CRM - Datenimport. Anwender-Dokumentation. Stand: 18/01/2007

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1 CRM - Datenimport Anwender-Dokumentation Stand: 18/01/2007 Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg Telefon (04261) Telefax (04261) info@pds.de

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. CRM-Datenimport Seite 2 von 28

3 Inhaltsverzeichnis 1. CRM-Stammdaten Service Datenimport aus Fremdsoftware Allgemeines Wichtige Informationen vor dem Datenimport Schnittstelle für Datenimport Allgemeines zum Ablauf Datenimport Schnittstellendefinition Neue Schnittstellen definieren Feldverknüpfung CRM / Importdatei Daten auf UNIX-Festplatte übertragen Datenimport aus Fremdsoftware Informationen zu den einzelnen Import-Bereichen Import CRM- Stammdaten Import Anschriften/ Kopfinfo Import Ansprechpartner Import der Vorgänge Import der Kontakte...18 Import von Kontakten mit Wiedervorlage Import von Wiedervorlagen Import Produktzuordnung Import der Bemerkungen Import variabler Felder/ Stammdaten Import variabler Felder/ Zuordnung Nachträglicher Import von CRM-Vorgängen Nachträglicher Import von CRM-Kopfinfos Hinweise bei Verwendung von Access Möglichkeiten bei Verwendung von Access Vorgehensweise beim Export von Accesstabellen...24 CRM-Datenimport Seite 3 von 28

4 1 CRM-Stammdaten Service Datenimport aus Fremdsoftware 1.1 Allgemeines 1. CRM-Stammdaten Service Datenimport aus Fremdsoftware 1.1 Allgemeines Mit diesem Programm können Daten (Anschriften, Stammdaten, Kontakte u.s.w.) aus einer Fremd-Software in das PDS-CRM übernommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die Daten als ASCII-Datei (Text-Datei) ausgegeben wurden. Folgende Daten können importiert werden: CRM-Stammdaten CRM-Anschriften/Kopfinfo CRM-Ansprechpartner CRM-Kontakt CRM-Wiedervorlage CRM-Produktzuordnung CRM-Bemerkung CRM-var. Feld-Stammdaten CRM-var. Feld-Zuordnung Achtung! Vor dem Datenimport in CRM sollten Sie eine Sicherung Ihrer Daten vornehmen, damit bei einem fehlerhaften Import der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt werden kann! 1.2 Wichtige Informationen vor dem Datenimport Die zu übernehmenden Daten müssen in einer ASCII-Datei gespeichert werden. Eine ASCII-Datei ist eine Text-Datei (z.b.txt oder.csv) und kann zum Beispiel über Ausgabe per SQL oder mit Hilfe von Access erstellt werden. Der Import von Sonderzeichen basiert auf dem 7bit-Zeichensatz. Das bedeutet, dass einige Sonderzeichen wie z.b. { } nicht übernommen werden. Vor dem Import der Daten aus der Fremdsoftware in das PDS-CRM sollten die Daten geprüft und ggf. bereinigt werden. Dies ist wichtig, da Unterschiede in der Struktur vorhanden sein können. Beispiel: Import von PDS-VHDABA/ Kunden über eine Textdatei: Die Kunden / Interessenten in der PDS_VHDABA haben eine Kunden- und eine Anschriften- Nummer. Sollten diese nicht identisch sein, kann es in CRM Probleme geben, da dort die Datenverwaltung ausschließlich über die Anschriften- Nr. organisiert wird. CRM-Datenimport Seite 4 von 28

5 1 CRM-Stammdaten Service Datenimport aus Fremdsoftware 1.2 Wichtige Informationen vor dem Eine automatische Vergabe der Anschriften- Nr. findet auch beim Import der Anschriften nicht statt. Die Anschriften- Nr. muss in jeder zu übernehmenden Datei enthalten sein, die Informationen zu einem Kunden enthalten. Achtung! Beim Import Anschriften/ Kopfinfo werden nur Anschriften übernommen, deren Nummer in PDS-Anschriften noch nicht vorhanden ist. Beim Import der Anschriften wird der Kunde/ Lieferant auch gleich dem CRM zugeordnet und erhält ein internes Kennzeichen! Eine Zuordnung zu CRM bei bereits vorhandenen Anschriften ist ebenfalls erforderlich, erfolgt jedoch über den Menü-Punkt Stammdaten-Service/ Stammdaten Neuanlage. Fehlt die Zuordnung der Anschrift zu CRM, erhält man beim Import von Kundendaten den Hinweis Anschriften- Nummer nicht vorhanden oder keine CRM- Anschrift (beim Ausdruck der Liste). Es erfolgt kein Import. Daten, die in CRM mehrfach erfasst werden können, können auch bei der Übernahme mehrfach importiert werden! (Beispiel: Bemerkungen, Vorhaben,...) CRM-Datenimport Seite 5 von 28

6 2.1 Allgemeines zum Ablauf Datenimport 2. Schnittstelle für Datenimport 2.1 Allgemeines zum Ablauf Datenimport Vor dem Import der Fremddaten müssen Übernahme- Schnittstellen definiert werden, d.h. die Datensatzstruktur der Fremddatei(en) wird mit der Struktur von PDS-CRM synchronisiert. Diese Schnittstellen können Sie im Menü Stammdaten-Service und dort im Menüpunkt Schnittstelle für Datenimport konfigurieren. Bis zu zehn verschiedene Schnittstellen für jeden Übernahmebereich können gespeichert werden, so dass spätere Übernahmen komfortabel abgewickelt werden können. Arbeitsschritte bis zum Datenimport 1. Zunächst müssen Schnittstellen angelegt ( Neue Schnittstellen definieren ab Seite 7) und Feldverknüpfungen ( Feldverknüpfung CRM / Importdatei ab Seite 4) eingerichtet werden. 2. Dann werden die Daten zunächst auf die Unix-Festplatte übertragen ( Daten auf UNIX- Festplatte übertragen ab Seite 14). 3. Zuletzt importieren Sie die Fremddaten von der Unix-Festplatte in das CRM-System. (Über das Menü Datenimport aus Fremdsoftware ab Seite 14). Beim Import der Daten finden zwei unterschiedliche Prüfungen statt. Während der Übertragung der Daten auf die Unix-Platte werden die Datensätze auf den korrekten Inhalt überprüft. Ist z.b. ein negativer Wert in einem Feld enthalten, wird dieser auf 0 gesetzt. Hinweis Für den gesamten Datenimport gilt: Ist das Format oder der Wert eines Feldes nicht korrekt, wird dieses auf Null gesetzt. Das Ergebnis der automatischen Kontrolle finden Sie auf dem Ausdruck aller / bzw. fehlerhafter Importdaten: Hier wird zum einen der Inhalt der ASCII-Datei ausgewiesen und zum anderen der Inhalt dargestellt, wie er übernommen wird. Die zweite Prüfung findet während des Imports statt und beinhaltet die Prüfung der Logik, aufgrund der bereits vorhandenen Daten in CRM. Dadurch kann es unter Umständen auch dazu kommen, dass Datensätze zunächst als korrekt ausgewiesen werden, jedoch nach der zweiten Prüfung der Import nicht mehr möglich ist: Beispiel Ein negativer Wert in einem Feld wurde aufgrund der ersten Prüfung auf 0 gesetzt. Ist dieses Feld ein Pflichtfeld, welches eine Null nicht zulässt, sondern einen bestimmten Wert erfordert, wird es bei der zweiten Prüfung (während der Übernahme) als nicht korrekt abgewiesen. CRM-Datenimport Seite 6 von 28

7 2.2 Schnittstellendefinition 2.2 Schnittstellendefinition Neue Schnittstellen definieren So konfigurieren Sie Import-Bereiche Ihrer Schnittstelle 1. Import-Bereich auswählen: Über die Anwahl des Programms Stammdaten-Service und dort des Menüs Schnittstelle für Datenimport wählen Sie zuerst den zu bearbeitenden Import-Bereich aus. (Haben Sie bereits Schnittstellen definiert, werden Ihnen diese zur Auswahl vorgeschlagen und Sie starten die Neuaufnahme über die Taste [Neue Schnittstelle]. Die folgenden Bereiche stehen für die Konfiguration zur Auswahl: CRM-Stammdaten CRM-Anschriften/Kopfinfo CRM-Ansprechpartner CRM-Vorgänge CRM-Kontakt CRM-Wiedervorlage CRM-Produktzuordnung CRM-Bemerkung CRM-var. Feld-Stammdaten CRM-var. Feld-Zuordnung 2. Nach Auswahl des Bereichs können Sie sich eine Liste drucken: die Liste (alle Felder). Wir empfehlen Ihnen den Druck dieser Auswertung, um sich ein Bild von den PDS- CRM- Dateien zu machen. Beim Druck dieser Liste werden alle Felder aufgeführt, die aus der Fremdsoftware automatisch gefüllt werden können. 3. In der Aufnahme wird nun die gewählte Schnittstelle definiert. Machen Sie dazu die folgenden Angaben: Schnittstellenbezeichnung: Diese ist frei zu vergeben. Für die Bezeichnung sind bis zu 30 Schnittstellen je Bereich möglich. Abhängig von dem gewählten Übernahmebereich gelangen Sie nach der Eingabe der Bezeichnung ggf. in ein vorgeordnetes Auswahlfenster, in dem Sie aus verschiedenen CRM-Ziel-Dateien die gewünschte auswählen. Übernahmedatei: Hier hinterlegen Sie den Namen der ASCII-Datei aus der die Daten übernommen werden soll (inkl. Endung). Zum Beispiel: anschrift.txt (max. 40 Zeichen einschl. Endung). Dateityp: Geben Sie hier den Dateityp ein, der beim Export der Daten festgelegt wird. Ein Beispiel zu der Darstellung der Daten bei der Anwahl mit Feldtrenner oder feste Feldlänge finden Sie im Kapitel Hinweise bei der Verwendung von Access. a. 1 = mit Feldtrenner (mit Trennzeichen). Die Feldgrößen können pro Datensatz unterschiedliche Längen haben. Das Ende eine Feldes wird mit Hilfe eines CRM-Datenimport Seite 7 von 28

8 2.2 Schnittstellendefinition Trennzeichens (z.b. ; ) gekennzeichnet. Die Angabe über den Feldtrenner wird in einem folgenden Eingabefeld ( Feldtrenner (HEXA) ) festgelegt. Beispiel b. 2 = feste Feldlänge (Feste Breite). Die Feldgrößen sind in jedem Datensatz gleich. Die Information über die Feldlänge erhalten Sie in der Access- Exportspezifikation der Quelldatei, und dort bei der Feldinformation. Die dort ausgewiesene Breite ist als Feldlänge in der Schnittstelle zu hinterlegen. Siehe auch Kapitel Hinweise zur Verwendung von Access. Beispiel c. d. Satzlänge: Dieses Feld ist nur bei Dateityp 2 = feste Feldlänge relevant. In diesem Fall müssen die Feldlängen der Felder eines Datensatzes zusammen gerechnet werden. Die Voreinstellung 0 bedeutet, dass der Datensatz durch Zeilenschaltung (HEXA 0A) getrennt ist (Standard). Feldtrenner (HEXA): Die Angabe über das Trennzeichen ist nur bei Dateityp 1= Feldtrenner notwendig. In diesem Fall muss hier die Nummer des Feldtrennzeichens eingegeben werden in unserem Beispiel das Semikolon (;) = HEXA-Code 3B. Ist der HEXA-Code eines Feldtrenners nicht bekannt, kann dieser mit Hilfe der Funktionstaste [Tasten-Eingabe] ermittelt werden. Nach der Bestätigung Ihrer Eingaben mit OK können jetzt die CRM-Felder mit den Feldern der Importdatei verknüpft werden Feldverknüpfung CRM / Importdatei So verknüpfen Sie CRM-Felder mit Importdatei-Feldern CRM-Datenimport Seite 8 von 28

9 2.2 Schnittstellendefinition 1. Eingabe der Feld-Nummer : Für jedes zu übernehmende Feld tragen Sie die Feldnummer des gewünschten Quelldatei-Feldes ein. Die Feldnummer ergibt sich aus der Reihenfolge im Datensatz. Im Datensatz beendet jedes Semikolon ein Feld. (Hier wird mit dem Dateityp mit Feldtrenner gearbeitet). Beispiel 2. Über die Funktionstasten können Sie ggf. den Feldinhalten besondere Attribute zuweisen: Taste [Konstant] Mit Hilfe dieser Taste können Sie festlegen, dass das gewählte CRM-Feld mit immer gleichem Inhalt gefüllt werden soll. Z.B. können Sie festlegen, dass in jedem Datensatz das Feld Kopfinfo mit dem Text aus Adressimport gefüllt wird. CRM-Datenimport Seite 9 von 28

10 2.2 Schnittstellendefinition Taste [Umsetzen] Die Funktion Umsetzen öffnet eine Zuordnungsmöglichkeit, in der Sie Quellfelder bestimmten anderen Zielfeldern zuordnen können, d.h. die Inhalte umsetzen können. Im folgenden Beispiel-Bildschirm gibt es bei den Import-Adressen ein Feld Bundesland. Im CRM sollen die Adressen aber in Regionen gruppiert werden. [Umsetzen] ermöglicht eine Zuordnung der Bundesländer zu den Regionen. Achtung! Die Feldnamen müssen bei der Festlegung der Umsetzung korrekt geschrieben werden. CRM-Datenimport Seite 10 von 28

11 2.2 Schnittstellendefinition Taste [Sonderfall] Grundsätzlich sollten die Fremddaten bereits so aufbereitet sein, dass ein Import in die entsprechenden CRM-Felder ohne besondere Aktivitäten möglich ist. In einigen Fällen bietet sich jedoch die Verwendung der Sondertasten an: CRM-Felder können auch nur mit Teilinhalten der Importfelder gefüllt werden (Festes/ Variables Teilfeld) Inhalte mehrerer Importfelder kombinieren und in ein CRM-Feld übertragen (Feld anfügen) Zusätzliche Zeichen an den Übernahme-Text anfügen oder überflüssige Zeichen entfernen (Zeichen anfügen/ löschen) So füllen Sie CRM-Felder mit Teilinhalten der Quelldatei-Felder Beispiel 1 In der Importdatei sind PLZ und Ort in einem Feld untergebracht, in CRM gibt es dafür 2 Felder. Über die Taste [festes Teilfeld] können Sie festlegen, an welcher Stelle des Quelldatei- Feldes die Postleitzahl und welcher der Ort ist und für CRM die maximale Länge festlegen. CRM-Datenimport Seite 11 von 28

12 2.2 Schnittstellendefinition So entfernen Sie Zeichen und fügen andere hinzu Beispiel 2 Die Telefon-Nummern für die Ansprechpartner werden in der Import(Quell-)datei mit Klammern in der Vorwahl dargestellt: (04261) In CRM soll die Telefon-Nummer aber mit Bindestrich angezeigt werden: Nr. Sonderfall 1 2 = festes Teilfeld Stelle: 2 Länge: = Zeichen anfügen Zeichen: = festes Teilfeld Stelle: 9 Länge: 4 So kombinieren Sie Inhalte mehrerer Importfelder Beispiel 3 Sie wollen einen mehrzeiligen Text übernehmen. In der ASCII-(Quell-)Datei ist dieser Text über mehrere Felder verteilt. Die erste Zeile wird bei der Feld-Nummer eingetragen. Über die Taste [Feld anfügen] hinterlegen Sie die restlichen relevanten Felder. Um zwischen den einzelnen Zeilen ein Leerzeichen (Blank) zu erhalten, wird über die Taste [Sonderfall] die Funktion Zeichen anfügen verwendet. CRM-Datenimport Seite 12 von 28

13 2.2 Schnittstellendefinition Beispiel 4 In der Fremdsoftware werden in einem Feld Name und Vorname ausgegeben. Im PDS-CRM hat jeder Namens-Teil sein eigenes Feld und soll auch so zugeordnet werden. Über die Taste [Variables Teilfeld] können Sie festlegen, welcher Anteil des Feldes der Vorbzw. Nachname ist und durch welches Zeichen (im Beispiel:, ) das Feld getrennt wird: Nr. Feldbezeichnung Nachname 3 = variables Teilfeld Teil: 1 Trennzeichen:, Vorname 3 = variables Teilfeld Teil: 2 Trennzeichen:, 1. Nach Definition aller Felder wird die Auswahl der zur Verfügung stehenden Programme um die nachfolgend aufgeführten Menü-Punkte erweitert: Liste (nur definierte Dateien) Liste (nur definierte Felder) Daten übertragen auf Unix-Platte 2. Lassen Sie sich Ihre definierten Dateien und Felder über die List -Programme zur Kontrolle ausdrucken und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor. CRM-Datenimport Seite 13 von 28

14 2.3 Daten auf UNIX-Festplatte übertragen 2.3 Daten auf UNIX-Festplatte übertragen Nachdem Sie Ihre Schnittstellen definiert ( Neue Schnittstellen definieren ab Seite 7) und die Feldverknüpfung zwischen CRM- und Quelldatei eingerichtet haben ( Feldverknüpfung CRM / Importdatei ab Seite 8), können die Daten in das UNIX-System übertragen werden. So übertragen Sie die Quelldaten auf Ihre UNIX-Festplatte 1. Nach Beendigung der Feldverknüpfung wird die Programmauswahl u.a. um den Punkt Daten übertragen auf UNIX-Platte erweitert. Wählen Sie dieses Programm. 2. Wählen Sie dann den Datenträger aus auf dem sich die Quelldatei befindet und nennen Sie die Bezeichnung der Quelldatei sowie des Unterverzeichnisses auf dem FET. 3. Nach erfolgreicher Übertragung erhalten Sie zusätzlich folgende Punkte in der Auswahl: Ausdruck aller Importdaten Ausdruck fehlerhafter Importdaten 4. Drucken Sie sich diese Listen aus, auf denen zum einen der Inhalt der ASCII-Datei ausgewiesen und zum anderen der Inhalt wie übernommen - dargestellt wird. Kontrollieren Sie die Ausdrucke der Importdaten und korrigieren Sie eventuell aufgetretene fehlerhafte Daten. Ggf. beim Import auftretende Fehler werden in diesen Ausdrucken ebenfalls ausgewiesen. Beachten Sie dazu bitte auch das Kapitel Wichtige Informationen vor dem Datenimport ab Seite 4. Hinweis Auf dem Ausdruck können derzeit max. 35 Zeichen pro Zeile dargestellt werden, obwohl die Import-Datei bis zu 60 Zeichen enthalten kann. Der Datensatz wird jedoch vollständig importiert. 2.4 Datenimport aus Fremdsoftware Bevor Sie Daten in das PDS-CRM übernehmen können, müssen Sie diese Daten bereits auf Ihre UNIX-Festplatte gespielt haben. So importieren Sie Daten in Ihr CRM 1. Der eigentliche Import der Daten in PDS-CRM erfolgt über den Menüpunkt Stammdaten-Service, Datenimport aus Fremdsoftware. 2. Wählen Sie dann einen Import-Bereich (z.b. CRM-Stammdaten) aus und bestimmen Sie den Drucker auf dem das Protokoll ausgegeben werden soll und die Ausgabeart. (Wir empfehlen Druck speichern ). Genauere Informationen zu den Import-Bereichen finden Sie im Kapitel Informationen zu den einzelnen Import-Bereichen ab Seite Einige Import-Bereiche (wie CRM-Stammdaten) sind noch weiter untergliedert. Sie können hier einzelne Teil-Bereiche für die Übernahme auswählen oder die Auswahl z.b. alle Stammdaten treffen. CRM-Datenimport Seite 14 von 28

15 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Achtung! Das Arbeiten im PDS-CRM Programm ist während der Zeit des Imports nicht möglich. Stellen Sie sicher, dass niemand zur gleichen Zeit in den Anschriften arbeitet bzw. Anschriften anlegt. Sonst kann es zu Import-Fehlern kommen. 4. N achdem Sie sichergestellt haben, dass niemand mehr im CRM-Programm arbeitet, können Sie die Frage Soll der Import gestartet werden? mit JA bestätigen. 5. Haben Sie mehrere Schnittstellen für den Import erfasst, müssen Sie jetzt die passende Schnittstelle auswählen. 6. Nach dem Import erscheint auf Ihrem Bildschirm das Ergebnis der Übernahme in Kurzform und das Protokoll wird fertig gedruckt. Wir empfehlen Ihnen, den Druck zu speichern und nach dem Import das Protokoll zu kontrollieren. 7. Die Frage Sollen die Importdateien gelöscht werden? kann nach der Kontrolle mit JA beantwortet werden. Bei NEIN bleibt die ASCII-Datei im UNIX-System gespeichert und der Import kann ggf. erneut gestartet werden. Achtung! Bei Daten, die auch in CRM mehrfach erfasst werden können, ist ein Mehrfach-Import bei der Übernahme möglich! (Beispiel: Bemerkungen, Vorhaben,...) Sie erhalten in diesem Fall keinen Hinweis auf doppelte Einträge! 2.5 Informationen zu den einzelnen Import-Bereichen Nachfolgend werden die wichtigsten Informationen die Sie bei der Übernahme beachten sollten in einzelnen Kapiteln zu den Import-Bereichen aufgeführt. Zunächst eine bereichübe rgreifende Bemerkung: Hinweis Eine automatische Vergabe der Anschriften-Nummer findet auch bei Import der Anschriften nicht statt. Die Anschriften-Nummer muss in jeder zu übernehmenden Datei enthalten sein, die Informationen zu einem Kunden enthält Import CRM- Stammdaten Der Import-Bereich CRM- Stammdaten untergliedert sich in verschiedene Bereiche: Kunden-Abteilung, Kontakt-/ bzw. Wiedervorlagen-Art, Kontakt-/ bzw. Wiedervorlagen- Grund, Region Produkte und Vorgangsthemen. Diese Bereiche können einzeln übernommen werden. Es besteht aber über die Auswahl alle Stammdaten auch die Möglichkeit, alle Stammdaten-Bereiche in einem Lauf zu importieren. Die Stammdaten können wahlweise mit Nummer und Bezeichnung oder nur mit Bezeichnung in der Quelldatei vorhanden sein. Ist in der Quelldatei die Nummer nicht gefüllt, wird bei der Übernahme für den Datensatz automatisch eine freie Nummer ermittelt. Ist in der Quelldatei das Suchwort nicht gefüllt, wird es automatisch aus der Bezeichnung generiert. Ist ein Suchwort angegeben, so wird dieses automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. CRM-Datenimport Seite 15 von 28

16 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Bei Import der Kontakt-/ Wiedervorlagen-Gründe ist das Feld chancenrelevant ein Pflichtfeld. Ist dieses Feld in der Quelldatei nicht gefüllt, wird der Grund nicht importiert. Sie erhalten dann einen Hinweis auf dem Ausdruck aller Importdaten und auf dem Protokoll Import Fremddaten Import Anschriften/ Kopfinfo In diesem Bereich werden Anschriften und auch Informationen für die Kopfinfo importiert. Gleichzeitig findet hier die Zuordnung der Anschriften zu CRM statt. Es werden nur Anschriften übernommen, deren Nummer in PDS noch nicht vorhanden ist. Beim Import der Anschriften wird der Kunde/ Lieferant gleichzeitig dem CRM zugeordnet und erhält ein internes Kennzeichen. Achtung! Die Zuordnung zu CRM ist auch bei bereits vorhandenen Anschriften notwendig. Sie erfolgt dann über den Menüpunkt Stammdaten-Service, Stammdaten-Neuanlage. Fehlt die Zuordnung der Anschrift zu CRM, erhält man beim Druck der Datenimport-Liste den Hinweis Anschriften- Nummer nicht vorhanden oder keine CRM- Anschrift. Es erfolgt kein Import. Im Datensatz hinterlegte Stammdaten (bei Region) können wahlweise als Nummer ODER Bezeichnung angegeben werden. Die Prüfung erfolgt dann entsprechend. Sind beide Felder gefüllt, erfolgt kein Import. Fehlt die Anschriften-Nummer in der zu übernehmenden Datei wird der Datensatz nicht importiert Import Ansprechpartner Die Ansprechpartner können wahlweise mit Nummer und Namen oder nur mit Namen angegeben werden. Ist keine Nummer angegeben, wird für den Datensatz eine freie Nummer ermittelt. Sie können hier ebenfalls eine Bemerkung übernehmen. Ist die Anschriftennummer gefüllt, wird auch automatisch eine Zuordnung des Ansprechpartners für diese Anschrift angelegt. Einen Ansprechpartner mehreren Anschriften zuordnen Die Zuordnung eines Ansprechpartners zu mehreren Anschriften beim Datenimport ist über den Import-Bereich CRM-Ansprechp.Zuordnung möglich. Beachten Sie dabei bitte folgende s: Für Zuordnungen der Ansprechpartner zu den Anschriften muss die Nummer der Anschrift und die Nummer bzw. der Vor-/Nachname des Ansprechpartners angegeben werden. Es wird geprüft, ob die Anschrift im CRM vorhanden ist und ob der Ansprechpartner existiert. Ist der Inhalt der Ordnungszahl nicht gefüllt, wird automatisch eine Zuordnung zu der Anschriften-Nummer mit der Ordnungszahl 0 erstellt. CRM-Datenimport Seite 16 von 28

17 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Die Informationen zum Telefonbuch werden nicht in CRM selbst importiert: Diese Daten werden in das Oberflächentelefonbuch eingetragen. Der Telefonbuch-Eintrag erhält dann ein Kennzeichen und wird dem entsprechenden Ansprechpartner in CRM zugeordnet. Für den Import der Telefonbuch-Daten bestehen zwei Möglichkeiten: Ist im PDS-Telefonbuch ein Ansprechpartner bereits hinterlegt, kann dieser mit Hilfe des PDS-Telefonbuch-Keys (= interne Telefonbuch-Verwaltungsnummer) dem CRM zugeordnet werden. Hierzu muss in der Quelldatei eine Spalte für die manuelle Eingabe des Telefonbuch-Keys vorhanden sein. Die in der Quelldatei zusätzlich angegebenen Telefon- Informationen werden dann ignoriert. Ist der Ansprechpartner im PDS-Telefonbuch noch nicht hinterlegt, wird ein neuer Telefonbuch-Eintrag mit den importierten Daten angelegt. Es müssen in der Quelldatei allerdings mindestens die Felder Name/ Firma/ Abteilung oder Kurzanschrift gefüllt sein. Fehlt in dem Feld für das Suchwort der Eintrag, wird es nicht automatisch generiert (anders als bei den Stammdaten). Eine Dubletten-Abprüfung findet nicht statt. Das heißt evtl. bereits vorhandene, mit den Daten de r Quelldatei identische Telefonbuch-Einträge bleiben bestehen. Aus diesem Grund sollten S ie ggf. entweder: beim Import der Ansprechpartner auf den Import der Telefon-Nummer verzichten und die Zuordnung des Ansprechpartners zum Telefonbuch später manuell erfassen, oder die übernommenen Telefonbuch-Einträge kennzeichnen (z.b. im Suchwort), um beim Löschen eines doppelten Eintrags nicht den importierten (also dem Ansprechpartner zugeordneten) Eintrag zu löschen. Fehlt die Zuordnung der Telefon-Nummer zum Ansprechpartner integrierten Telefonie in CRM nicht genutzt werden. können die Vorteile der Import von CRM-Kundendaten für DIS Über den Import-Bereich CRM-Kundendaten (DIS) kann das CRM-Programm als Schnittstelle genutzt werden, um im DIS neue Kunden anzulegen. Hier werden Kundendaten für das PDS-Modul DIS übern ommen, wenn deren Kunden-Nummer noch nicht vergeben ist. Beachten Sie dabei bitte Folgendes: Ein Import ohne Angabe der Kunden-Nummer findet nicht statt. Die Anschriften-Nummer muss im CRM vorhanden sein Achtung! Es erfolgt keine Abprüfung der Kunden-Nummer und einem ggf. vorhandenen Kundenregister (DIS)! Sind bei der Kundengruppe, der Zahlungsbedingung, der Zahlart bzw. der Hauswährung in der Import-Datei keine Daten hinterlegt, wird der Wert automatisch auf 0 gesetzt. CRM-Datenimport Seite 17 von 28

18 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Import der Vorgänge Der Ansprechpartner (für einen Vorgang) kann in der Quelldatei wahlweise als Nummer oder mit Namen angegeben sein. Sind in der Quelldatei beide Felder gefüllt, erfolgt kein Import. Fehlt die Ansprechpartner-Zuordnung zu der jeweiligen Anschriften-Nummer erfolgt diese automatisch (mit Ordnungszahl 0). Das Suchwort des Vorhabens generiert sich nicht automatisch aus dem Vorhaben und muss separat angegeben werden. Die im Datensatz hinterlegte Angebots-Nummer wird geprüft. Ist diese Angebots-Nummer im DIS nicht vorhanden, wird der Datensatz nicht übernommen. Der Status (Pflichtfeld) wird nicht mit den DIS-Daten quergeprüft. Zulässig ist hier aber nur ein Wert von 1 bis 4. Sind die Felder DIS-ANGEBOTS-NR. und KOSTENTRÄGER (BEBU) beide gefüllt, erfolgt keine Übernahme. Es darf nur eines dieser beiden Felder gefüllt sein. Das Feld ZUSTÄNDIGER MITARBEITER ist ein Pflichtfeld, welches einen Eintrag enthalten muss. Weiterhin muss in der Quelldatei ebenfalls ein Eintrag im Feld Vorhaben vorliegen. Wenn hier kein Eintrag vorliegt, wird dieser Datensatz nicht übernommen. Achtung! Eine Mehrfach-Vergabe des Vorhabens ist möglich! Import der Kontakte Wahlweise können Kontakte ohne Wiedervorlage oder Kontakte mit Wiedervorlage (Anlegen automatischer Verknüpfung) importiert werden. Ein Kontakt ohne Angabe eines Ansprechpartners wird nicht importiert. Fehlt die Ansprechpartner-Zuordnung zu der jeweiligen Anschriften-Nummer erfolgt diese automatisch (mit Ordnungszahl 0). Kontakte mit Ansprechpartnern ohne Stammdaten (AP divers) können ebenfalls übernommen werden. Für den Import mehrzeiliger Texte in einen Datensatz kann die Taste [Sonderfall] genutzt werden. Beachten Sie hierzu auch das Beispiel So kombinieren Sie Inhalte mehrerer Importfelder im Kapitel Feldverknüpfung CRM / Importdatei ab Seite 8. Wenn die Abprüfung, ob der Kontakt-Grund vorgangsrelevant ist, ergeben hat, dass in der Quelldatei die Vorgangsfelder gefüllt sind, werden diese ebenfalls importiert. Dies gilt allerdings nicht bei der Schlüsselung, Kontakt-Grund: vorgangsrelevant? = NEIN. In diesem Fall wird der Import abgelehnt. (Hinweis s. Ausdruck alle Importdaten) CRM-Datenimport Seite 18 von 28

19 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Im Datensatz hinterlegte Stammdaten können wahlweise als Nummer ODER Bezeichnung angegeben werden. Die Prüfung erfolgt dann entsprechend. Sind beide Felder gefüllt, erfolgt KEIN Import. Achtung! Ein Mehrfach-Import der Kontakte ist möglich! Import von Kontakten mit Wiedervorlage Beim Import von Kontakten mit automatischer Anlage einer Wiedervorlage, besteht in der Quelldatei die Möglichkeit zwei Kennzeichen zu setzen: Die übernommene Wiedervorlage kann gleich mit dem Kennzeichen erledigt gekennzeichnet werden. Die Wiedervorlage kann wie ein Erinnerungsdatum behandelt werden. Soll eine Wiedervorlage als erledigte Wiedervorlage übernommen werden, ist in der Spalte für die Wiedervorlagen in der Quelldatei das Kennzeichen 1 erforderlich. Sollen Wiedervorlagen mit Erinnerung übernommen werden, müssen diese in der Quelldatei ebenfalls mit Kennzeichen 1 geschlüsselt sein. Ist dieses Kennzeichen gesetzt, wird diese Wiedervorlage behandelt, wie eine Wiedervorlage, die erstellt wurde aufgrund eines variablen Feldes mit Typ: Datum mit Erinnern. Bei Kennzeichnung dieser Wiedervorlagen im Infomanagement als erledigt, erhält der Anwender anschließend die Frage: Soll eine Wiedervorlage für das nächste Jahr erstellt werden? Bei Ja besteht nun die Möglichkeit eine neue Wiedervorlage zu erstellen. Hinweise: Es kann in der Quelldatei für eine Wiedervorlage nur bei einem der Kennzeichen 1 eingetragen sein. Eine bereits erledigte Wiedervorlage kann das Kennzeichen für die Erinnerung nicht mehr erhalten. Kontakte mit Ansprechpartnern ohne Stammdaten (AP divers) können ebenfalls übernommen werden. CRM-Datenimport Seite 19 von 28

20 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Import von Wiedervorlagen Im Quell-Datensatz hinterlegte Stammdaten können wahlweise als Nummer oder Bezeichnung angegeben werden. Sind beide Felder gefüllt, erfolgt kein Import. Ein Import von Wiedervorlagen ohne Angabe eines Ansprechpartners ist möglich. Erfolgt der Wiedervorlagen-Import mit einem Ansprechpartner, so findet eine Prüfung statt: Fehlt die Zuordnung des Ansprechpartners zu der jeweiligen Anschriften-Nummer erfolgt diese automatisch (mit Ordnungszahl 0). Kontakte mit Ansprechpartnern ohne Stammdaten (AP divers) können ebenfalls übernommen werden. Beim Import von Wiedervorlagen besteht als Besonderheit die Möglichkeit zwei Kennzeichen ( KZ erledigt 0/1 und KZ erinnern 0/1 ) zu setzen. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Import der Kontakte ab Seite Import Produktzuordnung Eine Produktzuordnung besteht aus Anschriften- Nr., Produkt- Nr. und lfd. Nr. Es kann wahlweise die Produkt-Nummer oder die Bezeichnung gefüllt werden. Sind in der Quelldatei beide Felder gefüllt, erfolgt kein Import. Das Feld lfd. -Nr. kann leer sein. In diesem Fall wird automatisch eine neue Produktzuordnung zur Anschriften- und Produkt-Nummer angelegt. Achtung! Ein Mehrfach-Import der Produktzuordnung ist möglich! CRM-Datenimport Seite 20 von 28

21 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Import der Bemerkungen Bei dem Import der Bemerkung ist zu beachten, dass sich das Thema der Bemerkung nicht automatisch aus der ersten Textzeile generiert. Es muss daher separat angegeben werden. Ist beim Thema keine Feld-Nummer eingetragen, wird der Datensatz ohne Thema importiert. Für den Import mehrzeiliger Texte kann die Taste [Sonderfall] genutzt werden, um mehrere Zeilen in einen Datensatz zu importieren. Lesen Sie hierzu auch die Beispiele im Kapitel Feldverknüpfung CRM / Importdatei ab Seite 8. Achtung! Eine Mehrfach-Vergabe des Themas ist möglich! Ist ein Thema bereits in CRM vorhanden, wird ein neuer Datensatz erstellt Import variabler Felder/ Stammdaten In diesem Bereich ist lediglich der Import der Stammdaten für ein variables Feld möglich. Die variablen Felder werden hier nicht automatisch angelegt. Dies muss bereits vor dem Import erfolgt sein. (im Menü Variable Stammdaten, dann Variable Felddefinition ). Stammdaten zu variablen Feldern können für die Typen Numerisch mit Stammdaten und Numerisch als Kennzeichen (1-9) angelegt werden. Die Nummer des variablen Feldes muss existieren und den genannten Feldtypen entsprechen. Die Quelldatei-Stammdaten können wahlweise mit Nummer und Bezeichnung oder nur mit Bezeichnung angegeben werden. Ist die Nummer nicht gefüllt, wird für den Datensatz eine freie Nummer ermittelt. Achtung! Beachten Sie, dass die Nummer für Felder vom Typ Numerisch als Kennzeichen (1-9) tatsächlich, wie in den Klammern angegeben, nur von 1 bis 9 vergeben werden kann Import variabler Felder/ Zuordnung Für Zuordnungen variabler Felder zu Anschriften, Ansprechpartnern, Vorgängen und Produkten muss die Nummer des variablen Feldes (lt. CRM-Stammdaten), sowie der entsprechende Inhalt je nach Felddefinition angegeben werden. Für den Import der Feldinhalte von Feldern des Typs Numerisch mit Stammdaten bzw. Numerisch als Kennzeichen (1-9) ist zu beachten, dass bei diesen Feldern eine Prüfung erfolgt, ob die angegebenen Stammdaten existieren. In der Schnittstellendefinition werden Sie wie eine Zahl/ numerisches Feld behandelt. Für den Import der Feldinhalte von Feldern des Typs Wert geben Sie bitte im zweiten Feld, nach Eingabe der Feldnummer, die Anzahl der notwendigen Nachkommastellen laut Importdatei an. CRM-Datenimport Seite 21 von 28

22 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Beim Import der Feldinhalte von Feldern des Typs Datum findet keine Prüfung statt. Das heißt ein Datum wird grundsätzlich importiert, auch wenn es außerhalb der Definition der CRM-Stammdaten liegt. Bei Anwahl der Karteikarte, die auf dieses Datum zugreift, ist im Informationsmanagement eine Korrektur erforderlich. Allgemein gilt, dass das Umsetzen der Inhalte ohne Prüfung auf Zwangseingabe-Felder bzw. Min/Max/Standard-Werte (laut Definition) erfolgt. Bei Anwahl der betroffenen Karteikarte im Informationsmanagement ist auch hier eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich. Ist ein Feld mit Erinnerung geschlüsselt, wird eine Wiedervorlage nicht automatisch angelegt Nachträglicher Import von CRM-Vorgängen Bei der Festlegung der Schnittstelle für Datenimport gibt es zwei neue Import-Bereiche. Nachtrgl. Import CRM-Vorgänge (in diesem Kapitel beschrieben) Nachtrgl. Import CRM-Kopfinfo (lesen Sie dazu das Kapitel Nachträglicher Import von CRM-Kopfinfos ab Seite 23.) Durch diese Funktionen kann eine nachträgliche Zuordnung von Daten zu einem Vorgang bzw. zur Kopfinfo erfolgen. Die Daten der folgenden Felder können Sie nachträglich in die CRM-Vorgänge importieren: Suchwort Thema Summe Prozent Angebotsnummer (DIS) oder Kostenträger (BEBU) Bemerkung Abschluss-Datum Ansprechpartner Bitte beachten Sie bei einem nachträglichen Import von Daten zu einem Vorgang die folgenden Punkte: Ist eine Anschriften-Nummer nicht vorhanden, wird der Import mit einem Prüf- Fehler abgelehnt. Daten(-Felder), die im Informationsmanagement bereits gefüllt wurden, werden nicht überschrieben. Ist dies der Fall, wird im Protokoll Import Fremddaten ein Hinweis gedruckt. Im Datensatz hinterlegte Stammdaten können wahlweise als Nummer oder Bezeichnung angegeben werden. Sind beide Felder gefüllt, erfolgt keine Übernahme. Ist die Anschriften-Nummer keine CRM-Anschrift, wird der Import mit einem Prüf- Fehler abgelehnt. Für eine erfolgreiche Zuordnung der Daten zu einem Vorgang ist die Angabe einer bestehenden Vorgangsnummer notwendig. CRM-Datenimport Seite 22 von 28

23 2.5 Informationen zu den einzelnen Import- Bereichen Im Datensatz hinterlegte Ansprechpartner können wahlweise als Nummer oder mit Namen angegeben werden. Sind beide Felder gefüllt, erfolgt keine Übernahme. Eine vorherige Zuordnung des Ansprechpartners zur Anschrift ist notwendig. Die Angebotsnummer (DIS), bzw. der Kostenträger (BEBU) muss vorhanden sein, um einen Vorgang mit dieser Information nachträglich zu ergänzen Nachträglicher Import von CRM-Kopfinfos Bei der Festlegung der Schnittstelle für Datenimport gibt es zwei neue Import-Bereiche. Nachtrgl. Import CRM-Vorgänge (lesen Sie dazu das Kapitel Nachträglicher Import von CRM-Vorgängen ab Seite 22.) Nachtrgl. Import CRM-Kopfinfo (in diesem Kapitel beschrieben) Durch diese Funktionen kann eine nachträgliche Zuordnung von Daten zu einem Vorgang bzw. zur Kopfinfo erfolgen. Die Daten der folgenden Felder können Sie nachträglich in die CRM-Kopfinfos importieren: Kopfinfo Region Bitte beachten Sie bei einem nachträglichen Import von Kopfinfos die folgenden Punkte: Ist eine Anschriften-Nummer nicht vorhanden, wird der Import mit einem Prüf- Fehler abgelehnt. Daten(-Felder), die im Informationsmanagement bereits gefüllt wurden, werden nicht überschrieben. Ist dies der Fall, wird im Protokoll Import Fremddaten ein Hinweis gedruckt. Im Datensatz hinterlegte Stammdaten können wahlweise als Nummer oder Bezeichnung angegeben werden. Sind beide Felder gefüllt, erfolgt keine Übernahme. CRM-Datenimport Seite 23 von 28

24 3 Hinweise bei Verwendung von Access 3.1 Möglichkeiten bei Verwendung von Access 3. Hinweise bei Verwendung von Access Wählen Sie die Möglichkeit, die Text-Datei per Access zu erstellen, erhalten Sie hier noch einige zusätzliche Informationen. 3.1 Möglichkeiten bei Verwendung von Access Mit Hilfe von Access können Sie Ihren Datenbestand aus der Fremdsoftware überprüfen/ bereinigen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Daten zu importieren (z.b. aus einer ODBC- Datenquelle/ SQL) und gleichzeitig diese Daten mit ihrer Ursprungs-Software zu verknüpfen. In der Regel reicht es aus die Daten in eine Tabelle zu importieren. Eine Verknüpfung der Daten ist nur notwendig, um die Aktualität sicherzustellen. Sind jedoch Anpassungen an der ausgegebenen Datei notwendig (z.b. Anschriften-Nummer nicht vorhanden), so ist eine Verknüpfung nicht empfehlenswert. 3.2 Vorgehensweise beim Export von Accesstabellen So exportieren Sie die in eine neue Access-Tabelle übernommenen Quelldaten 1. Importieren Sie die zu übernehmenden Daten in eine neue Tabelle in Access. 2. Nach Überprüfung und evtl. Korrektur der Daten, ist eine Speicherung (Export) notwendig. Achten Sie beim Export auf den korrekten Dateityp. (vgl. hierzu Abb. Unten). CRM-Datenimport Seite 24 von 28

25 3 Hinweise bei Verwendung von Access 3.2 Vorgehensweise beim Export von Accesstabellen Tipp: direkt auf c:\ speichern (wegen der anschl. Übernahme in CRM). 3. Der Dateiname kann 40 Zeichen einschließlich der Endung enthalten (Groß-/ Kleinschreibung spielt keine Rolle). => Die Angaben über den Dateinamen und das Export-Format sind für die Schnittstellen-Aufnahme in CRM notwendig. 4. Legen Sie dann das Exportformat ( mit Trennzeichen oder feste Breite ) fest. Bei der Schnittstellen-Aufnahme in CRM ist die Angabe über das Export-Format (= Dateityp) ein Zwangsfeld. 5. Beispiel: mit Trennzeichen siehe folgende Abbildung: Achtung! Beim Export der Datei ist es notwendig im Textbegrenzungszeichen {kein} auszuwählen. Dies gilt aber nur bei Schlüsselung mit Feldtrenner. 6. Beispiel für die Verwendung der festen Breite: CRM-Datenimport Seite 25 von 28

26 3 Hinweise bei Verwendung von Access 3.2 Vorgehensweise beim Export von Accesstabellen Über die Taste [Weitere...] erscheint eine weitere Anzeige: Bei Verwendung der festen Feldlänge kann die hier ausgewiesene Breite als Feldlänge in der Schnittstelle hinterlegt werden. CRM-Datenimport Seite 26 von 28

27 3 Hinweise bei Verwendung von Access 3.2 Vorgehensweise beim Export von Accesstabellen CRM-Datenimport Seite 27 von 28

28 Index Index Access Hinweise zur Verwendung Möglichkeiten Accesstabellen exportieren Anschriften/ Kopfinfo importieren Ansprechpartner importieren Bemerkungen importieren CRM- Stammdaten importieren CRM-Felder Inhalte kombinieren mit Teilinhalten der Quell-Felder füllen Quelldatei-Zeichen entfernen verknüpfen mit Importdatei-Feldern... 8 Zeichen hinzufügen Daten auf UNIX-Platte übertragen... 6, 14 in CRM importieren Datenimport... 6, 14 Ablauf... 6 Informationen vor Import... 4 Feldverknüpfung... 6, 8, 14, 18, 20 Feste Breite verwenden Import-Bereich konfigurieren... 7 Import-Bereiche Kontakte importieren Kontakte mit Wiedervorlage importieren 18 Produktzuordnung importieren Schnittstelle definieren... 6, 7, 14 Feldverknüpfung... 6, 8, 14, 18, 20 für Datenimport... 6 Import-Bereich konfigurieren... 7 Trennzeichen verwenden UNIX-Festplatte Daten übertragen... 6, 14 variable Felder/ Stammdaten importieren variable Felder/ Zuordnung importieren. 20 Vorgänge importieren Wiedervorlagen importieren Schnittstelle für Import... 6 CRM-Datenimport Seite 28 von 28