Social BPM Lab Ein kollaboratives Erlebnis für Studierende und Praktiker

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1 Social BPM Lab Ein kollaboratives Erlebnis für Studierende und Praktiker Dr. Thomas Karle, Horus software GmbH Stuttgart, 25. Oktober 2012

2 Agenda Social BPM Lab: Ein kollaboratives Erlebnis Prozessgestaltung bei zunehmender Komplexität in Unternehmen Die Herausforderung Klassisches Geschäftsprozessmanagement Business Process Reengineering Probleme bei der Einbindung von Mitarbeitern Neuer Ansatz Social BPM Sozialisierung der Prozessgestaltung Unterstützung durch vordefinierte Geschäftsprozesse Social BPM Lab(s) Erfahrungsbericht Fazit Horus software GmbH 13. Juni 2012

3 Prozessgestaltung bei zunehmender Komplexität in Unternehmen Die Herausforderung Horus software GmbH

4 Prozessgestaltung bei zunehmender Komplexität Die Herausforderung Horus software GmbH

5 Prozessgestaltung bei zunehmender Komplexität Die Herausforderung Anforderungen Geschäftsprozessmanagement Modellierung & Simulation Prozess-Streamlining Prozessimplementierung Prozessmonitoring Qualitätsmanagement Zertifizierungen Wissensmanagement Dokumentation Prozesswissen Wissensmngt.-Prozesse Multikulturelle Umgebung Kollaborative Prozessgestaltung mit fachübergreifenden Teams an mehreren Standorten Horus software GmbH

6 Klassisches Geschäftsprozessmanagement Business Process Reengineering und Herausforderungen beim Geschäftsprozessmanagement Horus software GmbH

7 Klassisches Geschäftsprozessmanagement Business Process Reengineering Ist-Analyse Horus software GmbH

8 Klassisches Geschäftsprozessmanagement Business Process Reengineering Soll-Analyse Horus software GmbH

9 Klassisches Geschäftsprozessmanagement Probleme bei der Einbindung von Mitarbeitern Preisgeben des persönlichen Kapitals Wissen Ängste vor Veränderungen Widersprüche zwischen persönlichen Zielen und Unternehmenszielen Zurückhaltung bei der Übernahme von Verantwortung für Entscheidungen Verweigerungshaltung durch von oben erzwungene Vorgaben Wissen über die Geschäftsprozesse ist in Unternehmen nur fragmentiert vorhanden Fachbereich fällt eine formale Beschreibung von Prozessen schwer Horus software GmbH

10 Neuer Ansatz Social BPM Horus software GmbH

11 Neuer Ansatz: Social BPM Einbindung der Beteiligten über Web 2.0-Technologien Sozialisierung Business Evolution der Prozessausführung Sozialisierung der Prozessgestaltung Business- Sicht Prozess- Sicht Analyse Unterstützung Prozessmodelle durch Web 2.0- Portal Implementierung Change Management Agile Prozessmodellierung in Business Communities + Kollaboratives Arbeiten + Kommunikation und Knowledge Sharing Reconciliation + Best Practice-Modelle Service- Sicht Web- Service Rules Engine Web- Service BPEL IF Web- Service IF Service Bus Legacy Human System Workflow Horus software GmbH Legacy System Legacy System

12 Social BPM Definition Sozialisierung der Prozessgestaltung (Social BPE) Bereitstellung einer Social Networking-Plattform mit Zugriff für alle Mitglieder der Business Community Zugriff auf Wissensträger: Moderatoren- und Expertenrolle Intuitiv zu bedienende und einfach verständliche Modellierungsund Simulations-Tools Gemeinsames Repository der in der Community erstellten Prozessmodelle Unterstützung von Kollaboration im Business Process Engineering: Vielfältige Online-Kommunikationsmöglichkeiten Kollaboratives Modellieren und Simulieren (extreme modeling) Austausch von Modellen und Modellfragmenten (model reuse) Qualitätssicherung (review, approval) Branchen- und aufgabenspezifische Best Practice-Modelle Horus software GmbH

13 Social BPM - Kollaboratives Arbeiten Web 2.0 Funktionalitäten Horus software GmbH

14 Social BPM und Best Practice-Modelle Unterstützung durch vordefinierte Geschäftsprozesse Horus software GmbH

15 Konkretisierung mit der Oracle E-Business Suite Vordefinierte Geschäftsprozesse Hierarchischer Aufbau der Referenzmodelle Enterprise Business Service Orchestration Assignment2 Order Order2 Shipment Shipment2 Cash Orchestrierung von Business Services Abstraktion Schicht L 1 Schicht L 2 Rough Process Grober allgemeiner Ablauf eines Business Services Detailed Process with Roles Detailschritte jeweils mit Rollenzuordnung Schicht L 3 User Instruction Lagerarbeiter Handlungsanweisung für spezifische Rollen Function / IT Service Standard- oder Zusatzfunktion bzw. -Service Horus software GmbH

16 Social BPM und Best Practice-Modelle L1 Grober betriebswirtschaftlicher Ablauf Horus software GmbH

17 Social BPM und Best Practice-Modelle L2 Detailprozess mit Rollenzuordnung Horus software GmbH

18 Social BPM und Best Practice-Modelle L3 User Instructions (Handlungsanweisungen) Horus software GmbH

19 Social BPM und Best Practice-Modelle Unterstützung durch vordefinierte Geschäftsobjekte Horus software GmbH

20 Social BPM Lab(s) Erfahrungsbericht Horus software GmbH

21 Social BPM Lab Typische Social BPM-Infrastruktur Fachexperte Vorfertigung Standort Fachexperte Zubereitung Gesamtmoderator / Versuchsleiter Zentrale Horus Expert on Demand Intranet Übergreifende Prozessintegratoren Moderator / Versuchsleiter Qualitätsmanager Internet Prozessintegrator Produktion Intranet Horus software GmbH Prozessintegrator Einkauf Prozessintegrator Marketing

22 Social BPM Lab Methodisches Vorgehen Projektmanagement Qualitätssicherung Dokumentation Modellierungsstrategie Projektinitialisierung Kontextanalyse SWOT-Analyse Strategieanalyse Strukturanalyse Ablaufanalyse Prozess-Cluster Prozessmanagement Prozessimplementierung Projektdefinition Modellierung der Unternehmensarchitektur Organisationsstrukturanalyse Business Performance Management Systemarchitektur- Design Kennzahlenanalyse Risikoanalyse Process Evolution Phase 0: Vorbereitung Phase 1: Strategie und Architektur Phase 2: Geschäftsprozessanalyse Phase 3: Nutzung Horus software GmbH

23 Horus Methode Kernelemente der Geschäftsprozessmodellierung Geschäftsprozesse Ablaufmodelle Rollen / Ressourcen Objektmodelle Organisationsmodelle Horus software GmbH

24 Verfeinerung Social BPM Lab Vorgegebene hierarchische Struktur Abstraktion Zusammenspiel der Standorte Level L 1 Grobe Prozesse Grobe Prozesse an den Standorten Level L 2 Prozess mit Rollen Detaillierte Prozesse mit Rollenzuordnung Vertriebsberater Horus software GmbH

25 Social BPM Lab Ablauf eines Labs Methoden- und Tool-Training Die Teilnehmer werden entsprechend ihrer Vorkenntnisse in Form eines Webinars in der Anwendung der Horus Methode und der Tools geschult. Dauer: 30 Min. 2 Stunden, in Abhängigkeit von den Vorkenntnissen Einweisung der Teilnehmer Im Rahmen einer Web-Konferenz erläutert der Moderator die Rahmenbedingungen und die Durchführung des Versuchs. Dauer: Min. Kollaboratives Arbeiten im Lab Finale Die Lab-Teilnehmer agieren entsprechend ihrer Rollen und erarbeiten die angestrebten Ergebnisse. Dauer: 4 Std. mehrere Tage (nicht zwangsläufig am Stück), je nach Umfang der Aufgabe Der Moderator fasst den Ablauf des Versuchs zusammen und vermittelt einen Eindruck von den Ergebnissen. Für Studierende folgt die Übergabe von Teilnahmezertifikaten Horus software GmbH

26 1. Social BPM Lab Verteiltes Unternehmen im IT-Hardware-Umfeld Produktionsplanung Fertigung Produktionssteuerung Web Shop & Konfigurator Einkauf Lagerverwaltung Konstanz Produktmanagement Einkauf Lagerverwaltung Direktverkauf Karlsruhe Einkauf Fremdfertigung Lagerverwaltung Verkauf im Außendienst Ettlingen Unterstützungsprozesse Finanzen & Controlling Personalwesen Administration Horus software GmbH

27 1. Social BPM Lab Verteiltes Unternehmen im IT-Hardware-Umfeld Horus software GmbH

28 1. Social BPM Lab Ergebnisse Ergebnisse (in fünf Stunden!): - 66 Ablaufmodelle (Prozesse) Aktivitäten (Prozessschritte) Kleiner Film über das Lab Horus software GmbH

29 2. Social BPM Lab Verteiltes Fast-Food-Unternehmen Heidenheim St. Gallen Nürnberg Osnabrück Konstanz Berlin Karlsruhe Horus software GmbH

30 3. Social BPM Lab Global verteilte Unternehmen in der Textilbranche Ufa Freiburg Ettlingen St. Petersburg Karlsruhe Budapest Konstanz Horus software GmbH

31 Fazit Horus software GmbH

32 Social BPM Lab Ein kollaboratives Erlebnis Fazit Zusammentragen und Dokumentieren des Wissens von Vielen in kürzester Zeit Für Studierende: Das Lab simuliert in einer vereinfachten Weise die Umsetzung oder Änderung von Geschäftsprozessen in global aufgestellten Unternehmen Für BPM-Projekte: Es können sehr effektiv umzusetzende Anforderungen beschrieben werden Auch Unterstützung für weitere Projektphasen wie z.b. Implementierung (Generatoren) und Test (Dokumentation von Testfällen) Basis für die permanente Verbesserung von Geschäftsprozessen Vorteile der kollaborativen Cloud-Umgebung Die schnelle Einrichtung einer Cloud Umgebung ermöglicht einen kurzfristigen Aufbau einer weltweit verteilten BPM-Infrastruktur Skalierbarkeit bei der Anzahl der Benutzer und bei der Qualität der Services Kostengünstiger Einstieg in BPM durch die Cloud-Umgebung mit anpassbarer Auslastung Horus software GmbH

33 Generelles Fazit zu Social BPM Beitrag zur Reduzierung menschlicher Probleme I Preisgeben des persönlichen Kapitals Wissen Durch hohe Volatilität wiegt Beteiligung am Change Management und Wissen über die Durchführung von Änderungen mehr Ängste vor Veränderungen Beteiligung an den Veränderungen kann diese Ängste reduzieren Differenz zwischen persönlichen Zielen und Unternehmenszielen Wird durch Social BPM zwar nicht gelöst, aber: leichteres Einbringen von Ideen durch die stärkere Einbindung aller Beteiligten Zurückhaltung bei der Übernahme von Verantwortung für Entscheidungen Entscheidungen werden durch die Community getroffen Horus software GmbH

34 Generelles Fazit zu Social BPM Beitrag zur Reduzierung menschlicher Probleme II Verweigerungshaltung durch von oben erzwungene Vorgaben Es werden Ziele vorgegeben, die dann kollaborativ umgesetzt werden Fragmentiertes Wissen über die Geschäftsprozesse Durch kollaborative Umgebung (z.b. Bereitstellung als Wikis) werden Gesamtprozesse und Prozess-Schnittstellen transparent Probleme mit formalen Methoden beim Fachbereich Kann durch vorstrukturierte Best Practice-Modelle reduziert werden Generell: Mehr Spaß an der Arbeit durch gemeinschaftliches anspruchsvolles Arbeiten auf Basis von Web 2.0 Technologien Horus software GmbH

35 Social BPM Weiterführende Informationen Horus software GmbH

36 Kontakt Dr. Thomas Karle Senior Vice President Horus software GmbH Pforzheimer Str Ettlingen (Technologieregion Karlsruhe) Tel Fax Web: Horus software GmbH

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