Produktdokumentation SAP Business ByDesign Mai Projektmanagement

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1 Produktdokumentation PUBLIC Projektmanagement

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Projektmanagement Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Projektnummern und Nummerierung Projektstatus und Integration Planung von Projektkosten und Projekterlösen Verwaltung Projektkosten und -erlöse Projektterminierung Projektabrechnung Meilensteinabrechnung für Kundenprojekte Meilensteinabrechnung für ein Projekt für mehrere Kunden Integration mit Microsoft Project Änderungsmanagement mit Basisplänen Genehmigungen für Projektaufwände und -bestellvorgänge Leistungswertanalyse Rechnungsterminplan Projektmanagement Sicht Projekte Projekte Quick Guide Projekt bearbeiten Quick Guide Kundenaufträge Quick Guide Projektabrechnung Quick Guide Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Aufgaben Sicht Genehmigungen Genehmigungen Quick Guide Sicht Ressourcen Ressourcensuche Quick Guide Dienstleister Quick Guide Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Aufgaben Sicht Rechnungsanforderungen Projektrechnungsanforderungen Quick Guide Projektrechnungsanforderung für ein Kundenprojekt anlegen Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen Quick Guide Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Sicht Änderungsmanagement Änderungsmanagement Quick Guide Inhaltsverzeichnis P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 3

4 3.6 Sicht Dokumente Dokumente Quick Guide Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Sicht Vorlagen Vorlagen Quick Guide Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Sicht Berichte Übersicht über Berichte im Projektmanagement Übersicht über Datenquellen im Projektmanagement Projektfortschritt Übersicht Kundenprojekt Übersicht Projektfortschritt nach Projektstruktur Arbeitsbericht je Mitarbeiter Zeiterfassung auf Projekte Details zu Projektkosten und -erlösen nach Projekt Details zu Projektkosten und -erlösen nach Projektstruktur Projektkalkulation Projekte Einzelposten Arbeitstrendanalyse Meilensteintrendanalyse Leistungswertanalyse Umsatz pro Teammitglied Projektproduktdaten Kundenprojekte Projektaufwand Umsatzbeitrag Projektteam Sicht Projektarbeit Projektarbeit Quick Guide Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Aufgabenarten für das Projektmanagement Aufgabe Projektbasisplan genehmigen Aufgabe Projektbasisplan überarbeiten Aufgabe Einkaufswagen genehmigen Aufgabe Bestellung genehmigen Aufgabe Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg genehmigen Benachrichtigung Projektbasisplan genehmigt Benachrichtigung Bestellung mit Referenz auf Projekt wurde angelegt oder aktualisiert Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz in Rechnungsanforderung zur Verarbeitung der Rechnungsbestätigung auflösen Aufgabe Projektbestellanforderung genehmigen Benachrichtigung Projektbestellanforderung genehmigt Benachrichtigung Projektbestellanforderung abgelehnt SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Inhaltsverzeichnis

5 5.12 Aufgabe Projektbestellanforderung überarbeiten Aufgabe Projektrechnungsanforderung prüfen und freigeben Aufgabe Fehler beim Anlegen der Projektrechnungsanforderung beheben Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Mitarbeiterzeitrückmeldungen auflösen Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Projektkostenbenachrichtigung auflösen Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Bestellbenachrichtigung auflösen Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz in Projekt zur Verarbeitung der Einkaufsbestätigung auflösen Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Einkaufsbenachrichtigung auflösen Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz im Projekt zur Benachrichtigungsverarbeitung über die Verlinkung einer Projektaufgabe auflösen Aufgabe Geschäftsbeleginkonsistenz in projektbezogenem Kundenauftrag auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz in Funktion "Projektabrechnung" zur Verarbeitung der Rechnungsbestätigung auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz in Funktion "Projektbasierte Services verkaufen" zur Verarbeitung des projektbezogenen Kundenauftrags auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz in Projekt zur Bearbeitung der Mitarbeiterzeitrückmeldung lösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Projektkostenbenachrichtigung auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Bestellbenachrichtigung auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz in Projekt zur Verarbeitung der Einkaufsbestätigung auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz im Projekt zur Verarbeitung der Einkaufsbenachrichtigung auflösen Aufgabe Konfigurationsinkonsistenz im Projekt zur Benachrichtigungsverarbeitung über die Verlinkung einer Projektaufgabe auflösen Aufgabe Sperrproblem in Rechnungsanforderung zur Verarbeitung der Rechnungsbestätigung auflösen Aufgabe Sperrproblem in Projekt zur Verarbeitung der Mitarbeiterzeitrückmeldung auflösen Aufgabe Sperrproblem in Projekt zur Verarbeitung der Projektkostenbenachrichtigung lösen Aufgabe Sperrproblem in Projekt zur Verarbeitung der Bestellbenachrichtigung auflösen Aufgabe Sperrproblem in Projekt zur Verarbeitung der Einkaufsbestätigung auflösen Aufgabe Sperrproblem in Projekt zur Verarbeitung der Einkaufsbenachrichtigung lösen Aufgabe Sperrproblem im Projekt zur Benachrichtigungsverarbeitung über die Verlinkung einer Projektaufgabe auflösen Aufgabe Sperrproblem in projektbezogenem Kundenauftrag lösen Inhaltsverzeichnis P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 5

6 1 Projektmanagement Übersicht Die SAP Business ByDesign-Lösung unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Projekte von Anfang bis Ende effizient und transparent zu verwalten. Innerhalb eines Projektteams wird durch SAP Business ByDesign eine enge Zusammenarbeit ermöglicht. Projektmanager können Projekte nach ihren Vorstellungen planen und strukturieren, wobei unmittelbarer Zugriff auf alle wichtigen Tools und Daten für eine effiziente Ausführung und fortlaufende Kontrolle der Projekte sorgt. Relevanz Der Fachbereich "Projektmanagement" ist relevant, wenn Sie Unterstützung in folgenden Gebieten benötigen: Projektplanung und -ausführung Projektcontrolling Vorteile Das Projektmanagement ist eng in die operativen und finanziellen Bereiche Ihres Unternehmens integriert. Die SAP Business ByDesign-Lösung unterstützt die nahtlose Einbindung des Projektmanagements in andere wichtige Fachbereiche Ihres Unternehmens, darunter das Rechnungswesen, den Einkauf und das Personalmanagement. Die Integration des Projektmanagements in das Rechnungswesen umfasst alle Aspekte der Abrechnung und des Controllings für Projekte. Die Integration mit dem Einkauf ermöglicht den Erwerb von Drittanbieterleistungen, wodurch beispielsweise die Zusammenarbeit Ihres Unternehmens mit externen Beratern erheblich vereinfacht wird. Außerdem können Sie je nach Bedarf auf kompakte oder detaillierte Informationen zu sämtlichen projektbezogenen Bestellungen und Aufträgen zugreifen. Integration mit dem Personalmanagement bedeutet, dass interne und externe Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mit dem integrierten Projektberichtswesen erfassen können. Der Projektmanager wiederum hat die Möglichkeit, einen Genehmigungsprozess für Zeitdatensätze einzurichten. Auf diese Weise verfügen alle Bereiche Ihres Unternehmens über zuverlässige und aktuelle Projektdaten, wodurch die unternehmensweite Transparenz gewährleistet und die Kontrollmöglichkeiten für Projekte verbessert werden. Sie können Projekte unterschiedlichster Art und Größenordnung verwalten. SAP Business ByDesign unterstützt zahlreiche Projektarten, von einfachen Kostensammlern hin zu umfassenden Planungs- und Arbeitsvorhaben. Im Rahmen des Multiprojektmanagements können Projekte unabhängig von ihrer Größe Programmen zugeordnet werden. Mit SAP Business ByDesign können Sie Projekte unternehmensweit verwalten, beispielsweise über so unterschiedliche Abteilungen wie Forschung, Neuproduktentwicklung und Marketing hinweg. Außerdem können Sie Projekte, die ursprünglich nur als Kostensammler eingesetzt wurden, auf einfache Weise an komplexere Anforderungen anpassen was Ihnen einen Zuwachs an Flexibilität verschafft. Ihre Projekte werden interaktiv und grafisch dargestellt. SAP Business ByDesign unterstützt alle grafischen Standarddarstellungsweisen für Projekte, und Sie verfügen über direkten Zugriff auf zahlreiche Tools, darunter Balkendiagramme, Projektstrukturpläne und Netzplandiagramme. Die Darstellung können Sie je nach persönlicher Vorliebe und auszuführender Aktivität auswählen. Die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Vorgesetzten verbessert sich SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

7 Durch die Unterstützung verschiedener Kommunikationskanäle sorgt SAP Business ByDesign für eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Vorgesetzten. Auf Grundlage der verfügbaren Softwarefunktionen können Projektteams effizient zusammenarbeiten, wichtige projektbezogene Informationen austauschen und unterschiedlichste Belegtypen für die gemeinsame Arbeit freigeben. Automatisierte, ereignisgesteuerte Workflows befördern die Eskalation von Projektaufgaben, deren Status Sie jederzeit einsehen können. Sie verfügen über umgehenden Zugriff auf wichtige Daten, beispielsweise zum Projektfortschritt, zu Abweichungen und zum Ressourcenverbrauch. SAP Business ByDesign bietet zuverlässige und genaue Daten zum Projektfortschritt und zu Projektabweichungen. Gleichermaßen wichtig ist die Transparenz des tatsächlichen Ressourcenverbrauchs sowie die Möglichkeit, den Projektstatus zu verfolgen und Probleme zu eskalieren. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 7

8 2 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 2.1 Projektnummern und Nummerierung Übersicht Jedes Projekt sowie die zugehörigen Projektaufgaben haben eine eindeutige Nummer. Diese eindeutige Nummer ist erforderlich, da das Projektmanagement in anderen Fachbereichen, z. B. im Finanzwesen, integriert ist. Eine Rechnung kann z. B. auf ein Projekt oder eine Projektaufgabe gebucht werden. Deshalb muss die Nummer eindeutig sein. Sie können das Muster für die Zuordnung dieser Nummern in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration für die Projektart beeinflussen. Im Work Center Projektmanagement haben die einzelnen Projekte sowie deren zugehörige Projektaufgaben eine eindeutige Nummer. Diese eindeutige Nummer ist erforderlich, damit Projekte von anderen Fachbereichen, z. B. vom Finanz- und Rechnungswesen, identifiziert werden können. Eine eindeutige Projektreferenz ist beispielsweise für die Buchung einer Rechnung auf ein Projekt oder eine Projektaufgabe erforderlich. Sie können den Projektnummern ein Standardpräfix für jede Projektart in der Lösungskonfiguration zuweisen. Diesem Präfix wird dann vom System bei der Zuordnung von Projektnummern verwendet. Wenn das gewählte Präfix z. B. FE für Forschung und Entwicklung lautet, dann heißt die Projektnummer FE1, FE2 usw. Um Präfixe für jede Projektart zu definieren, wählen Sie im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration die Sicht Implementierungsprojekte. Markieren Sie Ihr Implementierungsprojekt, und wählen Sie Aufgabenliste öffnen. Wählen Sie die Phase Fine-Tuning und anschließend die Aufgabe Projektarten in der Aufgabenliste. Es wird empfohlen, dass Sie ein Präfix für die Projektart definieren, um eine fortlaufende Nummerierung durch das System zu gewährleisten. Diese Projektnummern können geändert werden, bis das Projekt gestartet oder freigegeben wird. Sie können nach Projekten mit einem bestimmten Präfix filtern, z. B. mit dem Präfix "FE" für Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Wenn Sie kein Präfix für die Projektart definieren, generiert das System automatisch eine Nummer aus dem Nummernkreis. Sie können diese generierte Nummer beibehalten oder eine persönliche Projektnummer eingeben, zum Beispiel "RON". Die Projektaufgabennummern werden durch Kombinieren der Projektnummer mit einem Trennzeichen, das bei der betriebswirtschaftlichen Konfiguration definiert wurde, und einer fortlaufenden Nummer erzeugt. Wenn die Projektnummer z. B. "FE1" ist und Sie den Bindestrich (-) als Trennzeichen ausgewählt haben, lautet die erste Projektaufgabennummer "FE1-1". Sie können Projektaufgabennummern ändern, solange das Projekt den Status "In Planung" hat. 2.2 Projektstatus und Integration Übersicht Das Projektmanagement ist durchgehend in anderen Fachbereichen integriert, so z. B. im Finanzwesen beim Kostenund Erlösmanagement, im Personalwesen für Ressourcenmanagement und Zeitwirtschaft, im Customer Relationship Management bei der Projektabrechnung und im Lieferantenbeziehungsmanagement bei der geplanten Beschaffung für Projekte. Durch die Integration des Projektmanagements mit anderen Fachbereichen haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Projekte und mehr Transparenz SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

9 Wenn Sie einen Projektstatus auf "Gestartet" oder "Freigegeben" gesetzt haben, wird die Integration in andere Bereiche aktiviert. Wenn der Status eines Projekts "Zurückgestellt", "Gestoppt" oder "Abgeschlossen" ist, deaktiviert das System automatisch die Integration in anderen Fachbereichen. Damit wird z.b. gewährleistet, dass Rechnungen nicht aus Versehen auf die falschen Projekte gebucht werden. Die Integration des Projektmanagements in anderen Fachbereichen stellt sicher, dass Sie fundierte Entscheidungen in Bezug auf Ihre Projekte treffen und der oberen Führungsebene die wesentlichen Daten vorlegen können. Die nachfolgende Tabelle bietet eine detaillierte Übersicht über die im Projektmanagement verwendeten Lebenszyklus- und Zusatzstatus. Lebenszyklusstatus Statusname Mögliche Aktion Beschreibung In Planung Starten Starten und freigeben Stoppen (Stoppen zurücknehmen) Bezeichnet den Ausgangsstatus der Projektplanungs- und Einrichtungsphase. Zu diesem Zeitpunkt können Sie das Projekt nicht als Buchhaltungsobjekt verwenden. Gestartet Freigeben Stoppen (Stoppen zurücknehmen) Freigegeben Erledigen (Erledigen zurücknehmen) Erledigen und Abschließen (Abschließen zurücknehmen) Stoppen (Stoppen zurücknehmen) Dieser Status kann nur für einen Projektkopf angewendet werden, und nach dem Start kann der Projektkopf nicht mehr gelöscht werden. Zudem entsteht ein Buchhaltungsobjekt, und alle Projektaufgaben können einzeln freigegeben werden. Der Status Gestartet ist nicht hierarchisch, d.h., die darunterliegende Struktur ist nicht betroffen. Er kann auch nicht zurückgenommen werden. Projektkopf oder Projektaufgaben mit diesem Status werden zu Buchhaltungsobjekten. Der Status Freigegeben ist hierarchisch, d.h., alle nachfolgenden Aufgaben sind betroffen und erhalten den Status. Wenn beispielsweise eine Projektaufgabe auf Freigegeben gesetzt wird, werden auch alle nachfolgenden Aufgaben auf Freigegeben gesetzt. Freigegeben und Gestartet sind die einzigen zwei Status, die nicht zurückgenommen werden können. Erledigt Abschließen (Abschließen zurücknehmen) Stoppen (Stoppen zurücknehmen) Bezeichnet den Abschlussstatus des Projekts oder der Projektaufgabe. Erledigte Projektköpfe oder Projektaufgaben können in Rechnungsprüfungs- und Kundenabrechnungsprozessen sowie in Spesenabrechnungen verwendet werden. Es wird jedoch keine operative Arbeit am Projekt oder an den Aufgaben mehr erwartet. Abgeschlossen Gestoppt Abschließen zurücknehmen Stoppen zurücknehmen Zeigt den Endstatus des Projekts oder der Projektaufgaben an, die nicht mehr als Buchhaltungsobjekte verwendet werden können. Außerdem können einem abgeschlossenen Projekt keine neuen Projektaufgaben zugeordnet werden. Erledigt und Abgeschlossen sind sehr ähnlich. Der Hauptunterschied besteht darin, dass einer abgeschlossenen Projektaufgabe oder einem abgeschlossenen Projekt nichts zugeordnet werden kann, wohingegen eine Lieferantenrechnung oder Zeitrückmeldung auch weiterhin einer erledigten Projektaufgabe oder einem erledigten Projektkopf zugeordnet werden kann. Projektköpfe oder Projektaufgaben mit diesem Status wurden abgebrochen und daher vom System als abgeschlossen erachtet. Gestoppt und Abgeschlossen haben dasselbe Verhalten, Abgeschlossen deutet jedoch darauf hin, dass das Projekt erfolgreich beendet wurde, und Gestoppt bedeutet, dass das Projekt abgebrochen wurde und eine Aktivierung eher unwahrscheinlich ist. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 9

10 Mit Ausnahme von Gestartet sind alle Lebenszyklusstatus hierarchisch. Hierarchisch bedeutet, dass alle nachfolgenden Aufgaben einer ausgewählten Aufgabe betroffen sind und automatisch den Status der ausgewählten Aufgabe erhalten. Zusatzstatus Statusname Darstellung Beschreibung Zurückgestellt Gesetztes Kennzeichen. Zeigt an, dass ein Projektkopf oder Projektaufgaben vorübergehend abgebrochen wurden. Da Zurückgestellt auch ein hierarchischer Status ist, werden alle Unteraufgaben der ausgewählten Projektaufgabe und alle sich auf diese Aufgaben beziehenden Prozesse zurückgestellt. Für den Projektkopf oder die Projektaufgaben können keine neuen Zuordnungen oder Änderungen vorgenommen werden, dieser Status kann jedoch zurückgenommen werden. Erfüllung in Bearbeitung Wird durch ein kleines grünes Viereck in Grunddaten im Abschnitt "Details" neben dem Feld Projektstatus angezeigt. Erfüllung kann nur aktiviert werden, wenn ein Projektkopf freigegeben oder gestartet oder eine Projektaufgabe freigegeben wird. In diesen Fällen wird Erfüllung in Bearbeitung durch Bearbeitung starten gestartet (das grüne Viereck wird angezeigt) und durch Start der Bearbeitung zurücknehmen gestoppt (das grüne Viereck wird nicht mehr angezeigt). Zeigt an, ob die Arbeit am Projekt tatsächlich gestartet wurde. Dies dient hauptsächlich Informationszwecken, wirkt sich jedoch auf Berichte der Leistungswertanalyse aus. Das System setzt die Erfüllung automatisch für den Prozess (das grüne Viereck wird angezeigt), sobald die erste Zeitrückmeldung erfasst wird. Ein Buchhaltungsobjekt ist ein Projektkopf oder eine Projektaufgabe und kann für die Zuordnung von Kosten und Erlösen, die Erfassung von Zeit oder Reisekosten, die Zuordnung von Spesenabrechnungen oder für Einkaufsprozesse verwendet werden. Bei Kontierungen und allen weiteren ähnlichen Prozessen, z.b. die Zeitrückmeldung, ist nur der Status eines Projektkopfs oder einer Projektaufgabe relevant und nicht der Zeitraum. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter weiterhin Zeit für eine abgelaufene Projektaufgabe erfassen, wenn diese weiterhin über den Status Freigegeben verfügt. Projektstatus vor der Ausführung Wenn Sie ein Projekt anlegen, lautet der Anfangsstatus "In Planung". Sobald Sie die Einrichtung und Planung des Projekts abgeschlossen haben, können Sie den Status in Gestartet ändern oder Starten und freigeben verwenden. Wenn Sie den Status in "Gestartet" ändern, wird die Integration des Projektmanagements in anderen Fachbereichen aktiviert. Eine Rechnung kann z.b. im Finanzwesen auf das Projektmanagement gebucht werden. Wenn Sie das Projekt freigeben, wird die Integration aller Projektaufgaben in andere Fachbereiche aktiviert. Mitarbeiter können z.b. die für eine Projektaufgabe aufgewendeten Zeiten erfassen (Integration in HR). Wenn Sie das Projekt oder eine bestimmte Projektaufgabe freigegeben haben, können Sie den Status nicht auf In Planung setzen. Gleichzeitig werden automatisch ein Basisplan und eine Momentaufnahme angelegt, und einige Daten können nicht mehr geändert werden. Dazu gehören z.b. die Projektnummer, die Projektart, die organisatorischen Zuordnungen und das Feld Abrechenbar inklusive der Kundeninformationen. Außerdem wird Terminieren aktiviert, sodass dieser Vorgang manuell ausgelöst werden kann SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

11 Projektstatus während der Ausführung Während der Projektausführung können Sie den Status mithilfe von Stoppen, Erledigen oder Erledigen und abschließen ändern. Unabhängig davon, ob Sie den Projektaufgabenstatus in "Gestoppt" oder "Abgeschlossen" ändern, fällt die Systemreaktion in allen drei Fällen gleich aus. Sie besteht in der Deaktivierung aller Zeiterfassungen und Buchungen auf die ausgewählte Projektaufgabe und deren Unteraufgaben. Zusätzlich können alle Felder für die ausgewählte Projektaufgabe und deren Unteraufgaben nicht mehr geändert werden. 2.3 Planung von Projektkosten und Projekterlösen Übersicht Eine präzise Planung von Projektkosten und -erlösen ist unerlässlich, um realistische Budgets aufzustellen, Kostenüberschreibungen zu vermeiden und eine ausreichende Rentabilität des Projekts sicherzustellen. Mit der hohen Kostentransparenz im Projektmanagement können Sie Ihre Projekte effizient budgetieren und deren Kosten kontrollieren. Mit erweiterten Berichtsfunktionen können Sie alle Mehrausgaben schnell erkennen und deren Ursachen genau aufschlüsseln. Projektmanager planen Projektaufgaben, indem Sie Folgendes festlegen: den voraussichtlich erforderlichen Arbeits- bzw. Serviceumfang die geplanten Materialien die geschätzten Ausgaben die geschätzten Erlöse Erlöse können für Gemeinkostenprojekte nicht geplant werden. Jede Projektaufgabe hat ein oder mehrere Arbeitspakete, für die der Projektmanager einen Service, einen Mitarbeiter und die voraussichtliche Arbeitszeit festlegt. Projektaufgaben können auch Ausgaben enthalten, z.b. für Flugtickets oder Unterkunft sowie für intern oder extern beschaffte Materialien. Gemeinkosten werden automatisch hinzugefügt, wenn Sie dem Projekt eine Zuschlagsregel zugeordnet haben. Materialien für Projekte können auf zwei Arten geplant und beschafft werden: Nur im Projekt: In diesem Fall werden die Materialpositionen im Kundenauftrag nicht separat angezeigt, sondern implizit in die Kosten der projektbasierten Services einbezogen. Im Projekt und im Kundenauftrag: In diesem Fall werden die Materialpositionen im Kundenauftrag separat von den projektbasierten Services angezeigt. Projekte werden automatisch immer dann berechnet, wenn sie gesichert werden. So sind die Kosten jederzeit auf dem aktuellsten Stand. In den folgenden Fällen müssen Sie die Plankosten jedoch wie folgt aktualisieren: nach der Änderung eines Materialpreises oder eines Kostensatzes nach der Korrektur eines Fehlers aufgrund eines fehlenden Materialpreises oder Kostensatzes eines fehlenden Sachkontos eines fehlenden Preises in einer Preisliste oder einem Vertrag Weitere Informationen finden Sie unter der Aufgabe Plankosten und Planerlöse anzeigen unter Projekte (Kosten und Erlöse) Quick Guide. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 11

12 Analysieren der Plankosten und Planerlöse von Projekten Sie können die Plankosten und Planerlöse für ein Projekt wie folgt detailliert analysieren: im Work Center Kosten und Erlöse in der Sicht Projekte Weitere Informationen finden Sie unter der Aufgabe Planwerte anzeigen unter Projekte (Kosten und Erlöse) Quick Guide. im Bericht Projektkalkulation [Seite 181] Bewertung Die geplanten Services und Materialien werden anhand von Bewertungsstrategien bewertet, die aus einer Prioritätsreihenfolge bestehen. Wenn die ersten Kosten oder der erste Preis in der Reihenfolge nicht definiert sind, versucht das System, die nächsten Kosten oder den nächsten Preis zu finden usw. Wenn keine der Kosten oder Preise in der Prioritätsreihenfolge gefunden werden, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Die Bewertungsstrategien sind vordefiniert und können nicht geändert werden. Die geplanten Aufwände werden direkt aus der Projektaufwandsplanung übernommen, während die Gemeinkostenzuschläge anhand der dem Projekt zugeordneten Zuschlagsregel berechnet werden. Bewertungsstrategie für Services Für interne Mitarbeiter wird die Arbeit anhand der folgenden Bewertungsstrategie bewertet: 1. Kostensatz für die Personalressource 2. Servicekostensatz Wenn die Arbeit anhand des Servicekostensatzes bewertet werden soll, dann stellen Sie einfach sicher, dass für die Personalressource kein Kostensatz festgelegt ist. Für externe Mitarbeiter und Mitarbeiter anderer Unternehmen innerhalb der gleichen Unternehmensgruppe wird die Arbeit anhand der folgenden Bewertungsstrategie bewertet: 1. Preis aus fester Bezugsquelle 2. Preis aus Vertrag 3. Preis aus Preisliste 4. Servicekostensatz Feste Bezugsquellen werden im Work Center Ausschreibungen und Kontrakte definiert. Bewertungsstrategie für Materialien Materialien werden anhand der folgenden Bewertungsstrategie bewertet: 1. Preis aus der neuesten Bestellung mit Bezug zum Projekt Wenn eine Bestellung mit Bezug zum Projekt vorhanden ist, verwendet das System den Preis aus dieser Bestellung. Wenn es mehr als eine Bestellung für dasselbe Material gibt, verwendet das System den Preis aus der neuesten Bestellung. 2. Preis aus der neuesten Bestellung ohne Bezug zum Projekt Wenn keine Bestellung mit Bezug zum Projekt vorhanden ist, verwendet das System den Preis aus einer Bestellung, die keinen Bezug zum Projekt hat. Wenn es mehr als eine Bestellung für dasselbe Material gibt, verwendet das System den Preis aus der neuesten Bestellung SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

13 3. Preis aus fester Bezugsquelle 4. Preis aus Vertrag 5. Preis aus Preisliste Das Bewertungsdatum für Materialien ist das Startdatum des Projekts. Anhand dieses Datums wird die Bilanzperiode für die Kostenverrechnung bestimmt. Wenn ein geplantes Material nicht für die Bewertung aktiviert wurde, wird beim Sichern des Projekts eine Informationsmeldung an den Projektmanager gesendet. Die Planwerte werden auf dem Bild Projektkalkulation und im Bericht Projektkalkulation als fehlerhaft gekennzeichnet. Bewertung von Aufwänden Die Plankosten für Aufwandspositionen werden direkt aus der Projektaufwandsplanung an das Rechnungswesen übertragen. Wenn die Währung einer Aufwandsposition von der Standardwährung des Unternehmens und des Rechnungslegungswerks abweicht, wird sie in die Standardwährung umgewandelt. Bewertung von Gemeinkostenzuschlägen Zuschlagspositionen werden automatisch vom System generiert, sobald dem Projekt eine Zuschlagsregel zugeordnet wurde. Zuschlagsregeln ermöglichen es Ihnen, Gemeinkostenzuschläge fortlaufend anzuwenden. Damit erübrigen sich die Zuordnungen am Ende des Monats, was sicherstellt, dass Sie immer die gesamten Projektkosten im Blick haben. Sie können verschiedene Regeln für verschiedene Arten von Einzelkosten festlegen. Weitere Informationen zu Zuschlagsregeln finden Sie unter Gemeinkostenzuschläge auf Projekte. Periodenverteilung Berechnete Kosten können entsprechend der Terminierung der jeweiligen Projektaufgabe nach Sachkontoherkunft strukturiert und auf Geschäftsperioden verteilt werden. Weitere Informationen Verwaltung Projektkosten und -erlöse [Seite 13] 2.4 Verwaltung Projektkosten und -erlöse Übersicht Es gibt zwei grundlegende Aspekte des Projektmanagements: Projektplanung und -ausführung stellt den operativen Aspekt des Projektmanagements dar. Dazu gehören die Planung, Terminierung und Ausführung von Projekten. Die Projektmanager führen diese Aktivitäten im Work Center Projektmanagement aus. Verwaltung Projektkosten und -erlöse stellt den finanziellen Aspekt des Projektmanagements dar. Dazu gehören die Zuordnung und Nachverfolgung von Kosten und Erlösen für Projekte. Finanzanalysten verwenden die Aufgaben und Berichte im Work Center Kosten und Erlöse für folgende Aktivitäten: Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 13

14 Umlegen von Kosten und Erlösen zwischen Projekten Festlegung von Kostensätzen für interne Leistungsverrechnungen auf Projekte Anwendung von Gemeinkostenzuschlägen auf Projekte Durchführung der Erlösabgrenzung für Projektverkäufe Analysieren von Plan- und Istwerten für Projekte mithilfe dedizierter Berichte Projektarten Sie können Projekte für interne und externe Zwecke anlegen. Damit das Projekt den vorgesehenen Zweck erfüllt, ist eine Reihe von Einstellungen im Hinblick auf die operativen und finanziellen Aspekte notwendig. Sie können diese Einstellungen für Projekte in der Fine-Tuning-Aufgabe Projektarten [Seite 83] in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration vornehmen. Immer, wenn Sie ein neues Projekt anlegen, wählen Sie eine der definierten Projektarten aus. Prozessvariantentypen Die einzige in einer Projektart gespeicherte Finanzeinstellung ist der Prozessvariantentyp. Der Prozessvariantentyp steuert, wie Projektkosten und -erlöse im externen und internen Rechnungswesen bearbeitet werden, und ist die wichtigste Einstellung bei der Verwaltung von Projektkosten und -erlösen. Es ist daher wichtig, dass der Finanzanalyst an der Einrichtung der Projektarten beteiligt ist. Die Projektart basiert auf den folgenden Prozessvariantentypen: Prozessvariantentyp Projektart 90 Projektbearbeitung für Gemeinkostenprojekte Gemeinkostenprojekt 91 Projektbearbeitung für sonstige Einzelkostenprojekte Einzelkostenprojekt 257 Projektbearbeitung für Kundenprojekte Kundenprojekt 427 Projektbearbeitung für Projekte für mehrere Kunden Projekt für mehrere Kunden Die nachfolgende Abbildung zeigt sowohl, wie die Verwaltung von Projektkosten und -erlösen in das interne Rechnungswesen integriert wird, als auch die Hauptunterschiede zwischen den Prozessvariantentypen. Prozessvariantentypen in der Verwaltung von Projektkosten und -erlösen SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

15 Projekte aller Prozessvariantentypen erhalten Kosten aus verschiedenen Quellen: Materialkosten, die sich aus dem für das Projekt erfassten Verbrauch ergeben. Damit wird der Bestand entlastet. Servicekosten aus Servicerückmeldungen; damit werden die Kostenstellen entlastet, die die Services erbracht haben. Sonstige Einzelkosten mithilfe von Lieferantenrechnungen, Erfassungsbelegen oder Spesenabrechnungen Einige Projektarten können auch Gemeinkosten mithilfe der Gemeinkostenumlage oder der Gemeinkostenzuschläge erhalten; damit werden die Kostenstellen entlastet. Nur Kundenprojekte, Projekte für mehrere Kunden und Einzelkostenprojekte können abgerechnet werden und generieren somit Erlöse. Der Hauptunterschied zwischen den drei Prozessvariantentypen besteht darin, wie Kosten und Erlöse gebucht und verarbeitet werden: Gemeinkostenprojekte Gemeinkostenprojekte sind nur für interne Projekte gedacht. Zusammen mit den Kostenstellen ermöglichen sie die Verwaltung und Zuordnung von Gemeinkosten. Dabei ist mithilfe von Gemeinkostenprojekten eine detailliertere Gemeinkostenanalyse möglich, als dies nur mit Kostenstellen möglich wäre. Alle Kosten, mit denen Gemeinkostenprojekte belastet werden, werden automatisch wieder mit der Kostenstelle verrechnet, die die Arbeit angefordert hat. Der Saldo von Gemeinkostenprojekten beträgt daher immer null. Gemeinkostenprojekte sind nur zur internen Kostensammlung gedacht. Einzelkostenprojekte Ähnlich wie Gemeinkostenprojekte sind Einzelkostenprojekte in erster Linie für interne Projekte vorgesehen. Im Gegensatz zu Gemeinkostenprojekten verbleiben die Kosten jedoch im Projekt. Sie können bestimmten Marktsegmenten zugeordnet werden und sind daher in der Ergebnisrechnung verfügbar. Normalerweise generieren Einzelkostenprojekte keine Erlöse. Wenn Ihre Projektkosten jedoch durch einen Geschäftspartner abgedeckt sind, können Sie manuelle Kundenrechnungen mit Bezug zu einem Einzelkostenprojekt anlegen. Das System verarbeitet an Einzelkostenprojekte gebuchte Kosten und Erlöse als Aufwendungen (Sonstige Betriebskosten) und Sonstige Erlöse. Kosten aus Einzelkostenprojekten werden nicht auf ein Umsatzkostenkonto gebucht, und eine automatische Erlösabgrenzung für die Erlöse ist nicht zulässig. Kundenprojekte Kundenprojekte sind Projekte, die Sie für Ihre Kunden verwalten und ausführen. Diese Projekte sind immer mit einem Kundenauftrag verbunden. Somit werden Kundenprojekte in das normale Auftragsabwicklungsszenario integriert, und es werden Standardfunktionen wie die Berichterstattung nach Umsatzkostenverfahren, die Ergebnisrechnung und die automatische Erlösabgrenzung bereitgestellt. Projekte mit mehreren Kunden Projekte mit mehreren Kunden werden für Veranstaltungen wie Konzerte oder Ausstellungen verwendet, bei denen standardisierte Services verkauft werden. Das System kann automatisch Kosten und Erlöse für Projekte mit mehreren Kunden abgrenzen, wenn dem Projekt eine Abgrenzungsmethode zugeordnet ist. Wenn keine Abgrenzungsmethode zugeordnet ist, werden Kosten auf das entsprechende Aufwandskonto und Erlöse unter Umsatzerlöse gebucht. Weitere Informationen Gemeinkostenprojekte Einzelkostenprojekte Kundenprojekte Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 15

16 Projekte für mehrere Kunden Umlage von Kosten und Erlösen zwischen Projekten Interne Leistungsverrechnung auf Projekte Gemeinkostenzuschläge auf Projekte Erlösabgrenzung für Projektverkauf Erlösabgrenzung für Projekte mit mehreren Kunden Planung von Projektkosten und Projekterlösen [Seite 11] 2.5 Projektterminierung Übersicht Die Projektterminierung ist ein systemgesteuerter Prozess, mit dem Sie den Zeitrahmen Ihres Projekts überwachen können, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden. Als Projektmanager definieren Sie den Projektrahmen, indem Sie Aufgaben, Phasen und Meilensteine planen und dann die Dauer der einzelnen Projektaufgaben planen. Sie können für Projektaufgaben auch Zeitbindungen definieren und mithilfe von Anordnungsbeziehungen festlegen, in welcher Reihenfolge die Projektaufgaben abgeschlossen werden müssen. Auf der Basis dieser Informationen berechnet das System den frühesten Starttermin und den spätesten Endtermin aller Projektaufgaben. Sie können diese Termine zur Ermittlung des Zeitfensters verwenden, in dem jede Projektaufgabe abgeschlossen werden muss, damit es nicht zu Verzögerungen im Projektzeitplan kommt. Während der Projektausführung können Sie eine Neuberechnung der Projektterminierung durch das System auslösen, die auf der tatsächlichen Zeit, die zum Abschließen von Projektaufgaben benötigt wird, oder auf anderen Änderungen am Projektplan basiert. Dauer der Projektaufgaben Beim Anlegen einer Projektaufgabe planen Sie deren Dauer, indem Sie die für das Abschließen der Aufgabe erforderlichen Arbeitstage eingeben. Diese Planung wird für Projektaufgaben vorgenommen, die keine Unteraufgaben umfassen. Die Dauer von Projektaufgaben mit Unteraufgaben (Projektkopf, Phasen und Sammelaufgaben) wird automatisch aus den darin enthaltenen Unteraufgaben abgeleitet. Diese Methode wird als mehrstufige Vorwärtsterminierung bezeichnet. Mithilfe von Meilensteinen, die keine Dauer aufweisen, werden wichtige Ereignisse innerhalb eines Projekts verfolgt. Beispiel: Eine Sammelaufgabe, die drei Projektaufgaben umfasst (mit einer Dauer von jeweils von fünf Tagen und die beginnen, wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde) hat eine Dauer von fünfzehn Tagen. Dies entspricht der kombinierten Dauer der zugehörigen untergeordneten Aufgaben. Projektkalender Beim Terminieren eines Projekts können Sie einen Kalender auswählen, in dem die Arbeitstage und die arbeitsfreien Tage Ihres Unternehmens berücksichtigt werden. Dieser Kalender wird für das gesamte Projekt verwendet, es sei denn, Sie wählen für einzelne Phasen, Aufgaben oder Meilensteine einen anderen Kalender aus. Ein speziell für eine Phase, eine Aufgabe oder für einen Meilenstein ausgewählter Kalender wird beim Ändern des Projektkalenders nicht überschrieben. Wenn Sie für das Projekt keinen Kalender auswählen, wird vom System der gregorianische Kalender verwendet. Abhängigkeiten zwischen Projektaufgaben Sie können die Reihenfolge angeben, in der die Projektaufgaben bearbeitet werden sollen, indem Sie zwischen den Projektaufgaben Abhängigkeiten anlegen. Solche Beziehungen müssen eine Vorgänger- und eine SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

17 Nachfolgeraufgabe enthalten. In der folgenden Tabelle werden die Abhängigkeiten aufgeführt, die Sie zwischen zwei Projektaufgaben anlegen können: Abhängigkeiten Start-Start Start-Ende Ende-Start Ende-Ende Effekt Die Nachfolgeraufgabe kann erst nach dem Start der Vorgängeraufgabe gestartet werden. Die Nachfolgeraufgabe kann erst nach dem Start der Vorgängeraufgabe fertiggestellt werden. Die Nachfolgeraufgabe kann erst nach Abschluss der Vorgängeraufgabe gestartet werden. Die Nachfolgeraufgabe kann erst nach Abschluss der Vorgängeraufgabe fertiggestellt werden. Wenn zwischen zwei Projektaufgaben eine Verzögerung erforderlich ist, können Sie eine Zeitverzögerung festlegen, um den Start oder das Ende der Nachfolgeraufgabe um eine bestimmte Anzahl von Tagen zu verschieben. Terminieren von Einschränkungen Sie können Einschränkungen festlegen, um die Start- und Endtermine von Projektaufgaben zu steuern. Für das Startdatum einer Projektaufgabe können Sie eine der folgenden Einschränkungen festlegen: Frühestmöglich Muss starten am/um (ein spezielles Datum) Nicht früher als (ein spezielles Datum) Nicht später als (ein spezielles Datum) Für das Startdatum einer Sammelaufgabe können Sie eine der folgenden Einschränkungen festlegen: Frühestmöglich Nicht früher als (ein spezielles Datum) Für den Endtermin einer Projektaufgabe können Sie eine der folgenden Einschränkungen festlegen: Spätestens Muss enden am/um (ein spezielles Datum) Nicht früher als (ein spezielles Datum) Nicht später als (ein spezielles Datum) Für den Endtermin einer Sammelaufgabe können Sie eine der folgenden Einschränkungen festlegen: Spätestens Nicht später als (ein spezielles Datum) Wenn die Datumseinstellung Früheste Lage lautet und Sie die Termine einer Projektaufgabe ändern, z.b. durch Verschieben des Aufgabenbalkens im grafischen Abschnitt des Balkendiagramms, wird vom System eine Starteinschränkung für die Projektaufgabe festgelegt. Wenn die Datumseinstellung Späteste Lage lautet, wird eine Einschränkung für das Ende der Projektaufgabe festgelegt. Rückwärts- und Vorwärtsterminierung Sie können die Start- und Endtermine des Projekts definieren. Vom System werden dann mithilfe der Vorwärts- und Rückwärtsterminierung die frühesten und spätesten Start- und Endtermine für die Projektaufgaben berechnet: Vorwärtsterminierung: Das System ermittelt anhand des Startdatums und der Dauer der Projektaufgaben den frühesten Start- und Endtermin. Rückwärtsterminierung: Das System ermittelt anhand des Enddatums und der Dauer der Projektaufgaben den spätesten Start- und Endtermin. Wenn Sie nur den Starttermin des Projekts eingeben, wird vom System zunächst eine Vorwärtsterminierung ausgeführt. Gleichermaßen wird vom System zunächst eine Rückwärtsterminierung ausgeführt, wenn Sie nur den Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 17

18 Endtermin des Projekts eingeben. Wenn Sie weder einen Start- noch einen Endtermin für das Projekt eingeben, wird vom System das aktuelle Datum als Starttermin verwendet. Die Anzahl Tage zwischen dem frühesten und dem spätesten Starttermin entspricht dem Gesamtpuffer. Dies ist das Zeitfenster, in dem eine Projektaufgabe gestartet werden kann, ohne eine Verzögerung im Projektzeitplan zu verursachen. Wenn der Gesamtpuffer für eine Projektaufgabe null ist oder einer negativen Anzahl Tage entspricht, wird die Projektaufgabe Teil der kritischen Phase für den Projektabschluss und im Balkendiagramm rot dargestellt. Ablauf 1. Sie legen ein Projekt an. 2. Sie können die Start- und Endtermine des Projekts festlegen. 3. Sie können Ihr Projekt durch Anlegen von Aufgaben, Phasen und Meilensteinen terminieren. 4. Sie können die Dauer für Projektaufgaben und Abhängigkeiten und Einschränkungen für alle Projektaufgaben planen. 5. Wenn der Status des Projekts In Planung lautet, werden vom System automatisch die frühesten und spätesten Start- und Endtermine des Projekts berechnet. 6. Sie können den Status des Projekts auf Gestartet oder Freigegeben festlegen. 7. Während der Projektausführung erfassen die Teammitglieder ihre Arbeitszeiten, und das System erfasst die Isttermine der Projektaufgaben, sobald sie abgeschlossen sind. Wenn Sie im System die erneute Berechnung des Projektzeitplans auslösen möchten, wählen Sie in der Sicht Projektplan die Drucktaste Terminieren. 2.6 Projektabrechnung Übersicht Bei der Projektabrechnung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Sie Kunden projektbasierte Zeit- und Aufwandspositionen oder Services zum Festpreis in Rechnung stellen können. Dieser Prozess umfasst folgende Schritte: Rechnungsvorbereitung Anlegen einer Projektrechnungsanforderung Freigeben einer Projektrechnungsanforderung Sie können eine durchgehende Projektabrechnung nur für Kundenprojekte ausführen, da nur Kundenprojekte in Kundenaufträge integriert sind. Obwohl Sie die Möglichkeit haben, Projektrechnungen für Einzelkostenprojekte anzulegen, die Sie als abrechenbar gekennzeichnet haben, werden diese Projektrechnungen nicht in Kundenaufträge integriert und erfordern manuelle Anpassungsbuchungen, damit sie in der Gewinn- und Verlustrechnung richtig ausgewiesen werden. SAP empfiehlt daher dringend, Kundenprojekte ausschließlich für den Verkauf und für die Abrechnung projektbasierter Services zu verwenden. Um zu prüfen, welche Ihrer Projektarten Kundenprojekte und welche Einzelkostenprojekte darstellen, können Sie in der Phase Fine-Tuning Ihres Implementierungsprojekts die Aufgabe Projektarten [Seite 83] eingeben SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

19 Projektrechnungsvorbereitung Bei der Projektrechnungsvorbereitung handelt es sich sowohl um den Prozess des Zuordnens von Zeiten und Aufwendungen zu Kundenauftragspositionen als auch um die Vorbereitung von Vorschlagswerten für den Rechnungsbearbeiter, um anzugeben, welche Zeiten und Aufwendungen abgerechnet oder ausgebucht werden sollen. Zeit- und Aufwandspositionen werden für Kundenprojekte mit den folgenden Ursprungsbelegen gesammelt: Zeitrückmeldungen Spesenabrechnungen Lieferantenrechnungen und Gutschriften Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege Warenausgänge und Retouren Für die Abrechnung projektbasierter Services und Aufwendungen ist es erforderlich, dass alle projektbezogenen Zeit- und Aufwandspositionen einer Projektaufgabe des Kundenprojekts und einer Kundenauftragsposition zugeordnet werden. Die Gründe dafür lauten: Bei Rechnungspositionen mit Festpreis: Zeit- und Aufwandspositionen sind Kosten des Umsatzes, die einer Kundenauftragsposition zugeordnet werden müssen, um eine Ergebnisrechnung zu ermöglichen. Bei Rechnungspositionen nach Aufwand: Zeit- und Aufwandspositionen sind nicht nur Kosten des Umsatzes, sondern dienen auch als Grundlage für die Abrechnung. In der Regel gibt der Benutzer, der den Ursprungsbeleg eingibt, auch die relevanten Projektaufgaben ein. Die Verkaufsbelegposition ist dem Benutzer aber nicht bekannt und für die Arbeit des Benutzers auch nicht relevant. Das Problem bezüglich der Ermittlung der Kundenauftragsposition besteht darin, dass es nicht immer eine Eins-zueins-Beziehung zwischen Projektaufgaben und Kundenauftragspositionen gibt. Beziehung zwischen Projektaufgaben und Kundenauftragspositionen Die folgenden Beziehungen sind möglich: Eine Projektaufgabe ist genau einer Kundenauftragsposition zugeordnet. Eine Projektaufgabe ist mehreren Kundenauftragspositionen zugeordnet. Dies kann in den folgenden Fällen auftreten: Es gibt mehrere Kundenaufträge, die für das gleiche Projekt relevant sind. Beispielsweise gibt es einen ursprünglichen Kundenauftrag und einige Folgekundenaufträge. Diese Folgekundenaufträge beziehen sich auf dieselben Projektaufgaben wie der ursprüngliche Kundenauftrag. Es gibt nur einen für das Projekt relevanten Kundenauftrag, aber mehrere Kundenauftragspositionen beziehen sich auf dieselbe Projektaufgabe. Hierbei handelt es sich um einen relativ seltenen Fall, da das Projekt für gewöhnlich detaillierter ist als der Kundenauftrag. Eine Projektaufgabe ist keiner Kundenauftragsposition zugeordnet. Dies ist ein relativ häufiger Fall, da das Projekt verwendet wird, um die für die Kundenauftragsposition erforderliche Arbeit aufzuschlüsseln. In diesem Fall wird der Kundenauftragsposition eine Projektaufgabe direkt zugeordnet. Unter dieser Projektaufgabe werden dann mehrere interne Projektaufgaben angesiedelt. Zuordnen von Zeiten und Aufwendungen zu Kundenauftragspositionen Das System bietet die folgenden Optionen an, um sicherzustellen, dass alle Zeit- und Aufwandspositionen Kundenauftragspositionen zugeordnet sind, bevor die Projektrechnung von Ihnen angelegt werden kann: Das System versucht, die größtmögliche Übereinstimmung zwischen Projektaufgabe und Kundenauftrag mithilfe des folgenden Verfahrens zu ermitteln: Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 19

20 1. Bei Aufwendungen, die mittels Spesenabrechnung eingegeben wurden: Falls es nur eine Kundenauftragsposition mit eingegebenem Aufwand als Produkt gibt, ordnet das System dieser Kundenauftragsposition alle Aufwandspositionen zu. Für alle übrigen Zeit- und Aufwandspositionen bzw. für den Fall, dass es mehrere Kundenauftragspositionen mit einem Aufwand gibt, fährt das System mit diesem Verfahren fort. 2. Falls die Projektaufgabe einer Kundenauftragsposition nicht direkt zugeordnet ist, sucht das System nach einer übergeordneten Projektaufgabe, die einer Kundenauftragsposition zugeordnet ist und setzt das Verfahren mit dieser Projektaufgabe fort. 3. Falls die Projektaufgabe genau einer Kundenauftragsposition zugeordnet ist, ordnet das System diese Kundenauftragsposition der Zeit- und Aufwandsposition zu. 4. Falls der Projektaufgabe mehrere Kundenauftragspositionen zugeordnet sind, prüft das System, ob eine dieser Positionen den gleichen Service oder Aufwand wie die Zeit- und Aufwandsposition besitzt. Wenn dies der Fall ist, ordnet das System diese Kundenauftragsposition der Zeit- und Aufwandsposition zu. 5. Falls durch keinen der obigen Schritte eine Kundenauftragsposition ermittelt werden konnte, verbleibt die Zeit- und Aufwandsposition ohne Zuordnung. Der Projektmanager hat die Möglichkeit, die Systemzuordnungen zu prüfen und die fehlenden Zuordnungen in Rechnungsvorbereitung Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen (Sicht) des Work Centers Projektmanagement bereitzustellen. Diese Sicht wurde speziell zur Unterstützung des Projektmanagers bei dieser Aufgabe konzipiert und ermöglicht ihm die folgenden Entscheidungen: Welche Zeit- und Aufwandspositionen sollen vollständig für die Abrechnung gesperrt werden? Wie viel der angefallenen Zeiten und Aufwendungen soll abgerechnet werden? Wie viel der angefallenden Zeiten und Aufwendungen soll ausgebucht werden? Weitere Informationen finden Sie unter Nicht abgerechnete Zeit- und Aufwandspositionen Quick Guide [Seite 141]. Als letzte Option hat der Buchhalter die Möglichkeit, Zeit- und Aufwandspositionen zu Kundenauftragspositionen in der Projektrechnungsanforderung zuzuordnen, indem er sie Rechnungspositionen zuweist. Da sich Rechnungspositionen immer auf Kundenauftragspositionen beziehen, werden hierbei auch die Zeit- und Aufwandspositionen den Kundenauftragspositionen zugeordnet. Buchungen während der Projektrechnungsvorbereitung Während der Vorbereitung von Projektrechnungen führt das System die folgenden Buchungen aus: Der Benutzer gibt die Projektaufgabe beim Eingeben der Zeit- und Aufwandspositionen an, nennt aber nicht die Kundenauftragsposition. Das System bucht die Zeit- und Aufwandspositionen auf das Konto Abgegrenzte Umsatzkosten ohne Referenz auf eine Kundenauftragsposition, aber mit Bezug auf die Projektaufgabe als Hauptkostenträger. Sobald der Zeit- und Aufwandsposition eine Kundenauftragsposition zugeordnet ist, bucht das System die Aufwendungen des Kontos "Abgegrenzte Umsatzkosten" von der Projektaufgabe auf die Kundenauftragsposition als Hauptkostenträger um. Die Projektaufgabe wird als sekundärer Kostenträger gespeichert. Wenn der Kundenauftragsposition keine Abgrenzungsmethode zugewiesen ist, bucht das System die Aufwendungen vom Konto Abgegrenzte Umsatzkosten auf das Konto Kosten des Umsatzes um. Wenn der Kundenauftragsposition eine Abgrenzungsmethode zugeordnet ist, und die Bedingungen der Abgrenzungsmethode erfüllt sind, werden die Kosten des Umsatzes vom Erlösabgrenzungslauf verbucht. Anlegen einer Projektrechnungsanforderung Eine Projektrechnungsanforderung stellt einen Beleg dar, in dem Sie die Rechnungsstruktur einer projektbezogenen Kundenrechnung anlegen. Sie leiten diesen Beleg an die Kundenabrechnung weiter SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

21 In einer Projektrechnungsanforderung haben Sie folgende Möglichkeiten: Kopfdaten der Projektrechnung ermitteln Rechnungspositionen der Projektrechnung angeben Rechnungspositionen Zeit- und Aufwandspositionen zuordnen Sie können zu jedem Zeitpunkt während des Projekts eine Projektrechnungsanforderung anlegen. Je nachdem, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben, könnten Sie z. B. bei Abschluss eines Projektmeilensteins oder bei einer Abrechnung des Kunden nach Aufwand eine monatliche Rechnung für alle Projektaufwendungen anlegen, die im Vormonat erfasst wurden. Eine Projektrechnungsanforderung bezieht sich stets auf eine Kombination aus einem Kundenauftrag und einem Kundenprojekt. Sie können eine Projektrechnungsanforderung entweder manuell oder automatisch anlegen: Manuelles Anlegen einer Projektrechnungsanforderung Um eine Projektrechnungsanforderung manuell anzulegen, können Sie die schrittweise Erfassung Neue Projektrechnungsanforderung basierend auf den folgenden Objekten starten: Kundenaufträge Sie können die schrittweise Erfassung Neue Projektrechnungsanforderung auf der Grundlage eines Kundenauftrags starten, indem Sie im Work Center Kundenrechnungen den Pfad Projektabrechnung Kundenaufträge wählen. In der Sicht "Kundenaufträge" werden alle freigegebenen Kundenaufträge angezeigt, die mindestens eine Position enthalten, die einer Kundenprojektaufgabe zugeordnet ist, und die daher für die Abrechnung relevant sind. Die Nummer des Kundenprojekts wird zusammen mit dem Kundenauftrag angezeigt. Projekte Sie können die schrittweise Erfassung Neue Projektrechnungsanforderung basierend auf einem Kundenprojekt in einer der folgenden Sichten starten: Im Work Center Kundenrechnungen unter Projektabrechnung Projekte Im Work Center Projektmanagement in der Sicht Projekte Im Work Center Projektmanagement unter Rechnungsvorbereitung Nicht abgerechnete Zeitund Aufwandspositionen In diesen Sichten werden alle Kundenprojekte angezeigt, die gestartet oder freigegeben sind und daher für die Abrechnung potenziell relevant sind. Sie können aber nicht sehen, ob eine der Projektaufgaben einem freigegebenen Kundenauftrag zugeordnet ist. Falls keine der Projektaufgaben einem freigegebenen Kundenauftrag zugeordnet ist, müssen Sie diese Zuordnung zuerst vornehmen, bevor das Anlegen der Projektrechnungsanforderung möglich ist. Die schrittweise Erfassung Neue Projektrechnungsanforderung bietet Funktionen, mit denen Sie beim Anlegen von Rechnungspositionen und beim Zuordnen von Zeit- und Aufwandspositionen zu den Rechnungspositionen unterstützt werden. Weitere Informationen zum manuellen Anlegen oder Bearbeiten von Projektrechnungsanforderungen finden Sie unter Projektrechnungsanforderung für Kundenprojekt anlegen [Seite 134]. Automatisches Anlegen einer Projektrechnungsanforderung Das System bietet auch die Funktion des automatischen Anlegens von Projektrechnungsanforderungen an, die Sie anschließend bearbeiten und abschließen können. Diese Funktion ist besonders für projektbasierte Kundenauftragspositionen mit einem Festpreis sinnvoll. Das System führt die folgenden Schritte beim automatischen Anlegen einer Projektrechnungsanforderung aus: Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 21

22 Vergleichbar mit den Standardeinträgen in der schrittweisen Erfassung Neue Projektrechnungsanforderung kopiert das System die Mehrzahl der Daten aus dem Kundenauftrag oder aus dem Projekt. Das System legt die Rechnungspositionen basierend auf den Positionen des Kundenauftrags an. Das System ordnet Zeit- und Aufwandspositionen den Rechnungspositionen unter Anwendung derselben Logik zu wie die Funktion Zuordnungen für Rechnungspositionen vorschlagen in der schrittweisen Erfassung Neue Projektrechnungsanforderung. Weitere Informationen über die Funktion Zuordnungen für Rechnungspositionen vorschlagen finden Sie unter Auswählen von Zeit- und Aufwandspositionen in einer Projektrechnungsanforderung [Seite 144]. Das automatische Anlegen einer Projektrechnungsanforderung kann auf zweierlei Art ausgelöst werden: Manuelles Auslösen Sie können das automatische Anlegen einer Projektrechnungsanforderung in den Sichten manuell auslösen, in denen Sie eine Projektrechnungsanforderung auch manuell anlegen können. Wenn Sie Neu Automatische Projektrechnungsanforderung wählen, generiert das System eine Projektrechnungsanforderung und öffnet diese in einer Detailerfassung, in der Sie die Anforderung überprüfen, abschließen und freigeben können. Auslösen mittels Rechnungsterminplan Sie können einen Rechnungsterminplan für projektbasierte Kundenauftragspositionen mit der Abrechnungsmethode Festpreis in der Sicht Kundenauftrag [Seite 50] anlegen. Auf Basis dieses Terminplans legt das System Projektrechnungsanforderungen automatisch an und sendet Geschäftsaufgaben an die Sicht "Aufgaben" des Work Centers "Kundenrechnungen". Weitere Informationen zu Rechnungsterminplänen finden Sie hier [Seite 33]. Für die Projektabrechnung sind die folgenden Geschäftsaufgaben relevant: Aufgabe Projektrechnungsanforderung überprüfen und freigeben [Seite 224] Aufgabe Fehler beim Anlegen der Projektrechnungsanforderung beheben [Seite 225] Rechnungspositionen mit der Abrechnungsmethode Festpreis werden in der Regel vom System ordnungsgemäß generiert. Sie müssen solche Rechnungspositionen nur dann ändern, wenn Sie den Preis oder die Menge manuell anpassen möchten. Das Feld Prozent im Bereich Details zum Rechnungsterminplan einer Geschäftsaufgabe in der Sicht Aufgaben des Work Centers Kundenrechnungen zeigt den prozentualen Anteil am Gesamtbetrag aller Festpreispositionen an, der in der Projektrechnungsanforderung abgerechnet wurde. Weitere Informationen finden Sie hier. Falls der Prozentwert zwischen den Rechnungspositionen variiert, wird dieses Feld in den Details zum Rechnungsterminplan nicht angezeigt. In diesem Fall müssen Sie die Projektrechnungsanforderung öffnen, um die einzelnen Belegpositionen mit ihren Prozentwerten anzuzeigen. Es wird empfohlen, die Zuordnung von Zeit- und Aufwandspositionen zu prüfen und diese bei Bedarf zu entfernen oder neu zuzuordnen. Status der Rechnungsbearbeitung Sobald die Projektrechnungsanforderung angelegt wurde, wird der gesamte Abrechnungsprozess gestartet. Aus diesem Grund wird der Rechnungsstatus der Kundenauftragsposition, auf die sich die Positionen der Projektrechnungsanforderung beziehen, automatisch von Nicht gestartet auf In Bearbeitung gesetzt. Druckvorschau In der Sicht Projektabrechnung Kundenaufträge des Work Centers Kundenrechnungen können Sie eine Rechnungsvorschau bei Vorliegen der folgenden Status anzeigen: SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

23 Falls die Rechnung noch nicht vorhanden ist, wird sie unter Heranziehung der aktuellen Daten simuliert. Projektrechnungsanforderung In Vorbereitung Wenn die Kundenrechnungsanforderung konsistent ist, wird ein modales Dialogfenster mit einem simulierten Kundenrechnungsbeleg geöffnet. Wenn die Kundenprojekt-Rechnungsanforderung nicht konsistent ist oder keine Positionen enthält, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Projektrechnungsanforderung Freigegeben Wenn ein Kundenabrechnungsbeleg vorhanden ist, wird er angezeigt, sofern er nicht den Status "Storniert" aufweist. Wenn kein Kundenabrechnungsbeleg vorhanden ist, wird ein modales Dialogfenster mit einer simulierten Kundenrechnung geöffnet. Projektrechnungsanforderung Abgerechnet Ein modales Dialogfenster wird geöffnet, in dem die vorhandenen Kundenrechnungen angezeigt werden. Bei Projektrechnungsanforderungen, die nicht die Status In Vorbereitung, Freigegeben oder Abgerechnet aufweisen, ist die Möglichkeit der Vorschau nicht gegeben. In diesem Fall wird eine Fehlermeldung angezeigt. Freigeben einer Projektrechnungsanforderung Wie beim Anlegen einer Projektrechnungsanforderung stehen Ihnen auch beim Freigeben zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Manuell: Sie können eine Projektrechnungsanforderung in der Sicht Aufgaben des Work Centers Kundenrechnungen überprüfen und anschließend manuell freigeben. Weitere Informationen finden Sie hier [Seite 224]. Automatisch: Sie können in der Sicht Kundenauftrag des Work Centers Kundenrechnungen festlegen, ob Projektrechnungsanforderungen automatisch freigegeben werden sollen. Setzen Sie hierfür im Abschnitt Projektabrechnung unter Allgemein das Kennzeichen Automatische Freigabe. Wenn die Projektrechnungsanforderung manuell angelegt wurde, muss sie auch manuell freigegeben werden. Weitere Informationen Projektrechnungsanforderungen Quick Guide [Seite 132] 2.7 Meilensteinabrechnung für Kundenprojekte Übersicht Zusätzlich zum Definieren eines Termins, an dem das System automatisch Kundenrechnungen anlegt, können Sie projektbasierte Services auch automatisch bei Erreichen eines Projektmeilensteins abrechnen. Legen Sie dazu Termine für einen Rechnungsterminplan [Seite 33] in einem Kundenauftrag im Work Center Kundenauftrag oder in einem Angebot im Work Center Neugeschäft an, und ordnen Sie diese einem Projektmeilenstein zu. Bis der Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 23

24 Meilenstein erreicht wird, zeigt der Rechnungsterminplan den geplanten Meilensteintermin an. Er wird mit dem Istabschlusstermin aktualisiert, sobald der Meilenstein abgeschlossen ist. Sie können terminierte und meilensteinbasierte Rechnungsterminplantermine in einem Rechnungsterminplan kombinieren. Im Work Center Projektmanagement Projekte im Bereich Projektplan können Sie sehen, ob ein Meilenstein zu Abrechnungszwecken verwendet wird: Das Balkendiagramm zeigt durch einen gefüllten Rhombus an, dass ein Meilenstein für die Abrechnung relevant ist. Das Feld Abrechnungsrelevant im Abschnitt Grunddaten zeigt die Relevanz. Auf der Registerkarte Zuordnung des Rechnungsterminplans unter Verkaufsbelege werden alle Kundenaufträge und Angebote aufgeführt, die mit Meilensteinen verknüpft sind. Ein Meilenstein, der im Rechnungsterminplan eines Kundenauftrags oder Angebots verwendet wird, kann nicht gelöscht werden. Wenn der Meilenstein bereits auf Abgeschlossen gesetzt und eine Projektrechnungsanforderung angelegt wurde, kann der Status nicht mehr rückgängig gemacht werden. Voraussetzungen Um die Meilensteinabrechnungsfunktionen verwenden zu können, muss Folgendes erfüllt sein: Die Kundenauftragsposition wurde als projektbasierter Service angelegt und verfügt über einen Link zu einer Projektaufgabe. Es werden nur Kundenprojekte unterstützt. Der Meilenstein ist mit einem Termin im Rechnungsterminplan in einem Kundenauftrag verknüpft. Prozess Sobald der Projektmanager den Meilenstein manuell auf Abgeschlossen setzt, werden die folgenden Schritte ausgelöst: 1. Eine Projektrechnungsanforderung wird über Nacht generiert. Um Zeit zu sparen, können Sie diesen Schritt auch manuell auslösen: Wählen Sie unter Projektmanagement Projekte Projekte ein Projekt im Arbeitsvorrat Projekte aus, wählen Sie das Menüsymbol neben der Projektnummer, und wählen Sie im Menü die Option Projektrechnungsanforderung aus Terminplan anlegen. 2. Der Status der Rechnungsterminplanposition im Kundenauftrag ändert sich von Offen in Projektrechnung angefordert. 3. Eine Aufgabe wird an die zuständige Rechnungsabteilung gesendet. 4. Die generierte Projektrechnungsanforderung wird manuell geprüft und freigegeben, und eine Rechnungsanforderung wird angelegt. 5. Sobald die Kundenrechnung angelegt wurde, setzt das System den Termin im Rechnungsterminplan auf Abgerechnet SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

25 Weitere Informationen Projektabrechnung [Seite 18] Rechnungsterminplan [Seite 33] 2.8 Meilensteinabrechnung für ein Projekt für mehrere Kunden Übersicht In der Dienstleistungsbranche enthält das Leistungsverzeichnis von Dienstleistern Vereinbarungen über die Behandlung von Kundenrechnungen. Die Vereinbarung enthält Informationen zu geplanten Terminen für Rechnungen sowie die Beträge, die für die jeweiligen Termine geplant sind. Dieser Teil des Gesamtvertrags zwischen Dienstleister und Kunde entspricht dem Rechnungsterminplan. Zusätzlich zum Definieren eines Termins, an dem das System automatisch Kundenrechnungen anlegt, können Sie standardisierte Services auch automatisch bei Erreichen eines Projektmeilensteins abrechnen. Legen Sie dazu Termine für einen Rechnungsterminplan [Seite 33] in einem Kundenauftrag im Work Center Kundenauftrag oder in einem Angebot im Work Center Neugeschäft an, und ordnen Sie diese einem Meilenstein für ein Projekt für mehrere Kunden zu. Bis der Meilenstein erreicht wird, zeigt der Rechnungsterminplan den geplanten Meilensteintermin an. Er wird mit dem Istabschlusstermin aktualisiert, sobald der Meilenstein abgeschlossen ist. Sie können terminierte und meilensteinbasierte Rechnungsterminplantermine in einem Rechnungsterminplan kombinieren. Wählen Sie im Work Center Projektmanagement die Sicht Projekte. Wählen Sie das gewünschte Projekt. Im Bereich Projektplan können Sie sehen, ob ein Meilenstein zu Abrechnungszwecken verwendet wird: Das Balkendiagramm zeigt durch einen gefüllten Rhombus an, dass ein Meilenstein für die Abrechnung relevant ist. Auf der Registerkarte Zuordnung des Rechnungsterminplans unter Verkaufsbelege werden alle Kundenaufträge aufgeführt, die mit Meilensteinen verknüpft sind. Ein Meilenstein, der im Rechnungsterminplan eines Kundenauftrags verwendet wird, kann nicht gelöscht werden. Wenn der Meilenstein bereits auf Abgeschlossen gesetzt und eine eingeplante Rechnungsanforderung angelegt wurde, kann der Status nicht mehr rückgängig gemacht werden. Voraussetzungen Um die Meilensteinabrechnungsfunktionen verwenden zu können, müssen die folgenden Schritte ausgeführt worden sein: Die Kundenauftragsposition wurde als standardisierter Service angelegt und verfügt über einen Link zu einer Projektaufgabe. Der Meilenstein ist mit einem Termin im Rechnungsterminplan in einem Kundenauftrag verknüpft. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 25

26 Prozess Sobald der Projektmanager den Meilenstein manuell auf Abgeschlossen setzt, werden die folgenden Schritte ausgelöst: 1. Wenn ein Meilenstein einem Rechnungsterminplan zugeordnet wird, ist der Status des Rechnungsterminplans Meilensteinabschluss ausstehend. Dieser Status ändert sich in Offen, wenn der Meilenstein abgeschlossen wurde. Nachdem die Kundenrechnung freigegeben wurde, ändert sich der Status des Rechnungsterminplans in Abgerechnet. 2. Eine Kundenrechnungsanforderung wird über Nacht generiert. Um Zeit zu sparen, können Sie diesen Schritt auch manuell auslösen: Wählen Sie unter Kundenrechnungen Rechnungsanforderungen im Arbeitsvorrat Rechnungsanforderungen eine Kundenauftragsrechnungsanforderung. Wählen Sie Bearbeiten, und wählen Sie im daraufhin angezeigten Bild Kundenauftragsrechnungsanforderung die Option Weitere Möglichkeiten, und wählen Sie Rechnungsanforderungen aus Terminplan anlegen. 3. Die Kundenrechnungsanforderung kann angelegt werden, sobald das System die generierte eingeplante Rechnungsanforderung geprüft hat. 4. Nach der Freigabe der Kundenrechnung ändert sich der Rechnungsterminplanstatus von Offen in Abgerechnet. Weitere Informationen Projektabrechnung [Seite 18] Rechnungsterminplan [Seite 33] 2.9 Integration mit Microsoft Project Übersicht Im Rahmen des Projektmanagements können Sie Microsoft Project mit SAP Business ByDesign integrieren. Eine Integration wird empfohlen, wenn Sie über Projekte verfügen (entweder abgeschlossen oder laufend), die ihren Ursprung in Microsoft Project haben und auf die jetzt über Ihre SAP-Business-ByDesign-Lösung zugegriffen werden soll. Die schrittweise Erfassung Neues Projekt ermöglicht Ihnen das Anlegen eines neuen Projekts in SAP Business ByDesign auf Grundlage eines vorhandenen Microsoft-Projekts, das lokal als XML-Datei gesichert wurde. Die Integration ist außerdem relevant, wenn Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt Projekte aus der Lösung in Microsoft Project herunterladen möchten, z. B. dann, wenn Sie eine lokale Version des Projekts für Stakeholder oder Kunden freigeben möchten. Die Darstellung Ihrer Projekte kann zwischen Microsoft Project und Business ByDesign Unterschiede in Bezug auf die Projektstruktur und die eingeplanten Termine aufweisen, da verschiedene Terminierungslogiken und Kalender verwendet werden SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

27 Voraussetzungen Microsoft Project 2007 oder Microsoft Project 2010 wird für die Integration mit der Business-ByDesign-Lösung benötigt. Frühere Versionen von Microsoft Project werden nicht unterstützt. Anlegen eines neuen Projekts mithilfe von Microsoft Project als Quelle (Microsoft-Project- Upload) Unter Projektmanagement Projekte können Sie mithilfe der schrittweisen Erfassung Neues Projekt neue Projekte anlegen. Bei der Eingabe der Ausgangsdaten für ein neues Projekt können Sie Microsoft Project als Quelle auswählen. So können Sie die Projektstruktur, die Anordnungsbeziehungen, die Dauer und die Planarbeit aus Ihrem Microsoft-Projekt in die Business-ByDesign-Lösung kopieren. Projektname, Aufgabennamen, Nummern und Aufgabenarten Wenn Sie ein neues Projekt mithilfe von Microsoft Project als Quelle anlegen, sind der Projektname und die Projektaufgabennamen in Microsoft Project und in der Business-ByDesign-Lösung identisch. Die Projektnummer und die Aufgabennummern werden in der Lösung entsprechend den Einstellungen angelegt, die in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration für diese bestimmte Projektart definiert wurden. Phasen müssen bei Bedarf manuell angelegt werden, indem die Aufgabenart auf Phase gesetzt wird. Aufgaben und Meilensteine sind in Microsoft Project und Business ByDesign identisch. Meilensteine Meilensteine weisen in Business ByDesign keine Dauer auf. Daher werden für jeden Meilenstein in Microsoft Project mit einer Dauer, die größer als null ist, in der Business-ByDesign-Lösung zwei Projektaufgaben angelegt: eine neue Aufgabe und ein neuer Meilenstein. Die Dauer wird der neuen Aufgabe zugeordnet. Sowohl die neue Aufgabe als auch der neue Meilenstein haben denselben Namen wie der Meilenstein in Microsoft Project. Der neue Meilenstein ist der Nachfolger der neuen Aufgabe, und der Typ der Anordnungsbeziehung zwischen ihnen lautet "Ende-Start", d. h., die neue Aufgabe muss zuerst abgeschlossen werden, bevor der Meilenstein beginnen kann. Zeitvorgaben, Aufgabendauer und Kalender Zeitvorgaben, inklusive der Start- und Endtermine für das Projekt, werden nicht aus Microsoft Project kopiert, Sie können jedoch Start- und Endtermine für Ihr neues Projekt in der schrittweisen Erfassung Neues Projekt definieren. Der Standardstarttermin ist das heutige Datum. Die Standardeinschränkungen für das neue Projekt sind Frühestens und Spätestens. Die geplante Dauer für Projektaufgaben in Microsoft Project wird kopiert, wenn die Aufgaben über keine untergeordneten Aufgaben verfügen. Die Dauer von Sammelaufgaben in der Lösung wird automatisch von unten nach oben durch die Projekthierarchie berechnet. Da Sie pro Projektart einen Standardkalender definieren können, ist der in der Lösung für Ihr Projekt verwendete Kalender von der ausgewählten Projektart abhängig. Wenn Sie für die Projektart keinen Kalender verwenden, bleibt das Kalenderfeld leer, und es wird standardmäßig der gregorianische Kalender verwendet. Planarbeit Wenn Sie beim Anlegen eines Projekts Planarbeit auswählen und einer Aufgabe im Microsoft-Projekt Planarbeit zugeordnet ist, wird die Planarbeit kopiert. Ein Arbeitspaket wird für die entsprechende Projektaufgabe in Business ByDesign hinzugefügt. Für dieses Arbeitspaket wird automatisch ein Betrag für die Planarbeit eingegeben, die Spalten für den Service und das Teammitglied bleiben jedoch leer. Die Planarbeit aus Microsoft Project wird in Stunden kopiert, und die gesamte Zahlenangabe (inklusive Minuten und Sekunden) wird ohne Auf- oder Abrunden hochgeladen. Zum Beispiel wird ein eingegebener Wert von 3,33 in der XML-Datei als 3 Stunden und 20 Minuten interpretiert und im Format 3,3 in Business ByDesign angezeigt. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 27

28 Die Arbeitseinheit (Stunden oder Arbeitstag) in Business ByDesign wird von der ausgewählten Projektart abgeleitet (wird in der Lösungskonfiguration festgelegt). Sie kann in der Sicht Projektplan der Detailerfassung Projekt bearbeiten für den Projektkopf auf der Registerkarte Arbeit überschrieben werden, bis die erste Zeiterfassung im System erfolgt ist. Projektstruktur und Anordnungsbeziehungen In der Projektstruktur kann es zwischen Microsoft Project und der Business-ByDesign-Lösung aufgrund von technischen Unterschieden zu Abweichungen kommen, z. B. hinsichtlich der Aufgabenstruktur und der Dauerlogik. Wenn Sie ein neues Projekt mithilfe von Microsoft Project als Quelle anlegen, werden die Projektaufgaben in der gleichen Weise wie in Microsoft Project sortiert, inklusive der Abhängigkeiten von Vorgänger und Nachfolger der Aufgabe. Ressourcen Ressourcen aus Microsoft Project werden nicht in Business ByDesign hochgeladen. Kundenspezifische Felder Kundenspezifische Felder in Microsoft Project werden nicht hochgeladen und sind nur in Business ByDesign verfügbar. Herunterladen eines Projekts aus der Business-ByDesign-Lösung nach Microsoft Project Im Work Center Projektmanagement können Sie ein Projekt aus der Business-ByDesign-Lösung nach Microsoft Project im XML-Format herunterladen und somit die Projektstruktur, Anordnungsbeziehungen, die Dauer, Zeitvorgaben und die Planarbeit schnell und einfach kopieren. Wählen Sie in der Detailerfassung Projekt bearbeiten die Drucktaste Herunterladen, um die aktuelle Version der Objektstruktur in eine XML-Datei zu kopieren. Projektname, Aufgabennamen, Nummern und Aufgabenarten Beim Herunterladen eines Projekts nach Microsoft Project sind der Projektname und die Aufgabennamen aus der Business-ByDesign-Lösung in der XML-Datei enthalten, und die Namen werden in der Sprache heruntergeladen, die in der Lösung angegeben wurde. Die Projektnummer und die Aufgabennummern sind ebenfalls in der Lösung und in der XML-Datei identisch. Phasen und Aufgaben in der Lösung werden in der XML-Datei als Aufgaben angezeigt, Meilensteine sind jedoch in der Lösung und in der XML-Datei identisch. Vorgabearten und Vorgabedaten Ihres Projekts werden in die XML-Datei heruntergeladen. Der in der Lösung für das Projekt verwendete Kalender wird nicht nach Microsoft Project heruntergeladen. Wenn Sie in der Lösung eine geplante Dauer für untergeordnete Aufgaben verwaltet haben, wird diese in Stunden in die XML-Datei heruntergeladen. Arbeit Wenn in der Lösung Arbeit für eine Aufgabe oder eine Phase geplant ist, wird diese in Stunden in die XML-Datei heruntergeladen. Wenn die Arbeitseinheit in der Lösung "Arbeitstag" lautet, konvertiert das System den Wert in Stunden, mit Bezug zum Wert im Feld Stunden pro Arbeitstag. Wenn in der Lösung für eine Aufgabe oder Phase mehr als ein Arbeitspaket vorhanden ist, wird die Planarbeit dieser Arbeitspakete zusammengefasst und als Ganzes in die XML-Datei heruntergeladen. Sie können Arbeit an Sammelaufgaben in der Lösung planen. Wenn Sie Arbeit an einer Sammelaufgabe in der Lösung geplant haben, wird in Microsoft Project eine neue untergeordnete Aufgabe für die Planarbeit angelegt. Wenn in der Lösung Istarbeit für eine Aufgabe oder Phase erfasst wurde, wird diese Istarbeit in Stunden in die XML- Datei heruntergeladen SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

29 Projektstruktur und Anordnungsbeziehungen Die Projekthierarchie ist in der XML-Datei enthalten, inklusive Abhängigkeiten von Vorgänger und Nachfolger Änderungsmanagement mit Basisplänen Übersicht Das Änderungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Dabei wird der ursprüngliche Projektplan in Form des Basisplans verwendet, um die Projektausführung abzuschätzen und zu bewerten. Es werden insbesondere Abweichungen vom ursprünglichen Plan im Hinblick auf die Arbeitsplanung und -terminierung vom Projektmanager und von Projektstakeholdern mithilfe von Basisplänen verfolgt und überwacht. Ein Basisplan besteht aus den ursprünglichen Plandaten aus dem Projekt, einschließlich geplante Start- und Endtermine, geplante Dauer und Planarbeit. Der erste Basisplan wird vor dem Projektstart nach Vollendung des Projektplans durch Kopieren der Daten aus dem Projekt angelegt. Wenn beim Start oder der Freigabe des Projekts noch kein Basisplan angelegt ist, fordert das System den Projektmanager dazu auf. Je nach Systemkonfiguration im Fine-Tuning für Projektarten wird dieser erste Basisplan dann entweder zur Genehmigung an die Projektteilhaber übergeben oder sofort vom Projektmanager aktiviert. Der aktive Basisplan dient dann als primärer Bezugspunkt, mit dem die Projektausführung verglichen wird. Somit werden die Basisplandaten als Grundlage für die Berichte verwendet, die den Fortschritt eines oder mehrerer Projekte analysieren. In diesen Berichten sind die folgenden Terminierungsdaten enthalten: Operatives Projekt: Iststarttermin, Istendtermin, Prognosestarttermin (der letzte Starttermin des Projekts), Prognoseendtermin (der letzte Endtermin des Projekts) Basisplan: Soll-Starttermin, Soll-Endtermin Terminabweichung: Vergleich von Prognoseterminen mit Soll-Terminen In diesen Berichten sind auch die folgenden arbeitsbezogenen Daten enthalten: Operatives Projekt: Istarbeit, Restarbeit, Prognosearbeit (Istarbeit + Restarbeit) Basisplan: Planarbeit Arbeitsabweichung: Vergleich von Prognosearbeit mit Basisplanarbeit Der Projektmanager und die Projektteilhaber können mit diesen Berichten den Fortschritt eines laufenden Projekts ermitteln. Wenn sich die aktuellen Projektdaten ständig von den Basisplandaten unterscheiden, ist das ein Anzeichen dafür, dass der ursprüngliche Plan nicht korrekt gewesen ist. Solche Abweichungen können durch Änderungen am Umfang oder der Art des Projekts entstehen. Werden bedeutende Änderungen am Projekt vorgenommen, z. B. zusätzliche Aufgaben hinzugefügt, muss der Basisplan ebenfalls geändert werden, um diese Änderungen am Umfang abzubilden. Dafür können Sie jederzeit die notwendigen Änderungen in der Detailerfassung für den Basisplan durchführen. Um Änderungen am ursprünglichen Projektplan zu überwachen, kann ein Unternehmen verlangen, dass die geänderten Basispläne zur Genehmigung an die jeweiligen Teilhaber übergeben werden.. Der Projektteilhaber ist der Verantwortliche für die Kostenstelle, der das Projekt zugeordnet wird. Sie wird vom System über die anfordernde Kostenstelle des Projekts ermittelt. Wenn die anfordernde Kostenstelle nicht verfügbar ist, wird die verantwortliche Kostenstelle für das Projekt verwendet. Sobald ein geänderter Basisplan genehmigt wird, ist er der neue aktive Basisplan. Der neue Basisplan ersetzt den vorhergehenden Basisplan und wird nun als Bezugspunkt für die Ermittlung von Planabweichungen in der Projektausführung verwendet. Zur Unterstützung dieser Änderungsmanagementprozesse kann der Basisplan die folgenden Status aufweisen: In Planung: Der Ausgangsstatus nach dem Anlegen eines neuen Basisplans. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 29

30 In Genehmigung: Der Basisplan wurde zur Genehmigung gesendet, aber es liegt noch keine Genehmigung vor. Wenn in der Systemkonfiguration die Basisplangenehmigung als obligatorisch festgelegt ist, muss der Basisplan zur Genehmigung an den jeweiligen Teilhaber übergeben werden. Ist die Genehmigung des Basisplans optional, kann er auch direkt vom Projektmanager aktiviert werden. Aktiv: Der Basisplan wurde vom Teilhaber genehmigt oder manuell vom Projektmanager aktiviert. Es kann nur ein Basisplan aktiv sein. Dieser wird in den Projektberichten für die Ermittlung von Abweichungen zum Projektplan verwendet. Aktiv mit ausstehenden Änderungen: Der Basisplan ist aktiv, aber es wurde ein anderer Basisplan angelegt, der in Bearbeitung ist. Veraltet: Der Basisplan ist nicht mehr gültig, weil ein neuer Basisplan manuell aktiviert oder genehmigt wurde. Bei Änderungen, die nicht den Umfang des Projekts betreffen, zum Beispiel wenn eine Aufgabe länger dauert oder mehr Arbeit erfordert als zunächst geplant, sollte der Projektmanager den Basisplan nicht ändern, sondern nur die Terminierung (Dauer und Start-/Endtermine) und die Restarbeit für das Projekt aktualisieren. Derartige Verzögerungen sowie die zusätzliche Arbeit und der zusätzliche Aufwand werden in Berichten zum Projektfortschritt abgebildet, da sie Abweichungen zum ursprünglichen Projektplan darstellen. Beispiel Der Projektmanager muss einem Implementierungsprojekt eine zusätzliche Phase und Aufgaben hinzufügen, weil die Schulung für die Endbenutzer nicht wie zunächst geplant vom Kunden durchgeführt wird. Stattdessen wird die Schulung der Endbenutzer vom Projektteam übernommen. Also fügt der Projektmanager dem Projekt die zusätzlich erforderlichen Aktivitäten und Aufgaben hinzu und aktualisiert den Basisplan. Anschließend übergibt der Projektmanager den geänderten Basisplan zur Genehmigung an den betreffenden Kostenstellenverantwortlichen Genehmigungen für Projektaufwände und -bestellvorgänge Übersicht In der Untersicht Projektmanagement Genehmigungen Aufwände und Bestellvorgänge können Sie die Aufwände und Bestellvorgänge anzeigen und bearbeiten, die für Ihre Projekte erfasst wurden. Spesenabrechungen, die Ihren Projekten zugeordnet sind, werden an Sie zur Genehmigung gesendet ebenso wie Einkaufswagen, Bestellungen und Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelege. Diese können genehmigt, abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgesendet werden. Außerdem können Sie die Details zu jeder Genehmigung von Aufwänden und Bestellvorgängen anzeigen. Wenn der Genehmigungsvorgang für Spesenabrechnungen in Ihrer Lösungskonfiguration aktiviert ist, werden Spesenabrechnungen zuerst zur Genehmigung an das Work Center Spesen gesendet. In einem zweiten Schritt werden projektbezogene Spesenabrechnungen im Work Center Projektmanagement Genehmigungen Aufwände und Bestellvorgänge angezeigt. Wenn eine Spesenabrechnung mehreren Projekten und/oder Kostenstellen zugeordnet ist, wird sie an den Projektmanager oder Vorgesetzten gesendet, für dessen Projekt oder Kostenstelle der höchste Kostenanteil anfällt. Wenn die Spesenabrechnung beispielsweise zu 40 % einer Kostenstelle und zu 60 % einem Projekt zugeordnet ist, wird sie zur Genehmigung an den verantwortlichen Projektmanager gesendet. Die Genehmigungsbedingungen können durch Definieren eines Schwellenwerts in der Lösungskonfiguration genauer festgelegt werden. Dies hat zur Folge, dass Spesenabrechnungen nur zur Genehmigung an Sie gesendet werden, wenn deren Wert den definierten Schwellenwert übersteigt. Nach der Genehmigung der Spesenabrechnungen werden die Finanzbuchungen vom System verarbeitet. Sie können die folgenden einkaufsbezogenen Aufwände genehmigen: SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

31 Einkaufswagengenehmigungen Einkaufswagen werden zur Genehmigung an den verantwortlichen Projektmanager gesendet, wenn der Genehmigungsvorgang für Einkaufswagen in der Lösungskonfiguration aktiviert wurde und die Kontierung mit Bezug zu einer Projektaufgabe erfolgt ist. Genehmigungsbedingungen können durch Definieren eines Schwellenwerts in der Lösungskonfiguration verfeinert werden. Dies hat zur Folge, dass die Einkaufswagen nur zur Genehmigung an Sie gesendet werden, wenn deren Wert den definierten Schwellenwert übersteigt. Darüber hinaus können Sie die Genehmigung als obligatorisch definieren, wenn der Einkaufswagen Positionen ohne Preis enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabe Einkaufswagen genehmigen [Seite 212]. Bestellgenehmigungen Die Vorgehensweise zur Genehmigung von Bestellungen ist in der Lösungskonfiguration festgelegt, darunter auch, ob Bestellungen vom Vorgesetzten der Einkaufsabteilung oder vom Verantwortlichen für das betreffende Kontierungsobjekt genehmigt werden sollen, in diesem Fall wäre das der Projektmanager oder der direkte Vorgesetzte. Wenn beispielsweise eine Bestellung einer Projektaufgabe zugeordnet ist, muss der Projektmanager die Genehmigung vornehmen. Wenn die Bestellung mehrere Einzelposten enthält, ist der Verantwortliche des Kontierungsobjekts mit dem teuersten Einzelposten für die Genehmigung zuständig. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabe Bestellung genehmigen [Seite 214]. Genehmigungen von Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegen Wenn die rückgemeldete Menge für eine projektbezogene Bestellung die Bestellmenge übersteigt oder der rückgemeldete Wert den Grenzwert übersteigt, legt die Lösung eine Aufgabe an, die an den verantwortlichen Projektmanager zur Genehmigung des Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegs gesendet wird. Die Genehmigung des Wareneingangs- und Serviceerbringungsbelegs ist nicht erforderlich, wenn die Mehrmenge in die Zeiterfassung aufgenommen wurde. Dies ist so, weil die projektbezogenen Zeiterfassungsdaten von externen Mitarbeitern immer eine Genehmigung durch den verantwortlichen Projektmanager erfordern. Der Projektmanager genehmigt diese Zeiterfassungen in Projektmanagement Genehmigungen Zeiterfassung. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabe Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg genehmigen [Seite 216]. Genehmigungen, die im Zusammenhang mit Lieferantenrechnungen stehen (ggf. entsprechend Ihrer Lösungskonfiguration), werden immer an den Vorgesetzten der Rechnungsprüfungsabteilung gesendet, unabhängig davon, ob die Rechnung auf ein Projekt verweist Leistungswertanalyse Übersicht Die Leistungswertanalyse stellt eine gebräuchliche Standardmethode im Projektmanagement dar, die eine genaue Bewertung des Projektfortschritts hinsichtlich von Umfang, Zeitplan und Kosten ermöglicht. Wenn nur die Istkosten mit den Plankosten verglichen werden, kann dies zu falschen Schlussfolgerungen führen, da der aktuelle Fortschritt des Projekts keine Berücksichtigung findet. Mit der Leistungswertanalyse wird der Ertragswert als Messung des Projektfortschritts eingeführt und kann mit dem Planwert und den Istkosten in Beziehung gesetzt werden. Dies ermöglicht zur Beurteilung der Kosten- und Zeitplanperformance eines Projekts eine Ableitung unterschiedlicher Kennzahlen. Mittels Nachverfolgung dieser Kennzahlen kann eine Trendanalyse generiert werden, die einen Überblick über den aktuellen Projektstatus liefert und Performanceprobleme frühzeitig erkennen lässt. Da der Projektfortschritt für Vergangenheitstermine auf den Daten aus Projektmomentaufnahmen basiert, gehören zu den Berichtsterminen, an denen alle Kennzahlen ermittelt werden, die folgenden Termine: Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 31

32 Anlegetermine aller verfügbarer Snapshots des ausgewählten Projekts aktuelles Datum des Berichtsaufrufs (Die Angaben zu diesem Datum werden dem Projekt entnommen.) geplanter Endtermin des aktiven Basisplans (verfügbar ist nur der Planwert [Budget für Abschluss]). Dies gilt, solange der Endtermin noch nicht erreicht wurde. Wenn mehr als eine Momentaufnahme pro Tag erstellt wird, wird die aktuellste als Berechnungsgrundlage verwendet. Momentaufnahmen, die an dem Tag erstellt werden, an dem der Bericht ausgelöst wird, werden nicht berücksichtigt Hier werden die Daten des Projekts selbst verwendet. Falls der Endtermin des Projekts in der Zukunft liegt, werden hochgerechnete Istwerte von den Werten des aktuellen Datums abgeleitet. Voraussetzungen Um zu gewährleisten, dass die Leistungswertanalyse akzeptable Ergebnisse liefern kann, müssen in der Projektplanung und -ausführung einige Voraussetzungen erfüllt sein: In der Projektplanung ist eine Unterteilung des Projekts in ausreichend viele Detailaufgaben und Arbeitspakete erfolgt. Die Planaufgaben wurden terminiert und über die Projektdauer gemäß ihrer geplanten Dauer und ihrer Abhängigkeit verteilt. Bei der Projektausführung wird die Zeit der verrichteten Arbeit umgehend erfasst und der Aufgabenstatus bei Aufgabenabschluss gesetzt. Der Projektfortschritt kann für Vergangenheitstermine beginnend vom Projektstart bis zum Istdatum ermittelt werden. Daraus ergibt sich, dass die zur Beurteilung des Fortschritts herangezogenen Werte gespeichert werden oder berechnet werden können. Im Laufe der Projektausführung müssen in regelmäßigen Zeitabständen Snapshots erstellt werden, um den Projektstatus zu speichern. (Im Allgemeinen bedeutet dies, dass die Snapshoterstellung mittels Snapshoterstellungslauf-Definition terminiert wird.) Kennzahlen Die Methode der Leistungswertanalyse steht im Work Center Projektmanagement in der Sicht Berichte als Bericht zur Verfügung. Die Leistungswertanalyse wird mit den folgenden Kennzahlen vorgenommen: Istkosten: Aufgelaufen bis zum Berichtsdatum Planwert: einschließlich des Budgets für Abschluss Budget für Abschluss = Summe der Plankosten eines Projektbasisplans = Planwert am geplanten Ende eines Projektbasisplans Fertigstellungsgrad: Ermittelt über den Projektfortschritt gemäß einer der nachstehend benannten Methoden Ertragswert: Basiert auf dem Fertigstellungsgrad Umfasst die Ergebnisse eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt und alle zugehörigen Kosten, die anfänglich budgetiert wurden Die folgenden berechneten Kennzahlen basieren auf den Istkosten, dem Planwert und dem Ertragswert: Kennzahl Zeiteffizienz Gibt die Zeiteffizienz an. Kennzahl Zeiteffizienz = Ertragswert/Planwert Zeitabweichung Gibt an, wie weit das Projekt dem Zeitplan voraus ist oder hinter diesem zurückliegt. Zeitabweichung = Ertragswert-Planwert SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

33 Kennzahl Kosteneffizienz Gibt die Kosteneffizienz eines Projekts an. Kennzahl Kosteneffizienz = Ertragswert/Istkosten Kostenabweichung Misst die Kostenperformance. Kostenabweichung = Ertragswert-Istkosten Geschätzte Gesamtkosten Erwartete Gesamtkosten einer Projektaufgabe. Geschätzte Kosten für Abschluss = Budget für Abschluss/Kennzahl Kosteneffizienz Geschätzte Kosten für Abschluss Erwartete verbleibende Kosten ab einem bestimmten Zeitpunkt bis zum Abschluss des Projekts. Geschätzte Kosten für Abschluss = Geschätzte Kosten für Abschluss-Istkosten Unterstützte Methoden Für die Berechnung des Fertigstellungsgrads werden die folgenden Methoden unterstützt: Fertigstellungsgrad der Arbeit auf Projektkopfebene Spiegelt das Verhältnis der kumulierten Istarbeit geteilt durch die Summe von Istarbeit und Restarbeit wider. Manueller Fertigstellungsgrad auf Projektkopfebene Persönliche Einschätzung des Projektfortschritts, die der Projektmanager im Projektkopf eintragen kann. 0/100: Fertigstellungsgrad basierend auf abgeschlossenen Aufgaben Dieser Methode liegt die Annahme zugrunde, dass eine Aufgabe nur den Fertigstellungsgrad 0 oder 100 aufweisen kann, da der Wert null Prozent so lange gilt, bis die Aufgabe vollkommen abgeschlossen ist. Beispiel: Ein Arbeitspaket mit einem Istfertigstellungsgrad von beispielsweise 80 Prozent behält bis zu seinem Abschluss einen Fertigstellungsgrad von 0 Prozent. Fertigstellungsgrad basierend auf abgeschlossenen und gestarteten Aufgaben Führt die Berechnung mit einem anfänglichen Fertigstellungsgrad von 20 Prozent aus und fügt die restlichen 80 Prozent nach dem Abschluss der Aktivität hinzu. Weitere Informationen Leistungswertanalyse (Bericht) [Seite 187] 2.13 Rechnungsterminplan Übersicht Ein Rechnungsterminplan besteht aus den Rechnungsdaten und den Beträgen, die zum Anlegen von Rechnungen verwendet werden. Sie können den Rechnungsterminplan manuell bearbeiten oder einen Abrechnungszeitraum definieren. Das ist für Kundenverträge, Kundenaufträge und Angebote möglich. Es steht nur ein Rechnungsterminplan für den Beleg zur Verfügung und nicht mehrere Rechnungsterminpläne für jede Position. Im Rechnungsterminplan werden die angegebenen Rechnungsdaten den Belegpositionen zugeordnet. Zusätzlich können Sie zwischen der Datumssicht und der Positionssicht wechseln. Die Rechnungsdaten eines Rechnungsterminplans können über drei verschiedene Terminplanarten verfügen: Teilfestpreis, Periodischer Festpreis und Aufwand. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 33

34 Terminplanart Definition Beispiel Teilfestpreis Der Gesamtnettowert ist ein Festpreis, der auf bestimmte Beträge an festgelegten Daten aufgeteilt wird. Der Festpreis für die Softwareimplementierung beträgt 400 $. Ein erstes Rechnungsdatum enthält 200 $ (50 %) Ein zweites Rechnungsdatum enthält 100 $ (25 %) Ein drittes Rechnungsdatum enthält 100 $ (25 %) Periodischer Festpreis (nur bei Kundenverträgen) Aufwand Bei dem Preis handelt es sich um einen Festpreis pro Periode. Der Abrechnungsbetrag wird auf Grundlage einer Abrechnungsperiode berechnet. Der Gesamtrechnungsbetrag hängt von der Laufzeit der Vereinbarung ab. An Abrechnungsterminen aktiviert das System automatisch Kundenrechnungsanforderungen, die auf den Istwerten von Servicerückmeldungen für die Abrechnung basieren. Der Festpreis für eine Mietsoftware beträgt 100 $ pro Monat. Für vierteljährliche Rechnungsdaten berechnet das System einen Betrag von 300 $ für jedes Rechnungsdatum. Für eine kundenspezifische Softwareerweiterung wird eine monatliche Abrechnung vereinbart. Am Ende eines jeden Monats werden die Istwerte aus den Servicerückmeldungen des gesamten Monats abgerechnet. Rechnungsterminpläne können nur für Services, Spesen und Anrechte (Anrechte können nur in Verträgen verwendet werden) und nicht für zu liefernde Produkte angelegt werden, sondern nur für Produkte mit einem projektbasierten Positionstyp. Voraussetzungen Die Verwendung von Rechnungsterminplänen muss im Lösungsumfang für Verträge, Kundenaufträge und Angebote aktiviert sein: Umfangsfrage für Kundenverträge unter Verkauf Kundenauftragsverwaltung Kundenverträge Umfangsfrage für Kundenaufträge unter Verkauf Kundenauftragsverwaltung Kundenaufträge Umfangsfrage für Angebote unter Verkauf Neugeschäft Angebote Nur wenn Rechnungsterminpläne bei der Festlegung des Lösungsumfangs aktiviert werden, wird die Registerkarte Rechnungsterminplan in den betroffenen Belegen angezeigt. Je nach Positionstyp ist es möglich, einen Rechnungsterminplan für eine Position anzulegen. Beachten Sie, dass ein gemischtes Szenario möglich ist. Das bedeutet, dass für einige Positionen ein Rechnungsterminplan zur Verfügung stehen kann und für andere nicht. Sie können Rechnungsterminpläne für die folgenden Positionstypen anlegen: Positionstyp Preis pro Zeitraum (Kennzeichen in der Vertragsposition) Terminplanart Service Festpreis Service Festpreis ohne Istdaten Service Festpreis (Projekt) Spesen Festpreis ohne Istdaten Spesen Festpreis (Projekt) Anspruch Festpreis Anspruch Festpreis ohne Istdaten nein Teilfestpreis SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

35 Positionstyp Preis pro Zeitraum (Kennzeichen in der Vertragsposition) Terminplanart Service Festpreis Service Festpreis ohne Istdaten Spesen Festpreis ohne Istdaten Anspruch Festpreis Anspruch Festpreis ohne Istdaten Service nach Aufwand Service nach Aufwand (Projekt) Spesen nach Aufwand Anspruch nach Aufwand Produkt projektbasiert ja nicht relevant Periodischer Festpreis Aufwand Rechnungsdatum anlegen Sie können Rechnungsterminpläne entweder mit Datum hinzufügen in Einzelschritten bearbeiten oder einen Abrechnungszeitraum verwenden, indem Sie Abrechnungszeitraum bearbeiten wählen. Für Rechnungsdaten mit Terminplanart Teilfestpreis können Sie die Rechnungsdaten mit einem Betrag oder einem Prozentwert bearbeiten. Für Rechnungsdaten mit Terminplanart Periodischer Festpreis können Sie die Rechnungsdaten mit einem Betrag oder Menge einer Zeiteinheit bearbeiten. Für Rechnungsdaten mit Terminplanart Aufwand können Sie nur die Rechnungsdaten bearbeiten. Die Beträge basieren auf tatsächlichen Servicerückmeldungswerten. Abrechnungszeitraum bearbeiten Zum Bearbeiten eines Abrechnungszeitraums stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Start- und Endtermin bearbeiten. Beispiel: Anfang und Ende des Jahres. Oder Starttermin und Vorkommen bearbeiten. Beispiel: Anfang des Jahres, acht Vorkommen. Wiederholungsmuster bearbeiten. Beispiel: monatlich, alle zwei Monate, wöchentlich, vierteljährlich. Wochentag bearbeiten. Beispiel: immer dienstags alle zwei Wochen. Einen bestimmten Tag bearbeiten. Beispiel: monatlich, jeweils am dritten Tag des Monats. Sie können mehrere Abrechnungszeiträume festlegen. Der Abrechnungszeitraum kann auf verschiedene Positionen angewandt werden. Diese Positionen werden dann anhand ihrer jeweiligen Abrechnungszeiträume abgerechnet. Wenn Sie den Abrechnungszeitraum ändern möchten, müssen Sie zunächst die Option Anwenden für die entsprechenden Positionen zurücksetzen. Die Abrechnungszeiträume werden im Beleg gespeichert. Verwendung des Wiederholungsmusters im Abrechnungszeitraum Wenn Sie das Wiederholungsmuster im Abrechnungszeitraum für Terminplanarten Periodischer Festpreis oder Aufwand verwenden, legt das System automatisch Rechnungsdaten in dem entsprechenden Zeitraum an, jedoch mit der folgenden maximalen Anzahl an Daten: Für jährliche Wiederholungsmuster: 10 Rechnungsdaten Für monatliche Wiederholungsmuster: 24 Rechnungsdaten Für wöchentliche Wiederholungsmuster: 26 Rechnungsdaten Für tägliche Wiederholungsmuster: 31 Rechnungsdaten Nach der Abrechnung eines Datums wird automatisch ein neues Datum innerhalb des Abrechnungszeitraums angelegt. Wenn Sie ein automatisch angelegtes Rechnungsdatum ändern, wird das Rechnungsdatum vom Abrechnungszeitraum entkoppelt. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 35

36 Verwenden Sie für die Terminplanart Teilfestpreis die Option Datum hinzufügen, und geben Sie den Betrag oder Prozentsatz ein. Wenn Sie den Abrechnungszeitraum verwenden, legt das System automatisch alle Daten innerhalb des Zeitraums an, ohne eine maximale Anzahl an Daten. Die Summe beträgt immer 100 Prozent. Das letzte Rechnungsdatum enthält alle Rundungsdifferenzen. Kopieren eines Rechnungsterminplans Beim Kopieren von Belegen wird auch der Rechnungsterminplan kopiert. Sie können einen Rechnungsterminplan wie folgt kopieren: Aus einem Angebot in einen Kundenauftrag oder in ein Angebot Aus einem Kundenauftrag in einen Kundenauftrag oder in ein Angebot Aus einem Kundenvertrag in einen anderen Kundenvertrag Die entsprechenden Daten des Rechnungsterminplans werden durch Verschieben aller Daten mit der Differenz der Buchungsdaten des Ursprungs- und Zielbelegs aktualisiert. Für Verträge wird die Differenz des Vertragsbeginns im Ursprungs- und Zielbeleg verwendet. Abrechnung Bei der Freigabe eines Vertrags oder Kundenauftrags legt das System eine Rechnungsanforderung an. Diese Rechnungsanforderung enthält die Daten des Rechnungsterminplans. Jede Nacht werden die Rechnungsdaten in einem Job-Lauf automatisch überprüft. Drei Tage vor dem Rechnungsdatum werden dabei die Rechnungsanforderungen für die eingeplanten Rechnungsdaten angelegt. Beachten Sie, dass für die Terminplanart Aufwand der Status Ausstehend für Rechnungsanforderungen der Servicerückmeldung gesetzt wird. Im nächtlichen Job-Lauf drei Tage vor dem nächsten Datum des Rechnungsterminplans wird der Status Ausstehend für die Rechnungsanforderungen der Servicerückmeldung auf Abzurechnen zurückgesetzt. In Ausnahmefällen (wenn Sie beispielsweise nicht auf den nächsten Job-Lauf warten können) haben Sie die Möglichkeit, manuell in die Abrechnung einzugreifen: In der Rechnungsanforderung für den Kundenauftrag oder Vertrag wählen Sie Bearbeiten -> Weitere Möglichkeiten -> Rechnungsanforderungen aus Terminplan anlegen. In der Servicerückmeldungsrechnungsanforderung wählen Sie Bearbeiten -> Weitere Möglichkeiten -> Abrechnung aktivieren. Am Tag des Rechnungsdatums verarbeitet ein Rechnungslauf die Rechnungen aus den Rechnungsanforderungen. Der Status des Datums des Rechnungsterminplans wird auf Abgerechnet gesetzt. Sobald das erste Datum im Rechnungsterminplan abgerechnet ist, können Sie die Position im Beleg nicht mehr ändern. Wenn Sie ein geplantes Rechnungsdatum stornieren möchten, das gerade abgerechnet wurde, müssen Sie zuerst die Rechnung stornieren. Danach können Sie das Datum des Rechnungsterminplans stornieren. Statusübersicht für eingeplante Rechnungsdaten: Offen Das Datum des Rechnungsterminplans wird angelegt Abgerechnet Die Rechnung wird freigegeben Rechnung storniert Die Rechnung wird storniert Storniert Das Datum des Rechnungsterminplans wird storniert (nur manuelle Aktion) SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

37 Rechnungsdaten mit Terminplanart "Teilfestpreis" anlegen 1. Legen Sie einen Vertrag oder eine Kundenauftragsposition für einen Service an (Positionstyp Service Festpreis), z.b. eine Softwareimplementierung. Stellen Sie sicher, dass das Kennzeichen Preis pro Zeitraum nicht gesetzt ist, damit der Betrag auf die verschiedenen Rechnungsdaten aufgeteilt wird. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. 3. Wählen Sie Position hinzufügen. Wählen Sie zur Auswahl der Position, für die Sie Rechnungsdaten bearbeiten möchten, im Feld Zeile das Symbol zum Öffnen der Wertauswahl. 4. Wählen Sie Datum hinzufügen. Der Standardwert ist das Buchungsdatum für Kundenaufträge und Angebote oder der Vertragsbeginn bei Verträgen. Sie können das Rechnungsdatum ändern oder den Betrag und Prozentsatz bearbeiten. Der Standardwert für das erste Rechnungsdatum beträgt 100 %. Beispielsweise können Sie das erste Rechnungsdatum auf 40 % ändern. Einen Monat später fügen Sie ein zweites Rechnungsdatum hinzu. Der Standardwert beträgt 60 %. Sie ändern den Wert auf 30 %. Zwei Monate später fügen Sie ein drittes Datum für 30 % hinzu. 5. Ein Job-Lauf wird jede Nacht automatisch ausgeführt. Dabei werden drei Tage vor dem Rechnungsdatum Rechnungsanforderungen des Typs Eingeplante Rechnungsanforderung angelegt. Wenn der Job keine geplanten Rechnungsanforderungen anlegen kann (z.b. eine inkonsistente Kundenauftragsanforderung), werden im Work Center Kundenrechnungen in der Work-Center-Sicht Protokolle der Rechnungsterminplanbearbeitung ein Verarbeitungsprotokoll- und Anwendungsprotokolleintrag angelegt. Hier können Sie das Problem analysieren. Häufig ist das Problem auf eine inkonsistente Kundenauftragsrechnungsanforderung zurückzuführen. Der Grund dafür, warum eine Kundenauftragsrechnungsanforderung inkonsistent ist, ist in der Sicht Rechnungsanforderungen des Work Centers Kundenrechnungen zu finden. Wählen Sie die inkonsistente Kundenrechnungen aus, und wählen Sie Prüfen. 6. Am Tag des Rechnungsdatums verarbeitet ein Rechnungslauf die Rechnungen auf Grundlage der Rechnungsanforderungen. Der Status des Datums des Rechnungsterminplans wird auf Abgerechnet gesetzt. Das System gibt einen Fehler aus, wenn die Summe der Rechnungsdaten 100 % des Nettowerts der Position(en) übersteigt. Das System gibt auch eine Warnung aus, wenn 100 % nicht erreicht werden. Die Projektrechnungsanforderung, die Rechnungsanforderung, die Rechnung und das Druckformular der Rechnung zeigen immer die gesamte Menge zusammen mit dem Prozentsatz an. Der Nettowert entspricht jedoch bereits dem Teilbetrag. Im Work Center Anwendungs- und Benutzerverwaltung unter Formularvorlagenverwaltung für Kundenrechnung kann das Druckformular so geändert werden, dass die Teilmenge (angepasste Menge) angezeigt wird. Rechnungsdaten mit Terminplanart "Teilfestpreis" für projektbasierte Services anlegen Voraussetzung: Der Kundenauftrag ist einem Projekt zugeordnet. 1. Legen Sie eine Auftragsposition für einen Service an (Positionstyp Service Festpreis (Projekt)), z.b. eine Softwareimplementierung. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 37

38 3. Wählen Sie Position hinzufügen, und wählen Sie anschließend die Position, deren Rechnungsdaten Sie bearbeiten möchten. 4. Wählen Sie Datum hinzufügen, und bearbeiten Sie das Rechnungsdatum mit dem Betrag oder Prozentsatz. Sie können auch einen Meilenstein aus dem verwendeten Projekt auswählen. Dann ist das Rechnungsdatum das Datum des Meilensteins (Frühester Termin der Terminübersicht). In diesem Fall wird mit dem Abschluss des Meilensteins das Anlegen der Projektrechnungsanforderung ausgelöst. Sie können beispielsweise ein erstes Rechnungsdatum über 50 % für das Abschlussdatum des Meilensteins Blueprint, ein zweites Rechnungsdatum ein halbes Jahr später über 25 % und nach weiteren drei Monaten ein drittes Rechnungsdatum über 25 % eingeben. 5. Ein Job-Lauf wird jede Nacht automatisch ausgeführt. Dabei werden Projektrechnungsanforderungen automatisch drei Tage vor dem Rechnungsdatum angelegt. Wenn ein Meilenstein einem Rechnungsdatum zugeordnet wurde, legt der Job nach Abschluss des Meilensteins eine Projektrechnungsanforderung an. Das Rechnungsdatum erhält den Status Projektrechnung angefordert. Wenn Sie nicht auf den nächsten Job-Lauf warten möchten, können Sie den Job für das Anlegen der Projektrechnungsanforderungen wie folgt auch manuell auslösen: Work Center Kundenrechnungen > unter Projektabrechnung die Sicht Kundenaufträge: Wählen Sie den Kundenauftrag aus, und wählen Sie anschließend im Kontextmenü Projektrechnungsanforderung aus Terminplan anlegen. Work Center Projektmanagement > Sicht Projekte: Wählen Sie das Projekt aus, und wählen Sie anschließend im Kontextmenü Projektrechnungsanforderung aus Terminplan anlegen. 6. Für jede Projektrechnungsanforderung wird eine Business-Aufgabe für die Sicht Aufgaben im Work Center Kundenrechnungen angelegt. Manchmal kann das System keine Projektrechnungsanforderungen anlegen (z.b. weil eine andere offene Projektrechnungsanforderung vorhanden ist). In einem solchen Fall legt das System in der Sicht Aufgaben im Work Center Kundenrechnungen den Eintrag "Aufgabe fehlerhaft" an. Der Grund dafür ist im Anwendungsprotokoll nachzulesen und muss behoben werden. 7. Projektrechnungsanforderungen müssen manuell überprüft und freigegeben werden. Sie können die Projektrechnungsanforderung automatisch freigeben, wenn Sie unter Allgemein im Bereich Projektabrechnung im Kundenauftrag das Kennzeichen Automatische Freigabe setzen. 8. Wenn die Projektrechnungsanforderung freigegeben wird, legt das System eine Rechnungsanforderung des Typs Projektrechnungsanforderung an. 9. Am Tag des Rechnungsdatums verarbeitet ein Rechnungslauf die Rechnungen auf Grundlage der Rechnungsanforderungen. Der Status des Datums des Rechnungsterminplans wird auf Abgerechnet gesetzt SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

39 Der Status der Daten des Rechnungsterminplans im Kundenauftrag wird bei Freigabe der Rechnung auf Abgerechnet gesetzt. Sie können die Daten im Rechnungsterminplan jederzeit ändern, bevor der Status auf Abgerechnet gesetzt wird. Bei Änderung des Datums oder Prozentsatzes/Betrags im Rechnungsterminplan: Eine vorhandene Projektrechnungsanforderung mit dem Status In Vorbereitung wird gelöscht. Im darauffolgenden nächtlichen Job-Lauf wird eine aktualisierte Projektrechnungsanforderung angelegt. Eine vorhandene Projektrechnungsanforderung mit dem Status Freigegeben wird storniert. Im darauffolgenden nächtlichen Job-Lauf wird eine aktualisierte Projektrechnungsanforderung angelegt. Alle offenen Geschäftsaufgaben für diesen Rechnungsterminplan werden gelöscht. Rechnungsdaten mit Terminplanart "Periodischer Festpreis" anlegen Der Plantyp "Periodischer Festpreis" ist nur in Verträgen verfügbar. 1. Legen Sie eine Vertragsposition mit einem Anspruch an (Positionstyp Anspruch Festpreis), z.b. Mietsoftware. Vergewissern Sie sich, dass die Position mit dem Kennzeichen Preis pro Zeitraum versehen ist. Die Terminplanart lautet daher Periodischer Festpreis. Das Kennzeichen Preis pro Zeitraum bedeutet, dass sich der Preis auf eine Menge einer Zeiteinheit bezieht. Wenn ein Abrechnungszeitrahmen verwendet wird, wird der Betrag aus dem Abrechnungszeitraum (Differenz zwischen zwei Rechnungsdaten) multipliziert mit dem Preis vorgeschlagen. Der Betrag kann manuell überschrieben werden, besonders für die ersten und/oder letzten Rechnungsdaten. Beispiel: Der Preis für eine Mietsoftware beträgt 100 $ pro Monat. Das Kennzeichen Preis pro Zeitraum wird in der Position gesetzt. Für vierteljährliche Rechnungsdaten berechnet das System einen Betrag von 300 $ für jedes Rechnungsdatum. Für jährliche Rechnungsdaten berechnet das System 1200 $ für jedes Rechnungsdatum. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. 3. Wählen Sie beispielsweise Abrechnungszeitraum bearbeiten, und wählen Sie einen Zeitraum mit monatlichem Wiederholungsmuster für das aktuelle Jahr. Setzen Sie das Kennzeichen Angewendet, um der Position den ausgewählten Abrechnungszeitraum zuzuordnen. 4. Wählen Sie OK. Das System legt monatliche Rechungsdaten für die Mietsoftware mit einem Preis pro Monat an. Wenn Sie den Abrechnungszeitraum ändern möchten, müssen Sie zunächst die Option Anwenden für die entsprechenden Positionen zurücksetzen. 5. Ein Job-Lauf wird jede Nacht automatisch ausgeführt. Dabei werden drei Tage vor dem Rechnungsdatum automatisch Rechnungsanforderungen des Typs Eingeplante Rechnungsanforderung angelegt. 6. Am Tag des Rechnungsdatums verarbeitet ein Rechnungslauf die Rechnungen auf Grundlage der Rechnungsanforderungen. Der Status des Datums des Rechnungsterminplans wird auf Abgerechnet gesetzt. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 39

40 Rechnungsdaten mit Terminplanart "Aufwand" anlegen 1. Legen Sie einen Vertrag oder eine Kundenauftragsposition für einen Service mit Positionstyp Service nach Aufwand an, z.b. eine kundenspezifische Softwareerweiterung. Der Plantyp lautet daher Aufwand. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. 3. Wählen Sie beispielsweise Abrechnungszeitraum bearbeiten, und wählen Sie einen Zeitraum mit vierteljährlichem Wiederholungsmuster für das aktuelle Jahr. Setzen Sie das Kennzeichen Angewendet, um der Position den ausgewählten Abrechnungszeitraum zuzuordnen. 4. Wählen Sie OK. Das System legt automatisch vierteljährliche Rechnungsdaten an. Für die Planart Aufwand im Kundenauftrag oder Vertrag bearbeiten Sie nur die Rechnungsdaten. Am Rechnungsdatum werden die Istwerte der Servicerückmeldungen abgerechnet. 5. Wenn Servicerückmeldungen freigegeben werden, legt das System Rechnungsanforderungen dafür mit dem Status Ausstehend an. 6. Ein Job-Lauf wird jede Nacht automatisch ausgeführt. Dabei wird der Status Ausstehend der Rechnungsanforderungen der Servicerückmeldung drei Tage vor dem Rechnungsdatum auf Abzurechnen zurückgesetzt. Wenn eine Rechnungsanforderung der Servicerückmeldung über ein Rechnungsdatum verfügt, das innerhalb der nächsten drei Tage liegt, erhält diese umgehend den Status Abzurechnen. 7. Am Tag des Rechnungsdatums verarbeitet ein Rechnungslauf die Rechnungen aus den Rechnungsanforderungen der Servicerückmeldung. Der Status des Rechnungsterminplandatums des Vertrags wird auf Abgerechnet gesetzt. Rechnungsdaten mit Terminplanart "Aufwand" für projektbasierte Services anlegen Voraussetzung: Der Kundenauftrag ist einem Projekt zugeordnet. 1. Legen Sie eine Auftragsposition für einen Service an (Positionstyp Service nach Aufwand (Projekt)), z.b. eine kundenspezifische Softwareintegration. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. 3. Wählen Sie Position hinzufügen, und wählen Sie anschließend die Position, deren Rechnungsdaten Sie bearbeiten möchten. 4. Wählen Sie Datum hinzufügen, um die Rechnungsdaten zu bearbeiten. Sie können auch einen Meilenstein aus dem verwendeten Projekt auswählen. Dann ist das Rechnungsdatum das Datum des Meilensteins (Frühester Termin der Terminübersicht). In diesem Fall wird mit dem Abschluss des Meilensteins das Anlegen der Projektrechnungsanforderung ausgelöst. Sie können beispielsweise ein erstes Rechnungsdatum für den Abschluss des Meilensteins Blueprint, ein zweites Rechnungsdatum ein halbes Jahr später und nach weiteren drei Monaten ein drittes Rechnungsdatum eingeben. 5. Ein Job-Lauf wird jede Nacht automatisch ausgeführt. Der Job legt am nächsten Tag automatisch Projektrechnungsanforderungen an. Wenn ein Meilenstein einem Rechnungsdatum zugeordnet wurde, legt der Job nach Abschluss des Meilensteins eine Projektrechnungsanforderung an. Das Rechnungsdatum erhält den Status Projektrechnung angefordert SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Betriebswirtschaftlicher Hintergrund

41 6. Für jede Projektrechnungsanforderung wird eine Business-Aufgabe für die Sicht Aufgaben im Work Center Kundenrechnungen angelegt. Manchmal kann das System keine Projektrechnungsanforderungen anlegen (z.b. weil eine andere offene Projektrechnungsanforderung vorhanden ist). In einem solchen Fall legt das System in der Sicht Aufgaben im Work Center Kundenrechnungen den Eintrag "Aufgabe fehlerhaft" an. Der Grund dafür ist im Anwendungsprotokoll nachzulesen und muss behoben werden. 7. Projektrechnungsanforderungen müssen manuell überprüft und freigegeben werden. Sie können die Projektrechnungsanforderung automatisch freigeben, wenn Sie unter Allgemein im Bereich Projektabrechnung im Kundenauftrag das Kennzeichen Automatische Freigabe setzen. 8. Wenn die Projektrechnungsanforderung freigegeben wird, legt das System eine Rechnungsanforderung des Typs Projektrechnungsanforderung an. 9. Am Tag des Rechnungsdatums verarbeitet ein Rechnungslauf die Rechnungen auf Grundlage der Rechnungsanforderungen. Der Status des Datums des Rechnungsterminplans wird auf Abgerechnet gesetzt. Der Status der Daten des Rechnungsterminplans im Kundenauftrag wird bei Freigabe der Rechnung auf Abgerechnet gesetzt. Sie können die Daten im Rechnungsterminplan jederzeit ändern, bevor der Status auf Abgerechnet gesetzt wird. Weitere Informationen Meilensteinabrechnung für Kundenprojekte [Seite 23] Meilensteinabrechnung für ein Projekt für mehrere Kunden [Seite 25] Betriebswirtschaftlicher Hintergrund P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 41

42 3 Projektmanagement 3.1 Sicht Projekte Projekte Quick Guide In der Sicht Projekte im Work Center Projektmanagement können Sie Projekte anlegen und verwalten, und Sie können eine Übersicht über die für Ihre Projekte erfasste Zeit und über die erfassten Aufwände erhalten. In der Untersicht Projekte werden allgemeine Informationen zu Ihren Projekten angezeigt, z.b. der aktuelle Status, der zuständige Mitarbeiter und die Risiken. Sie können diese Informationen im Arbeitsvorrat mithilfe der Einträge im Feld Anzeigen präzisieren, indem Sie beispielsweise alle aktiven Projekte anzeigen, auf die Sie Zugriff haben. Aus dieser Untersicht können Sie direkt in die Detailerfassung Projekt bearbeiten wechseln, in der Sie neue Projekte anlegen und vorhandene Projekte bearbeiten können. Dazu stehen Ihnen in der Detailerfassung folgende Registerkarten zur Verfügung: Projektplan, Team und Besetzung, Produkte und Einkauf, Verkaufsbelege und Projektübersicht. Die Registerkarte Verkaufsbelege ist nur für abrechenbare Projekte sichtbar. Weitere Informationen zum Bearbeiten von Projekten finden Sie unter Projekt bearbeiten Quick Guide [Seite 47]. In der Untersicht Zeit- und Aufwandspositionen wird eine Übersicht über alle Zeiterfassungen und projektbezogenen Aufwände angezeigt, die für Ihre Projekte erfasst wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Projektrechnungsanforderungen Quick Guide [Seite 132]. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Arbeitsvorrat "Projekte" Die Untersicht Projekte ist der Hauptzugangspunkt zum Verwalten von Projekten im Work Center Projektmanagement. In dieser Untersicht erhalten Sie über den Arbeitsvorrat Projekte allgemeine Informationen zu Ihren Projekten, zum Beispiel den aktuellen Status, den Verantwortlichen und das Risiko. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsvorrat "Projekte" [Seite 68]. Anlegen von Projekten In der Sicht Projekte im Work Center Projektmanagement sowie im Work Center Kosten und Erlöse können Sie über das Bild Neues Projekt neue Projekte in Ihrer Rolle als Projekmanager oder Finanzanalyst anlegen. Sie können neue Projekte mit oder ohne eine Quelle anlegen. Quellen können beispielsweise in der Lösung vorhandene Projekte, Microsoft Project oder Vorlagen sein. Wenn Sie neue Projekte aus vorhandenen Projekten oder Vorlagen erstellen, können Sie die Struktur und zusätzliche Informationen für Ihr Projekt kopieren und so Zeit und Aufwand einsparen. Weitere Informationen finden Sie unter Anlegen von Projekten [Seite 69]. Projektnummern und -nummerierung Jedes Projekt sowie die zugehörigen Projektaufgaben haben eine eindeutige Nummer. Diese eindeutige Nummer ist erforderlich, da das Projektmanagement in anderen Fachbereichen, z. B. im Finanzwesen, integriert ist. Eine Rechnung kann z. B. auf ein Projekt oder eine Projektaufgabe gebucht werden. Deshalb muss die Nummer eindeutig SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

43 sein. Sie können das Muster für die Zuordnung dieser Nummern in der betriebswirtschaftlichen Konfiguration für die Projektart beeinflussen. Weitere Informationen finden Sie unter Projektnummern und Nummerierung [Seite 8]. Projektstatus und Integration Das Projektmanagement ist durchgehend in anderen Fachbereichen integriert, so z. B. im Finanzwesen beim Kostenund Erlösmanagement, im Personalwesen für Ressourcenmanagement und Zeitwirtschaft, im Customer Relationship Management bei der Projektabrechnung und im Lieferantenbeziehungsmanagement bei der geplanten Beschaffung für Projekte. Durch die Integration des Projektmanagements mit anderen Fachbereichen haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Projekte und mehr Transparenz. Weitere Informationen finden Sie unter Projektstatus und Integration [Seite 8]. Planung von Projektkosten und -erlösen Mithilfe der Planung der Projektkosten und -erlöse können Sie Ihre Projektkosten besser kalkulieren und steuern. Ihnen stehen erweiterte Berichtsfunktionen für mehr Kostentransparenz zur Verfügung, mit denen Sie eine Überschreitung der Kosten schnell erkennen und detaillierte Aufrisse der Projektausgaben anzeigen können. Weitere Informationen finden Sie unter Planung von Projektkosten und -erlösen [Seite 11]. Verwaltung von Projektkosten und -erlösen Verwaltung Projektkosten und -erlöse stellt die Finanzsicht des Projektmanagements dar. Hiermit werden Einzelkosten sowie Erlöse für Projekte verwaltet und verrechnet. Zudem können Sie detaillierte Informationen zur Kosten- und Erlösstruktur Ihrer Projekte verfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung von Projektkosten und -erlösen [Seite 13]. Projektterminierung Die Projektterminierung ist ein systemgesteuerter Prozess, mit dem Sie den Zeitrahmen Ihres Projekts überwachen können, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden. Als Projektmanager definieren Sie den Projektrahmen, indem Sie Aufgaben, Phasen und Meilensteine planen und dann die Dauer der einzelnen Projektaufgaben planen. Sie können für Projektaufgaben auch Zeitbindungen definieren und mithilfe von Anordnungsbeziehungen festlegen, in welcher Reihenfolge die Projektaufgaben abgeschlossen werden müssen. Auf der Basis dieser Informationen berechnet das System den frühesten Starttermin und den spätesten Endtermin aller Projektaufgaben. Sie können diese Termine zur Ermittlung des Zeitfensters verwenden, in dem jede Projektaufgabe abgeschlossen werden muss, damit es nicht zu Verzögerungen im Projektzeitplan kommt. Während der Projektausführung können Sie eine Neuberechnung der Projektterminierung durch das System auslösen, die auf der tatsächlichen Zeit, die zum Abschließen von Projektaufgaben benötigt wird, oder auf anderen Änderungen am Projektplan basiert. Weitere Informationen finden Sie unter Projektterminierung [Seite 16]. Integration mit Microsoft Project Im Rahmen des Projektmanagements können Sie Microsoft Project mit SAP Business ByDesign integrieren. Eine Integration wird empfohlen, wenn Sie über Projekte verfügen (entweder abgeschlossen oder laufend), die ihren Ursprung in Microsoft Project haben und auf die jetzt über Ihre SAP-Business-ByDesign-Lösung zugegriffen werden soll. Die schrittweise Erfassung Neues Projekt ermöglicht Ihnen das Anlegen eines neuen Projekts in SAP Business ByDesign auf Grundlage eines vorhandenen Microsoft-Projekts, das lokal als XML-Datei gesichert wurde. Die Integration ist außerdem relevant, wenn Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt Projekte aus der Lösung in Microsoft Project herunterladen möchten, z. B. dann, wenn Sie eine lokale Version des Projekts für Stakeholder oder Kunden freigeben möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Integration mit Microsoft Project [Seite 26]. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 43

44 Änderungsmanagement mit Basisplänen Das Änderungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Dabei wird der ursprüngliche Projektplan in Form des Basisplans verwendet, um die Projektausführung abzuschätzen und zu bewerten. Es werden insbesondere Abweichungen vom ursprünglichen Plan im Hinblick auf die Arbeitsplanung und -terminierung vom Projektmanager und von Projektstakeholdern mithilfe von Basisplänen verfolgt und überwacht. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungsmanagement mit Basisplänen [Seite 29]. Projektmanagement Mit dem Geschäftsszenario Projektmanagement können Sie den gesamten Lebenszyklus von Projekten planen und ausführen. Die Projekte können einen beliebigen Umfang haben. Dieses Geschäftsszenario beinhaltet die Kernprozesse, die für das Verwalten von Projekten erforderlich sind, einschließlich Terminplanung, Ressourcenbesetzung sowie Projektkalkulation und -verwaltung. Wenn das Projekt freigegeben wird, werden integrierte Prozesse wie Einkauf sowie Zeit- und Aufwandsrückmeldungen aktiviert, was dazu führt, dass für das Projekt Kosten gebucht werden. Anhand spezieller Berichte kann der Projektmanager den Status der Projekte sowie die während der Projekte angefallenen Kosten überwachen. Weitere Informationen finden Sie unter Projektmanagement. Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services) Das Geschäftsszenario "Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services)" dient der durchgängigen Verwaltung des gesamten Prozesses zum Verkauf projektbasierter Produkte und Services an Kunden. Das Szenario integriert Angebote und Kundenaufträge mit Projektmanagement-Aufgaben. Dadurch können Kundenrechnungen mit einer projektspezifischen Erfassung von Zeit und Aufwänden angelegt werden. Rechnungen können nach Zeitoder Materialaufwand angelegt werden, auf Festpreisgrundlage oder als Kombination beider Varianten. Nach Ausstellung der Kundenrechnung können die Kundenzahlungen überwacht werden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Analyse von Projektergebnissen nach Projektkosten und -erlösen. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services). Aufgaben Neues Projekt anlegen 1. Wählen Sie Neu und dann Projekt, um das Bild Neues Projekt zu öffnen. Sie können ein neues Projekt auch mit der Aufgabe Neues Projekt im Work Center Projektmanagement anlegen. 2. Wählen Sie im Schritt Ausgangsdaten eingeben die Projektart, Referenz und Projektsprache aus. Als Referenz für das neue Projekt können Sie eine Vorlage, ein Vorhandenes Projekt oder eine Microsoft-Project-Datei verwenden. Wenn Sie ein komplett neues Projekt anlegen möchten, wählen Sie Keine. Wenn Sie ein Gemeinkostenprojekt anlegen möchten, wählen Sie als Projektart Kostensammlerprojekt. Wenn Sie ein Einzelkostenprojekt anlegen möchten, wählen Sie z.b. Marketingprojekt oder Strategisches Beschaffungsprojekt aus. Weitere Informationen zu Projektarten und Prozessvariantenarten, die Sie verwenden können, finden Sie unter Konfiguration: Projektarten [Seite 83]. Wählen Sie nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder Weiter SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

45 3. Suchen Sie im Schritt Referenz kopieren eine Vorlage, wählen Sie ein vorhandenes Projekt aus, oder laden Sie eine Microsoft-Project-Datei hoch. Der Schritt Referenz kopieren wird nur angezeigt, wenn Sie wenn Sie als Referenz im vorangegangen Schritt Vorlage, Vorhandenes Projekt oder Microsoft-Project-Datei gewählt haben. Wenn Sie Keine wählen, wird dieser Schritt übersprungen. Geben Sie an, welche Projektdetails Sie aus der Vorlage oder dem vorhandenen Projekt kopieren möchten. Sie können die Details eines ausgewählten Projekts anzeigen, indem Sie Details anzeigen wählen. Wählen Sie Weiter. 4. Ändern Sie im Schritt Projekt definieren bei Bedarf die kopierten Daten, oder geben Sie neue Daten ein. Aktualisieren Sie bei Bedarf Projektname, Projektnummer, Projektart, Verantwortlicher und Projektsprache, und (je nach Projektart) andere Daten wie Start-/Endtermin. Setzen Sie das Kennzeichen -Benachrichtigung, damit bei der Zuordnung eines Arbeitspakets durch einen Mitarbeiter eine an den Verantwortlichen für die Aufgabe und an den Projektmanager geschickt wird. Weitere Informationen zum Bearbeiten von -Adressen im System finden Sie im Mitarbeiterverzeichnis Quick Guide im Abschnitt "Aufgaben" unter Meine geschäftlichen Kontaktdaten bearbeiten. Geben Sie gegebenenfalls weitere Informationen ein, und wählen Sie Weiter. Welche Felder Sie aktualisieren können, hängt von der ausgewählten Projektart ab. 5. Im Schritt Team definieren fügen Sie dem Projekt Mitarbeiter und Organisationseinheiten hinzu. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, und wählen Sie anschließend Ersetzen, wenn der Mitarbeiter als Stellvertreter des Projektverantwortlichen im neuen Projekt fungieren soll. Wählen Sie Weiter. 6. Prüfen Sie im Schritt Überprüfung die Daten, und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Wählen Sie anschließend Fertigstellen, um das Projekt zu sichern. 7. Wählen Sie Schließen, um zur Sicht Projekte zurückzukehren. Projekt aus einem Kundenauftrag anlegen Weitere Informationen zum Anlegen eines Projekts aus einem Kundenauftrag finden Sie hier [Seite 88]. Dienstleister anlegen und bearbeiten 1. Starten Sie die allgemeine Aufgabe Neuer Dienstleister des Work Centers Projektmanagement. Sie können auch einen neuen Dienstleister aus Projektmanagement Ressourcen Dienstleister heraus anlegen, indem Sie Neu und dann Neuer Dienstleister wählen. 2. Geben Sie den Namen, die Adresse und die Kommunikationsdetails des Dienstleisters sowie andere dienstleisterspezifische Daten ein, beispielsweise den Lieferanten, für den er arbeitet, und die Organisationszuordnung. Fügen Sie, falls erforderlich, eine Notiz hinzu. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 45

46 Sie können prüfen, ob ein Dienstleister bereits im System vorhanden ist, wenn Sie diese Option bei der Festlegung des Lösungsumfangs während der betriebswirtschaftlichen Konfiguration ausgewählt haben. Wenn Sie die Details eines Dienstleisters eingegeben haben, wählen Sie Dublettenprüfung. Das System benachrichtigt Sie auch beim Speichern der Details eines neuen Dienstleisters über potenzielle Dubletten. Sie können die aufgeführten potenziellen Dubletten anzeigen. 3. Geben Sie Geschäftsinformationen zu dem neuen Dienstleister ein. 1. Geben Sie ggf. im Bereich Geschäftsdetails Informationen über den Dienstleister ein, der intern für Ihr Unternehmen arbeitet, beispielsweise Funktion und Abteilung. Dies kann hilfreich sein, wenn der Dienstleister vor Ort für Sie arbeitet. Wenn der Dienstleister vor Ort arbeitet, geben Sie die Informationen für Hausinterne Adresse und Hausinterne Kommunikation ein. 2. Geben Sie in den Bereichen Geschäftsadresse und Geschäftliche Kommunikation Informationen zu dem Dienstleister ein, der extern für Ihr Unternehmen arbeitet, beispielsweise Telefon- und Faxnummer sowie - Adresse beim Lieferanten oder Funktion und Abteilung im Unternehmen des Lieferanten. 4. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu dem Dienstleister eingeben möchten, wählen Sie Alles anzeigen, um die Detailerfassung zu öffnen. Sie können einem bestimmten Dienstleister auch weitere Informationen hinzufügen, indem Sie den Dienstleister im Arbeitsvorrat markieren, auf Bearbeiten klicken und dann Allgemein wählen. Wenn Sie den Status des Dienstleisters auf "Gesperrt" setzen, zeigt das System für das gesamte Dienstleisterkonto eine Warnmeldung an. Dies kann den Einkauf, den Verkauf und zugehörige Geschäftspartner betreffen, Sie können den Dienstleister jedoch weiterhin in Ihren Geschäftsprozessen verwenden. Durch diesen Status wird jedoch automatisch der Benutzer für diesen Dienstleister gesperrt (sofern ein Dienstleister zugeordnet wurde), und der Dienstleister kann erst dann wieder auf Ihr System zugreifen, nachdem Sie den Status geändert haben. 5. Wählen Sie Sichern und schließen, um den neuen Dienstleister zu sichern und das Bild zu schließen. Einkaufswagen anlegen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 85]. Status eines Einkaufswagens verfolgen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 87]. Tätigkeiten erfassen 1. Starten Sie die allgemeine Aufgabe Tätigkeiten erfassen des Work Centers Projektmanagement. 2. Wählen Sie die Woche, für die Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen möchten. 3. Geben Sie die Projektaufgabe ein SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

47 4. Geben Sie die Art der Tätigkeit ein. 5. Geben Sie ein, wie lange Sie in dieser Woche an dieser Projektaufgabe gearbeitet haben. 6. Geben Sie die von Ihnen erfassten Zeiten frei. Zeiterfassung genehmigen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 90]. Neue Spesenabrechnung Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier [Seite 91] Projekt bearbeiten Quick Guide Sie können die Detailerfassung Projekt bearbeiten im Work Center Projektmanagement in der Sicht Projekte aufrufen. Dort haben Sie die Möglichkeit, neue Projekte anzulegen und vorhandene Projekte zu bearbeiten. Hierzu verwenden Sie die folgenden Registerkarten: Projektplan, Team und Besetzung, Produkte und Einkauf, Verkaufsbelege und Projektübersicht. Sie können ein Projekt öffnen und bearbeiten, indem Sie in der Sicht Projekte die Projektnummer markieren und Alles anzeigen wählen. Öffnen und Bearbeiten können Sie ein Projekt auch, indem Sie es im Arbeitsvorrat markieren, dann Bearbeiten und anschließend eine Option aus der Auswahlliste auswählen. Wenn Sie beispielsweise Projektplan wählen, wird das Projekt automatisch in der Sicht Projektplan innerhalb einer Detailerfassung geöffnet. Dort können Sie den Projektplan ändern. Weitere Informationen über die Sicht Projekte finden Sie unter Projekte Quick Guide [Seite 42]. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Bearbeiten von Projekten Projektplan In der Detailerfassung Projekt bearbeiten können Sie die Registerkarte Projektplan verwenden, um Ihre Projekte mithilfe von interaktiven grafischen Unterregisterkarten zu bearbeiten. Diese grafischen Unterregisterkarten sind: Balkendiagramm, Projektstrukturplan und Netzplandiagramm. Abhängig von Ihren persönlichen Präferenzen und den auszuführenden Aktivitäten können Sie zwischen den interaktiven grafischen Unterregisterkarten wählen, um die unterschiedlichen Vorzüge zu nutzen. Sie können alle Projektdetails aufrufen, indem Sie die verschiedenen Registerkarten im Bereich Details verwenden, z.b. Grunddaten, Arbeit oder Termine. Auf der Registerkarte Projektplan können Sie den Zeitplan und die Struktur eines Projekts in visueller Weise ändern und die Projektdaten einfach und schnell bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von Projekten Projektplan [Seite 71]. Bearbeiten von Projekten Balkendiagramm In der Detailerfassung Projekt bearbeiten können Sie das Balkendiagramm verwenden, um Ihre Projekte zu bearbeiten. Wenn Sie die Detailerfassung Projekt bearbeiten und die Sicht Projektplan öffnen, wird standardmäßig das Balkendiagramm angezeigt. Mit dem Balkendiagramm können Sie den Projektzeitplan und die Projektstruktur mit Schwerpunkt auf den Zeiträumen und dem Fortschritt des Projekts anzeigen und bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von Projekten Balkendiagramm [Seite 75]. Bearbeiten von Projekten Team und Besetzung In der Detailerfassung Projekt bearbeiten können Sie über die Sicht Team und Besetzung Ihr Projektteam zusammenstellen und die Mitarbeiter Arbeitspaketen zuordnen, die jeweils zu einer bestimmten Phase oder Aufgabe Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 47

48 gehören. In der Sicht Team und Besetzung sind drei Untersichten verfügbar: Team, Besetzung nach Struktur und Besetzung nach Mitarbeiter. In der Untersicht Team können Sie die Mitarbeiter zuordnen, die an Ihrem Projekt arbeiten sollen. Diese Mitarbeiter sind in den Untersichten Besetzung nach Struktur und Besetzung nach Mitarbeiter verfügbar. Dort können Sie Ihr Projekt auf detaillierter Ebene planen. In den einzelnen Untersichten werden Ihnen wichtige Informationen für die einzelnen Mitarbeiter angezeigt, z. B. die Planarbeit, die Istarbeit und die Restarbeit. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von Projekten Team und Besetzung [Seite 77]. Bearbeiten von Projekten Produktbeschaffung In Bild Projekt bearbeiten können Sie das gesamte Projekt nach Produkten sortiert auf der Registerkarte Produkte und Einkauf anzeigen. Möglicherweise haben Sie Services für das Projekt geplant, die abgeschlossen werden müssen, aufgrund fehlenden Personals im Projektteam bzw. im Unternehmen jedoch nicht durchgeführt werden können. Sie können in dieser Sicht einen Service auswählen und eine Bestellanforderung für einen Dienstleister anlegen, damit dieser die Arbeit abschließt. Auf die gleiche Weise können Sie erforderliche Materialien für das Projekt planen und anfordern. Sie können einen bevorzugten Lieferanten wählen und zusätzlich Notizen machen oder der Bestellanforderung Anlagen hinzufügen. Auf der Unterregisterkarte Bestellanforderungen der Registerkarte Produkte und Einkauf können Sie im Anschluss den Status Ihrer Bestellanforderung anzeigen. Außerdem können Sie alle anderen vorhandenen Bestellanforderungen und Bestellungen für das Projekt anzeigen, inklusive der Details und des Belegflusses. Der Belegfluss zeigt den vollständigen Einkaufsvorgang an, inklusive Bestellanforderungen, Bestellungen, Bestätigungen von Wareneingang und Serviceerbringung und Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten von Projekten Produktbeschaffung [Seite 79]. Bearbeiten von Projekten Verfolgung von Verkäufen In der Detailerfassung für Projekte kann der Projektmanager auf den vollständigen Belegfluss für abrechenbare Projekte zugreifen, einschließlich aller Vorgänger- und Nachfolgerbelege. Zudem ist der Zugriff auf die entsprechenden Arbeitszeitblätter und Erfassungsbelege möglich, und in der erweiterten Sicht werden die Zahlungsinformationen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Kundenauftragsbearbeitung. Aufgaben Projekt bearbeiten und einplanen 1. Markieren Sie im Arbeitsvorrat Projekte das zu bearbeitende Projekt, und wählen Sie Bearbeiten. Wählen Sie anschließend in der Auswahlliste den Eintrag Projektplan, um die Detailerfassung Projekt bearbeiten aufzurufen. 2. Wählen Sie Aufklappen, um in der Untersicht Balkendiagramm der Sicht Projektplan die gesamte Projektstruktur anzuzeigen. Sie können eine Projektaufgabe hinzufügen, indem Sie den Namen, die Dauer und den Verantwortlichen direkt in den Tabellenbereich des Diagramms eingeben. Wenn Sie einen Verantwortlichen eingeben, verarbeitet das System automatisch die Daten. Wenn Sie einen Projektaufgabennamen und eine Projektaufgabendauer ohne Angabe des Verantwortlichen eingeben, drücken Sie Enter, damit das System die Daten verarbeitet. 3. Im Diagrammbereich können Sie eine Projektaufgabe nach rechts oder links ziehen, um Start- und Endedatum zu ändern. Sie können auch die Aufgabenleiste verlängern, um die Dauer der Projektaufgabe zu erhöhen. Wählen Sie Sichern und anschließend Schließen, um die Änderungen zu sichern und zur Untersicht Projekte zurückzukehren SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

49 Arbeitspaket zu Aufgabe hinzufügen 1. Markieren Sie im Arbeitsvorrat Projekte das relevante Projekt, und wählen Sie Bearbeiten und dann Projektplan, um die Detailerfassung Projekt bearbeiten aufzurufen. 2. Wählen Sie Aufklappen, um im Balkendiagramm die vollständige Projektstruktur anzuzeigen, und wählen Sie in der Projektstruktur die relevante Aufgabe aus. 3. Wählen Sie die Registerkarte Arbeit, und wählen Sie dann Zeile hinzufügen, um ein Arbeitspaket hinzuzufügen. 4. Geben Sie in den bereitgestellten Feldern Details wie den Service und den Umfang der geplanten Arbeit ein. Sie können den Mitarbeiter eingeben, der die Arbeit ausführt. Diese Eingabe ist jedoch auch noch später möglich. 5. Wählen Sie Sichern und Schließen, um zum Arbeitsvorrat in der Sicht Projekte zurückzukehren. Das Arbeitspaket wird der Aufgabe zugeordnet, und die Details werden im System gesichert. Wenn Sie auf diese Details zugreifen möchten, wählen Sie das relevante Projekt im Arbeitsvorrat der Sicht Projekte aus, und wählen Sie Bearbeiten. Wählen Sie dann Projektplan. Mitarbeiter einem Arbeitspaket zuordnen 1. Markieren Sie im Arbeitsvorrat Projekte das relevante Projekt, und wählen Sie Bearbeiten. Wählen Sie dann Team und Besetzung, um die Detailerfassung zum Bearbeiten von Projekten zu öffnen. 2. Wählen Sie die Untersicht Team, wählen Sie Zeile hinzufügen, und geben Sie den Namen des Teammitglieds ein, das Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Sie können die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters anzeigen und überwachen, indem Sie Verfügbarkeit anzeigen wählen. In der Untersicht Ressourcensuche der Sicht Ressourcen können Sie eine auf Qualifikationen und Verfügbarkeit basierende Mitarbeitersuche ausführen und Mitarbeiter direkt Ihrem Projekt zuordnen. 3. Wählen Sie die Untersicht Besetzung nach Struktur, und wählen Sie Aufklappen, um die vollständige Projektstruktur einschließlich besetzter und nicht zugeordneter Arbeitspakete anzuzeigen. 4. Wählen Sie die relevante Aufgabe, und wählen Sie Ihr Teammitglied aus der Auswahlliste im Feld Mitarbeiter zuordnen aus. Daraufhin wird der Aufgabe, die mit dem ausgewählten Teammitglied besetzt wurde, ein neues Arbeitspaket hinzugefügt. 5. Wählen Sie einen Service für die Aufgabe aus, und geben Sie für das Arbeitspaket den geschätzten Umfang der geplanten Arbeit ein. 6. Wählen Sie Sichern und Schließen, um zur Sicht Projekte zurückzukehren. Das Teammitglied wird dem Arbeitspaket für die Aufgabe zugeordnet, und die Details werden im System gesichert. Wenn Sie auf die Details des Arbeitspakets zugreifen möchten, wählen Sie das relevante Projekt im Arbeitsvorrat der Sicht Projekte aus, und wählen Sie Bearbeiten. Wählen Sie dann Team und Besetzung. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 49

50 Dienstleister beschaffen 1. Markieren Sie im Arbeitsvorrat Projekte das relevante Projekt, und wählen Sie Bearbeiten. Wählen Sie dann Produkte und Einkauf, um die Detailerfassung zum Bearbeiten von Projekten zu öffnen. 2. Wählen Sie die Unterregisterkarte Produktübersicht. 3. Markieren Sie das gewünschte Produkt, wählen Sie Bestellanforderung anlegen und dann entweder Für gesamtes Projekt oder Für freigegebene Projektaufgaben. 4. Führen Sie im Bild Neue Bestellanforderung die folgenden Schritte aus: 1. Geben Sie einen bevorzugten Dienstleister oder Lieferanten (sofern bekannt), die angeforderte Arbeitsmenge und die Termine für Lieferung ab/lieferung bis ein. 2. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Informationen angeben, beispielsweise den Einsatzort und Notizen. 5. Wählen Sie Fertigstellen, Sichern und dann Schließen, um zum Arbeitsvorrat Projekte zurückzukehren. Die Bestellanforderung wird im System gesichert und zur Liste in der Sicht Produkte und Einkauf der Projektdetailerfassung hinzugefügt. Wenn Sie die Bestellanforderung in dieser Liste anzeigen möchten, wählen Sie Bestellanforderungen und markieren die relevante Zeile, um die Details anzuzeigen. Der Zugriff auf die Bestellanforderung ist auch im Work Center Bestellanforderungen und Bestellungen möglich Kundenaufträge Quick Guide Wenn Sie den Status Ihrer Kundenaufträge kennen, zeigt dies, dass Sie über die Anforderungen der Kunden auf dem Laufenden sind. Das vermittelt einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen. Um Kundenanfragen schnell und richtig beantworten zu können, benötigen Sie ein System, das Ihnen Zugriff auf vollständige, richtige und fristgerechte Informationen zu allen Kundenaufträgen bietet. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Projektmanagement gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der nachfolgend beschriebenen Standardlösung. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Projektmanagement". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt. Da Ihr Unternehmen den Implementierungsschwerpunkt Einkauf, Verkauf und Verwaltung gewählt hat, bestehen leichte Unterschiede zwischen Ihrer Lösung und der Standardlösung. Diese werden nachfolgend beschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Unterschiede bei "Einkauf, Verkauf und Verwaltung". Wenn Ihr System nicht bereitgestellt wurde, werden alle Informationen angezeigt, weil zum Festlegen des Lösungsumfangs kein entsprechender Filter vorliegt SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

51 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Kundenauftragsbearbeitung Die Kundenauftragsbearbeitung beinhaltet die Erstellung von Kundenaufträgen für Produkte oder Services entsprechend bestimmter Bedingungen mit festen Konditionen. Der Kundenauftrag wird üblicherweise von einem Vertriebsmitarbeiter angelegt und kann aus einem Angebot, einem Verkaufsvertrag oder einer Opportunity heraus generiert werden. Das System unterstützt die Preisfindungsfunktionalität und eine Überprüfung der Verfügbarkeit von Produkten. Die Vertriebskosten können mithilfe der Produktkostenermittlung ermittelt werden, die dem Verkäufer eine Bewertung der Rentabilität des Kundenauftrags ermöglichen. Wenn zur Erfüllung des Kundenauftrags Services erforderlich sind, können Servicepositionen hinzugefügt werden. Bei Bedarf können Sie eine Serviceanfrage direkt aus dem Auftrag heraus anlegen. Außerdem können Sie mithilfe der Kundenauftragsbearbeitung kundenspezifische Preise und Rabatte für Ihre Produkte festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Kundenauftragsbearbeitung. Verkaufspaket Prozessablauf Weitere Informationen finden Sie unter Verkaufspaket Prozessablauf. Genehmigung für Kundenauftrag Die Kundenauftragsbearbeitung beinhaltet die Erstellung von Kundenaufträgen für Produkte oder Services entsprechend bestimmter Bedingungen mit festen Konditionen. Der Kundenauftrag wird üblicherweise von einem Vertriebsmitarbeiter angelegt und kann aus einem Angebot, einem Verkaufsvertrag oder einer Opportunity heraus generiert werden. Das System unterstützt die Preisfindungsfunktionalität und eine Überprüfung der Verfügbarkeit von Produkten. Die Vertriebskosten können mithilfe der Produktkostenermittlung ermittelt werden, die dem Verkäufer eine Bewertung der Rentabilität des Kundenauftrags ermöglichen. Wenn zur Erfüllung des Kundenauftrags Services erforderlich sind, können Servicepositionen hinzugefügt werden. Bei Bedarf können Sie eine Serviceanfrage direkt aus dem Auftrag heraus anlegen. Außerdem können Sie mithilfe der Kundenauftragsbearbeitung kundenspezifische Preise und Rabatte für Ihre Produkte festlegen. Weitere Informationen erhalten Sie unter Genehmigung für Kundenauftrag. Preisfindung Die Preisfindung basiert auf Preisstammdaten wie Preis- und Rabattlisten, die zur automatischen Berechnung von Preisen in allen Geschäftsbelegen für Verkaufs- und Serviceprozesse verwendet werden. Mit einem vordefinierten Preisfindungsverfahren wird der Bruttobetrag bestimmt, den der Kunde für bestimmte Waren oder Services bezahlen muss, die an einem bestimmten Tag an einem bestimmten Ort geliefert werden sollen. Das Preisfindungsverfahren setzt sich aus Preisbestandteilen wie Listenpreis, Rabatten, Zuschlägen, Frachtkosten, Steuern und anderen Kosten zusammen. Für die Berechnung des Gesamtbetrags ist auch die Reihenfolge dieser Preisbestandteile wichtig. Weitere Informationen finden Sie unter Preisfindung im Customer Relationship Management [Seite 149]. Arbeiten mit der Preisfindung Verkaufs- und Servicebelege enthalten eine Registerkarte mit der Bezeichnung Preisfindung oder Preisfindung und Abrechnung. Auf dieser Registerkarte werden alle zugehörigen Preisbestandteile angezeigt. Sie können diese Preisbestandteile bei Bedarf ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit der Preisfindung in Verkaufs- und Servicebelegen. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 51

52 Deckungsbeitrag Die Informationen bezüglich Deckungsbeitrag und Rentabilität können für Managemententscheidungen äußerst hilfreich sein. Deshalb kann der Deckungsbeitrag in Verkaufs- und Servicebelegen berechnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Deckungsbeitrag. Steuerfindung Unternehmen sind in der Regel gesetzlich dazu verpflichtet, Steuern für Produkte, die sie kaufen oder verkaufen, zu berechnen und diese Steuern von ihren Kunden zu erheben. Nachdem die Produkte bereitgestellt worden sind, müssen die Steuern gemeldet und bei den zuständigen Finanzbehörden erbracht werden. Das System unterstützt Sie durch die Bereitstellung einer weitestgehend automatischen Steuerberechnung für folgende Steuerarten: Umsatzsteuer, Umsatz- und Verbrauchsteuer, Quellensteuer. Außerdem stellt das System ein Werkzeug für das Berichtswesen zur Verfügung, mit dem Sie die erforderlichen Steuermeldungen effizient verwalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerfindung. Kreditlimitprüfung Unternehmen sind in der Regel gesetzlich dazu verpflichtet, Steuern für Produkte, die sie kaufen oder verkaufen, zu berechnen und diese Steuern von ihren Kunden zu erheben. Nachdem die Produkte bereitgestellt worden sind, müssen die Steuern gemeldet und bei den zuständigen Finanzbehörden erbracht werden. Das System unterstützt Sie durch die Bereitstellung einer weitestgehend automatischen Steuerberechnung für folgende Steuerarten: Umsatzsteuer, Umsatz- und Verbrauchsteuer, Quellensteuer. Außerdem stellt das System ein Werkzeug für das Berichtswesen zur Verfügung, mit dem Sie die erforderlichen Steuermeldungen effizient verwalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Leads. Auftragsabwicklung (Lagerverkauf) Mit dem Geschäftsszenario Auftragsabwicklung (Lagerverkauf) können Sie Waren aus dem Lager verkaufen und dabei eine Vielzahl von Standardfunktionen für das Bearbeiten von Angeboten, Kundenaufträgen, Lieferungen, Kundenrechnungen und Zahlungen nutzen. Dieses Szenario enthält Funktionen wie Verfügbarkeitsprüfung, Preisfindung, Kreditkarten, Kreditlimitprüfung und automatische Auftragserstellung. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (Lagerverkauf). Auftragsabwicklung (standardisierte Services) Mit dem Geschäftsszenario Auftragsabwicklung (standardisierte Services) können Sie Services verkaufen. Es bietet Funktionen zur Bearbeitung von Angeboten, zum Anlegen von Kundenaufträgen mit Servicepositionen, zum Planen der Serviceausführung sowie zur Ausführung, Rückmeldung und Abrechnung der verkauften Services. Der Verkauf von Services kann der Hauptgeschäftsbereich oder ein Zusatzangebot zu anderen Produkten sein. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (standardisierte Services). Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services) Mit dem Geschäftsszenario Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services) wird der vollständige Prozess des Verkaufs projektbasierter Produkte und Services an Kunden verwaltet. In dieses Szenario sind Angebote und Kundenaufträge mit Projektmanagement integriert, sodass Sie Kundenrechnungen für Zeit und Aufwand anlegen können, die für ein Kundenprojekt erfasst wurden. Rechnungen können auf der Grundlage von Aufwand, Festpreis oder einer Kombination dieser beiden angelegt werden. Nachdem die Kundenrechnung ausgegeben worden ist, können die Kundenzahlungen überwacht werden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Analyse des Projektergebnisses auf der Grundlage der Projektkosten und -erlöse. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services) SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

53 Auftragsabwicklung (Streckengeschäft Material) Mit dem Geschäftsszenario "Auftragsabwicklung (Streckengeschäft Material)" kann Ihr Unternehmen Kundenaufträge anlegen, die verwendet werden, um Produkte mit oder ohne Produktspezifikation direkt durch einen Lieferanten und nicht durch Ihr Unternehmen zu versenden. Eine Streckenbestellanforderung wird automatisch angelegt, wenn Sie einen Kundenauftrag für ein Produkt freigeben, dem Einkaufskontrakte und/oder Listenpreise im System zugeordnet wurden. Die Streckenbestellung kann automatisch oder manuell angelegt werden. Sie können die Bestätigungsdaten des Lieferanten in das System eingeben, wenn dieser den Lieferschein sendet. Auf Grundlage dieser Streckenlieferung wird die Rechnungsprüfung und die Kundenabrechnung ausgelöst. Sie können das Szenario "Auftragsabwicklung (Streckengeschäft Material)" verwenden, wenn Sie immer direkt durch einen Lieferanten versenden oder nur in Ausnahmefällen direkt durch einen Lieferanten versenden. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (Streckengeschäft Material). Auftragsabwicklung (spezifizierte Produkte) Mit dem Geschäftsszenario "Auftragsabwicklung (Kundeneinzelfertigung)" erhält Ihr Unternehmen die Möglichkeit, Produkte auf speziellen Kundenwunsch hin zu fertigen und zu verkaufen. Sie können ein Angebot oder einen Kundenauftrag mit einer Produktspezifikation, in der kundenspezifische Anforderungen enthalten sind, anlegen, den mehrstufigen Bedarf hinsichtlich einer Kundenauftragsposition planen und die Warenzugänge an angeforderten Produkten anlegen. Sie können in Reaktion auf kundenseitige Anforderungen Material bestellen und in Empfang nehmen, den Produktionsauftrag freigeben und Produktionsaufgaben anlegen. Bei der Aufgabenrückmeldung ist sichergestellt, dass nur solches Material verbraucht wird, dass für einen bestimmten Kundenbedarf bereitgestellt wurde. Produkte werden stets als spezifizierter Bestand rückgemeldet. Mittels Endprüfung wird festgestellt, ob Einheiten eventuell den kundenseitigen Anforderungen nicht genügen. Sie können einen Warenausgang buchen. Das System legt eine Auslieferung an. Die Ware wird an den Kunden geschickt. Auf der Grundlage der Auslieferung wird eine Rechnung angelegt. Das System aktualisiert die Finanzbuchhaltung. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (spezifizierte Produkte). Kundenvertragsmanagement Mit dem Geschäftsszenario Kundenvertragsmanagement können Sie im Rahmen Ihrer Support-Ansprüche oder für Managed Services Verträge anlegen und verwalten. Zusätzlich stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Nahtlose Integration in die Serviceanfragen- und Servicerückmeldungsbearbeitung. Auf diese Weise können Sie Services ausführen und rückmelden, die für einen Vertrag zu erbringen sind. Rechnungsterminpläne für Vertragspositionen Generierung eines (Standard-)Vertrags aus einem Kundenauftrag mithilfe einer Vertragsvorlage Preisvereinbarungen für Positionen, die nach Aufwand verkauft werden Das Szenario beinhaltet Funktionen aus verwandten Bereichen, welche die Serviceerbringung für Verträge direkt unterstützen, z. B. die Verarbeitung fälliger Posten und Zahlungen im Finanzmanagement. Weitere Informationen finden Sie unter Kundenvertragsmanagement. Aufgaben Kundenauftrag anlegen 1. Wählen Sie die Sicht Kundenaufträge. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 53

54 2. Wählen Sie Neu und dann Kundenauftrag, oder wählen Sie unter Allgemeine Aufgaben die Option Neuer Kundenauftrag. Die Schnellerfassung Neuer Kundenauftrag wird geöffnet. Außerdem können Sie Kundenaufträge aus folgenden Belegen anlegen: Angebot oder Angebot für Vertrag in der Sicht Angebote Lead in der Sicht Leads Opportunity in der Sicht Opportunitys Serviceanfrage in der Sicht Serviceanfragen Sie können einen Kundenauftrag (mit Verkaufspaket) kopieren, indem Sie die entsprechende Position auswählen und Kopieren wählen. Sie können auch einen Kundenauftrag mit Bezug zu einem Kundenauftrag (mit Verkaufspaket) anlegen. Dazu wählen Sie im Bild Neuer Kundenauftrag die Option Mit Bezug anlegen. Sie können auch einen Kundenauftrag mit Bezug zu einem Vertrag anlegen, indem Sie im Bild Neuer Kundenauftrag die Option Mit Bezug anlegen Vertrag wählen. Das System kopiert automatisch Details wie Kundennummer, Produktnummer, Preisvereinbarung und andere aus dem Vertrag in den Kundenauftrag. 3. Geben Sie im Feld Kunde Details des Kunden ein, der dem Kundenauftrag zugeordnet ist, z. B. die Kundennummer oder den Namen. Das System zeigt automatisch die zugehörigen Stammdaten unter Kunde, Ansprechpartner, Warenempfänger, Rechnungsempfänger und Zuständiger Mitarbeiter sowie alle Standardverkaufsdaten an. Wählen Sie bei Bedarf das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem Kunden zu suchen. Wenn der Kundenauftrag mit einem neuen Kunden verknüpft ist, wählen Sie Neu, um eine eindeutige Kundennummer zu generieren. 4. Geben Sie unter Allgemein weitere Details zur Kennzeichnung des Kundenauftrags ein: Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Kundenauftrags ein. Geben Sie bei Bedarf im Feld Externe Referenz die Nummer ein, die der Kunde zur Kennzeichnung des Auftrags verwendet. Wenn Zahlungs- und Lieferdetails für den Kunden verfügbar sind, kopiert das System die entsprechenden Daten automatisch in den Kundenauftrag. Abhängig von der im Kundenauftrag festgelegten relevanten Vertriebslinie werden die Daten aus der Sicht Verkauf des Kunden kopiert. 5. Unter Lieferung können Sie eine Lieferpriorität für den Kundenauftrag definieren. Das Feld kann unter Umständen einen Standardwert enthalten, falls die Lieferpriorität in den Verkaufsdaten des Kunden für die entsprechende Vertriebslinie (Kombination von Verkaufsorganisation und Vertriebsweg) eingegeben wurde. Bei Bedarf können Sie diesen Standardwert ändern SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

55 Wenn Sie die Lieferpriorität Sofort wählen, wird der Kundenauftrag als Eilauftrag behandelt und automatisch für die Ausführungsabteilung freigegeben. Dieser Auftrag wird im Work Center Auslieferungssteuerung in der Sicht Kundenbedarf automatisch auf Freigegeben gesetzt und sofort im Work Center Warenausgang in der Sicht Versandsteuerung angezeigt. 6. Geben Sie unter Positionen die Produktdetails ein. 1. Geben Sie im Feld Produktnummer die Produktnummer ein. Wählen Sie gegebenenfalls das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem Produkt zu suchen. Das System zeigt automatisch die zugehörige Produktbeschreibung und den Listenpreis des Produkts an. Wenn es mehrere Verträge mit derselben Kundennummer und derselben Produktnummer wie in dem Kundenauftrag gibt, schlägt das System für das Feld Referenzvertragsnummer/Vertragspositionsnummer eine Liste der verfügbaren Verträge vor. 2. Geben Sie die benötigte Menge des Produkts ein. Das System berechnet den Wert, zeigt ihn an und prüft, ob die Produkte zum Wunschtermin verfügbar sind. 3. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, um Informationen für weitere Produkte hinzuzufügen. Sie können zum Eingeben von mehreren Positionen auch die Schnellerfassung verwenden: Wählen Sie Schnellerfassung, um mehrere Positionen einzugeben, ohne eine Preisfindung oder Prüfung der Produktverfügbarkeit auszulösen: Das System generiert zehn leere Zeilen. Sobald fünf Zeilen ausgefüllt sind, werden automatisch zehn weitere leere Zeilen hinzugefügt. Einige Optionen wie "Kopieren", "Folgeaktion" oder "Übergeben" sind dabei deaktiviert. Wählen Sie nach der Eingabe aller Positionen Schnellerfassung prüfen oder Sichern. Das System prüft dann alle angelegten Daten und führt die Preisfindung und Produktverfügbarkeitsprüfung durch. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 55

56 Abhängig von Ihrer betriebswirtschaftlichen Konfiguration führt das System die folgenden Überprüfungen durch: Verfügbarkeitsprüfung entweder sofort oder beim Wählen von Verfügbarkeit prüfen im Kundenauftrag: Eine grüne Ampel zeigt an, dass die angeforderten Mengen zum Wunschtermin verfügbar sind. Eine rote Ampel zeigt an, dass die angeforderten Mengen zum Wunschtermin überhaupt nicht verfügbar sind. Eine gelbe Ampel zeigt an, dass sich entweder die Lieferung verspätet oder die bestätigte Menge der angeforderten Produkte nicht ausreicht. Wenn ein Produkt nicht verfügbar ist, können Sie mithilfe von Produkt ersetzen alternative Produkte, Produktspezifikationen oder Versandstellen suchen, um die ausgewählte Position basierend auf projizierten Produktmengen zu ersetzen. Für die Suche können Sie mit Horizont den Zeitrahmen festlegen, für den die projizierte Produktmenge berechnet wird. Die Projizierte Menge wird unter Berücksichtigung der Einstellungen für den Horizont (ohne Transportzeiten und Wiederbeschaffungszeit) aus dem verfügbaren Bestand plus Zugänge minus Bedarf berechnet. Kreditlimitprüfungen, sobald der Kunde (Debitor) oder der Gesamtbruttobetrag in einem Beleg geändert wird. Weitere Informationen über Kreditlimitprüfungen finden Sie unter Kreditlimitprüfung. 7. Übergeben Sie anschließend den Kundenauftrag. Beim Übergeben eines Kundenauftrags stehen folgende Optionen zur Auswahl: Mit Auftrag freigeben wird der Auftrag freigegeben. Der Status des Kundenauftrags ändert sich von In Vorbereitung zu Offen. Der Auftrag wird für die Beschaffungsplanung, Auslieferungssteuerung und Projektabrechnung aktiviert. Die ATP-Ergebnisse werden für Materialpositionen verbindlich. Projektbasierte Positionen werden an die Projektabrechnung für die Fakturierung und den Auftragsabschluss weitergeleitet. Weitere Informationen finden Sie unter Projektabrechnung [Seite 62]. Wenn ein Genehmigungsprozess für Kundenaufträge aktiviert ist, startet das System zunächst den Genehmigungsprozess und gibt nach Abschluss des Prozesses den Kundenauftrag automatisch frei. Auftragsbestätigung an Kunden senden wählen Sie, um die Auftragsbestätigung entsprechend den Ausgabeeinstellungen (z. B. Versenden einer oder eines Fax an den Kunden oder Senden an den Drucker) zu übergeben und den Auftrag freizugeben, sofern dieser Schritt noch nicht erfolgt ist. Diese Optionen sind nur für standardisierte Servicepositionen verfügbar: SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

57 Für Serviceausführung freigeben wählen Sie, um alle Servicepositionen an die Sicht Auftragspipeline für die Serviceausführung zu übergeben und den Auftrag freizugeben, sofern dieser Schritt noch nicht erfolgt ist. Serviceausführung rückmelden wählen Sie, um das Bild Servicerückmeldung für Servicepositionen zu öffnen, die rückmeldungsrelevant sind, sofern diese bereits zur Ausführung freigegeben wurden. Serviceausführung abschließen wählen Sie, um alle Servicepositionen an den Prozess für den Rechnungsvorschlag zu senden (für Rechnungen, für die keine Servicerückmeldung erforderlich ist). 8. Der neue Kundenauftrag wird nun im System gesichert und der Liste in der Sicht Kundenaufträge hinzugefügt. Um den Kundenauftrag in der Liste zu öffnen, wählen Sie den Link mit der entsprechenden Kundenauftragsnummer. Wenn der Kundenauftrag den Status In Vorbereitung aufweist und Sie den Auftrag nur sichern, ist die Verfügbarkeitsprüfung nicht verbindlich. Komplettlieferung für Kundenauftrag anlegen 1. Wählen Sie im Kundenauftrag unter Allgemein die Option Komplettlieferung. 2. Sie können den Wert für die Lieferregel auswählen, beispielsweise Einzelne termingerechte Lieferung gesamte Menge. Dieser Wert wird dann in alle Produktpositionen kopiert. 3. Alle Produkte mit gleichem Wunschtermin, gleicher Warenempfängeradresse und Lieferregel erhalten automatisch dieselbe Liefergruppe und werden gemeinsam versendet. Wenn der Liefertermin für eine Liefergruppe zu spät ist, können Sie mit dem ausgeblendeten Feld Simulierte Einteilung in der Positionstabelle optional den simulierten Liefertermin anzeigen lassen. Damit wird für jedes Produkt der früheste Liefertermin und die Menge simuliert, um mögliche frühere Liefertermine anzuzeigen. Wenn die Lieferung nur wegen einem Produkt verzögert wird, können Sie dieses Produkt aus der Liefergruppe entfernen, indem Sie die Lieferregel Mehrere Lieferungen zulässig für dieses Produkt auswählen (löst eine neue Verfügbarkeitsprüfung für alle Positionen aus). In diesem Fall wird das Produkt zu einem späteren Zeitpunkt ausgeliefert. Weitere Informationen finden Sie unter Komplettlieferungsaufträge. Kundenauftrag mit Microsoft Excel anlegen Sie können einen Kundenauftrag mithilfe einer vordefinierten Microsoft-Excel-Vorlage anlegen und nach SAP Business ByDesign hochladen. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier. Verträge in einem Kundenauftrag verkaufen Wenn Sie ein Recht oder Lizenzprodukt, das auf eine Vertragsvorlage verweist, in eine Kundenauftragsposition eingeben, wird automatisch ein Vertrag generiert und mit dem Kundenauftrag verknüpft, nachdem Sie ihn freigegeben haben. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 57

58 Bezugsquelle zuordnen Weitere Informationen finden Sie hier. Projekt aus einem Kundenauftrag anlegen Arbeiten für Services, die einem Kunden verkauft wurden, können intern in einem Kundenprojekt verfolgt werden, das direkt von einem Kundenauftrag aus angelegt wird. Weitere Informationen finden Sie hier. Rechnungsterminplan anlegen Sie können einen Rechnungsterminplan für einen Beleg mithilfe eines Abrechnungszeitraums anlegen: 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. 2. Wählen Sie Abrechnungszeitraum bearbeiten. Sie können nun einen neuen Zeitrahmen bearbeiten oder einen vorhandenen Zeitrahmen, z. B. mit einem monatlichen Wiederholungsmuster für das aktuelle Jahr, anzeigen. Setzen Sie das Kennzeichen Angewendet, um der Position den ausgewählten Abrechnungszeitraum zuzuordnen. 3. Wählen Sie OK. Das System legt monatliche Rechnungstermine für die entsprechenden Positionen an. Sie können einen Rechnungsterminplan auch in Einzelschritten anlegen: 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan. 2. Wählen Sie Position hinzufügen. Nun können Sie eine Position auswählen, für die Sie mehrere Fakturierungstermine anlegen möchten. 3. Wählen Sie Datum hinzufügen, um mehrere Rechnungstermine für die ausgewählte Position einzugeben. Weitere Informationen über Rechnungsterminpläne finden Sie unter Rechnungsterminplan [Seite 33]. Steuerbefreiungszertifikat anlegen Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie hier. Kundenauftrag aktualisieren Wenn ein Kundenauftrag einem Projekt zugeordnet ist, finden Sie weitere Informationen unter Einem Projekt zugeordneten Kundenauftrag aktualisieren. 1. Wählen Sie die Sicht Kundenaufträge. 2. Sie können einen Kundenauftrag auf folgende Arten bearbeiten: Wählen Sie einen Auftrag aus der Liste aus, und wählen Sie Bearbeiten, um die Schnellerfassung für den Kundenauftrag zu öffnen. Wählen Sie die Kundenauftragsnummer aus der Liste aus, um das Informationsblatt für den Kundenauftrag zu öffnen, und wählen Sie dann Alles anzeigen, um die Detailerfassung für den Kundenauftrag zu öffnen. 3. Ändern Sie die Details des Kundenauftrags auf der Registerkarte Allgemein: SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

59 Wählen Sie unter Lieferung die Lieferpriorität, die gewünschten Incoterms und den Incoterms-Ort für den Kundenauftrag aus. Sie können den Lieferprozess auch vorübergehend sperren. Wählen Sie unter Zahlung die Zahlungsbedingungen aus. Wenn Sie Kreditkarte als Zahlweg ausgewählt haben, werden zusätzliche Felder angezeigt. Die Kreditkarteninformationen werden aus den Stammdaten der Beteiligtenrolle "Regulierer" abgeleitet. Falls mehrere Kreditkarten im System erfasst wurden, kann nur das Kreditkarten-Token des Regulierers ausgewählt werden. Wenn Sie dem Auftrag eine neue Kreditkarte hinzufügen möchten, müssen Sie diese zunächst in den Kundenstammdaten anlegen. Zum Prüfen der Autorisierungsdetails wählen Sie Autorisierungsstatus. Sie können den Internen Kommentar und die Kundeninformation anzeigen und ändern. Die Notizen in den Feldern Interner Kommentar und Kundeninformation des Kundenauftrags werden aus den Stammdaten kopiert. Auf Kopfebene werden Notizen folgendermaßen aus Kundenstammdaten kopiert: Der Text unter Interne Verkaufsnotiz wird nach Interner Kommentar kopiert. Der Text unter Externe Verkaufsnotiz wird nach Kundeninformation kopiert. Auf Positionsebene werden Notizen folgendermaßen aus Produkt- oder Servicestammdaten kopiert: Der Text unter Verkaufsnotizen wird nach Kundeninformation kopiert. Alle Textfelder im Kundenauftrag können geändert werden, aber wenn der Kunde auf Kopfebene geändert wird, werden die Notizen mit den Texten des neuen Kunden, Produkts oder Service überschrieben. Geben Sie bei Bedarf weitere Informationen ein, oder nehmen Sie Änderungen vor. Wenn Zahlungs- und Lieferdetails für den Kunden verfügbar sind, kopiert das System die entsprechenden Daten automatisch in den Kundenauftrag. Abhängig von der im Kundenauftrag festgelegten relevanten Vertriebslinie werden die Daten aus der Sicht Verkauf des Kunden kopiert. Änderungen, die Sie an den Details im Kundenauftrag vornehmen, haben nur Einfluss auf den Kundenauftrag und nicht auf die Kundendetails. 4. Um Ihre Positionen zu bearbeiten oder dem Auftrag neue Produkte hinzuzufügen, wählen Sie die Registerkarte Positionen: 1. Wählen Sie Zeile hinzufügen, um eine neue Zeile in der Tabelle anzulegen. 2. Geben Sie im Feld Produktnummer die Produktnummer ein. Wählen Sie gegebenenfalls das Symbol zum Öffnen des Auswahldialogfelds, um nach dem Produkt zu suchen. Die zugehörige Produktbeschreibung und die Preise werden automatisch angezeigt. Sie können den Preis aber auch manuell eingeben oder ändern. 3. Geben Sie die benötigte Menge des Produkts ein. Das System berechnet den erwarteten Wert, zeigt ihn an und prüft, ob die Produkte in der angeforderten Menge für den angeforderten Termin verfügbar sind. Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 59

60 4. In der Tabelle Position können Sie optional die Spalte Produktspezifikation hinzufügen und jeder Position eine definierte Produktspezifikation zuordnen. 5. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, um Informationen für weitere Produkte hinzuzufügen. Das System zeigt eine grüne Ampel an, wenn die Produkte am angeforderten Termin verfügbar sind, eine rote Ampel, wenn die Produkte überhaupt nicht verfügbar sind, und eine gelbe Ampel, wenn die Menge des verfügbaren Bestands möglicherweise nicht zur Abdeckung des Auftrags ausreicht. Das System bietet alternative Möglichkeiten an, z. B. dass die Hälfte der Produkte am angeforderten Termin verfügbar ist und die übrige Menge später zur Verfügung gestellt wird, oder dass die vollständige Menge der Produkte nach dem angeforderten Termin geliefert wird. 6. Wenn Sie die Preisentwicklung für eine Position aufrufen möchten, wählen Sie die Position aus der Liste aus, und wählen Sie Preisentwicklung. Die Preisentwicklung anderer Angebote oder Kundenaufträge kann über den entsprechenden Kunden, das Produkt und die Produktspezifikation angezeigt werden. Auch über die Erweiterte Suche können Sie die Preisentwicklung anderer Produkte anzeigen. 5. Um den Fortschritt des Auftrags nachzuverfolgen und alle zugehörigen Belege (z. B. Angebot, Serviceanfrage, Kundenrechnung oder Lieferung) aufzurufen, wählen Sie die Registerkarte Belegfluss. In der erweiterten Sicht des Belegflusses werden zusätzlich zugehörige Aktivitäten wie Termine oder Aktivitätsaufgaben angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Belegfluss. 6. Wählen Sie im oberen Bereich der Detailerfassung für den Kundenauftrag die Option Sichern, um den aktualisierten Kundenauftrag zu sichern. Wählen Sie dann Schließen, um zur Sicht Kundenauftrag zurückzukehren. Der aktualisierte Kundenauftrag wird im System gesichert und kann in der Liste der Kundenaufträge in der Sicht Kundenaufträge aufgerufen werden. Um den Kundenauftrag in der Liste zu öffnen, wählen Sie den Link mit der entsprechenden Kundenauftragsnummer. Kundenauftrag stornieren 1. Wählen Sie die Sicht Kundenaufträge. 2. Wählen Sie in der Liste den Kundenauftrag aus, den Sie stornieren möchten, und wählen Sie Bearbeiten, um die Schnellerfassung für den Kundenauftrag zu öffnen. Wählen Sie dann Alles anzeigen. 3. Sie haben folgende Möglichkeiten, den Kundenauftrag zu stornieren: Sie können den gesamten Auftrag auf Kopfebene stornieren: 1. Wählen Sie die Registerkarte Allgemein, und wählen Sie unter Absagegrund einen Wert aus. 2. Nachdem Sie den Kundenauftrag gesichert haben, wird der Absagegrund in die Positionen kopiert, die nicht bereits separat storniert wurden. Sie können einzelne Positionen stornieren: 1. Wählen Sie die Registerkarte Positionen, und wählen Sie die Position aus, die storniert werden soll SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

61 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Details für die Position unter Absagegrund einen Wert aus. 3. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Positionen, die Sie stornieren möchten, und sichern Sie den Kundenauftrag. Wenn der Lieferstatus einer Position In Bearbeitung lautet, wenden Sie sich an das Lager, bevor Sie die Position stornieren. Es könnte sein, dass die Position bereits an den Kunden versandt wird. Wenn Sie bereits einzelne Positionen storniert haben, können Sie auf der Registerkarte Allgemein den gesamten Kundenauftrag für die verbleibenden Positionen stornieren. Der Stornierungsgrund, den Sie auf der Registerkarte Allgemein angeben, wird auch auf die verbleibenden Positionen angewendet. Sie können den Absagegrund auf Kopfebene löschen, um die Stornierung auf Kopfebene und für alle Positionen, die dadurch storniert wurden, aufzuheben. Separate Stornierungen einzelner Positionen sind davon nicht betroffen. Wenn der Kundenauftrag den Status In Vorbereitung aufweist, können Sie den Auftrag auch in der Sicht Kundenaufträge löschen. Wenn der Kundenauftrag zur Ausführung freigegeben wurde und den Status In Bearbeitung aufweist, wenden Sie sich an das Lager, um sicherzustellen, dass die Stornierung akzeptiert wurde. Wenn einem stornierten Kundenauftrag ein Projekt zugeordnet ist, können Sie das Projekt manuell schließen oder stoppen. Wenn einer stornierten Kundenauftragsposition eine Projektaufgabe zugeordnet ist, können Sie die Projektaufgabe löschen, wenn diese den Status In Planung aufweist. Andernfalls bleibt die Zuordnung zu dieser Projektaufgabe aus Dokumentationsgründen erhalten. Kundenauftrag zurücknehmen Sie können einen Kundenauftrag aus verschiedenen Gründen stornieren. Beispiel: Ihr Kunde wünscht das von ihm bestellte Produkt nicht mehr, oder in Ihrer Ausführungsabteilung ist ein Fehler unterlaufen, und Sie können das Produkt nicht mehr liefern. Weitere Informationen finden Sie hier. Lebenszyklusstatus verfolgen 1. Wählen Sie die Sicht Kundenaufträge. 2. Wählen Sie unter Anzeigen eine der vordefinierten Suchen aus, und wählen Sie Start. 3. Nun können Sie den Status Ihrer Kundenaufträge verfolgen. Lebenszyklusstatus für Aufträge: In Vorbereitung Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 61

62 Dies ist der Initialstatus. Sie können den Kunden sowie die Beteiligten uneingeschränkt bearbeiten. Ein Auftrag mit diesem Status kann gelöscht werden. Aufträge, die aus Business-to-Business-Vorgängen stammen oder Folgeaktionen haben, können nicht gelöscht werden. Offen Mit diesem Status wird angezeigt, dass der Auftrag freigegeben wurde. Bestellte Produkte werden an die Logistik übertragen und können aus dem Auftrag nicht mehr entfernt werden. In Bearbeitung Dieser Status zeigt an, dass mindestens eine Position zur Ausführung freigegeben wurde. Folgende Felder sind schreibgeschützt: auf Positionsebene Menge, Warenempfänger und Wunschtermin und Incoterms (aus der Registerkarte Allgemein kopiert). Abgeschlossen Dieser Status zeigt an, dass der Auftrag entweder abgerechnet wurde, oder er wurde storniert, indem in der Sicht Allgemein ein Absagegrund angegeben wurde. Um den Status eines Kundenauftrags auf Abgeschlossen zu setzen, stellen Sie sicher, dass die Positionen ordnungsgemäß storniert wurden oder dass mindestens eine Position den Lieferstatus Beendet aufweist. 4. Falls Sie zugehörige Belege wie Angebot, Serviceanfrage, Kundenrechnung oder Lieferung genauer ansehen möchten, können Sie diese auch über das Informationsblatt für den Kundenauftrag aufrufen. Wählen Sie dazu die Kundenauftragsnummer und anschließend die Registerkarte Weitere Daten. Zielgruppe über den Arbeitsvorrat "Kundenaufträge" anlegen Für Marketingzwecke können Sie eine Zielgruppe der in einem Arbeitsvorrat aufgeführten Kunden anlegen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie den erforderlichen Arbeitsvorrat auf, und ändern Sie ihn Ihren Anforderungen entsprechend. 2. Wählen Sie Exportieren und dann In Zielgruppe. Daraufhin wird das Bild Neue Zielgruppe geöffnet. 3. Prüfen Sie die Details, und sichern Sie die Zielgruppe Projektabrechnung Quick Guide In der Sicht Projektabrechnung des Work Centers Kundenrechnungen können Sie Projektrechnungsanforderungen für Zeit und Spesen, die im Rahmen eines Kundenprojekts angefallen sind, anlegen und bearbeiten. Sie können eine Projektrechnungsanforderung entweder in einem Kundenauftrag, der einem Kundenprojekt zugeordnet ist, oder auch direkt in einem Kundenprojekt anlegen. Darüber hinaus können Sie jede Ihrer Projektrechnungsanforderungen anzeigen und bearbeiten. Diese Sicht enthält die folgenden Untersichten: SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement

63 Untersicht "Kundenaufträge" In der Untersicht Kundenaufträge können Sie eine Projektrechnungsanforderung für einen bestimmten Kundenauftrag anlegen. In der Untersicht Kundenaufträge werden alle freigegebenen Kundenaufträge angezeigt, die mindestens eine Position enthalten, die einer Kundenprojektaufgabe zugeordnet wurde, und somit für die Abrechnung relevant sind. Wenn eine Projektrechnungsanforderung bereits für einen Teil oder die gesamte Arbeit eines Kundenauftrags angelegt oder freigegeben wurde, wird in der Spalte Zuletzt abgerechnet am das Rechnungsdatum der vorherigen Projektrechnungsanforderung angezeigt. Ein Kundenauftrag kann einen der folgenden Abrechnungsstatus haben: In Bearbeitung Für diesen Kundenauftrag wurden eine oder mehrere Projektrechnungsanforderungen angelegt. Dieser Status wird vom System gesetzt, wenn Sie für einen Kundenauftrag die erste Projektrechnungsanforderung anlegen. Nicht gestartet Für diesen Kundenauftrag wurde keine Projektrechnungsanforderung angelegt. Beendet Für diesen Kundenauftrag werden keine weiteren Projektrechnungsanforderungen erwartet. Sie können den Status eines Kundenauftrags auf "Beendet" setzen, um anzuzeigen, dass die Abrechnung für diesen Kundenauftrag jetzt abgeschlossen sein sollte. Für Kundenaufträge mit dem Status Beendet können jedoch weiterhin Projektrechnungsanforderungen angelegt werden. Sie können den Status auch wieder in In Bearbeitung ändern, indem Sie im Menü Status ändern die Option Beenden der Abrechnung zurücknehmen wählen. Untersicht "Projekte" In der Untersicht Projekte können Sie eine Projektrechnungsanforderung für ein bestimmtes Projekt anlegen. In der Untersicht Projekte werden alle Projekte angezeigt, die abrechnungsfähig und daher für die Abrechnung relevant sind. Untersicht "Projektrechnungsanforderungen" In der Untersicht Projektrechnungsanforderungen erhalten Sie eine Übersicht über alle Projektrechnungsanforderungen für Ihre Projekte. Sie können Projektrechnungsanforderungen bearbeiten, freigeben, stornieren und löschen. Eine Projektrechnungsanforderung kann einen der folgenden Status haben: In Vorbereitung Die Projektrechnungsanforderung wurde angelegt, aber nicht freigegeben. Sie können die Projektrechnungsanforderung bearbeiten und freigeben. Freigegeben Die Projektrechnungsanforderung wurde für die Kundenabrechnung freigegeben. Sie können die Projektrechnungsanforderung stornieren. Abgerechnet Für die Projektrechnungsanforderung wurde eine Kundenrechnung angelegt. Sie können die Projektrechnungsanforderung stornieren. Storniert Die Projektrechnungsanforderung wurde storniert. In Genehmigung Es wird auf Genehmigung der Projektrechnungsanforderung gewartet. In Überarbeitung Die Projektrechnungsanforderung ist von dem Genehmigenden zur Überarbeitung zurückgesendet worden. Genehmigt Projektmanagement P U B L I C 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. 63

64 Die Projektrechnungsanforderung wurde genehmigt. Genehmigung abgelehnt Die Projektrechnungsanforderung wurde von dem Genehmigenden abgelehnt. Genehmigungsprozess abgebrochen Der Genehmigungsprozess für die Projektrechnungsanforderung ist abgebrochen worden. Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Projektabrechnung Bei der Projektabrechnung handelt es sich um einen Prozess, bei dem Sie Kunden projektbasierte Zeit- und Aufwandspositionen oder Services zum Festpreis in Rechnung stellen können. Dieser Prozess umfasst folgende Schritte: Rechnungsvorbereitung Anlegen einer Projektrechnungsanforderung Freigeben einer Projektrechnungsanforderung Weitere Informationen finden Sie unter Projektabrechnung [Seite 18]. Auftragsabwicklung (projektbasierte Services) Das Geschäftsszenario "Auftragsabwicklung (projektbasierte Produkte und Services)" dient der durchgängigen Verwaltung des gesamten Prozesses zum Verkauf projektbasierter Produkte und Services an Kunden. Das Szenario integriert Angebote und Kundenaufträge mit Projektmanagement-Aufgaben. Dadurch können Kundenrechnungen mit einer projektspezifischen Erfassung von Zeit und Aufwänden angelegt werden. Rechnungen können nach Zeitoder Materialaufwand angelegt werden, auf Festpreisgrundlage oder als Kombination beider Varianten. Nach Ausstellung der Kundenrechnung können die Kundenzahlungen überwacht werden. Dieses Szenario unterstützt außerdem die Analyse von Projektergebnissen nach Projektkosten und -erlösen. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsabwicklung (projektbasierte Services). Aufgaben Manuelle Projektrechnungsanforderung anlegen Mehrere nicht freigegebene Projektrechnungsanforderungen für einen Kundenauftrag oder ein Projekt sind nicht möglich. Ist bereits eine nicht freigegebene Projektrechnungsanforderung vorhanden, ist die Aktion Neu Projektrechnungsanforderung nicht verfügbar. Stattdessen können Sie mit Projektrechnungsanforderung bearbeiten die vorhandene Projektrechnungsanforderung bearbeiten. Weitere Informationen zu dieser Aufgabe finden Sie unter Projektrechnungsanforderung für ein Kundenprojekt anlegen [Seite 134]. Automatische Projektrechnungsanforderung anlegen Eine automatische Projektrechnungsanforderung enthält automatisch Rechnungspositionen für Festpreispositionen. Nach dem Anlegen der automatischen Projektrechnungsanforderung können Sie diese überprüfen und Rechnungspositionen für Zeit- und Aufwandspositionen manuell hinzufügen SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Projektmanagement