Strukturierte Kommunikation: Erst Grübeln, dann Dübeln. Workshop für die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät Passau, im Mai 2012

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1 Strukturierte Kommunikation: Erst Grübeln, dann Dübeln Workshop für die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät Passau, im Mai 2012

2 Disclaimer Copyright 2012 by steercom GmbH All rights reserved. This training material is only to be used for the specific Purposes. No part of it may be distributed, quoted, or reproduced, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, to the benefit of further persons or organizations without the prior written permission of steercom GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Diese Trainingsunterlage ist ausschließlich für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Die Verteilung, Zitierung und Vervielfältigung zum Zwecke der Weitergabe an Dritte ist auch auszugsweise nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von steercom GmbH gestattet. This training material is intended to be used within the context of a workshop. Without the required and indispensable commentary and explanation this training material can neither provide the whole and sufficient benefit nor the full information about the method. Diese Trainingsunterlage wurde im Rahmen eines Workshops eingesetzt. Ohne die in diesem Zusammenhang erfolgten Erläuterungen und Kommentare kann dieser Trainingsunterlage keinen vollständigen und umfassenden Nutzen bzw. Einblick in die Methodik geben steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 1

3 Effektive und effiziente Kommunikation wie Botschaften kurz und prägnant präsentiert werden können, um "Aktion" beim Empfänger auszulösen "Wenn Sie Ihr Buch in wenigen Worten zusammenfassen müssten, was wäre Ihre Kernbotschaft?" steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 2

4 Das steercom-team kombiniert bewährte Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten mit langjähriger Berufserfahrung als Top Management Berater Über Uns Wolfgang Hackenberg Managing Partner 14 Jahre Top Management Erfahrung bei Bertelsmann, Roland Berger Strategy Consultants und Accenture Zuletzt als Partner bei Accenture tätig, u.a. verantwortlich im LeadershipTeam der StrategyPractice sowie im TIMES Competence Center Dozent bei Hertie School of Governance Carsten Leminsky Managing Partner Managementberater im Bereich Strategy and Organisations für Price Waterhouse Selbständiger Berater für große High-Tech und Financial Services Kunden in Europa, Nordund Südamerika 4 Jahre Geschäftsführer eines mittelgroßen Handelsunternehmens in Hamburg Deal Coach Welche Erwartungen haben Sie? steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 3

5 Professionelle Kommunikation basiert auf drei Elementen: adäquater Inhalt, klare Struktur und verständliche Visualisierung Elemente der Kommunikation Kommunikations- Triangologie Richtlinien Adäquater Inhalt muss relevant sein verdichtet sein schlüssig sein Inhalt Visualisierung Kommunikation Klare Struktur bedeutet mit der Story anfangen, nicht mit Folien eine spannende Geschichte wie ein guter Journalist schreiben die Kernbotschaft unterstützen durch einen "logischen Baum" an Argumenten Struktur Verständliche Visualisierung erfordert jede Folie mit einer Überschrift/Aussage zu versehen die Überschrift auf der Folie zu erklären eine sinnvolle Illustration der Botschaften steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 4

6 Die steercom-methodik unterstützt bei der effektiven und effizienten Kommunikation von Themen/Aufgabenstellungen jeglicher Art steercom Methodik Synthese Dokument/ Präsentation Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Pyramidales Denken vermitteln Thema/ Projekt/ Problem definieren Thema strukturieren u. Hypothesen formulieren Ziel definieren & Zielgruppe analysieren Kernbotschaft festlegen Pyramide entwickeln Präsentation visualisieren Folien produzieren Pyramidales Denken verstehen und Nutzen erkennen Kernfrage entwickeln, um Aufgabe einzugrenzen Aufgabe durchdringen & Ergebnisse erarbeiten Ziel festlegen & Zuhörer abholen Hauptaussage formulieren Geschichte erzählen und Gliederung festlegen Informationen in eine visuelle Darstellung übersetzen Präsentation mit PowerPoint erstellen steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 5

7 Eine Pyramide ist noch niemals umgefallen so stabil sollte Ihr Strukturierungsals auch Argumentationsgerüst sein Ableitung des Begriffs Pyramide aus Stein Pyramide aus Aussagen Nur eine Spitze Jeder Stein ruht auf mindestens zwei anderen Steinen Nicht so leicht umzuwerfen steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 6

8 Im Gegensatz zum Trichter stellt der pyramidale Aufbau Ergebnisse in den Vordergrund der Adressat will am Anfang wissen, wer der Mörder ist Bottom-Up vs. Top-Down Klassisch-wissenschaftlicher Trichter Hierarchische Pyramide Kernaussage Kernaussage Miss Marple-Ansatz Columbo-Ansatz steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 7

9 Die Ausgangssituation beleuchtet den Kontext und sollte intensiv mit dem Auftraggeber der Aufgabe/des Projektes abgestimmt werden Einleitung (1/2) Situation Relevante Fakten über die Situation Fakten sind unstrittig formuliert Es sollte allgemeiner Konsens über diese Punkte herrschen Herausforderungen Auslöser, Anlass, Problem etc., welches zu dieser Aufgabenstellung führt Veränderung hinsichtlich der Situation Komplikationen, die die Lösung der Kernfrage noch dringlicher machen Kernfrage DIE fundamentale Frage, die in der Analyse adressiert und später in der Kernaussage beantwortet wird steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 8

10 Die präzise Formulierung der Kernfrage ist wichtigste Voraussetzung für die Strukturierung des Themas Kernfrage Merkmale einer starken Kernfrage Eine einfache, nicht zusammengesetzte Frage Deutlich, akkurat und offen formuliert Zieht die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Themen welche Frage soll die Analyse beantworten? Adressiert die Notwendigkeit der Veränderung Verwendet das richtige Fragewort: "wie" und "warum" werden empfohlen steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 9

11 Die Erarbeitung und Abstimmung der Kernfrage mit den Stakeholdern ermöglicht eine für alle Seiten klare Eingrenzung der Aufgabenstellung Kernfrage Kundenbeispiel Platin AG BEISPIEL Situation iphone Vertrieb in Deutschland ist exklusiv iphone Kunden tragen zum Großteil des profitablen Mobilfunkumsatzes bei VVL-Welle für relevante Mobilfunkverträge setzt bereits Ende 2012 ein Problematisierung Exklusivitätsvereinbarung ist zeitlich befristet Nicht alle iphone Kunden sind profitabel Hohe Anzahl akquirierter Neukunden bedeutet hohes Umsatzpotential at risk Kernfrage Wie kann die Platin AG den in zu erwarteten Churn ihrer deutschen iphone- Kunden minimieren, um den EBIT zu maximieren? Wer sind die iphone Kunden und wie sehen ihre Bedürfnisse aus? Welche Wettbewerbsszenarien beeinflussen den Churn bei iphone Kunden? Welche Maßnahmen ermöglichen eine Steigerung der Kundenbindung? Was kostet die jeweilige Maßnahme und wie sieht der Nutzen aus? steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 10

13 Die Problemlösungstechnik ermöglicht auf Basis der pyramidalen Logik eine gründliche und vollständige Durchdringung der Aufgabe Strukturbaum - Ergebnisorientiert Wie erschließen wir Australien? Alleine? Zusammen mit einem Partner? Place Welchen Standort wählen wir? Price Welche Preisstrategie verfolgen wir? Product Auf welche Dienstleistungen spezialisieren wir uns? Promotion Welche PR-Agentur unterstützt uns? Mit welcher Beratung kooperieren wir? Welche Beratung kaufen wir? im City-Viertel ansiedeln? an Verkehrsknotenpunkt ansiedeln? Preise höher ansetzen als regionale Anbieter? Preise höher ansetzen als globale Anbieter? Individuelle Lösungen entwickeln? Ausgewählte Tool-Box zusammenstellen? Standardlösungen anbieten? Finanziell Finanzielle Kooperation eingehen? Nicht finanziell Imagekooperation aufbauen? Time Finanzielle Kooperation eingehen? Cost Preis liegt unter 4. Mio.? Quality Gesellschaft gehört zu Top Ten der australischen Beratungen? Angebot für ein australisches Unternehmen schreiben? Angebot für den Markteintritt eines deutschen Unternehmens in Australien formulieren? Anteile kaufen? Joint Venture eingehen? Logo-Partner auswählen? BEISPIEL Produktportfolio sinnvoll erweitern? Kundenportfolio sinnvoll ergänzen? Wertschöpfungskette sinnvoll ausdehnen? steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 12

14 Strukturbäume werden bottom-up oder top-down entwickelt Gegenüberstellung Top-down Bottom-up??????? Top-down strukturieren Aussagen sammeln Bottom-up strukturieren steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 13

15 Der goldene Schnitt muss jeweils individuell dem Problem angepasst sein es gibt eine Reihe von Standardschnitten Goldene Schnitt BEISPIELE Kernfrage Wie gliedern wir die erste Argumentationsebene? Auswahl möglicher goldener Schnitte Kurz-, mittel- oder langfristig Intern extern Qualitative quantitative 4 Ps (Price, Product, Promotion, Placement) Regionen Funktionen Wertschöpfungskette SWOT 5 Forces Porter 4 Cs (Customer, Competition, Costs, Capabilities) Goldenen Schnitt auswählen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 14

16 Der Strukturbaum ist das Bindeglied zwischen Analyse des Problems und Kommunikation der Ergebnisse Bedeutung Strukturbaum 1) Analyse x 2) Analyse y 3) Analyse z 4) Was To-do Wer Wann Priorisierte Liste von Analysen To-do-Liste Die Story Das Storyboard Die Folien Strukturbaum steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 15

17 Die Aussagen sollten überlappungsfrei und vollständig sein ein gutes funktionales Organigramm erfüllt diese Anforderungen "MECE"NESS als Qualitätscheck Aussagen überschneiden sich inhaltlich nicht Mutually Exclusive Aussage Aussage Aussage Collectively Exhaustive Aussagen zusammen reichen aus, um Aussage auf nächst höherer Ebene unangreifbar zu machen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 16

19 Die steercom-methodik unterstützt bei der effektiven und effizienten Kommunikation von Themen/Aufgabenstellungen jeglicher Art steercom Methodik Synthese Dokument/ Präsentation Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Pyramidales Denken vermitteln Thema/ Projekt/ Problem definieren Thema strukturieren u. Hypothesen formulieren Ziel definieren & Zielgruppe analysieren Kernbotschaft festlegen Pyramide entwickeln Präsentation visualisieren Folien produzieren Pyramidales Denken verstehen und Nutzen erkennen Kernfrage entwickeln, um Aufgabe einzugrenzen Aufgabe durchdringen & Ergebnisse erarbeiten Ziel festlegen & Zuhörer abholen Hauptaussage formulieren Geschichte erzählen und Gliederung festlegen Informationen in eine visuelle Darstellung übersetzen Präsentation mit PowerPoint erstellen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 18

20 Ob Sie Probleme strukturieren oder eine Storyline erstellen wollen, eine Empfängeranalyse sollte immer der erste Schritt sein Empfängeranalyse Probleme strukturieren oder Wem möchte ich was wie sagen? Storyline erstellen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 19

21 Erreichen Sie Ihre Adressaten und vermeiden Sie das bloße Abladen von Daten gehen Sie mit der Zeit Ihrer Adressaten sorgsam um 5 Typische Fehler Keine klare Aussage "Was wollen Sie mir damit sagen?" "Wo ist der rote Faden?" Kein Vorteil für Zuhörer "Na und?" Keine Empfehlungen "Was heißt das für mich?" Muss ich das alles wissen?" Kein eindeutiger Fluss Zu lang steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 20

22 Zum entscheidenden Connecten mit der Person, die die Botschaft empfängt, dient die Analyse der unterschiedlichen Interessengruppen Adressaten-Analyse Aufgabe Wer ist der Adressat? Warum ist der Adressat da? Was hält den Adressaten nachts wach? Wie sieht sein Leben aus? Was will der Empfänger lernen? Wo liegt der Schmerz? Wie sieht die Persönlichkeit des Empfängers aus? Über welches Netzwerk verfügt der Empfänger? Warum kommt er? Wie sieht die Agenda des Empfängers aus? Wo ist die Angst? Was sind seine Wünsche/ Sehnsüchte? Wie können Sie das Problem des Adressaten lösen? Was soll der Adressat tun? Warum könnte der Adressat sich sträuben? Wie können Sie das Leben des Empfängers besser/ leichter machen? Welche Themen/ Probleme sind für den Empfänger besonders wichtig? Welchen Action Point bekommt der Empfänger? Was motiviert/ treibt den Empfänger? Mit welcher Ansprache erreichen Sie den Adressaten am besten? Warum könnte der Empfänger sich einer Action widersetzen? Was sind seine persönlichen KPIs? steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 21

23 Wenn wir diesen Slide verstanden haben, dann werden wir auch den Krieg gewinnen * Robert Gates, U.S. Defense Secretary when receiving this slide in a military briefing steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 22

24 Die Kernbotschaft ist der Leitgedanke, den Sie vermitteln möchten sticky Botschaften sind nach dem SUCCES -Prinzip *) aufgebaut Kernbotschaft (1/2) Kriterien Kernbotschaft Simplicity = auf das Wesentliche reduzieren Unexpectedness = Neugierde wecken Concreteness = reale Beispiele nennen Credibility = konkrete Bilder entwerfen Emotions = Gefühle mit Bildern vermitteln Stories = Botschaft memorierbar machen ipad Unsere fortschrittlichste Technologie in einem magischen und revolutionärem Gerät zu einem unglaublichen Preis Die Marketingabteilung muss um 5 MA mit CRM- Kenntnissen erweitert werden Der Laptop verfügt über genug Batteriekapazität, um Ihre TV-Show nonstop auf dem Flug von NY nach SF anzuschauen Beispiele Quelle: Chip and Dan Heath, Made to Stick, Random House, 2008 steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 23

25 Die Kernbotschaft löst einen Frage-Antwort-Dialog aus, der die Zuhörer durch die Logik der Pyramide führt Kernbotschaft (2/2) Struktur Kernbotschaft Regel Die wichtigsten Botschaften werfen in den Köpfen der Zuhörer Fragen auf Wieso? Warum? Der Schlüsselsatz beantwortet Fragen Wie? (Handlungen) Warum? (Gründe) Antwort wirft eine neue Frage auf Annahmen Den Empfänger interessiert viel mehr, wie die Antwort lautet, als wie sie hergeleitet wurde Empfänger kann leichter Ideen absorbieren und Schlüsse ziehen, wenn Bezug zum Gesamtbild gegeben ist Dialog geht weiter bis Kernbotschaft deutlich und überzeugend ist steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 24

26 Das pyramidale Prinzip hilft Ihnen Ihre Ergebnisse klar strukturiert auf den Punkt zu formulieren Struktur gemäß Mintos Pyramidalem Prinzip* Struktur Einführung Kernbotschaft Abschluss Vertikale Beziehung (Logische Gruppe): Unabhängige Argumente, um Botschaft darüber zu unterstützen Horizontale Beziehung (Logische Kette): Fluss, um Botschaft darüber zu unterstützen Wichtigste Richtlinien der Pyramide 1 Jedes Dokument oder jede Präsentation ist zu einer Kernbotschaft zu reduzieren. 2. Machen Sie den Aufzugstest um sicherzustellen, dass Sie die Botschaft rüberbringen. 3. Sie sollten diese Botschaft so schnell wie möglich anführen, gleich nach der Einführung. * Barbara Minto, The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking. Prentice Hall 1990 steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 25

27 Die empfängerorientierte Kommunikation der Kernbotschaften führt zu Aktionen und Entscheidungen beim Empfänger I think you should be more explicit here in step two (and three). steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 26

28 Die Einleitung steht der Pyramide voran, um den Adressaten "abzuholen" Einleitung Struktur Regeln Einleitung Situation: Relevante Fakten über die Situation; Fakten sind unstrittig formuliert Problematisierung: Auslöser, Anlass, Problem etc., welches zu dieser Aufgabenstellung führt Annahmen Kernfrage: DIE fundamentale Frage, die in der Analyse adressiert wird Fasst die Ausgangslage zusammen und beleuchtet Hintergrund und Problemstellung Kernfrage führt zur Kernbotschaft, die der Adressat "mitnehmen" soll steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 27

29 Für jede Botschaft werden Fragen nach dem Warum und Wie aufgeworfen, die im folgenden durch logische und faktische Argumente beantwortet werden Unterstützende Fakten Struktur Regeln Annahmen Vertikale Beziehungen Horizontale Beziehungen Eine Idee ist eine Aussage, die eine Frage aufwirft Der Leser wird nach und nach logische Fragen stellen: Wie und warum? Dafür müssen in den unteren Bereichen der Pyramide Antworten gefunden und kommuniziert werden Gruppierte Ideen ähnlicher Argumente beantworten die Frage, die sich im Level darüber stellt Warum? Gründe Wie? Lösungen Ideen müssen logisch gruppiert dargebracht werden (gleicher oder neuer Goldener Schnitt) Chronologisch Strukturiert Nach Bedeutung steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 28

30 Eine Logische Gruppe setzt sich aus gleichartigen Aussagen zusammen, die dieselbe Kernaussage stützen Logische Gruppe Kernaussage Welche? Wie? Warum? Ziel, Empfehlung, Lösung, Anweisung Aussage 1 und Aussage 2 und Aussage 3 Empfehlung, Argument, Aktion steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 29

31 Beispiel: Logische Gruppe Der Technologiekonzern X sollte seine drei Bereiche differenziert angehen Wie? Bereich Bereich "Luft" "Luft" behutsam behutsam zurückfahren zurückfahren und Bereich "Schiene" selektiv beibehalten und Bereich "Straße" massiv ausbauen Wie? Wie? Wie? Zahl der Modelle nach und nach reduzieren Marketingbudget auf erfolgreichste Modelle beschränken Marketingbudget schrittweise verringern Zahl der Modelle auf erfolgreichste Modelle begrenzen Schnell mit neuen Modellen in den Markt gehen Produktpalette um Zubehör erweitern Service- Führerschaft ausbauen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 30

32 Eine Logische Kette ist eine Folge von Aussagen, die zur Kernaussage führen Logische Kette Kernaussage Warum? Bereich "Luft" Kommentierende Aus aber Bereich "Schiene" also Neutrale Bereich "Straße" behutsam Aussage obwohl Aussage zu 1 abgeleitete Aussage selektiv beibehalten deshalb massiv ausbauen zurückfahren (Situation) und (Comment) (Resolution)???? steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 31

33 Beispiel: Logische Kette Der Technologiekonzern X sollte eine differenzierte Produktstrategie verfolgen Warum? Aufgrund politischer Entscheidungen Bereich "Straße" haben wir massiv eine differenzierte ausbauen Marktentwicklung aber X investiert stark in die schrumpfenden Märkte deshalb X sollte sich auf den Bereich "Straße" massiv konzentrieren ausbauen Warum? Wie? Wie? Anteil der Bereiche "Luft" und "Schiene" sank von 23% auf 12% Weitere staatliche Sparmaßnahmen für die Bereiche "Luft" und "Schiene" sind geplant Regierung erhöht Subventionen für den Bereich "Straße" 70% des F&E- Budgets gehen in "Luft" und "Schiene" 80% der Marketing- Ausgaben entfallen auf die beiden Bereiche Bereich "Luft" behutsam zurückfahren Bereich "Schiene" selektiv beibehalten Bereich "Straße" massiv ausbauen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 32

34 Die Gruppe ist einfacher zu konstruieren, die Kette gibt den Überblick über das Gesamtbild Gruppe und Kette im Vergleich Merkmale Kernaussage Nur 1 Nur 1 Frage nach Kernaussage Anzahl Kästchen* Anwendung Hauptvorteil Hauptnachteil Unterschiedlich (Warum, Wie, Was) Immer "Warum" 2-5 Immer nur 3 Begründungen und Aktionen aufzeigen Bei empfänglichen Adressaten Einfache Handhabung, leichte Nachvollziehbarkeit für Adressaten Perspektivenwechsel (z.b. vom Warum zum Wie) schwierig Argumentation Handlungsnotwendigkeit zeigen Bei schwierigen Adressaten Herleitung der Empfehlung und Maßnahmen zur Umsetzung darstellbar Falls Situation oder kommentierende Aussage angreifbar, fällt Argumentation zusammen * Auf Ebene nach Kernaussage steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 33

35 Die letzten Seiten einer Präsentation fassen die Entscheidungsvorlagen zusammen und leiten in die nächsten Schritte über Schluss Struktur Regeln Wichtigste Botschaften Kurzzusammenfassung Annahmen Schlussteil "Einfahren" der Entscheidung als Ergebnis einer eindeutigen Präsentation, um nachfolgend "Action" zu erzeugen Nutzung des positiven Momentums der Präsentation, um kurzfristige nächste Schritte zu verabschieden Entscheidungsvorlage Folie mit Optionen und Empfehlung Späterer Versand mit angenommenen Entscheidungen und/oder Bemerkungen möglich Nächste Schritte Beschreibung nächster Schritte mit Zeitvorgabe und Verantwortlichkeit Nächste Schritte sollten unbedingter Teil jeder Zustimmung zu der Entscheidungsvorlage sein steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 34

36 Die Aussagen jeder Strukturierungsebene müssen das GÜTE-Siegel tragen GÜTE-Siegel GLEICHARTIG Inhaltlich und formal gleichartig formulieren Prägnant und fokussiert formulieren TREFFEND Erleichtert Verständnis GÜTE Vermeidet Missverständnisse ÜBERSCHNEIDUNGSFREI Aussagen über sich gegenseitig ausschließende Bereiche treffen ERSCHÖPFEND Alle relevanten Argumente berücksichtigen Sichert stringente Argumentation Gewährleistet unangreifbare Argumentation steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 35

37 A. Logische Kette: Muster GmbH ÜBUNG Die Muster GmbH ist in der Metallbranche tätig. Während in den letzten Jahren der Gesamtumsatz stets leicht gestiegen war, brach in der ersten Hälfte des laufenden Geschäftsjahres der Umsatz im Kerngeschäft "Metallproduktion" ein. Lediglich die Geschäftsbereiche, die sich in Nischen spezialisiert haben, verzeichnen weiterhin hohe Zuwachsraten. Der Einbruch wurde vor allem dadurch verursacht, dass die drei Hauptabnehmer der Produkte des Kerngeschäfts ins Ausland abwanderten. Außerdem stießen ausländische Wettbewerber mit Niedrigpreisen in den Weltmarkt. In den hochspezialisierten Nischenbereichen wie "Veredelung" ist die Muster GmbH Spitzenanbieter in Deutschland. Da der Weltmarkt für Metallprodukte wächst, lauten auch die Prognosen für die Nischenprodukte durchweg günstig. Die Muster GmbH unterhält zahlreiche Verkaufsrepräsentanzen im Ausland. Diese sind der Zentrale in Deutschland unterstellt und tragen keine Ergebnisverantwortung. Das operative Geschäft ist sehr aufwendig, da die Repräsentanzen zum überwiegenden Teil hinzugekaufte kleinere Unternehmen über DV-Systeme verfügen, die weder mit der Zentrale noch untereinander kompatibel sind. Die gesamte F&E findet in Deutschland statt. Sie orientiert sich vor allem an den Bedürfnissen des deutschen Marktes, die zum Teil erheblich von denen im Ausland abweichen. Die Muster GmbH hat Sie beauftragt, eine Strategie auszuarbeiten, wie die Muster GmbH ihre Zukunft sichern kann. Allerdings sind Teile des Aufsichtsrats mittlerweile skeptisch und sehr auf Deutschland konzentriert. Aufgabe Wie würden Sie argumentieren, um den Aufsichtsrat von Ihrer Empfehlung zu überzeugen. Lösen Sie die Aufgabe in Form einer Logischen Kette! Sie können Aussagen ergänzen und hinzufügen. Sie haben 20 Minuten Zeit. steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 36

38 A. Lösungsvorschlag Logische Kette: Muster GmbH (1) Die Muster GmbH sollte sich als Nischenanbieter auf dem internationalen Markt positionieren ÜBUNG Warum? Aber Daher Nischen bieten im internationalen Markt eine tolle Chance für die Muster GmbH Die Muster GmbH ist bereits Spitzenanbieter in Nischen in Deutschland Das Nischengeschäft ist rentabel Die Prognosen für den Weltmarkt sind gut, dagegen schrumpft der Markt in Deutschland Die Muster GmbH konzentriert sich auf gesamte Metallproduktion und hat eine ineffiziente Auslandsorganisation Kerngeschäft ist "Metallproduktion" Verkaufsrepräsentanz im Ausland tragen keine Ergebnisverantwortung Jede Auslandsrepräsentanz hat ein eigenes DV-System Die Entwicklung befindet sich in Deutschland und orientiert sich vor allem am deutschen Markt Die Muster GmbH muss sich mit einer effizienten Auslandsorganisation auf Nischen spezialisieren Länderrepräsentanzen werden zu Profitcentern ausgebaut Die Entwicklung befindet sich vor Ort und orientiert sich am jeweiligen Inlandsmarkt Die DV wird vereinheitlicht durch ein System mit zentralen Zugriffsmöglichkeiten Nischenprodukt "Veredelung" wird aktiv international vermarktet steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 37

40 Eine Anwendung von Kreativität innerhalb gesetzter Standards ermöglicht eine Differenzierung von anderen Präsentationen Abwägung von Kreativität und Standard Kreativität Auf Kernbotschaft fokussieren Einen "Erinnerungsanker" visualisieren Darstellung von anderen differenzieren Standards Orientierung geben Vergleiche ermöglichen Qualität und Detailanspruch demonstrieren steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 39

41 Setzen Sie die verschiedenen Darstellungsformen gezielt ein und Ihre Präsentation wird eine runde Sache Beispiele aus der Chartbibliothek Textchart Konzeptionelle Grafik Wirtschaftsgrafik Inhalt Beschreibungen Ideen Daten Funktion Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit Visualisierung von Zusammenhängen Visualisierung von Vergleichen Darstellung Gegliederte Texte Geometrische Formen Symbole Bilder Text Diagramme Subtitles sind auf Texcharts überflüssig und daher nicht zulässig Gliederungszeichen sind festgelegt Quadrat für die erste Ebene Punkt für die zweite Ebene Langer Strich für die dritte Ebene Fazitpfeile vor einem Textpunkt sind überflüssig und daher ebenfalls nicht zulässig 2 0 Jan. Dez. steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 40

42 Bevor Sie ein Diagramm für Datenpräsentation auswählen, legen Sie die Botschaft fest und identifizieren Sie die Daten zur Präsentation Datengetriebene Diagramme* Wann verwenden Sie welches Diagramm? Empfohlene Diagramme - Schaubildformen Datentyp für Vergleich Komponente aus dem ganzen, Struktur Vergleich einer Vielfalt von Themen - Rangfolge Zeitserien Kreis Säule Balken Kurven Punkte Andere Frequenz/ Häufigkeit Zusammenhang zwischen Werten - Korrelation Bewertung gegen multiple Kriterien, Grad *Adapted from Gene Zelazny: Say It With Charts, The Executive s Guide to Successful Presentations in the 1990s. McGraw Hill, 1987 steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 41

43 Die Wahl des Diagramms ist abhängig von Ihrer Interpretation der Daten Umsatzstruktur für Januar nach Regionen in Prozent ÜBUNG Unternehmen A Unternehmen B Nord Süd Ost West Gesamt 385 Mio. 403 Mio. Quelle: Jahresbericht 2009 steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 42

44 Die Wahl des Diagramms ist abhängig von Ihrer Interpretation der Daten Verschiedene Schwerpunkte (1/2) LÖSUNGSMÖGLICHKEITEN Unternehmen A und B haben eine unterschiedliche Umsatzstruktur Umsatzstruktur für Januar nach Regionen in Prozent Der größte Umsatz im Unternehmen A liegt in Region Süd und im Unternehmen B in Region Nord Umsatzstruktur für Januar nach Regionen in Prozent Nord West Ost Mio. 100% Süd Ost West Unternehmen A Nord West Ost Unternehmen B Süd A 35 B 27 6 Nord 13 Süd 6 Komponente aus dem Ganzen Struktur Vergleich einer Vielfalt von Themen Rangfolge steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 43

45 Die Wahl des Diagramms ist abhängig von Ihrer Interpretation der Daten Verschiedene Schwerpunkte (2/2) LÖSUNGSMÖGLICHKEITEN Unternehmen A ist am umsatzstärksten im Süden, Unternehmen B jedoch am umsatzschwächsten Umsatzstruktur für Januar nach Regionen in Prozent In den Regionen Nord und Süd liegt die größte Umsatzdifferenz zwischen Unternehmen A und B Umsatzstruktur für Januar nach Regionen in Prozent Unternehmen A Unternehmen B Unternehmen A 35 Süd 27 Ost Unternehmen B 6 27 Nord West West Nord Ost Süd Zusammenhang zwischen Werten Korrelation Zusammenhang zwischen Werten Korrelation steercom2012 All rights reserved. Januar2012 Seite 44

46 Erleichtern Sie Ihr Leben durch zusätzliche Werkzeuge und Techniken Produktion Fachwissen + Erfahrung mit PPT Vorgefertigte Vorlagen und Illustrationen Produktivitätssteigernde Extras Trainingslektionen, Training-durch-Arbeiten slideshare.net, presentationload.de, Firmenbibliotek/Vorlagen steercom's VCT (Visual Communication Tool) steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 45

47 Das Visual Communication Tool (VCT) besteht aus Funktionen-Toolbars und einem Verzeichnis von Standard-Vorlagen VCT Komponenten Toolkit VCT Vorlagen Bietet 35+ wertvolle funktionale Ergänzungen zum PowerPoint 2003 Standard Reduziert Zeit und Kosten des PowerPoint- Produktionsprozesses durch den Einsatz von Standards und einfach zu nutzenden Formatierungsfunktionen Integriert in das PowerPoint Standard- Menü durch Einbindung in vorhandene Menüstruktur VCT Short Cut Icons Extra Menüs "VCT" and "Visuals". Umfasst eine steigende Anzahl von derzeit ca. 160 Template Visuals Bietet u.a. Management Frames für Standard- Aufgabenstellungen Ermöglicht eine individuelle Anpassung an persönliche Vorgaben Erlaubt eine Integration von Unternehmensstandards oder individuellen Best-Practice- Charts Wurde entwickelt von erfahrenen Beratern und Grafikern steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 46

48 Die VCT-Bibliothek mit über 160 Visuals ermöglicht eine anregende und angemessene Illustration der Inhalte VCT Visuals (Auswahl) Visuals Diagram Dynamic Concepts Management Frames Projects Processes Static Elements Tools/Other Beschreibung Horizontale und vertikale Balkendiagramme, Kuchendiagramme, Kurven-/Punktwolkendarstellungen Interaktionen/Feedback, Einflussfaktoren, Kausalzusammenhänge, Konflikte und mehr Verschiedene Portfolio Darstellungen, Porter Grafiken und SWOT Tabellen Typische Projektmanagement Darstellungen wie Organigramme, GANTT Charts oder Status Reports Alle Illustrationen von linearen oder cirkularen Prozessabläufen Boxen, Kreise, Textobjekte und viele weitere statische Elemente Symbole und Objekte zur Nutzung in Grafiken, Scoring und Korrelationsdarstellungen, Bilder und Icons steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 47

49 Auch unter konservativen Annahmen wird sich eine VCT-Lizenz spätestens innerhalb von 3 Monaten amortisieren VCT Business Case Jährliche Kosten pro Arbeitsplatz Kosten in EUR Jährliche PPT Produktionskosten Erläuterungen Annahmen pro Arbeitsplatz: 2 Präsentationen /Monat = 24 Präsentationen/Jahr 5 Stunden/Präsentation = 120 Stunden/Jahr Kosten pro Stunde = 50 EUR Jährliche Kostenersparnis (10%) VCT Lizenzkosten Zeit in Monaten Fazit: PowerPoint Produktionskosten Gesamt/Jahr = EUR Kosteneinsparung/Jahr (Annahme: 10%*) = 600 EUR Lizenzkosten VCT/Jahr = 149 EUR Amortisation = 3 Monate max. * Jüngster repräsentativer Produktivitätstest resultierte in durchschnittlicher Zeitersparnis von 42 % (FH Rosenheim, Juni 2012) steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 48

50 Die steercom-methodik unterstützt bei der effektiven und effizienten Kommunikation von Themen/Aufgabenstellungen jeglicher Art steercom Methodik Synthese Dokument/ Präsentation Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Pyramidales Denken vermitteln Thema/ Projekt/ Problem definieren Thema strukturieren u. Hypothesen formulieren Ziel definieren & Zielgruppe analysieren Kernbotschaft festlegen Pyramide entwickeln Präsentation visualisieren Folien produzieren Pyramidales Denken verstehen und Nutzen erkennen Kernfrage entwickeln, um Aufgabe einzugrenzen Aufgabe durchdringen & Ergebnisse erarbeiten Ziel festlegen & Zuhörer abholen Hauptaussage formulieren Geschichte erzählen und Gliederung festlegen Informationen in eine visuelle Darstellung übersetzen Präsentation mit PowerPoint erstellen steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 49

51 Vielleicht möchten Sie diese fünf gesammelten Erfahrungen als Spielregeln in Ihrem Team vereinbaren und einhalten Goldene Regeln 1 VergabeeinerAufgaben als Kernfrageund Durchdringung der Aufgabe mit Hilfe eines Strukturbaumes 2 Jede Präsentation hat einzielund bedarf einer Analyse der Interessengruppen 3 Jede Präsentation hat einekernbotschaft nach dem SUCCES -Prinzip 4 Aufbau derpräsentationen nach dem Pyramidalen Prinzip Columbo-Prinzip 5 Jede Folie hat eine Kernaussage steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 50

52 Unsere Literaturhinweise helfen sowohl beim Strukturieren als auch beim Visualisieren von Präsentationen The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking von Barbara Minto Beyond Bullet Points von Cliff Atkinson Slide: ology: The Art and Science of Presentation Design von Nancy Duarte Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die von Chip Heath Say It With Charts: The Executives's Guide to Visual Communication von Gen Zelazny Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery von Garr Reynolds steercom 2012 All rights reserved. Januar 2012 Seite 51