E-MANUSKRIPTE MIT MS WORD

Transkript

1 E-MANUSKRIPTE MIT MS WORD SUSANNE FRANZ INNOVATIVES PUBLISHINGWISSEN FÜR DIE PRAXIS

2 Innovatives Publishingwissen für die Praxis Die XML-Schule bietet Seminare und Weiterbildung im Bereich Elektronisches Publizieren und Produzieren mit XML für Einsteiger und Fortgeschrittene. Ergänzend zu den Seminaren gibt es diese praxisorientierte Fachbuchreihe der XML-Schule.

3 In dieser Reihe erscheinen in 2011: Uwe Matrisch, Ursula Welsch: E-Books konzipieren und produzieren Februar 2011 ISBN Buchausgabe: ISBN EPUB-E-Book: ISBN PDF-E-Book: Thilo Machotta: Mit Adobe InDesign XML verarbeiten Dezember 2011 ISBN Buchausgabe: ISBN EPUB-E-Book: ISBN PDF-E-Book: Manfred Krüger: XSL-FO Vollständige Referenz der Objekte, Eigenschaften und Funktionen mit den Erweiterungen von Antenna House Oktober 2011 ISBN Buchausgabe: ISBN EPUB-E-Book: ISBN PDF-E-Book: Aktuelle Informationen zur Reihe und zu den einzelnen Titeln finden Sie unter

4 Susanne Franz E-Manuskripte mit MS Word

5 2011 MedienEdition Welsch MedienEdition Welsch D Taching am See Tachenseestr. 2 Telefon: +49-(0) Telefax: +49-(0) Web: info@medienedition.de ISBN Buchausgabe: ISBN epub-e-book: ISBN PDF-E-Book: Umschlaggestaltung: Caroline Butz, München Gestaltung Druck: Marcel Langer, Uwe Matrisch, Leipzig Gestaltung XSL-FO (PDF): Dr. Manfred Krüger, St. Leon-Rot Originalausgabe Alle Rechte vorbehalten.

6 Inhalt Vorwort 9 1 Textkorrekturen beim Redigieren Text bearbeiten und korrigieren Markieren mit der Maus Markieren über die Tastatur Text überschreiben Textpassagen kopieren, ausschneiden und einfügen Die Office-Zwischenablage einsetzen Text verschieben Automatische Korrekturen bei der Eingabe Falsch geschriebene Begriffe nachträglich verbessern: Suchen und Ersetzen Rechtschreib- und Grammatikprüfung einsetzen Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivieren Rechtschreibprüfung durchführen und Wörterbuch ergänzen Schnellkorrektur über das Kontextmenü Neues Wörterbuch anlegen Änderungen nachverfolgen Im Überarbeiten-Modus korrigieren Text bearbeiten

7 2.1.2 Kommentare eingeben Bildschirmanzeige anpassen Korrekturen anzeigen Änderungen ausblenden Änderungen und Kommentare annehmen oder ablehnen Grundlagen der formalen Auszeichnung: Dokument- und Formatvorlagen Formatierungsmöglichkeiten im Überblick (»Harte«Formatierung) Zeichen Absätze Nummerierungen und Aufzählungen Gliederung und Listen Tabellen Text in Tabelle überführen Arbeiten mit Dokumentvorlagen Dokument- oder Formatvorlage? Eine externe Dokumentvorlage speichern Dokument und Vorlage verbinden Die Dokumentvorlage wechseln Eine neue Dokumentvorlage erstellen Formatvorlagen einsetzen Der Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung Absatz- und Zeichenformatvorlagen zuweisen Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Eine neue Formatvorlage festlegen Formatvorlagen ändern Was tun mit harten Formatierungen?

8 3.4.1 Harte Formatierung in eine Formatvorlage überführen Formatvorlage mit harter Formatierung Harte Formatierung manuell in Formatvorlagen umwandeln (Suchen und Ersetzen) Arbeiten mit umfangreichen Dokumenten Die Gliederungsansicht aufrufen Mit Masterdokumenten arbeiten Zusammenführen von Dateien in einem Masterdokument Datei in Masterdokument umwandeln Masterdokumente bearbeiten Feldfunktionen: Inhaltsverzeichnis, Register, Bilder Feldfunktionen einsetzen (Überblick) Inhaltsverzeichnis einfügen Index erstellen Indexeinträge festlegen Register erstellen Bilder einfügen Hinweise für Word 2007/ Korrekturen beim Redigieren: Löschen, Kopieren und Einfügen (Überblick) Rechtschreib- und Grammatikprüfung (Überblick) Änderungen nachverfolgen Dokument- und Formatvorlagen Harte Formatierung Mit Dokumentvorlagen arbeiten Formatvorlagen einsetzen

9 6.8 Masterdokumente Gliederungsansicht aufrufen Anlegen eines Masterdokuments Masterdokumente bearbeiten Feldfunktionen einsetzen Bilder einfügen Index erstellen Inhaltverzeichnis einfügen Word und XML Word als XML-Editor XML aus Word erzeugen Word Word 2007 (und höher) Benutzerdefiniertes XML mit»bordmitteln«von Word XML erzeugen mit Spezialanwendungen Sachverzeichnis 159 8

10 Vorwort Die Reihe Innovatives Publishingwissen für die Praxis! ist aus den Seminaren der XML-Schule hervorgegangen. Sie bietet ebenso wie die Seminare gezielt praxisorientiertes Fachwissen für die professionelle und innovative Produktion im crossmedialen Umfeld. Die Publikationen können als Einstieg in das jeweilige Thema genutzt werden, sie sind aber auch als Ergänzung oder Wiederholung für die Themen konzipiert, die in den Seminaren vorgestellt und eingeübt werden. Darüber hinaus können die Veröffentlichungen der XML-Schule auch als Nachschlagewerke eingesetzt werden. Dass das Thema E-Manuskripte mit MS Word nun den Anfang macht, liegt daran, dass MS Word (für Windows) mit allen im Einsatz befindlichen Versionen nach wie vor das am häufigsten benutzte Tool für die Erfassung und Bearbeitung von Inhalten ist, die publiziert werden sollen. Der Begriff»E-Manuskripte«bezieht sich auf»elektronische Manuskripte«. Sie stehen am Anfang des gesamten Workflow und sind die Grundlage für die Weiterverarbeitung beim crossmedialen Publizieren die Datenübernahme in den konventionellen Satz eingeschlossen. Um jedoch eine möglichst fehlerfreie Übernahme von Word-Dokumenten in Satzprogramme bzw. eine zuverlässige Konvertierung in die Auszeichnungssprache XML zu gewährleisten, die die Basis von crossmedialem Publizieren ist, müssen Word-Dokumente optimal auf diese Datenübernahme vorbereitet werden. Diese Aufgabe muss professionell geplant und durchgeführt werden und gehorcht daher anderen Rahmenbedingungen als die gängige Verwendung von Word-Dokumenten im Büroalltag MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

11 Die vorliegende Publikation befasst sich daher ausschließlich mit der professionellen Datenaufbereitung mit Word. Andere Funktionen des Programms, beispielsweise seine produktiven Einsatzmöglichkeiten im Büroalltag oder mögliche Layout-Optionen für den Ausdruck von Dokumenten, werden hier nicht berücksichtigt. So mancher Leser wird sich fragen, warum sich eine 2011 erscheinende Publikation mit Word 2003 beschäftigt und sich nur mit einem Ausblick auf Word 2007 und Word 2010 begnügt. Diese Frage ist ganz einfach zu beantworten: Nach wie vor sind auf sehr vielen Computern, vor allem im Verlagswesen, Word 2003-Anwendungen im Einsatz, die für die professionelle Aufbereitung von Manuskripten benutzt werden. Zudem enthält sie über die versionsspezifischen Anleitungen hinaus viele Hinweise und Tipps, die nützlich sind, auch wenn Sie mit einer anderen Word-Version arbeiten. Eine entsprechende, ausführliche Publikation für Word 2010 ist in Vorbereitung. Für ihre professionelle, tatkräftige Mitarbeit an dieser Publikation bedanken wir uns ganz herzlich bei Willi Breitwieser (Berlin), Ingrid S. Goldstein (Heidelberg/London), Manfred Krüger (St. Leon-Rot), Uwe Matrisch (Leipzig) und Annegret Wehland (Füssen). Anregungen, Ergänzungen und Kritik zu dieser Publikation senden Sie an: Wir freuen uns! Ursula Welsch Taching am See, im Januar MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

12 1 Textkorrekturen beim Redigieren KURZ UND KNAPP Dieses Kapitel behandelt die Grundlagen der Textredaktion am Bildschirm. Als Lektor werden Sie in der Regel einen bereits vorhandenen Text bearbeiten, d. h. Sie beseitigen einfache Tippfehler, löschen und ersetzen vorhandene Textpassagen bzw. verschieben sie unter Umständen an eine andere Stelle. Die Word-Techniken, die Sie dazu brauchen, werden ausführlich dargestellt. Sie lernen darüber hinaus, wie Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung einsetzen. 1.1 Text bearbeiten und korrigieren Beim Bearbeiten eines Textes tippen Sie Ihre Ergänzungen einfach dort ein, wo sie hingehören, und löschen einzelne Zeichen mit der Rück - bzw. Del - Taste. Dabei werden beim Drücken dieser Tasten jeweils diejenigen Zeichen gelöscht, die sich links bzw. rechts von der Cursorposition befinden. Sie können auch ganze Wörter, Sätze oder Absätze in einem Arbeitsschritt aus dem Dokument entfernen. Dazu müssen Sie die betreffenden Textpassagen vorher markieren. Möchten Sie den markierten Bereich durch neuen Text ersetzen, beginnen Sie einfach zu tippen, die alte Version wird dabei automatisch gelöscht. Das ist die Standardeinstellung sie kann über Extras/Optionen/Bearbeiten Text bearbeiten und korrigieren MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

13 verändert werden, indem Sie den Haken vor Eingabe ersetzt Auswahl entfernen. Zum Beenden einer Markierung klicken Sie einfach auf einen Bereich außerhalb der aktuellen Markierung oder drücken Sie auf eine der Pfeil - Tasten. TIPP Leerzeichen, Absatzmarken und Tabulatoren auf dem Bildschirm anzeigen In der Standardeinstellung von Word werden sowohl Leerzeichen als auch Absatzmarken angezeigt sie gehören neben Tabulatoren und bedingten Trennstrichen zu den sogenannten nicht-druckbaren Zeichen. Alle Optionen zur Anzeige finden Sie unter Extras/Optionen/Anzeige im Bereich Formatierungszeichen. Hier legen Sie fest, welche Zeichen Sie auf dem Bildschirm anzeigen wollen. Das Ein- bzw. Ausblenden dieser Auswahl können Sie anschließend über das Anklicken der Schaltfläche Formatierungszeichen einblenden/ausblenden steuern, die Sie auf der Symbolleiste Standard sehen (das Icon sieht aus wie eine Absatzmarke) Markieren mit der Maus Fast jedem Office-Nutzer ist das einfache Markieren mit der Maus vertraut: 1. Setzen Sie den Cursor an den Beginn der Markierung. 2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Markierung über das Dokument. 12 Markieren mit der Maus 2011 MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

14 3. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie das gewünschte Ende der Markierung erreicht haben. Abb. 1: Markierter Text Auch nicht zusammenhängende Textblöcke lassen sich in Word markieren genauso wie vertikale Passagen. In den folgenden Tabellen finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Befehle: Element Wort Zeile Satz Absatz Befehl Doppelklick auf das Wort Klicken Sie am linken Bildschirmrand vor die betreffende Zeile Strg + Klicken in den Satz Dreifachklick in den Absatz oder: Doppelklick am linken oder rechten Rand in Höhe des betreffenden Absatzes. Markieren mit der Maus MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

15 Element Einzelne (Text-)Passage Gesamtes Dokument Befehl Ziehen mit gedrückter linker Maustaste ab der aktuellen Cursorposition bis zu der Stelle, an der die Markierung enden soll. Dreifachklick am linken Bildschirmrand oder: Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf den Befehl Alles Markieren. Tab. 1: Einfaches Markieren mit der Maus Element Markieren eines vertikalen Textblocks Mehrfachmarkierung von unabhängigen Textblöcken Befehl Alt + Markieren mit der Maus Strg + mehrfaches Markieren mit der Maus Tab. 2: Markieren von vertikalen bzw. voneinander unabhängigen Textblöcken Markieren über die Tastatur Viele Office-Nutzer bevorzugen das Markieren mit der Tastatur so müssen sie ihre Hände nicht von den Tasten nehmen: 1. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Markierung starten soll. 14 Markieren mit der Maus 2011 MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

16 2. Drücken Sie nun die Umsch -Taste bzw. die Shift -Taste. 3. Bewegen Sie sich mit den Pfeil -Tasten nach rechts oder links bzw. oben oder unten. Die Markierung wird nun parallel zu Ihrem Vorgehen angezeigt. Tastenschlüssel zum Markieren gibt es in Word in Hülle und Fülle; sehen Sie dazu die folgende Übersicht: Element Zeichen rechts vom Cursor Zeichen links vom Cursor Wort rechts vom Cursor Wort links vom Cursor Von der Cursorposition bis zum Zeilenanfang Von der Cursorposition bis zum Zeilenende Von der Cursorposition bis zum Absatzanfang Von der Cursorposition bis zum Absatzende Von der Cursorposition bis zum Dokumentanfang Befehl Shift + Pfeil re Shift + Pfeil li Strg + Shift + Pfeil re Strg + Shift + Pfeil li Shift + Pos1 Shift + Ende Strg + Shift + Pfeil o Strg + Shift + Pfeil u Strg + Shift + Pfeil o + Pos1 Markieren über die Tastatur MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten

17 Element Von der Cursorposition bis zum Dokumentende Ganzes Dokument Befehl Strg + Shift + Pfeil u + Ende Strg + A Tab. 3: Einfaches Markieren mit der Tastatur Text überschreiben Word ist in der Standardeinstellung so konfiguriert, dass nachträglich eingegebener Text dem Dokument hinzugefügt wird, d. h. den vorhandenen Text nicht überschreibt. Dieser Modus lässt sich ändern, z. B. zum schnellen Korrigieren ganzer Absätze: 1. Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche ÜB in der Statuszeile. 2. Oder drücken Sie die Taste Einfg bzw. Ins. Nun wird der vorhandene Text ab der Cursorposition Zeichen für Zeichen bis zur nächsten Absatzmarke überschrieben. Die nächsten Absätze bleiben von dieser Aktion unberührt. 3. Zum Beenden des Überschreib-Modus doppelklicken Sie erneut auf die ÜB-Schaltfläche. Abb. 2: Schaltfläche Überschreiben ist aktiviert Jetzt sind Sie wieder zur Standardeinstellung zurückgekehrt. 16 Markieren über die Tastatur 2011 MedienEdition Welsch Alle Rechte vorbehalten