8 Eigentümerversamlung (ETV) / Umblaufbeschluss (UB) in der WEG

Transkript

1 8 Eigentümerversamlung (ETV) / Umblaufbeschluss (UB) in der WEG 8.1 Vorbereiten einer Eigentümerversammlung Im Menüpunkt Eigentümerversammlung haben Sie die Möglichkeit, die mindestens einmal jährlich durchzuführende Versammlung oder einen Umlaufbeschluss für Ihre Wohneigentümergemeinschaften komfortabel vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten. Die Eingabe aller notwendigen Daten wie Versammlungszeitpunkt, Tagesordnungspunkte oder Beschlussanträge erfolgt dabei nur einmal und wird durch Immoware24 automatisch in das Einladungsschreiben, das Versammlungsprotokoll und in die Beschluss-Sammlung übernommen Master-Vorlagen Bevor Sie jedoch mit der Dateneingabe beginnen, empfiehlt es sich, von Immoware24 bereitgestellte Master-Vorlagen aus dem Modul Einstellungen zu übernehmen. Master-Vorlagen sind Musterschreiben, deren Platzhalter durch die konkreten Daten der Eigentümer (Name, Anschrift etc.) und der vorbereiteten Versammlung (Datum, Ort, TOP etc.) ersetzt werden und die anschließend für den Versand bereit stehen, wie: Einladung zur Eigentümerversammlung Vollmacht zur Eigentümerversammlung Stimmzettel für Eigentümerversammlung Anschreiben Protokoll ETV Umlaufbeschluss Stimmzettel für Umlaufbeschluss Anschreiben Information ErgebnisUmlaufbeschluss Sie können die Vorlagen Ihren konkreten Anforderungen anpassen, z. B. bezüglich der gleichzeitig zu übersendenden Anlagen (siehe auch Vorbereiten Druck der Einladungen, Vollmachten, Stimmzettel alle PDFs generieren) Vorbereiten - Basisdaten Eigentümerversammlung In der Vorbereitungsmaske unter Eigentümerversammlung geben Sie zuerst alle notwendigen Basisdaten ein: Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie unter Typ, ob es sich um eine ordentliche/außerordentliche Versammlung oder einen Umlaufbeschluss handelt. Diese Auswahl bestimmt den weiteren Menüverlauf. 111

2 Abb. 101: Vorbereiten einer Eigentümerversammlung - Basisdaten Als Dokumente für Eigentümer wählen Sie die Vorlagen aus, indem Sie beginnen den Vorlagennamen in das Feld zu schreiben. Sobald die passende Vorlage angezeigt wird, wählen Sie sie mit Mausklick aus. Das Einladungsschreiben ist dabei eine Pflichtauswahl. Wichtige Informationen für den Verwalter lassen sich im Bemerkungsfeld erfassen. Dem Einladungsschreiben jedes Eigentümers können Dokumente hinzugefügt werden, die zuvor im DMS hinterlegt wurden (z. B. das zum Beschluss stehende Angebot eines Handwerkers/Dienstleisters). Im unteren Teil der Maske geben Sie die Überschriften der Tagesordnungspunkte (TOP) ein. Wenn der TOP ein Beschlussantrag ist, markieren Sie dies mit dem Häkchen dahinter. Mit der Plustaste können Sie weitere TOPs hinzufügen, nicht benötigte Felder werden später ausgeblendet: Abb. 102: Vorbereiten einer Eigentümerversammlung Hinzufügen der TOPs /Beschlussanträge 112

3 Zum Speichern des Hauptformulars klicken Sie auf die Schaltfläche in der Fußzeile Vorbereiten - TOPs bearbeiten Anschließend können Sie jeden TOP bearbeiten, indem Sie zuerst die Bearbeitungsmaske durch Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Fußleiste (oder über den Link oben TOPs) öffnen und danach auf das Bearbeitungssymbol vor dem TOP klicken: Abb. 103: Öffnen zum Bearbeiten TOPs Es öffnet sich für jeden TOP ein Bearbeitungsfenster. Abb. 104: Bearbeitungsfenster für Vorbereitung der TOPs und Beschlussanträge Für Beschlussanträge muss der genaue Wortlaut im Textfeld gespeichert werden. Beschlüsse, deren genauer Inhalt den Eigentümern nicht bereits mit dem Einladungsschreiben übersandt wurden, führen zu sogenannten Zitterbeschlüssen und sind als solche rechtlich anfechtbar. Soll ein Beschluss in Relation zwischen Alternativen getroffen werden, sind mittels Plustaste verschiedene Beschlussvarianten anzulegen: Abb. 105: Hinzufügen von Beschlussvarianten 113

4 Durch Klick auf die Schaltfläche verlassen Sie das TOP-Bearbeitungsfenster und können den nächsten TOP bearbeiten. Durch nochmaligen Klick auf die Schaltfläche in der Fußleiste schließen Sie die Bearbeitung der Versammlung und erhalten eine Übersicht aller bisher gespeicherten Daten. Abb. 106: Übersicht der angelegten Eigentümerversammlung Vorbereiten Versandliste und Stimmenanzahl Durch Klick auf die Schaltfläche in der Fußleiste (oder über den Link oben Eigentümer-Versandliste) öffnen Sie eine Auflistung aller Eigentümer mit deren Verwaltungseinheiten, den daraus resultierenden MEA und der Anzahl der Stimmen. Die MEA basieren auf den in den Stammdaten der VE hinterlegten Werten. Die Stimmenanzahl ist entsprechend dem Kopfprinzip mit einer Stimme je Eigentümer angegeben. Sollte die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung der jeweiligen WEG allerdings ein Objektprinzip ausweisen, muss die Stimmenanzahl manuell auf die Anzahl der VE je Eigentümer (ggf. andere Anzahl lt. Gemeinschaftsordnung) geändert werden. Diese Eintragungen bilden die Grundlage für spätere Abstimmungen. Abb. 107: Kopfprinzip (links) und Objektprinzip (rechts) 114

5 Außerdem sind die Dokumente zum Versand aufgelistet, für die Sie zuvor eine Vorlage ausgewählt haben Vorbereiten Druck der Einladungen, Vollmachten, Stimmzettel Durch die Markierungshäkchen können Sie entweder seitenübergreifend oder seitenbezogen bestimmen, welches Dokument für welchen Eigentümer erzeugt werden soll. Abb. 108: Eigentümer-Versandliste Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Übersicht.. Sie gelangen zurück in die Nun können Sie mit einem Klick auf die Schaltlfäche alle zu versendenden Dokumente erstellen. Sie finden sie im Modul DMS in der Kategorie: z. B. alle» Objektdaten» Objektname» ETV» Name der Versammlung alle» Objektdaten» Philipp-Müller-Str. 85» ETV» Ordentliche ETV 2012 Sollten in der geplanten ETV die Bestätigung der Hausgeld- und Rücklagenabrechnung des Vorjahres sowie der neuen Wirtschafts- und Rücklagenpläne auf der Tagesordnung stehen, werden Sie mit dem Einladungsschreiben evtl. auch alle dafür notwendigen Dokumente an die Eigentümer versenden (evtl. haben Sie dies auch bereits im Vorfeld getan). Um Ihren Eigentümern eine bessere Übersicht zu den im meist dicken Dokumentenstapel verborgenen Informationen zu geben, können Sie für jeden Eigentümer ein Informationsblatt erstellen. Dazu gehen Sie auf die Schaltfläche. Sie können mit Hilfe von auf das Infoblatt verzichten oder dieses zu einem späteren Zeitpunkt im gleichnamigen Menüpunkt des Objektmenüs gesondert erstellen. 115

6 Es öffnet sich folgender Assistent: Abb. 109: Assistent zur Auswahl für das Informationsblatt Wählen Sie die konkreten Abrechnungen, Pläne und mittels der Plustaste und die dazu gehörenden Bankkonten aus. Danach generieren Sie alle PDFs. Sie finden sie anschließend im Modul DMS in der Kategorie: z. B. alle» Objektdaten» Objektname» ETV» Name der Versammlung alle» Objektdaten» Philipp-Müller-Str. 85» ETV» Ordentliche ETV 2012 Neben den Einzeldokumenten wurde auch erzeugt: Einladungen/Vollmachten/Stimmzettel zusammengefügtes Dokument.pdf Nach dem Herunterladen ermöglicht dieses Dokument eine komplette Kontrolle und einen Ausdruck aller Einzeldokumente mit einem Klick. Abb. 110: Öffnen des zusammengefügten Dokumentes alle Einladungen, Vollmachten, Stimmzettel zum Ausdruck Je nach der von Ihnen getroffenen Entscheidung, welche Dokumente Sie an Ihre Eigentümer verschicken wollen, besteht der Dokumentenstapel je Eigentümer aus: 116

7 Einladungschreiben: Abb. 111: Einladungsschreiben Tagesordnungspunkte und Beschlussanträge: Abb. 112: Tagesordnungspunkte und Wortlaut Beschlussanträge 117

8 Vollmacht: Abb. 113: Vollmacht Stimmzettel: Abb. 114: Stimmzettel 118

9 Informationsblatt: Abb. 115: Informationsblatt Stellen Sie einen Korrekturbedarf in den erzeugten Dokumenten fest, können Sie im Modul Vorlagen die Muster entsprechend bearbeiten. Danach können Sie erneut über die Schaltfläche. Es werden die zuvor gespeicherten Dokumente überschrieben. Sind Sie sicher, dass keine weiteren Änderungen an den zu versendenden Dokumenten notwendig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche. Sollten Sie für den Zeitpunkt bis zur Durchführung der ETV einen Eigentümerwechsel nicht ausschließen können, drücken Sie die Schaltfläche erst unmittelbar zu Beginn der Versammlung. Mit Beenden der Vorbereitung wird die Anwesenheitsliste auf Basis der aktuellen Eigentümerverhältnissen erstellt. Sollte also zur ETV ein neuer Eigentümer teilnehmen, wird er nur in der Anwesenheitsliste geführt, wenn diese erst zum Zeitpunkt seiner Eigentümerschaft erstellt wird. 119

10 8.2 Eigentümerversammlung durchführen Anwesenheitsliste Nach Öffnen des Reiters durchführen gelangen Sie in die Anwesenheitsliste. Diese können Sie zu Versammlungsbeginn als PDF ausdrucken und zur Unterschrift der anwesenden Eigentümer herumreichen. Abb. 116: Anwesenheitsliste für Originalunterschriften Anschließend können Sie die Eintragungen in die Anwesenheitsliste in Immoware24 übernehmen: Abb. 117: Bearbeiten der Anwesenheitsliste Bis Sie die Durchführung der Versammlung beenden, haben Sie jederzeit Zugriff auf die Anwesenheitsliste. Sie wird immer mit den zuletzt durchgeführten Änderungen/Einträgen gespeichert. Sie verlassen die Anwesenheitsliste über die Schaltfläche. 120

11 8.2.2 Protokoll In das Protokoll wurden bereits übernommen: alle Basisdaten zur Versammlung (Datum, Uhrzeit, Ort) das Ergebnis aus den Einträgen in der Anwesenheitsliste alle TOPs und Beschlussanträge Sie können während der Versammlung sofort die für das Protokoll notwendigen Einträge korrigieren und ergänzen. Öffnen Sie dazu die Maske mit der Schaltfläche. Abb. 118: Protokoll bearbeiten 121

12 Präzisieren Sie ggf. Versammlungsbeginn und ort. Markieren Sie anschließend, ob den Eigentümern die Einladungen gemäß 24 Abs.4 WEG (Frist mindestens 2 Wochen oder besondere Dringlichkeit) zugestellt wurden. Weist das Ergebnis der Anwesenheitsliste mehr als die Hälfte der möglichen Miteigentumsanteile als anwesend aus, wählen Sie beschlussfähig. Alternativ kann die Beschlussfähigkeit auch nach 25, Abs. 4 WEG festgestellt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung der WEG das zulässt und dieser Fall bereits in der Einladung angekündigt wurde. Wird keine Beschlussfähigkeit festgestellt, wird die ETV abgebrochen. Geben Sie die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers sowie der anwesenden Mitglieder des Verwaltungsbeirates ein. Haben Sie alle o. g. Daten gespeichert, können Sie über die Bearbeitungssymbole einzelnen TOPs öffnen. die Für jeden TOP wurden aus dem Einladungsschreiben die Überschrift und der eventuell dazu übermittelte Text (im Fall eines Beschlussantrages Überschrift und Beschlusswortlaut) übernommen. Alle während der Versammlung abgegebenen Wortmeldungen lassen sich im Textfeld protokollieren, weitere Textfelder können Sie über die Schaltfläche hinzuzufügen. Ein nicht als Beschluss gekennzeichneter TOP lässt sich hier noch in einen Beschlussantrag umwandeln. (Markierung setzen speichern erneut bearbeiten). Beschlüsse, die den Eigentümern nicht bereits mit dem Einladungsschreiben angekündigt wurden, führen zu sogenannten Zitterbeschlüssen und sind als solche rechtlich anfechtbar Ausnahme: Geschäftsordnungsbeschlüsse, deren Gültigkeit auf die aktuelle Versammlung beschränkt sind (z. B. Begrenzung der Redezeit einer Person o.ä.). Es lassen sich ebenso weitere Beschlussvarianten hinzufügen Abstimmung Bevor Sie die Abstimmung beginnen, speichern Sie zuvor unbedingt den Protokolltext. Ungespeicherter Protokolltext geht mit Feststellen des Abstimmungsergebnisses verloren. Die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung muss vor jedem einzelnen Abstimmungsvorgang erneut festgestellt werden. Sie kann im Laufe der Versammlung entfallen, z. B. wenn Eigentümer die Versammlung vorzeitig verlassen. Entfernen Sie deshalb die Markierung, wenn die Beschlussfähigkeit nicht mehr gegeben ist. Damit entfällt die Möglichkeit, ein Abstimmungsergebnis festzustellen. Speichern Sie den TOP ggf. mit folgendem Text: 122

13 Besteht die Beschlussfähigkeit wählen Sie die dem Beschluss zugrunde liegenden Beschluss- Einstellungen: Abb. 119: Beschluss-Einstellung übernehmen Abstimmung: offen oder geheim Prinzip: Kopf-/Objektprinzip (Anzahl der Stimmen), Wertprinzip (Anzahl MEA oder nach 16 Abs.4 (2) WEG eine Kombination aus Stimmen- und MEA Beschlussregel: einfache, relative oder qualifizierte Mehrheit (zwei Drittel oder drei Viertel) oder doppelt qualifizierte Mehrheit nach 16 Abs.4 (2) und 22 Abs.2. WEG Die Auswahl ermöglicht nur zulässige Kombinationen, außerdem müssen für die relative Mehrheit zuvor Beschlussvarianten erfasst worden sein. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit der Schaltfläche. Anschließend tragen Sie die abgegebenen ja- und nein- Stimmen und die Stimmenthaltungen entweder namentlich ein (ein Suchfilter erleichtert Ihnen den Eintrag) oder Sie entscheiden sich für die Eingabe der bereits ausgezählten Stimmen. Abb. 120: Namentliche Eingabe der Stimmen Abb. 121: Direkt-Eingabe der ausgezählten Stimmen In beiden Fällen werden die erfassten Stimmen sofort ausgewertet. Abb. 122: Auswertung Stimmen 123

14 Je ausgewählter Beschlussregel wird bei der Auswertung die Gesamtzahl abgegebener Stimmen oder die Summe der in der WEG möglichen Stimmen zugrunde gelegt. Für Eigentümer, die nach 25 Abs. 5 oder 18 WEG von der Abstimmung ausgeschlossen sind, nutzen Sie bitte die namentliche Eingabe der Stimmen. Dort können Sie durch Markierung in der ersten Spalte betreffende Eigentümer inaktiv setzen. Deren Stimmen/MEA spielen für das Abstimmungsergebnis dann keine Rolle. Durch Mausklick auf die Schaltfläche in der Fußzeile wird das Abstimmungsergebnis aus den eingestellten Beschlussregeln und den erfassten Stimmen ermittelt: oder Für den Fall, dass Sie aufgrund einer Unachtsamkeit, das falsche Abstimmungsergebnis festgestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche solange die Versammlung noch nicht beendet ist. Nachdem alle TOPs protokolliert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie können sofort ein Protokoll als PDF-Dokument erzeugen, ausdrucken und von den Mitgliedern des Verwaltungsbeirates bzw. von 2 anwesenden Eigentümern unterzeichnen lassen. 124

15 Abb. 123: Protokoll ETV 8.3 Nachbereiten Nach Öffnen des Reiters nachbereiten sollten Sie die angezeigten Daten über bearbeiten vervollständigen. Wählen Sie für den Versand des Protokolls an alle Eigentümer ein Anschreiben aus den Vorlagen aus und tragen Sie den exakten Endzeitpunkt der Versammlung ein. Dem Protokoll können für jeden Eigentümer Dokumente hinzugefügt werden, die zuvor im DMS hinterlegt wurden. Speichern Sie Ihre Eingaben. Abb. 124: Daten für Nachbereitung der ETV 125

16 Anschließend bestimmen Sie über die an welche Eigentümer das Protokoll versandt werden soll. (i d.r. alle deshalb Markierung seitenübergreifend setzen) Abb. 125: Auswahlliste Nun können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Dokumente erstellen. Sie finden sie im Modul DMS in der Kategorie: alle zu versendenden alle» Objektdaten» Objektname» ETV» Name der Versammlung z. B. alle» Objektdaten» Philipp-Müller-Str. 85» ETV» Ordentliche ETV 2012 Neben den Einzeldokumenten wurde auch erzeugt: ETV (Nachbereitung) zusammengefügtes Dokument.pdf Nach dem herunterladen ermöglicht dieses Dokument ein komplette Kontrolle und einen Ausdruck aller Einzeldokumente mit einem Klick. Sind Sie sicher, dass keine weiteren Änderungen am Anschreiben oder an der Auswahl an Dokumenten mehr nötig sind, können Sie die. Die für die Berechnung der Beschlussergebnisse verwendeten namentlichen Abstimmungsdaten werden aus datenschutzrechtlichen Gründen nun gelöscht und die im ETV-Protokoll als Beschlüsse gespeicherten Daten werden direkt in die Beschluss-Sammlung übernommen. Dafür geben Sie die Beschlussnummer an, die der erste Beschluss aus dieser ETV für die Beschluss-Sammlung erhalten muss. Unter dem gesonderten Menüpunkt Beschluss-Sammlung können Sie die Auflistung einsehen und bearbeiten. 126

17 Ergänzung zum Umlaufbeschluss (UB) Im Wesentlichen folgt die Vorbereitung/ Durchführung/ Nachbereitung eines UB in Immoware24 dem gleichen Ablauf wie bei der ETV. Vorbereitung An Stelle des Einladungsschreibens benötigen Sie die Vorlage für den zu versendenden UB und einen auf den UB abgestimmten Stimmzettel. Über die Eigentümer-Versandliste legen Sie die Stimmenanzahl fest und steuern den Versand des UB und der Stimmzettel Durchführung An Stelle der Anwesenheitsliste bildet die Empfängerliste UB die Grundlage für die Auswertung des Abstimmungsergebnisses. Das zu erstellende Protokoll enthält die Abstimmungsfunktion, in der Sie die Beschluss-Einstellung übernehmen (i.d.r. bei UB einstimmig) und für die Sie die fristgemäß zurückgesandten Stimmzetteleinträge in die Stimmabgabe übernehmen. Mit Umlaufbeschluss beenden erhalten Sie ein nicht mehr änderbares Protokoll. Nachbereitung An Stelle des Anschreibens nutzen Sie die Vorlage Anschreiben zur Information über das Abstimmungsergebnis für den Protokollversand an die Eigentümer. Wenn Sie den gesamten UB abschließen, wird auch dieser automatisch in die Beschluss-Sammlung übernommen. 127