Von Plone zu PloneGov

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1 Von Plone zu PloneGov Erfahrungen aus dem Kanton Basel-Stadt Priscilla Dipner-Gerber Thomas Schärli des Kantons Basel-Stadt Bern 1

2 Schritt 1: Web-Auftritt mit Plone ( im Statistischen Amt BS Bern 2

3 Schritt 1: Web-Auftritt mit Plone Gründe für die Wahl von Plone aktive Beteiligung der Anwendenden flexible Gestaltungsmöglichkeiten rasch visualisierbare, schrittweise verbesserbare Ergebnisse ( Extreme Programming ) dynamische Einbettung von Statistikdaten Offener Sourcecode Keine Abhängigkeit vom Lieferanten niedrige Kosten Bern 3

4 Schritt 1: Web-Auftritt mit Plone Erfahrungen mit dem Plone Web CMS leicht zu bedienen und zu pflegen Leicht erweiterbar Flexibles Berechtigungskonzept Workflow Bestandteil eines neuen Publikationskonzepts (aktuellste Inhalte und Details auf der Web- Plattform) Kein an bisherigen Papiermedien orientiertes CM Beschicken von Inhalten aus rückwärtigen Prozessen bleibt noch zu lösen Bern 4

5 Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) im Wirtschafts- und Sozialdepartement Bern 5

6 Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) Ausgangslage statisch ausgerichtetes Intranet-Konzept anspruchsvolles Standard-Web CMS schwerfällige Abläufe, um innovative Ideen umzusetzen Bedürfnis des Departementsvorstehers nach einem Führungsinstrument Bern 6

7 Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) Anforderungen departementweit nutz- und auswertbare Führungsinformation Umsetzung von NPM im operativen Alltag Schwarzes Brett für Mitarbeitende (insbesondere für Kader-Angehörige) Sitzungsübersicht Delegierte Bewirtschaftung Bern 7

8 Schritt 2: Intranet-Plattform (Infothek) Lessons Learned Ziel in geplanter Frist erreicht Ergebnisse schnell visualisierbar Nutzung durch Zielgruppen hält sich noch in Grenzen. Gründe: - Vielzahl parallel eingesetzter Plattformen und Werkzeuge mit redundantem Angebot gleichen Inhalts - Unsicherheiten über Standard Tools im Kanton - fehlende treibende Kraft ausserhalb des StatA Interesse und Nutzung auf Departementsebene bleibt bestehen. Bern 8

9 Schritt 3: ecollaboration in anwendungs-übergreifenden Arbeitsbereichen Bern 9

10 Schritt 3: ecollaboration Vision eines virtuellen Arbeitsplatzes Vereinfachter Zugang zu besser vernetztem Wissen Bern 10

11 Schritt 3: ecollaboration Experimentierphase Idee: Das elektronische Dossier als logische Klammer von zusammengehörigen Einzel-Informationen Bern 11

12 Schritt 3: ecollaboration Ergebnis Erweiterungs-Optionen für Teamraum.ch Bern 12

13 Schritt 4: Elektronische Geschäftsund Aktenführung Ein Auftrag des Staatsarchivs BS Bern 13

14 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung ELGAR => GEVER BS => GEVER light Elektronische Informationsverarbeitung hat traditionelle Praktiken der Schriftgutverwaltung überrumpelt. bescheidener Regelungsrahmen in Basel-Stadt mangelhaft geklärte Zuständigkeiten fehlender organisatorischer Durchsetzungswille kulturelle Faktoren GEVER-Standards wird als zu anspruchsvoll empfunden. Die Arbeit mit einer GEVER muss Freude machen. Bern 14

15 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung ELGAR- Bausatz Schwergewicht auf organisatorischem Rahmen Bern 15

16 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Vom Anforderungskatalog zum Pilot Pilotdienststelle: Statistisches Amt inhaltliche Basis: Anforderungskatalog ELGAR (von GEVER-Vorgaben abgeleitet) technischer Rahmen: gleiche Umgebung wie für Web-Auftritt => Plone Ausgangspunkt: konkrete Anwendungsfälle Ziel: Machbarkeit des Konzepts ELGAR an einem Prototyp zeigen können Bern 16

17 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Ist-Situation Virtueller Arbeitsplatz (Plone / zope) Collaboration Platform WSD- Infothek Internet- Angebot PRINS scope Dossier Konsul SPSS OCS Projekto / Presento SAP FI MS Office MS Windows MS Outlook GWR Microstrategy MIS Oracle SQL Server MS Access Datenlager Jedem Problem sein Werkzeug Bern 17

18 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Zielvorstellung Konzept ELGAR als fachlicher Ansatz Geschäftsobjekte Ordnungssystem Akteur Virtueller Arbeitsplatz (Plone / zope) Collaboration Platform Dossier Dokumente Vorgang Journaleintrag Metadaten Dateien Fachdaten WSD- Infothek Internet- Angebot PRINS scope Dossier Konsul SPSS OCS Projekto / Presento SAP FI MS Office MS Windows MS Outlook GWR Microstrategy MIS Oracle SQL Server MS Access Datenlager Ausbau der Intranet-Plattform zu virtuellem Arbeitsplatz Bern 18

19 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Ansatzpunkt Mgt-Prz Amtsführung (Planung, Controlling, Personalführung) Persönliche Arbeitsorganisation Kernprozesse beschaffen erfassen Daten verbreiten aufbereiten lagern Information auswerten bereitstellen Personalwesen Hilfsprozesse Rechnungswesen Geschäfts- und Aktenführung Bibliothek Informatik Hausverwaltung Geschäftsprozesse des StatA Bern 19

20 Schritt 4: Elektronische Geschäfts- und Aktenführung Anwendungsfälle des Pilot ELGAR StatA Nr. Anwendungsfall 1 Ordnungssystem auf-bauen und pflegen 2 Dossier verwalten 3 Objekt registrieren 4 Ereignis festhalten 5 Akteur beteiligen 6 Auftrag erteilen, aus-führen und überwachen 7 Dokument erstellen[1] 8 Sitzung organisieren 9 Arbeit planen 10 Zeit rapportieren 11 Anfrage beantworten 12 Unterlagen mit externen Partnern austauschen 13 Daten verarbeiten 14 Inhalt publizieren 15 Publikation versenden 16 Leistung abrechnen 17 Geschäftsinformation zusammensuchen 18 Statistikprozess optimieren 19 Müll entsorgen* 20 Akten dem Staatsarchiv abliefern* Ziel: Lösungsansatz direkt am Prototyp oder auf der Basis einer Spezifikation zeigen können Bern 20

21 Schritt 5: PloneGov Ein Gemeinschaftsprojekt von Bund und Kanton BS Bern 21

22 Schritt 5: PloneGov Konvergierende Interessen 4teamwork Kanton BS (FIO) Bund (ISB) GEVER light kostengünstig einführ- und leicht erweiterbare Basisfunktionalitäten Collaboration Lösungsansatz und Entwicklungsmethodik, beruhend auf Open Source eingebettet in eine Intranet-Portalanwendung gebündelte Fachkompetenz Bern 22

23 Schritt 5: PloneGov Arbeit in Sprints Nutzung des Teamraums als Projektplattform konzentrierte Arbeit im Kernteam von Verwaltungsfachleuten und Entwicklern Entwicklung als iterativer gemeinsamer Lernprozess Pragmatisches Vorgehen: Übernehmen von Plone-Erzeugnissen, die bereits verfügbar sind / Fokus auf der Implementierung von Features, die einen besonders hohen Nutzen bringen PloneGov GEVER light: Produkt von ca. 10 gemeinsamen Sprint -Tagen Bern 23

24 Schritt 5: PloneGov Erkenntnisse Konzept und Anforderungskatalog ELGAR mit PloneGov umsetzbar ca. 50 % der Anwendungsfälle operativ nutzbar implementiert; ca. 25 % spezifiziert hinsichtlich Funktionalität und Usability bereits sehr zufrieden stellend als Enterprise Solution für ganzen Kanton im Moment noch nicht genügend ausgereift Viel versprechende Option für den lokalen Einsatz als Collaboration Workplace Das gemeinsame Projekt hat sich in jeder Hinsicht gelohnt. Bern 24

25 Schritt 6: Einsatz von PloneGov im Kanton Basel-Stadt heute Interner Workplace FIO Intranet-Plattform Informatik- Organisation BS Bern 25

26 Schritt 6: Einsatz von PloneGov heute Aktuelle Vorhaben Statistisches Amt Web-Auftritt Befragungen (Durchführung und Ergebnispräsentation) PloneGov (noch nicht entschieden) Finanzverwaltung PloneGov mit Sitzungsmanagement und Mail-Archivierung / LDAP-Schnittstelle Publikationsprozess: Aufbereitung druckfertiger Dokumente aus multiplen Datenquellen (z.b. Budget) Fachstelle für Informatik und Organisation PloneGov mit Sitzungsmanagement und Mail-Archivierung / LDAP-Schnittstelle Intranet-Plattform für kantonale Informatik-Organisation mit CUG Wirtschafts- und Sozialdepartement Infothek Version 2 (mit Einbau von PloneGov-Elementen) Dossiermanagement (noch nicht entschieden) Schulen BS Internet-Plattform mit CUG Bern 26...

27 Schritt 6: Einsatz von PloneGov heute Strategische Einbettung Informatikstrategie für den Kanton BS in Erarbeitung Strategischer Vorentscheid getroffen für den Einsatzbereich Entscheidungs-unterstützende Prozesse (für reine Geschäftskontrollen:CMI Konsul) noch offen: - Produktstandards für Einsatzbereiche Collaboration / Web Content Management / Dossiermanagement - Entscheid über verwaltungsweite Dokumentenablage den lokalen Process Owners überlassen: - Entscheid über Produktwahl zur Unterstützung von Leistungserstellungsprozessen (Fallführung usw.) ech-standards werden an Beachtung gewinnen. Bern 27

28 Schritt 6: Einsatz von PloneGov heute Schritt 7: Ausblick Intranet / Extranet Portal (Front-Office) Foren Online-Schalter Service Center GEVER light (Kanzlei) (Mid- Office) Fachbereiche (Fallführung) Process Base Fachsysteme (Back- Archiv Office) Supportsysteme (ERP usw. Ausbau mit vereinten Kräften zu einem integralen E-Gov Tool? Bern 28