OP-Steuerung und OP-Management: Moderne Werkzeuge der EDV wirksam einsetzen. D. Pappert

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1 OP-Steuerung und OP-Management: Moderne Werkzeuge der EDV wirksam einsetzen D. Pappert

2 EDV- Anwendungen im Op-Bereich l l l l l l l l l OP-Programmplanung und Modifikation Automatisiertes Anästhesieprotokoll (Monitoring, Dokumentation) Krankengeschichtenführung Labor-, Pathologie- und Röntgeninformationssystem (Befunde) Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung Apotheken und Materialverwaltungssystem Patientenadministration (Fall- und Patientenstammdaten) Kostenrechnungssystem, Controllinganwendungen Informatik basiertes Qualitätsmanagement (z. B. Outcomemessungen)

3 Produktionsablauf im Operationssaal

4 Notwendigkeit des Informationstransfers und der Informationshoheit durch OP-Management vorgelagerte Störgrößen nachgelagerte Störgrößen

5 Ursachen für Wartezeiten " Unvermeidliche Wartezeiten: " Ausfall der Operation " Verhinderung des Operateurs durch einen Notfall " Narkosebedingte Wartezeiten " Narkoseprobleme " Narkosezwischenfälle " Reanimation " Narkoseausleitung im OP " usw. " Geräteversagen " Unterbrechung des OP-Programms " Notfall " Vorangegangene septische OP " Schnellschnitt während der OP " Sonstiges " Vermeidbare Wartezeiten: " Warten auf Personal " Operateur(e) " Anästhesiepersonal " OP-Personal " Verspätetes Eintreffen des Patienten " Fehlende Unterlagen " Patientendokumente " Laborbefunde " Röntgenbefunde " Unsteriles oder fehlendes Instrumentarium " Röntgenbedingte Wartezeiten " Sonstiges

6 Gründe für Wartezeiten zwischen zwei Operationen Schuster M. et al. Anaesthesist 2007, 56:259

7 Anwendungsspektrum EDV im Patientenmanagement einweisender Arzt Administration Patient Behandlungablauf Krankenhaus Personal Kapazität Material Logistik

8 Notwendige Informationen im perioperativen Prozess " Im Mittelpunkt allen Handelns steht der Patient als Kunde der Krankenhausdienstleistungen Kooperation mit Indikationssprechstunde Diagnostik Patientenaufnahme Niedergelassenen Anästhesieambulanz Patientenvorbereitung OP Information an Entlassung Stationäre Aufwachraum Niedergelassene Versorgung

9 Patientenkategorien im perioperativen Prozess stationäre Patienten ambulante Kurzfristige Patienten tagesgleiche Mittelfristige Patienten ambulante Langfristige Patienten OP-Planung mit Nächtigung Notfallpatienten OP-Planungstools ermöglichen die zeitgerechte Verfügbarkeit von Patienteninformationen und die spezifische Planung im OP-Ablauf

10 Infomationsbedarf für den operativen Ablauf durch EDV - Unterstützung Operative Fächer Intensivmedizin Labor Transportdienste OP Management Blutbank Röntgen Sterilisation OP-Ressourcen Anaesthesie OP-Säle Pflegepersonal

11 OP-Organisation Kriterien für eine optimale Ablauforganisation in OP- Abteilungen Gute räumliche Gegebenheiten (Anzahl, Lage, Ausstattung) Ausreichende personelle, gerätetechnische und materielle Ausstattung Moderne Verpackungssysteme (Set-Systeme, Kitpacks) Vollständige Patientenvorbereitung (Befundung, Aufklärung...) OP-Programmplanung und -steuerung durch das OP-Management EDV-gestützte Planung und Dokumentation Termindisziplin, Teamarbeit, Arbeitszufriedenheit Hohe Qualifikation der Mitarbeiter in einer OP-Abteilung

12 Aufgaben der EDV im OP Management/ Koordination EDV im OP muß den gesamten perioperativen Prozess umfassen präoperativ: Terminplanung für Eingriffe Personalplanung Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP intraoperativ: Termineinhaltung Personaleinsatz Zeitdokumentation Qualitätsdokumentation Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP postoperativ: Controlling Qualitätsmanagement Bereitstellung und Koordination von Ressourcen im OP

13 Einsatz von EDV in der OP - Organisation OP Management Strategieentwicklung Wirtschaftsplanung und Steuerung Entwicklung des Angebots-/Leistungsspektrums Steuerung der Ressourcen (Personal- /Sachress. Gestaltung von Prozessen (Ablauforganisation), und Strukturen (Aufbauorganisation), Infrastruktur Mitarbeiterführung Qualitätsmanagement OP Koordination termingerechter Abruf von Patienten in den OP Zuweisung eines geeigneten OP koordinierende Kommunikation mit den an der Leistungserbringung beteiligten Berufsgruppen Planumstellung bei Auftreten von unvorhersehbaren Ereignissen (Komplikation, Notfall etc.).

14 Was EDV im OP leisten kann Visualisierung der Planung und des laufenden Prozesses für OP-Koordination Operateure Stationspersonal Schleusenpersonal Funktionspersonal OP / Anästhesie Reinigungspersonal Aufwachraum Ideal ist der Zugriff auf zeitaktuelle identische Informationen

15 EDV in der OP-Planung im ambulanten Bereich Vorteile für den Patienten: jeder OP-Termin ist in der Praxis sofort und zeitnah terminierbar, der gesamte Planungsprozess ist und bleibt nachvollziehbar, der elektronische Patientenpfad beginnt bereits in der Praxis für OP-Anmelder, auch niedergelassene Fachärzte hohe Kontrolle über die Planung des eigenen OP-Fensters, Sichtung freier OP-Kapazitäten jederzeit möglich, Zugang zu jeder Zeit von jedem Ort über das Internet für die Klinik: schnelle und kostengünstige Übermittlung bei stabiler Datensatzqualität hohe Planungssicherheit führt zu effizientem Ressourceneinsatz Möglichkeit der Weiterleitung von Patientendaten

16 OP Planungsprogramme sollte nicht als externes Kontrollinstrument, sondern als internes, für alle zur Verfügung stehendes Steuerungsinstrument angesehen werden. in god we trust - all others need data

17 Kapazitätsverteilung

18 OP Management mittels EDV - Programmplanung

19 OP Management mittels EDV - Tagesorganisation

20 EDV basierte Planungstools

21 Kapazitätsauslastung OP 2013 Auslastung [% angebotene Kapazität] Kalenderwoche 2013

22 Planungssicherheit im 3-Jahrestrend Eingriffe % geplant v. gesamt durchgeführt % geplant durchgeführt % geplant ausgeführt v. gesamt durchgef. Jahr

23 Präzision der Tagesplanung % am Vortag (13:00) geplanter Eingriffe geplant durchgeführt nachgemeldet durchgeführt Notfälle / gesamt nicht durchgeführt / geplant

24 Benchmark Morgendlicher OP-Beginn [min; %]

25 Nutzungsgrad der vergebenen OP-Kapazitäten mit Schnitt-Naht-Zeit [%]

26 Auswertung Kennzahlen Nachmeldung elektiver Eingriff % Eingriffe / 38 4 / 56 4 / 89 7 / / / 34 8 / / / 188 n=58 Ereignisse 5 / / / 92 0 /

27 Auswertung Kennzahlen Verschiebung aus Kapazitätsgründen % Eingriffe / / / / / 205 n=101 Ereignisse / 36 6 / / / / / 92 0 / 56 0 /

28 Verteilung der Eingriffsdauer bei identischem Eingriff zwischen drei Kliniken Häufigkeit % 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3 Minuten

29 Probleme der EDV - Anwendungen im OP - Bereich OP-Ablaufinformationen oft nicht krankenhausweit verfügbar z. T. keine oder nur unidirektionale Anbindung an Krankenhausinformationssysteme (KIS) z. T. keine Plausibilitätsprüfungen bei Eingabe z. T. zeitaktuelle Darstellung mangelhafte Auswertungstools teure Anpassung der EDV an Kundenbedarf keine Standards hinsichtlich Ausstattung und Leistung

30 Ideale EDV im OP-Management Die Akzeptanz von EDV-Systeme hängt maßgeblich von einer intuitiven Bedienung / Benutzerfreundlichkeit visuell attraktiven Darstellung der Prozesse in real time Einblick und Nutzung durch alle am Prozess Beteiligten umfassenden Schulung der Beteiligten und nachfolgendem EDV-Support einer hohe Kompatibilität mit dem KIS-System Möglichkeit der vernetzten Struktur ab.