Neue Finanzplattform UZH: Grundlagen (Modul NFP 1)

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1 Neue Finanzplattform UZH: Grundlagen (Modul NFP 1) Modul NFP 1 bietet eine Einführung ins neue SAP- Finanzsystem Fachlicher Überblick zur neuen Finanzplattform Grundverständnis des neuen Systems Basis für weitere Schulungsangebote Details zu künftigen Prozessen sind Teil von NFP 2 (Arbeiten mit NFP) und NFP 3 (Reporting am System) NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 2 1

2 Bessere organisatorische Rahmenbedingungen durch NFP (Neue Finanzplattform) Die neue Finanzplattform ist nötig weil: - das alte System nicht mehr ausbaufähig ist - die alten Finanzstrukturen Buchungen und Auswertungen aufwändig machen - nur wenige Personen Zugriff auf das alte System hatten - rechtliche Anforderungen an die Rechnungslegung der UZH im alten System nicht oder nur mit hohem Aufwand erfüllt werden konnten NFP als wichtiger Schritt für eine umfassende Modernisierung der Administration (Strategisches Ziel Nr. 6): - Mehr Freiräume für Lehre und Forschung NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 3 Die Ausgestaltung von NFP unterliegt auch externen finanzrechtlichen Vorgaben Die Rechnungslegung der UZH muss die finanzrechtlichen Rahmenbedingungen (u.a. des Kantons Zürich) erfüllen und Grundsätze (z.b. Periodengerechtigkeit) beachten. Rechnungslegung Universität Zürich Finanzreglement der UZH (2009): z.b. Unterscheidung zwischen Universitätsrechnung und separater Rechnung, Zuständigkeit von Universitätsleitung und -rat Finanzhandbuch (Anfang 2013): z.b. Wichtige finanzrelevante Vorgänge, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 4 2

3 Wer NFP erfolgreich nutzen will, muss vier Punkte kennen 1. Aufbau und Elemente der neuen Finanzstrukturen 2. Änderungen in der Handhabung von Rechnungen 3. Verständnis für die Regelungen betreffend Verantwortung und Vergabe von Systemzugriffen 4. Weitere Schulungsangebote und deren Zielgruppen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 5 Wer NFP erfolgreich nutzen will, muss vier Punkte kennen 1. Aufbau und Elemente der neuen Finanzstrukturen 2. Änderungen in der Handhabung von Rechnungen 3. Verständnis für die Regelungen betreffend Verantwortung und Vergabe von Systemzugriffen 4. Weitere Schulungsangebote und deren Zielgruppen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 6 3

4 Der Aufbau der neuen finanziellen Struktur bildet die organisatorische Struktur der UZH ab Fakultät Fachbereich Institut, etc. ggf. Fachgruppe Professuren, etc.! MEF (4) Übergreifend Dekanat Dekanat Zentren Zentrum A NCCR NCCR I UFSP UFSP I Querschnittsfächer Institut für Institutsverwaltung (45) Präventivmedizin (452) Professur Müller (45213) Professur Institut 2 Institutsverwaltung Fachgruppe A Professur Professur Fachgruppe B Professur Professur Fachbereich 2 Institut 3 Professur Professur NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 7 Die finanzielle Struktur besteht aus Kostenstellen, Projekten und Verantwortungsbereichen Alle zusammengehörigen Mittel auf Kostenstellen und Projekten bilden einen Verantwortungsbereich (Profit Center oder PC): zum Beispiel die Mittel der fiktiven Professur N. Müller. Die Nummerierung von Verantwortungsbereichen ist 5-stellig und sprechend, d.h. sie gibt die Position in der finanziellen Struktur wieder. NFP nutzt Kostenstellen und Projekte zur Abbildung von Finanzmitteln. Verantwortungsbereich Prof N. Müller: Universitätsrechnung Separate Rechnung ( Drittmittel ) Prof. N. Müller S Müller N. NF / T Erlösträger Prof N. Müller P EK Prof N. Müller E Meier S. HQSMCF EU F Weber M. Drosophila DFG NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 8 4

5 Kostenstellen werden nur für organisatorische Einheiten benutzt Kostenstellen werden für organisatorische Einheiten eröffnet, z.b. für Professuren und Verwaltung. Auf Kostenstellen können nur Kosten verbucht werden. Um dazugehörige Erlöse zu verbuchen braucht es einen technischen Erlösträger. Neue Kostenstellennummern sind 7-stellig, die ersten fünf Ziffern entsprechen der Nummer des zugehörigen Verantwortungsbereichs. Verantwortungsbereich Prof N. Müller: Universitätsrechnung Separate Rechnung Prof. N. Müller S Müller N. NF / T Erlösträger Prof N. Müller P EK Prof N. Müller E Meier S. HQSMCF EU F Weber M. Drosophila DFG NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 9 Projekte werden für Zusatzmittel eingesetzt Projekte werden für Mittel eingesetzt die nicht der Grundfinanzierung einer organisatorischen Einheit entsprechen: - Sämtliche Drittmittel - Zusatzfinanzierungen der Universitätsrechnung (EKs, UFSP) Auf Projekten können Kosten und Erlöse verbucht werden. Projekte unterscheiden sich im Typ (=Verwendungszweck), z.b. S = SNF, E = EU, F = Forschung., D=Dienstleistung Bei der Eröffnung muss der richtige Projekttyp gewählt werden. Verantwortungsbereich Prof N. Müller: Universitätsrechnung Separate Rechnung Prof. N. Müller S Müller N. NF / T Erlösträger Prof N. Müller P EK Prof N. Müller E Meier S. HQSMCF EU F Weber M. Drosophila DFG NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 10 5

6 ! Die Projektnummer zeigt Verwendungszweck, Verantwortungsbereich und Projektstruktur Nummerierung von Projekten: S Projekttyp (S: SNF Projekt) Nummer des Verantwortungsbereichs von Prof Müller 3 Projektnummer (das erste S-Projekt von Prof Müller) 4 Teilprojektnummer (das 1./2./3. Teilprojekt von Projekt S ). Projekt mit einem Teilprojekt Projekt mit drei Teilprojekten Projekt F Prof. Müller Drosophila! DfG S Prof. Müller! NF /1! Teilprojekt F Prof. Müller Drosophila! DfG S TP 1: Gruppe Meier S TP 2: Gruppe Weber S TP3: Gruppe Ziel NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 11 Die neue finanzielle Aufbaustruktur bildet die organisatorische Struktur der UZH ab Die neue Aufbaustruktur besteht aus: - Verantwortungsbereichen (PC) ² Kostenstellen ² Projekten Die Nummerierung der Elemente ist sprechend und zeigt die organisatorische Zugehörigkeit NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 12 6

7 Wer NFP erfolgreich nutzen will, muss vier Punkte kennen 1. Aufbau und Elemente der neuen Finanzstrukturen 2. Änderungen in der Handhabung von Rechnungen 3. Verständnis für die Regelungen betreffend Verantwortung und Vergabe von Systemzugriffen 4. Weitere Schulungsangebote und deren Zielgruppen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 13 Wer Rechnungen kontiert, muss zwei Dinge kennen die neue, 6-stellige Nummer des Ertrags- oder Aufwandskontos (Was?) - z. B.: Büromaterial oder Impfungen / Zeugnisse - Ein Informationssystem unterstützt Sie bei der Suche nach Kontennummern und im Abgleich alte/neue Kontennummern die neue Nummer der Kostenstelle bzw. des Teilprojekts (Wohin?) - z. B.: (Kst Prof Müller) oder E (EU Projekt Meier) Die Schulung NFP 2 behandelt Details NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 14 7

8 Die Rechnungsverarbeitung setzt rechtzeitige Weiterleitung und saubere Kontierung voraus Wie können Sie die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen unterstützen? - Rechtzeitige Weiterleitung der Original-Rechnungen (inkl. allfälliger Einzahlungsscheine) - Unterschriftenregelung beachten (mind. zwei Unterschriften) - Neue Angaben für Kontierung beachten Mittelfristig wird es eine vollständig elektronische Rechnungsverarbeitung geben ( Kreditorenworkflow ). - Digitalisierung der Rechnungen beim Team Kreditoren (ab ) - Piloteinheiten ab Anfang NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 15 Web-Tool Faktura Light statt manuelle Rechnung für Rechnungen an Dritte Wie werden Rechnungen an Dritte erstellt (Leistungen fakturiert)? 1. Eigene Vorsysteme mit Schnittstelle zum SAP 2. SAP- Lösungen wie EFAK oder Faktura Upload 3. Manuelle Rechnungen werden ab ersetzt durch Faktura Light : Erstellung von Rechnungen über Web-Browser (Details Schulung NFP 2) NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 16 8

9 Eine fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen (ein- und ausgehend) hat Voraussetzungen Rechnungen zu Lasten der UZH: korrekte, leserliche Kontierung und zügige Weiterleitung Rechnungen an Dritte (Leistungen fakturieren): korrekte Kontierung und Anwendung von Faktura Light statt manuelle Rechnungen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 17 Wer NFP erfolgreich nutzen will, muss vier Punkte kennen 1. Aufbau und Elemente der neuen Finanzstrukturen 2. Änderungen in der Handhabung von Rechnungen 3. Verständnis für die Regelungen betreffend Verantwortung und Vergabe von Systemzugriffen 4. Weitere Schulungsangebote und deren Zielgruppen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 18 9

10 Alle finanziell verantwortlichen Personen erhalten Systemzugriff Für die beschriebenen Verantwortungsbereiche, Kostenstellen, Projekte und Teilprojekte ist jeweils eine Person als finanziell verantwortlich hinterlegt. Finanzgefässe Verantwortungsbereich Prof N. Müller Finanzielle Verantwortung Nicolas Müller Inst.: Prof. Müller Nicolas Müller T Erlösträger Prof Müller S Müller N. NF / S Meier NF / S Weber NF / S Ziel NF / E Meier S. HQSMCF EU F Weber M. Drosophila DFG Nicolas Müller Nicolas Müller Sandra Meier Markus Weber Hilde Ziel Sandra Meier Markus Weber Diese Personen erhalten automatisch Zugriff NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 19 Finanziell verantwortliche Personen sind in der Regel Mitarbeitende der UZH Kostenstellen, Projekte und Teilprojekte: Mitarbeitende der UZH Separate Rechnung: auch Mitarbeitende Vertragsspitäler und Mitarbeitende Partnerhochschulen Verantwortungsbereiche (PC): Leitungen universitärer Einheiten (z.b. Mitglieder Universitätsleitung, Dekane/Dekaninnen) Professorinnen und Professoren Andere Personen benötigen eine Bewilligung der Abteilung Finanzen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 20 10

11 Administrativ verantwortliche Personen werden auf Antrag pro Funktion berechtigt Unterstützung von finanziell verantwortlichen Personen durch administrativ verantwortliche Personen pro Funktion, z. B. für Auswertungen oder Rechnungen erstellen (Leistungen fakturieren) mit Faktura Light Berechtigung für administrative Personen pro Verantwortungsbereich Beispiel: Auf Antrag von Prof N. Müller hat sein Assistent die Berechtigung zu Auswertungen für den ganzen Verantwortungsbereich erhalten. Verantwortungsbereich Prof N. Müller: Universitätsrechnung Separate Rechnung ( Drittmittel ) Prof. N. Müller S Müller N. NF / T Erlösträger Prof N. Müller P EK Prof N. Müller E Meier S. HQSMCF EU F Weber M. Drosophila DFG NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 21 Die Leitungen übergeordneter Einheiten erhalten Einblick in alle zugehörigen Finanzgefässe Leitungen übergeordneter Einheiten erhalten entsprechenden Auswertungszugriff und sind im Eskalationsfall auch zuständig Fakultät Fachbereich Institut, etc. ggf. Fachgruppe Professuren, etc. MEF (4) Übergreifend Dekanat Dekanat Zugriff: Zentren Zentrum A Dekan NCCR NCCR I UFSP UFSP I Querschnittsfächer Institut für Institutsverwaltung (45) Präventivmedizin (452) Professur Müller Zugriff: Institutsleiter (45213) Professur Institut 2 Institutsverwaltung Fachgruppe A Professur Professur Fachgruppe B Professur Professur NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 22!! 11

12 Mit der neuen Finanzplattform steht ein webbasiertes Portal zur Verfügung Das Portal erleichtert den Systemzugriff und bietet folgende Funktionen: - Abwicklung von Rechnungen (Faktura Light) - Änderung Stammdaten Verantwortungsbereiche, Kostenstellen, Projekte beantragen - Eingabe Informationen zum Jahresabschluss - Auswertungen (Screenshot Menuportal) NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 23 Für häufige Auswertungen stehen auf dem Web- Portal drei Berichte zur Verfügung Budgetreport - Für die gewählte Periode werden Plan- und Ist-Werte verglichen Projektreport - Dient vor allem der Darstellung der verfügbaren Mittel bei Drittmitteln Overviewreport - Der Bericht hat eine Ampelfunktion für Inhabende von Verantwortungsbereichen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 24 12

13 Jede Person hat Auswertungszugriff gemäss ihrer Berechtigung Finanziell verantwortliche Person Kostenstelle - Zugriff auf ihre Kostenstelle Finanziell verantwortliche Person Projekt bzw. Teilprojekt - Zugriff auf ihr Projekt (inkl. Teilprojekte) bzw. auf ihr Teilprojekt Inhabende Verantwortungsbereich - Zugriff auf alle Projekte, Teilprojekte und Kostenstellen im Verantwortungsbereich NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 25 Wer NFP erfolgreich nutzen will, muss vier Punkte kennen 1. Aufbau und Elemente der neuen Finanzstrukturen 2. Änderungen in der Handhabung von Rechnungen 3. Verständnis für die Regelungen betreffend Verantwortung und Vergabe von Systemzugriffen 4. Weitere Schulungsangebote und deren Zielgruppen NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 26 13

14 Es gibt weitere Schulungen zu NFP Schulung NFP 2 (Arbeiten mit NFP): - Supportkräfte (z.b. Sekretariate, Geschäftsführungen), die Reports im SAP generieren oder anderweitig mit dem SAP-Finanzsystem arbeiten und Mitarbeitende der Fachabteilungen ZDU - Weitere Interessierte sind ebenfalls willkommen Schulung NFP 3 (Reporting am System): - Supportkräfte (z.b. Sekretariate, Geschäftsführungen), die Reports im SAP generieren und Mitarbeitende der Fachabteilungen ZDU Systemgrundlagen (SAP Basics): - Alle Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger Informationen zur Schulungsanmeldung, schriftliche Anleitungen, Videos: - (Quick-Links) NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 27 Bei Fragen gibt es vier Anlaufstellen (ab Januar 2013) 1. FAQs, Videos, Anleitungen, Dokumentationen: (Quick-Links) 2. Supporttickets unter: (Quick-Links) 3. support@fi.uzh.ch 4. Hotline: (8:00-12:00 und 13:00-17:00) Vertiefung der heutigen Schulung: Fachdokumentation SAP: Grundlagen (Modul NFP 1) : (Quick-Links) NFP: Grundlagen (Modul NFP 1) Seite 28 14