Begleitheft Personalistentreff 2018

Transkript

1 Begleitheft Personalistentreff UND 18. SEPTEMBER 2018 SPORTHOTEL WAGRAIN

2

3 VORWORT Liebe Teilnehmer des Personalistentreffs 2018! Wir dürfen Sie sehr herzlich zum diesjährigen Personalistentreff, unter dem Motto , begrüßen. Neben dem bewährten Veranstaltungsprogramm möchten wir auch die Gelegenheit nutzen, wichtige Meilensteine aus Sicht der Lohn & HR ein klein wenig zu feiern: 35 Jahre Personalverrechnungssoftware und 10 Jahre Lohn & HR GmbH 35 Jahre scheinen eine relativ kurze Zeitspanne zu sein - in der IT-Branche ist es aber eine halbe Ewigkeit steckte die elektronische Datenverarbeitung noch in den Kinderschuhen. Es gab gerade erste Schritte von Großrechenanlagen zu Arbeitsplatzsystemen. Erst ein Jahr zuvor hatte das TIME-Magazine anstelle eines Mann des Jahres 1982 eine Maschine des Jahres 1982 gewählt: den Personal Computer. Auch wenn das damals in diesem Ausmaß nicht absehbar war, hielten die neuen Technologien sehr schnell Einzug in alle Lebensbereiche. Ob in Beruf, Haushalt, Verkehr, Freizeit, Kommunikation usw. die immer smarter werdenden elektronischen Helfer sind allgegenwärtig. Oft hat man als Otto-Normalverbraucher den Eindruck, mit den laufenden technischen Innovationen kaum noch Schritt halten zu können. Umso mehr freut es uns, dass wir als Anbieter von Personalverrechnungs- und Personalmanagementsystemen seit vielen Jahren bei nachfolgender Frage eine Vermittlerrolle spielen dürfen: Wie können moderne Technologien bei den Herausforderungen des Personalwesens bestmöglich unterstützen? Die traditionellen Personalabteilungen werden mehr und mehr zu HR Business Partnern, die eingesetzten Werkzeuge müssen aber auch diese Partnerschaft mit allen Beteiligten der Organisationsstruktur abdecken. Unsere Produktweiterentwicklungen der vergangenen Jahre spiegeln diesen Bedarf auch sehr stark wieder. Modernes Antragswesen im Mitarbeiter- und Vorgesetzten-SelfService, Dokumentenmanagement, Personalkennzahlen und Analysen all dies sind Themen, mit denen wir uns intensiv beschäftigen. Aber auch von Seiten der rechtlichen Rahmenbedingungen ist das Personalwesen stark gefordert. Selbst wenn Außenstehende oft den Eindruck haben, dass es sich um langweilige Routinearbeiten handelt, sieht die Praxis anders aus. Die Auflistung nur einiger Themen, mit denen sich Personaler im Jahr 2018 beschäftigen mussten bzw. müssen, ist umfangreich: EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), Angleichung von Angestellten und Arbeitern bei der Entgeltfortzahlung, monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mbgm) oder das neue Arbeitszeitpaket 2018, um nur einige zu nennen. Der Umfang dieser Änderungen und zum Teil auch sehr kurzfristige Entscheidungen verursachen für uns als Softwarehersteller sehr hohe Aufwände, um die gesetzlichen Rahmenbedingungen umzusetzen. Bei der Themenauswahl für den diesjährigen Personalistentreff haben wir uns stark an diesen Themenbereichen orientiert. Einerseits an der Frage, wie Personaler bei der Bewältigung der laufend auf sie hereinprasselnden neuen Anforderungen ideal durch die eingesetzten Werkzeuge unterstützt werden können und wie man andererseits moderne Tools zur Verfügung stellen kann, um für die Herausforderungen der Personalarbeit der Zukunft gewappnet zu sein.

4 In diesem Sinne geht es uns zwar in diesem Jahr auch um einen kurzen Rückblick, viel stärker aber um die Gegenwart und Zukunft. Wir wünschen Ihnen zwei interessante und lehrreiche Tage in Wagrain, an denen Sie mit etwas Abstand vom täglichen Trubel Wissenswertes und Ideen für Ihre laufende Arbeit sammeln können! Ihr Thomas Scharmer, Geschäftsführer Christian Buchsteiner, Prokurist mit dem LHR Team!

5 INHALTSVERZEICHNIS LHR People Analytics... 1 Die allgemeinen Leistungsmerkmale des neuen Moduls...1 Integration der Module...4 Berechtigung Abdeckung aus der Berechtigungsverwaltung...5 Dokumentenmanagement... 7 Word-Vorlagen...7 Dokumenteneingang Workflow-Einstellungen Dokumentenübersicht Nachrichten bearbeiten Monatsabschluss LHR Zeit Gesetzliches Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mbgm) Angleichung EFZ Arbeiter/Angestellte Neuerungen in der LHR Zeit... 47

6 LHR PEOPLE ANALYTICS Die allgemeinen Leistungsmerkmale des neuen Moduls Mit dem Modul LHR People Analytics haben Sie die Möglichkeit, Daten aus bestimmten LHR Modulen zu filtern bzw. zu selektieren und zusammenzufügen. Sie können individuelle Auswertungen zusammenstellen, aus den Ergebnissen Grafiken erstellen und sogar direkt in der Lösung eine Präsentation, zusammengestellt aus individuellen Auswertungen, anfertigen. Dashboard Unter Dashboards versteht man eine Gruppierung von Registerkarten und Unter-Register. Eine Registerkarte kann mehreren Usern oder einer Gruppe von Usern freigeschalten werden. Je nach Berechtigungseinstellung haben Sie auch die Möglichkeit, solche Dashboards selbst zu gestalten. Diese dienen als Übersicht über zusammengefasste Auswertungen. Gibt es beispielsweise Listen, die Sie immer wieder kontrollieren bzw. in einem Blick zusammengefasst sehen möchten, ist ein Dashboard genau das Richtige. Seite September 2018

7 Durchsuchen-Seite Sie haben in LHR People Analytics auch die Möglichkeit, nach gewissen Kriterien zu suchen. Damit suchen Sie bestehende Berichte oder jene, die sich noch in Bearbeitung befinden. Die gefundenen Berichte können von Ihnen, sofern Sie die Berechtigung dazu haben, weiterverarbeitet werden. In der Suchfunktion wird nur auf Berichte geachtet, auf deren Inhalt Sie Zugriff haben. Die Suchfunktion spezifizieren Sie durch Gegenstände, wie z.b. nach Stichwort, Typ oder Gegend/Ort/Standort. Auch kann die Suche auf gewisse Ordner/Mappen heruntergebrochen werden. Wie das Suchergebnis ausgegeben wird, bestimmen Sie selbst. Lesezeichen Bookmarks oder auch Lesezeichen sind sogenannte gespeicherte Filter. Dies sind solche, die in mehreren Berichten immer wieder verwendet und somit nicht immer neu definiert werden müssen. Lesezeichen erstellen Sie, indem Sie in einem Report die Einschränkungen treffen, die Sie öfter benötigen und dann auf das Diskettensymbol klicken. Dort vergeben Sie dem Lesezeichen einen Namen und dieses wird mit den vorher definierten Filtern oder Berechnungen gespeichert September 2018 Seite 2

8 Broadcast ( ) und Aufgabenplanung (Smart Task) LHR People Analytics ermöglicht eine geplante Versendung von Berichten. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Regeln für den Versand zu definieren. Dabei werden die Daten, bevor sie versendet werden, nochmals genauestens kontrolliert und nur wenn die Daten den Regeln zutreffen, wird die versendet. Wenn das nicht zutrifft, dann wird die nicht gesendet und beim nächsten geplanten Check nochmals geprüft. Beispiel: Sie möchten jeweils zum Monatsende kontrollieren, ob Dienstnehmer einen gewissen Wert an Resturlaub übersteigen. Dann setzen Sie die Bedingung, dass Sie eine am Monatsende nur dann erhalten, wenn einer der Dienstnehmer diesen bestimmten Wert übersteigt. Nur wenn diese Bedingung erfüllt wird, erhalten Sie ein , ansonsten nicht. Sie können auch eine Aufgabe (Smart Task) erstellen. Diese Funktion ist ähnlich wie ein Broadcast, mit dem Unterschied, dass an den Empfänger keine mit den Ergebnissen versendet wird, sondern eine Aufgabe. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine Art Überprüfung (Expertengenehmigung) einzubauen. Wenn eine Liste erstellt wird und diese nur mit Abstimmung geändert werden darf, dann wäre es möglich, eine Art Kontrolleur festzulegen. Sobald etwas in der Auswertung geändert wird, bekommt der Kontrolleur (m/w) einen Hinweis, was, wann und von wem geändert wurde. Dieser kann die Änderung speichern, verändern oder wieder rückgängig machen. Somit vermeiden Sie, dass User unwissentlich Auswertungen verändern, die nicht verändert werden sollen. (Dabei wird dem Kontrolleur (m/w) nicht ein einzelner Bericht, sondern ein Ordner mit all seinen Inhalten zugewiesen.) Es gibt jedoch auch die Variante, dass Listen für bestimmte User nicht veränderbar sind. Somit haben diese User nur eine Leseberechtigung. Seite September 2018

9 Die Bedienung des Produktes LHR People Analytics besticht durch eine einfache Handhabung und ist deshalb sehr anwenderfreundlich. Wenn beispielsweise Daten eingefügt werden, die nicht korrekt sind oder die Anzeige einer Grafik aufgrund von falschen Daten nicht möglich ist, bekommen Sie sofort eine Fehlermeldung. Integration der Module Es wurden nun die Module LHR Lohn, LHR Zeit, LHR Reisen und LHR Budget komplett integriert. Hier finden Sie eine Aufstellung der neuen Aufteilung der Ansichten: September 2018 Seite 4

10 Berechtigung Abdeckung aus der Berechtigungsverwaltung Damit Sie nun die Benutzer auch über die Benutzer- und/oder Berechtigungsverwaltung anlegen können, wurden ein paar Erweiterung eingebaut. Seite September 2018

11 User/Benutzer Es wurde die Maske User/Benutzer angepasst, sodass Sie nun für die Anlage eines LHR People Analytics-Users auch den Vornamen, die -Adresse und eine vordefinierte Rolle (Berechtigungsrolle) benötigen. Sie erhalten jedoch einen Hinweis, wenn Sie wichtige Eingaben vergessen haben. Benutzergruppen Es wurde die Checkbox Analyse in der Maske Nachrichten/Nachrichtenempfänger für LHR People Analytics geändert und wird nun für Benutzergruppen verwendet. Gruppen sind ein wichtiger Bestandteil der Sicherheits- und Übertragungsprozesse von LHR People Analytics. Sobald eine Gruppe definiert wurde, gibt es Prozesse in LHR People Analytics, die automatisch von den Mitgliedern einer Gruppe regelmäßig verwaltet werden September 2018 Seite 6

12 Client-Organisation LHR People Analytics verfügt über eine Funktionalität, die Client-Organisation genannt wird. Diese ermöglicht mehreren virtuellen Instanzen von LHR People Analytics, sich in derselben Serverinstanz zu befinden. Dies bietet die Möglichkeit Inhalte zu erstellen, die in einer Organisation sichtbar sind und in einer anderen nicht. Client-Organisation ist eine zweistufige Struktur. Die oberste Ebene, die als primäre Organisation (Default-Client) bezeichnet wird, kann Inhalte haben, die für alle Organisationen freigegeben sind. Inhalte, die auf der Client-Ebene erstellt werden, sind jedoch nur für die Benutzer dieser Ebene sichtbar. DOKUMENTENMANAGEMENT Word-Vorlagen Word-Vorlagen können nun nicht mehr nur als Word-Dokumente, sondern auch als PDF-Dokumente erstellt werden. Dazu wurde in der Maske Word-Vorlagen erfassen die neue Spalte Dateityp hinzugefügt, wo man den gewünschten Typ auswählen kann. Zusätzlich ist es auch möglich, Vorlagengruppen zu erstellen. Mit Hilfe dieser Vorlagengruppen kann man die Dokumente übersichtlich nach Themengebieten gruppieren. In der Berechtigungsverwaltung gibt es dazu die Maske Vorlagengruppe. Hier legen Sie die gewünschten Gruppen an und steuern über Menürollen, wer auf welche Gruppen Zugriff hat. Seite September 2018

13 In der Maske Word-Vorlagen erfassen können Sie jede Vorlage der entsprechenden Gruppe zuweisen. Bei den Word-Vorlagen gibt es die Möglichkeit, Dokumente direkt bei einem Dienstnehmer abzuspeichern. Die Dokumente können in unterschiedliche Rubriken untergliedert werden. Die Word-Vorlagen können als PDF angezeigt oder den Dienstnehmern direkt ins Portal hochgeladen werden September 2018 Seite 8

14 Über den Button PDF anzeigen erhält man ein Dokument mit allen betroffenen Dienstnehmern. Über den Button PDF in Dokumente abspeichern werden die PDF Dokumente einzeln pro Dienstnehmer erstellt und in ihr Portal hochgeladen. Im Anschluss darauf öffnet sich die Maske Dokumentenübersicht, in der die hochgeladenen Dokumente dargestellt werden. Seite September 2018

15 QR-Code Es kann nun in den Word-Vorlagen auch automatisch ein QR-Code generiert werden. Dazu muss im SQL für die Word-Vorlage der Befehl QrCodeZuordnung eingefügt werden: Dieser QR-Code enthält folgende Informationen: Dienstnehmernummer Firmennummer Firmenkennzeichen Dokumentenrubrik Dokumentenart Dokumentenname Durch diese Informationen kann das eingescannte Dokument automatisch in die entsprechende Rubrik des Dienstnehmers hochgeladen werden. Es können auch andere diverse QR-Codes in den Word-Vorlagen erzeugt werden. Zum Beispiel kann auf einem beliebigen Dokument der QR-Code, der auf die Firmenwebseite verweist, angeführt werden. Dokumenteneingang Im SelfService haben Vorgesetzte nun auch die Möglichkeit, sich Dokumente von Mitarbeitern anzusehen und weitere hochzuladen September 2018 Seite 10

16 Zudem können auch Mitarbeiter selbst ihre Dokumente im SelfService hochladen. Über Rollen in der Berechtigungsverwaltung kann gesteuert werden, welcher User welche Dokumente sehen bzw. hochladen darf oder nicht. Das Hochladen von Bildern oder Dokumenten im SelfService funktioniert mittels Drag&Drop. Außerdem ist es möglich, Texte hochzuladen. Hier wird automatisch ein TXT-File für den weiteren Workflow generiert. Seite September 2018

17 Die Dokumentenart ist eine weitere Unterteilung der Dokumentenrubriken. Beim Hochladen der Dokumente kann auf die gleiche Logik des Workflows in der Zeiterfassung zurückgegriffen werden. Sobald ein Dienstnehmer oder ein Vorgesetzter Dokumente hochlädt und diese noch nicht von zusätzlichen Genehmigern bearbeitet wurden, kann der Mitarbeiter/Vorgesetzte das Dokument wieder zurückziehen. Dabei wird auch das hochgeladene Dokument wieder gelöscht. Die Spalte Status zeigt den Status des Bearbeitungsprozesses der Dokumente an. Wenn offene Anträge für Dokumente vorhanden sind, so wird die neue Spalte Anhang eingeblendet. Mit Klick auf das neue Symbol in dieser Spalte, kann das zum bearbeitenden Antrag angehängte Dokument heruntergeladen werden. Die Spalte ist nicht sichtbar, wenn keine Anträge mit angehängten Dokumenten vorhanden sind September 2018 Seite 12

18 Wenn offene Anträge für Dokumente vorhanden sind, so wird die neue Spalte Anhang eingeblendet. Mit Klick auf das neue Symbol in dieser Spalte kann das zum Antrag gehörende Dokument heruntergeladen werden. Die Spalte ist nicht sichtbar, wenn keine Anträge mit angehängten Dokumenten vorhanden sind. Die Untergliederung in Dokumentenarten wird in der Berechtigungsverwaltung in der Maske Rubriken für Dokumente festgelegt. Hier kann auch eine Maskenzuordnung je Dokumentenart hinterlegt werden. Im Reiter Rollen neben der Spalte Modul wird es eine neue Checkbox Upload mit Hinweis Upload erlauben? geben, welche den Upload für Rollen im Mitarbeiter- oder Vorgesetzten SelfService erlaubt. Seite September 2018

19 Workflow-Einstellungen Die bestehende Maske für die Workflow-Hierarchisierung wurde erweitert, damit man auch für die jeweilige Dokumentenart Zuständigkeiten hinterlegen kann September 2018 Seite 14

20 Dokumentenübersicht Die Dokumentenübersicht wurde um die Spalte Art und den Bereich Kommentar erweitert. Zusätzlich gibt es dazu noch zwei neue Buttons: Dieser Button verweist auf die verbundenen Masken zu den Dokumenten: Mit diesem Button kann ein Dokument weiteren Dienstnehmern zugeordnet werden. Seite September 2018

21 In der Menüleiste der zugeordneten Masken zu Dokumenten gibt es ein neues Symbol. Hier sehen Sie, ob dem Dienstnehmer ein Dokument zu dieser Maske zugeordnet wurde. Es gibt bereits zugeordnete Dokumente Keine zugeordneten Dokumente Bei Klick auf das Symbol in der Menüleiste, öffnet sich die Dokumentenübersicht. Hier sehen Sie dann nur die zugeordneten Dokumente, sofern Dokumente vorhanden sind. Sie können aber jederzeit auch alle Dokumente des Dienstnehmers anzeigen lassen und auch neue Dokumente hochladen. Nachrichten bearbeiten In der Maske Nachrichten bearbeiten kann man nun auch die Workflow-Anträge aus dem Dokumentenmanagement sehen September 2018 Seite 16

22 Als Hilfe gibt es im oberen Bereich ein Drop-Down-Feld, in dem man auf Alle, Nachrichten, Hinweise und Dokumentenmanagement einschränken kann. Wenn es sich bei der Abfrage um ein Dokument handelt, ändern sich die Buttons im unteren Bereich sowie die Ansicht auf der rechten Seite. Seite September 2018

23 MONATSABSCHLUSS LHR ZEIT Statusänderung ist nur möglich, wenn in der Periode keine Fehler mehr vorhanden sind. In der Berechtigungsverwaltung kann in den Zusatzrechten pro Rolle eingestellt werden, ob Benutzer Statusänderungen durchführen können oder nicht. Es wurde eine weitere Einstellungsmöglichkeit zur Änderung des Status geschaffen. Es wird nun zwischen drei verschiedenen Einstellungen unterschieden: Statusänderungen sind immer durchführbar Statusänderungen sind nicht durchführbar Statusänderungen sind durchführbar, sofern keine Fehler mehr in der Periode vorhanden sind In der Berechtigungsverwaltung in der Maske Konfiguration der Rolle für das Zeitmodul wurden die Checkboxen durch Drop-Downs ausgetauscht: September 2018 Seite 18

24 Ist die neue Berechtigungseinstellung aktiviert und ein Mitarbeiter möchte eine Statusänderung trotz Fehler in der Periode durchführen, so wird eine Fehlermeldung ausgegeben: Durch diese zusätzliche Berechtigungseinstellung kann sichergestellt werden, dass Benutzer nur dann Statusänderungen durchführen können, wenn die Daten in der ausgewählten Periode fehlerfrei sind. Neuberechnung für späteren Status aktivieren Derzeit war es nur möglich, eine Neuberechnung der Zeitdatenliste durchzuführen, sofern der Status bei in Bearbeitung oder fertiggemeldet lag. Es wurde nun die Möglichkeit geschaffen, dass der Status, bis zu welchem Neuberechnungen erfolgen sollen, im variablen Firmenstamm individuell eingestellt werden kann: Das neue Drop-Down in der Kategorie Zeitsteuerung bietet die Möglichkeit, einen der Stati in Bearbeitung, fertiggemeldet, freigegeben, abrechnen oder auszahlen auszuwählen. In der Maske Zeitdatenliste (Dienstnehmer/Zeitdatenliste) und auch im SelfService wird der im variablen Firmenstamm eingestellte Status zur Neuberechnung berücksichtigt. Bis zum eingestellten Status können die Zeitdaten je nach eingestellten Rollenrechten beliebig geändert werden. Seite September 2018

25 Workflow für Umbuchungen Im Modul LHR Zeit haben Sie die Möglichkeit, Umbuchungen zu tätigen. Dies kann in der Berechtigungsverwaltung pro Rolle aktiviert werden, damit dies in den Tageseigenschaften auswählbar ist. Zusätzlich zu den täglichen Umbuchungen gibt es nun die Möglichkeit, Umbuchungen über einen Workflow zu steuern. Zur Einstellung des Workflows für Umbuchungen wurde die Maske Konfiguration der Rolle für das Zeitmodul in der Berechtigungsverwaltung (Datenzugriff/Rollen/Zusatzrechte) angepasst. Mit der Checkbox Umbuchungen in der Kategorie Spalten, die während des Zeitraums direkt geändert werden dürfen definieren Sie, ob Umbuchungen für Benutzer freigeschalten sind. In der Rubrik Aktionen, die unabhängig vom Zeitraum ausgeführt werden dürfen wird die Checkbox Umbuchungen durch tägliche Umbuchungen ersetzt. Durch Aktivieren dieser Checkbox wird das Ändern der Umbuchungen direkt in den Tageseigenschaften der Zeitdatenliste aktiviert. Für Umbuchungen können auch hierarchische Workflows festgelegt werden, ebenso wie für Buchungen und Abwesenheiten September 2018 Seite 20

26 Im Hamburger-Menü gibt es den neuen Menüpunkt für Umbuchungen. Beim Aktivieren des neuen Parameters SS: Umb_LoAus_Monatsende wird der Menüpunkt ausgeblendet und ein neues Icon für Umbuchungen wird in der Zeitdatenliste am Monatsende angezeigt: Dieses Icon ist nur ersichtlich, wenn der Status für die angezeigte Periode auf fertiggemeldet gesetzt wurde. Auf der neuen Seite für Umbuchungen werden alle festgelegten Zeitspeicher aus der Zeitlistendefinition angezeigt: Zusätzlich werden alle gestellten Anträge (Buchungen, Abwesenheiten, Lohnauszahlungen, ) betreffend diesen Tag unterhalb der Umbuchungseinstellungen angezeigt. Auch die Antragsseite für Lohnauszahlungen wird dahingehend erweitert, dass künftig mehrere Speicher und die bereits gestellten Anträge für diesen Tag angezeigt werden. Seite September 2018

27 In der Maske Zeitspeicher (Firma/Zeitspeicher) kann ein neuer Referenzspeicher pro Zeitspeicher eingestellt werden: Der Wert dieses Referenzspeichers wird zur Betrachtung bei einer Lohnauszahlung oder einer Umbuchung herangezogen. Der Referenzspeicher kann beliebig definiert werden, welcher auch je nach Zeitmodell unterschiedlich berechnet werden kann. Wenn eine Umbuchung oder Lohnauszahlung für einen Zeitspeicher beantragt wird, dann ist maximal der Wert des Referenzspeichers zur Umbuchung/Lohnauszahlung beantragbar. So kann individuell eingestellt werden, dass z.b. ein Saldoüberschuss am Gleitzeitperiodenende in der Höhe von einer Wochenstunde je Dienstnehmer ermittelt wird. Wird das Feld Referenzspeicher nicht gefüllt, so liegt die Höchstgrenze beim Wert des Zeitspeichers selber. Im SelfService auf der Seite für die Lohnauszahlung bzw. für die Umbuchung wird nur jener Zeitspeicher angezeigt, welcher einen Wert größer 0 im Referenzspeicher aufweist oder der Referenzspeicher für diesen Zeitspeicher nicht gefüllt ist. Wenn Sie für mehrere Zeitspeicher denselben Referenzspeicher definieren, so wird die Summe dieser Zeitspeicher mit dem Referenzzeitspeicher gegengeprüft. Wenn beispielsweise nun Anträge für Lohnauszahlungen oder Umbuchungen vorhanden sind, die denselben Referenzspeicher aufweisen, dann wird bei jeder Beantragung geprüft, ob der zu beantragende Wert noch im Rahmen dieses Referenzspeichers liegt September 2018 Seite 22

28 GESETZLICHES Die monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mbgm) Die Einführung der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung ist eines der größten Projekte in der Geschichte der Sozialversicherung und bedeutet eine komplette Systemumstellung für die Dienstgeber und die Sozialversicherungsträger. Dadurch ändern sich das bisherige Melde- und Abrechnungssystem sowie die damit verbundenen Prozesse. Ganz konkret werden ab die Meldungen reduziert, nur jene Daten auf der entsprechenden Meldung angegeben, die zum Zeitpunkt der Meldung benötigt werden, die Änderungen im Versicherungsverlauf weitgehend aus den Daten der mbgm gebildet, die bisherigen Beitragsgruppen durch ein neues Tarifsystem abgelöst und fehlerhafte Meldungen durch ein Clearingsystem geklärt. Die mbgm bildet die Basis für die Beitragsverrechnung, wartet den Versicherungsverlauf und übermittelt die Beitragsgrundlagen an die entsprechenden Stellen (z.b. Pensionsversicherung, AMS etc.). Die erste mbgm bestätigt oder berichtigt die Angaben der Anmeldung zum Versicherungsumfang. Sie gilt immer für einen ganzen Beitragszeitraum und ist für jeden Versicherten bis zum 15. des Folgemonats elektronisch zu übermitteln. Wird ein Beschäftigungsverhältnis nach dem 15. des Eintrittsmonats aufgenommen, endet die Frist für die Meldung der monatlichen Beitragsgrundlage mit dem 15. des übernächsten Monats. Dies gilt auch bei Wiedereintritt des Entgeltanspruches nach dem 15. des Wiedereintrittsmonats. Die Beitragsforderung wird vom entsprechenden Krankenversicherungsträger aufgrund der gemeldeten Grundlagen erstellt. Wird die mbgm nicht bzw. nicht vollständig vom Dienstgeber übermittelt, kann die Grundlage des Vormonats durch die zuständige GKK fortgeschrieben bzw. geschätzt werden. Berichtigungen können ohne nachteilige Rechtsfolgen innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Zeitraums, für den die mbgm gilt, versicherungs- und beitragszeitraumbezogen vorgenommen werden. Jede Korrektur oder Aufrollung der monatlichen Beitragsgrundlage muss je Beitragszeitraum mit einem Storno und einer Neumeldung erfolgen. Für Beitragszeiträume ab Jänner 2019 gibt es keine Berichtigungs- oder Differenzmeldungen mehr. Ein mbgm-storno und eine mbgm-neumeldung sollten im gleichen Datenpaket übermittelt werden. Mit jedem mbgm-paket wird eine Gesamtsumme der Beiträge übermittelt, die mit diesem Paket abgerechnet werden. Diese Gesamtsumme enthält demnach alle Sozialversicherungsbeiträge, den Arbeitslosenversicherungsbeitrag, die sogenannten Nebenbeiträge (z.b. Arbeiterkammerumlage) und den Beitrag zur betrieblichen Vorsorge. Jede Einzelposition wird durch die zuständige GKK überprüft und ebenfalls eine Gesamtsumme gebildet. Die errechnete Gesamtsumme wird als Forderung am Beitragskonto verbucht. Im Regelfall wird die errechnete Gesamtsumme ident mit der gemeldeten Gesamtsumme der Dienstgeber sein. Seite September 2018

29 Weicht die von der GKK errechnete Forderung von der gemeldeten mbgm-gesamtsumme ab, wird automationsunterstützt ein Clearingfall an das externe Clearingsystem ausgegeben. Für eine bessere Übersicht scheint die von dem Dienstgeber angegebene Paketbezeichnung im Kontoauszug auf. Alle Datenpakete, die an einem Tag verarbeitet werden, werden einzeln verbucht. Es erfolgt keine Zusammenfassung zu einer Beitragsbuchung je Beitragszeitraum. Die im Paket abgerechneten mbgm scheinen im WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) als Detail zur Buchung auf. Vorteile mbgm Generelle Vereinfachung der Anmeldung zur SV Vermeidung der Meldung redundanter Daten durch die DG Zusammenführung der Beitragsnachweisung mit dem Lohnzettel SV zur mbgm Automatisierte Wartung des Versicherungsverlaufes durch die mbgm Minimierung der Abstimmung der Differenzen (BGN <-> LZ SV) Nachhaltige Verringerung des dadurch bedingten Klärungsaufwandes Reduzierung der Meldungsvielfalt und Vereinfachung der Lohnverrechnung Beitragsgrundlagen zum Zweck der Pensionsbemessungen und für die BV werden zeitnah zur Verfügung gestellt Unkomplizierte und sanktionsfreie Korrektur von Beitragsgrundlagen innerhalb von 6 Monaten Neues, in sich schlüssig aufgebautes Tarifsystem Neuer Rückkanal zur Klärung fachlicher Unstimmigkeiten September 2018 Seite 24

30 Übersicht der Meldungsarten Es entfallen also folgende Meldungen ab : Mindestangaben-Anmeldung Beitragsnachweisung Lohnzettel SV Ab gliedern sich die neuen Meldungen grundsätzlich in die: Versichertenmeldung und Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung Folgende Änderungen gibt es ab : Reduzierte (elektronische) Anmeldung vor Arbeitsantritt ersetzt die Mindestangabenan- bzw. Vollmeldung Pro Versicherten wird je Beitragszeitraum eine mbgm übermittelt Einführung eines SV-Clearingsystems Einführung eines neuen Tarifsystems mit Zu- und Abschlägen Änderungsmeldungen sind überwiegend nur mehr dann zu melden, wenn diese während des Monats stattfinden Seite September 2018

31 SV Clearingsystem Zuordnungsanwendung Im Bereich der elektronischen Kommunikation innerhalb der Sozialversicherung soll die Kundenfreundlichkeit verbessert werden, in dem im Web wichtige Informationen für Dienstgeber, Versicherte bzw. Bevollmächtigte angeboten werden. Derzeit sendet der Dienstgeber elektronische Informationen an die Sozialversicherungen. Zukünftig sollen auch die Rückmeldungen seitens der Sozialversicherung möglichst automatisiert über das Web transportiert werden. Dafür wird eine eindeutige Zuordnung zwischen den Sachverhalten der Sozialversicherung (DG-Beitragskontonummer) und der zugehörigen Dienstgeber-Organisation (Seriennummer in ELDA) benötigt. Diese Zuordnung kann mithilfe der SV-Clearingsystem-Zuordnungsanwendung durch den Dienstgeber, seine Mitarbeiter oder von ihm beauftragte Personen vorgenommen werden. Die SV-Clearingsystem-Zuordnungsanwendung erlaubt es, einem berechtigten User, einen Zusammenhang zwischen den Beitragskontonummern und der ELDA Seriennummer einzurichten. Voraussetzung für das Clearingsystem: Der Dienstgeber muss in ELDA registriert sein und mindestens eine ELDA-Seriennummer haben. Der Dienstgeber muss im Unternehmensserviceportal (USP) registriert sein. Für den Fall, dass ein Dienstgeber einen Bevollmächtigten (Steuerberater,...) zur Meldung beauftragt, muss der Sozialversicherung eine Bevollmächtigung bekannt gegeben werden. In diesem Falle muss auch der Bevollmächtigte im USP registriert sein. Die SV-Clearingsystem-Zuordnungsanwendung kann nur für die Zuordnung von Beitragskontonummern von Beitragskonten bei österreichischen GKK s verwendet werden. Clearingfälle bei anderen Krankenversicherungsträgern können nur dann an eine ELDA-Outbox geschickt werden, wenn sie einen Referenzwert beinhalten, d.h. einen Bezug zu einer über ELDA eingebrachten Meldung. Wie Sie das Clearingsystem einrichten können, erfahren Sie unter Anmeldung ab Ab kann eine Anmeldung aus bis zu 3 Teilen bestehen. Anmeldung eines neuen Dienstnehmers, bei dem die Versichertenmeldung nicht bekannt ist: Versand der Anforderung der Versicherungsnummer Versand der Adressmeldung Versand der Versichertenmeldung reduziert Wiederanmeldung eines Dienstnehmers, bei dem die Versicherungsnummer bekannt ist und sich die Adresse geändert hat: Versand der Adressmeldung Versand der Versichertenmeldung reduziert September 2018 Seite 26

32 Wiederanmeldung eines Dienstnehmers, bei dem die Versicherungsnummer bekannt ist und sich die Adresse nicht geändert hat: Versand der Versichertenmeldung reduziert Laufend beschäftigter Dienstnehmer, bei dem sich die Adresse ändert Versand der Adressmeldung Anforderung einer Versicherungsnummer (VSNR) Um eine korrekte Anmeldung vor Arbeitsantritt zu ermöglichen, ist künftig die Anforderung der VSNR durch den Dienstgeber möglich. Diese Anforderungsmeldung entsteht, sobald Sie einen Dienstnehmer ohne Versicherungsnummer in LHR Lohn anlegen. Um diese Anforderungen zu schicken, ist eine Anmeldung beim Clearingsystem notwendig. Wenn dies erfolgt ist, dann erhalten Sie über diese Clearingstelle die SV-Nummer zurück. In der Versichertenmeldung reduziert muss entweder die SV-Nummer oder die Referenznummer der VSNR-Anforderung mitgeteilt werden. Auch das erledigt die Software automatisch für Sie. Bis Ende des Jahres 2018 schicken Sie die Anforderung von der Versicherungsnummer separat vor der Anmeldung. Ab wird zuerst die Anforderung der Versicherungsnummer verschickt. Die Anmeldung kann erst verschickt werden, sobald die VSNR vorhanden ist. Seite September 2018

33 Versichertenmeldung reduziert Diese Meldung ersetzt mit 2019 die Mindestangabenanmeldung für vollversicherte Dienstnehmer und muss vor Arbeitsantritt gemeldet werden: Wenn keine SV-Nummer angegeben ist, wird automatisch eine VSNR-Anforderung erstellt Bei einer Storno- oder Richtigstellung wird die Referenznummer der ursprünglichen Meldung angegeben Neu ist: Keine Abmeldung mehr bei Mutterschutz/Karenz Keine Abmeldung mehr bei normalen Fällen von Krankengeldmeldungen Keine Abmeldung mehr bei Familienhospizkarenz Änderungsmeldungen werden nur mehr erzeugt, wenn die Änderung während des Monats passiert September 2018 Seite 28

34 Pensionistenmeldungen für die BVA werden ab ebenfalls über die Versichertenmeldung reduziert gemeldet. Seite September 2018

35 Tarifsystem Aufgrund der Umsetzung von beschäftigungs- und sozialpolitischen Maßnahmen über das Beitragswesen der Sozialversicherung kam es zu einer Vervielfachung der Beitragsgruppen und der Einführung von Verrechnungsgruppen. Um dieses Thema wieder zu vereinfachen wird das bisherige Beitragsgruppenschema durch ein neues, modular aufgebautes Tarifsystem abgelöst. Der Tarif setzt sich aus 3 Bausteinen zusammen Beschäftigtengruppe Ergänzungen Abschläge/Zuschläge Beschäftigtengruppe Die Beschäftigtengruppe legt fest: Den Umfang (Zweige) der Versicherung in der Sozialversicherung Die Zugehörigkeit (Arbeiter/Angestellter) Die Beitragspflicht und den Beitragssatz (Dienstgeber-/Dienstnehmeranteil) in den Zweigen der Sozialversicherung Die Beitragspflicht und den Prozentsatz (Dienstgeber-/Dienstnehmeranteil) zu Arbeiter- bzw. Landarbeiterkammerumlage, Wohnbauförderungsbeitrag und Zuschlag nach dem Insolvenz- Entgeltsicherungsgesetz Die Beschäftigtengruppe beinhaltet demnach alle Informationen für eine Gruppe von Versicherten - z.b. für alle Arbeiter. Für die Mehrzahl der Versicherten ist die Angabe der Beschäftigtengruppe alleine ausreichend! Ergänzung Die Angabe einer oder mehrerer Ergänzungen ist nur für bestimmte Versicherte einer Beschäftigtengruppe erforderlich: Beschäftigter unterliegt der Beitragspflicht zum Nachtschwerarbeitsbeitrag und/oder Schlechtwetterentschädigungsbeitrag. Beschäftigter gehört einer besonderen Berufsgruppe an (z.b. Entwicklungshelfer, schulpflichtiger Dienstnehmer, ). Beschäftigung weist eine Besonderheit bei der Kammerzugehörigkeit auf September 2018 Seite 30

36 Abschläge/Zuschläge Abschläge/Zuschläge werden benötigt, um individuelle abrechnungsrelevante Besonderheiten in der Verrechnung abzubilden. Sie gelten gleichermaßen für Arbeiter und Angestellte. Beispiele für solche Abschläge/Zuschläge sind: Einkommensabhängige Minderung des Arbeitslosenversicherungsbeitrages Beitragsentlastung für Neugründer Serviceentgelt (E-Card Gebühr) Altersabhängige Beitragsentlastung vom Arbeitslosenversicherungsbeitrag Altersabhängiger Entfall der Arbeitslosenversicherung Beispiel Arbeiter mit einem Entgelt in Höhe von 2.000,00 Bisher zu melden (1) Beitragsgruppe = A1 (2) Arbeiterkammerumlage = Ja (3) Wohnbauförderung = Ja (4) IE-Zuschlag = Ja (5) Schlechtwetterentschädigungsbeitrag = Nein (6) Nachtschwerarbeitsbeitrag = Nein Ab zu melden (1) Beschäftigtengruppe = Arbeiter Beispiel Arbeiter mit einem Entgelt von 1.500,00 mit Nachtschwerarbeit Bisher zu melden (1) Beitragsgruppe = A1 (2) Arbeiterkammerumlage = Ja (3) Wohnbauförderung = Ja (4) IE-Zuschlag = Ja (5) Schlechtwetterentschädigungsbeitrag = Nein (6) Nachtschwerarbeitsbeitrag = Ja (7) Verrechnungsgruppe 1 = N25c (8) Verrechnungsgruppe 2 = N89 Ab zu melden (1) Beschäftigtengruppe = Arbeiter (2) Ergänzung = Nachtschwerarbeitsbeitrag (3) Abschlag = Verminderung des AV-Beitrages um 1% Ab muss jedem Dienstnehmer der neue Tarif zugeordnet werden. Für die GKK s gibt es eine Mapping-Tabelle, mithilfe derer Sie eine erleichterte Umstellung vornehmen können. Die Umstellung erfolgt mit der ersten mbgm für den Beitragszeitraum Jänner Diese Tabelle finden Sie unter Seite September 2018

37 Umsetzung in LHR Mit der mbgm verändert sich der variable Dienstnehmerstamm. Sobald Sie in dem Feld gültig ab ein Datum ab 2019 eingeben, sehen Sie die veränderte Maske: Statt dem Feld SV-Gruppe gibt es 2019 das Feld Beschäftigungsgruppe. Das Feld Ges. Grundlage wird zukünftig nur mehr für die Arbeits- und Entgeltsbestätigung für Krankengeld benötigt und das Feld Zugehörigkeit fällt ab 2019 weg. Aus dem Feld AK wird das Feld Bundesland. Mit diesem Feld steuern Sie den Wohnbauförderungsbeitrag sowie die Landarbeiterkammer- und die Arbeiterkammumlage pro Bundesland für die BVA. Je nachdem welches Bundesland Sie in diesem Feld im variablen Dienstnehmerstamm, in der Abteilung/Kostenstelle oder in der Firmenversicherung hinterlegt haben, wird der entsprechende Zuschlag gerechnet (ansonsten wird fix Wien angenommen). Das Feld Pflichtigkeit bleibt für Versicherungen ohne mbgm sowie für neue Fälle, die Pflichtigkeiten mit neuen SV-Ergänzungen benötigen. Zudem gibt es einen neuen Reiter mit SV-Ergänzungen. Im variablen Dienstnehmerstamm tragen Sie ab 2019 die neuen Beschäftigtengruppen, die SV-Pflicht sowie die SV-Ergänzungen ein. Konzept der SV-Ergänzungen Ergänzungen, Zu- und Abschläge werden zu einem einzigen Konzept namens "SV-Ergänzungen" zusammengefasst. SV-Ergänzungen werden systemweit in den SV-Pflichtigkeiten hinterlegt September 2018 Seite 32

38 Seite September 2018

39 GKK "E.." - sind Ergänzungen, meist nur Informationen bis auf NB, SW-Beitrag und Freier DN mit Sonderzahlung (E06) "Z.." - sind Zuschläge wie E-Card, Auflösungsabgabe, Dienstgeberabgabe (PV + KV) und werden mit Plus gerechnet "A.." - sind Abschläge und werden mit Minus abgerechnet (müssen vorher mit Plus abgerechnet werden) Für die GKK gibt es für die Insolvenzentgelt-, die Kammerumlagebefreiung und für die Landarbeiterpflicht eigene Beschäftigtengruppen. Somit werden diese Befreiungen und Pflichten nicht mehr durch Ergänzungen geregelt. Z.B. B028 Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsleiter B101 Land- und Forstarbeiter, B105 Arbeiter (mit LK) (Arbeiter, welche nicht dem Landarbeitergesetz (LAG) unterliegen, aber Landarbeiterkammermitglieder sind (z.b. 2 Abs. 5 Niederösterreichisches Landarbeiterkammergesetz (NÖ LAKG)). Die SV-Ergänzungen werden bei der GKK also nur noch für Ergänzungen (Nachtschwerarbeitsbetrag E01 und Schlechtwetterentschädigung E02) benötigt. Beispiele Beschäftigtengruppen, wie z.b. B001 Arbeiter, B002 Angestellte, B028 Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsleiter, B030 Geringfügig Beschäftigte Angestellte, B051 Freie Dienstnehmer - Arbeiter usw. Ergänzungen, wie z.b. E01 Nachtschwerarbeitsbeitrag, E02 Schlechtwetterentschädigung, E06 Freie Dienstnehmer mit SZ, E09 Entwicklungshelfer (=reine Information), E12 Geringfügig Beschäftigte keine AK- oder LK-Zugehörigkeit usw. Zu- und Abschläge, wie z.b. o Abschläge: A01 Minderung AV-Beitrag um 1%, A02 Minderung AV-Beitrag um 2%, A03 Minderung AV-Beitrag um 3%, A07 WF-Entfall Neugründerförderung, A09 UV-Entfall 60. LJ vollendet, A11 Bonus-Altfall, A15 Halbierung PV-Beitrag um 50% o Zuschläge: Z01 Dienstgeberabgabe (PV + KV) (bei Überschreitung der 1,5-fachen Geringfügigkeitsgrenze) Z02 Service-Entgelt Z03 Auflösungsabgabe September 2018 Seite 34

40 BVA Die Logik bei der BVA ist eine andere: "K.." - sind Zuschläge und werden mit Plus abgerechnet "I.. " - sind Abschläge und werden mit Minus abgerechnet (müssen vorher mit Plus abgerechnet werden) Alle SV-Beiträge (WF, KU, AV etc.), die zusätzlich zu der Beschäftigungsgruppe gerechnet werden sollen, ergänzen Sie einmalig im Register SV-Ergänzung in der SV-Pflichtigkeit. Die SV-Pflichtigkeiten werden bei der BVA für den Nachtschwerarbeitsbetrag für die Landarbeiterkammerumlage, für Wohnbauförderung, für Arbeiterkammerumlage, für den IE-Wegfall Universitäten und die Arbeitslosenversicherung (ausgegliederte Dienststellen Bund) und IESG (ausgegliederte Dienststellen Bund) benötigt. Beispiele Beschäftigtengruppen, wie z.b. G001 Beamter, G002 Kammerbeamter, G027 Geringfügig Beschäftigter Beamter, G101 VB-Angestellte, G102 VB-Arbeiter, G111 Geringfügig Beschäftigter Angestellter, usw. Zu- und Abschläge, wie z.b. o Abschläge: I21 Minderung AV-Beitrag um 1%, I22 Minderung AV-Beitrag um 2%, I23 Minderung AV-Beitrag um 3%, I27 WBF Wegfall bei LK Pflicht, I28 Wegfall IESG Universitäten, I29 Minderung PVAng um 50%, I30 Minderung PVArb um 50%, usw. o Zuschläge: K21 Dienstgeberabgabe (PV + KV), K22 Auflösungsabgabe, K27 Nachtschwerarbeitsbeitrag, K30 Landarbeiterkammer Niederösterreich, K31 Landarbeiterkammer Steiermark, K37 Landarbeiterkammer Wien, usw. Beispiel 1: Dienstnehmer ist bei der SGKK versichert, Monatsbezug 2.500,00, Beschäftigtengruppe B002: Aufgrund der Beschäftigtengruppe werden KV, AV, PV, KU, WF, IE, UV etc. gerechnet. Seite September 2018

41 September 2018 Seite 36

42 Beispiel 2: Dienstnehmer ist bei der BVA versichert, Monatsbezug: 2.000,00, Beschäftigtengruppe G101: Aufgrund der Beschäftigtengruppe werden KV, AV, PV, UV etc. gerechnet. Der DN ist auch WF-pflichtig. Damit nun WF gerechnet wird, braucht der Dienstnehmer die SV-Pflichtigkeit 2 (ohne KU). Seite September 2018

43 Zusätzlich zur Pflichtigkeit WF=J benötigt man ab 2019 auch noch die SV-Ergänzung zum WF September 2018 Seite 38

44 Bei den Ergänzungen LH02, LH03, LH04 handelt es sich um Automatismen, sodass die richtige Abgabe zum Bundesland gefunden wird. Hinter den internen Ergänzungen LH02 BVA Arbeiterkammerumlage je Bundesland befinden sich die Zuschläge K37 bis K45, hinter LH03 BVA Landarbeiterkammer je Bundesland die Zuschläge K30 bis K36, hinter LH04 BVA Wohnbauförderung je Bundesland K46 bis K54. SV-Ergänzungen auf Lohnarten-Ebene Die Maske Lohnarten wurde ebenfalls um den Register SV-Ergänzungen erweitert. Die eingetragenen SV-Ergänzungen werden immer gerechnet, wenn die Lohnarten für einen Dienstnehmer abgerechnet werden. Beispiel Altersteilzeit: Bei der Lohnart für die Altersteilzeit tragen Sie ab 2019 im Reiter SV-Ergänzungen die von uns erstellte Ergänzung LH01 ein, damit die AV-Staffelung für diese Lohnart nicht greift. SV-Ergänzungen im variablen Dienstnehmerstamm NB-Beitrag für einzelne DN hier eingeben, oder eine eigene SV-Pflichtigkeit anlegen und auf Seite 1 zuweisen UV-Entfall für über 60-jährige entweder hier manuell eingeben oder automatisch über die SV-Gruppenautomatik Seite September 2018

45 Sie können Ergänzungen, wie z.b. für den UV-Entfall für über 60-jährige Dienstnehmer, im variablen Stamm hinterlegen oder Sie lassen sich die Ergänzung von der SV-Gruppenautomatik generieren. Die SV-Ergänzungen im Dienstnehmerstamm sind Ergänzungen zur SV-Pflichtigkeit des Dienstnehmers. Wenn Sie viele Dienstnehmer haben bei denen Sie eine SV-Ergänzung im variablen Dienstnehmerstamm hinzufügen, ist es sinnvoller eine SV-Pflichtigkeit mit den SV-Ergänzungen anzulegen, z.b. freie Dienstnehmer mit Sonderzahlung: -> Beschäftigtengruppe B051 oder B052 usw. mit der Ergänzung E06 Fr. DN m. SZ. SV-Ergänzungen im variablen Dienstnehmerstamm dienen lediglich nur für die Abbildung von Spezialfällen, die sehr selten vorkommen, für die keine eigene SV-Pflichtigkeit angelegt wird (z.b. Bonus-Altfall -> Abschlag A11 Bonusaltfall ). Auswertungen Zu der mbgm wird es eine Auswertung geben, mit der Sie die gemeldeten Beträge auf einen Blick sehen können. Datenaustausch ELDA Beispiel Arbeiter unter 60 Jahre mit durchgehender Versicherungszeit SV (ohne BV) mit einem Einkommen von 2.000,00 (keine AV-Reduktion) Eingaben: B001 Beispiel Arbeiter unter 60 Jahre mit durchgehender Versicherungszeit SV (ohne BV) mit einem Einkommen von 1.000,00 (AV-Reduktion um 3,00%) September 2018 Seite 40

46 Eingaben: B001 Beispiel Arbeiter über 63 Jahre (also mit AV + IE + UV-Entfall Pensionsanspruch) mit durchgehender Versicherungszeit SV und BV mit einem Einkommen von 2.500,00 Seite September 2018

47 Eingaben: B001 Arbeiter, Feld SV-Gruppenautomatik ist auf durchführen (J) In der Abrechnungsansicht SV-Details sehen Sie die abgerechnete SV: Umstellung 2018 auf Jahresüberleitung Führen Sie vor allen Änderungen eine Jahresüberleitung von 2018 auf 2019 durch. Es entstehen dadurch variable Dienstnehmerstämme ab mit den alten SV-Gruppen. 2. Aktivierung der benötigten Beschäftigtengruppen (SV-Zuordnung) Aktivieren Sie mit der neuen Checkbox unter Stammdaten/Firma/Sonstiges/SV-Zuordnung die Beschäftigtengruppen, die Sie in Ihrer Firma benötigen. So werden Ihnen im variablen Dienstnehmerstamm nur diese Beschäftigtengruppen angezeigt. 3. SV-Zuordnung Aufteilung In Fällen, in denen Sie "selbst definierte" SV-Gruppen mit einer Aufteilung auf mehrere Versicherungen verwenden, ist es notwendig, dass Sie diese Gruppen als Beschäftigtengruppen neu anlegen. Beispiel: Aktuelle SV-Gruppe September 2018 Seite 42

48 Ab 2019 verwenden Sie nicht mehr die Gruppe A58, sondern legen eine neue Gruppe an, beispielsweise wie folgt: 4. SV-Pflichtigkeiten Kontrollieren Sie Ihre SV-Pflichtigkeiten und stellen Sie diese einmalig um. 5. Lohnarten Bei der Frage, ob durch die Änderungen Aufrollungen eingetragen werden sollen, beantworten Sie diese mit "Nein". Altersteilzeit Für die Altersteilzeit erstellen Sie ab einen neuen Datensatz und tragen bei der Lohnart mit dem Betragsteiler (20000-Sonderzahlung) und SV-Pflicht-Erhöhung unter SV-Ergänzungen einmalig LH01 ab ein! Somit wird die AV-Staffelung bei dieser Lohnart nicht gerechnet. Wenn Sie Dienstnehmer, die bei der BVA versichert sind, in der Altersteilzeit abrechnen, dann tragen Sie bei der SV-Pflichtigkeit, auf die die Lohnart greift, im Reiter SV-Ergänzungen LH02 und LH04 ein. Somit wird WF und KU bei der BVA gerechnet. Der Grund für diesen Eintrag ist, dass bei der BVA die WF und KU-Pflicht nicht wie bei der GKK über die Beschäftigtengruppen geregelt ist, sondern über die Ergänzungsgruppen. Seite September 2018

49 Unbezahlter Urlaub Für den unbezahlten Urlaub tragen Sie bei der Lohnart mit dem Betragsteiler mit F6+F4 einen neuen Datensatz ab ein. Bei diesem neuen Datensatz tragen Sie in der Registerkarte "SV-Ausschluss" für Ihre GKK Versicherungen KU und WF mit dem Prozentsatz 0 ein. BVA Lohnarten Kontrollieren Sie Ihre Lohnarten und tragen Sie gegebenenfalls unter SV-Ergänzungen die entsprechenden Ab-/Zuschläge, wie z.b. I28 - Entfall IE-Beitrag für Universitäten ein. 6. Vorgabewerte je DN-Gruppe Erstellen Sie pro Dienstnehmergruppe unter Stammdaten/Firma/Sonstiges/Vorgabewerte je DN- Gruppe einen neuen Datensatz per mit den neuen Beschäftigtengruppen. Bei der Frage, was mit den Änderungen passieren soll, klicken Sie auf "Nur speichern". 7. Variabler Dienstnehmerstamm LHR kann Sie bei der Umstellung der variablen Dienstnehmerstämme unterstützen. Aufgrund der vorhandenen Mappingtabelle der GKK können bestimmte Vorschläge für eine neue Beschäftigtengruppe erstellt werden. Dies kann mithilfe eines Excel-Sheets geschehen. Wenn Sie diese Dienstleistung in Anspruch nehmen möchten, kontaktieren Sie den LHR Support September 2018 Seite 44

50 Umstellung 2018 auf 2019 im Rechenzentrum Für Kunden im Rechenzentrum erfolgen die einzelnen Umstellungspunkte durch das Rechenzentrum. Als Rechenzentrumskunde erhalten Sie eine Excel-Liste mit den aktuellen SV-Gruppen aus dem Jahr 2018 und mit der neuen Beschäftigtengruppe ab Nach der Kontrolle geben Sie die Beschäftigtengruppen frei und der variable Stamm wird vom Rechenzentrum umgestellt. Bei FullService-Kunden entstehen durch die Umstellung keine Kosten. Bei Rechenzentrumskunden wird die Umstellung nach Aufwand verrechnet. Seite September 2018

51 Angleichung EFZ Arbeiter/Angestellte Entgeltfortzahlung Angestellte Bei den Angestellten entfallen die bisher in 8 Abs. 2 AngG (GAngG) beherbergt gewesenen Regelungen zur Wiedererkrankung. Somit entfällt bei Angestellten sowie Gutsangestellten in Zukunft die Einteilung von Krankenständen in Erst- und Wiedererkrankungen. Die Entgeltfortzahlung richtet sich somit wie bei den Arbeiter/innen einzig nach dem Arbeitsjahr (als jährlicher Anspruch), das allerdings durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung (nicht durch schriftliche Vereinbarung) auf Kalenderjahr umgestellt werden kann (siehe dazu den neuen 8 Abs. 9 AngG bzw. GAngG). Der Stufensprung von 6 auf 8 Wochen wird bereits ab Beginn des zweiten Dienstjahres vollzogen. Die EFZG-Regelungen bei den Arbeiter/innen betreffend der gesonderten Ansprüche (8 Wochen pro Ereignis, nach dem vollendeten 15. Dienstjahr: 10 Wochen) im Falle von Arbeits- oder Wegunfällen bzw. Berufskrankheiten kommen auch bei den Angestellten zum Einsatz (neuer 8 Abs. 2a AngG bzw. GAngG). Diese Regelung trat mit 1. Juli 2018 in Kraft und ist auf Dienstverhinderungen anzuwenden, die in Arbeitsjahren eintreten, die nach dem zu laufen beginnen. Besteht eine Dienstverhinderung zum Zeitpunkt des Beginns eines neuen Arbeitsjahres, so gelten die neuen Regelungen ab Beginn des neuen Arbeitsjahres. Entgeltfortzahlung Arbeiter Der Stufensprung von 6 auf 8 Wochen wird bereits ab Beginn des zweiten Dienstjahres vollzogen. Diese Regelung trat mit 1. Juli 2018 in Kraft und ist auf Dienstverhinderungen anzuwenden, die in Arbeitsjahren eintreten, die nach dem zu laufen beginnen. Besteht eine Dienstverhinderung zum Zeitpunkt des Beginns eines neuen Arbeitsjahres, so gelten die neuen Regelungen ab Beginn des neuen Arbeitsjahres. Wurde die Entgeltsfortzahlung auf Kalenderjahr umgestellt, so greift diese Änderung ab dem 1. Jänner Lehrlinge, die auslernen, kommen sofort in den 8 Wochen währenden Anspruch, wenn durch die Anrechnung der Lehrzeit im selben Unternehmen die Ein-Jahres-Hürde genommen wird. Entgeltfortzahlung Lehrlinge Der Grundanspruch bei Krankheiten (Unglücksfällen) wird verdoppelt von 4 Wochen volles Entgelt plus 2 Wochen Teilentgelt auf 8 Wochen volles Entgelt und 4 Wochen Teilentgelt September 2018 Seite 46

52 Diese Regelung trat mit 1. Juli 2018 in Kraft und betrifft Lehrjahre, die nach dem zu laufen beginnen. Die Dienstverhinderung muss überdies im neuen Lehrjahr begonnen haben. Reicht ein Krankenstand vom alten Lehrjahr ins neue Lehrjahr, setzt mit dem ersten Tag des neuen Arbeitsjahres ein neues Kontingent ein, allerdings vom alten Anspruch. Erst bei der nächsten Krankheit, kann der Restanspruch des neuen Rechts in Anspruch genommen werden. Die benutzerdefinierten EFZ-Regeln müssen weiterhin funktionieren. Wir gehen davon aus, dass kein Kunde die derzeit gesetzlichen Regeln für die Angestellten ab als benutzerdefinierten Anspruch einträgt. Hier würde nämlich ab der volle Anspruch neu zu laufen beginnen. Für die Vertragsbediensteten (Dienstnehmerart: VB) gelten weiterhin die Erst- und Wiedererkrankungsregeln. NEUERUNGEN IN DER LHR ZEIT Zeitlistendefinition in Zeitmodelle eintragen Sie haben nun die Möglichkeit, für jedes Zeitmodell eine Listendefinition - jeweils für die Admin-Oberfläche, das Mitarbeiter SelfService und das Vorgesetzten SelfService - einzugeben. Diese Einstellungen werden unter Firma/Zeitmodelle getroffen: Diese Übersteuerung gilt in der Admin-Oberfläche und im Vorgesetzten SelfService nur für die angezeigten Bildschirmspalten und für den Ausdruck der Zeitdatenliste. Für die Berechtigungen wie die Auswahl der Abwesenheiten, Zeitspeicher für die Lohnauszahlung etc. greifen weiterhin die Einstellungen aus der Standardliste bzw. der Modulberechtigung des Users. Durch diese Zusatzangabe bzw. Übersteuerung ergibt sich eine neue Abarbeitungsreihenfolge: Seite September 2018

53 Abarbeitungsreihenfolge für das Mitarbeiter SelfService: 1. Modulberechtigung des Users 2. NEU: Zeitmodellebene je Firma 3. Standardliste laut Konfiguration Abarbeitungsreihenfolge für den Vorgesetzten im SelfService und die Admin-Oberfläche: Kategorie Anzeige* Kategorie Rechte** 1. Modulberechtigung des Users Modulberechtigung des Users 2. NEU: Zeitmodellebene je Firma Standardliste laut Konfiguration 3. Standardliste laut Konfiguration - *Kategorie Anzeige Bildschirmspalte in der Zeitdatenliste Summenspalten am Ende der Liste Spalte für den Ausdruck der Zeitdatenliste Summenspalte für den Ausdruck der Zeitdatenliste **Kategorie Rechte Abwesenheiten, die direkt eingetragen werden können Abwesenheiten, die beantragt werden müssen Direktbuchung Buchungen, die beantragt werden müssen Zeitspeicher für die Lohnauszahlung Umbuchungen Zeitmodelloptionen für das SelfService Zeitspeicher für die Stundenübersicht September 2018 Seite 48

54 Unbegründete Abwesenheit Wenn an einem Tag weder Buchungen noch eine Abwesenheit erfasst wurden, wird automatisch eine unbegründete Abwesenheit eingetragen. Bei Klick auf diese gelangte man früher auf die Seite Neue Abwesenheit. Wenn man aber Buchungen nachtragen wollte, musste man dies über den Button Neue Buchung durchführen. Nun kann man auch auf den Tag selbst klicken und einfach im neuen Register auf die Seite Neue Buchung wechseln. Natürlich wird dabei auch das Datum des Tages übernommen. Je nachdem, was man im neuen variablen Firmenparameter (ZEIT: Klick_unbegr_Abwesenheit) eingestellt hat, wird man vorrangig auf die gewünschte Seite Abwesenheit bearbeiten oder Buchung bearbeiten weitergeleitet. Standardmäßig gelangt man bei Klick auf die unbegründete Abwesenheit auf die Seite Abwesenheit bearbeiten. Damit man auch auf die unbegründete Abwesenheit klicken kann, muss in der Maske System/Systemeinstellungen im Feld Vergessene Buchung der Abwesenheits-Zeitspeicher der unbegründeten Abwesenheit eingetragen sein. Seite September 2018

55 Zeitmodelloptionen in SelfService und Workflow Es wurde die Möglichkeit geschaffen, Zeitmodelloptionen für einen Tag bzw. einen ganzen Zeitraum zu aktivieren oder zu deaktivieren. Mithilfe von Zeitmodelloptionen können Zeitmodellbefehle aktiviert bzw. deaktiviert werden. Damit können z.b. ganze Überstundenberechnung ein- oder ausgeschalten werden. Über das Hamburger-Menü wird die Seite Neue Zeitmodelloption aufgerufen. Je nach Berechtigung können diese Optionen direkt aktiviert bzw. deaktiviert werden oder auf Antrag an den Vorgesetzten. In der Zeitlistendefinition stellen Sie ein, welche Optionen im SelfService verfügbar sein sollen. Dazu gibt es den neuen Typ Zeitmodelloptionen für das SelfService. Die Spalte Standard gibt an, ob die Option standardmäßig ein- oder ausgeschaltet ist. Ist die Option ausgeschaltet kann diese mit Aktivieren der Checkbox eingeschaltet werden. Sobald eine Option geändert wurde, wird diese in fetter Schrift dargestellt. Wurde diese Änderung gespeichert, wird die Option in roter Schrift angezeigt. SelfService: Stundenübersicht auf Startseite Auf der Hauptseite des SelfService haben Sie nun die Möglichkeit, den aktuellen Stand (Stand vom Vortag) einzelner Zeitspeicher und den Resturlaub der Mitarbeiter darzustellen. Welche Zeitspeicher und in welchen Farben diese angezeigt werden sollen, kann in der Zeitlistendefinition definiert werden September 2018 Seite 50

56 Firma/Zeitlistendefinition: Hier tragen Sie jene Zeitspeicher ein, die im Mitarbeiter- und Vorgesetzten SelfService auf der Startseite als Stundenübersicht angezeigt werden sollen. Mit Klick auf den Button wird eine Detailansicht eingeblendet, in der die Farben und Grenzen für den Zeitspeicher angezeigt und auch geändert werden. In der Detailansicht definieren Sie beliebig viele Grenzen/Farben. Für jede Grenze verwenden Sie entweder einen Zeitspeicher oder einen direkt angegebenen Wert. Beispiel für den Zeitspeicher Saldo : Seite September 2018

57 Wenn der Mitarbeiter einen Saldo zwischen (= Wert Untergrenze) und der negativen Wochensollzeit (= Zeitspeicher Obergrenze) hat, dann soll dies im SelfService rot markiert werden. Mit dem Speicher -10 haben Sie die Möglichkeit, den Resturlaub auf der Stundenübersicht anzuzeigen. Auch hier können Sie beliebige Fragen und Grenzen in der Detailansicht hinterlegen: September 2018 Seite 52

58 SelfService: mehrere Buchungen erfassen Wenn man im SelfService in der Zeitdatenliste auf neue Buchung im Hamburger-Menü klickt, dann öffnet sich folgende Seite: Man kann zwischen den Bereichen einzelne Buchung und mehrere Buchungen wechseln. Im Bereich mehrere Buchungen haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Buchungen zusammengefasst auf einer Seite einzutragen und zu buchen. Standardmäßig ist zu Beginn eine Zeile verfügbar. Durch Klicken auf das Symbol können beliebig viele Zeilen hinzugefügt werden. Es werden jene Spalten angezeigt bzw. sind jene Buchungen auswählbar, welche in der Zeitdatenlistendefinition für den jeweiligen User hinterlegt sind. Wenn man in der Zeitdatenliste auf eine unbegründete Abwesenheit ( ) bzw. auf eine fehlende Buchung (?) klickt, hat man ebenfalls die Möglichkeit, mehrere Buchungen einzutragen. Neue Felder Hinweis für Antrag und Notiz für Zeitdatenliste Mit dem Hinweis für Antrag (früher Hinweis ) können Sie weitere Informationen betreffend der Buchung eintragen. Zusätzlich kann man auch eine Notiz für die Zeitdatenliste erfassen, welche dann in der Spalte Notiz angezeigt wird. Die Felder Hinweis für Antrag und Notiz für Zeitdatenliste stehen auch in allen anderen Antragsseiten zur Verfügung. Wenn kein Antrag notwendig ist, wird das Feld Hinweis für Antrag nicht angezeigt. Seite September 2018

59 SelfService: Bei Anträgen wird Auszug aus Zeitdatenliste angezeigt In den Anträgen im Vorgesetzten SelfService kann man mit Klick auf das Symbol für den aktuellen Tag einblenden: die Zeitdatenliste Zusätzlich öffnet sich die Zeitdatenliste, wenn man auf den Namen des Dienstnehmers klickt. SelfService: Neues Design Mit Hilfe von Icons haben Sie einen Überblick über alle Menüpunkte im Mitarbeiter und Vorgesetzten SelfService: Neben dem Link In Vorgesetzten SelfService wechseln sehen Sie, ob es offene Benachrichtigungen, offene Anträge, offene Freigaben oder offene Fehlbuchungen im Vorgesetzten SelfService gibt. Alle Icons sind in der Onlinehilfe unter Home/SelfService/Fenster/Mitarbeiter SelfService/Allgemein beschrieben September 2018 Seite 54

60 Es wird das Icon des Bereiches, in dem Sie sich gerade befinden, fett markiert. Sie können mit Hilfe der Icons auch direkt in einen anderen Bereich wechseln. Mit Hilfe des Hamburger-Menüs können Sie die Ihnen freigegebenen Zeitdatenspalten direkt ändern oder eine Änderung beantragen: Seite September 2018