ehandel dezentrale Shops easyfilius - Version 4

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1 ehandel dezentrale Shops easyfilius - Version 4 Stand: easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 1 von 12

2 Inhaltsverzeichnis 1. ehandel Allgemeines ehandel-artikel ehandel-aufträge Retouren easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 2 von 12

3 1. ehandel Mithilfe der ehandel-anbindung können Sie Ihre Online-Geschäfte bequem nebenbei erledigen. Die vom Top-Lieferanten zur Verfügung gestellten Artikel werden automatisch auf Online- Plattformen gelistet, sofern Sie Ihren Bestand für den Verkauf melden. Und sollten Sie mal die Ware gerade nicht auf dem Lager haben, kann mittels E-Logistik der Endkunde dennoch bedient werden Allgemeines Stammdaten Artikel Tastenkürzel: STRG+I Einstellen von Artikeln Über die ehandel-schnittstelle werden je nach Lagerbestand in Ihrem Namen Artikel für den Kauf angeboten. Die Listung der Artikel erfolgt durch den Top-Lieferanten. Somit müssen Sie sich weder um die Gestaltung noch um die Platzierung Ihrer Angebote kümmern, da dies völlig automatisch über regelmäßige Abgleiche realisiert wird. In zyklischen Abständen werden die Bestände, welche für den Online-Handel freigegeben werden, an den Top-Lieferanten übermittelt. Dieser ist abhängig vom Bestand des Artikels und seinem artikelspezifischen Schwellwert. Sobald ein positiver Bestand gemeldet wurde, wird ein Angebot auf den angebundenen Online-Plattformen erstellt. Welche Artikel für den Online-Verkauf zur Verfügung gestellt werden, wird durch den Top- Lieferanten festgelegt. Einstellungen Hinweis: Diese Einstellungswerte finden Sie unter den Allgemeinen Einstellungen unter ehandel. ehandel standardmäßig für Verkauf freigeben: Ist diese Einstellung aktiv, werden neu abgeglichene ehandel-artikel automatisch freigegeben. ehandel-artikel ohne Lagerbestand standardmäßig für Verkauf per E-Logistik freigeben: Ist diese Einstellung aktiv, wird automatisch die Endkunden-Logistik Freigabe für neu abgeglichene ehandel- Artikel erteilt. Standard-Schwellwert für Lagerbestand: Gibt den Schwellwert an, welcher bei neu angelegten ehandel-artikeln hinterlegt wird. Zahlart für PayPal-Zahlungen: Gibt die Zahlart an, welche bei einer abgeglichenen PayPal-Zahlung verknüpft wird. Zahlungsbedingung für PayPal-Zahlungen: Diese Zahlungsbedingung wird hinterlegt, wenn eine Zahlung mit PayPal übermittelt wird. Zahlungsbedingung für Vorauskasse-Zahlungen: Diese Zahlungsbedingung wird hinterlegt, wenn eine Zahlung per Vorauskasse übermittelt wird. Zahlungsbedingung für Zahlung bei Abholung: Diese Zahlungsbedingung wird hinterlegt, wenn eine Zahlung bei Selbstabholung übermittelt wird. Nutzergruppe für ehandel-erinnerungen: Dieser Nutzergruppe wird eine Erinnerung zugesandt, wenn ein schwebender ehandel-einkauf abgerufen wurde. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 3 von 12

4 1.2. ehandel-artikel Stammdaten Artikel Tastenkürzel: STRG+I ehandel-artikel finden Ist das ehandel-modul freigeschaltet, wird die Artikelsuche um die Option Nur ehandel-artikel erweitert. Wurde bei der Suche diese Option ausgewählt, werden nur Artikel angezeigt, welche durch den Top-Lieferanten für den ehandel vorgesehen sind. Nach der Suche erscheinen in der Artikelübersicht die Treffer, welche den Suchkriterien entsprechen. In der Übersicht werden die Artikel, welche für den ehandel verfügbar sind, mit einem Symbol in der Spalte ehandel-status gekennzeichnet. Die Bedeutung der Symbole sind der folgenden Tabelle zu entnehmen. Bedeutung Symbol Erklärung ehandel gestartet ehandel gestoppt Artikel wird nicht mehr angeboten Der Artikel ist für ehandel freigegeben. In regelmäßigen Abständen wird der für ehandel verfügbare Bestand gemeldet und Angebote erstellt. Endkunden können den Artikel über Online-Plattformen beziehen. Der Artikel ist für ehandel verfügbar, jedoch wurde die Freigabe nicht erteilt. Es werden keine neuen Angebote erstellt und laufende Angebote werden beendet. Der Artikel wird durch den Top-Lieferanten nicht mehr für das Listing unterstützt. Es werden keine Angebote auf den Online-Plattformen bereitgestellt. Sobald der Toplieferant das Angebot wieder unterstützt, wird der Bestand gemeldet. Zudem wird in der Vorschau der Status zusammen mit dem Angebotspreis erneut angezeigt. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 4 von 12

5 Mithilfe der beiden Schaltflächen ehandel starten und ehandel stoppen im filius center können Sie ehandel-angebote schnell starten bzw. beenden. Markieren Sie dazu den bzw. die zu ändernden Artikel aus der Übersicht, und klicken auf die entsprechende Aktion. Startet ein inaktives ehandel-angebot. In zyklischen Abständen werden die freigegebenen Lagerbestände an den Top-Lieferanten gemeldet und Angebote erstellt, sodass Endkunden diesen Artikel erwerben können. Beendet ein aktives ehandel-angebot. Bei der nächsten Bestandsmeldung wird der Top-Lieferant das Angebot stoppen. Wenn Sie mehrere Artikel gleichzeitig bearbeiten möchten, können Sie diese durch Halten der Strg-Taste markieren. Die Aktion wird auf alle markierten Artikel angewandt. Hinweis: Diese Änderungen werden erst zeitlich versetzt umgesetzt. Je nach Zeitpunkt des letzten Abgleichs ist es daher möglich, dass in einem kleinen Zeitraum auch nach dem Beenden des Angebots noch Aufträge auftreten können. Angebotseinstellungen anpassen Um die Angebotseinstellungen eines Artikels anzupassen, öffnen Sie die Bearbeitungsansicht des entsprechenden Artikels, indem Sie ihn im Suchergebnis auswählen und auf Details klicken. Alternativ können Sie die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick öffnen. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit dem ausgewählten Artikel. Handelt es sich um einen ehandel-artikel, wird in der Navigation zusätzlich der Reiter ehandel angezeigt. Auf dieser Seite können Sie für den ehandel relevante Eigenschaften festlegen. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 5 von 12

6 Artikel für Angebot freigeben: Ist diese Einstellung aktiv, wird der für ehandel verfügbare Bestand an den Top-Lieferanten für den Verkauf gemeldet. Endkunden können den Artikel über die Online- Handelsplattformen erwerben. Artikel für Angebot ohne Bestand freigeben (E-Logistik): Ist diese Einstellung aktiv, wird auch bei nicht-verfügbarem Bestand ein Angebot erstellt. Kommt es zu einer Bestellung wird die Bestellung über den Top-Lieferanten direkt versandt. Falls diese Einstellung bei einem laufenden Angebot gesetzt werden soll, muss das Angebot vorher beendet werden, damit diese Änderung wirksam wird. Ein entsprechender Hinweis dazu erscheint am unteren Rand des Programms. Angebotspreis: Gibt den Brutto-Preis an, mit dem die Ware angeboten wird. Ist kein Preis angegeben, wird automatisch der Listenpreis als Angebotspreis gemeldet. Sicherheitsbestand: Gibt den Lagerbestand an, welcher zurückbehalten werden soll. Unterschreitet der eigene Lagerbestand diesen Wert, wird kein Angebot erstellt. Angebotsbezeichnung: Der Titel des Angebots, dieser wird vom Top-Lieferanten vergeben. Link zum Angebot: enthält einen Link zum Angebot. Produktinformation: Zeigt die Beschreibung des Artikels in den Online-Plattformen an. Diese Informationen werden vom Top-Lieferanten gepflegt ehandel-aufträge Dienstleistungen ehandel Tastenkürzel: STRG+ALT+M Schwebende ehandel-aufträge Wurde auf einer Online-Plattform ein Artikel verkauft, ist ein rechtswirksames Geschäft zustande gekommen. Händler und Käufer sind damit für die Abwicklung rechtlich verpflichtet. Solange der Käufer den Einkaufsprozess nicht beendet hat, existiert zu diesem Vorgang noch kein Beleg. Erst beim Beenden der Kaufabwicklung wird ein entsprechender buchender Beleg erzeugt, die ehandel-rechnung. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 6 von 12

7 Um Sie bei der Abwicklung des Geschäftes zu unterstützen, wird bei einem schwebenden Geschäft sofort nach dem Abruf eine Aufgabe mit einer Erinnerung erstellt. In der Beschreibung der Aufgabe finden Sie die Angaben zum Verkauf. Sie haben nun die Möglichkeit, den Artikel für die Kaufabwicklung vorzubereiten. ehandel-rechnung Erst wenn der Käufer die Kaufabwicklung vollständig abgeschlossen hat, wird eine ehandel- Rechnung erzeugt. Alle mit diesem Kauf verbundenen Aufgaben werden daraufhin geschlossen und als erledigt gekennzeichnet. Mit dem Erzeugen der ehandel-rechnung wird auch die Ware reserviert, welche bei der Bestellung geordert wurde. Ein kleiner Hinweis am unteren Bildschirmrand weist auf die Anzahl der neuen ehandel-rechnungen hin. Um die Übersicht der ehandel-rechnungen zu sehen, klicken Sie auf dieses Symbol oder wechseln im Menüband auf den Reiter Dienstleistungen und wählen dort den Menüpunkt ehandel- Rechnung. In der sich öffnenden Übersicht werden alle ehandel-rechnungen angezeigt und diejenigen, welche neu abgerufen wurden, zusätzlich hervorgehoben. Um eine ehandel-rechnung zu bearbeiten, wählen Sie diese aus dem Suchergebnis aus und Klicken auf Details. Alternativ können Sie die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick öffnen. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit der ausgewählten ehandel-rechnung. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 7 von 12

8 Kunde zuordnen Bei der Anlage der Bestellung wird der Kunde automatisch zugeordnet, sofern dieser bereits eine Bestellung über die ehandel-schnittstelle getätigt hat. Konnte kein Kunde zugeordnet werden, wird ein neuer Kundendatensatz angelegt, sofern ein automatischer Nummernkreis vorliegt. Solange der Beleg nicht gedruckt wurde, kann die Kundenzuordnung noch verändert werden. Um einen anderen Kunden zuzuordnen, geben Sie die Kundennummer in das Feld Partnernummer ein, oder klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche am Ende des Feldes. Wählen Sie in der Partnersuche den zuzuordnenden Kunden aus und klicken anschließend auf Auswählen, um den neuen Kunden zu übernehmen. Wurde bei der Anlage der ehandel-rechnung kein Kunde angelegt, können Sie dies durch einen Klick auf Kunde anlegen im filius center nachholen. Die im Beleg enthaltenen Daten werden bei der Kundenanlage automatisch übernommen. Darüber hinaus werden sowohl der ebay-name als auch die -Adresse übertragen, sodass eine optimale Kommunikation und eine Rechnungsstellung per möglich sind. Hinweis: Die persönlichen Daten und Anschriften wurden bei der Kaufabwicklung übermittelt und sind daher ständig schreibgeschützt. Zahlung erfassen Anders als bei einer normalen Rechnung können bereits vor der Verbuchung des Belegs Zahlungen erfasst werden, da eine ehandel-rechnung im Voraus bezahlt werden muss. Zur Erfassung einer Zahlung zu einer ehandel-rechnung, öffnen Sie in der Bearbeitungsansicht den Reiter Zahlungen. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 8 von 12

9 Es öffnet sich die Zahlungsübersicht für den Beleg. Diese Komponente bietet Ihnen die gleiche Funktionalität wie die Zahlungserfassung in den offenen Posten. Nähere Informationen zur Erfassung von Zahlungen finden Sie im Kapitel XXX. Um eine Zahlung zu erfassen, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen danach den Menüpunkt Bankzahlung hinzufügen. Geben Sie die Daten der Zahlung an und klicken anschließend auf Speichern. PayPal-Zahlungsabgleich Sind Sie bei PayPal gelistet und bieten diese Zahlart zum Begleichen der Außenständen an, wird in regelmäßigen Abständen ein Zahlungsabgleich vorgenommen. Die Zahlungen werden automatisch den entsprechenden Aufträgen zugeordnet. Bei der Erfassung wird die Zahlart, welche in den Allgemeinen Einstellungen hinterlegt ist, zugeordnet. E-Logistik Konnten Sie einen Auftrag über eine Online-Plattform erzielen, haben jedoch die Ware nicht auf Lager, können Sie über den Top-Lieferanten einen E-Logistik-Auftrag erzeugen. In diesem Fall wird die Ware in Ihrem Namen direkt an den Endkunden versandt. Hierzu müssen Sie während der Auftragsabwicklung eine elogistik-bestellung erzeugen. Tipp: Wird eine Bestellung erzeugt bei der Positionen über E-Logistik beschafft werden müssen, werden Sie in der Bearbeitungsansicht durch einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 9 von 12

10 Wechseln Sie dazu in der Bearbeitungsansicht der ehandel-rechnung auf die Seite E-Logistik. Hier werden die zu bestellenden Artikel aufgelistet. Um eine Verfügbarkeitsanfrage an den Top- Lieferanten zu stellen, wählen Sie zunächst den betreffenden Artikel aus der Übersicht. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Verfügbarkeit abfragen im filius center. Den Verfügbarkeitsstatus können Sie daraufhin in der Übersicht entnehmen. Kann der Artikel bestellt werden, können Sie über die Schaltfläche Bestellung erzeugen den E-Logistik-Auftrag beim Top-Lieferanten auslösen. Bemerkungen im online-auftrag Falls der Käufer in der online-plattform eine Bemerkung hinterlegt hat, ist diese unter den Belegdetails unter Texte bei Kommentar (intern) zu finden und wird nicht auf die Rechnung mit ausgedruckt. Beleg drucken Um eine ehandel-rechnung zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um die Druckvorschau zu öffnen. Mit dem Druck wird der Beleg automatisch verbucht und ein Offener Posten erzeugt, welcher mit den bereits erfassten Zahlungen ausgeglichen wird. Hinweis: Erst mit dem Druck und der damit verbundenen Änderung des Belegstatus werden die entsprechenden Buchungsdatensätze in der Finanzbuchhaltung erzeugt. Im Anschluss können Sie die Ware dem Endkunden aushändigen bzw. verschicken. Selbstabholung Um die Selbstabholung des ehandel-beleges abzuschließen, wählen Sie im filius center den Punkt Kassieren, um den Offenen Posten in das Kassensystem zu laden. Kassieren Sie daraufhin den Offenen Posten vom Kunden im Kassensystem. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 10 von 12

11 1.4. Retouren Dienstleistungen ehandel Tastenkürzel: STRG+ALT+M Retoure erstellen Um zu einem ehandel-auftrag eine Retoure zu erfassen, wechseln Sie in die Bearbeitungsansicht des entsprechenden Beleges und klicken im filius center auf die Schaltfläche Beleg umwandeln. Wählen Sie in der sich öffnenden Abfrage den Belegtyp Gutschrift als Zielbeleg aus. Im Anschluss wird der Beleg in eine Gutschrift gewandelt, wobei sowohl Kunden- als auch Positionsdaten übernommen werden. Sie haben nun die Möglichkeit, einzelne Positionen aus dem Beleg zu löschen, welche bei der Retoure nicht berücksichtigt werden sollen. Um die Retoure abzuschließen und eine Rückforderung zu realisieren, muss die Retoure gebucht werden. Dies geschieht durch einen Klick auf die Schaltfläche Manuell gebucht setzen oder durch den Druck des Gutschrift-Belegs. Zur Übermittlung des korrekten Vorfalls an den Top-Lieferanten, muss beim Verbuchen ein Grund für die Retoure angegeben werden. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Dialog den für die Retoure zutreffenden Grund aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf OK. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 11 von 12

12 Mit dem Verbuchen wird der Status an den Top-Lieferanten übermittelt und die Ware entsprechend eingebucht. PayPal Rückforderung Wurde zum Begleichen der Rechnungssumme eine PayPal-Zahlung erfasst, kann während der Verbuchung eine Rückforderung über den Top-Lieferanten veranlasst werden. Beantworten Sie dazu die Nachfrage, ob eine Rückforderung erstellt werden soll, mit Ja. Im Anschluss wird automatisch eine Zahlung zu dieser Gutschrift erstellt, sodass der entstandene Offene Posten geschlossen wird. easyfilius 4 / Handout ehandel / Seite 12 von 12