaten können Sie per Auswahlmenü die Kontaktart wählen. (Telefon Geschäft, Telefon Privat, Fax Geschäft usw.) Der Kontakt, welcher im ersten Feld erfasst wird, ist gleichzeitig der Hauptkontakt. Das heisst, dass in unserem Beispiel die Tel. G der Hauptkontakt ist und im Ausgabeformular als Kontakt 1 erscheinen wird. Wählen Sie ein Feld, drücken Sie die cmd- Taste und verschieben Sie mit der Pfeiltaste die Daten. Weiter können Sie eine zusätzliche Adresse erfassen. Z. Bsp. die Geschäftsadresse eines Klienten. Dazu klicken Sie auf den grauen Balken Home und Sie gelangen in den Work Bereich. 15/55

16 Erfassen Sie hier jetzt die Geschäftsadresse und legen Sie fest, welche Adresse die Hauptadresse ist. Klicken Sie auf des kleine graue Dreieck und setzen Sie das Häkchen entsprechend. Mitarbeiter einer Firma hinzufügen Bestimmt kommt es vor, dass Sie mit einer Firma zusammenarbeiten, aber eigentlich nur immer mit einer oder mehreren Mitarbeitern dieser Firma in Kontakt stehen. Damit Sie nicht für jeden dieser Mitarbeiter die Firmenanschrift usw. hinterlegen müssen, gibt es in timesensor LEGAL eine hilfreiche Funktion. Erfassen Sie zuerst, wie gewohnt die Firma als neuen Adressdatensatz, falls dieser noch nicht vorhanden ist. Wählen Sie im Ausgabeformular die Firma aus und klicken Sie auf das Plus. 16/55

17 timesensor LEGAL fragt Sie jetzt, ob Sie der ausgewählten Firma, in unserem Bsp. DEUT- SCHE SHELL, einen Mitarbeiter hinzufügen möchten. Bestätigen Sie mit Ja. Mit JA fügen Sie der Deutschen Shell einen neuen Mitarbeiter hinzu. Mit NEIN können Sie einen Datensatz unabhängig der Deutschen Shell anlegen oder mit ABBRECHEN den Vorgang beenden. Nun können Sie Nachname, Vorname, Abteilung und Position des 1. Mitarbeiters erfassen. Mit dem kleinen Plus fügen Sie einen weiteren Mitarbeiter hinzu und können dessen Angaben eingeben. Sie können in einem Schritt maximal 4 Mitarbeiter hinzufügen. Sind Sie fertig mit dem Erfassen klicken Sie auf erstellen. 17/55

18 Die Mitarbeiter sind erfasst und Sie sehen, dass die Firma und die einzelnen Mitarbeiter denselben Code erhalten haben. Das hilft Ihnen, schnell eine Firma mit ihren Mitarbeitern aufzurufen. Möchten Sie die persönliche Mailadresse oder Telefonnummer eines Mitarbeiters hinzufügen, so öffnen Sie einfach das entsprechende Dossier und ändern und ergänzen Sie die Daten. Notizen 18/55

19 Adressetikette Im Ausgabeformular gibt es ein Feld, welches Ihnen die Darstellung der Adresse auf späteren Brief-, Fax- oder anderen Vorlagen zeigt. Es besteht die Möglichkeit, diese Darstellung zu ändern. Standardmässig ist Standard ausgewählt. Sie können die Adressetikette verändern indem Sie Invertiert oder Individuell wählen. Auswahl Darstellung Bedeutung Standard Invertiert Individuell Herr David Baier Kantstrasse Kittendorf Herr David Baier Kantstrasse Kittendorf David Baier c/o Gerhard Baier Kantstrasse Kittendorf Normale Darstellung. Feld bleibt gesperrt. Anrede, Name, Vorname in einer Linie. Feld bleibt gesperrt. Angepasste Darstellung. Feld öffnet sich und Adresse kann bearbeitet werden. Ergänzt man die Adresse mit weiteren Informationen, so werden diese nur für die Adressetikette berücksichtigt. 19/55

20 Werkzeuge Fall Sie einen Labelprinter nutzen, können Sie auch ganz einfach die Adresse aus timesensor LEGAL kopieren Dafür rufen Sie das gewünschte Dossier auf und gehen ins Stammblatt. Wählen Sie jetzt im Menü Werkzeuge Adressetikette kopieren. Öffnen Sie die Software Ihres Druckers oder Word, Excel und fügen Sie die Daten mit Cmd+V oder Ctrl+V ein. 20/55

21 Notizfunktion Manchmal möchte man einem Datensatz Informationen für einen kurzen Zeitraum hinzufügen. Dafür gibt es in timesensor LEGAL eine Notizfunktion. Um diese Funktion aufzurufen, klicken Sie auf das blaue Rechteck in der linken unteren Ecke des Stammblatts. Es erscheint nun ein gelber Post-it Zettel, wo Sie Ihre Notiz erfassen können. Z. Bsp., dass der Klient in den Ferien ist oder demnächst eine neue Anschrift hat usw. Als erstes können Sie festlegen, ob die Notiz beim Öffnen des Dossiers automatisch erscheinen soll. Setzen Sie dafür das Häkchen entsprechend. Im unteren Bereich können Sie entscheiden, bei wem die Notiz erscheinen soll. Ob bei allen Benutzern oder nur einer bestimmten Person. Zudem können Sie auch definieren, ab welchem Zeitpunkt die Notiz erscheinen soll. 21/55

22 Mit dem Schliessen der Notiz wird diese automatisch gespeichert. Eine Büroklammer und das gelbe Rechteck weisen nun darauf hin, dass eine Notiz hinterlegt ist. Hat die Notiz keine Relevanz mehr, wählen Sie einfach den Papierkorb und die Notiz wird wieder gelöscht. Notizen 22/55

23 Das Dossier im Überblick Das Dossier eines Klienten besteht grundsätzlich aus sechs verschiedenen Tabs. (Je nach Parametrierung auch mehr oder weniger.) Sie finden im Dossier alle wichtigen Informationen zu diesem Klienten. Alle Kontaktangaben, alle eröffneten Mandate, alle Entwürfe und das Archiv. Pro Adresstyp (Klienten, Gegenparteien, Anwälte, usw.) kann festgelegt werden, welche Tabs angezeigt und genutzt werden sollen. Es ist zum Beispiel nicht nötig bei den Behörden Tab Mandate anzeigen zu lassen, da eine Behörde nie ein Mandat haben wird. Das Dossier kann nur immer von einer Person geöffnet werden. Das heisst nur eine Person kann das Dossier öffnen und bearbeiten. Alle anderen, welche auf das Dossier zugreifen möchten, können es nur lesend öffnen. Stammblatt Das Stammblatt ist eine Übersicht über alle Kontaktinformationen einer Person oder Firma. 23/55

24 Zusatz Im Tab Zusatz können beliebige Felder mit verschiedenen Eingabemöglichkeiten aktiviert werden. Z. Bsp. Angaben für ein Weihnachtsmailing. Mandate Unter Mandate werden die einzelnen Mandate eines Klienten eröffnet. Ein Klient kann auch mehrere Mandate haben. Die Leistungen werden vom Timesheet ins Dossier in den Tab Mandate transferiert und können von dort in Rechnung gestellt werden. 24/55

25 Finanzen Sobald dem Klienten eine Rechnung gestellt wurde oder eine Zahlung erfolgt ist, erscheinen die Buchungen im Tab Finanzen. Entwürfe Hier finden wir einen Überblick über alle Entwürfe des Klienten. Es gilt zu beachten, dass im Dossier unter Entwürfe alle Entwürfe von allen aktuellen Mandaten ersichtlich sind. Möchten Sie spezifisch Entwürfe für ein einzelnes Mandat bearbeiten, so machen Sie dies in der Mandatsmappe. 25/55

26 Archiv Gleich wie unter den Entwürfen finden Sie im Archiv alle archivierten Dateien eines Klienten. Archiviert heisst in timesensor, finalisiert. Korrespondenz, welche das Haus verlassen hat und dem Klienten zugestellt wurde. Möchten Sie auf das Archiv eines einzelnen Mandats zugreifen, wechseln Sie auch hier in die entsprechende Mandatsmappe. 26/55

27 Mandate Mandat eröffnen Um ein neues Mandat anzulegen, wählen Sie aus dem Ausgabeformular das Dossier des entsprechenden Klienten. Gehen Sie zum Tab Mandate. Sie finden in der Mitte links ein kleines Plus. Mit einem Klick darauf gelangen Sie in die Mandatsvorgaben, wo Sie jetzt alle nötigen Angaben zum neuen Mandat erfassen können. 27/55

28 Mandatsvorgaben - Überblick Die Mandatsvorgaben sind in drei Tabs unterteilt - Überblick, Rechnungslegung und Controlling. In diesen drei Tabs geben Sie alle nötigen Informationen zum Mandat ein. Diese Informationen können jederzeit verändert oder ergänzt werden. Im Überblick werden vor allem administrative Informationen hinterlegt. Felder Bedeutung Name Gegenstandswert Status Mandatsführer Akquisiteur Archiveinteilung Mandatsdetails In Sachen Unser Zeichen Referat Aktenstandort Geben Sie dem Mandat einen Namen. Z. Bsp. Scheidung, Firmengründung, Müller Meier Ist ein Gegenstandswert vorhanden, können Sie diesen hier eintragen. Aktiv = Mandat in Bearbeitung, inaktiv = Mandat ist nicht aktiv, es können keine Rechnungen erstellt werden, Archiviert = Mandat ist vollständig abgeschlossen und archiviert Wählen Sie den zuständigen Mandatsführer aus. Falls es einen Akquisiteur gibt, kann dieser hier hinterlegt werden. (Person, welche das Mandat in die Kanzlei gebracht hat.) Wählen Sie hier das entsprechende Archivregister. Dieses Feld können Sie für interne Bemerkungen nutzen. Geben Sie hier die Kontrahenten ein. Die Nummer wird automatisch von timesensor LEGAL generiert und kann bei Bedarf geändert werden. Aktenzeichen von Behörden werden in einem anderen Feld eingetragen. Für eine statistische Auswertung können die Mandate einzelnen Referaten zugeordnet werden. Wählen Sie das korrekte Referat aus. In einer grossen Kanzlei kann hier hinterlegt werden, wo sich die physische Akte befindet. Ansonsten wird der Aktenstandort spätestens bei der Archivierung des Mandats relevant. 28/55

29 Verbundene Adressen Adressen können auf Adress- oder Mandatsebene verbunden werden. Adressebene Auf der Adressebene sollten Sie Adressen verbinden, welche eine generelle Verbindung zum Klienten haben z. Bsp. eine Rechtsschutzversicherung, andere Kostenträger oder eine nahestehende Partei. Mandatsebene Auf der Mandatsebene werden alle Adressen verbunden, welche in Verbindung mit dem Mandat stehen - Gegenpartei, Anwalt Gegenpartei, Behörden usw. Auf beiden Ebenen wird eine Adresse nach dem selben Prinzip verbunden. Klicken Sie auf das kleine Plus. Danach öffnet sich das Selektorfenster. 29/55

30 Vorgehen 1. Wählen Sie im Selektorfenster zuerst den Adresstyp aus um die Adresse schneller finden zu können. In unserem Beispiel Gegenpartei. 2. Suchen Sie danach den gewünschten Datensatz und ziehen Sie ihn per Drag & Drop in den unteren Bereich verbundene Adressen. 3. Als nächstes müssen Sie timesensor LEGAL mitteilen, wie die zwei Datensätze zueinander stehen. In unserem Beispiel ist Fiedler, Michael die Gegenpartei und Klass, Heinrich der KLIENT. Danach klicken Sie auf OK und die Adressen sind miteinander verbunden. Diesen Vorgang können Sie mit beliebig vielen Adressen vornehmen. Mit dem Minus können Sie eine Verbindung wieder löschen und mit Rechtsklick auf Beziehung, die Beziehung ändern. 30/55

31 Hinweise Verknüpfung von Behörden Möchten Sie eine Behörde mit Ihrem Mandat verbinden, haben Sie im Selektorfenster die Möglichkeit anhand von Filtern, schnell und einfach die zuständige Behörde zu finden. Wählen Sie den Adresstyp Behörden und wählen Sie danach im Filter zuständige Behörde Klient oder zuständige Behörde Gegner oder eine Gerichtsart. Natürlich können Sie auch via Suchfeld direkt nach der Behörde suchen. 31/55

32 Aktenzeichen hinterlegen Behörden oder auch der Anwalt der Gegenpartei arbeiten mit Aktenzeichen. Dieses Aktenzeichen können Sie in den Mandatsvorgabe hinterlegen. Klicken Sie dazu lediglich in das Feld Aktenzeichen und hinterlegen Sie das entsprechende Aktenzeichen. Dieses Zeichen kann später für Brief- oder Klagevorlagen verwendet werden. Notizen 32/55

33 Mandatsvorgaben - Rechnungslegung Hier wird definiert wie das Mandat später in Rechnung gestellt wird. Z. Bsp. nach welcher Preisliste die Leistungen verrechnet werden. Preisliste Felder Rechnungsvorlage Mahnschema Einzahlungskonto Ertragskonto Optionen-Pauschalmandat Optionen-MWST-freies Mandat Optionen-Forderungskonto Bedeutung Wählen Sie die Preisliste nach Vorgabe des Mandatsführers. Falls es sich um ein ausländisches Mandat handelt, können Sie hier, falls vorhanden, die entsprechende Rechnungsvorlage wählen. Sofern nicht anders definiert, verwenden Sie das Standard Schema. Das Einzahlungskonto wird standardmässig vorgegeben und muss in der Regel nicht gewechselt werden. Das Gleiche gilt für das Ertragskonto. Nur ändern, falls die Kanzlei über mehrere Ertragskonti verfügt. Handelt es sich um ein Pauschalmandat, setzen Sie den Flag in der Checkbox Pauschalmandat und geben Sie danach die Pauschale ein. Bei ausländischen Mandaten wird in der Regel keine Mehrwertsteuer berechnet. Setzen Sie den Flag in der Checkbox MWST-freies-Mandat, wird bei der Rechnungsstellung keine Mehrwertsteuer dazu gerechnet. Setzen Sie das Häckchen bei Forderungskonto, erscheint in der Mandatsmappe ein weiterer Tab. 33/55

34 Automatische Rechnungsstellung Sie haben die Möglichkeit timesensor LEGAL den Auftrag zu geben, die offenen Leistungen automatisch in Rechnung zu stellen. timesensor erstellt dann einen Rechnungsdatensatz und legt diesen in die Liste der ungedruckten Rechnungen. Von dort können Sie den Datensatz kontrollieren und anschliessend drucken. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung automatisch erstellen zu lassen: Bei Überschreitung eines bestimmten Betrages Zu einem bestimmten Datum Überschreitung Betrag Setzen Sie einfach das Häkchen bei "Überschreitung Betrag" und geben Sie den gewünschten Betrag ein. Sobald die aufgelaufenen Leistungen diesen Wert erreicht haben, wird automatisch eine Rechnung ausgelöst. Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn der Klient eine Rechtsschutzversicherung hat. Zudem können Sie das Häkchen bei Rechnung per Ticket an setzen und den Empfänger des Tickets wählen. So wird sichergestellt, dass die automatisch generierte Rechnung auch bemerkt wird und nicht in den ungedruckten Rechnungen untergeht. 34/55

35 Periodisch nach Plan Nebst der Variante bei Überschreitung eines Betrags eine Rechnung erstellen zu lassen, haben Sie auch die Möglichkeit einen Plan zu erstellen. So könnte beispielsweise ein Aufsichtsratsmandat (Verwaltungsratsmandat) durch Verrechnung einer immer gleichen monatlichen Pauschale in Rechnung gestellt werden. Setzen Sie ein Häkchen bei "Periodisch nach Plan", um die Rechnung zu bestimmten Daten generieren zu lassen. Nach Anklicken von "Periodisch nach Plan", erscheint rechts eine zusätzliche Box "Plan". Klicken Sie als nächstes auf das Aktionsmenü und wählen Sie aus diesem "Plan erstellen". Sie können jetzt festlegen an welchem Datum über welchen Zeitraum timesensor LEGAL jeweils eine Rechnung erstellen soll. In unserem Beispiel monatlich, immer am 1. während 6 Monaten. Mit OK bestätigen Sie die Eingabe. 35/55

36 Der Plan ist nun aktiv und timesensor LEGAL wird immer zum hinterlegtem Zeitpunkt automatisch alle offenen Leistungen in Rechnung stellen und das File in die ungedruckten Rechnungen legen. Wiederum können Sie auch hier timesensor LEGAL den Auftrag geben, die Rechnung per Ticket an den Mandatsführer oder an Sie selbst zu schicken Plan ändern Wenn Sie bereits einen Plan erstellt haben, können Sie weitere Daten hinzufügen oder den selektieren Eintrag löschen/ändern. Das Gleiche funktioniert auch bei mehreren selektieren Einträgen. Wenn Sie auf "Eintrag ändern" oder im Falle von mehreren selektierten Datensätzen auf "Selektion ändern" klicken, öffnet sich ein neues Fenster. 36/55

37 Im oberen Drittel des Fensters können Sie das Ausführungsdatum, sowie den Status des Eintrages manuell festlegen. Wenn Sie auf das kleine Icon neben dem Ausführungsdatum klicken, erscheint ein neues Fenster mit einem Kalender, in dem Sie das gewünschte Datum auswählen können. In den unteren zwei Dritteln des Fensters können Sie zudem festlegen, was automatisch in Rechnung gestellt werden soll. Einerseits können Sie einen Mindestbetrag festlegen oder eine bestimmte Leistung, welche automatisch fakturiert werden soll. Im Textfeld "Kürzel" geben Sie dafür den Kürzel für eine Leistung ein, in unserem Beispiel h für Honorar oder Sie wählen die Leistung mit dem Aktionsmenü. 37/55

38 Zu- oder Abschläge Wenn Sie auf das Pluszeichen klicken, erscheint ein neues Fenster, wo Sie die Details zum Zu- oder Abschlag festlegen können. Als erstes müssen Sie auswählen, ob Sie ein Zu- oder ein Abschlag erfassen möchten. Im PopUp Menü "Basis" entscheiden Sie, auf was der Zuoder Abschlag basiert sein soll. Im Textfeld "Prozentsatz" geben Sie ein, wie viel Prozent Rabatt oder Zuschlag Sie geben. Im Feld "Bezeichnung" schliesslich können Sie auswählen oder selber schreiben, welche Bezeichnung dieser Zu- oder Abschlag haben soll bzw. wie dieser in der Rechnung erscheinen soll. Wenn Sie die Auswahl "Rabatt: <n> von <base>" getroffen haben, wird somit, wenn wir das untere Beispiel nehmen, folgendes in Ihrer Rechnung stehen: "Rabatt: 10% von Honorar". Wobei <n> für den Prozentsatz und <base> für die Basis steht. 38/55

39 Mandatsvorgaben - Controlling Im Controlling können Sie hinterlegen für welche Leistungsgruppe oder Leistung ein Betragsbudget definiert werden soll. Oder für welche Leistungsgruppe oder Leistung ein Mengenbudget erstellt werden soll. Betragsbudget Falls Sie ein festes Betragsbudget definiert haben, können Sie im ersten Kästchen festlegen, was kontrolliert werden soll und bis zu welchem Betrag. Nutzen Sie dafür das Auswahlmenü und geben Sie den Betrag manuell ein. Mengenbudget Im zweiten Kästchen, können Sie die Menge von etwas festlegen, die kontrolliert werden soll. Sie können zum Beispiel festlegen, wie viel Honorarstunden ein bestimmter Sachbearbeiter für dieses Mandat maximal aufbringen darf. 39/55

40 Budgetüberschreitungen melden Hier können Sie jetzt timesensor LEGAL den Auftrag erteilen, diese zwei Budget zu überwachen und bei einer Überschreitung Alarm zu schlagen. Wählen Sie die optische Markierung,diese wird neben dem Mandatsnamen angezeigt. Der grüne Kreis erscheint, wenn Sie immer noch gut im Budget stehen. Der gelbe Kreis bedeutet, dass Sie etwa noch 15% im Plus oder bereits bis zu 15% Minus sind. Der rote Kreis erscheint, wenn Sie über 15% im Minus sind. Zudem haben Sie auch hier wieder die Möglichkeit eine Warnung per Ticket zu erhalten, wenn eines der Budget überschritten ist. Guthaben und noch nicht angerechnete Vorschussbeträge Bei "Guthaben und noch nicht angerechnete Akontobeträge" können Sie, falls der Klient irgendwelche Guthaben hat, diese sehen. Guthaben und noch nicht angerechnete Vorschussbeträge Sollte Ihr Klient noch offen Guthaben oder Vorschussbeträge haben, so werden diese hier angezeigt. Sicherheit Mit dem Schloss in der linken unteren Ecke, können Sie als Administrator oder Mandatsführer festlegen, wer die Angaben in der Mandatsvorgabe einsehen darf. Klicken Sie darauf und bestimmen Sie, welche Gruppen Zugang zu diesem Mandat haben dürfen. Haben Sie alles entsprechend hinterlegt, klicken Sie auf das Häkchen um die Angaben zu speichern. 40/55

41 Das neue Mandat ist nun angelegt und kann von verschiedenen Personen bearbeitet werden. Mitarbeiter von der Administration/Sekretariat werden über das Dossier auf das Mandat zugreifen, die Anwälte haben die Möglichkeit in ihrem persönlichem Bereich über die Mandatsmappe auf das Mandat zuzugreifen. Doppelklicken Sie rechts auf den blauen Bereich, gelangen Sie wieder in die Mandatsvorgabe und können dort nötigenfalls Änderungen oder Ergänzungen in den Bereichen Überblick, Rechnungslegung, Controlling vornehmen. Mit dem dem Plus können Sie weitere Mandate für den Klienten (Klaas, Heinrich) eröffnen oder mit dem Minus ein Mandat löschen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn noch keine Leistungen für das Mandat erfasst wurden. Ansonsten müssen zuerst alle Leistungen wieder gelöscht werden. Notizen 41/55

42 Timesheet Jeder Benutzer von timesensor LEGAL verfügt über ein persönliches Timesheet, in welches alle produktiven und unproduktiven Stunden eingetragen werden. Mit Hilfe des Timesheets kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit kontrollieren. Zugleich ist das Timesheet die Basis für die Rechnungslegung. Aufruf Timesheet Es gibt zwei Möglichkeiten das Timesheet aufzurufen. 1. Via Login Icon Das Timesheet des gerade angemeldeten Benutzers kann am Schnellsten durch Klicken auf das Login Icon aufgerufen werden. Da dieses Icon immer sichtbar ist, kann es jederzeit, aus jedem Bereich heraus angeklickt werden. 2. Via persönlichen Bereich Alternativ kann das Timesheet auch über den persönlichen Bereich aufgerufen werden. Dies eröffnet die Möglichkeit, auch Timesheets anderer Mitarbeiter zu bearbeiten, sofern Zugriff auf deren persönliche Bereiche besteht. So kann z.b. eine Assistentin die Timesheets der ihr zugewiesenen Anwälte nachführen oder der Vorgesetzte kann direkten Einblick in alle Timesheets seiner Teammitglieder nehmen. 42/55

43 Aufbau Timesheet 1. Im Titelbereich des Timesheets wird links der Eigentümer des Timesheets als Icon angezeigt und im oberen Bereich der entsprechende Name. 2. Hier können Sie die Ansicht ändern auf Tag, Woche, Monat oder Jahr und zwischen den einzelnen Ansichten nach links oder rechts navigieren. 3. Im unteren Bereich finden Sie die Buttons um eine Leistung einzugeben und das entsprechende Mandat zu wählen. 4. Ein Shortcut um schnell auf das Dossier oder die Mandatsmappe eines Klienten zugreifen zu können. 43/55

44 Leistung erfassen Als erstes stellen Sie sicher, dass das korrekte Mandat ausgewählt ist. Das aktuelle Mandat sehen Sie in der untersten Zeile des Timesheets. Grundsätzlich merkt sich timesensor LEGAL, wo Sie zuletzt gearbeitet haben und sobald Sie das Timesheet öffnen, ist automatisch das zuletzt bearbeitete Mandat vorselektioniert. Zum Ändern des Mandats klicken Sie auf das aktuell angezeigte Mandat. Es erscheint nun ein Menü in welchem Sie nach Mandatsname, Adresse oder Mandatsführer das korrekte Mandat suchen können. 44/55

45 Um eine neue Leistung zu erfassen, klicken Sie im Fussbereich auf das Plus. Hinweis: Navigieren Sie im Timesheet immer mit der Tab-Taste. Felder Bedeutung Datum Kürzel Sobald Sie auf das Plus klicken für einen neuen Eintrag, nimmt timesensor das heutige Datum. Ist die Leistung für ein anderes Datum können Sie dieses einfach überschreiben. Oder alternativ, wählen Sie das Datum im Kalender und klicken anschliessend auf das Plussymbol. Jetzt wird eine Leistung für das gewählte Datum hinzugefügt. Alle Leistungen sind mit Kürzel hinterlegt. Wissen Sie den Kürzel einer Leistung nicht, geben Sie ein und gehen mit Tab weiter. Jetzt erscheint ein Auswahlmenü mit allen möglichen Leistungen. Haben Sie nur einige Minuten für ein Mandat aufgewendet, kann es etwas mühsam sein die Minuten in Dezimalen umzurechnen. Deshalb gibt es eine kleine Hilfsfunktion: Geben Sie zum Kürzel die Anzahl Minuten ein - z. Bsp. h10 - timesensor berechnet nun automatisch die Dezimale von Leistung Anz. Einh. Mit jedem Kürzel ist ein Standardtext verbunden - h = Honorar. Sie können den Text ganz eifach überschreiben, um Ihre Leistung genauer zu definieren z. Bsp. Brief an Klient. Dieser Eintrag erscheint später auf dem Detailblatt der Rechnung. Geben Sie hier die Anzahl Stunden ein. Denken Sie daran, dass timesensor mit Dezimalen rechnet. Wird automatisch gewählt. Die Einheit ist mit der Leistung verknüpft. 45/55

46 Mandat Felder Bedeutung Das Mandat haben Sie vorgängig ausgewählt. Es kann aber trotzdem vorkommen, dass Sie das Mandat ändern möchten oder müssen. Klicken Sie in das Feld Mandat und geben Sie den ersten Buchstaben des korrekten Klienten ein und drücken Sie Tab. Jetzt bringt Ihnen timesensor ein Auswahlmenü und Sie können den Klienten auswählen. Preis Total Der Preis ist auch mit der Leistung und der im Mandat hinterlegten Preisliste verknüpft. timesensor nimmt den Preis aus der dem Mandat zugeordneten Preisliste. Möchten Sie den Preis einmalig ändern, so können Sie den Eintrag einfach überschreiben. Falls Sie generell den Stundenansatz für das Mandat ändern möchten, überprüfen Sie bitte die Mandatsvorgaben und die hinterlegte Preisliste. timesensor berechnet das Total selbständig. 3 Std. à = Total Leistung wurde ins Dossier transferiert. Leistung ist nicht verrechenbar. Shortcut Selektionieren Sie eine Zeile. Mit diesem Shortcut gelangen Sie ins Dossier oder die Mandatsmappe des gewählten Klienten. Notizen 46/55

47 Leistung löschen Sofern eine Leistung noch nicht ins Dossier transferiert wurde, können Sie ganz eifach die falsch erfasste Zeile markieren und danach auf das Minus klicken. Wurde die Leistung bereits ins Dossier transferiert, müssen Sie die Leistung direkt im Dossier löschen. Wählen Sie die Zeile, welche Sie löschen möchten und öffnen Sie via Shortcut das Dossier. Markieren Sie jetzt im Dossier die zu löschende Zeile und klicken Sie auf das kleine Minussymbol. Der Eintrag ist nun im Dossier gelöscht und wurde im Timesheet auf nicht verrechenbar gesetzt. Gehen Sie jetzt zurück ins Timesheet, markieren Sie die Zeile und klicken Sie auch dort auf das Minus. Der Eintrag ist nun definitiv gelöscht. 47/55

48 Leistung verändern/kürzen Es kann vorkommen, dass Sie für einen Klienten arbeiten, aber nicht den ganzen Aufwand verrechnen können. Trotzdem möchten Sie aber wissen, wie viele Stunden Sie aufgewendet haben. Tragen Sie im Timesheet Ihren Stundenaufwand ein. (z. Bsp. 5 Std.) Über Nacht werden die Leistungen ins Dossier transferiert. Öffnen Sie das Dossier, klicken Sie in das Feld mit den Stunden und ändern Sie diese. In unserem Beispiel von 5 auf 3 Stunden. Speichern Sie die Änderungen im Dossier. Im Timesheet erscheinen jetzt 3 Stunden als verrechenbar und 2 Stunden als nicht verrechenbar und im Tagestotal werden 5 Stunden berücksichtigt. 48/55

49 Timesheet - Menü Werkzeuge Im Menü Werkzeug findet man für das Timesheet einige interessante Features. Manipulieren - auf Nicht-Verrechenbar setzen Sie haben eine Leistung im Timesheet eingetragen, welche Sie nicht verrechnen möchten und für den Klienten auf der Rechnung auch nicht ersichtlich sein soll. Markieren Sie den Eintrag in Ihrem Timesheet und wählen Sie das Menü Werkzeuge - Manipulieren - auf Nicht-Verrechenbar setzen. Der Eintrag erhält jetzt ein graues Kreuz. Manipulieren - auf Verrechenbar setzen Möchten Sie eine soeben auf Nicht-Verrechenbar gesetzte Leistung wieder auf verrechenbar setzen, gehen Sie gleich vor und wählen Sie einfach auf Verrechenbar setzen. Das graue Kreuz verschwindet wieder und die Leistung kann verrechnet werden. 49/55

50 Transfer zum Dossier Der Task, welcher die Leistungen vom Timesheet ins Dossier transferiert, läuft immer gegen Mitternacht auf dem Server. Jetzt kann es vorkommen, dass Sie eine Leistung ins Timesheet eintragen und gleich anschliessend die Schlussrechnung erstellen möchten. Markieren Sie die Leistung oder die Leistungen, welche Sie ins Dossier transferieren möchten. Wählen Sie das Menü Werkzeuge - Manipulieren - Transfer zum Dossier. Das rote Häkchen indiziert, dass die Leistung ins Dossier transferiert wurde. Wichtiger Hinweis: Sie haben die Möglichkeit Leistungen auch direkt im Dossier einzutragen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Spesen oder Kopien vergessen wurden. Jedoch gilt es zu beachten, dass Leistungen, welche direkt im Dossier eingetragen werden, nicht im Timesheet erscheinen werden. blaue Zeile weisse Zeile Leistung wurde im Timesheet eingegeben und ins Dossier transferiert Leistung wurde direkt im Dossier eingegeben 50/55

51 RVG - Rechtsanwaltsvergütungsgesetz Es gibt in Deutschland Rechtsanwälte, welche Ihre Leistungen nach Honorar abrechnen und Rechtsanwälte, welche Ihren Aufwand nach RVG in Rechnung stellen. Das RVG ist ein integriertes Feature in timesensor LEGAL. RVG-Fenster aufrufen Öffnen Sie das Dossier Ihres Klienten und gehen Sie zum Tab Mandate. Hat Ihr Klient mehrere Mandate, wählen Sie das entsprechende im linken Bereich aus. Im unteren Bereich finden Sie RVG und ein Plussymbol daneben. Klicken Sie auf das Plussymbol und ein neues Fenster öffnet sich. 51/55

52 Gebühren kalkulieren Im linken Bereich geben Sie die entsprechende RVG Nummer ein. Sie haben auch die Möglichkeit Text einzugeben und nach Inhalten zu suchen. Haben Sie in den Mandatsvorgaben keinen Gegenstandswert eingegeben, so müssen Sie dies jetzt nachholen. Der hier eingegebenen Gegenstandswert wird in den Mandatsvorgaben gespeichert, so dass dieser nicht immer neu hinterlegt werden muss. 52/55

53 Fahren Sie jetzt fort mit Ihrer Gebührenkalkulation. Sobald Sie etwas im Suchfeld eingeben, wird die Ansicht reduziert und es ist Ihnen einfacher, die entsprechende Gebühr zu finden. Wählen Sie Ihre Gebühr und bestimmen Sie im rechten Bereich die Instanz. Zusätzlich können Sie, falls nötig den Gebührensatz anpassen oder Sie müssen weitere zusätzliche Felder ausfüllen. Mit dem Plussymbol wird Ihre Gebühr hinzugefügt. 53/55

54 Weiter haben Sie im rechten Bereich ein Auswahlmenü. Wählen Sie eine Kategorie werden Ihnen die jeweiligen Standardgebühren berechnet und hinzugefügt. Wiederholen Sie die einzelnen Schritte bis Ihre Kalkulation vollständig ist. 54/55

55 Sollte Ihnen ein Fehler unterlaufen sein, z. Bsp. haben Sie eine falsche Gebühr ausgewählt, so markieren Sie die Zeile und klicken anschliessend auf das Minussymbol. Ist Ihre Kalkulation vollständig, so wählen Sie übernehmen. Die Gebühren werden ins Dossier übertragen und können von dort dem Klienten in Rechnung gestellt werden. 55/55