Nach dem Start von PowerPoint erscheint folgendes Willkommens-Fenster:

Transkript

1 1 PowerPoint-Präsentationen Zur multimedialen Unterstützung von Vorträgen ist es oft zweckmäßig, diese durch eine PowerPoint-Präsentation zu untermalen. Eine Präsentation besteht, ähnlich wie eine Dia- Show, aus einer Anzahl von Folien, die entweder zeitgesteuert (automatisch) oder auf Kommando (Mausklick, Tastendruck) angezeigt werden. Der Vorteil einer solchen Präsentation liegt in der Flexibilität und darin, dass die Elemente auf den Folien (Bilder, Text) nicht mit einem Mal da sind, sondern ebenfalls schrittweise und mit einem Bewegungseffekt erscheinen können. 2 Anlegen einer PowerPoint-Präsentation Nach dem Start von PowerPoint erscheint folgendes Willkommens-Fenster: Hier haben wir die Wahl, auf welchem Wege wir die neue Präsentation gestalten möchten: nach Anleitung durch den AutoInhalt-Assistenten, der die Präsentation nach Auswahl eines Themas und weiterer Vorgaben weitgehend selbständig gestaltet. Die vorgegebenen Themen stammen dabei allerdings hauptsächlich aus dem kaufmännischen Bereich. Der Inhalt der Präsentation kann jedoch den eigenen Wünschen angepasst werden. unter Verwendung einer Entwurfsvorlage. PowerPoint liefert eine Reihe von Vorlagen mit, die den Hintergrund der Folien sowie die Gestaltung der Texte vorgeben. als leere Präsentation. Hier müssen wir zwar alle Details selbst bestimmen, haben dafür aber auch den größten Gestaltungsspielraum. Wir können von hier aus aber auch eine vorhandene Präsentation öffnen. Sollte die gewünschte Präsentation nicht bereits in der Liste aufgeführt sein, hilft ein Klick auf "Weitere", um sie in den vorhandenen Laufwerken bzw. Ordnern zu suchen. 2.1 Einrichten des Folienformates Bevor wir beginnen, müssen wir festlegen, auf welchem Medium die Präsentation ausgegeben werden soll. Dies können wir im Befehlsfenster Datei Seite einrichten festlegen. 1

2 Wir haben neben der Bildschirmpräsentation und verschiedenen Papiergrößen auch das 35-mm-Dia zur Verfügung. Es gibt Geräte, mit denen vom PC aus ein Dia-Film direkt belichtet werden kann. Für diese Anleitung soll von der Bildschirmpräsentation ausgegangen werden, denn nur sie bietet die Möglichkeiten der Animation und des Folienübergangs. 2.2 Die erste Folie Eine neue Folie können Sie auf verschiedene Weisen anlegen lassen: 1. Sie klicken auf Einfügen Neue Folie Neue Folie 2. Sie klicken auf das Symbol Neue Folie in der Symbolleiste. Es erscheint in beiden Fällen folgendes Fenster, mit dem Sie ein Layout für die nächste Folie auswählen können. Die meisten dieser Layouts enthalten bereits Platzhalter für Titel, Tabellen, Bilder und andere Objekte. Es gibt aber auch eine leere Folie, in die man nachträglich Titel, Texte, Bilder u.a. einfügen kann. Wenn diese leere Folie gewählt wird, erscheint folgender Bildschirm, der die erste Folie in der Normalansicht anzeigt, so dass sie jetzt bearbeitet werden kann: 2

3 Foliengliederung: Hier können Sie einen Titel für die Folie schreiben oder durch Enter eine neue Folie anlegen. Bearbeitungsbereich Foliennotizen Sie klicken in der Foliengliederung hinter das Symbol einer Folie und betätigen die Enter- Taste. Es wird an dieser Stelle eine neue Folie angelegt. Das Folienlayout dieser neuen Folie muss aber noch eingestellt werden. Folienlayout nachträglich ändern: Um bei einer Folie nachträglich ein anderes Folienlayout zu wählen, rufen Sie den Befehl Format Folienlayout auf und wählen den gewünschten Typ. Unterhalb des Menüs und der Symbolleisten gibt es drei Bereiche: Foliengliederung: hier werden alle Folien nummeriert aufgelistet. Sollte die Folie bereits einen Titel haben, so wird dieser hier ebenfalls angezeigt. Man kann jedoch an dieser Stelle auch einen neuen Titel für die Folie schreiben. Am unteren Rand dieses Bereichs kann zwischen den verschiedenen Ansichten umgeschaltet werden. Bearbeitungsbereich: in diesem rechten, größeren Bereich sehen wir die eigentliche Folie und können sie hier auch bearbeiten, indem wir Texte schreiben, Bilder einfügen usw. Ich werde ihn im Folgenden den Bearbeitungsbereich nennen. Foliennotizen: unterhalb des Bearbeitungsbereiches finden wir den Bereich für die Foliennotizen. Notizen, die wir hier eintragen, gehören zur jeweiligen Folie und können zusammen mit der Folie als Notizblatt ausgedruckt werden. Während der Präsentation sind diese Notizen nicht sichtbar. Umschalten zwischen verschiedenen Ansichten: Folienansicht Normalansicht Gliederungsansicht Foliensortierungsansicht Start der Präsentation 3

4 Für den Bearbeitungsbereich lassen sich Lineale und Führungslinien einschalten. Dies geschieht im Menü Ansicht. Die Führungslinien können mit der Maus bewegt werden, wobei gleichzeitig die aktuelle Position angezeigt wird. Wird dabei die Strg-Taste gedrückt gehalten, entsteht eine weitere Führungslinie. An den Führungslinien können Bilder o. a. Objekte bequem ausgerichtet werden, da sie an der Linie einrasten. 3 Die Gestaltung des Folien-Hintergrundes Zur farblichen Gestaltung der Folie dient der Befehl Format Hintergrund. Es erscheint folgendes Fenster: Zur Änderung des Hintergrundes hier klicken Der gewählte Hintergrund wird auf alle Folien angewendet, sogar auf neue Der gewählte Hintergrund wird nur auf die aktuelle Folie angewendet Der Hintergrund kann einfarbig gestaltet werden, wobei die Farbe beliebig gewählt werden kann: 4

5 Farbton und -sättigung einstellen Helligkeit einstellen oder es wird einer der folgenden Fülleffekte gewählt: Um eine Grafik als Hintergrund zu verwenden, wird die letzte Registerkarte gewählt und das gewünschte Bild gesucht: 5

6 Das Hintergrundbild wird automatisch auf die Foliengröße skaliert und dabei gegebenenfalls auch verzerrt. Außerdem erscheint ein Hintergrundbild immer unmittelbar mit der Folie. Soll es animiert, also mit einem gewissen Bewegungseffekt erscheinen, so gelingt dies nur über den Befehl Bildschirmpräsentation Folienübergang (siehe dort!) 4 Bilder, Textfelder und andere Objekte einfügen und bearbeiten Sofern Sie bereits in irgendwelchen Internet-Seiten, Word-Dokumenten, anderen Präsentationen usw. über passende Bilder, Textfelder, Zeichnungen o. ä. verfügen, können Sie diese über Bearbeiten Kopieren (Strg + c) kopieren und in PowerPoint über Bearbeiten Einfügen (Strg + v) der Folie hinzufügen. Gerade für Bilder und andere Grafiken ist jedoch nach Möglichkeit das Einfügen mit Hilfe des Befehls Einfügen Grafik Aus Datei vorzuziehen. 4.1 Internet-Inhalte Häufig findet man im Internet interessante Texte, Grafiken oder Fotos. Um diese in einer Präsentation einzusetzen. können wir folgendermaßen vorgehen: 1. Genau wie in Word wird der Text markiert und mit Bearbeiten Kopieren (Strg + c) in die Zwischenablage gebracht. Diese ist unsichtbar! In der PowerPoint-Präsentation wird der Text mittels Bearbeiten Einfügen (Strg + v) eingefügt und dann weiter bearbeitet. 2. Bilder oder Grafiken können genau so aus dem Internet geholt werden. 3. Bei einem Bild ist es jedoch besser, es mit der rechten Maustaste anzuklicken, um das Kontextmenü aufzublättern. Mit dem Befehl Bild speichern unter... wird es dauerhaft gesichert. In PowerPoint kann es dann mit dem Befehl Einfügen Grafik Aus Datei der Folie hinzugefügt werden. 4.2 Bilder Nachdem der Hintergrund der Folie gestaltet ist, können wir uns dem eigentlichen Folieninhalt widmen. Gehen wir wieder davon aus, dass wir ein leeres Folienlayout gewählt haben, auf dem also keine Platzhalter für Titel, Texte, Bilder oder andere Objekte vorhanden sind. Dann können z.b. Bilder mit Hilfe des Befehls Einfügen Grafik Aus Datei oder unter Verwendung der Zwischenablage eingefügt werden: 6

7 Dieser Befehl kann immer nur ein Bild einfügen, aber auf jeder Folie mehrmals ausgeführt werden, wenn mehrere Bilder erforderlich sind. Die Größe der eingefügten Bilder kann dann mit der Maus geändert werden: Dabei sollte immer an einem Eckpunkt des Bildes gezogen werden, um das Bild nicht zu verzerren. Um das Bild zu bewegen, fassen wir mit der Maus in die Mitte des Bildes und schieben es an den gewünschten Platz. Das Ändern der Größe und der Position der Bilder unter Verwendung der Maus kann durch die Führungslinien bequem gesteuert werden, da sie an diesen Linien einrasten. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Maße der Führungslinien nicht exakt mit den Größen der Objekte übereinstimmen (was andererseits nicht so schlimm ist, da es auf der Folie nur auf relative Größen und Lagen ankommt). Bilder können jedoch nicht nur an den sichtbaren Führungslinien, sondern auch an einem 7

8 unsichtbaren Raster oder an anderen Objekten ausgerichtet werden. Zu diesem Zweck kann der Befehl Zeichnen - Ausrichten in der Zeichnen-Symbolleiste aufgerufen werden: Mehrere zur Zeit markierte Autoformen können zu einem neuen Objekt (einer Gruppe) zusammengefasst werden Freies Drehen von Objekten Markieren von Objekten Der Befehl Ausrichten oder verteilen dient der automatischen Ausrichtung mehrerer Objekte Autoformen Mit Hilfe der Zeichnen-Symbolleiste können geometrische Figuren und andere sogenannte Autoformen der Folie hinzugefügt werden. Diese lassen sich wie Bilder formatieren. Interessant ist auch, dass wir solche Objekte (Autoformen, Textfelder u. ä.) mit Hilfe des Symbols Freies Drehen verdrehen können. Mit Hilfe der Maus können mehrere Autoformen markiert werden, solange der Pfeil Objekte markieren eingeschaltet ist, indem entweder bei gedrückter Umschalttaste die gewünschten Objekte nacheinander angeklickt werden oder ein Rechteck aufgezogen wird, welches die gewünschten Objekte vollständig enthält. Die so markierten Objekte können nun gemeinsam bearbeitet werden oder sogar zu einem neuen umfassenden Objekt gruppiert werden, das danach immer als ein Objekt bearbeitet werden kann Formatieren von Bildern Position, Größe und weitere Eigenschaften der Bilder lassen sich aber auch über Format - Grafik einstellen. Dabei ist besonders die Registerkarte Grafik interessant: Hier kann das Bild von jeder Seite her beschnitten werden, falls nur ein Detail interessant ist. Mit dem Detail Farbe in der Bildsteuerung können wir das Bild farblich als Schwarz-Weiß- Bild, in Graustufen oder als Wasserzeichen darstellen. Außerdem können Helligkeit und Kontrast eingestellt werden. 8

9 Eine andere Möglichkeit, das Bild zu bearbeiten, bietet die Grafik-Symbolleiste, die sich öffnet, wenn ein Bild auf der Folie angeklickt wird. Sollte sie nicht erscheinen, so können wir sie mit dem Befehl Ansicht-Symbolleisten-Grafik einschalten Ihre Symbole haben folgende Bedeutung: Symbol Nr. Bedeutung 1 Neues Bild aus Datei einfügen 2 Bildsteuerung, z.b. Wasserzeichen oder schwarz-weiß 3 Bildkontrast erhöhen 4 Bildkontrast verringern 5 Bild heller 6 Bild dunkler 7 Bild zuschneiden 8 Linienart für den Bildrahmen auswählen 9 Bild neu einfärben (z.b. für Diagramme und Organigramme) 10 Ruft den Befehl Grafik formatieren auf 9

10 11 Wenn man mit diesem Werkzeug einen Punkt im Bild anklickt, dann wird das Bild an dieser Stelle durchsichtig und an allen anderen Stellen, die die gleiche Farbe haben, wie dieser Punkt. 12 Entfernt den Zuschnitt aus der markierten Grafik und stellt die ursprünglichen Einstellungen für die Farbe, Helligkeit und den Kontrast wieder her Die Reihenfolge von Bildern ändern Wenn mehrere Bilder oder andere Objekte auf einer Folie angeordnet sind, kann es möglich und gewollt sein, dass sich diese gegenseitig überlappen. Dann ist es nötig festzulegen, welches Objekt im Vordergrund steht und welches dahinter zurücktritt. Zu diesem Zweck wird das gewünschte Objekt markiert und der Befehl Zeichnen Reihenfolge in der Zeichnen-Symbolleiste aufgerufen und die gewünschte Aktion gewählt.. Den Befehl Reihenfolge kann man auch nach einem Rechtsklick in das Objekt aus dem erscheinenden Kontextmenü auswählen. 4.3 Textfelder und Titel Auf einer Folie kann Text auf zwei Arten angezeigt werden, nämlich als einfache Textfelder oder als Titel. Textfelder dienen dazu, mehr oder weniger umfangreiche Texte an den dafür vorgesehenen Stellen der Folie anzuzeigen. Diese Texte können dabei auch gegliedert sein. Sie werden jedoch nicht im linken Bereich als Folientitel angezeigt. Felder für Titel werden von bestimmten Folienlayouts als Titel-Platzhalter angeboten. Um sie zu nutzen, kann man beim Anlegen einer neuen Folie ein passendes Layout, das Titel enthält, wählen. Um den Titel zu schreiben, klicken wir in den Platzhalter und beginnen zu schreiben. Um eine Folie jedoch nachträglich mit einem Titel zu versehen, suchen wir die gewünschte Folie in der Foliengliederung auf und klicken hinter das Foliensymbol. 10

11 Jetzt kann der Titel geschrieben werden. Er erscheint gleichzeitig auf der Folie. Ein Feld oder Objekt für einen Titel, das man in die Folie einfügen könnte, gibt es nicht. Titel können im Gegensatz zu normalen Textfeldern auch nicht gegliedert werden Einfügen von Textfeldern Das Einfügen eines Textfeldes erfolgt entweder durch Anwenden des Befehls Einfügen Textfeld oder durch Klicken auf das entsprechende Symbol in der Zeichnen-Symbolleiste: In beiden Fällen ändert sich der Mauszeiger in eine Schreibmarke. Mit einem Klick in die Folie an der gewünschten Stelle entsteht dort ein Textfeld. Dieses wird beim Schreiben immer länger und kann schließlich in andere Objekte hineinragen......und muss dann in der Größe angepasst werden: Dabei wird seine Höhe automatisch an den Inhalt angepasst. Beim Arbeiten am Textfeld müssen zwei Modi unterschieden werden: 11

12 1. man arbeitet am Text selbst, der Rand des Textfeldes ist schräg gestrichelt. 2. Soll dagegen das Textfeld als Ganzes bearbeitet werden, also z. B. verschoben oder in der Größe geändert oder formatiert werden, dann muss man den Rand selbst anklicken. Er erscheint jetzt punktiert. Innerhalb eines Textfeldes können wie in einem Textverarbeitungsprogramm Zeilenwechsel und Absätze eingefügt werden, sodass der Text eines Textfeldes mehrere Absätze enthalten kann Formatieren von Text Texte können auf einer Folie genau so formatiert werden, wie in Word: der Text wird markiert und mit dem Befehl Format - Zeichen eingerichtet. Alternativ dazu können auch die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste verwendet werden. Mit dem Befehl Format Zeichen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Änderungen zum Standard für neue Objekte zu erheben, um z.b. immer die gleiche Schriftart zu verwenden Gliedern von Text in Textfeldern Die Absätze eines Textfeldes können in höhere oder tiefere Gliederungsebenen versetzt werden, um den logischen Zusammenhang der Absätze festzulegen. Dieser Zusammenhang wird dadurch sichtbar gemacht, dass alle Absätze derselben Gliederungsebene eines Textfeldes um den gleichen Betrag eingerückt werden. Neben dem Einrücken gibt es jedoch noch einen anderen wichtigen Grund, weswegen Absätze in verschiedene Gliederungsebenen gesetzt werden. Während der Vorführung der Präsentation können die Absätze eines Textfeldes einzeln oder in Gruppen erscheinen, wenn dies vom Vortragenden gewünscht wird. Welche Absätze dabei gemeinsam erscheinen, kann durch ihre Zugehörigkeit zu den Gliederungsebenen gesteuert werden. Wir werden darauf im Kapitel Animation näher eingehen. In unserem Textfeld sollen mehrere Einträge (Absätze) nummeriert oder als nicht nummerierte Aufzählung aufgelistet werden und dann um einen definierten Betrag eingerückt werden, z. B.: In den Feuchtgebieten am Buckowsee finden wir u.a. Weiden Hasel Erlen... 12

13 Dazu können wir in folgender Weise vorgehen: 1. Nachdem das Textfeld eingefügt und der Text geschrieben wurde, können die Listenelemente markiert und mit Nummern oder Aufzählungszeichen versehen werden. Damit bleiben die Listenelemente jedoch zunächst links stehen, ohne eingerückt zu werden. 2. Das Einrücken der Listenelemente erfolgt mit Hilfe der Schaltfläche Tiefer stufen. Es entstehen im Zeilenlineal zwei neue Symbole für den Einzug der Listenelemente, mit denen man die Position der Aufzählungszeichen und des nachfolgenden Textes festlegen kann. Das Tieferstufen kann übrigens mit einer Schaltfläche Höher stufen rückgängig gemacht werden. 3. Durch Bewegen der Symbole für den Einzug der Absätze einer Gliederungsebene kann die Position der Aufzählungszeichen einerseits und der Zeilenanfänge andererseits getrennt voneinander für jede Gliederungsebene eingestellt werden. Innerhalb eines Textfeldes können übrigens bis zu 5 verschiedene Gliederungsebenen eingerichtet werden. 4.4 Hyperlinks Powerpoint bietet die Möglichkeit, jedes Objekt, ja sogar jedes einzelne Wort in einem Textfeld als Hyperlink mit einer anderen Datei gleich welchen Typs, einer Internet-Adresse oder einer -Adresse zu verknüpfen. Soll dieser Hyperlink beispielsweise auf eine andere Powerpoint-Präsentation verweisen, so kann sogar die Folie angegeben werden, zu der gesprungen werden soll. Um ein Wort oder ein Objekt als Hyperlink einzurichten, markieren wir dieses und rufen den Befehl Einfügen-Hyperlink auf. Außerdem gibt es den Befehl Hyperlink auch im Kontext- Menü beim Rechtsklicken auf ein Wort oder Objekt. 13

14 Die erste Zeile des erscheinenden Fensters wiederholt den markierten Hyperlink. In der zweiten Zeile muss das Ziel des Sprunges angegeben werden. Man kann es einschreiben oder unter Verwendung der Schaltflächen Datei... bzw. Webseite... auswählen. Wenn es in der Zieldatei Textmarken gibt, so kann man direkt zu einer dieser Marken springen lassen. Dazu fügen wir an den Dateinamen ein #-Zeichen und den Namen der Textmarke an. Im Beispiel soll ein Sprung zur Textmarke Hasel erfolgen, deshalb wird der Zusatz #Hasel an den Dateinamen angefügt. Wollen wir einen Sprung zu einer bestimmten Folie einer zweiten PowerPoint-Präsentation einfügen, so wird nach dem Dateinamen dieser Präsentation wieder das #-Zeichen und die Folien-Nummer eingetragen. Dieses Vorgehen ist sicherer als die Verwendung der Schaltfläche Textmarke..., mit der man das Sprungziel eigentlich auswählen soll. Bitte vergessen Sie nicht, in der Zieldatei einen Hyperlink für den Rücksprung zur ursprünglichen Präsentation einzurichten! Änderung der Darstellung von Hyperlinks Ein kleines Problem mag darin bestehen, dass PowerPoint die Darstellung des Hyperlinks automatisch verändert. So wird u.a. die Schriftfarbe geändert, so dass sie dann möglicherweise schwer lesbar ist. Diesem Problem können wir dadurch begegnen, dass wir die Darstellung des Hyperlinks umdefinieren. Dazu wählen wir den Befehl Format - Folien-Farbskala... und dort die Registerkarte Benutzerdefiniert. 14

15 Man beachte, dass besuchte und noch nicht besuchte Hyperlinks verschiedene Farben haben, die auch getrennt eingestellt werden müssen. Die Änderung der Farbskala bezieht sich normalerweise nur auf die aktuelle Folie (Übernehmen), kann aber auch auf alle Folien angewendet werden (Für alle übernehmen). 4.5 Tabellen Einfügen von Tabellen Eine einfache Tabelle kann mit Hilfe des Befehls Einfügen Tabelle angelegt werden, wobei hier zunächst nur die Zeilen- und Spaltenzahl angegeben werden kann. Diesem Befehl entspricht die Schaltfläche Tabelle einfügen in der Symbolleiste. Tabelle zeichnen Tabelle einfügen 15

16 4.5.2 Tabelle zeichnen Die zweite Möglichkeit, eine Tabelle anzulegen, besteht im Anwenden der Schaltfläche Tabelle zeichnen. In beiden Fällen öffnet der Befehl die Symbolleiste Tabellen und Rahmen und ändert den Mauszeiger in einen Zeichenstift. Radiergummi Zeichenstift Linienart wählen Linienstärke Linienfarbe Rahmenlinien einund ausblenden Hintergrundfarbe der Zelle Zellen verbinden Zellen teilen vertikale Ausrichtung in der Zelle festlegen Mit Hilfe dieses Stiftes kann auf der gewünschten Folie ein zunächst rechteckförmiger Umriss der Tabelle in der vorgesehenen Größe gezeichnet werden. Dieser kann dann mit Hilfe des Zeichenstiftes durch horizontale und vertikale Trennlinien im Innern der Tabelle fast beliebig in weitere Zellen aufgeteilt werden, wobei der Zeichenstift innerhalb der Tabelle anzusetzen ist. Die Trennlinie rasten dabei quasi an den begrenzenden Linien ein. Die so gebildeten Zellen können durch Verschieben der Gitternetzlinien in der Größe angepasst werden. Bei Bedarf kann man Gitternetzlinien mit dem Symbol Radiergummi löschen, wodurch benachbarte Zellen wieder verbunden werden bzw., falls dies nicht möglich ist, die bearbeitete Gitternetzlinie ausgeblendet wird. 16

17 4.5.3 Das Ausfüllen der Tabelle Zum Ausfüllen einer Tabelle kann man von Zelle zu Zelle durch Drücken der Tabulatortaste gelangen. Jede Zelle kann beliebig viel Text, sogar aus mehreren Absätzen bestehend, enthalten. Der Inhalt der Zelle kann mit allen Absatzformaten ausgerichtet werden, also z.b. auch mit Einzügen. Selbst eine Anordnung mit Hilfe von Tabulatoren ist möglich. Allerdings muss der Tabulatorsprung durch die Tastenkombination Strg+ eingefügt werden, da die Tabulatortaste innerhalb einer Tabelle ja zum Wechsel in die nächste Zelle dient. Tabellen dienen häufig zum Darstellen quantitativer Zusammenhänge. Die verwendeten Zahlen sollen dabei möglichst bündig untereinander angeordnet sein. Um dies zu erreichen, kann ein Dezimaltabulator in der Spalte, die Zahlen enthalten soll, angewendet werden. Dazu wird die Spalte markiert und im Zeilenlineal an der gewünschten Stelle der Dezimaltabulator eingesetzt. Zahlen, die in Zellen dieser Spalte eingetragen werden, müssen mit einem Tabulatorsprung (Strg+ ) an dieser Marke ausgerichtet werden. Um die Tabelle grafisch besser zur Geltung zu bringen, können die Zellen mit Rahmen und Hintergrundfarbe versehen werden. Dazu müssen sie vorher markiert werden, damit der Befehl Format Tabelle oder die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste angewendet werden kann. In diesem Befehlsfenster kann ein Text auch um 90 gedreht werden (Registerkarte Textfeld). 4.6 Filme In einer PowerPoint-Präsentation können nicht nur starre Bilder gezeigt werden, sondern auch Filmsequenzen. Leider ist PowerPoint nur in der Lage, Filme der Dateitypen mpeg1, wmv und avi darzustellen. Andere Filmtypen, z.b. mpeg2-dateien müssen vor dem Einfügen in einen dieser transcodiert werden. Filme der genannten Typen fügen Sie ein mit dem Befehl Einfügen Film und Sound Film aus Datei... oder Sie ziehen sie aus dem Explorer auf Ihre Folie. Sie können die entstehenden Film-Objekte natürlich noch positionieren und in der Größe anpassen. Eine weitere Möglichkeit, einen Film abzuspielen, besteht in der Benutzung einer interaktiven Schaltfläche. Unter Bildschirmpräsentation Interaktive Schaltflächen gibt es verschiedene solcher Symbole. Sie werden auf der Folie platziert und eingerichtet. Während der Vorführung kann man dann durch Anklicken eine Aktion abrufen, z.b. das Abspielen eines Films. Hierbei wird die Kontrolle über den Film an ein anderes Programm, in diesem Falle an einen passenden Video-Player übergeben. Deshalb ist eine Umwandlung des Video- Typs nicht erforderlich. 17

18 5 Animation von Objekten auf einer Folie Eine wesentliche Eigenschaft der PowerPoint-Präsentationen ist die Möglichkeit, die Objekte auf unseren Folien zu animieren, d.h. sie nach und nach sowie unter Verwendung bestimmter Bewegungs- und Klangeffekte auf der Folie erscheinen zu lassen. Dies hat nicht nur einen Unterhaltungswert, sondern kann helfen, die Aufmerksamkeit des Publikums gezielt auf bestimmte Inhalte zu lenken. So ist es beispielsweise sehr zweckmäßig, Bilder oder Punkte einer Aufzählung erst dann erscheinen zu lassen, wenn Sie mit Ihrem Vortrag an dieser Stelle angelangt sind. Allerdings sollte man sich vor Übertreibungen hüten, da sie auch vom Gegenstand des Vortrags ablenken können. 5.1 Einrichten der Animation für die Objekte auf einer Folie 1. Blenden Sie in der Normalansicht die Folie mit dem Text oder den Objekten ein, die Sie animieren möchten. 2. Klicken Sie im Menü Bildschirmpräsentation zuerst auf Benutzerdefinierte Animation und dann auf die Registerkarte Reihenfolge und zeitlicher Ablauf. Aktivieren Sie unter Folienobjekte zum Animieren überprüfen die Kontrollkästchen neben den zu animierenden Texten bzw. den zu animierenden Objekten. Das gerade aktivierte Objekt wird im rechten Vorschaufeld markiert. 18

19 3. Wenn Sie die Reihenfolge der Animation ändern möchten, wählen Sie das zu markierende Objekt unter Animationsreihenfolge, und klicken Sie dann auf einen der Pfeile, um das Objekt in der Liste nach oben oder unten zu verschieben. 4. Um den zeitlichen Ablauf einzustellen, markieren Sie das Objekt, und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Um die Animation durch Klicken auf den Text bzw. auf das Objekt zu starten, klicken Sie auf Bei Mausklick. Um die Animation automatisch zu starten, klicken Sie auf Automatisch, und geben Sie dann die Anzahl der Sekunden ein, die zwischen der vorherigen und der aktuellen Animation vergehen sollen. 5. Um für die zu animierenden Objekte einen Bewegungs- oder Soundeffekt festzulegen, schalten Sie die Registerkarte Effekte ein. Wählen Sie unter Eingangsanimation und Klang die gewünschten Optionen aus. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für jedes Objekt, das Sie animieren möchten. 6. Wenn Sie eine Vorschau der Animation erhalten möchten, klicken Sie auf Vorschau. 19

20 5.2 Animation von Textfeldern Wenn Sie ein Textfeld animieren möchten, das mehrere Absätze enthält, die ihrerseits möglicherweise noch verschiedenen Gliederungsebenen angehören, gehen Sie vor, wie im folgenden Beispiel beschrieben: Das zu animierende Textfeld enthält Absätze in 3 verschiedenen Gliederungsebenen. Wie für andere Objekte auch wird die Benutzerdefinierte Animation eingeschaltet: Unter Eingangsanimation und Sound wird der gewünschte Effekt gewählt. Unter Text einführen wählen Sie, dass alle Zeichen eines Absatzes gleichzeitig erscheinen sollen zumindest solange es sich um einen ernsthaften Vortrag handelt. Nun legen Sie fest, wie die Absätze der verschiedenen Gliederungsebenen erscheinen sollen: Stellen Sie nun ein, dass der Text nicht nach Absätzen gruppiert werden soll, so erscheint der gesamte Text mit einem Mal. Gruppiert nach Absätzen der 1. Ebene bedeutet: jeder Absatz der 1. Ebene erscheint einzeln. Folgen unmittelbar nach ihm jedoch Absätze der 2. oder noch tieferer Ebenen, so erscheinen diese gleichzeitig mit ihm. Danach erscheint der nächste Absatz der 1. Ebene zusammen mit seinen nachgeordneten Absätzen usw. 20

21 Gruppiert nach Absätzen der 2. Ebene bedeutet: jeder Absatz der 1. und 2. Ebene erscheint einzeln. Folgen unmittelbar nach dem Absatz der 2. Ebene jedoch Absätze der 3. oder noch tieferer Ebenen, so erscheinen diese gleichzeitig mit ihm. Danach erscheint der nächste Absatz der 2. Ebene zusammen mit seinen nachgeordneten Absätzen usw. 5.3 Animation von Diagrammen Beim Darstellen von Diagrammen in einer Präsentation kann es ebenfalls sinnvoll sein, die Werte des Diagramms nacheinander anzeigen zu lassen. Auch hierfür benötigen wir den Befehl Benutzerdefinierte Animation, dort jedoch die Registerkarte Diagrammeffekte. Hier schalten Sie zunächst das Kontrollkästchen Raster und Legende animieren ein, damit der äußere Rahmen des Diagramms nicht sofort mit der Folie, sondern erst zum gewünschten Zeitpunkt erscheint. Als nächstes entscheiden Sie unter Diagrammelemente einführen, ob die Daten ihres Diagramms gruppiert nach den Datenreihen (Serien) oder den Rubriken der x-achse (Kategorien) eingeblendet werden sollen oder sowieso alle gleichzeitig. Zum Schluss legen Sie unter Eingangsanimation und Sound die Effekte beim Erscheinen der Daten fest. 6 Folien sortieren Nachdem Sie alle Folien fertig haben, schalten Sie mit Ansicht Foliensortierung in die Foliensortierung, wo Sie die Folien in die richtige Reihenfolge bringen können. Ziehen Sie sie einfach mit der Maus an den richtigen Platz. Außerdem können Sie hier auch festlegen, auf welche Weise der Übergang von einer Folie zur nächsten erfolgen soll: Hier geht es auch zum Folienübergang Dieses Symbol liefert eine Vorschau des Folienübergangs 21

22 7 Folienübergang Komfortabler, weil mit etwas mehr Möglichkeiten versehen, ist das Einrichten des Folienübergangs durch Aufrufen des Befehls Bildschirmpräsentation Folienübergang oder der entsprechenden Schaltfläche in der Foliensortierung. 8 Start und Ablauf der Präsentation Dass die Präsentation immer von einer Person im Rahmen eines Vortrags gezeigt wird, ist nicht selbstverständlich. Gelegentlich wird eine Präsentation z.b. für Werbezwecke auch zeitgesteuert endlos wiederholt. Welchen Ablauf Sie für Ihre Präsentation verwenden wollen, legen Sie unter Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation einrichten fest: Die Präsentation selbst starten Sie mit dem Anfang, indem Sie den Befehl Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation vorführen aufrufen. Schneller geht das aber mit F5. Wollen Sie die Präsentation zur Probe von einer bestimmten Folie an starten, dann suchen Sie die Schaltfläche Bildschirmpräsentation in der Ansichten-Auswahl: Bildschirmpräsentation 9 Speichern der Präsentation Spätestens wenn die Präsentation fertig ist, wird sie gespeichert. Eigentlich sollte man schon während der Arbeit regelmäßig sichern, um keinen Datenverlust zu erleiden. Dies geschieht normalerweise mit dem Dateityp Name.ppt. Eine so gespeichert Präsentation kann allerdings 22

23 nur von einem Rechner wiedergegeben werden, auf dem PowerPoint installiert ist. Will man die Präsentation jedoch von einem Rechner vorführen lassen, der nicht über PowerPoint verfügt, so ist es zweckmäßig, den Pack-&-Go-Manager aufzurufen, der dabei hilft, die gesamte Präsentation so in einer Datei zu speichern, dass sie auf einem beliebigen PC lauffähig ist. Sie finden diesen Befehl unter Datei Pack & Go und folgen seinen Anweisungen. Interessant ist, dass Sie mehrere Präsentationen hier zusammenfassen können. Schließen Sie alle verknüpften Dateien und auch die Schriftarten ein, damit die Präsentation wirklich so erscheint, wie Sie es sich vorgestellt haben. Fügen Sie auch den Projektor hinzu, wenn Sie nicht sicher sind, ob PowerPoint auf Ihrem Zielrechner installiert ist. Am Ende entsteht eine Datei mit der Erweiterung.ppz, die allein aber nicht lauffähig ist. Sie enthält die Präsentation in gepackter Form. Um sie zu entpacken, ist noch die Datei pngsetup.exe nötig, die von PowerPoint mitgeliefert wird. Eine dritte Möglichkeit besteht darin, die Präsentation mittels Datei Speichern unter unter dem Dateityp PowerPoint-Pack & Go-Präsentation (*.pps) zu speichern. Diese Datei führt die Präsentation sofort vor, setzt aber PowerPoint voraus. 10 Drucken von Folien, Notizen oder Handzetteln Sollten Sie Ihre Präsentation nicht von einem Rechner aus vorführen, so werden Sie die Folien wahrscheinlich in Farbe drucken. Es ist jedoch auch möglich, den Inhalt in Form von Handzetteln mehr oder weniger verkleinert zu drucken, wobei mehrere Folien auf einem Blatt gedruckt werden. Um solche Handzettel zu erzeugen, rufen wir den Befehl Ansicht Master - Handzettelmaster auf und wählen, wie viele Folien auf einem Blatt erscheinen sollen. Wenn Sie Ihren Folien Notizen zugeordnet haben, so können Sie auch Notizenseiten drucken lassen, die jeweils eine Folie und die dazugehörigen Notizen enthalten. Diese Notizenseiten können auch mit Hilfe eines Notizenmasters bearbeitet werden. Das Ausdrucken der Folien, Handzettel oder Notizenseiten kann mit dem Befehl Datei Drucken aufgerufen werden. 23

24 Hier legen Sie auch fest, ob Sie gerade Folien, Handzettel oder Notizenseiten drucken wollen. Wenn es um Handzettel geht, so können Sie hier abweichend vom Handzettel-Master die Anzahl der Folien pro Seite einstellen. In vielen Fällen kann man darauf verzichten, die farbigen Hintergründe der Folien mit auszudrucken, oft verbessert sich sogar die Lesbarkeit, wenn man das Drucken der Hintergründe unterdrückt. Besonders beim Ausdrucken auf Laserdruckern macht sich das positiv bemerkbar. Daneben spart dieses Vorgehen auch noch Verbrauchsmaterial. Um nun diese Hintergründe beim Ausdrucken zu unterdrücken, schalten wir in die Schwarzweißansicht um: Nun werden alle Folien in Schwarzweiß und ohne Hintergrund angezeigt und auch so gedruckt. Das gleiche gilt für Handzettel und Notizen. Nur ein Miniaturbild zeigt den vollständigen Inhalt unserer Folien. Die Präsentation der Folien am Bildschirm ist von dieser Maßnahme jedoch nicht betroffen. Sie erscheint weiterhin farbig und mit Hintergrund. Außerdem lässt sich die Schwarzweißansicht nach dem Drucken einfach wieder ausschalten. 24