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1 Funktionalität SextANT CRM & Nonprofit-Organisationen autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx datum

2 Inhaltsverzeichnis Übersicht 1 Übersicht SextANT CRM SextANT und Nonprofit-Organisationen Integration Nonprofit-Lösung ERP-System (Beispiel ABACUS) Integration Internet-Portal über WebConnect Führen von eigenständigen Geschäftsbereichen Prozess-Automatisierung mit Workflows Modulübergreifende Funktionen Zentrale Adressverwaltung Dokumente mit Microsoft Office integriert Zentrale Verwaltung aller Spenden und Zahlungen Management Information System (MIS) Customer Relationship Management (CRM) Mittelbeschaffung Public Fundraising Mitglieder & Gönner Merchandising Personal Marketing Mittelverwendung Fonds & Zweckbindung Key Account Management Project Accounting & Projektfinanzierung Field Accounting (Feldbuchhaltung) Spezialmodule Jahreskarten Aktienregister Tierpatenschaften Zoo Führungen seite 2 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

3 Übersicht 1 Übersicht 1.1 SextANT CRM Moderne Organisationen benötigen immer mehr vernetzte Informationen. Heute ist es praktisch nicht mehr möglich, diese in einer einzigen Applikation abzubilden, da der Spezialisierungsgrad innerhalb einzelner Geschäftsfelder zu hoch ist. Trotzdem müssen die Daten irgendwie integriert werden. Redundante Daten kosten Zeit, Geld und meist auch noch Goodwill beim Kunden. Die Integration über unterschiedliche Applikationen ist eine der Stärken von SextANT. Die wichtigen Stammdaten (Adressen, Dokumente, Projekte) werden zentral geführt und dadurch auch nur einmal erfasst. Für alle externen Empfänger dieser Informationen (ERP-Software, Web-Portal, MS- Office und individuelle Lösungen) werden die Daten über standardisierte Schnittstellen (Webservices) ausgetauscht. Damit wird sichergestellt, dass die Daten überall aktuell zur Verfügung stehen, aber nur einmal gepflegt werden müssen. SextANT bildet so auch die Basis für ein zentrales Management-Informationssystem (MIS-Reporting). autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 3 / 25

4 Übersicht 1.2 SextANT und Nonprofit-Organisationen SextANT wurde von Grund auf für die Bedürfnisse grosser Nonprofit-Organisationen entwickelt. Die vielfältigen Anforderungen unserer Kunden sind heute in einer Standard-Software integriert, deren kontinuierliche Weiterentwicklung durch die breite Kundenbasis gewährleistet ist. Die individuellen Anforderungen werden über Workflows auf jeden einzelnen Kunden abgestimmt. Neben den klassischen Fundraising-Funktionalitäten bietet SextANT umfassende Module für die Betreuung der rentableren Spendersegmente an. Die Integration der Mittelverwendung stellt sicher, dass der Spender jederzeit aktuell über den Einsatz seiner Mittel informiert wird und dass diese auch wirklich gemäss der Zweckbindung eingesetzt werden. seite 4 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

5 Übersicht 1.3 Integration Nonprofit-Lösung ERP-System (Beispiel ABACUS) SextANT bietet eine umfangreiche Funktionalität für die spezifischen Mittelbeschaffungs- und Mittelverwendungsprozesse von Nonprofit-Organisationen. Einige dieser Prozesse sind eng mit dem Enterprise-Resource-Planning System (ERP) verbunden, welches bei jeder Organisation ohnehin im Einsatz ist. Vor allem im Zusammenspiel mit ABACUS wird hier eine nahtlose Integration erreicht, sodass alle wichtigen Daten nur an einem Ort gespeichert werden. Folgende Prozesse werden applikationsübergreifend unterstützt: Erfassen und Mutieren von Lieferanten- und Kundenadressen, diese werden automatisch in ABACUS repliziert. Verwaltung der Konten- und Projektstrukturen, diese werden beidseitig repliziert. In der Projektverwaltung erfasste Projekt-Kreditorenbelege werden automatisch in die Kreditorenbuchhaltung von ABACUS übertragen, damit diese dort gemeinsam mit allen anderen fälligen Rechnungen beglichen werden können. In ABACUS erfasste Kreditorenbelege, die einem Projekt zugeordnet werden sollen, werden automatisch in die Projektverwaltung übertragen. Debitorenbelege, die aus einem Veranstaltungs-Projekt generiert werden, können bei Bedarf als pendente Aufträge in ABACUS übertragen werden. Alle Umsatzzahlen werden periodisch in die Finanzbuchhaltung übertragen, diese Funktionalität steht auch für andere ERP-Systeme zur Verfügung. Auswertungen können über Kennzahlen beider Systeme erstellt werden. Konzept SextANT.NET - ABACUS Fundraising (Mittelbeschaffung) NPO-Branchenlösung (SextANT.NET) Fonds- Zweckbindung Projektverwaltung (Mittelverwendung) Kontenstruktur / Digital ERP Public Fundraising Zuweisungen Entwicklungshilfe Mitglieder/Gönner Verwendungen Katastrophenhilfe Merchandising Interne Transfers Direkthilfe Betroffene Personal-Marketing Info-Kampagnen Digital ERP ABACUS Finanzbuchhaltung mit Zusatzebenen und Nebenbüchern Web-Shop Kostenrechnung Lohnbuchhaltung Allgem. Kreditoren Adressverwaltung / OLAP Auswertungen CRM-Debitoren Zeiterfassung Anlagenbuchhaltung Projekt-Kreditoren autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 5 / 25

6 Übersicht 1.4 Integration Internet-Portal über WebConnect Das Internet-Portal wird immer wichtiger für die Unterstützung der zentralen Geschäftsprozesse, die der Kunde direkt online ausführen kann. Bisher wird diese Funktionalität oft im Portal nochmals abgebildet, obwohl sie in der zentralen Datenbank schon vorhanden ist. Diese Doppelspurigkeit führt zu hohen Wartungskosten und zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Mit SextANT WebConnect kann das Portal die freigegebenen Daten und die implementierte Geschäftslogik einfach verwenden. Welche Daten in welche Richtung ausgetauscht werden sollen, entscheidet der Kunde selbst. Da die Datenbank und der Webservice hinter der Firewall sind, können Unberechtigte von aussen auch mit Hackerangriffen nicht auf die Daten zugreifen. Internet Anbindung über WebConnect Online Spenden Gutscheine bestellen Newsletter abonnieren Internet-Portal Adresse ändern Mitglied werden Web Shop Standardisierter Zugriff über sichere WebServices Datenbank Geschäftslogistik CRM-Kontakte Projekte Adressen Produkte/Veträge Finanz-Transaktionen Dokumente Auslös.Folgeaktionen Statusprüfung Doublettenprüfung Preisfindung Soll-/Haben Integrität Unterschriften Dokument Finanz Vertrag Partner Projekt Aktivität seite 6 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

7 Übersicht 1.5 Führen von eigenständigen Geschäftsbereichen Klassische Applikationen unterscheiden zwischen Modulen für Zugriffsrechte und Mandanten für Daten, die getrennt werden sollen. Bei Organisationen mit komplexeren Strukturen ist dieses Modell nicht mehr zielführend, da wichtige Stammdaten (z. B. Adressen, Projekte etc.) in jedem Mandanten eigenständig geführt und gepflegt werden müssen. SextANT unterstützt mit der Option Geschäftsbereiche logische Mandanten, bei denen pro Datentyp entschieden werden kann, was global oder lokal geführt werden soll. Damit ist es z. B. möglich die Basisdaten der Adresse zentral, Qualifikationsmerkmale und Spenden aber für jeden Geschäftsbereich separat zu führen. Für jeden Datensatz und jeden Geschäftsbereich können die Zugriffsrechte individuell festgelegt werden. Damit sind alle Daten in der zentralen Datenbank gespeichert, für den Benutzer sieht es aber so aus, als würde er sich nur in seinem persönlichen Mandanten bewegen. Die globale und lokale Sicht lassen sich pro Benutzer und Geschäftsbereich beliebig kombinieren. Damit kann eine sehr selektive Zugriffssicherheit erreicht werden. Diese Option kann nicht nur für regionale Abgrenzungen sinnvoll eingesetzt werden, sondern auch für organisatorische, wie z. B. die Trennung von sensiblen Daten im Bereich Nachlass- oder Major Donor Marketing. Flexible Zugriffsberechtigungen auf Datenebene Lokale Sicht Aktivitäten & Kontakte Basel Bern Zürich Globale Sicht Basel Bern Zürich Projekte Aktivitäten & Kontakte Partner Projekte Produkte & Verträge Partner Finanzen Produkte & Verträge Dokumente Finanzen Dokumente Kombinierte Sicht Aktivitäten & Kontakte Basel Bern Zürich Projekte Partner Produkte & Verträge Finanzen Dokumente Dokument Finanz Vertrag Partner Projekt Aktivität autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 7 / 25

8 Übersicht 1.6 Prozess-Automatisierung mit Workflows Wenn komplexere Prozesse nicht automatisiert werden, ist die Organisation vom Know-how und von der Tagesform einzelner Personen abhängig. Mit den SextANT-Workflows wird für die wichtigen Kernprozesse eine konstant hohe Qualität garantiert, da die Geschäftslogik im System hinterlegt ist und automatisch ausgeführt wird. Im Standard sind für folgende Geschäftsprozesse schon Workflows vordefiniert: Partnerstufen Upgrade Berechnung des Spendersegments Verdankung (Prüfung aller unverarbeiteten Zahlungen) Retourenverarbeitung Begrüssung von Mitgliedern & Gönnern Berechnung von Betragsvorschlägen für Upgrading Kontrolle der möglichen Statuswechsel in Projekten Berechnung der Auszahlungslimite in Projekten Diese Workflows werden für jeden Kunden nach seinen Wünschen individuell angepasst. Workflow -> Prüfung unbearbeitete Zahlungen Partnerstufe 1 Legatgeber 2 Major Donor Aufgabe Besuchen Anrufen Hoher Betrag Privat >500 Firma > Aufgabe Besuchen Anrufen Vertrags-Spende Mitgliedschaft Gönnerbeitrag Nicht zu verdanken Ereignisspende Hochzeit Todesfall Ereignisbrief Vorlage Hochzeit Vorlage Todesfall Partnerwünsche Keine Verdankung Jahresverdankung Nicht zu verdanken Niedriger Betrag Privat < 20 Firma < 50 Nicht zu verdanken Briefauswahl Dokument Finanz Vertrag Partner Projekt Aktivität seite 8 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

9 Modulübergreifende Funktionen 2 Modulübergreifende Funktionen 2.1 Zentrale Adressverwaltung Adressen sind das wichtigste Kapital von Nonprofit-Organisationen vorausgesetzt, dass diese Bestände gut organisiert sind und laufend nachgeführt werden. Was im kleinen Rahmen noch recht einfach zu handhaben ist, wird bei grösseren Adressmengen rasch zu einer echten Herausforderung. SextANT unterstützt eine hierarchische Abbildung von sogenannten Partnercontainern. Ein solcher Container setzt sich je nach Typ aus Organisation und Kontaktpersonen resp. aus Haushalt und Einzelpersonen zusammen. Damit wird sichergestellt, dass für Mailings und andere Massenaussendungen der Haushalt nur einmal angeschrieben wird (als Familie oder mit korrekten Doppelnamen). Für Adressabgleiche, Verträge und personalisierte Einladungen können die Personen aber auch gezielt einzeln angesprochen werden. Im Corporate Fundraising ist es sehr wichtig, die Organisationstruktur und die wichtigen Kontaktpersonen korrekt abbilden zu können. Jeder Kontakt (Telefon, Brief, ) kann auf der Kontaktperson abgelegt werden, auf Ebene Organisation steht eine konsolidierte Darstellung zur Verfügung, die alle Kontakte zeigt. Containerstruktur Natürliche Person Juristische Person Person Adresse Organisation Adresse Abteilung 1 Haushalt Adresse Kontaktperson 1 Person 1 Kontaktperson 2 Person 2 Abteilung 2 Kind 1 Kind 2 Kontaktperson 3 Kontaktperson 4 autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 9 / 25

10 Modulübergreifende Funktionen 2.2 Dokumente mit Microsoft Office integriert Die Verwaltung der Vorlagen und die Ablage der Dokumente erfolgt heute oft über normale Office-Vorlagen und der manuellen Ablage der Files in der Windows Ordnerstruktur. Für grössere Datenmengen ist dieses System aus folgenden Gründen ungeeignet: Die Vorlagen sind nicht zentral abgelegt, wichtige Qualitätsmerkmale, wie z. B. die konsistente Verwendung der Logos oder korrekte Inhalte, können nicht sichergestellt werden. Bereits gespeicherte Daten (Adressen, Projektinformationen etc.) müssen manuell in die Dokumente eingefügt werden, das bedeutet zusätzliche Arbeit und erhöhte Fehlerquellen. Die Ablage der Dokumente erfolgt manuell, die Logik der Ablage ist stark vom jeweiligen Benutzer resp. seiner Betrachtungsweise (z. B. Datum, Adresse, Projekt etc.) abhängig. Die Strukturen der Ablage verändern sich im Laufe der Zeit. Schon nach wenigen Jahren lassen sich Dokumente nur noch mit einer aufwändigen Recherche wiederfinden. Mit SextANT werden die Dokumente automatisch mit der richtigen Vorlage, der richtigen Sprache und der richtigen Applikation (Word, Excel, Outlook) erstellt, wobei alle relevanten Daten direkt von der Datenbank ins Dokument eingefügt werden. Die Ablage erfolgt zentral, wobei der Benutzer das Ablagesystem nicht beeinflussen kann. Somit ist gewährleistet, dass jedes Dokument aufgrund der vordefinierten Kriterien (Adresse, Projekt, etc.) sofort aufgerufen werden kann. Dies ermöglicht eine individuelle und umgehende Reaktion auf die Bedürfnisse des Kunden. Dokumenten - Management Vorlage V Versandart Sprache V B.D Brief Deutsch V B.F Brief Französisch V B.I Brief Italienisch V E.D Deutsch V E.F Französisch V E.I Italienisch Neue Verträge Sehr geehrter Herr Meier Hans Meier Hauptstrasse Basel Basel, In der Beilage erhalten Sie gemäss telefonischer Besprechung die neuen Verträge. Output Mit freundlichen Grüssen Thomas Walther XML-Applikationen Datenbank seite 10 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

11 Modulübergreifende Funktionen 2.3 Zentrale Verwaltung aller Spenden und Zahlungen SextANT unterstützt eine Vielzahl von Zahlungsarten. Speziell bei nicht codierten Zahlungen kann die Verarbeitung wesentlich vereinfacht werden, da die von der Post zur Verfügung gestellten Informationen (Bild, Text) zur Automation verwendet werden. Gegenüber der Papiervariante spart der Kunde nicht nur Zeit, sondern auch Spesen, die von der Post verrechnet würden. Im Gegensatz zu klassischen Finanzsystemen kann SextANT neben Kostenart und Kostenstelle auch die Mittelherkunft (z. B. Spendenaktion) und die Mittelverwendung (z. B. Zweckbindung) abbilden. Das ist nicht nur für die korrekte Verbuchung und Auswertungen wichtig, sondern auch für die automatische Generierung der individuellen Dankesbriefe. SextANT lässt sich als komplette Nebenbuchhaltung in eine Finanzbuchhaltung integrieren, bei der alle Sicherheits- und Nachvollziehbarkeits-Standards erfüllt werden. Jeder manuelle oder automatische Buchungslauf wird in einem separaten Journal protokolliert, pro Woche oder pro Monat können die Zahlungen verdichtet und ins Finanzsystem übertragen werden. Spenden- und Finanzbuchhaltung stimmen immer überein, mühsame Fehlersuchen fallen weg. Finanzen und Zahlungen Struktur Periodischer Abschluss Kostenart Kostenstelle Mittelbeschaffung Mittelverwendung Verdichtung Übertrag Finanzsystem Finanzen Buchen & Kontrolle Zahlung Journal Abstimmung Manuell SMS ESR EGA Vplus Kreditkarte autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 11 / 25

12 Modulübergreifende Funktionen 2.4 Management Information System (MIS) Die einfache Darstellung von grossen Datenmengen mit komplexen Abhängigkeiten ist ein zentrales Führungsinstrument für den Fundraiser und das Management. SextANT bietet eine Vielzahl vorgefertigter Reports, die bei Bedarf vom Kunden selbst angepasst werden können. Die wichtigsten Kategorien der bereits vorhandenen Cockpits sind: Spendenanalysen zu Mailings und Response (Zahlungen, Retouren). Partneranalysen zur Rentabilität der Spendensegmente. Vertragsanalysen über effektive und zukünftige Eingänge periodischer Vereinbarungen. Finanzreports der Zahlungseingänge über mehrere Jahre. Soll-Ist Vergleiche von Projekten (Entwicklungsprojekte, Veranstaltungen, Major Donor). Alle Cockpits basieren auf verdichteten Daten, wobei die Detaildaten im Report trotzdem zur Verfügung stehen und per Knopfdruck abgerufen werden können. Spendenanalyse Mailing über vier Jahre Spendenanalyse Herbstmailing Verlauf pro Tag ab Spendeneingang 12. September Spende 07 Kum Spende 08 Kum Spende 09 Kum Spende 10 Kum seite 12 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

13 Modulübergreifende Funktionen 2.5 Customer Relationship Management (CRM) SextANT CRM ist die Schaltzentrale zu allen wichtigen Informationen der beiden Hauptobjekte Partner und Projekt. Jede Information, sei es ein Telefon, ein Brief, ein Mail, eingehend oder ausgehend, werden beim Partner und bei Bedarf auch beim Projekt protokolliert. Damit wird sichergestellt, dass die History aller Kontakte lückenlos zur Verfügung steht. Zusätzlich beinhaltet SextANT CRM eine komplette Aufgabenverwaltung, die pro Benutzer, Abteilung und Projekt eine To-Do Liste bereitstellt. Die Aufgaben können auch als Alternative zu Standardbriefen bei der Verdankung verwendet werden. Bei hohen Beträgen und wichtigen Spendersegmenten (Grossspender, Legatgeber) wird so direkt eine Aufgabe für den zuständigen Bereich generiert. Für Adressen, Aufgaben und Termine kann SextANT CRM mit Outlook integriert werden. Damit stehen pro Benutzer die für ihn wichtigen geschäftlichen Informationen auch ausserhalb des Büros auf portablen Geräten zur Verfügung. Neu ist auch eine vollständige Newsletter-Unterstützung integriert, die Versand, wie auch Reaktionen automatisch verarbeitet. CRM Partner Projekt Kontakt Kommunikationstypen Outlook Telefon Brief Mail CRM Kontaktarten Newsletter Dokumenttypen Fundraising Persönlich Dokument Zahlung Word Excel PDF autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 13 / 25

14 Mittelbeschaffung 3 Mittelbeschaffung Bis vor kurzem beschränkte sich Fundraising weitgehend auf das Anschreiben von potenziellen Spendern über Direct Mail. Inzwischen konkurriert eine Vielzahl von Organisationen in diesem Bereich, was es für die einzelne Nonprofit-Organisation zunehmend schwieriger macht, wahrgenommen zu werden. Hier ist ein differenziertes und auf das jeweilige Vorhaben abgestimmtes Vorgehen gefragt. SextANT unterstützt alle wesentlichen Geschäftsprozesse für die Mittelbeschaffung. Jedes Modul ist exakt auf den spezifischen Prozess abgestimmt, damit die manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert werden kann. Jedes Modul kann einzeln lizenziert werden, ein nachträglicher Ausbau ist jederzeit möglich. Mittelbeschaffung Nachlass Mitglieder & Gönner Legat Erbschaft Mitgliedschaft Patenschaft Ereignisspenden Mittelbeschaffung Veranstaltungen & Events Major Donor & Lead Management Public Fundraising Merchandising Direct Mailing Streuwurf Telemarketing Fremdadressen Face to Face seite 14 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

15 Mittelbeschaffung 3.1 Public Fundraising Unter Public-Fundraising sind alle Prozesse gruppiert, bei denen in irgendeiner Form zu einem Partner Kontakt aufgenommen wird oder dieser in irgendeiner Form reagiert. Davon ausgenommen sind die Verträge (periodische Vereinbarungen). Jeder einzelne dieser Geschäftsprozesse wird aufgrund von jahrelangen Kundenkontakten so effizient unterstützt, dass er optimal auf die Bedürfnisse der jeweiligen Benutzer abgestimmt ist. Mailings können mit Fremdadressen angereichert werden, wobei diese erst beim Zahlungseingang in den zentralen Stamm übernommen werden. Bei einem Brief mit mehreren Einzahlungsscheinen können aufgrund der Referenznummer automatische Folgeaktionen (z. B. das Anlegen einer Mitgliedschaft) ausgelöst werden. Die Verdankung an den Spender erfolgt über automatisierte Workflows, die pro Kunde individuell angepasst werden. Damit erhält jeder Spender die für ihn definierte Reaktion (Brief, Telefon) aufgrund seines Profils, ohne dass dafür manuelle Arbeit notwendig wird. Public Fundraising Mailing Streuwurf Direct Mailing Fremdadressen Public Fundraising Zahlungsverarbeitung Verdankung Telemarketing Face to Face autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 15 / 25

16 Mittelbeschaffung 3.2 Mitglieder & Gönner Viele Organisationen bieten den Spendern die Option, sich zu einer periodischen Zahlung zu verpflichten. Dadurch kann die Organisation ihre Abhängigkeit von reinen Spendenaufrufen reduzieren. Der Gegenwert für diese Zahlung kann rein ideeller (virtuelles Produkt) oder auch finanzieller Natur sein (effektives Produkt, z. B. Jahreskarte Zoo). In den meisten Fällen ist es eine Mischform (z. B. eine Mitgliedschaft mit gewissen Vergünstigungen). Die korrekte Verarbeitung dieser Vereinbarungen (Verträge) stellt andere Ansprüche an die Software als das Mailing: Die Begrüssung eines Vertrags erfolgt schon beim Anlegen, nicht erst bei der Zahlung. Oft werden andere Partner aus dem Container angesprochen als beim Mailing, z. B. bei einer Familienmitgliedschaft mit einzelnen Ausweisen für jedes Familienmitglied. Für die korrekte Mahnung muss jede Rechnung eines Beitrags protokolliert werden, die erfolgsrelevante Buchung darf aber erst bei der Zahlung erfolgen. Bei einer Überzahlung muss der zusätzliche Betrag wie eine Spende behandelt werden (bedingt allenfalls eine separate Verdankung für diesen Betrag). Mitglieder & Gönner Begrüssung Inkasso Mitglieder & Gönner Rechnung Mahnung Produkte Vertragsspende Mitgliedschaft Patenschaft Mailing Überzahlung Zahlung Verdankung Einzel Familie Kind Haiti Regenwald seite 16 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

17 Mittelbeschaffung 3.3 Merchandising SextANT unterstützt zwei Arten von Merchandising. Zum einen gibt es den Spendenbrief mit einer Beilage, wobei der Versand von Produkten (incentives, z. B. Künstlerpostkarten) zum Spenden motivieren soll. Es besteht aber keine wirkliche Forderung und es wird auch nicht gemahnt, falls keine Zahlung eingeht. Zum andern gibt es die effektive Verrechnung von Produkten oder Dienstleistungen (z. B. Kurse). Hier wird eine Rechnung geschrieben, die auch als offener Posten behandelt und gemahnt wird. Je nach Wunsch des Kunden kann die komplette Verwaltung der offenen Posten in SextANT erfolgen. Es ist aber auch möglich, die Rechnung direkt ins Finanzsystem (z. B. ABACUS) zu übertragen und den ganzen Mahnprozess dort abzuwickeln. Einige unserer Kunden bieten ihre Produkte auch über den Webshop an, dieser wird von ABACUS bereitgestellt, der Abgleich der Adressen ist voll mit SextANT integriert, sodass allfällig schon vorhandene Adressen nicht nochmals erfasst werden. Merchandising Anbindung Finanzsoftware ABACUS Webshop Mehrwertsteuer Merchandising Mahnlauf Verrechnung Produkt Rechnung Zahlung Lagereingang Lagerausgang Überzahlung Public Fundraising autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 17 / 25

18 Mittelbeschaffung 3.4 Personal Marketing Unter Personal Marketing werden in SextANT alle Module zusammengefasst, bei denen im Gegensatz zum Modul Public Fundraising nicht grössere Massen, sondern kleine Gruppen persönlich angesprochen werden. Da diese Kommunikation sehr individuell ist, benötigt sie entsprechend Zeit und kann somit nicht für eine Vielzahl von Partnern geleistet werden. Für jeden Prozesstyp (Ereignisse, Nachlässe, Grossspender und Veranstaltungen) ist das System so vorkonfiguriert, dass alle relevanten Informationen beim Projekt abgelegt werden. Damit wird eine zentrale Sicht auf die Finanzen, die involvierten Partner, die Dokumente und die Kontakte gewährleistet. Vertrauliche Daten können problemlos über die Zugriffsrechte der Geschäftsbereiche geschützt werden. Personal Marketing Nachlassprojekt Veranstaltungen Legat Erbschaft Event Kurs Personal Marketing Lead Management Ereignisspende Corporate Fundraising Sponsoring Major Donor Hochzeit Todesfall Geburtstag seite 18 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

19 Mittelverwendung 4 Mittelverwendung Das Modul Mittelverwendung standardisiert die Planung und Durchführung von Projekten. Dabei kann es sich um längerfristige Aufbauprojekte, Soforthilfe bei Katastrophenfällen, die Durchführung von Informationskampagnen oder die Direkthilfe an Betroffene handeln. Aufgrund der unterschiedlichen Bedürfnisse der Nonprofit-Organisation wurden die umfassenden Funktionalitäten dieses Bereiches erweitert. So können die für die Organisation zentralen Prozesse als Arbeitsabläufe implementiert und in MS Office erstellte Daten einfach und flexibel in SextANT integriert werden. Ein Projekt muss je nach Art und Grösse sehr unterschiedlichen Controlling- Anforderungen gerecht werden. Verfügt das System über unzureichende Kontrollmechanismen, kann es zu gravierenden Fehlern kommen. Müssen für die korrekte Projekterfassung jedoch zu viele Hürden überwunden werden, suchen sich Projektleiter oft andere Möglichkeiten und legen wichtige Informationen ausserhalb des Systems ab. SextANT strukturiert Eingabe, Nachführung und Ablage sämtlicher Informationen und ermöglicht somit ein wirksames Controlling. Interne und externe Richtlinien werden bereits bei der Eingabe umgesetzt. Dies erhöht die Akzeptanz einer Organisation und fördert das Vertrauen der Geldgeber. Zusätzlich verbessern sich intern systematisierte und transparente Abläufe und die Effizienz von Führung und Verwaltung. SextANT verfolgt bei den Mittelverwendungsprojekten das gleiche Konzept wie bei den Spenderdaten, welches somit eine zentrale Ablage und sofortige Verfügbarkeit aller wichtigen Informationen ermöglicht. Mittelverwendung Verknüpfung Mittelbeschaffung Projekttypen Gesuche Entwicklungshilfe Katastrophenhilfe Info- Kampagnen Mittelverwendung Zweckgebundene Mittel Projektarten Ohne direkte Projektzuordnung Project Pipeline Project Accounting Freie Fonds Zweckgebundene Fonds Nutzniessungsfonds Budgetprojekte Geplante Projekte Laufende Projekte Abgeschlossene Projekte autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 19 / 25

20 Mittelverwendung 4.1 Fonds & Zweckbindung Mittelverwendungsprojekte sind auf finanzielle Mittel angewiesen und können diese auf zwei Wege erhalten. Mittel können direkt, von Mittelbeschaffungsprojekten, oder indirekt, durch Fonds, bezogen werden. Besteht eine Differenz zwischen Aufwand und Ertrag von Projektbeträgen, kann dieser durch die Fonds gedeckt und das Projekt somit realisiert werden. Fonds können für unterschiedliche Anforderungen verwendet werden, für die externe Berichterstattung gemäss den Fachempfehlungen zur aktuellen Rechnungslegung (FER 21) und für die interne Berechnung verfügbarer bzw. noch benötigter Mittel. Die externe Berichterstattung erfolgt typischerweise am Jahresende und zeigt für jeden Fonds den Anfangsbestand, die Zuweisungen, die Verwendungen und die internen Transfers. Die interne Berechnung der verfügbaren Mittel und des Liquiditätsbedarfs ist für die Beantwortung zweier zentraler Fragen von hoher Bedeutung: Zu welchem Zeitpunkt müssen welche Beträge zur Verfügung stehen? Sind die zweckgebundenen Mittel auf die nächsten Jahre gesichert, sodass die bereits zugesicherten Projekte auch finanziert werden können? Fonds & Zweckbindung Fonds- Zweckbindung Mittelbeschaffung Mittelverwendung Public Fundraising Mitglieder/ Gönner Merchandising Personal Marketing Gesuche Entwicklungshilfe Katastrophenhilfe Info- Kampagnen seite 20 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

21 Mittelverwendung 4.2 Key Account Management Das Key Account Management befasst sich mit der Verknüpfungen von Mittelebschaffungs- und Mittelverwendungsprojekten. Dabei kann das gleiche Projekt aus zwei Blickwinkeln betrachtet werden. Zum einen wird abgebildet, durch welche Mittelbeschaffungsprojekte Mittel zur Verfügung gestellt werden, zum andern zeigt es auf, an welche Mittelverwendungsprojekte Mittel fliessen. So kann die Zusammensetzung von der zugesicherten Finanzierung von Mittelverwendungsprojekten durch die Mittelbeschaffungsprojekte abgebildet und erläutert werden. Das gleiche gilt für die umgekehrte Richtung, bei den Mittelbeschaffungsprojekten ist ersichtlich, welche Mittel an die jeweiligen Mittelverwendungsprojekte zugesichert werden. Mittelverwendung & Mittelbeschaffung 1 30% Fehlende Finanzierung Gesicherte Finanzierung Projektaufwand Roche 2 30% 4 30% 1 20% Mittelbeschaffung Novartis 2 20% 4 20% BS LU 1 10% 1 10% BL 1 10% AG 1 10% DEZA 3 100% 1 Wasser 2 Kinder 3 Nothilfe Mittelverwendung 4 Hunger autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 21 / 25

22 Mittelverwendung 4.3 Project Accounting & Projektfinanzierung Beim Project Accounting stehen die Strukturierung und die Gliederung verschiedener Projekte im Zentrum. SextANT kann aufgrund seiner Funktionalität Projekte nach bestimmten Kriterien (z. B. Projektstatus, -kategorie, -volumen, Branche, Land) sortieren. So werden Projekte auf einen Blick gut strukturiert abgebildet und die Projektverwaltung kann als Steuerungselement eingesetzt werden, sobald sich Rahmenbedingungen (z. B. marktwirtschaftliches Umfeld) ändern. Die Finanzierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Planung, der Durchführung und der Kontrolle eines Projektes. SextANT bietet die umfangreiche Möglichkeit an, einen Projektfinanzplan zu erstellen. Dabei kann konkret zwischen realen und geplanten Beträgen unterschieden werden. Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg kann der Finanzplan verwendet und bei Bedarf aktualisiert oder verändert werden. Grundsätzlich werden die Finanzierungstypen (Aufwand, Erträge, Fonds) und die entsprechenden Beträge erfasst. Entspricht der Ertrag-Betrag nicht dem Aufwand-Betrag eines Projektes, so kann dieser der Fondsfinanzierung zugewiesen und dadurch gedeckt werden. Projekt Zeitachse Zeit Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal Projekt Finanzplan Basisplan Basisplan Planung und Definition Modifikation 1 (Bestätigt) Modifikation 2 (unbestätigt) Evaluation und Abschluss Real (Zahlung) seite 22 / 25 dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx autor Thomas Walther

23 Mittelverwendung 4.4 Field Accounting (Feldbuchhaltung) Dieses Modul wurde für unsere grossen Kunden in der Entwicklungszusammenarbeit entwickelt. Ziel ist die finanzielle Kontrolle einer Vielzahl von internationalen Projekten, die in der Regel nicht von der Organisation selbst durchgeführt werden. Im Head Office wird für jedes Projekt ein Finanzplan erstellt, der als Budgetrahmen ins Feld exportiert wird. Gleichzeitig wird die Kontenstruktur für das Projekt definiert. Diese kann im Projekt zwar noch aufgrund der lokalen Bedürfnisse verfeinert werden, der Rahmen bleibt aber gegeben. Jeden Monat werden die realen Zahlen ans Head Office übermittelt, dort können alle Projekte automatisch konsolidiert werden. Die Detailzahlen aus dem Feld stehen zu Revisionszwecken in einer Kopie der lokalen Buchhaltung auch im Head Office zur Verfügung. Feldbuchhaltung Head Office (Schweiz) Projekt Benin 1.1 Finanzplan (Plan) 1.2 Finanzplan (Plan) Reale Finanzplanbeträge an Head Office übermitteln Feld (Afrika) Projekt Benin Finanzplan (Real) 1.3 Finanzplan (Plan) Projekt Mali 2.1 Finanzplan (Plan) Reale Finanzplanbeträge an Head Office übermitteln Projekt Mali Finanzplan (Real) 2.2 Finanzplan (Plan) 2.3 Finanzplan (Plan) autor Thomas Walther dokument _ANT_Kurzbeschrieb SXT.docx seite 23 / 25

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