ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Peter Wies 1. Ausgabe, 5. Aktualisierung, Juli 2013

Transkript

1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Peter Wies 1. Ausgabe, 5. Aktualisierung, Juli 2013 Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) gemäß Syllabus 5.0 ECDL4-10-5_ATCH

2 I ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Erste Schritte mit Excel 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Excel kennenlernen Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten und beenden Das Excel-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Excel-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Grundlagen der Tabellenbearbeitung Im Tabellenblatt bewegen Daten im Tabellenblatt eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Arbeiten rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übung Mit Formeln arbeiten Aufbau und Eingabe von Formeln Die Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Schnellübersicht Übung Tabellenaufbau und -gestaltung 5 Die grundlegende Zellformatierung Formatierungsgrundlagen Schriftarten und Schriftattribute festlegen Zellinhalte ausrichten Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden Rahmen und Linien nutzen Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Schnelle Formatierungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übungen Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Die Ausfüllfunktion nutzen Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden Schnellübersicht Übungen Tabellenstruktur bearbeiten Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Schnellübersicht Übungen...70 Funktionen 8 Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Die Funktionsbibliothek verwenden Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Tabellenblatt auf Formelfehler prüfen Schnellübersicht Übungen Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Datums- und Zeitangaben eingeben und formatieren Einfache Zeitberechnungen durchführen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten Praktische Anwendungen Schnellübersicht Übung...94 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten Grundlagen zu Diagrammen Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.3 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten Diagramm mit einer Diagrammformatvorlage gestalten Daten mit Sparklines veranschaulichen Schnellübersicht Übungen Diagramme bearbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Diagramme drucken Schnellübersicht Übung Tabellen und Arbeitsmappen 12 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Die Druckseiten kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren Kopf- und Fußzeilen verwenden Spalten- und Zeilentitel festlegen Schnellübersicht Übung Arbeitsmappen effektiv nutzen Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Arbeitsmappen schützen Dokumenteigenschaften festlegen bzw. entfernen Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen einsetzen Speicheroptionen für Arbeitsmappen festlegen Schnellübersicht Übungen Daten sortieren und filtern Tabellen nach Zellinhalten sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Den AutoFilter verwenden Vordefinierte Filterkriterien im AutoFilter verwenden Die Liste des AutoFilters nutzen Nach Formatierungen filtern Schnellübersicht Übung Große Tabellen bearbeiten Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Arbeitsmappenfenster in Ausschnitte teilen Zeilen und Spalten fixieren Die Rechtschreibprüfung verwenden Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 1 Überblick In diesem Kapitel erfahren Sie was der ECDL (Europäische Computer Führerschein) ist welche Lehrplaninhalte das Modul 4 hat wie Sie mit diesem Buch arbeiten können Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben eine gute Entscheidung getroffen. Mit dem Erwerb dieses Buches sind Sie auf dem richtigen Weg, Ihre bisherigen PC-Kenntnisse zu optimieren. Denn die nachfolgenden Lerninhalte stellen einen ersten wichtigen Baustein im Zertifizierungsprogramm des Europäischen Computer Führerscheins (ECDL ) dar. In nahezu allen Berufszweigen werden solide IT-Kenntnisse vorausgesetzt. Dass der Erwerb des ECDL die richtige Antwort auf diese Anforderung ist, beweisen die rund 8 Millionen Teilnehmer/-innen in 148 Ländern, die das Zertifikat besitzen oder anstreben. Wer über den ECDL als Nachweis fundierter IT-Kompetenz verfügt, hat einen klaren Wettbewerbsvorsprung auf dem Arbeitsmarkt. Möchten Sie wissen, wie es um Ihre bisherigen IT-Fähigkeiten bestellt ist? Über die ECDL - Diagnosetests können Sie bequem via Internet von zu Hause aus prüfen, wo Ihre Stärken liegen oder wo es Defizite gibt. Mit den Demotests können Sie sich ansehen, wie eine ECDL- Prüfung aussieht und welche Art der Fragestellung Sie in den Tests vorfinden. Aktuelle Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf den Websites der jeweiligen Länder. Sie haben die Möglichkeit, in mehr als Prüfungszentren bzw. Test Center in Deutschland, Österreich, der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein Ihr erworbenes IT-Wissen zu vertiefen und zertifizieren zu lassen. Nach dem Ablegen aller sieben Modulprüfungen in einem der ECDL -Prüfungszentren haben Sie den ECDL bestanden. Eine Übersicht der ECDL -Prüfungszentren bzw. Test Center finden Sie hier: Deutschland Österreich Schweiz 4 HERDT-Verlag

5 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaften betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat. Der ECDL basiert auf einem einheitlichen Europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicherstellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Der Lehrplan umfasst insgesamt sieben Module. Lehrplan für das Modul 4 Syllabus 5 unter Windows 7 mit Microsoft Excel 2010 Die Teilnehmer sollen den Aufbau und das Leistungsspektrum der Tabellenkalkulation kennen, Nutzungsmöglichkeiten der Tabellenkalkulation einschätzen können, einen praxisnahen Überblick über Funktionen und Anwendungen der Tabellenkalkulation gewinnen, grundlegende Begriffe der Tabellenkalkulation kennen, praktische Fähigkeiten bei der Erstellung von Tabellen und Diagrammen mit der Tabellenkalkulation erwerben, die Grundfunktionen der Tabellenkalkulation beherrschen (Umgang mit Formeln, Summenbildung, Maximum-, Minimum- und Durchschnittsberechnungen), die Grundbefehle der Tabellenkalkulation beherrschen (Öffnen, Speichern, Drucken), eine Tabelle verändern können (Zeilen und Spalten einfügen, Spaltenbreite), eine Tabelle formatieren können (Zeichen, Seite, Kopf- und Fußzeile, Dezimalstellen, Währung), die Hilfefunktion verwenden können, absolute und relative Zellreferenz in Formeln verstehen, Diagramme erstellen und mit Titel und Beschriftungen drucken können, Daten sortieren, mit mehr als einer Tabelle arbeiten und Informationen zwischen Tabellen bewegen können. Lernziel Die Inhalte des vorliegenden Buches gehen teilweise über die geforderten Lehrplaninhalte hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu allen Themen bieten zu können. HERDT-Verlag 5

6 1 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 1.2 Was Sie wissen sollten Zu diesem Buch Mit Büchern aus der Classic-Reihe des HERDT-Verlags können Sie sich schnell und grundlegend in ein Programm einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Das vorliegende Buch ist in übersichtliche Kapitel gegliedert. Sie lernen so die Funktionen des Programms schnell kennen und können die Arbeitsanleitungen direkt Schritt für Schritt am Computer umsetzen. Am Kapitelende können Sie mithilfe der praktischen Schnellübersichten nochmals nachschlagen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Zusätzlich können Sie mit den Übungen das Gelernte trainieren. Um mit diesem Buch direkt arbeiten zu können, sollten Sie über die folgenden Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Sie können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift Symbol Symbole,, kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. kennzeichnet Arbeitsschritte. kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation leichte Übung Praxistipp mittelschwere Übung Warnhinweis schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. 6 HERDT-Verlag

7 Überblick 1 Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter oder herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld nach ECDL suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel des Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. Einige der Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Uebung (C:\Uebung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ecdl4-10-5_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), den Standardeinstellungen des Programms,G einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel.G Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. HERDT-Verlag 7

8 2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) 2 Excel kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile die Tabellenkalkulation mit Excel bietet wie Sie Excel starten und beenden welche Elemente das Excel-Anwendungsfenster enthält wie Sie in Excel Befehle aufrufen wie Sie die Excel-Hilfe nutzen 2.1 Tabellenkalkulation mit Excel Was versteht man unter Tabellenkalkulation? In einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel können Sie Daten (Zahlen, Text) in Tabellen eingeben und formatieren. Die Daten lassen sich anschließend beispielsweise mit Formeln (Berechnungsanweisungen) auswerten oder als Diagramm anschaulich grafisch darstellen. Spaltenbuchstabe Zelle B7 Zeilennummer Beispiel für eine Excel-Tabelle mit Diagramm Eine Tabelle ist - ähnlich einem Schachbrett - in einzelne Felder (Zellen) aufgeteilt. Jede Zelle kann innerhalb der Tabelle durch ihre Koordinaten bzw. ihren Zellbezug (Spalten- und Zeilenbezeichnung) genau lokalisiert werden. In der oberen Tabelle wird z. B. in Spalte B, Zeile 7 der Gesamtumsatz der Filialen angezeigt. Die entsprechende Zelle besitzt folglich den Zellbezug B7. Worin besteht der Vorteil einer Tabellenkalkulation? In einer Tabellenkalkulation können Sie durch die Eingabe von Formeln Berechnungen durchführen. In der abgebildeten Tabelle wird in Zelle B4 die Summe der gefahrenen Kilometer mit der Formel = ermittelt. Formel mit festen Werten 8 HERDT-Verlag

9 Excel kennenlernen 2 Sie können die Berechnungen variabel halten, indem Sie innerhalb der jeweiligen Formeln anstelle fester Werte die Zellbezüge der Zellen angeben, in denen sich die gewünschten Werte befinden. Die Ergebnisse der Formeln werden dann von Excel automatisch neu berechnet, wenn die Werte in den betreffenden Zellen nachträglich geändert werden. Variable Berechnung mithilfe von Zellbezügen Im oberen Beispiel wird die Summe der gefahrenen Kilometer in Zelle B4 mit der Formel =B1+B2+B3 berechnet. Wenn die Werte in den Zellen B1, B2 oder B3 geändert werden, passt Excel das Ergebnis in Zelle B4 automatisch den geänderten Werten an. Aufbau einer Excel-Datei Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Diese besteht aus einzelnen Arbeitsblättern - ähnlich einem Schnellhefter, der mit einzelnen Seiten gefüllt ist. Arbeitsblätter können z. B. Tabellenblätter oder Diagrammblätter sein. Sie können die Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe löschen, umbenennen, kopieren, verschieben oder durch weitere Blätter ergänzen. Auch die Reihenfolge der Arbeitsblätter lässt sich nachträglich verändern. Tabellenblätter Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe 2.2 Excel starten und beenden Excel über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens ein (ex) und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICRO- SOFT EXCEL Wenn Sie Excel das erste Mal starten, wird möglicherweise das Dialogfenster WILLKOMMEN BEI MICROSOFT OFFICE 2010 eingeblendet. Hier können Sie entscheiden, welches Dateiformat die Office-Programme beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster das Optionsfeld OFFICE OPEN XML-FORMATE. Hierdurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Excel-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Arbeitsmappe erhalten bleiben. HERDT-Verlag 9

10 2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Wurde Excel auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm schnell starten lässt. Excel beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Excel-Anwendungsfensters. Falls eine oder mehrere geöffnete Arbeitsmappen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 2.3 Das Excel-Anwendungsfenster Bestandteile des Anwendungsfensters Nach dem Start des Programms wird das Excel-Anwendungsfenster angezeigt. Dieses enthält sowohl Excel-spezifische Elemente als auch Windows-Standardelemente (z. B. Bildlauffelder zum Scrollen in Tabellenblättern). Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld (Arbeitsmappenfenster/Anwendungsfenster) Menüband Namenfeld Aktive Zelle Bearbeitungsleiste Aktuelles Tabellenblatt Bildlauffeld Blattregister Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Excel kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 10 HERDT-Verlag

11 Excel kennenlernen 2 Übersicht über die Excel-Bildschirmelemente Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Namenfeld Bearbeitungsleiste Hier und in der aktiven Zelle können Sie Daten eingeben und bearbeiten. Arbeitsmappenfenster Tabellenblatt Blattregister Ansichtssteuerung Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband (Multifunktionsleiste) ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Kategorien geordnet zur Verfügung stehen. Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Im Namenfeld wird der Zellbezug der aktiven Zelle angezeigt. Es lässt sich beispielsweise nutzen, um schnell zu einer bestimmten Zelle auf dem Tabellenblatt zu wechseln. Wenn Sie Excel starten, ist bereits eine leere Arbeitsmappe in einem eigenen Fenster (Arbeitsmappenfenster) innerhalb des Anwendungsfensters geöffnet. Sie können das Arbeitsmappenfenster separat reduzieren, in Teilbild- oder Vollbilddarstellung anzeigen und schließen. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter, auf denen Sie Daten eingeben und Berechnungen durchführen können. Die Tabellenblätter besitzen den Namen TABELLE und eine fortlaufende Nummerierung (z. B. TABELLE1). Die Namen der Arbeitsblätter werden im Blattregister angezeigt. Über das Blattregister können Sie ein anderes Arbeitsblatt anzeigen oder neue Tabellenblätter einfügen. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von Excel wechseln (Normalansicht, Seitenlayoutansicht, Umbruchvorschau ). Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzeige einer Tabelle vergrößern oder verkleinern. Statusleiste Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zum aktuellen Programmstatus. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Allgemeine Programmeinstellungen von Excel (z. B. Einstellungen zur verwendeten Standardschriftart) können Sie im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Excel. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf das grün gefärbte Register DATEI klicken und die anschließend im linken Fensterbereich eingeblendete Schaltfläche OPTIONEN betätigen. HERDT-Verlag 11

12 2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Merkmale von Tabellenblättern Sie können Ihre Tabellen auf verschiedenen Tabellenblättern erstellen. Mehrere Tabellenblätter lassen sich in einer einzigen Arbeitsmappe speichern. Vorhandene Tabellenblätter Aktives Tabellenblatt Tabellenblätter im Blattregister Zwischen Tabellenblättern wechseln Tabellenblätter umbenennen Neue Tabellenblätter einfügen Klicken Sie im Blattregister auf den Tabellenblattnamen. Klicken Sie doppelt auf den Tabellenblattnamen. Geben Sie einen neuen Namen ein (maximal 31 Zeichen) und bestätigen Sie mit der Ü-Taste. Klicken Sie im Blattregister auf das Symbol. Excel fügt hinter den vorhandenen Arbeitsblättern ein neues Tabellenblatt ein. 2.4 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Excel, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Register Gruppe Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über die im Register SEITENLAYOUT enthaltenen Elemente das Layout einer Arbeitsmappe festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das grün gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Arbeitsmappen aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Während Sie bestimmte Arbeiten in Excel durchführen (z. B. Diagramme bearbeiten), blendet das Programm sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen am rechten Rand des Menübands zusätzliche Register zur Verfügung stehen. Zusätzliche Register Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol. 12 HERDT-Verlag

13 Excel kennenlernen 2 Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Tabellenblattes Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Wenn Sie beispielsweise in einer Zelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Excel die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Zelle anwenden können. Zusätzlich wird die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Klicken Sie hingegen mit der rechten Maustaste auf ein Symbol des Menübands, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Kontextmenü einer Zelle Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. ein Diagramm), um spezielle Befehle zu diesem Objekt einzublenden. Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen (= "intelligente Etiketten") stellt Excel eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen meist automatisch in der Tabelle, nachdem eine bestimmte Aktion durchgeführt wurde. Wenn Sie beispielsweise eine neue Zeile in eine Tabelle eingefügt haben, blendet Excel die Optionsschaltfläche ein. Durch Anklicken der Schaltfläche lässt sich ein Pull-down-Menü öffnen, in dem Sie entscheiden können, ob für die neue Zeile die Formatierung der benachbarten Zeilen übernommen werden soll oder nicht. Pull-down-Menü einer Optionsschaltfläche Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 2.5 Die Excel-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Excel schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. HERDT-Verlag 13

14 2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Windows 7 und Excel 2010) Symbolleiste Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit der Schaltfläche SUCHEN. Die entsprechenden Hilfethemen werden eingeblendet. Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. 14 HERDT-Verlag

15 Excel kennenlernen 2 Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den betreffenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol, um zum vorherigen, oder auf das Symbol, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf das Symbol. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie anschließend in Ihre Excel-Tabelle. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol in der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken des Symbols wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. HERDT-Verlag 15