Portrait Geschäftsfeld Facility Management Bereich Immobilien Geschäftsfeld Facility Management Leiter Uwe Wenzel

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1 Portrait Geschäftsfeld Facility Management Bereich Immobilien Geschäftsfeld Facility Management Leiter Uwe Wenzel Köln, Januar 2011

2 Inhalt 1 Das Aufgabenumfeld 2 Das Geschäftsfeld Seite 2

3 1 Das Aufgabenumfeld 2 Das Geschäftsfeld Seite 3

4 Prozess- und Ressourcenorientierung Der Königsweg: Integrierte Optimierung von Prozessen und Ressourcen Kunde Mensch Technik Information Immobilie REM Kerngeschäft (USP) Strategie- Kompetenz Produkt- und Prozesskompetenz Managementprozesse Kernprozesse Business Services Supportprozesse Facility Management Immobiliennahe Prozesse Seite 4

5 REM* Ressource Immobilie optimieren Fokus Erkennung und Realisierung von Wertsteigerungspotenzialen bei nicht betriebsnotwendigen Liegenschaften Erkennung und Ausreizung von Kostensenkungspotenzialen bei betriebsnotwendigen Liegenschaften - möglichst geringer Leerstand - Erweiterungsfähigkeit - Flexibilität und Anpassbarkeit an Veränderungen des Unternehmens Ziel Steigerung der Rentabilität des Unternehmens als Ganzes langfristige Minimierung der Immobilienkosten, Vermeidung von ungenutzten, überflüssigen, oder ineffizient genutzten Immobilien, Schaffung von Optionen für kosteneffiziente und funktionelle zukünftige Expansionen, Vertragsrecht mit möglichst großer Flexibilität und geringstmöglichen Kosten, Generierung von Cash-Flow Effektive Nutzung von Steuervorteilen Risikoeinschätzung/-vermeidung * Real Estate Management Seite 5

6 Facility Management Sekundärprozesse managen Fokus Betriebs- und Steuerungsprozesse Organisationsstrukturen Führungs- und Steuerungssysteme Human Ressources (Gewinnung, Qualifizierung, Bindung Ressource Mitarbeiter) Ziele Optimierung Neben-/Betriebskosten Betreiberpflichten gewährleisten Funktionalitäten und Service Level sicherstellen Betriebswirtschaftliche Transparenz sichern Seite 6

7 Mangement von FM-Dienstleistungen Organisationsstruktur Strategisch Controlling Zieldefinition Strategie Planung / Forecast Realisierung Ressourcenmanagement Make (Eigenleistung) or Buy (Fremdleistung) Personal Material/Gerät Fremdleistungen FM- Produkte und Prozesse Beschaffungsmanagement Operativ Personalmanagement Soll-Ist- Vergleich Analyse / Interpretation Maßnahmen Aufgabe: Steuerung interner Ressourcen und Organisation Aufgabe: Steuerung externer Dienstleister Seite 7

8 Dienstleistungssteuerung auf Basis eines professionalisierten Beschaffungsmanagements Beschaffungsmanagement Einkauf Strategisch Warengruppenmanagement ABC-Materialclusterung ABC-Supplier (A = Strategische Systemdienstleister) Standardisierte Leistungskataloge und -verzeichnisse mit SLA und KPI Lieferantenqualifizierung Operativ Einkaufsprozess Logistik Supplier Relationship Management Differenzierte Kommunikationsstrategie nach ABC-Suppliern Vertragsmanagement Claiming Qualitätsmanagement Controlling Standardisierte Bedarfsermittlung beim Nutzer Transparente Massen LV mit SLA und KPI (siehe Einkauf) Berichtswesen mit Zielwerten und Kennzahlen Leistungskontrolle ggf. Standard-Datenaustausch (z.b. EDI) Seite 8

9 Segmentierung der Leistungserbringung Leistungserbringung durch Leistungserbringer Eigene Ressourcen (make) A-Supplier Total FM Überregional Strategisch Service GmbH Organschaft Fremde Ressourcen (buy) ❶ Zentral ❷ Dezentral ❸ Systemdienstleistedienstleister ❹ Paket- ❺ Einzeldienstleister Shared Services Spezialgewerke Strategisch bedeutsam USP Kundensensitiv Dezentrale Kapazitätsauslastung Einzelleistungen Regional Servicevertrag Einzelleistungen Lokal Preissensitiv Servicevertrag Steuergrößen Finance Quality Finance Quality Finance Quality Finance Quality Finance Quality Seite 9

10 Leistungsbeziehungen Eigentümer / Vermieter Nutzer / Mieter Kapitalsicht - Kapitalgeber - Bindung - Verzinsung - ROI Marktsicht - Kunde - Objektauslastung (Vermietung) - Cash Flow Asset Manager Property Manager Formulieren Ziele und Vorgaben Manager Kerngeschäftssicht - Funktionsfähigkeit - Supportfähigkeit Prozessicht - Kunde - Unterstützung Kerngeschäft Facility Manager DL-Steuerung - LV - SLA - KPI Objektmanager Dienstleister Betreibersicht - Kunde - Objekt - Betreiberpflichten Kundenzufriedenheit sicherstellen Seite 10

11 Bereitstellung bedarfsgegrechter Infrastruktur Bedarfsträger Kernbereich Truppe Ziele: Befähigung zum Einsatz Steigerung Durchhaltefähigkeit Arbeitsplatz + Infrastrukturnahe Services Bedarfsdecker Sekundärbereich Liegenschaftsmanagement Immobilien - Lebenszyklus Planen Finanzieren Beschaffen Bauen Betreiben Verwerten Life Cycle Costs Anschaffungs-/Herstellungskosten Finanzierungskosten Investiv, einmalig Konsumtiv, mehrmalig Instandhaltungskosten Betriebskosten Seite 11

12 1 Das Aufgabenumfeld 2 Das Geschäftsfeld Seite 12

13 Die Ausrichtung des Geschäftsfeldes Geschäftsfeld Facility Management Laufende Betriebskosten repräsentieren > 70% der Lebenzykluskosten einer Immobilie Fokus Leistungsfelder Objektbezug Nutzungsphase Immobilie Gebäude- und Objektmanagement Operative Ausrichtung Organisationsberatung FM-Controllingsysteme Ressourcen- und Beschaffungsoptimierung Benchmarking und Betriebskostenanalyse Seite 13

14 Ziele Geschäftsfeld Facility Management Oberziele Dauerhafte Senkung der Bewirtschaftungskosten für Bw-Liegenschaften Sicherstellung des Qualitätsniveaus auf Basis niedrigerer Ausgaben Steigerung der betriebswirtschaftlichen Transparenz Unterziele Schaffung transparenter Strukturen Herstellung einer validen Datengrundlage zur Durchführung von Szenarien / Benchmarking / Bewertung der aktuellen Situation zur Steigerung der Entscheidungsfähig Ausbau / Sicherstellung der vorhandenen Beziehungen zur WV auf allen Ebenen, sowie anderen wesentlichen Interessengruppen Verstärkung der Kompetenz im Bereich der Kooperationsmodelle / Vernetzung mit möglichen Partnern Clusterung des Immobilienportfolios unter Berücksichtigung unterschiedlicher FM- Strategien Erfolge valide ermitteln, dokumentieren und kommunizieren Seite 14

15 Dienstleistungsportfolio Facility Management Leistungsfeld Unsere Leistungen Organisationsberatung FM-Controllingsysteme Ressourcen- und Beschaffungsoptimierung Analyse der Arbeitsprozesse mit Wirkung auf die Ablauf- und Aufbauorganisation, die notwendigen Ressourcen sowie Qualifikationen der Mitarbeiter Entwicklung und Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen Entwicklung und Implementierung von Führungsund Steuerungssystemen für FM-Organisationen Analyse, Bewertung und Optimierung von Dienstleistungsverträgen Energieoptimierung im Bestand Benchmarking und Betriebskostenanalyse Durchführung von Benchmarkingprojekten Durchführung von Kostenstrukturanalysen Seite 15

16 These 7 Überwindung funktionaler Grenzen durch Prozessorientierung These 1 Nachhaltige Optimierung erfolgt nur im Wettbewerbsumfeld These 6 Facility Management = people business 7 Thesen zur Entwicklung des Facility Management der Bundeswehr These 2 Konsequentes Denken vom Kunden her These 5 Führungs-/Steuerungssysteme befähigen zu ziel- und ergebnisorientiertem Handeln These 4 Kaufmännische Transparenz These 3 Entwicklung hin zum Service Center Seite 16

17 Unser Ansatz: FM-Service Center Projektziel: Entwicklung eines neuen Organisationsmodells für die Aufbau- und Ablauforganisation der BwDLZ im Aufgabenfeld Infrastruktur Schaffung interner Märkte - Herstellung von Wettbewerb FM-Service Center Führungs- uns Steuerungssystem Service Center Facility Management /m Kernbereich der Bundeswehr H Lw M Organisationsstruktur Prozesse Service Center Verpflegungsmanagement /BKT SKB SAN Vermieter-Mieter-Modell Bestandsaufnahme + Zustandsbewertung IT-Plattform auf Basis SAP /MA Service Center Personalmanagement Verwaltung /DR Service Center Travel Management /LTT Service Center Ausbildung / Betreiberverantwortung Seite 17

18 Unser Werkzeugkasten Beratung Ist-Analyse Soll-Konzeption Umsetzungsbegleitung Projektmanagement Projektplanung Projektsteuerung Change Management Wirtschaftlichkeit / Erfolgskontrolle & Benchmarking Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen Schulung & Coaching Begleitende Erfolgskontrollen Benchmarking Schulungen Coaching Seite 18

19 Projekte Optimierung Facility Management BwDLZ Pilot BwDLZ Köln Bundesweite Ausfächerung (Grundbetrieb Inland) Ausfächerung in Einsatzgebiete (Infrastruktur im Einsatz) Optimierung Unterstützungsleistungen BwKrhs Entwicklung und Implementierung eines FM-Controlling Internes Benchmarking und kontinuierliche Optimierung Seite 19

20 Das Team Wenzel Korb Heidicker Merg Berger Fachliche Ausrichtung FM- Controlling Organisation Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen (WU) Begleitende Erfolgskontrolle (BEK) FM-Controlling Organisationsentwicklung Aus- und Weiterbildung Schulung von Mitarbeitern Optimierung BK (TGM, IGM) in Nutzungsphase Prozessoptimierung Qualitätszirkel Energiemanagement Vertragsmanagement Aus- und Weiterbildung Benchmarking Experte für: Projektmanagement Controlling WU / BEK Kommunikation FM-Controlling Organisationsentwicklung Betreiberverantwortung Prozess Management (TGM, IGM) TGM TGM Benchmarking Schulungskonzepte Seite 20

21 Markt Organisationsberatung Facilty Management BMVg Faciltiy Management im Grundbetrieb Facility Management Einsatzliegenschaften Externe Marktteilnehmer BImA Sonstige Insitutionen des öffentlichen Sektors Ausländische Streitkräfte (NATO-Bündnispartner) gebb-intern Bereiche und Geschäftsfelder Seite 21

22 Seite 22