Dokumentation Session Grundlagen 4.0

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1 Dokumentation Session Grundlagen 4.0 SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 1 von 70

2 Inhalt 1 Einleitung Vorab - Wissenswertes zu Session Komfortable Bedienoberfläche - Ihre tägliche Arbeit leicht gemacht Bearbeitungsphilosophie Listen über Listen Dokumenterstellung Flexibel durch MS Word oder Open Office Tipps für die Vorgangsbearbeitung Arbeiten mit Kontextmenü Online Hilfe Wenn es mal klemmt Vorlagenerstellung mit Session Programmstart Anlegen einer neuen Vorlage Eingabe der Grunddaten Übersicht der Vorlage Festlegung der Beratungen Beratungsfolge Übersicht Eingabe der Beteiligungen Texteingabe Texteingabe im Dokument Texteingabe in Registern Erstellen des Dokumentes Erneutes Erstellen nach Änderungen Speichern von Entwürfen Importieren von externen Anlagen Versand von Vorlagendokumenten Aufgabenabarbeitung Aufgaben ohne Weiterleitung Aufgaben mit Weiterleitung Vergabe von Teilaufgaben Dokumentation und Beispiele von Aufgaben Suchen einer Vorlage/Recherche nach Vorlagen Kombinationsmöglichkeiten von Suchbegriffen Suchergebnisse in Listenform anzeigen Nachbearbeitung der Vorlage Änderung der Federführung der Vorlage Auswahl eines Produktes Vorlage kopieren Vorlage löschen Anlegen und Bearbeiten einer Sitzung Sitzungsvorbereitung Globaler Kalender Anlegen einer Sitzung...38 SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 2 von 70

3 9.4 Periodische Sitzungsplanung Übersichtsblatt zur Sitzung Erstellung der Tagesordnung Verschieben von Tagesordnungspunkten Neuaufnahme von Tagesordnungspunkten Kennzeichnung nicht freigegebener Vorlagen Löschen von Tagesordnungspunkten Erfassung von Nachträgen Einladen von Personen Einladen von Vertretern Einladen von weiteren Personen/Gästen Erfassung freier Sitzungstexte Erfassung freier Sitzungstexte im Dokument Erfassung freier Sitzungstexte in Textregistern Ausdruck der Sitzungsunterlagen Erneutes Erstellen nach Änderung Versand von Sitzungsdokumenten Erstellen der Niederschrift Erfassen der Beschlusstypen Erfassen/Zuordnen von Stichwörtern zum TOP Erfassen des namentlichen Abstimmungsergebnis Erfassen der Protokolltexte Bearbeitung der Anwesenheit Eingabe des Sitzungsendes Ausdruck Niederschrift und Auszüge Aufgabenabarbeitung Aufgaben ohne Weiterleitung Aufgaben mit Weiterleitung Dokumentation und Beispiele von Aufgaben Suchen nach Sitzungen/Recherche nach TOPs Suchergebnisse in Listenform anzeigen Nachbearbeiten einer Sitzung Sitzung verschieben Löschen einer Sitzung Nachbereitung der Sitzung SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 3 von 70

4 1 Einleitung Session wurde entwickelt um Ihnen Ihre tägliche Arbeit in allen Bereichen des Sitzungsdienstes zu erleichtern. Es werden alle Vorgänge wie Vorlagenerstellung und Sitzungsbearbeitung zentral in einer Datenbank verwaltet, die Informationen sind somit jederzeit abrufbar und eine flexibel an Ihre Verwaltung angepasste Automatisierung der Abläufe wird erreicht. Während dieser Schulung werden Sie die Komplexität des Programms erkennen. Sie werden feststellen, dass in den meisten Fällen nur einige Teilaufgaben in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Aber gerade deswegen ist es sehr wichtig konsequent die heute dargestellte Vorgehensweise zu verfolgen, sie orientiert sich an der Organisations- und Handlungsstruktur Ihrer Verwaltung und garantiert eine effektive fachbereichsübergreifende Sitzungsbearbeitung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 4 von 70

5 2 Vorab - Wissenswertes zu Session 2.1 Komfortable Bedienoberfläche - Ihre tägliche Arbeit leicht gemacht SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 5 von 70

6 2.2 Bearbeitungsphilosophie In den meisten Verwaltungen werden die Vorlagen dezentral in den Fachbereichen erstellt, die Bearbeitung der Sitzung erfolgt jedoch zentral. In Session gibt es deshalb getrennte Vorgänge. Die Bearbeitungsstände werden dokumentiert Die Bearbeitung erfolgt nach dem gleichen Prinzip Die Vorlagen und die Sitzungen. Der Vorgang Vorlage beinhaltet die Erstellung der Beschlussvorlage versehen mit einer Beratungsfolge. Diese steuert die Abarbeitung in den Sitzungen. Im Vorgang Sitzung werden die Sitzungen der Gremien geplant, vor- und nachbereitet. Beide Vorgänge unterscheiden sich im Ablauf der Bearbeitung kaum. Es erscheint jeweils ein entsprechendes Vorgangsmenü, welches nacheinander abgearbeitet werden muss. Das Zusammenspiel zwischen Vorlagenerstellung und Sitzungsbearbeitung wird durch verschiedene Status/Aufgaben geregelt, d. h. Bearbeitungsstände werden im Programm dokumentiert. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 6 von 70

7 2.3 Listen über Listen Hier eine Auswahl, der derzeit verfügbaren Listenauswertungen: Vorlagenbearbeitung: Aufgaben zur Vorlage Termine zur Vorlage Sitzungsbearbeitung: Sitzungskalender (monatliche, Quartalsweise, halbjährliche oder jährliche und gremienbezogene Darstellung des Sitzungskalenders) Personen Anzahl der Sitzung pro Person (z.b. für Sitzungsgeld) Anwesenheit zur Sitzung Vereidigung Tagesordnung Übersicht über alle aktuellen Vorlagen auf der konkreten Tagesordnung Übersicht über alle zur Beratung anstehenden Vorlagen (sowohl alle automatisch auf Tagesordnung stehenden, als auch noch nicht freigegebene Vorlagen) Übersicht über die in der Sitzung gefassten Beschlüsse Druckliste Beschlusscontrolling Übersicht www-status zu jedem Top Stammdaten u.a.: Zusammensetzung der Gremien Adressdaten der Mitglieder SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 7 von 70

8 2.4 Dokumenterstellung Flexibel durch MS Word oder Open Office Die erzeugten Dokumente basieren auf WinWord oder Open Office Dokumentvorlagen und können individuell angepasst und gestaltet werden. Die Verwaltung der Dokumente sollte zentral erfolgen und wird in Rahmen der Administrationsschulungen behandelt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 8 von 70

9 3 Tipps für die Vorgangsbearbeitung 3.1 Arbeiten mit Kontextmenü Alle Schaltflächen eines Fensters finden sie auch im so genannten Kontextmenü (erreichbar mit der rechten Maustaste). Dies erspart Ihnen viel Zeit und vereinfacht die Vorgangsbearbeitung wesentlich. Weiterhin können Sie über das Kontextmenü das für das derzeit aktive Fenster gültige Standardlayout wieder einstellen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 9 von 70

10 3.2 Online Hilfe Wenn es mal klemmt Sollte während Ihrer Arbeit etwas unklar sein, steht Ihnen zu jedem Programmfenster die Direkthilfe erreichbar über die Taste F1 zur Verfügung. Sie zeigt Informationen zu dem Fenster an, in dem Sie sich gerade befinden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 10 von 70

11 4 Vorlagenerstellung mit Session 4.1 Programmstart Startseite Session Heute 7001 Nach dem Start des Programms erhalten Sie die Session - Startseite mit Integration des persönlichen Session Terminkalenders der persönlichen Session - Auftragsübersicht des Sitzungskalenders, des Vorlagenbereichs, des Sitzungsbereichs, der Projekte der Anträge Möglichkeit zur Kennwortänderung Verwaltung der Vertreterregelung Möglichkeit der individuellen Einstellung der Startseite Von jeder beliebigen Stelle des Programms können Sie jederzeit über das Haus-Symbol in der Symbolleiste zur Startseite zurückkehren. Unter dem Link Einstellungen kann die Anzeige der Startseite individuell angepasst werden SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 11 von 70

12 5 Anlegen einer neuen Vorlage Startseite Session Heute 7001 Über die Session -Startseite können Sie einen Vorgang: neu anlegen - Neue Vorlage anlegen bereits bestehende Vorgänge öffnen Vorlage öffnen Beide Aktionen können Sie auch über die entsprechenden Symbole ausführen. Klicken zum Öffnen einer Sitzung auf den schwarzen Pfeil neben dem Menü um die Auswahl der Vorgänge zu erhalten. Die Nummern der bis zu 4 zuletzt vom angemeldeten Benutzer bearbeiteten Vorgänge werden ebenfalls in der Startseite angezeigt und können direkt angewählt werden. Das Quickinfo zeigt den Kurzbetreff der Vorlage. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 12 von 70

13 5.1 Eingabe der Grunddaten Vorlage Neue Vorlage anlegen 3001 Alle farbig hinterlegten Felder sind Pflichtfelder. Ohne eine Auswahl in diesem Feld ist ein Anlegen der Vorlage nicht möglich. Nummer Die Nummerierung sollte stets automatisch erfolgen. Im Echtbetrieb sollte dieses Feld nicht erscheinen. Im Testbetrieb kann eine manuelle Nummerierung erfolgen. Datum Anlegedatum der Vorlage. Automatische Voreinstellung des Tagesdatums. Kann aber geändert werden. Plandatum Hier kann ein geplantes Entscheidungsdatum der Vorlage eingegeben werden. Aktenzeichen Optional kann ein verwaltungsinternes Aktenzeichen erfasst werden. Vorlagenart Die entsprechende Vorlageart muss ausgewählt werden.(z.b. Beschlussvorlage). Federführung Der federführende Fachbereich wird ausgewählt. Sie sehen nur die Fachbereiche in der Listbox für die Sie berechtigt sind. Gremium Bei entsprechender Administration in den Stammdaten kann bei einigen oder allen Vorlagearten die Gremienauswahl angezeigt werden. Das gewählte Gremium wird direkt in die Beratungsfolge übertragen. Vorlagengruppe Möglichkeit der Gruppierung der Vorlagen für die Tagesordnung. So können z.b. alle Vorlagen, die Bauanträge sind, automatisch an eine bestimmte TOP- SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 13 von 70

14 Nummer platziert werden. Wird nicht mit Vorlagengruppen gearbeitet, so werden die Vorlagen auf der Tagesordnung nach federführendem Fachbereich und anschließend nach Vorlagenummer sortiert. Mandant (nur bei mehreren Mandanten verfügbar) Bei Verwaltungsgemeinschaften und Samtgemeinden muss die entsprechende Mitgliedsgemeinde ausgewählt werden. Verfasser Hier kann die Person angegeben werden, in deren Namen der Bearbeiter die Vorlage erstellt. Diese Daten können dann auf dem Dokument mit ausgegeben werden. Sachbearbeiter Hier wird der Session-Nutzer angegeben, der die Vorlage schreibt. Er hat prinzipiell immer Zugriffsrecht auf diese (seine) Vorlage. Eine Änderung des Bearbeiters kann unter Umständen die eigenen Zugriffsrechte beschränken Öffentlichkeitsstatus Auswahl des Öffentlichkeitsstatus der Vorlage. www-status Anzeige der Vorlage in SessionNet. Hier kann gewählt werden, in welchen Bereich diese Vorlage veröffentlicht werden soll. Zur Auswahl stehen: öffentlich Vorlage erscheint im öffentlichen (ungeschützten) Bereich des Informationssystems nicht öffentlich Vorlage steht im geschützten Bereich des Informationssystems vertraulich Vorlage wird nur Personen zugänglich, die entsprechende Zugriffsrechte besitzen gesperrt Vorlage wird nicht veröffentlicht Betreff Es steht eine Kurz- und eine Langbezeichnung zur Verfügung. Kurzbetreff stichwortartige Umschreibung der Vorlage ohne Erwähnung sensibler Inhalte (für öffentliche Bekanntmachung oder Internet) z.b. Personalangelegenheit, Grundstücksangelegenheit Langbetreff ist die eigentliche Überschrift der Vorlage Stichworte Hier können Stichwörter hinterlegt werden, die bei einer späteren Recherche zusätzlich neben den Kurz- und Langbetrefftext als Suchbegriffe herangezogen werden. Hinterlegen Sie deshalb als Stichwörter solche Begriffe, die nicht schon im Kurz- bzw. Langbetrefftext der Vorlage vorhanden sind. Mit OK wird die Vorlage angelegt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 14 von 70

15 5.2 Übersicht der Vorlage Startseite der Vorlage Auf einen Blick alle Informationen zu den Grunddaten und zum Bearbeitungsstand. Bereits zurückliegende Sitzungen sind verlinkt. Die weitere Bearbeitung über den Menüpunkt Vorlage. Sie können die Funktionen auch direkt über die Navigationsleiste aufrufen. Zurück zu den Grunddaten kommen Sie über das Menü Vorlage Eigenschaften oder über das Eigenschaften-Symbol in der Symbolleiste. Dort können Daten geändert und ergänzt werden. Zurück zum Übersichtsblatt kommen Sie über das Haussymbol in der Kopfzeile der Vorlage SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 15 von 70

16 5.3 Festlegung der Beratungen Vorlage Beratungen 3300 Festlegung der Reihenfolge der Beratung in den Gremien. Wichtige Verbindung zwischen Vorlagenerstellung und Tagesordnungserstellung. Einträge erfolgen über die Schaltfläche Neu im rechten Menü. Folge Einstellung der Folge im Beratungsablauf für das im nebenstehenden Feld gewählten Gremiums. Wird die Beratungsfolge mit gleicher Ziffer festgelegt, können die Tagesordnungen der Gremien mit dieser Vorlage zur gleichen Zeit erstellt werden. Hier ist aber darauf zu achten, dass eine Sortierung (im gleichnamigen Feld aufsteigend) für den Ausdruck der Beschlussvorlage eingegeben wird. Die Einstellung, ob hier standardmäßig mit oder ohne Folge gearbeitet wird, erfolgt in den Systemeinstellungen. Gremium Auswahl des Beratungsgremiums Sortierung Nur notwendig, wenn ohne feste Beratungsfolge gearbeitet wird. Wichtig um die richtige Reihenfolge im Dokument herzustellen. Vorlagengruppe Anzeige der zugeordneten Vorlagengruppe. Vorlagengruppen dienen der Vorsortierung der Tagesordnung. Öffentlichkeitsstatus In welchem Teil der Sitzung wird über die Vorlage beraten. Zuständigkeit Auswahl aus der Listbox treffen, z.b. Vorberatung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 16 von 70

17 Verfügbarkeit o Nichts auswählen: Vorlage wird automatisch zur nächsten Sitzung angeboten. o Frühestens verfügbar ab - Datum auswählen: Vorlage erscheint ab diesem Termin auf der Tagesordnung. o Button Sitzung : Es werden alle Sitzungen des Gremiums angezeigt, die bereits im Sitzungskalender hinterlegt sind, Auswahl per Mausklick und Bestätigung mit OK. Vorlage erscheint auf der Tagesordnung dieser Sitzung erstmalig. Bei allen Einstellungen gilt, sie gelten nur für das automatische auf die Tagesordnung setzen. Der Sitzungsbearbeiter hat immer die Möglichkeit auf alle noch nicht beschlossenen Vorlagen eines Gremiums zuzugreifen. Somit können auch Vorlagen manuell vorgezogen werden. In der Beratungsfolge erscheinen dann der tatsächliche Beratungstermin und die entsprechende Sitzungsnummer. Übernahme als Tagesordnungspunkt, wenn Vorlage in vorheriger Folge (Voraussetzung: Eingabe einer festen Folge (Gremium 1, Gremium 2 usw.) o Beschlossen: die Vorlage kommt erst dann auf die Tagesordnung des nachfolgenden Gremiums, wenn die Beratungen im ersten Gremium abgeschlossen sind. o auf Tagesordnung: die Tagesordnung kann direkt nach der Tagesordnungserstellung des ersten Gremiums erfolgen (günstiger bei sich überschneidenden Ladefristen) Die Standardbelegung dieses Feldes kann administriert werden. Zusatzinfo Frei belegbares Feld, z.b. für Berichterstatter zur Vorlage in der Sitzung. Eingabe mit OK beenden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 17 von 70

18 5.4 Beratungsfolge Übersicht Vorlage Beratungen 3300 Aus der Übersicht sind sämtliche Informationen zum Genehmigungsund Beratungsstand der Vorlage zu entnehmen: Vorlage noch nicht zur Beratung freigegeben, wird noch in keine Tagesordnung übernommen Vorlage kommt jetzt automatisch auf die Tagesordnung des Haupt- und Finanzausschusses Vorlage kommt gleichzeitig auf die Tagesordnungen der Ausschüsse, die Stadtvertretung berät nachrangig Die Vorlage wurde am im Haupt- und Finanzausschuss beraten, dort wurde ein Beschluss gefasst (grüner Haken). Derzeit wird die Tagesordnung für die Sitzung der Stadtvertretung am mit dieser Vorlage erstellt. (schwarzer Pfeil) Durch Auswahl eines Sitzungseintrages kann direkt in den Beschluss oder die gesamte Sitzung verzweigt werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 18 von 70

19 5.5 Eingabe der Beteiligungen Vorlage Beteiligungen 3100 Die Erfassung der Beteiligungen ist optional, das Fenster kann auch ganz entfernt werden. Auswahl der Beteiligungen per Mausklick. Der federführende Fachbereich erscheint in Fettschrift. Er kann über den Button Federführung geändert werden. Nicht ausgewählte Fachbereiche werden in grau (als inaktive Einträge) und automatisch am Ende der Liste angezeigt. Eine Änderung der Federführung kann unter Umständen zu einer Änderung der Zugriffsrechte führen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 19 von 70

20 5.6 Texteingabe Texteingabe im Dokument Vorlage Inhalt 3200 Die Texteingabe erfolgt im Fenster Inhalt. Die Texteingabebereiche sind jeweils durch Textmarken markiert. Die Textmarken sind geschützt und es kann nur innerhalb der Textmarkenbereiche geschrieben werden. Zur besseren Übersicht sind die einzelnen Textmarkenbereiche mit der entsprechenden Textbezeichnung (ehemals die Textregisternamen) gekennzeichnet (z.b. Sachverhalt, Beschlussvorschlag, etc.). Es sind maximal 6 Textmarkenbereiche verfügbar. Die Bezeichnungen der Bereiche können ebenfalls je nach Vorlageart variieren. Alle gängigen Funktionen stehen beim Ausfüllen der Textmarkenbereiche zur Verfügung: z. B. bei Word Rechtschreibprüfung, Tabellen einbinden, Kopieren aus anderen Dokumenten. In der blauen Titelzeile werden die jeweilige Vorlagennummer und der Kurzbetreff der Vorlage angezeigt. Über den Button Zurück zu Session gelangen Sie zur Speicherabfrage. Session zeigt noch einmal die Bereiche an, die gespeichert bzw. gelöscht werden sollen. Bestätigen Sie das Speichern mit Ja. Danach gelangen Sie in das zuletzt geöffnete Fenster zurück. Bei der Erfassung längerer Texte ist es sinnvoll, das Dokument zwischenzuspeichern, ohne das Bearbeitungsfenster schließen zu müssen. Dafür steht Ihnen wie in MS-Word üblich, das Speichern - Symbol in der Word-Leiste zur Verfügung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 20 von 70

21 5.6.2 Texteingabe in Registern Vorlage Inhalt 3200 Die Texteingabe erfolgt über den Menüpunkt Inhalt. Alle gängigen Funktionen stehen beim Ausfüllen der Textregister zur Verfügung: z. B. bei Word Rechtschreibprüfung, Tabellen einbinden, Kopieren aus anderen Dokumenten. Die Anzahl der Textregister kann variieren, max. sind 6 möglich. Auch die Registerbezeichnungen können je nach Vorlageart variieren. In der blauen Titelzeile werden die jeweilige Vorlagennummer und der Kurzbetreff der Vorlage angezeigt. Über den Button Zurück zu Session gelangen Sie zur Speicherabfrage. Bestätigen Sie das Speichern mit Ja. Danach gelangen Sie in das zuletzt geöffnete Fenster zurück. Bei der Erfassung längerer Texte ist es sinnvoll, das Dokument zwischenzuspeichern, ohne das Bearbeitungsfenster schließen zu müssen. Dafür steht Ihnen wie in MS-Word üblich, das Speichern - Symbol in der Word-Leiste zur Verfügung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 21 von 70

22 5.7 Erstellen des Dokumentes Vorlage Dokumente 3900 Möglichkeiten der Dokumenterstellung: 1. Auswahl des Dokumentes über das Wordsymbol in der Symbolleiste: Auswahl über den schwarzen Pfeil neben dem Symbol. 2. Auswahl des Dokumentes im Dokumente -Fenster per Doppelklick auf den grauen Eintrag (abhängig von den Einstellungen in den Stammdaten, eventuell werden bei Ihnen keine grauen Einträge dargestellt). Die Vorlage wird nun nach dem Textbausteinprinzip erstellt. Alle Daten werden an die definierten Stellen in der Dokumentvorlage gesetzt. Keine Änderungen: Vorlage kann über MS Word oder Open Office gedruckt werden. Es sind Änderungen notwendig: Änderungen nur in Session vornehmen (z.b. unter Inhalt ). Zurück zum Fenster Dokumente und über das Wordsymbol das Dokument neu erstellen. Die Vorlage wird jetzt neu erstellt und die vorherige Version wird überschrieben. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 22 von 70

23 5.7 Erneutes Erstellen nach Änderungen Vorlage Dokumente 3900 Dokument öffnen: zuletzt geöffnete Version der Vorlage wird angezeigt es erfolgt keine neue Übergabe der Textteile aus Session eventuelle Änderungen werden nicht übernommen Dokument neu erstellen: Übergabe der Textteile aus Session erfolgt erneut es entsteht eine neue Version der Vorlage der vorherige Stand wird überschrieben Änderungen, die nachträglich im fertigen Vorlagendokument gemacht wurden, sind überschrieben SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 23 von 70

24 5.8 Speichern von Entwürfen Vorlage Dokumente 3900 Einzelne Bearbeitungsstände können fest gespeichert werden. Im Dokumentfenster den Button Version auswählen und einen Namen für das Dokument eintragen. Dieser Stand ist nun gespeichert und es kann ein neues zusätzliches Dokument mit eventuellen Änderungen über Neu erstellen aufgebaut werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 24 von 70

25 5.9 Importieren von externen Anlagen Vorlage Dokumente 3900 Werden Anlagen nicht direkt als Text erfasst (Fenster Inhalt Reiter/Textmarkenbereich Anlagen ), kann ein Import von externen Dokumenten erfolgen. Somit kann jeder Nutzer auch externe Dateien aus Session öffnen. Die möglichen Dateitypen werden in den Systemdaten definiert. Über die Schaltfläche Import können mit dem Button Dokumente die Verzeichnisse nach der Anlage durchsucht werden und die Anlage betitelt werden. Der Originalname der Anlage wird als Vorschlag übernommen, Sie können die Anlage jedoch auch neu bezeichnen. Weisen Sie der Anlage ebenfalls einen www-status zu. Die externe Datei wird in den Session Dokumentpfad kopiert. Änderungen in dieser Datei schlagen sich nicht in das Original durch. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 25 von 70

26 5.10 Versand von Vorlagendokumenten Vorlage Dokumente 3900 Im Fenster Dokumente haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente direkt per zu versenden. Dazu markieren Sie das Dokument, das Sie versenden möchten und klicken dann auf die Schaltfläche Senden. Schaltfläche Senden Es öffnet sich ein Personenauswahlfenster. Sie müssen nicht zwangsläufig eine Person aus diesem Fenster auswählen, im nächsten Schritt öffnet sich die und Sie können im Bereich Empfänger auch sonstige Personen hinterlegen. Weiterhin können Sie wählen, ob das Dokument mit dem Originalnamen ( doc) oder unter dem Dokumentnamen (vorlage.doc) verschickt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Es öffnet sich Ihr -Programm. Als Empfänger sind die von Ihnen gewählten Personen hinterlegt. Sie können natürlich noch weitere Personen hinzufügen. Als Anlage liegt das entsprechende Dokument bei. Senden Sie die zum Beenden des Vorganges. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 26 von 70

27 6 Aufgabenabarbeitung 6.1 Aufgaben ohne Weiterleitung Zum Ausführen der Aufgabe doppelklicken Sie hier. Um einzelne Arbeitsschritte, Stellungnahmen und Freigaben zu dokumentieren werden Aufgaben" definiert. Per Klick auf die jeweilige Aufgabe" wird die Abarbeitung dargestellt. Die wichtigsten Aufgaben werden auch im Fenster oben rechts (Ablaufmenü) angezeigt und können dort per Doppelklick abgearbeitet werden. Sind Aufgaben erledigt, erscheinen sie mit dem grünen Haken versehen. Vorgehensweise zum Ausführen einer Aufgabe: In Ablaufmenü (Fenster oben rechts) per Doppelklick die entsprechende Aufgabe" auswählen (doppelklicken) und mit OK bestätigen oder unter dem Menüpunkt Vorlage Aufgaben oder dem Aufgabensymbol die entsprechende Aufgabe auswählen. Mit Aufrufen der Aufgabe erscheint das Fenster Aufgabe ausführen. Dargestellt wird die Aufgabenbezeichnung, das Erledigungsdatum sowie der Aufgabenhilfetext (falls hinterlegt in den Stammdaten). SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 27 von 70

28 6.2 Aufgaben mit Weiterleitung Weitergabe von Vorlagen an andere Bearbeiter. Aufruf über Vorlage Aufgaben oder das Aufgabensymbol Vorgehensweise zum Ausführen einer Weiterleitung: Hinterlegen Sie einen Aufgabentext. Dies ist der Text, den der Empfänger erhalten wird. Möglichkeit der Terminvergabe. Auswahl von Fachbereich und Sachbearbeiter, der Aufgabe und Vorlage bekommt. Der Sachbearbeiter muss gewählt werden, da auch Zugriffsrechte vergeben werden. Optional: Auswahl der -Benachrichtigung und Benachrichtigung bei Erledigung der Aufgabe. Empfänger erhält eine über die Weitergabe und kann über die Anlage Session direkt aufrufen. Der Absender erhält eine Mail, wenn die Aufgabe erledigt ist. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 28 von 70

29 6.3 Vergabe von Teilaufgaben Zu jeder Weiterleitung können Teilaufgaben hinterlegt werden. Somit ist es möglich aufgaben zu delegieren oder Zuarbeiten anzufordern. Teilaufgaben kann nur der Empfänger der Weiterleitung vergeben. Dazu gibt es im Bearbeitungsfenster einer Aufgabe die Schaltfläche Teilaufgaben. Im folgenden Fenster kann die Zuarbeit analog einer Weiterleitung definiert werden. Die Optionen einer Hinweis für den Empfänger und einer Erledigungsmail für den Absender sind ebenso möglich. Mit Ok wird die Aufgabe in Session hinterlegt. Die wird optional generiert und kann gesendet werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 29 von 70

30 6.4 Dokumentation und Beispiele von Aufgaben Vorlage Aufgaben 3800 Alle ausgeführten Aufgaben werden in diesem Fenster dokumentiert, so ist der interne Verwaltungsablauf jederzeit nachvollziehbar. Alle Aufgaben sind auf Ihren Verwaltungsablauf anpassbar, darauf wird in der Schulung direkt eingegangen, hier aber einige Standardaufgaben und ihre Auswirkungen: vorläufige Freigabe: die Vorlage wird gemäß der Beratungsfolge auf die Tagesordnung übernommen, aber noch nicht versiegelt Freigabe: die Vorlage wird versiegelt und wenn noch nicht erfolgt auf die Tagesordnung übernommen Vorlage entschieden: die Vorlage ist abgehandelt, es liegt ein Beschluss vor Vorlage abgeschlossen: die Vorlage ist mit allen Nacharbeiten abgehandelt und kann archiviert werden In der Übersicht werden die Erledigungsdaten der Mitzeichnungen (d.h. Name des Ausführenden, Erledigungsdatum, Ergebnis) und Beschlusskontrolltermine (Aufgaben, die aus einer Beschlusskontrolle im Sitzungsbereich resultieren) protokolliert. Aufgaben mit Teilaufgaben werden in einer Baumstruktur dargestellt. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 30 von 70

31 7 Suchen einer Vorlage/Recherche nach Vorlagen Vorlage Vorlage öffnen Suchmöglichkeiten stehen zur Verfügung: 1. Direktwahl durch Eingabe der Nummer, mit OK bestätigen 2. Auswahl von Suchkriterien, Anzeige der Treffer über die Schaltfläche Suchen, Auswahl der Vorlage per Doppelklick Die folgenden Suchfilter stehen zur Verfügung: Vorlage: Auswahl Vorlagegrunddaten als Suchkriterien Vorlageart, Vorlagengruppe, Aktenzeichen, Inhalt, Freigabenummer Angelegt: Auswahl von Anlagedaten als Suchkriterien Verfasser, Bearbeiter, Zeitraumauswahl (Von-/Bis-Datum) Beteiligt: Auswahl federführendes Amt und beteiligte Ämter Federführung, Fachbereich, Gremium, Produkt Status: Öffentlichkeitsstatus; www-status, Aufgabenstatus 3. "Meine Vorlagen": Drücken Sie diese Schaltfläche um nur die Vorlagen anzuzeigen, für die der angemeldete Sachbearbeiter verantwortlich ist. Zur Verfeinerung der Suche können natürlich ebenfalls die Filter eingesetzt werden. Die eingegebenen Suchkriterien in den einzelnen Registern werden bei der Suche miteinander kombiniert (UND-Verknüpfung). Historische Daten können ebenfalls in die Suche einbezogen werden, indem Sie die Option Historische Daten berücksichtigen auswählen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 31 von 70

32 7.1 Kombinationsmöglichkeiten von Suchbegriffen Vorlage Vorlage öffnen 3002 Möglichkeit der Kombination von Suchbegriffen über ODER Verknüpfung (d.h. Eingabe von mehreren Wörtern oder Wortkombination, die durch Leerzeichen getrennt werden). Möglichkeit der Kombination von Suchkriterium über UND/ODER Verknüpfung. Eine UND-Verknüpfung ist mit einem + vor dem Suchwort zu kennzeichnen. Beispiel: folgende Eingabe im Feld Inhalt : Multiplex Verwaltung Suchen : Gesucht wird nach Vorlagen, die im Betrefftext (Kurz- bzw. Langtext) oder im Stichwortverzeichnis zur Vorlage, die Kombination Multiplex oder Verwaltung aufweisen. folgende Eingabe im Feld Inhalt : Multiplex +Veranstaltung Suchen : Gesucht wird nach Vorlagen, die im Betrefftext (Kurz- bzw. Langtext) oder im Stichwortverzeichnis zur Vorlage die Kombination Multiplex und Veranstaltung aufweisen. Suchergebnis: Die Vorlagen, die dieser Suche entsprechen, werden in der Trefferliste angezeigt Es werden nur die Suchkriterien angeboten und als Treffer die Vorlagen angezeigt, für die eine Zugriffsberechtigung existiert (optional). SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 32 von 70

33 7.2 Suchergebnisse in Listenform anzeigen Vorlage Vorlage öffnen 3002 Klicken Sie auf das Listen-Symbol für die untere Ansicht Ihrer Suchergebnisse. Ihre Suchergebnisse können Sie sich in Listenform generieren und drucken. Im Suchfenster wurde das Session Listen-Symbol integriert. Klicken Sie auf das Symbol. Damit öffnet sich Ihr Browser und zeigt Ihnen Ihre Suchergebnisse in Listenform. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 33 von 70

34 8 Nachbearbeitung der Vorlage 8.1 Änderung der Federführung der Vorlage Vorlage Federführung ändern 3014 Eine Änderung des federführenden Fachbereichs kann eine Beschränkung der Zugriffsrechte zur Folge haben. 8.2 Auswahl eines Produktes Vorlage Produkte 3150 Im Hinblick auf die Einführung der Budgetierung (Doppik) in den Kommunalverwaltungen ist es hier möglich eine Produktnummer der Vorlage zuzuordnen. Arbeiten Sie mit Produkten, so wird dieser Menüpunkt eingeblendet zwischen "Beteiligungen" und "Inhalt" (wie links dargestellt). Bei der Vorlagenrecherche (Vorlage Vorlage öffnen) ist es möglich, nach Produkten zu suchen. Sie erhalten dann eine Anzeige über alle Vorlagen, die einem bestimmten Produkt zugeordnet sind. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 34 von 70

35 8.3 Vorlage kopieren Vorlage Vorlage kopieren 3016 Zur Erstellung von Ergänzungsvorlagen oder inhaltlich ähnlichen Vorlagen kann die Funktion Vorlage kopieren genutzt werden. Ergänzung Es wird die bisherige Nummer mit /1 übernommen. Neu Es wird neue Nummer vergeben werden. Referenz Es wird auf dem Übersichtsblatt eine Verlinkung zur Originalvorlage hergestellt. Alle Grunddaten und Inhalte können (durch Klick in das Auswahlkästen) übernommen und bei Bedarf noch geändert und ergänzt werden SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 35 von 70

36 8.4 Vorlage löschen Vorlage Vorlage löschen 3009 Das Löschen der Vorlage ( Vorlage Vorlage löschen ) müssen Sie immer bestätigen. Eine Vorlage, die gelöscht werden soll, darf nicht auf einer Tagesordnung stehen und es darf keine Aufgabe gesetzt sein (Vorlage genehmigt usw.). Durch das Löschen wird die Nummer der Vorlage mit gelöscht. Diese wird dann nicht wieder neu vergeben. Es ist deshalb zu überlegen, ob man die Vorlage nicht in eine andere Vorlage abändern kann. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 36 von 70

37 9 Anlegen und Bearbeiten einer Sitzung 9.1 Sitzungsvorbereitung Information Kalender Globaler Kalender 7015 Terminplanung 9.2 Globaler Kalender In diesem Fenster können Sie über die Schaltfläche Neu sitzungsfremde Termine erfassen: Feiertage, Ferien, städtische Termine, etc. Diese können im Session- Sitzungskalender wahlweise farblich markiert oder durch ein Symbol bzw. Infotext angezeigt werden. Die Unterscheidung erfolgt zwischen einmaligen und jährlich wiederkehrenden Terminen. Weiterhin kann bei Anzeige im Informationssystem entschieden werden in welchem SessionNet Bereich diese Einträge erscheinen sollen. AI = Amtsinfo/Mitarbeiterinfo BI = Bürgerinfo RI = Ratsinfo/Gremieninfo SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 37 von 70

38 9.3 Anlegen einer Sitzung Information Kalender - Sitzungskalender 7010 Aus dem in der Session -Startseite integrierten Sitzungskalender (Fenster 7001) können direkt neue Sitzungen angelegt werden. Alternativ können Sie eine Sitzung auch über Neue Sitzung anlegen (in der Session Startseite Bereich Sitzung), anlegen. Alle farbig hinterlegten Felder sind Pflichtfelder. Ohne eine Auswahl in diesem Feld ist ein Anlegen der Sitzung nicht möglich. Datum Auswahl des Sitzungsdatums, es ist bei mehrtägigen Sitzungen kann auch ein Enddatum eingetragen werden. Hinterlegen Sie ebenfalls die Beginnuhrzeit. Verantwortung Auswahl des zuständigen Sachbearbeiters, der die Sitzung letztendlich vorbereitet. Mandant (nur bei mehreren Mandanten verfügbar) Auswahl des entsprechenden Mandanten. Gremium Auswahl des beratenden Gremiums. Bei gemeinsamen Sitzungen verschiedener Gremien sollte hier ein federführendes Gremium ausgewählt werden. Alle beteiligten Gremien lassen sich nachträglich über Sitzung Gremien zuordnen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 38 von 70

39 Standard-TOP Hier sollte schon eine Auswahl getroffen sein, da es möglich ist in den Stammdaten die Standard-Tagesordnungspunkte für die jeweiligen Gremien zu hinterlegen. Ist dies nicht der Fall, kann die zutreffende Gruppe von Standard-Tagesordnungspunkten ausgewählt werden. Bezeichnung der Sitzung Die bereits eingetragene Sitzungsbezeichnung ist nur ein Vorschlag. Sie kann abgeändert werden. Aktenzeichen Falls Sie mit Sitzungsaktenzeichen arbeiten, kann dieses hier hinterlegt werden. Öffentlichkeitsstatus Auswahl welcher Status für die Sitzung gilt. www-status Anzeige der Sitzung in SessionNet. Hier kann gewählt werden, in welchen Bereich der Sitzungstermin und die Inhalte veröffentlicht werden sollen. Zur Auswahl stehen: o öffentlich Sitzung erscheint im öffentlichen (ungeschützten) Bereich des Informationssystems o o o nicht öffentlich Sitzung steht im geschützten Bereich des Informationssystems vertraulich Sitzung wird nur Personen zugänglich, die entsprechende Zugriffsrechte besitzen gesperrt Sitzung wird nicht veröffentlicht Sitzungsort Der Sitzungsort kann in den Stammdaten pro Gremium voreingestellt sein und wird in diesem Fall übernommen. Über die Schaltfläche Raum auswählen kann diese Vorbelegung geändert und ein anderer Raum reserviert werden (vorausgesetzt das Modul Session Raumverwaltung ist im Einsatz). Als 3. Option kann in dem Textfeld ein Sitzungsort und raum, ohne Reservierung, erfasst werden. Ladefrist Der zuständige Sachbearbeiter muss ausgewählt werden. Er erhält einen Termin entsprechend der angegebenen Tage vor dem Sitzungstermin. Dieser Termin kann per oder nur über Session vergeben werden. Dafür das Häkchen bei entfernen. Mit OK" wird die Sitzung angelegt und in den Kalender eingetragen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 39 von 70

40 Information Kalender - Sitzungskalender 7010 Aus dem Sitzungskalender kann direkt auf eine Sitzung per Doppelklick zugegriffen werden. Um weit vor oder zurückzublättern ist es sinnvoll, direkt auf den Monat bzw. die Jahreszahl zu klicken und aus der Listbox den gewünschten Eintrag auszuwählen. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 40 von 70

41 9.4 Periodische Sitzungsplanung Information Kalender - Sitzungskalender 7010 Im Register Serientyp können Sitzungen periodisch geplant werden. Wählen Sie die entsprechende Regel aus und legen Sie ein Beginndatum fest. Das Ende kann nach einer Anzahl von Sitzungen oder zu einen bestimmten Datum gesetzt werden. Im Vorschaufenster werden die Sitzungstermine angezeigt und mit OK erfolgt die Eintragung der Termine im Kalender. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 41 von 70

42 10 Übersichtsblatt zur Sitzung Startseite der Sitzung. Auf einen Blick alle Informationen zu den Grunddaten, Tagesordnung, Einladung und zum Bearbeitungsstand. Weitere Bearbeitung über den Menüpunkt Sitzung Sie können die Funktionen auch direkt über die Navigationsleiste aufrufen. Zurück zu den Grunddaten kommen Sie über das Menü Sitzung Eigenschaften oder über das Eigenschaften-Symbol in der Symbolleiste. Dort können Daten geändert und ergänzt werden. Zurück zum Übersichtsblatt kommen Sie über das Haussymbol in der Kopfzeile der Sitzung. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 42 von 70

43 10.1 Erstellung der Tagesordnung Sitzung Inhalt 1100 Zur Erstellung der Tagesordnung stets mit der Schaltfläche Vorschlag beginnen. Es werden alle Standard-Tagesordnungspunkte und die Vorlagen, die laut Beratungsfolge für diese Sitzung eingeplant wurden, angezeigt: Vorlage muss für Tagesordnung angemeldet sein (grüner Pfeil vor Gremium) Vorlage darf nicht für späteren Termin zurückgestellt sein (frühestens verfügbar ab:) Gremium muss den Sitzungsteil abhalten, für den die Vorlage bestimmt ist SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 43 von 70

44 10.2 Verschieben von Tagesordnungspunkten Sitzung Inhalt 1100 Die Tagesordnung kann natürlich nachträglich noch verändert werden. Tagesordnungspunkte können auf mehreren Wegen verschoben werden, wählen Sie die für Sie günstigste Methode: Ziehen mit der Maustaste (Drag & Drop) Den gewünschten TOP mit der Maus markieren und mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen und loslassen. Bei TOPs mit Unterpunkten kann gewählt werden, ob nur der einzelne Punkt oder die ganze Gruppe verschoben werden soll. Einzeleintrag über Bearbeiten Durch Markieren und die Schaltfläche Bearbeiten lassen sich einzelne TOPs ebenfalls neu nummerieren. Auch hier können Unternummern eingetragen werden SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 44 von 70

45 10.3 Neuaufnahme von Tagesordnungspunkten Sitzung Inhalt 1100 Neue Punkte ohne Vorlage Über die Schaltfläche Neu können neue Punkte in die Tagesordnung übernommen werden, die keine Vorlage sind und nur einmalig zu dieser Sitzung erscheinen sollen. Diese werden unter Betreff eingegeben und mit der entsprechenden Nummer versehen. Sie können auch Punkte ohne Nummer, z.b. Zwischenüberschriften, aufnehmen. Vorlagen die nachträglich für diese Sitzung angemeldet wurden Durch das erstmalige Betätigen des Button Vorschlag werden alle Vorlagen gelistet, die bis zu diesem Zeitpunkt für diese Sitzung angemeldet wurden. Nachträgliche Vorlagen werden unter Vorschlag Vorlagen angezeigt. Diese können ausgewählt und in die Sitzung übernommen werden. Vorlagen die noch nicht automatisch auf die Sitzung kommen Der Sitzungsbearbeiter hat immer die Übersicht über alle Vorlagen eines Gremiums, die noch nicht entschieden sind. Diese können z.b. zurückgestellt oder noch gar nicht angemeldet sein. Aus diesem Pool (Schaltfläche Neu - Vorlage anklicken) können ebenfalls Vorlagen auf die Tagesordnung gesetzt werden. Der Eintrag in der Beratungsfolge wird dann automatisch abgeändert SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 45 von 70

46 10.4 Kennzeichnung nicht freigegebener Vorlagen Sitzung Inhalt 1100 Den Freigabestatus und das Freigabedatum können Sie über die Quickinfoanzeige erkennen. Zur schnelleren Übersicht werden nicht freigegebene Vorlagen mit roter Nummer angezeigt. Vorläufig freigegebene Vorlagen sind durch graue Vorlagennummern dargestellt Löschen von Tagesordnungspunkten Tagesordnungspunkt markieren und Schaltfläche Löschen betätigen. Es wird nur der Punkt von der Tagesordnung gelöscht. Von der Tagesordnung gelöschte Vorlagen können jederzeit über Vorschlag Vorlagen oder über Neu Vorlagen wieder auf die Tagesordnung gesetzt werden. Über den Button Vorlage kann von der Tagesordnung aus jederzeit die Vorlage eingesehen werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 46 von 70

47 10.6 Erfassung von Nachträgen Sitzung Inhalt Neu 1112 Punkte, die nachträglich aufgenommen werden, können in einer Nachtragstagesordnung gedruckt werden. Dafür müssen sie als Nachtrag mit einem Datum versehen werden. Das Dokument kann dann später nur die Nachträge enthalten. Weiterhin ist die Vergabe einer Nachtragsnummer möglich, wenn die Nachträge nummeriert werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 47 von 70

48 10.7 Einladen von Personen Sitzung Personen 1200 Über Vorschlag werden aus den Stammdaten alle regelmäßig einzuladenden Personen gelistet. Diese sind versehen mit verschiedenen Berechtigungen, die den weiteren Bearbeitungsablauf steuern (die Langbezeichnung wird über Quickinfo angezeigt): EI Einladung ZK Kenntnisnahme AL Anwesenheitsliste VT Vertreter SG Sitzungsgeld OM ordentliches Mitglied SF Schriftführer AB Abwesend VS Vorsitz VI Vollinformation EV Elektronischer Versand Über Bearbeiten können die Überschrift, der Vertreter, die Funktion, die Partei, die delegierende Stelle sowie die Berechtigungen und die Bemerkung nachträglich geändert werden. Personen, die ausnahmsweise nicht eingeladen werden, können gelöscht werden. Sie bleiben aber in den Stammdaten weiterhin dem Gremium zugeordnet und erscheinen zur nächsten Sitzung wieder. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 48 von 70

49 10.8 Einladen von Vertretern Sitzung Personen Schaltfläche Vertreter 1213 Vorgehensweise beim Einladen von Vertretern: Mit Hilfe eines Assistenten wird der Vertreter auf die Einladungsliste gesetzt. 1. Auswahl der Person, die vertreten wird. 2. Über die Schaltfläche Vertreter, wird die Liste der Vertreter angezeigt. Die persönlichen Vertreter sind zusätzlich markiert. Wählen Sie den Vertreter aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. 3. Die Überschrift wird zugeordnet. Die Berechtigungen zugeteilt. Die zu vertretende Person kann als abwesend oder ganz gelöscht werden. Die vor eingestellte Bemerkung kann abgeändert werden. 4. Fertigstellen bringt den Vertreter auf die Liste Sie müssen nicht zwangsläufig die Schaltfläche Vertreter nutzen. Sie können eine Person auch als Abwesend markieren und den Vertreter über Neu hinzufügen. Bei Nutzung des Assistenten wird der zu vertretenden Person automatisch die Sitzungsgeldberechtigung entzogen. Arbeiten Sie nicht mit dem Assistenten, müssen Sie dies manuell tun. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 49 von 70

50 10.9 Einladen von weiteren Personen/Gästen Sitzung Personen Neu 1211 Vorgehensweise beim Einladen von Gästen: 1. Neue Personen können über die Schaltfläche Neu auf die Einladungsliste gesetzt werden. Hier ist zu prüfen, ob die Person bereits in der Adressverwaltung erfasst ist. Ist dies der Fall, wird sie ausgewählt. Ist dies nicht der Fall, kann sie über den Button Neue Person erfassen aufgenommen werden. 2. Es können nun Überschrift, Berechtigungen, delegierende Stelle und Bemerkungen erfasst werden. 3. Mit Fertigstellen wird die Person in die Liste übernommen. Neu erfasste Personen werden in die Adressverwaltung übernommen und müssen beim nächsten Mal nicht noch einmal erfasst werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 50 von 70

51 11 Erfassung freier Sitzungstexte 11.1 Erfassung freier Sitzungstexte im Dokument Sitzung Sitzungstexte 1117 Über den Menüpunkt Sitzungstexte gelangen Sie in das Erfassungsfenster für die freien Sitzungstexte. Diese Register werden in den Stammdaten bezeichnet und können in alle Sitzungsdokumente an beliebig definierte Stellen gesetzt werden. Sie können hier z.b. besondere Einladungstexte, Sitzungseröffnungen und schließungen erfassen, wenn diese kein TOP sind Die Zurück zu Session Schaltfläche. Damit kehren Sie zum vorherigen Fenster zurück. Genau wie bei der Texterfassung im Vorlagebereich, sind die Texteingabebereiche jeweils durch Textmarken markiert. Die Textmarken sind geschützt und es kann nur innerhalb der Textmarkenbereiche geschrieben werden. Zur besseren Übersicht sind die einzelnen Textmarkenbereiche mit der entsprechenden Textbezeichnung gekennzeichnet (z.b. Vor Einladung, Vor Tagesordnung, etc.). Es sind maximal 4 Textmarkenbereiche verfügbar. Die Bezeichnungen der Bereiche können variieren. Alle gängigen Funktionen stehen beim Ausfüllen der Textmarkenbereiche zur Verfügung: z. B. bei Word Rechtschreibprüfung, Tabellen einbinden, Kopieren aus anderen Dokumenten. In der blauen Titelzeile werden die jeweilige Sitzungsnummer und die Sitzungsbezeichnung angezeigt. Über den Button Zurück zu Session gelangen Sie zur Speicherabfrage. Session zeigt noch einmal die Bereiche an, die gespeichert bzw. gelöscht werden sollen. Bestätigen Sie das Speichern mit Ja. Danach gelangen Sie in das zuletzt geöffnete Fenster zurück. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 51 von 70

52 11.2 Erfassung freier Sitzungstexte in Textregistern Sitzung Sitzungstexte 1117 Über den Menüpunkt Sitzungstexte gelangen Sie in das Erfassungsfenster für die freien Sitzungstexte. Diese Register werden in den Stammdaten bezeichnet und können in alle Sitzungsdokumente an beliebig definierte Stellen gesetzt werden. Sie können hier z.b. besondere Einladungstexte, Sitzungseröffnungen und schließungen erfassen, wenn diese kein TOP sind. Alle gängigen Funktionen stehen beim Ausfüllen der Textregister zur Verfügung: z. B. bei Word Rechtschreibprüfung, Tabellen einbinden, Kopieren aus anderen Dokumenten. Die Anzahl der Textregister kann variieren, max. sind 4 möglich. Auch die Registerbezeichnungen können je nach Vorlageart variieren. In der blauen Titelzeile werden die jeweilige Sitzungsnummer und die Sitzungsbezeichnung angezeigt. Über den Button Zurück zu Session gelangen Sie zur Speicherabfrage. Bestätigen Sie das Speichern mit Ja. Danach gelangen Sie in das zuletzt geöffnete Fenster zurück. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 52 von 70

53 12 Ausdruck der Sitzungsunterlagen Sitzung Dokumente 1900 Möglichkeiten der Dokumenterstellung: 1. Auswahl des Dokumentes über das Wordsymbol in der Symbolleiste: Auswahl über den schwarzen Pfeil neben dem Symbol. 2. Auswahl des Dokumentes im Dokumente -Fenster per Doppelklick auf den grauen Eintrag (abhängig von den Einstellungen in den Stammdaten, eventuell werden bei Ihnen keine grauen Einträge dargestellt). Die Dokumente werden nun nach dem Textbausteinprinzip erstellt. Alle Daten werden an die definierten Stellen in der Dokumentvorlage gesetzt. Einige Dokumente wie Anwesenheitsliste oder Öffentliche Bekanntmachung erfordern keine weitere Vorarbeit. Keine Änderungen: Dokument kann über MS Word oder Open Office gedruckt werden. Es sind Änderungen notwendig: Änderungen nur in Session vornehmen (z.b. unter Inhalt, Personen oder "Sitzungstexte"). Zurück zum Fenster Dokumente und über das Wordsymbol das Dokument neu erstellen. Das Dokument wird jetzt neu erstellt und die vorherige Version wird überschrieben. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 53 von 70

54 12.1 Erneutes Erstellen nach Änderung Sitzung Dokumente 1900 Dokument öffnen: zuletzt geöffnete Version des Sitzungsdokumentes wird angezeigt es erfolgt keine neue Übergabe der Textteile aus Session eventuelle Änderungen werden nicht übernommen Dokument neu erstellen: Übergabe der Textteile aus Session erfolgt erneut es entsteht eine neue Version des Sitzungsdokumentes der vorherige Stand wird überschrieben Änderungen, die nachträglich im Word-Dokument gemacht wurden, sind überschrieben SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 54 von 70

55 12.2 Versand von Sitzungsdokumenten Genau wie im Vorlagenbereich haben Sie im Fenster Dokumente ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente direkt per zu versenden. Dazu markieren Sie das Dokument, das Sie versenden möchten und klicken dann auf die Schaltfläche Senden. Schaltfläche Senden Es öffnet sich ein Personenauswahlfenster. Sie müssen nicht zwangsläufig eine Person aus diesem Fenster auswählen, im nächsten Schritt öffnet sich die und Sie können im Bereich Empfänger auch sonstige Personen hinterlegen. Weiterhin können Sie wählen, ob das Dokument mit dem Originalnamen ( doc) oder unter dem Dokumentnamen (tagesordnung.doc) verschickt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Es öffnet sich Ihr -Programm. Als Empfänger sind die von Ihnen gewählten Personen hinterlegt. Sie können natürlich noch weitere Personen hinzufügen. Als Anlage liegt das entsprechende Dokument bei. Senden Sie die zum Beenden des Vorganges. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 55 von 70

56 13 Nachbereitung der Sitzung 13.1 Erstellen der Niederschrift Über das Fenster Inhalt wird auch die Niederschrift erstellt. Sitzung Inhalt 1100 Die Tagesordnung kann noch ergänzt werden: TOPs verschieben neue Tagesordnungspunkte aufnehmen Unterpunkte erfassen Bei Standard-Tagesordnungspunkten wie z.b. Verschiedenes, Mitteilungen und Anfragen ist es sinnvoll im nachhinein Unterpunkte zu erfassen. Damit können Beschlussauszüge von den einzelnen Anfragen erstellt werden Erfassen der Beschlusstypen Sitzung Inhalt TOP bearbeiten 1110 Die Tagesordnungspunkte werden nun bearbeitet (durch markieren mehrerer TOPs können diese gleichzeitig bearbeitet werden). Doppelklicken Sie den TOP, den Sie bearbeiten möchten. Im Reiter Beschluss wird zunächst ein Beschlusstyp zu den Vorlagen gewählt. Wenn mit Beschlussnummern gearbeitet wird, kann diese eingeben werden. Wird mit der automatischen Beschlussnummer gearbeitet, so wird diese hier automatisch hinterlegt. Im Abstimmungsfeld kann ein Kurzabstimmungsergebnis erfasst werden. Sie können ebenfalls entscheiden, ob Sie das 2. Textregister der Vorlage (z.b. Beschlussvorschlag) als Beschluss übernehmen möchten sowie das 1. Textregister (z.b. Sachverhalt) als Wortprotokoll. Mit Auswahl dieser Option werden die Texte automatisch kopiert. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 56 von 70

57 13.3 Erfassen/Zuordnen von Stichwörtern zum TOP Sitzung Inhalt TOP bearbeiten 1110 Im Reiter Zusatz können im Bereich Zusatz Anmerkungen hinterlegt werden. Diese können über eine Textmarke in das Sitzungsdokument eingefügt werden zu dem entsprechenden TOP. Ist für Standard-TOPs in den Stammdaten ein Zusatztext hinterlegt worden, so wird dieser hier automatisch angezeigt. Im Bereich Stichworte können Stichwörter hinterlegt werden, die bei einer späteren Recherche zusätzlich neben den Kurz- und Langbetrefftext des TOPs als Suchbegriffe herangezogen werden. Hinterlegen Sie deshalb als Stichwörter solche Begriffe, die nicht schon im Kurz- bzw. Langbetrefftext des Sitzungs-TOPs vorhanden sind. Bei Vorlagen-TOPs werden die Stichwörter, sofern Sie im Zuge der Beschlussvorlagenbearbeitung bereits zur Vorlage erfasst wurden, an diese Stelle durchgereicht und brauchen im Bedarfsfalle nur noch ergänzt werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 57 von 70

58 13.4 Erfassen des namentlichen Abstimmungsergebnis Sitzung Inhalt TOP bearbeiten 1110 Im 4. Register Abstimmung kann das namentliche Abstimmungsergebnis zum TOP hinterlegt werden. SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 58 von 70

59 13.5 Erfassen der Protokolltexte Sitzung Inhalt 1100 Über den Button Texte werden Beschluss, Abstimmungsergebnis und Wortprotokoll erfasst. Die Session-Texte Es stehen wie bei der Vorlage alle MS Word Funktionen zur Verfügung. Je nach Systemeinstellung erfolgt die Bearbeitung in Textregistern oder im Dokument. Über den Menü-Punkt Session Texte können die Textbestandteile der Vorlage und die vorhergehenden Beschlüsse zu dieser Vorlage geladen werden. Über den Button Zurück zu Session können Sie speichern, gelangen wieder in das Fenster Inhalt und können den nächsten Tagesordnungspunkt bearbeiten. In der Spalte Text im Fenster Inhalt wird dann angezeigt, welche der 3 Texte für den TOP hinterlegt sind. B - Beschluss A Abstimmungsergebnis W - Wortprotokoll Die Beschlusstypen sind farbig dargestellt: Gelb - kein Beschlusstyp erfasst Grün - Gremium hat über die Vorlage beraten, Beratungsfolge geht weiter Rot - Gremium hat beraten, Vorlage geht in den Ausschuss zurück Blau - Gremium hat die Vorlage zurückgestellt SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 59 von 70