BEYERTONE.

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1 BEYERTONE Voic 500 Bedienungsanleitung BEYERTONE AG Max-Volmer-Str. 29 D Hilden Tel. +49 (0) 2103 / Fax: +49 (0) 2103 / info@beyertone.com Internet: VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 1/25

2 Inhalt 1. Die persönliche Mailbox Zugang zum Nachrichten- und Einstellmenü Einstieg in das Hauptmenü Nachrichten abhören Mailbox-Einstellungen Aufsprechen einer persönlichen Begrüßungsansage Aufsprechen des Namens Teilnehmerverzeichnis Änderung des Passworts Nicht stören -Modus (DND) Externe Benachrichtigung über Telefon Benachrichtigung über Pager (nur in best. Ländern) Benachrichtigung per (und optional per SMS) Nachricht versenden Übersicht und Kurzanleitung (Druckvorlage) Zentrale automatische Anruf-Vermittlung Zugang zu den Systemeinstellungen Umschaltung der Betriebsart Umschaltung Winterzeit / Sommerzeit Datum und Uhrzeit prüfen / einstellen Zentrale Ansagen aufsprechen bzw. ändern Personal Mailbox Manager (PMM) Einrichtung der Mailbox über den PMM Zustellung von Nachrichten als Audio-Datei VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 2/25

3 HINWEISE: Der Abschnitt 1 dieser Bedienungsanleitung sollte jedem Mailbox-Inhaber für die Aktivierung der Mailbox, die Abfrage von Nachrichten und das Durchführen von Einstellungen in seiner Mailbox zur Verfügung gestellt werden. Der Abschnitt 2 ist hingegen für die zentrale Bedienung des Voic -Systems z.b. durch das Abfragepersonal vorgesehen, das beispielsweise die Betriebsart der automatischen Vermittlung umschalten, die Uhrzeit stellen oder neue zentrale Vermittlungsansagen aufsprechen soll (sofern diese Funktionen eingerichtet wurden). In Abschnitt 3 werden zusätzliche Funktionen das Voic -Systems 500 erläutert, wie die Benachrichtigung und Zustellung von Mailbox-Nachrichten per sowie das Benutzer PC-Tool zur komfortablen Einstellung der persönlichen Mailbox über LAN. Diese Bedienungsanleitung befindet sich auf der dem Gerät beiliegenden CDROM als PDF- Datei und kann von bzw. in der jeweils aktuellen Fassung kostenfrei heruntergeladen werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 3/25

4 1. Die persönliche Mailbox Das installierte BEYERTONE Voic -System 500 stellt jeder Nebenstelle eines Unternehmens, für die vom Telefonanlagen-Service oder dem zuständigen Administrator eine sogenannte Mailbox eingerichtet wurde, einen persönlichen Anrufbeantworter zur Verfügung. Dieser Anrufbeantworter nimmt auf Wunsch bei Abwesenheit oder im Besetztfall der Nebenstelle Anrufe entgegen, bei denen der Anrufer diese Nebenstelle über ihre Durchwahl direkt angerufen hat. Der Anrufer hört die Begrüßungsansage der entsprechenden Mailbox und kann eine Nachricht aufsprechen. So funktioniert die persönliche Mailbox: Der Anrufer wählt eine Durchwahlnummer an,... Telefonanlage Der Anruf wird an das Voic -System weitergeleitet, BEYERTONE Voic - System der Teilnehmer ist besetzt oder meldet sich nicht.... das Voic -System nimmt den Anruf entgegen: Guten Tag, hier ist die Mailbox von... Nebenstelle So wird die persönliche Mailbox eingeschaltet: Das Einschalten der Mailbox kann auf unterschiedlichen Wegen erreicht werden. Die zutreffende Vorgehensweise hängt von der Einrichtung der jeweiligen TK-Anlage ab und wird vom zuständigen Telefonanlagen-Service bekanntgegeben. Die gebräuchlichsten Möglichkeiten sind: - automatische Weiterleitung von Anrufen auf der Durchwahl bei besetzt und/oder wenn kein Melden erfolgt (nach einer in der TK-Anlage voreingestellten Anzahl von Rufzeichen), oder: - manuelles Einschalten einer Rufumleitung vom eigenen Apparat aus zum Voic -System (entweder per Tastendruck* oder durch Umleitung auf die interne Rufnummer* des Systems) * Die hierfür notwendigen Rufnummern und Funktionen teilt der Telefonanlagen-Service nach Einrichtung mit. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 4/25

5 So wird das Vorliegen neuer Nachrichten mitgeteilt: Ob und wie das Vorliegen neuer Nachrichten in der persönlichen Mailbox am Telefonapparat angezeigt wird (z.b. durch Lämpchen), hängt von der jeweiligen Telefonanlage und deren Einrichtung ab. Hierfür ist der Telefonanlagen-Service zuständig. Je nach eingerichteter Berechtigung ist auch eine Benachrichtigung als externer Anruf, z.b. auf dem Mobiltelefon, aktivierbar. Zusätzlich kann beim Voic 500 auch die Benachrichtigung per eingerichtet werden. Hierbei kann wahlweise die Nachricht als Audiodatei angehängt werden. (Hinweis: Ein SMS-Transmitter ist als optionales Zubehör erhältlich.) So können Nachrichten abgehört und Einstellungen vorgenommen werden: Die nachfolgenden Kapitel dieser Bedienungsanleitung erläutern, wie die persönliche Mailbox vom Mailbox-Inhaber gehandhabt wird, um neue oder gespeicherte Nachrichten abzufragen bzw. Nachrichten zu löschen oder weiterzuleiten. Weiterhin wird beschrieben, wie die Einstellungen der persönlichen Mailbox vom Mailbox-Inhaber durch ein sprachgeführtes Menü den persönlichen Anforderungen angepasst werden können, so z.b. die persönliche Begrüßung und die Benachrichtigungsfunktionen. Vor den Detail-Erläuterungen wird im folgenden Abschnitt zunächst aufgezeigt, wie der Mailbox- Inhaber seine Mailbox zur Nachrichtenabfrage und für Einstellungen erreichen kann. 1.1 Zugang zum Nachrichten- und Einstellmenü Die eigene persönliche Mailbox kann zum Abhören von Nachrichten und zum Durchführen von Einstellungen auf verschiedenen Wegen erreicht werden: 1. von einem internen Apparat durch direkte Anwahl der Rufnummer* des Voic -Systems 2. von extern durch direktes Anwählen der Durchwahlnummer* des Voic -Systems oder 3. von extern durch Anrufen der eigenen Durchwahl, wenn diese auf Voic umgeleitet ist * Die Rufnummer bzw. Durchwahl des Voic -Systems innerhalb der Telefonanlage teilt der zuständige Telefonanlagen-Service nach Installation des Systems mit. Die Nummern sollten hier notiert werden: Rufnummer des Voic -Systems intern: extern: Über eine der drei Möglichkeiten wird per Anruf das Voic -System erreicht, das sich - je nach Zugangsart - mit einer Eingabeaufforderung oder einer Ansage meldet. Das weitere Vorgehen wird im nachfolgenden Abschnitt erläutert. 1.2 Einstieg in das Hauptmenü 1. Bei einem Anruf des Voic -Systems von einem internen Apparat wird davon ausgegangen, dass der Mailbox-Inhaber von seiner eigenen Nebenstelle aus anruft. Das Voic - System erkennt hierbei in der Regel automatisch die Nebenstellennummer und bittet unmittelbar um die Eingabe des Passworts für die zugeordnete Mailbox. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 5/25

6 2. Sollte beim Anruf die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören sein (z.b. beim direktem Anruf des Voic -Systems von extern), muss die für diesen Fall im System vergebene Ziffer für das Abhören von Nachrichten gewählt werden. Die Vorgabe für diese Funktion ist die Taste "9". Hiernach verlangt das Voic -System zunächst die Eingabe der Mailboxnummer (gleich Nebenstellen-Durchwahl des Mailbox-Inhabers) und dann des Passworts. 3. Bei Anruf der eigenen Durchwahl von extern kann während des Abspielens der Begrüßungsansage der eigenen Mailbox das Hauptmenü durch die Eingabe der im Voic - System dafür einprogrammierten Ziffer erreicht werden (in der Regel ebenfalls die Taste "9"). Das Voic -System verlangt danach die Eingabe des Passworts. HINWEIS: Das Passwort im Auslieferungszustand ist Es kann vom Mailbox-Inhaber über das Passwort-Menü (siehe Abschnitt 1.4.4) geändert werden. Der Administrator des Systems (in der Regel der zuständige Telefonanlagen-Service) kann das Passwort auf 1234 zurücksetzen, falls es einmal vergessen oder unbeabsichtigt verstellt wurde. Nach Eingabe des Passworts in einem der drei aufgeführten Fälle sagt das Voic -System automatisch die aktuelle Anzahl von Nachrichten in der persönlichen Mailbox an und spielt dann das Hauptmenü ab: Taste Funktion Beschreibung 1 Nachrichten abhören Aufrufen des Menüs zum Abhören und Verwalten von Nachrichten (siehe 1.3) 2 Mailbox-Einstellungen Aufrufen des Menüs zur Bearbeitung der Mailbox-Einstellungen (siehe 1.4) 8 Nachricht versenden Aufsprechen und Verschicken einer Nachricht an eine andere Mailbox (siehe 1.5) 9 Menü verlassen Verlassen der Mailbox und Sprung in die allgemeine Begrüßungsansage Durch entsprechendes Drücken jeweils einer der vom Menü angekündigten Auswahlziffern auf der Telefontastatur können nun die gewünschten Menüs aufgerufen bzw. Funktionen des jeweiligen Menüs ausgeführt werden. HINWEIS: Sowohl die Eingabe der Mailboxnummer und des Passworts beim Einstieg in das Menü als auch das Steuern der Menüfunktionen erfolgt über sogenannte MFV-Zeichen (Signaltöne), die vom Telefonapparat bzw. der Telefonanlage beim Drücken der Ziffernwahltasten währen der Verbindung erzeugt werden. Sollte diese Tongabe nicht erfolgen, ist möglicherweise zuvor eine entsprechende Funktion am Telefonapparat zu aktivieren, oder es muss u.u. eine zentrale Einstellung in der Telefonanlage vorgenommen werden. Da diese Funktionen anlagenspezifisch sind, muss die Einweisung bzw. Einrichtung durch den zuständigen Telefonanlagen-Service vorgenommen werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 6/25

7 1.3 Nachrichten abhören Wählt der Mailbox-Inhaber 1, während er sich im Hauptmenü befindet, spielt das Voic - System neue Nachrichten sowie bereits früher gespeicherte Nachrichten ab. Am Ende einer jeden Nachricht bietet das Nachrichten-Menü folgende Optionen an: Taste Funktion Beschreibung 1 nächste Nachricht Abspielen der nächsten Nachricht 2 wiederholen Wiederholen der gegenwärtigen Nachricht 3 speichern Speichern der gegenwärtigen Nachricht 4 weiterleiten Senden der gegenwärtigen Nachricht an eine andere Mailbox 5 antworten Antworten an den Absender der Nachricht (nur bei internen Nachrichten möglich) 8 löschen Löschen der gegenwärtigen Nachricht 9 zurück Rückkehr zum Hauptmenü 1.4 Mailbox-Einstellungen Wählt der Mailbox-Inhaber 2, während er sich im Hauptmenü befindet, spielt das Voic - System das Parameter-Menü ab: Taste Funktion Beschreibung 1 Begrüßungsansage Aufsprechen einer persönlichen Begrüßungsansage für die Mailbox 2 Namensaufsprache Aufsprechen Ihres Namens (optional) 3 Teilnehmerverzeichnis Eingabe der Parameter für den Eintrag im Teilnehmerverzeichnis (falls eingerichtet) 4 Passwort Änderung des Passworts für den Zugang zur Mailbox 5 DND ("Nicht stören -Modus) Ein- und Ausschalten des "Nicht stören"- Modus (falls in Vermittlung eingerichtet) VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 7/25

8 6 Externe Benachrichtigung an eine Rufnummer (Anruf) 7 Externe Benachrichtigung an einen Pager (nur in bestimmten Ländern) Eingabe der Rufnummer und Aktivieren / Deaktivieren der externen Benachrichtigung bei neuen Nachrichten (wenn freigeschaltet) Eingabe der Rufnummer und Aktivieren / Deaktivieren der Pager-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten (wenn freigeschaltet) 9 zurück Rückkehr zum Hauptmenü Aufsprechen einer persönlichen Begrüßungsansage Durch Drücken der 1 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4) kann die persönliche Begrüßungsansage bearbeitet werden. Das Voic -System bietet dazu folgendes Menü an: Taste Funktion Beschreibung 1 anhören Anhören der aktuellen Begrüßungsansage 2 aufnehmen Aufnahme einer neuen persönlichen Begrüßungsansage 8 löschen Löschen der Begrüßungsansage (die Standard-Ansage wird aktiviert) 9 zurück Rückkehr zum Parameter-Menü Aufsprechen des Namens Die Aufsprache des eigenen Namens ist dann erforderlich, wenn im Voic -System die automatische Vermittlung und/oder das sogenannte "Teilnehmerverzeichnis" aktiviert sind. Hierzu informiert Sie Ihr zuständiger Telefonanlagen-Service. Durch Drücken der 2 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4) kann die persönliche Namensaufsprache bearbeitet werden. Das Voic -System bietet dazu folgendes Menü an: Taste Funktion Beschreibung 1 anhören Anhören der aktuellen Aufsprache 2 aufnehmen Neue Aufsprache des Namens VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 8/25

9 8 löschen Löschen der Aufsprache 9 zurück Rückkehr zum Parameter-Menü Teilnehmerverzeichnis Sofern im System eingerichtet, ermöglicht das sogenannte "Teilnehmerverzeichnis" externen Anrufern, sich mit einem Teilnehmer durch Eingabe der ersten drei Buchstaben seines Namens auf der Telefontastatur (ähnlich der SMS-Text-Eingabe bei Mobiltelefonen) verbinden zu lassen. Ein Mailbox-Inhaber kann sich im Teilnehmerverzeichnis eintragen, indem er seinen Namen aufspricht (siehe Abschnitt 1.4.2) und den seinem Namen entsprechenden dreistelligen Code eingibt. Wählt der Mailbox-Inhaber 3 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4), bietet das Voic - System hierzu folgendes Menü an: Taste Funktion Beschreibung 1 abhören Prüfen des gegenwärtigen Eintrags in das Teilnehmerverzeichnis 2 ändern Neue Eintragung in das Teilnehmerverzeichnis 8 löschen Löschen des Eintrags in das Teilnehmerverzeichnis 9 zurück Rückkehr zum Parameter-Menü Änderung des Passworts Das Mailbox-Passwort besteht aus vier Ziffern. Die Systemvorgabe für das Passwort lautet "1234". Um das Passwort auszuschalten, muss 0000 als neues Passwort eingegeben werden. Das Zurücksetzen des Passworts auf "1234" kann nur der System-Administrator durchführen. Der Mailbox-Besitzer kann sein Passwort prüfen bzw. ändern, indem er 4 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4) wählt: Taste Funktion Beschreibung 1 abhören Prüfen des gegenwärtigen Passworts 2 ändern Ändern des Passworts 9 zurück Rückkehr zum Parameter-Menü VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 9/25

10 1.4.5 Nicht stören -Modus (DND) Wählt der Mailbox-Inhaber 5 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4), kann er zwischen dem Normal-Modus und dem Nicht stören -Modus wechseln. Wählt ein Anrufer über die automatische Vermittlung des Voic -System (sofern eingerichtet) eine Nebenstelle im Nicht stören - Modus an, wird das Voic -System den Anruf nicht zu der Nebenstelle verbinden, sondern eine entsprechend programmierte Ansage abspielen Externe Benachrichtigung über Telefon Falls der System-Administrator die Berechtigung erteilt hat, kann der Mailbox-Inhaber durch Drücken der 6 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4) folgende Einstellungen für die externe Benachrichtigung über Telefonanruf vornehmen: Taste Funktion Beschreibung 1 Aktivieren / Deaktivieren Externe Benachr. Ein- und Ausschalten 2 Rufnummer eingeben Eingabe der Telefonnummer für externe Benachrichtigung bei neuen Nachrichten 8 Rufnummer prüfen Prüfen der eingegebenen Telefonnummer 9 zurück Rückkehr zum Parameter-Menü WICHTIG: Geben Sie für die externe Benachrichtigung die vollständige Rufnummer ein, d.h. inklusive der Kennzahl für die externe Wahl über Amtsleitung (sog. Amtskennziffer ; in der Regel eine 0 ). Bei Weglassen der Kennzahl ist alternativ auch eine Benachrichtigung durch Anruf bei einem internen Apparat möglich. Bei Vorliegen neuer Nachrichten erhält der Mailbox-Inhaber einen Anruf vom Voic -System. Wird dieser entgegengenommen, ist ein direkter Einstieg in das Hauptmenü möglich Benachrichtigung über Pager (nur in best. Ländern) Falls der System-Administrator die Berechtigung erteilt hat, kann der Mailbox-Inhaber durch Drücken der 7 im Parameter-Menü (siehe Abschnitt 1.4) Einstellungen für die Benachrichtigung über Pager vornehmen Benachrichtigung per (und optional per SMS) Das Voic -System 500 verfügt zusätzlich über die Möglichkeit, eine Information über das Vorliegen einer neuen Nachricht per an den Mailbox-Inhaber zu übermitteln. Dazu muss das System entsprechend eingerichtet und an einen Mail-Server angebunden sein. Mittels eines optionalen SMS-Transmitters ist zudem eine Benachrichtigung per SMS möglich. Die Einstellung der -Adresse bzw. der Handy-Nummer kann dabei mit Hilfe des Personal Mailbox Manager (PC-Tool für den Mailbox-Inhaber) vorgenommen werden - siehe Abschnitt 3. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 10/25

11 1.5 Nachricht versenden Wählt der Mailbox-Inhaber 8 im Hauptmenü, kann er eine Nachricht aufsprechen und an eine andere Mailbox oder eine Gruppe von Mailboxen (sofern eingerichtet) versenden. 1.6 Übersicht und Kurzanleitung (Druckvorlage) Die nachfolgende Bedienübersicht kann ausgedruckt und als Kurzanleitung verwendet werden: 2 Mailbox-Einstellungen 1 BEYERTONE Voic 500 Kurzbedienungsanleitung für Ihre Mailbox Zur Abfrage und Einrichtung Ihrer Mailbox rufen Sie bitte Ihre Rufnummer an und folgen Sie dann den Anweisungen des Systems: Rufnummer: - Zugangscode (PIN): Zur Bedienung der Mailbox-Abfrage muss das verwendete Telefon MFV-Töne ausgeben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte ggf. dem Benutzerhandbuch (auf der CDROM). Mailbox-System anrufen 9 (+ Box-Nr.) + PIN eingeben 1 Nachrichten abhören Nachrichten-Menü: 1 nächste Nachricht 4 weiterleiten 2 wiederholen 5 antworten 3 speichern 8 löschen 9 zurück zum Hauptmenü Begrüßungs- Ansage Name 2 3 Teilnehmer- Verzeichnis 4 Zugangscode (PIN) 5 DND ("Nicht stören") 6 Externe Benachrichtigung 7 Pager- Benachrichtigung 9 Umschalten zwischen Erreichbarkeit und Abhören Aufnahme Aufnahme Löschen Löschen zurück "Nicht stören" Abhören Abhören Abhören Eintragen Löschen zurück Aktivieren / Deaktivieren Ändern Rufnummer eingeben zurück Nr. prüfen zurück Aktivieren / Deaktivieren Rufnummer eingeben Nr. prüfen zurück zurück zum Hauptmenü zurück BEYERTONE AG, Max-Volmer-Str. 29, D Hilden BEYERTONE AG, Max-Volmer-Str. 29, D Hilden VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 11/25

12 2. Zentrale automatische Anruf-Vermittlung Zusätzlich zu den persönlichen Mailboxen kann das BEYERTONE Voic -System 500 eine zentrale Anruf-Entgegennahme und -Vermittlung für ein Unternehmen bereitstellen. Diese automatische Vermittlung nimmt auf Wunsch bei Nichtmelden oder im Besetztfall des Abfrageplatzes Anrufe entgegen, wenn der Anrufer die zentrale Rufnummer angewählt hat. Der Anrufer hört eine zentrale Begrüßungsansage und wird über die Warteschleife erneut zum Abfrageplatz verbunden oder zu anderen Vermittlungszielen durchgestellt. Optional kann sich der Anrufer auch durch Eingabe von MFV-Zeichen über seinen Telefonapparat selbst weitervermitteln oder - beispielsweise nach Geschäftsschluß - auf einer vorbestimmten Mailbox eine Nachricht hinterlassen (Anrufbeantworter-Funktion). Die Umschaltung zwischen verschiedenen Ansagetexten und Funktionen des Systems (Tag-/Nachtbetrieb usw.) erfolgt dabei wahlweise automatisch per programmiertem Zeitplan oder manuell durch ein sprachgeführtes Menü. HINWEIS: Die zentralen Vermittlungsfunktionen müssen vom Telefonanlagen-Service oder dem zuständigen Administrator zuvor sowohl am Voic -System als auch an der Telefonanlage eingerichtet worden sein, um genutzt werden zu können. Aus der konkreten Einrichtung ergeben sich auch die im Einzelfall verfügbaren Vermittlungs-Funktionen und Ziele. So funktioniert die automatische Vermittlung: Der Anrufer wählt die zentrale Rufnummer an,... Telefonanlage Der Anruf wird an das Voic -System weitergeleitet, BEYERTONE Voic - System der Abfrageplatz ist besetzt oder meldet sich nicht. Abfrageplatz... das Voic -System nimmt den Anruf entgegen: Herzlich willkommen bei der Firma... bitte bleiben Sie dran... oder... bitte drücken Sie die 1 für die Abteilung... bzw.... bitte hinterlassen Sie eine Nachricht... VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 12/25

13 So können Einstellungen der automatischen Vermittlung vorgenommen werden: Die nachfolgenden Kapitel dieser Bedienungsanleitung erläutern, wie - sofern eingerichtet - die wichtigsten Einstellungen der zentralen Anrufvermittlung vom Abfragepersonal vorgenommen werden können. Hierzu gehört beispielsweise das Abfragen und Einstellen der Uhrzeit (wichtig bei automatischem Betrieb mit Zeitplan), das manuelle Umschalten der Betriebsarten und das Aufsprechen bzw. Ändern eigener zentraler Begrüßungsansagen. 2.1 Zugang zu den Systemeinstellungen Um zentrale Einstellungen des Voic -Systems wie Umschaltung der Betriebsart oder Stellen der internen Uhr durchführen zu können, muss das System zunächst per Anruf erreicht und dann je nach gewünschter Funktion ein Menü aufgerufen werden. Der Anruf kann erfolgen: 1. von einem internen Apparat durch direkte Anwahl der Rufnummer* des Systems oder 2. von extern durch direktes Anwählen der Durchwahlnummer* des Voic -Systems * Die Rufnummer bzw. Durchwahl des Voic -Systems innerhalb der Telefonanlage teilt der zuständige Telefonanlagen-Service nach Installation des Systems mit. Die Nummern sollten hier notiert werden: Rufnummer des Voic -Systems intern: extern: Ein interner Anruf sollte dabei von einem Apparat aus erfolgen, dem keine Mailbox zugeordnet ist. In diesem Fall wird - wie beim direkten Anruf der Durchwahlnummer des Systems von extern - die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören sein. Nun kann das jeweilige Menü wie in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben aufgerufen werden. Bei einem Anruf von einem Apparat aus, der eine Mailbox besitzt, wird beim internen Anruf des Systems zunächst das Menü dieser Mailbox selbst erreicht. In diesem Fall muss erst unter Eingabe des entsprechenden Passworts in dieses Mailbox-Menü eingestiegen werden (wie in Abschnitt 1.2 beschrieben), und dann durch Eingabe der 9 das Mailbox-Menü verlassen werden. Jetzt ist die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören, und der Aufruf des gewünschten Menüs gemäß nachfolgender Abschnitte kann erfolgen. 2.2 Umschaltung der Betriebsart Das BEYERTONE Voic -System verfügt für die Funktionen der automatischen Vermittlung über bis zu vier verschiedene Betriebsarten, die das Abspielen unterschiedlicher Ansagen und Aufrufen unterschiedlicher Funktionen (Weitervermitteln, Anrufbeantworter etc.) bewirken können. Welche Betriebsarten im jeweiligen Gerät zur Verfügung stehen, hängt von der Einrichtung durch den zuständigen Telefonanlagen-Service ab, der dazu eine entsprechende Programmierung des Systems vornehmen muss. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 13/25

14 Weiterhin kann bei der Programmierung des Systems wahlweise auch ein Zeitplan für eine automatische zeitgesteuerte Umschaltung der Betriebsarten hinterlegt und aktiviert werden. Die aktuelle Betriebsart wird am Gerät selbst über das Display angezeigt. Zusätzlich ist hier zu erkennen, ob der zeitplangesteuerte Automatikbetrieb aktiviert ist: Display-Anzeige Betriebsart Day - Manual Tagbetrieb manuell Night - Manual Nachtbetrieb manuell Break - Manual Pause-Betrieb manuell Holiday - Manual Feiertags-Betrieb manuell Day - Auto Automatikbetrieb, zurzeit Tagbetrieb Night - Auto Automatikbetrieb, zurzeit Nachtbetrieb Break - Auto Automatikbetrieb, zurzeit Pause-Betrieb Holiday - Auto Automatikbetrieb, zurzeit Feiertags-Betrieb Zur manuellen Umschaltung der Betriebsart muss das Voic -System angewählt werden, wie im Abschnitt 2.1 beschrieben. Sobald die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören ist, muss über die Telefontastatur der entsprechende Code eingegeben werden: Eingabe Funktion: Umschaltung auf... 8 PIN 0 8 PIN 1 8 PIN 2 8 PIN 3 8 PIN 4 Tagbetrieb manuell Nachtbetrieb manuell Feiertags-Betrieb manuell Automatikbetrieb Pause-Betrieb manuell Zur Bestätigung der Eingabe wird die durch die Umschaltung aktivierte Ansage der entsprechenden Betriebsart abgespielt. Danach kann einfach aufgelegt werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 14/25

15 HINWEIS: Das Passwort (PIN) im Auslieferungszustand ist Es kann vom Administrator des Systems (in der Regel der zuständige Telefonanlagen-Service) geändert werden. Zur Eingabe von Befehlen über die Telefontastatur mittels sog. MFV-Zeichen siehe auch den HINWEIS am Ende von Abschnitt 1.2. WICHTIG: Wenn durch eine der oben genannten Eingaben eine der Betriebsarten Tag, Nacht, Pause oder Feiertag angewählt wird, wird gleichzeitig ein ggf. zuvor aktiver Automatikbetrieb ausgeschaltet, d.h. es werden keine weiteren automatischen Umschaltungen erfolgen. Soll der Automatikbetrieb wieder aktiviert werden, muss eine entsprechende Eingabe über das in diesem Anschnitt beschriebene Umschaltmenü erfolgen. Bei aktiviertem Automatikbetrieb ist darauf zu achten, dass Datum und Uhrzeit des Systems richtig eingestellt sind. Das Stellen der internen Uhr des Systems erfolgt bei jeder Programmierung über die zugehörige PC-Software durch den Administrator bzw. den Telefonanlagen- Service. Datum und Uhrzeit können zusätzlich jederzeit wie nachfolgend beschrieben über ein entsprechendes Benutzermenü abgefragt und korrigiert werden. 2.3 Umschaltung Winterzeit / Sommerzeit Die Umschaltung zwischen Sommer- und Winterzeit erfolgt beim BEYERTONE Voic - System 500 automatisch. Sofern vom Administrator abweichend die automatische Umschaltung deaktiviert ist, erfolgt die Umschaltung über entsprechende Menüeingaben. Hierfür muss das Voic -System angewählt werden, wie im Abschnitt 2.1 beschrieben. Sobald die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören ist, können über die Telefontastatur folgende Codes eingegeben werden: Eingabe Funktion: Umschaltung auf... 7 PIN 1 7 PIN 0 1 Stunde vor stellen (Winter Sommer) 1 Stunde zurück stellen (Sommer Winter) Zur Kontrolle wird die jeweils aktuelle Uhrzeit vom System nach der Umschaltung angesagt. Danach kann einfach aufgelegt werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 15/25

16 2.4 Datum und Uhrzeit prüfen / einstellen Datum und Uhrzeit des Systems können - außer über die Programmierung durch die PC- Software - auch über ein Menü per Anruf geprüft und eingestellt werden. Hierfür muss das Voic -System angewählt werden, wie im Abschnitt 2.1 beschrieben. Sobald die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören ist, kann durch folgende Eingaben über die Telefontastatur das Service-Menü erreicht werden: Eingabe 900 PIN Funktion Einstieg in das Service-Menü des Systems HINWEIS: Das Passwort (PIN) im Auslieferungszustand ist Es kann vom Administrator des Systems (in der Regel der zuständige Telefonanlagen-Service) geändert werden. Nach der Eingabe des korrekten Passworts wird vom System die interne Software-Version angesagt. Danach kann der gewünschte Befehl wie folgt eingegeben werden: Eingabe 420 HH MM 430 TT MM JJ 440 Funktion Uhrzeit auf hh:mm Uhr einstellen (vierstellig eingeben) Datum auf tt.mm.jj einstellen (sechsstellig eingeben) Datum und Uhrzeit prüfen (wird vorgelesen) Nachdem die Einstellungen wie gewünscht vorgenommen wurde, wird das Service-Menü wie folgt verlassen: Eingabe 900 Funktion Ausstieg aus dem Service-Menü Es ist wieder die allgemeine Begrüßungsansage zu hören, hierbei kann einfach aufgelegt werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 16/25

17 2.5 Zentrale Ansagen aufsprechen bzw. ändern In diesem Kapitel wird beschrieben, wie die zentralen Vermittlungsansagen des BEYERTONE Voic -Systems aufgesprochen werden können. Diese Ansagen kommen gemäß der Funktions-Erläuterungen zu Beginn von Kapitel 2 für die zentrale automatische Vermittlung zum Einsatz, also z.b. als zentrale Tag-Begrüßung eines Unternehmens oder Ansage ausserhalb der Geschäftszeiten. Voraussetzung für den Betrieb dieser Ansagen ist, dass entsprechende Funktionen vom Telefonanlagen-Service im Voic -System und in der Telefonanlage eingerichtet sind. Diese Ansagen sind im Übrigen unabhängig von den persönlichen Mailboxen des Voic -Systems und den entsprechenden persönlichen Begrüßungsansagen, deren Aufsprachemöglichkeit in Kapitel 1 beschrieben wird. Zum Aufsprechen von Ansagen muss das Voic -System angewählt werden, wie im Abschnitt 2.1 beschrieben. Sobald die allgemeine Begrüßungsansage des Systems zu hören ist, kann durch folgende Eingaben über die Telefontastatur das Service-Menü erreicht werden: Eingabe 900 PIN Funktion Einstieg in das Service-Menü des Systems HINWEIS: Das Passwort (PIN) im Auslieferungszustand Es kann vom Administrator des Systems (in der Regel der zuständige Telefonanlagen-Service) geändert werden. Nach der Eingabe des korrekten Passworts wird vom System die interne Software-Version angesagt. Danach kann der gewünschte Befehl wie folgt eingegeben werden: Eingabe Funktion 100 NN Aufsprechen der Ansage NN Aufnahmeende mit # 101 NN Abhören der Ansage NN Nach Eingabe des Befehls zum Aufsprechen und der gewünschten Ansagenummer (immer zweistellig einzugeben) ist ein Signalton zu hören. Nach dem Signalton kann über den Telefonhörer die neue Ansage aufgesprochen werden. Am besten ist es, hierfür einen ruhigen gedämpften Raum ohne störende Hintergrundgeräusche zu wählen. Zum Beenden der Aufnahme ist die Rautetaste zu drücken. Nach dem Aufsprechen kann die neue Ansage über den entsprechenden Menübefehl zur Kontrolle abgehört werden. Sollte die Aufnahme nicht zufriedenstellend sein, kann sie unmittelbar danach wiederholt werden. Die vorherige Aufnahme wird dabei automatisch überspielt. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 17/25

18 Es können innerhalb des Service-Menüs auch mehrere Ansagen nacheinander geändert werden. Nachdem alle Ansagen wie gewünscht aufgesprochen wurden, wird das Service-Menü wie folgt verlassen: Eingabe 900 Funktion Ausstieg aus dem Service-Menü Es ist wieder die allgemeine Begrüßungsansage zu hören, hierbei kann einfach aufgelegt werden. HINWEIS: Für die verschiedenen Ansagen des Systems stehen 98 Speicherplätze zur Verfügung, die von 00 bis 97 durchnummeriert sind. Die Zuordnung der Speicherplatznummern zu den verschiedenen Betriebsarten des Systems kann vom Telefonanlagen-Service bzw. vom Administrator des Systems frei eingerichtet werden. In der Regel wird hierbei jedoch die Standard-Zuordnung beibehalten, die wie folgt ist: Ansage-Nummer Standard: Ansage für Betriebsart 00 Tagbetrieb 10 Nachtbetrieb 15 Pause-Betrieb 20 Feiertags-Betrieb Wenn ein Ansagetext neu aufgesprochen werden soll und nicht sicher ist, welche Ansage- Nummer zugeordnet ist, wird empfohlen, zunächst die vorhandene Ansage unter der vermuteten Ansage-Nummer abzuhören und zu prüfen, ob dieses die neu aufzusprechende Ansage ist. HINWEIS: Sofern in der automatischen Vermittlung des Voic -Systems - beispielsweise im Nachtbetrieb - dem Anrufer die Möglichkeit gegeben wird, eine Nachricht zu hinterlassen, so ist hierfür zusätzlich zur zentralen Nachtansage auch eine Mailbox definiert, in der die entsprechenden Nachrichten aufgezeichnet werden. Diese Mailbox hat wiederum eine eigene Ansage, die vor dem Signalton abgespielt wird. Soll diese Ansage geändert werden, so ist für die entsprechende Mailbox-Nummer die persönliche Ansage zu bearbeiten, wie im Kapitel beschrieben. HINWEIS: Das Voic -System stellt im Service-Menü weitere MFV-Befehle für die Durchführung verschiedener Einstellungen des Voic -Systems zur Verfügung. Eine vollständige Liste befindet sich im separaten PDF-Dokument Fernwartung auf der CDROM. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 18/25

19 3. Personal Mailbox Manager (PMM) Der Personal Mailbox Manager (PMM) ist ein PC-Tool, das jeder Mailbox-Inhaber auf seinem PC installieren kann. Unter der Voraussetzung, dass die LAN-Schnittstelle des Voic - Systems 500 angeschlossen und eingerichtet ist, können vom Mailbox-Inhaber folgende zusätzlichen Funktionen verwendet werden: Einrichtung der Benachrichtigungs-Funktionen über PC Die übersichtliche Bedienoberfläche der PMM-Software ermöglicht das Überprüfen und komfortable Einstellen der Benachrichtungs-Optionen der eigenen Mailbox, wie z.b. der Rufnummer für die externe Benachrichtigung per Anruf oder der -Adresse für die Zustellung der Nachricht Empfang der Mailbox-Nachrichten als Audio-Datei per Die Installation der PMM-Software ermöglicht weiterhin, die vom Voic -System auf Wunsch per als Datei-Anhang zugestellte Nachricht über die Lautsprecher des PCs wiederzugeben. WICHTIG: Die oben aufgeführten Funktionen sind nur verfügbar, wenn die LAN-Schnittstelle des Voic -Systems 500 mit dem PC-Netzwerk verbunden, ein SMTP-fähiger Mail-Server im Netzwerk vorhanden ist und die notwendigen Parameter vom System-Administrator eingetragen wurden. 3.1 Einrichtung der Mailbox über den PMM Das PMM-Tool kann auf jedem Windows-PC, der die System-Voraussetzungen erfüllt, installiert werden. Der PC muss dabei eine Netzwerk-Verbindung haben, über die das Voic -System unter seiner IP-Adresse (wird vom Administrator vergeben) erreichbar ist. Die IP-Adresse sowie die Mailbox-Nummer, auf die der PMM zugreifen soll, werden bereits bei der Installation der PMM-Software eingerichtet. Nach dem Start der Software (Doppelklick auf das Programm-Symbol oder Auswahl über das Start -Menü) und Eingabe des gültigen Passworts für die zugeordnete Mailbox werden automatisch die aktuellen Einstellungen der Mailbox aus dem Voic -System abgefragt und auf insgesamt drei Reiterkarten angezeigt. HINWEIS: Die Systemvorgabe für das Passwort lautet "1234". Um das Passwort auszuschalten, muss 0000 als neues Passwort eingegeben werden. Das Zurücksetzen des Passworts auf "1234" kann nur der System-Administrator durchführen. Der Mailbox-Besitzer kann sein Passwort auch im Einwahl-Menü prüfen bzw. ändern (siehe Abschnitt 1.4.4). VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 19/25

20 Sollte keine Netzwerk-Verbindung bestehen, erfolgt am unteren Rand des Fensters ein entsprechender Hinweis, dass die dargestellten Daten nicht aktuell sind (PMM offline ). Die Aktualisierung der Daten erfolgt über zwei Buttons am unteren Rand des Fensters: Laden : die Einstellungen werden erneut aus dem Voic -System geladen Speichern : geänderte Einstellungen werden im Voic -System gespeichert Bitte beachten Sie, dass alle Einstellungen, die in den PMM-Dialogfenstern vorgenommen werden, erst durch Klicken auf den Button Speichern im Voic -System übernommen und aktualisiert werden. Mailbox Einstellungen (erste Reiterkarte): VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 20/25

21 Unter der Anzeige der Mailbox-Nummer kann ein neues Mailbox Passwort eingegeben werden. Durch Klicken auf den Button Zurücksetzen kann das Passwort auf die Standard-Einstellung 1234 zurückgesetzt werden. (Diese Daten werden beim Klicken auf Speichern aktualisiert; beim nächsten Start des PMM-Tools gilt dann das neue Passwort). Mittels der Mailbox-Sprache kann jeder Mailbox-Inhaber eine der drei installierten Sprachen für die Benutzerführung des Einwahl-Menüs (siehe Kapitel 1) auswählen. Unter Nebenstelle Vertreter kann die interne Rufnummer eines Vertreters angegeben werden. Wenn ein Anrufer während der Mailbox-Ansage die für diese Funktion eingerichtete Taste drückt (System-Vorgabe ist die 5, kann vom Administrator global eingestellt werden), wird er vom Voic -System automatisch mit dieser Nebenstelle verbunden. Entsprechend findet bei Drücken der Taste 0 (Systemvorgabe) die Weiterleitung des Anrufers zum gewählten Abfrageplatz statt. Hierfür stehen - je nach Systemeinrichtung - bis zu acht Abfrageplätze zur Auswahl Verfügung. Sollte ein Fax-Anruf diese Mailbox erreichen, kann unter Fax-Nebenstelle eines von bis zu vier vom Administrator einrichtbaren Fax-Geräten zur automatischen Weiterleitung ausgewählt werden. Unter Mailbox Eigenschaften kann weiterhin eingestellt werden, ob die Box als nur Ansage- Box dienen soll (d.h. es werden keine Nachrichten aufgezeichnet), ob die Nebenstelle auf Nicht stören gesetzt werden soll (d.h. keine Vermittlung von Anrufen über das Voic -System an diese Nebenstelle) und ob beim Abhören der Nachrichten per Telefon Datum und Uhrzeit des Eingangs der Nachricht angesagt werden sollen (Zeitstempel). HINWEIS: Wenn die Optionen Vertreter und Abfrageplatz eingesetzt werden, sollte in der persönlichen Mailbox-Ansage der entsprechende Hinweis erfolgen (z.b.... um mit meinem Vertreter verbunden zu werden, drücken Sie bitte die 5 oder für die Telefonzentrale die 0... ). VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 21/25

22 Mailbox Benachrichtigung (zweite Reiterkarte): Die Einstellungen der Internen Benachrichtigung können hier nur eingesehen, jedoch nicht verändert werden. Sie beziehen sich auf die Anzeige des Vorliegens neuer Nachrichten in der Mailbox am Telefonapparat der jeweiligen Nebenstelle. Die Externe Benachrichtigung muss vom System-Administrator zunächst gestattet werden. Wenn das der Fall ist (Häkchen gesetzt), können hier verschiedene Möglichkeiten der Benachrichtigung bei Vorliegen neuer Nachrichten in der Mailbox eingestellt werden. Unter Rufnummer wird eine Telefon-Nummer eingetragen, die vom Voic -System angerufen wird, wenn neue Nachrichten in der Mailbox vorliegen. Die Benachrichtigung kann dann unter der eingetragenen Rufnummer durch Setzen des Häkchens wahlweise aktiviert werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 22/25

23 WICHTIG: Geben Sie für die externe Benachrichtigung die vollständige Rufnummer ein, d.h. inklusive der Kennzahl für die externe Wahl über Amtsleitung (sog. Amtskennziffer ; in der Regel eine 0 ). Bei Weglassen der Kennzahl ist alternativ auch eine Benachrichtigung durch Anruf bei einem internen Apparat möglich. HINWEIS: Das Eingeben bzw. Ändern sowie Aktivieren der Rufnummer ist auch über das Einwahl-Menü möglich, siehe Kapitel Die Benachrichtigung über eine Pager Nummer ist nur für bestimmte Länder vorgesehen. Sofern im Voic -System eingerichtet, kann zusätzlich auch eine Benachrichtigung per erfolgen. Aktivieren Sie hierfür diese Funktion und tragen Sie eine gültige Adresse ein. Wählen Sie dazu den gewünschten Modus aus: 1. Ohne Anlage: Sie erhalten eine Information darüber, dass eine neue Nachricht in der Mailbox vorliegt. Hören Sie die Nachricht dann per telefonischer Fernabfrage an. 2. Mit Nachricht als Anlage: Sie erhalten eine mit der Nachricht als Anlage (Audio- Datei). 3. Nachricht als Anlage und speichern: Nach dem Versenden der (inklusive Anlage, siehe 2.) wird die Nachricht im Voic -System als gespeichert markiert. 4. Nachricht als Anlage und löschen: Nach dem Versenden der (inklusive Anlage, siehe 2.) wird die Nachricht im Voic -System gelöscht. ACHTUNG: Schlägt die - Übertragung fehl, geht die Nachricht hierbei verloren! Zum Wiedergeben der Audio-Datei beachten Sie bitte auch Abschnitt 3.2. Ist am Voic -System ein optionaler SMS-Transmitter installiert, kann weiterhin eine Benachrichtigung über das Vorliegen neuer Nachrichten per SMS an ein Mobilfunk-Telefon (Handy) erfolgen. Aktivieren Sie dazu diese Funktion und tragen Sie eine gültige Handy-Nummer ein. Die SMS enthält dabei einen Hinweis auf die Mailbox-Nummer, in der die neue Nachricht liegt. Hören Sie die Nachricht dann per telefonischer Fernabfrage an. HINWEISE: Die Texte für die - und die SMS-Benachrichtigung können vom Mailbox- Inhaber nicht individuell verändert werden. Sie werden vom System-Administrator global für alle Teilnehmer eingestellt. Die SMS-Benachrichtigung erfolgt nur bei der jeweils ersten neuen Nachricht in der Mailbox. Ohne installierten SMS-Transmitter erfolgt auch trotz entsprechend eingegebener Handy-Nummer keine SMS-Benachrichtigung. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 23/25

24 Mailbox Statistik (dritte Reiterkarte): Auf dieser Reiterkarte erhalten Sie aktuelle Informationen über die Auslastung der Mailbox wie Anzahl neuer Nachrichten, Anzahl gespeicherter Nachrichten und Anzahl aller Nachrichten. Die Hinweis Max. Anzahl Nachrichten gibt an, wie viele Nachrichten maximal in dieser Mailbox gespeichert werden können. Ist diese Anzahl erreicht, können keine weiteren Nachrichten entgegengenommen werden. Anrufer erhalten dann eine entsprechende Hinweisansage. Löschen Sie dann Nachrichten, die nicht mehr benötigt werden. Die maximale Anzahl Nachrichten kann nur vom System-Administrator eingestellt werden. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 24/25

25 3.2 Zustellung von Nachrichten als Audio-Datei Wenn die Zustellung neuer Nachrichten per mit angehängter Nachricht erfolgt, wird der eine Audio-Datei angehängt, die die Nachricht beinhaltet. Da für diese Audio-Datei ein komprimiertes Format verwendet wird, ist ein Dekoder erforderlich, um die Datei über den PC anhören zu können. Der erforderliche Dekoder wird automatisch bei Installation des PMM-Tools ( Personal Mailbox Manager ) auf dem PC mit installiert (siehe Kapitel 3.1). Bei eintreffenden Nachrichten mit angehängter Audiodatei genügt dann ein Doppelklick auf diese Datei (bzw. der Befehl Datei öffnen ), um die Nachricht anzuhören. Die Datei wird dabei automatisch konvertiert und über die Sound-Wiedergabe des PCs abgespielt. Sollte die Audio-Wiedergabe über den PC nicht möglich sein, so wird empfohlen, den Modus der -Benachrichtigung auf Ohne Anlage einzustellen (siehe Kapitel 3.1). Die eintreffende Nachricht enthält dann nur den Hinweis auf das Vorliegen neuer Nachrichten, und das Abfragen kann per Telefonanruf über das Menü erfolgen (siehe Kapitel 1.1). HINWEIS: Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch, wenn für den Empfang der s nur eine Verbindung mit geringer Übertragungsrate zur Verfügung steht, z.b. beim Abruf von Mails über analoge Leitungen auf Geschäftsreisen etc. VII-2005 BEYERTONE AG BEYERTONE Voic Bedienungsanleitung 25/25