Optimierung des Forderungsmanagements

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1 Optimierung des Forderungsmanagements Gemeinschaftsprojekt der Stadt Essen & PricewaterhouseCoopers Ostdeutscher Kämmerertag 29. Mai 2013 Congress Center Leipzig

2 Agenda Ausgangssituation und Zielsetzung Essener Projekt: Optimierung Forderungsmanagement Vorgehensweise bei der Bestandsaufnahme Handlungsfelder Handlungsfeld: Organisation & Prozesse Handlungsfeld: prozessbezogene IT-Unterstützung Handlungsfeld: Forderungsbestand Handlungsfeld: ergänzende Optimierungsansätze Zusammenfassung

3 Ausgangssituation und Zielsetzung Die Stadt Essen muss als Nothaushaltkommune ihre Aufwendungen reduzieren und gleichzeitig ihre Erträge erhöhen. Ein Ansatzpunkt dabei: Optimierung des Forderungsmanagements Das Forderungsmanagement in der Stadt Essen: Liquiditätskredite: Forderungsbestand zum : 2,4 Mrd. Euro 216 Mio. Euro Aufwandswirksame Wertberichtigungen im Jahr 2012: 27,3 Mio. Euro Wöchentlicher Versand von rd Mahnungen und Generierung von Pfändungsaufträgen jährlich Forderungsmanagement als Massenprozess rd. 120 Planstellen in zwei Abteilungen zur Forderungsbearbeitung und Vollstreckung

4 Ausgangssituation und Zielsetzung Ziel: Zeitnahe Realisierung der Forderungen zwecks Vermeidung von Liquiditätsengpässen und Finanzierungskosten sowie zur Verringerung des Verlustes aus Forderungsausfällen! Instrumente: (Bonitätsabfragen vor Vertragsschluss): Kommune sucht sich Schuldner in den seltensten Fällen aus (Anteil der öffentlich-rechtlichen Forderungen am Gesamtforderungsbestand = 70 %) (Analyse von Ausfallrisiken): Ausfallrisiken sind nach Forderungsarten und Schuldnergruppen insbesondere in Abhängigkeit zum Einkommen bekannt, dürfen aber in der Regel nicht zur Verweigerung der kommunalen Leistungen führen (Konditionenmanagement): Zahlungsziele sind bei öffentlich-rechtlichen Forderungen meist vorgegeben (Abgabenordnung etc.)

5 Ausgangssituation und Zielsetzung (Vereinbarung von Sicherheiten) Zeitnahe Fakturierung zur Vermeidung von Finanzierungskosten und zur Sicherung eines schnellen und damit oft vorrangigen Zugriffs auf das Vermögen des Schuldners Mahnung als wirtschaftliches Erinnerungsinstrument und zur Schaffung von Vollstreckungsvoraussetzungen Vollstreckung: besondere Vorteile als Gläubiger von Geldforderungen, ordnungsrechtliche Unterstützungsfunktion (ggf. Factoring): derzeit nicht zulässig (ggf. Kreditversicherungen): derzeit nicht zulässig

6 Essener Projekt: Optimierung Forderungsmanagement Projektdefinition: Ganzheitliche Sachstandsanalyse zum Forderungsmanagement der Stadt Essen inkl. der Betrachtung wesentlicher Vorverfahren durch ein Expertenteam insgesamt: 2.668,1 Mio. EUR der PricewaterhouseCoopers AG (PwC) Analyse der bestehenden Strukturen und Prozesse auf Basis von Best-Practice- Ansätzen, welche auf Erfahrungen aus der privatwirtschaftlichen Massenforderungs- und Inkassobearbeitung beruhen Projektziel: Ermittlung von Optimierungsansätzen zur Erhöhung der Realisierungsquoten bei gleichzeitiger geplanter Planstellenreduzierung Optimierung des städtischen Forderungsportfolios durch detaillierte Werthaltigkeitsanalysen Projektzeitraum: 2011 Voruntersuchung, Datenerhebung, Festlegen d. Rahmenbedingungen bis 2013 Einführung der neuen Vollstreckungssoftware bis 2014 Anpassen der Prozesse und der Organisation im Umfeld der Vollstreckung

7 Vorgehensweise bei der Bestandsaufnahme Aufnahme und Analyse der bestehenden Strukturen im Rahmen von: Strukturierten Experteninterviews mit Abteilungsleitern Sachgebietsleitern 1. Sachbearbeitern (Teamleitern) SAP Customer Competence Center (systemseitige Betrachtung) sowie wesentlichen Fach- und Vorverfahren (u.a. Jugend-, Steueramt) Einsichtnahme in die praktischen Arbeitsabläufe ausgewählter Arbeitsbereiche durch Begleitung der jeweiligen Sachbearbeiter Dokumentenanalyse, insbesondere in Bezug auf die Formulierung von Musterbescheiden bestehenden Stellenbeschreibungen sowie Analyse der bestehenden Auswertungen und Kennzahlen Auswertung und Analyse des Forderungsbestandes der Stadt Essen

8 Handlungsfelder 1 3 Organisation & Prozesse Analyse Forderungsbestand 2 4 Prozessbezogene IT- Unterstützung Ergänzende Optimierungsansätze

9 Handlungsfeld: Organisation & Prozesse Die Analyse von Organisation und Prozessen erfolgte insbesondere vor dem Hintergrund folgender Fragestellungen: Wie stellt sich die aktuelle Aufbau- und Ablauforganisation dar? Bestehen Prozessschwächen/-brüche bzw. Redundanzen? 1 2 Organisation & Prozesse 3 4 Analyse Forderungsbestand Sind Tätigkeitsbereiche und Zuständigkeiten im Sinne einer stringenten Fallbearbeitung optimal zugeschnitten? Prozessbezogene IT- Unterstützung Ergänzende Optimierungsansätze Liegen der Sachbearbeitung fallrelevante Informationen in hinreichendem Umfang und unmittelbar vor? Sind die Kommunikationswege / Informationsflüsse zwischen Fachverfahren, Mahn- und Inkassowesen optimal ausgestaltet?

10 Handlungsfeld: Prozessbezogene IT-Unterstützung 1 2 Organisation & Prozesse 3 4 Analyse Forderungsbestand Die systemseitige Analyse betrachtete insbesondere folgende Sachverhalte: Wird der Prozess systemseitig ideal unterstützt? Inwieweit können Optimierungspotenziale durch Systemmodifikationen gehoben werden? Prozessbezogene IT- Unterstützung Ergänzende Optimierungsansätze Werden die vorhandenen Systemlösungen in der praktischen Anwendung hinreichend durch die Sachbearbeitung genutzt? Wie ist das Stammdatenmanagement konzipiert? Liegen Datenredundanzen vor? Ist ggf. eine Homogenisierung von Stammdatensätzen zwischen Geschäftsbuchhaltung und Vorsystemen anzustreben?

11 Handlungsfeld: Prozessbezogene IT-Unterstützung Durch Einführung einer neuen Vollstreckungssoftware ab konnten bereits folgende Vorteile erkannt werden: Automatische Überführung von Forderungen der höchsten Mahnstufe ins Inkassoverfahren und simultane Verbuchung von Kontoänderungen (Zahlung, Stornierungen, Ratenpläne ), Standardisierte systemseitige Maßnahmenvorschläge auf Basis der Forderungsart und der vorangegangenen Aktivitäten sowie Bündelung von Vollstreckungsmaßnahmen zu gleichartigen Forderungen eines Schuldners, Zeitersparnis durch Automatisierung bisher manuell ausgeübter wiederkehrender Tätigkeiten (Job-Massenverarbeitung), Systemgesteuerte Terminverwaltung, 1 2 Organisation & Prozesse 3 4 Analyse Forderungsbestand Prozessbezogene IT- Unterstützung Ergänzende Optimierungsansätze Harmonisierung der Schuldnerdaten zwischen ReWe- und Vollstreckungs- Software durch Verwendung einheitlicher Ordnungsbegriffe und Workflow.

12 Handlungsfeld: Forderungsbestand 1 2 Organisation & Prozesse 3 4 Analyse Forderungsbestand Prozessbezogene IT- Unterstützung Ergänzende Optimierungsansätze Die Untersuchung des städtischen Forderungsbestandes wurde im Rahmen detaillierter Tiefenanalyse auf Ebene von Einzelforderungen durchgeführt: Ziel: Identifikation geeigneter Clustermerkmale zur Prozesssteuerung (forderungs-, fach- und bonitätsbezogen) sowie zur Ableitung fundierter Handlungsempfehlungen Analyse des Forderungsbestandes zu folgenden Einzelthemen: Bewertung von Realisierungschancen Werthaltigkeit Ausgestaltung Mahnläufe/-zyklen; Fallbetrachtung des Einsatzes von Mahnsperren Prüfung der Niederschlagungspraxis

13 Handlungsfeld: ergänzende Optimierungsansätze 1 2 Organisation & Prozesse 3 4 Analyse Forderungsbestand Prozessbezogene IT- Unterstützung Ergänzende Optimierungsansätze Darüber hinaus wurden folgende Fragestellungen ergänzend untersucht: Wie ist der Posteingang in Bezug auf das Forderungsmanagement organisiert? Ist eine unmittelbare Reaktion auf Reklamationen ohne weiteren Prozessfortlauf gewährleistet? Werden sämtliche Möglichkeiten der Adressermittlung genutzt? Ist ggf. die Inanspruchnahme von Drittquellen sinnvoll? Bestehen Optimierungspotenziale im Hinblick auf die Formulierung von Leistungsbescheiden? Werden sämtliche relevanten Zahlungsinformationen eindeutig dargestellt?

14 Zusammenfassung Projektschritte zur Optimierung des städtischen Forderungsmanagements Erkenntnisse aus dem PWC-Gutachten zur Optimierung des Forderungsmanagements bei der Stadt Essen KGSt-Bericht Nr. 8/2009 Forderungsmanagement eine Arbeitshilfe Beurteilung der IST- Situation, Vereinbarung auf ein (Soll-) Zielsystem, Informationen an alle MA Erstellen von Soll- Konzepten zu optimierten Arbeitsprozessen (Workshops / Arbeitsgruppen) Bewertung der Erkenntnisse aus dem vorliegenden Gutachten (Workshops / Arbeitsgruppen) Erstellen eines Soll- Konzeptes zur angepassten Aufbauorganisation Ermittlung belastbarer Daten zur Beurteilung der Arbeitssituation (Berichte, Kennzahlen, Statistik) Planung und ggf. Umsetzung flankierender Maßnahmen (Schulungen, Technik., etc.) Die Schritte sind in Anlehnung an die SixSigma Methode DMAIC gewählt: Erarbeitung alternativer Prozesse zur Verkürzung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten Prozessimplementierung und Begleitung. QS durch Reporting und orga. Nachbetrachtung Define: Beschreiben des Projekts, seines Umfangs und der Ressourcen. Festlegen von Zielen. Measure: Ermitteln der laufenden Situation. Erheben von Prozessrelevanten Größen und Daten. Analyze: Aufdecken der Schwachpunkte im System, messen derer und Abgleich mit den erhobenen Daten. Improve: Erarbeiten von Lösungen zur Verbesserung der Situation, Entwicklung von Alternativen Control: Begleitung des Veränderungsprozesses und Messen der Verbesserung. Einleiten eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

15 Zusammenfassung Zusammenfassung der Maßnahmen zur Optimierung des Forderungsmanagements bei der Stadt Essen Erkennen und Beschreiben von Standardprozessen zwecks deren Automation Prozesskomplettanalyse von der Forderungsbegründung (-buchung) bis zur Zahlung bzw. bis zur Forderungskorrektur (Einzelwertberichtigung). Nutzen der Vorteile aus der Reform der Sachaufklärung Systemintegration der beteiligten IT-Fachverfahren Aufbau eines zeitgemäßen Informationssystems über Vorverfahren wie Debitoren-, Bankbuchhaltung, Geschäftspartnerpflege und Forderungsmanagement hinweg Verbesserung des Forderungsmanagements für Konzernumsätze Nutzung von Einzugsermächtigungen (SEPA-Mandaten) zur wirtschaftlichen Regulierung der Forderungen zum Fälligkeitstermin Steuerung über Kennzahlensysteme Erweiterung der bestehenden haushaltsrechtlichen produktbezogenen Kennzahlen, um spezielle Größen das Forderungsmanagement betreffend Verbesserung der Geschäftspartnerdatenqualität Prüfung auf Praktikabilität und Wirtschaftlichkeit eines Master-Data-Managements (MDM) Weitestgehende organisatorische Zusammenführung der Prozessbeteiligten Suchen nach Synergieeffekten zwischen Geschäftspartnerbuchhaltung und Vollstreckung, auch mit Blick auf die Aufbau- und Ablauforganisation in gewerblichen Inkasso-Unternehmen Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einführung moderner Inkasso-Instrumente im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten

16 Vielen Dank, Ralf Macher Stadt Essen Finanzbuchhaltung und Steueramt Essen ralf.macher@finanzbuchhaltung.essen.de