Die Power-Solution im Workflow-Management

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1 Die Power-Solution im Workflow-Management

2 D A S P R O B L E M Ein reibungsloses und optimales Funktionieren der innerbetrieblichen Prozesse und Arbeitsabläufe verschafft Unternehmen den entscheidenden Wettbewerbsvorteil in einer kompetitiven Umwelt. Im Bereich der Ablaufsteuerung und -überwachung liegt ein enormes Rationalisierungspotential. Doch wie sieht in vielen Unternehmen die betriebliche Realität aus? Im Laufe der Entwicklung eines Unternehmens und dem damit verbundenen Aufbau einer EDV-Umgebung kommt es zu einer Ansammlung verschiedenster EDV-Lösungen und Lösungsansätze. Der Bogen reicht dabei meist von iseries Standardsoftware (für Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und steuerung) über eigenentwickelte Lösungen bis hin zu den verschiedensten PC Anwendungen (für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.), bzw. elektronischen Archiven und Mailsystemen. Alle diese Teillösungen können Einzelaufgaben von Unternehmensprozessen (wie z.b. Buchen von Materialbewegungen, Steuern von Produktionsaufträgen, Abwickeln von Kundenaufträgen, Prüfen von Eingangsrechnungen) meist hervorragend bewältigen. Was vielen Unternehmen jedoch fehlt, ist die EDV unterstützte Verknüpfung dieser Teillösungen zu standardisierten, überwachbaren und steuerbaren Gesamtabläufen. 3

3 D I E L Ö S U N G Die Lösung dieser Probleme ist EDV gestütztes Workflow Management auf Basis einer IBM iseries Umgebung. Mit EDV gestütztem Workflow Management verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in folgenden Kriterien: Jederzeit Informationen über den momentanen Abarbeitungsstatus Das manuelle Weiterreichen der Dokumente entfällt Die durchgeführten Abläufe sind jederzeit nachvollziehbar und kontrollierbar Auf Ausnahmesituationen kann unverzüglich reagiert werden Auf dem Markt gibt es viele Workflow Management Programme und Workgroup Tools. Sie erfüllen alle mehr oder weniger die oben genannten Kriterien. Sie alle haben jedoch einen entscheidenden Nachteil. Sie bieten zwar Hilfestellung bei der Einbindung von PC- Programmen und PC-Dateien in Arbeitsabläufe. Was ihnen jedoch fehlt, ist die Integration einer vorhandenen iseries-umgebung (zentrale Datenverarbeitungsanlage) in das System. Das ist aber die wesentliche Voraussetzung für eine umfassende und wirkliche effiziente Koordination der Arbeitsabläufe und Unterstützung der Unternehmensorganisation. 4

4 D I E P O W E R S O L U T I O N I M W O R K F L O W M A N A G E M E N T Nur task -><- link löst dieses Problem. Nur task -><- link verbindet die Stärken der beiden Welten iseries und PC. Nur task -><- link integriert iseries Daten und Programme und PC Anwendungen zu standardisierten, gesteuerten, überwach- und nachvollziehbaren Arbeitsabläufen. task -><- link ist das perfekte Instrument, um die Isolierung einzelner Teilaufgaben und EDV-Teillösungen zu beheben. Wie bei einem Puzzle werden die einzelnen Teile zu einem größeren Ganzen verbunden. Nur die Browser Lösung von task -><- link verbindet alle EDV- Welten. Auf einer einzigen Arbeitsoberfläche werden Verbindungen auf verschiedene Server angeboten. Verschlungenes und Verworrenes wird entwirrt. task -><- link bringt Transparenz und Übersichtlichkeit in komplizierte, verwirrende und unübersichtliche Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe. 5

5 D I E V O R T E I L E A U F E I N E N B L I C K task -><- link steuert, vereinfacht und systematisiert komplexe Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe. Es macht sie überschaubarer und transparenter. task -><- link verbindet unternehmensweit Aufgaben, Mitarbeiter und EDV Ressourcen. task -><- link sorgt für die automatisierte Bereitstellung und Weiterleitung von Information und sorgt für reibungslose Kommunikation. task -><- link sorgt für die regelkonforme Durchführung von Arbeitsabläufen und erkennt frühzeitig Ausnahmesituationen. task -><- link zeichnet sich durch einfaches Handling, hohe Stabilität und Betriebssicherheit und große Leistungsfähigkeit aus. task -><- link ist der Spezialist für die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit voller Integration in die führenden Buchhaltungssysteme (für IBM iseries). task -><- link ist voll integriert in die führenden Archivsysteme für IBM iseries (IBM Content Manager, InfoStore). task -><- link verfügt über eine Reihe weiterer maßgeschneiderter Features wie userabhängige Mehrsprachenfähigkeit, frei definierbare parameterabhängige Ablaufsteuerung, Kennwortschutz, freier Menüaufbau usw. 6

6 D I E A R B E I T S W E I S E I N I H R E M U N T E R N E H M E N task -><- link ist die einzige auf IBM iseries basierende Produktions-Workflow-Management-Lösung. Dokumente und Informationen werden zuverlässig, schnell und automatisch zum richtigen Mitarbeiter geleitet. task -><- link ist ein echtes Workflow-Management-System. Es beschränkt sich nicht nur auf das Versenden von Dokumenten, sondern ist auch in der Lage, Prozessobjekte, Programme oder PC Daten vollständig zu integrieren. Die Grundlage der task -><- link Ablaufsteuerung sind frei definierbare Ablauf-Modelle. Diese sind eine standardisierte Abbildung der regelmäßigen Geschäftsprozesse (wie z.b. Rechnungsprüfung, Auftragsbearbeitung, Reklamationsbearbeitung, Materialanforderung, etc.) und werden dann bei der Durchführung eines konkreten Geschäftsfalls als Vorlage herangezogen. Das Ablauf-Modell Am Beginn steht die Definition eines konkreten Ablauf-Modells. In diesem wird festgelegt: Welche Arbeitsschritte werden in welcher Abhängigkeit voneinander (Verzweigungen, Zusammenführungen) und von wem ausgeführt? Dabei ist eine Zuordnung zu einer Abteilung, einem Mitarbeiter oder einer Rolle möglich. Welche Daten werden für diesen Prozess bestimmend sein? (Kundennummer, Materialnummer etc.) Welche Dokumente (iseries- oder PC-Dokumente) stehen zur Verfügung? Welche Programme werden in diesem Geschäftsprozess aufgerufen? (iseries Standard- oder eigenentwickelte Software, Matchcodes etc.) Welche generellen Berechtigungen für die Ausführung bzw. Bearbeitung der definierten Programme und Dokumente bestehen? 7

7 Für jeden einzelnen dieser Ablauf-Schritte kann dabei definiert werden: Ob er vom System automatisch aktiviert wird Ob er von einem Mitarbeiter auszuführen ist, der dabei aus einer Vielzahl von vordefinierten Folgeschritten auswählen kann Ob ein weiterer (Unter-) Arbeitsablauf aktiviert werden soll Durch dieses Feature ist ein modularer Aufbau der Ablaufstrukturen und eine beliebige Ineinander-Schachtelung von Abläufen möglich. Dadurch können selbst komplexe Abläufe einfach und übersichtlich abgebildet werden. Weiters wird für jeden einzelnen Ablauf-Schritt festgelegt: Welche Mitteilungen gehen an wen bei Start, Ende oder Überfälligkeit eines Arbeits-Schrittes Welche Programme werden bei Start oder Ende eines Arbeits- Schrittes automatisch ausgeführt Welche Sonderberechtigungen für die Programm-Ausführung oder Dokument-Bearbeitung werden bei diesem Schritt vergeben (Z.B. darf Dokument A in einem Schritt bearbeitet, in allen anderen nur angesehen werden.) Durch diese Automatisierbarkeit des internen Mitteilungssystems und die Möglichkeit automatischer Programmaufrufe lässt sich ein hoher Rationalisierungseffekt erzielen. Die vollautomatische Ablaufsteuerung und -überwachung führt zu einer Reduktion der Durchlaufzeiten und zu erhöhter Sicherheit. 8

8 Der doppelte Bildschirm task -><- link ist extrem benutzerfreundlich und hat gegenüber anderen Workflow Management Systemen einen wesentlichen Vorteil, der die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht und dennoch Sachbearbeitern ein übersichtliches und angenehmes Arbeiten ermöglicht: Der doppelte Bildschirm. Auf dem normalen PC-Monitor werden die jeweiligen task -><- link Anwendungen bearbeitet, auf einem zusätzlichen Flachbild Monitor ist automatisch das Dokument ersichtlich, das gerade bearbeitet wird. Keine Pop-up Fenster, kein lästiges Hin- und Herwechseln, die Anwendung und das Dokument sind immer übersichtlich und auf einen Blick verfügbar. Der OrganisationsDesigner und GraCE Zur Darstellung der kundenspezifischen Workflows stellt task -><- link zwei grafische, auf Windows basierende Designwerkzeuge zur Verfügung. Der OrganisationsDesigner visualisiert die Aufbauorganisation und mit GraCE werden alle im Ablauf-Modell definierten Geschäftsprozesse erfasst und grafisch dargestellt. 9

9 Die persönliche To-Do-Liste Jeder Mitarbeiter sieht auf der persönlichen To-Do-Liste alle eigenen anstehenden Tätigkeiten. Von dieser Liste aus führt der Mitarbeiter die gewohnten Anwendungen aus, startet die PC Programme und sieht die zu bearbeitenden Dokumente (eingescannte Dokumente, Word Dokumente, Excel Tabellen) ein. Dem Mitarbeiter stehen dabei alle prozessbezogenen Daten, Dokumente, Programme, Notizen und Organisationsanweisungen zur Verfügung, die zur Erledigung der anstehenden Tätigkeiten notwendig oder hilfreich sind. Mit entsprechender Parametrisierung und Stammdatendefinition können dem einzelnen Mitarbeiter auch Sichten auf Gruppen To-Do-Listen (Rollen, Organisationseinheiten) bzw. Vertretungen zugeordnet werden. Auch Managern kann die Sicht auf die persönlichen To-Do-Listen ihrer Mitarbeiter ermöglicht werden. Das Information Center Über das Information Center können einzelne Workflows überwacht und kontrolliert werden. Dabei werden Workflow- und Prozessdaten entweder zu einer individuellen Abfrage kombiniert oder es wird auf vordefinierte Abfragefilter zurückgegriffen. Dadurch ist jederzeit ein Überblick über die in Bearbeitung befindlichen oder bereits abgeschlossenen Workflows möglich. Verspätete oder vergessene Aufgaben gehören somit der Vergangenheit an. Dazu erfolgt auch noch eine automatische Sammlung von Statistikdaten für die Prozessverbesserung sowie eine automatische Kostenbewertung der Workflows. Systemvoraussetzungen IBM iseries, alle Modelle Betriebssystem IBM OS/400 ab V5R1 IBM iseries ClientAccess (nur für 5250-Emulation) Client-PC Normaler, leistungsfähiger PC-Arbeitsplatz mit LAN-Anschluss MS Internet Explorer ab 6.0 Betriebssystem MS Windows NT; MS Windows 2000; oder MS Windows XP (nur für 5250-Emulation bzw. Workflow-Designer GraCE) 10

10 Referenzen Im ersten Jahr wurden mit Tasklink 35 Workflow Modelle erstellt, über die insgesamt ca Aufgaben pro Jahr abgewickelt werden. Sonja Hochholzer, Business Process Management; LeasePlan Beteiligungs- und Leasinggesellschaft mbh, D Neuss Dank der guten Organisation unseres Workflows mit Tasklink ist der Arbeitsablauf für alle Beteiligten komfortabler und schneller geworden. Tasklink ist die ideale Verknüpfung zwischen der Finanzbuchhaltung und den Fachabteilungen. Harry Braun, Leiter Rechnungsprüfung; L TUR Tourismus AG, D Baden-Baden Die Integration von AS/400 Anwendungen sowie die umfangreichen Schnittstellen zeichnen dieses Produkt aus. Gottfried Schneider, Leitung Informationsverarbeitung; Seit der Einführung von Tasklink bedeutet Workflow-Management für uns Qualitäts-Management im wahren Sinne des Wortes. Hans Pöchmann, Director of Quality Assurance; Fresenius Kabi Austria GmbH, A-4020 Linz Wir modellieren seit 1998 mit Hilfe von Tasklink Workflow-Modelle, die unsere Geschäftsprozesse automatisieren. Unsere Arbeitsabläufe sind dadurch strukturierter geworden, die Bearbeitungszeit hat sich wesentlich beschleunigt. Jörg Walden, Anwendungsentwickler, Sektkellerei Schloss Wachenheim, D Trier Mit Tasklink werden unsere Dokumente komfortabel über den Workflow organisiert, so dass zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar bleibt, welcher Mitarbeiter gerade an welcher Stelle damit beschäftigt ist. Dadurch haben wir einen spürbaren Rationalisierungseffekt erreicht. Prok. Andreas Wiedmann, Vorstand Finanzen; ALMET AG, D Fellbach

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