Integration von Office 2010 in die WDV 20xx

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1 Integration von Office 2010 in die WDV 20xx Integration von Office 2010 in die WDV 20xx Einleitung Was leistet dieser Überblick? Highlights der Office Integration Reibungsloser oder Dateiimport Flexible Statistiken datenbankübergreifend in MS Excel selbst erstellen Schriftverkehr direkt aus dem Kundenstamm Für die WDV freigegebene Microsoft Office-Versionen Excel-Export aus allen Matchcodefenstern Matchcodefenster (Artikel) mit Eingrenzung Exportfenster in Excel Integrierte Dokumentenverwaltung Aus dem Stammdatenfenster direkt Office Dokumente erstellen Welche Vorarbeiten sind bis zu diesem Punkt zu treffen? Abfragen liefern auch die Datenbasis für Serienbriefe Abfragen als Basis für die Erstellung von Serienbriefen Die aus einer WDV Abfrage erstellte Excel Liste als Empfängerliste nutzen Serienbrief mit eingeblendeten Seriendruckfeldern WDV Abfragen und SuperMailer ideal für Ihre Massenmails Archivierung von Daten aus Outlook, Excel, Word und PowerPoint Aktivierung der Archivierung aus dem externen Programm Symbolleiste mit dem Office Plug-In (Archivierung) Angebote und Rechnungen aus der WDV per versenden Belege mit Empfänger werden wahlweise gedruckt oder per Mail versendet Outlook aus der WDV heraus neuer Termin, neue Aufgabe Drag & Drop mit Outlook und aus dem Windows Explorer Excel Auswertungen Basis PxWarehouse PxWarehouse in der WDV bearbeiten Auswerteplattformen aus Basis PxWarehouse Excel Anbindung an das PxWarehouse sicherstellen PxWarehouse in Excel zur Erstellung von Pivot Tabellen nutzen Auswertungen Mandantenübergreifend Excel Tabellen als Report aus der WDV direkt verwenden Entwicklungsmöglichkeiten PxWarehouse und Datenbank Views Auswertungen über firmapps Browserbasierende Anwendung... 26

2 1 Einleitung In unserer heutigen schnelllebigen Zeit zählt jede Sekunde! Jeder unnötige Klick sollte gespart werden, um sich wichtigeren Vorgängen zu widmen. In der WDV 20xx können Sie alle relevanten Prozesse abbilden. Begonnen bei den Objektkalkulationen (Ausschreibungen/Submissionen) über den Vertrieb (CRM/Angebot/Terminmanagement), der Liefererfassung, Fakturierung, Finanz- und Rechnungswesen, Archivierung (DMS), Controlling, Planung und der Geocodierung Ihrer Leistungen. Wenn gewünscht, können diese Prozesse in der WDV 20xx abgebildet werden. Gleichzeitig finden wir in den Unternehmen eine parallele Organisation zu unserer WDV 20xx vor. MS-Office mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook als Termin- Aufgaben und Mail- System, sowie den gesamten mobilen Bereich, Smartphone, Tablets und mobile PCs. In dieser parallelen Organisation werden immer noch für externe Kalkulationen individuelle Anschreiben oder komplexe Auswertungen mit Programmen als Insellösungen verwendet, ohne Verbindung zu der Zentraldatenbasis der WDV 20xx. Wir haben seit den WDV 20xx Versionen uns zur Aufgabe gemacht, diese beiden parallelen Organisationen vollständig ineinander zu integrieren. Ziel für uns ist es, dass Sie als Anwender die Möglichkeit haben, beide Organisationsstrukturen nicht einzeln zu bearbeiten, sondern datendurchgängig nutzen zu können. Aus diesem Grunde haben wir dieses Dokument erstellt um, Ihnen als unser Anwender die Möglichkeiten aufzuzeigen, die Ihnen Ihre WDV 20xx bietet. Mit der Integration von Microsoft Office 2010 und Exchange Server 2010 mit Outlook 2010 haben Sie an den verschiedensten Stellen im Programm Einstiegsmöglichkeiten, z.b. in Word, Excel. PowerPoint und Outlook. Doch der Einstieg gelingt nicht nur aus der WDV 20xx in Ihre parallele Organisation sondern auch umgekehrt. So erstellen Sie aus der WDV 20xx individuellste Kundenanschreiben direkt aus dem Kundenstamm heraus. Oder importieren eine per erhaltene Antwort auf ein Angebot ganz einfach per Drag & Drop gerade so, als ob Sie eine Datei von einem Ordner in einen anderen verschieben. Gleichermaßen kann nun der Controller aus Microsoft Excel 2010 heraus sehr einfach datenbankübergreifende Auswertungen erzeugen. Das Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Mandanten / Wirtschaftsjahren gelingt Ihnen mit wenigen Klicks. Keine Umwege, alle Daten landen direkt in Ihrer Excel 2010 Tabelle. Bessere Entscheidungen auf Grund integrierter Daten. Ab sofort nennen wir WDV 20xx nur noch WDV und MS-Office 2010 nur noch Office. 2 Was leistet dieser Überblick? In der nachfolgenden Dokumentation wenden wir uns der Integration der Office Programme in die WDV zu. Resultierend aus der Tatsache, dass es sich bei der WDV um ein datenbankbasierendes ERP-System handelt, werden alle Stamm- und Bewegungsdaten in der Microsoft SQL-Datenbank gespeichert. Im Laufe des täglichen Geschäfts steht der Anwender vor der Herausforderung, aus der aktuellen Anwendung die in der Datenbank gespeicherten Daten entweder komplett oder auch nach einer Selektion weiter zu verarbeiten. Die WDV bietet bereits im Standard eine große Vielzahl von Standardreporten. Des Weiteren hat der Anwender die Möglichkeit, sich für spezifische wiederkehrende Anforderungen kun-

3 denspezifische Reports durch PRAXIS AG erstellen zu lassen. Doch das tägliche Geschäft stellt detaillierte Anforderungen an den Anwender, unter anderem aus diesem Grunde bietet die WDV an verschiedenen Stellen die Interaktion zu Microsoft Office Programmen. Der Einstieg in Office ist im jeweiligen WorkFlow an den verschiedensten Stellen im Programm denkbar. Es werden unterschiedlichste Daten aus der WDV in die Microsoft Office Anwendung übergeben. Oder speziellen Auswertungen auf Basis der viewbasierenden Auswertungen werden notwendig. Da das Handbuch dem Anwender zunächst nur einen Überblick auf die vielfältigen Möglichkeiten bieten kann, empfehlen wir eine gezielte Schulung. Unsere PRAXIS-Academy liefert Ihnen den erforderlichen Background und das notwendige Rüstzeug für einen optimalen Einsatz der WDV und Microsoft Office. Bitte kontaktieren Sie zur Abstimmung Ihrer Schulung unserer Mitarbeiterin Frau Rebecca Kohler unter oder rufen Sie sie einfach unter an. 3 Highlights der Office Integration 3.1 Reibungsloser oder Dateiimport Mit der neuen Drag & Drop Funktion der WDV besteht die Möglichkeit, einfach und unkompliziert s aus Microsoft Outlook oder Dokumente und Dateien (z.b. Grafiken, PDF etc.) in die WDV zu übernehmen. So können z.b. Kunden- s an einen Vorgang, einen Auftrag etc. angehängt werden. Abbildung 1 Funktion Drag & Drop aus MS Outlook Greifen Sie sich z.b. in Outlook eine Mail, die Sie einem Vorgang in der WDV anhängen wollen. Dazu ziehen (Drag) Sie die markierte Mail aus Ihrem Posteingang bei gedrückt gehaltener Maustaste auf die Oberfläche der WDV. Dort angekommen lassen Sie die Maustas-

4 te wieder los. In der WDV öffnet sich nach dem Loslassen (Drop) der das oben abgebildete Fenster. So kann die Nachricht unkompliziert einem Vorgang, einem Beleg oder Lieferschein etc. angehängt werden. Die Drag & Drop Funktion wird in unserem Handbuch an späterer Stelle noch genauer beschrieben. 3.2 Flexible Statistiken datenbankübergreifend in MS Excel selbst erstellen Der Wissensdurst eines Controllers scheint oft unermesslich zu sein. Nicht selten sollen die Daten aus verschiedenen Mandanten zu einer Auswertung zusammengeführt werden. Das PRAXIS- Warehouse liefert Ihnen eine breite Datenbasis, aus der die vollständig integrierten Daten verschiedener Mandanten (Datenbanken) zu einer Pivot- Tabelle zusammen geführt werden kann. Mit wenigen Klicks erhält der Anwender Daten aus verschiedenen Wirtschaftsjahren. Eine maximale Flexibilität bei der Erstellung individueller Auswertungen auf Basis Ihrer Datenbanken. Der Controller benötigt keine datenbanktechnischen Vorkenntnisse für die Erstellung seiner Auswertungen. 3.3 Schriftverkehr direkt aus dem Kundenstamm Sie befinden sich im Kundenstamm und wollen einem Kunden einen individuellen Brief direkt aus der WDV schreiben, alle Informationen wie Adresse und Ansprechpartner kennt die WDV bereits. Durch die Integration der Office Programme können Sie im Kundenstamm oder Kundenpflege per Schaltfläche Gehe-zu direkt ein vordefiniertes Worddokument öffnen, alle Adressinformationen und Daten der Ansprechpartner sind bereits vorgetragen. Sie erfassen sofort den Brieftext ohne Umwege aus den Kundenstammdaten direkt in das Anschreiben und alles auf Basis Ihrer Geschäftspostvorlagen. 4 Für die WDV freigegebene Microsoft Office-Versionen Um die Interaktion der WDV zu den Office Programmen nutzen zu können ist es erforderlich, in der eigenen Installation die richtige Programmversion von Microsoft Office installiert zu haben. Es sind folgende Office Produkte freigegeben: Microsoft Office Excel-Export aus allen Matchcodefenstern 5.1 Matchcodefenster (Artikel) mit Eingrenzung In der WDV haben Sie nahezu in allen Programmfenstern die Möglichkeit, sich per Matchcode den Datenstand mit oder ohne Eingrenzungen anzeigen zulassen. Im unteren Fenster sehen Sie einen Ausschnitt des Stammdatenfensters für die Artikel in der WDV. Abbildung 2 - Stammdaten Artikel Der Anwender hat nun die Möglichkeit, den Matchcode mit der Funktionstaste F9 zu öffnen und gelangt so in eine Selektionsmaske, die ihm die Auswahl der Artikel ermöglicht. Der

5 Matchcode wird an dieser Stelle werksbezogen angezeigt, da bereits nach Werk 21 selektiert wurde. Mit dem Klick auf das Lupensymbol oder durch betätigen der F9-Taste wird die Suchmaske Artikelsuche (vgl. Bild unten) angezeigt. Es werden alle Artikeldatensätze angezeigt, die dem Werk 21 entsprechen. Der Anwender hat nun die Möglichkeit durch Eingabe weiterer Eingrenzungen z.b. Splitt im Feld Artikelname, nach allen Datensätzen in denen Splitt im Namen vorkommt zu suchen. Als weiteres Selektionsmerkmal kann nun im rechten unteren Bereich eingestellt werden ob die Übereinstimmung zu Splitt ein Teil, am Anfang, am Ende oder als Wort komplett übereinstimmen soll. Abbildung 3 - Artikelsuche für Werk 21 im Matchcodefenster Im Fenster der Artikelsuche kann der Anwender mit einem Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und hat nun die Möglichkeit, über die Auswahl Ansicht die Ansicht des Anzeigefensters im Sinne der angezeigten Felder oder der Reihenfolge der Felder abzuändern. Entsprechend der eingestellten Anzeigereihenfolge werden dann über die Auswahl nach Excel exportieren die Daten in eine neue Excel Datei exportiert. 5.2 Exportfenster in Excel 2010 Die Daten werden in Excel unformatiert übernommen. Die nun vorliegende Datei heißt im Standard pxlist.csv und nun steht Ihnen der volle Funktionsumfang von Excel zur weiteren Bearbeitung der Daten zu Verfügung.

6 Abbildung 4 - exportierte Exceldatei aus der Matchcodesuche Eine ausführlichere Beschreibung zum Matchcode erhalten Sie auch in unserem Benutzerhandbuch. Da diese Funktionalität Sie durch alle Module der WDV begleitet, finden Sie in allen Handbüchern der WDV ebenfalls entsprechende Verweise. 6 Integrierte Dokumentenverwaltung Mit der Lizenzierung des Vertriebssteuerungs- und Dokumentmanagementmoduls der WDV haben Sie die Möglichkeit, externe Dokumente aus der WDV heraus zu verwalten. Der Anwender benötigt im Dokumentenmanagementmodul vollständige Rechte. Die Einstellung der Rechte in der Vertriebssteuerung wird entsprechend der Verantwortlichkeit des Anwenders im Unternehmen definiert. 6.1 Aus dem Stammdatenfenster direkt Office Dokumente erstellen Immer wieder kommt es vor, dass der Mitarbeiter im Vertrieb oder Verwaltung einem Kunden, dessen Personenkonto u.u. bereits in der WDV geöffnet ist, eine Mitteilung in Form eines Briefes zusenden möchte. Nicht selten verfügen die Unternehmen bereits über vorgefertigte Vorlagen, wie sie in Microsoft Word erstellt werden können. Nun kann der Anwender sicher auch den Button Adresskopie in der Vertriebssteuerung betätigen und die kopierte Adresse in die Wordvorlage einfügen. Wesentlich einfacher ist es, in der Vertriebssteuerung über den Button Gehe-zu über Dokumenttypgruppe und Dokumenttyp definiertes Worddokument als Vorlage zuzugreifen. Abbildung 5 - Kundendaten in der Kundenpflege In der obigen Darstellung wurde ein Dokumentgruppentyp mit der Bezeichnung Vorlage-Schriftwechsel WinWord

7 definiert. Innerhalb dieser Gruppe wurde ein Dokumenttyp mit der Bezeichnung Vertrieb Schriftwechsel erstellt. Wählt der Anwender innerhalb der Vertriebssteuerung aus der KundenPflege nun diesen Dokumenttyp, so öffnet sich ein Auswahlfenster, das dem Anwender die Ansprechpartner des Personenkontos zur Auswahl vorschlägt. Denn Sie wollen ja Ihre Post möglichst persönlich adressieren! Abbildung 6 - Datenauswahl Ansprechpartner Der Anwender wählt seinen Ansprechpartner per Doppelklick oder Auswahl des Datensatzes und dann F5 aus. Danach öffnet sich bei aktivierter Archivierung die festgelegte Beschlagwortungsmaske, hier werden die Daten wie Kundennummer und eine Beschreibung zum Dokument erfragt. Mit der Erfassung der Daten wird das neue Dokument archiviert. Abbildung 7 - Beschlagwortung und Archivierung des neuen Dokuments Ohne Archivierung erhalten Sie die Aufforderung, eine Datei anzulegen. Dafür wird ein Dateiname benötigt. Als Speicherort wird die für den Kunden angelegte elektronische Akte verwendet. Abbildung 8 - Dateiname für elektronische Akte Ob mit oder ohne Archivierung, nach Abschluss der oben genannten Prozesse wird das gespeicherte Dokument mit den Daten aus der WDV zur weiteren Bearbeitung in Microsoft Word geöffnet.

8 Abbildung 9 - Kundenanschreiben aus der KundenPflege 6.2 Welche Vorarbeiten sind bis zu diesem Punkt zu treffen? Über den Menüpunkt STAMMDATEN Dokumentenverwaltung ist es erforderlich, entsprechende Dokumenttypen festzulegen. Die Dokumenttypen werden dann unter dem Menüpunkt Gehe-zu im jeweiligen Stammdatenfenster angezeigt z.b. Personenkonten. Im vorliegenden Fall werden Dokumente in der Gruppe Vorlage-Schriftwechsel Vertrieb zusammengefasst. Abbildung 10 - Anlage Dokumentgruppentyp Über Stammdaten Dokumentenverwaltung wird auch der Dokumenttyp festgelegt. Neben der Festlegung welches Programm das Dokument steuert (zur Auswahl stehen die Office Programme Word, Excel und Outlook), wird in dieser Maske auch der Pfad zur zu öffnenden Vorlage definiert. Außerdem werden hier die auszuführende Exportabfrage und der Zugriff, von wo auf den Dokumenttyp zugegriffen werden kann, hinterlegt. Abbildung 11 - Anlage Dokumenttyp

9 In der Dokumentvorlage (z.b. MS-Word) werden alle Inhalte des zu erstellenden Dokuments hinterlegt. Das Dokument wird im Rahmen der bereits vorliegenden Informationen formatiert. Die Daten (Positionen), die das Dokument aus der WDV- Abfrage erhält, werden mit entsprechenden Platzhaltern im Dokument vordefiniert. Aus der zu erstellenden Abfrage werden die Daten in die Wordvorlage eingefügt. Die Position im Dokument wird mit der Bezeichnung des Feldnamens aus der Abfrage in Spitzklammern gekennzeichnet z.b. <PLZ> <Ort>. Welchen Namen die Abfrage für den Export genau verwendet werden, können Sie in der Abfrage selbst ersehen. Aktivieren Sie dazu ein Feld der Abfragedefinition per Mausklick, unter der Spalte Eigenschaften wird im zweiten Kästchen der Exportname für die Einbindung in Microsoft Word angezeigt. Im unteren Beispiel wurde das Feld Name ausgewählt. Der Exportname ist mit NAME definiert. Demzufolge wird in der Dokumentvorlage, das diese Abfrage im Dokumenttyp benutzt, das Feld Name als <NAME> hinterlegt. An dieser Position wird in der Folge das Ergebnis der Abfrage im Dokument eingefügt. Abbildung 12 - Adressabfrage im Abfragedesigner Abbildung 13 - Feldnamenbezeichnung im Worddokument

10 So sind die Vorlagen, die Sie aus der Vertriebssteuerung öffnen, bereits komplett adressiert. Der Menüpunkt Gehe-zu z.b. in der Vertriebssteuerung bietet nun die Möglichkeit, direkt aus dem Stammdatensatz heraus ein Worddokument zu öffnen und zu bearbeiten, alle erforderlichen Stammdaten sind bereits vorgetragen. 7 Abfragen liefern auch die Datenbasis für Serienbriefe Auf das Erstellen und Ausführen von Abfragen wird bereits im Handbuch der WDV detailliert eingegangen. An dieser Stelle wird speziell die Integration der Abfrageergebnisse für die Erstellung von Serienbriefen in Microsoft Word betrachtet. Die im Abfragedesigner definierten Abfragen liefern Daten der WDV aus einer Vielzahl von Stamm- und Bewegungsdaten. So stehen u.a. Daten bezogen auf Personenkonten, Baustellen, Belege und Lieferscheinen zur Auswahl. Abfragen liefern die Daten, die für die automatische Erstellung des Dokuments zu Verfügung gestellt werden sollen. 7.1 Abfragen als Basis für die Erstellung von Serienbriefen Während die Erstellung eines Anschreibens über Gehe-zu aus dem Kundenkonto oder der Kundenpflege heraus die Ausführung der Abfrage bereits bei der Dokumenterstellung erfolgt, ist es bei der Erstellung von Serienbriefen notwendig, die Abfrage vorab manuell auszuführen. Der Serienbrief wird in Microsoft Word als Hauptdokument mit allen erforderlichen Informationen klassisch erzeugt. Für die Erstellung der Empfängerliste nutzen Sie die erstellte WDV Abfrage. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 7.2 Die aus einer WDV Abfrage erstellte Excel Liste als Empfängerliste nutzen Als Abfrage wird die hier bereits beschriebene Abfrage 10 genutzt. Die bereits bestehende Abfrage wird um das im Personenkonto unter Ansprechpartner gepflegte Feld Position ergänzt. Im Personenkonto wurden die Ansprechpartner in der Position mit GF für Geschäftsführer gepflegt. Das Feld Position erscheint in der Abfragegruppe Kunden-Adressdaten als Feld AP Position. Das Feld wird mit Klick auf den blauen Pfeil nach rechts in die Liste der benutzten Felder übernommen. Abbildung 14 Ergänzung des Feldes AP Position im Abfragedesigner Zur Ausführung der angepassten Abfrage gehen Sie folgendermaßen vor. Aufruf des Menüpunkts ABFRAGEN ABFRAGE AUSFÜHREN. Wählen Sie nun die vorab geänderte Abfrage aus (in meinem Falle Nr. 10). In der geöffneten Abfrage erhalten Sie die Möglichkeit,

11 verschiedene Eingrenzungen vorzunehmen. Im hier beschriebenen Fall erfolgt die einzige Eingrenzung nach der Position des Ansprechpartners AP-Position ist gleich GF. Abbildung 15 - Ausführung der Adressabfrage mit Eingrenzung nach GF in der AP Position Wird die Abfrage nun per Klick auf OK ausgeführt erhält der Anwender die Auswahlsätze der ausgeführten Abfrage. Als nächstes klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahlsätze und wählen den Menüpunkt nach Excel exportieren. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die Ergebnisse Ihrer Abfrage als Access Datenbank zu speichern. Abbildung 16 - Abfrageergebnis Sie können in Access die Datenbank oder in Excel die Liste nach Belieben weiter bearbeiten und auch entsprechend zur weiteren Verwendung für den Serienbrief speichern.

12 Abbildung 17 - in Excel exportiertes Abfrageergebnis 7.3 Serienbrief mit eingeblendeten Seriendruckfeldern In der neu entstandenen und gespeicherten Excel Liste werden die zu verwendenden Feldnamen für die Seriendruckfelder in der Zeile 1 angezeigt. In der unteren Abbildung sehen Sie einen exemplarischen Serienbrief Hauptdokument welches auf Basis der oben abgebildeten Excel Liste entstanden ist. Abbildung 18 - Seriendruckfelder im Hauptdokument des Serienbriefs Dem Anwender stehen nun die Möglichkeiten von Word im Serienbrief und Excel für die Adressliste voll umfänglich zu Verfügung 8 WDV Abfragen und SuperMailer ideal für Ihre Massenmails Es stellt sich die Frage, sende ich die Informationen an den Kunden per Serienbrief oder lieber in einer Massenmail? Die erstellte Abfrage liefert Ihnen nicht nur die Datenbasis für einen Serienbrief sondern bietet mit Einsatz des SuperMailers auch gleich das perfekte Werkzeug für Ihren Massenmailversand. Mit dem SuperMailer nutzen Sie ein effizientes Werkzeug für den Massenmailversand, der Ihnen einen hohen Funktionsumfang und Flexibilität bietet. Außerdem ist der SuperMailer bei PRAXIS AG und seinen Kunden vielfach erprobt. Für Ihre Massenmail erstellen Sie den Text über die Schaltfläche Text der . Hier erfassen Sie die Texte, die allen Empfängern

13 mitgeteilt werden sollen. Im Grunde ist der Ablauf der Erstellung von Serienbriefen sehr ähnlich. Abbildung 19 - Text der im SuperMailer Bei der Erfassung der können Sie nun sowohl eine Variante für Empfänger im HTML- Format als auch eine für das Text-Format definieren. Beim Empfang der wird vorab geprüft, in welchem Format der Empfänger seine s öffnet und dieses Format wird dann auch nur angezeigt. Basierend auf Ihrer Abfrage in der WDV und den gespeicherten Daten aus Excel oder Access bestimmen Sie nun die Empfänger Ihrer . Im Programm SuperMailer haben Sie nun die Möglichkeit, eventuelle doppelte Adressen zu bereinigen. Abbildung 20 - Empfänger Ihrer Massenmail wählen Zur eigenen Kontrolle senden Sie sich direkt aus dem SuperMailer die vor dem Versand an die Kunden einfach einmal selbst zu.

14 9 Archivierung von Daten aus Outlook, Excel, Word und PowerPoint Eine weitere Integrationsmöglichkeit von Office Programmen steht dem Anwender mit der Lizenz der WDV Archivierung zu Verfügung. Sehr oft werden Dokumente in Word und Excel erstellt, die in direktem Zusammenhang mit Kunden, Baustellen oder beispielsweise auch dem Angebot stehen. Durch die WDV Archivierung können Sie die Dokumente auf einfache Art und Weise in der WDV archivieren und auch sofort zuordnen. 9.1 Aktivierung der Archivierung aus dem externen Programm Um Dateien aus Word, Excel, Outlook oder dem MindManager im WDV Archiv per Plug-In ablegen zu können, werden in den Einstellungen des Archivs ein paar weitere Häkchen erforderlich. Wählen Sie dazu aus der Menüleiste den Eintrag PROGRAMM EINSTELLUNGEN und aktivieren dann in dem neu angezeigten Fenster den Punkt Archivierung. Mit dem Klick auf Archivierung werden auf der rechten Fensterseite die zugehörigen Einstellungen angezeigt. Zur Aktivierung der erforderlichen Plug-Ins setzen Sie die Häkchen für die entsprechenden Programme. Abbildung 21 - Einstellungen der Archivierung 9.2 Symbolleiste mit dem Office Plug-In (Archivierung) Durch die Aktivierung der oben genannten Punkte wird die Symbolleiste der Office Programme mit einem weiteren Menüpunkt Add-Ins ergänzt. Alle geöffneten Dateien können nun im PRAXIS- Archiv archiviert und zugeordnet werden. Klicken Sie für die einfache Archivierung auf Archivieren und zur Archivierung mit kombinierter Zuordnung klicken Sie auf Zuordnen. Abbildung 22 - Add-In Menüleiste PRAXIS-Archiv in Microsoft Word

15 Der Klick auf Archivieren öffnet die Beschlagwortungsmaske, die als Standardsuchmaske unter PROGRAMM Einstellung Archivierung hinterlegt wurde. Klickt der Anwender auf Zuordnen wird ebenfalls vorab die Beschlagwortung des PRAXIS Archivs geöffnet. Der Anwender hat im Anschluss die Möglichkeit, das archivierte Dokument verschiedenen Vorgängen in der WDV zuzuordnen. Die Beschlagwortung erfolgt weitestgehend automatisiert weitere individuelle Einträge sind möglich. Abbildung 23 - Beschlagwortungsmaske Für die Zuordnung bieten sich Kategorien an wie Handelsangebot, -auftrag, debitorische und kreditorische Faktura sowie Termine im WDV Kalender u.v.m. Die archivierten Dateien sind danach dem entsprechenden Element zugeordnet. Abbildung 24 - archiviertes Dokument zuordnen Das archivierte und zugeordnete Dokument befindet sich nun am ausgewählten Objekt angehängt und kann dort mit Klick auf den Verknüpfungspfeil geöffnet werden. Ist das zugeordnete Dokument bereits ausgecheckt wird die Zeile grün angezeigt Abbildung 25 - einem Termin zugeordnete Archivierungsdaten Wird eine ausgecheckte Datei im Programm z.b. Microsoft Word geschlossen wird die Datei nach Aufforderung wieder in das Archiv eingecheckt.

16 Abbildung 26 - Daten einchecken? 10 Angebote und Rechnungen aus der WDV per versenden Werden die Angebote und Rechnungen aus der WDV nicht mit der Post versendet, bietet die WDV die Möglichkeit, diese Dokumente als PDF- Export per E- Mail dem Empfänger zuzusenden. Diese Integration ist nicht ausnahmslos auf Microsoftprodukte beschränkt Belege mit Empfänger werden wahlweise gedruckt oder per Mail versendet Über den Menüpunkt PROGRAMM EINSTELLUNGEN im Menüeintrag WdvClient auf der Page Versand können Sie einstellen ob der Versand per SMTP oder MAPI erfolgen soll. In der Option SMTP erfolgt der Versand direkt über die erforderliche SMTP- Verbindung. Wollen Sie die Mail zuvor noch einmal bearbeiten und ergänzen, empfiehlt sich die Einstellung MAPI so wird der aktuelle Mail-Client für den Versand geöffnet. Abbildung 27 - Einstellungen - Versand Über den Menüpunkt PROGRAMM EINSTELLUNGEN im Menüeintrag Stammdaten auf der Page Sonstiges wird die Versandart festgelegt. Stellen Sie hier die Option auf Laut -Versand-Einstellungen ein Abbildung Versandart festlegen Befinden Sie sich nun in einem Beleg (Angebot oder Rechnung) und Sie klicken auf den Button Drucken, dann erfolgt eine Abfrage die es Ihnen ermöglicht, den Beleg zu drucken oder per Mail mit den oben beschriebenen Optionen zu senden. Vorausgesetzt ist natürlich, dass dem Empfänger eine korrekte Adresse hinterlegt ist.

17 Abbildung 29 - Beleg drucken oder per versenden 11 Outlook aus der WDV heraus Es besteht innerhalb der WDV bei Einsatz von Microsoft Outlook die Möglichkeit, Aktivitäten in Ihrem Outlook auszulösen. Es ist nicht erforderlich, Outlook zu diesem Zweck bereits geöffnet zu haben neuer Termin, neue Aufgabe Der Menüpunkt Gehe-zu z.b. im Personenkontenstamm oder in einem Angebot lässt es zu, in Outlook einen neuen Termin oder eine neue Aufgabe zu kreieren. Abbildung 30 - Interaktion mit Outlook über Gehe-zu Außerdem kann so auf direktem Weg in den Posteingang, den Kalender oder die Aufgaben in Outlook verzweigt werden, ohne dass Outlook zuvor geöffnet werden muss. Der Anwender verfolgt in der WDV eine Ausschreibung oder ein Angebot und möchte im Zuge eines Telefonats schnell überprüfen, ob ein vorgeschlagener Termin zu einem bestimmten Zeitpunkt möglich ist. Er klickt in Angebot oder Ausschreibung einfach auf Gehe-zu, wählt dann im Untermenü Outlook aus und wählt danach die Option Zeige Kalender. An weiteren Features arbeitet unsere Entwicklungsabteilung bereits intensiv. Über unsere Newsletters werden wir unsere Anwender rechtzeitig von den neuen Entwicklungen informieren. 12 Drag & Drop mit Outlook und aus dem Windows Explorer Sie haben eine bekommen und möchten diese einfach und unkompliziert an einen bestehenden Vorgang in der WDV anhängen?

18 Zu diesem Zweck können Sie eine Funktionalität der WDV nutzen, die Elemente aus Outlook per Drag & Drop (Ziehen & Fallenlassen) in die WDV importiert. Dazu gehen Sie wie folgt vor. Ihr Outlook und die WDV haben Sie in Windows jeweils über Teilbildfenster geöffnet. Beide Fenster liegen entweder direkt nebeneinander oder überlappen sich. Die empfangene können Sie auf die Oberflächen von Outlook (im Posteingang) mit der linken Maustaste markieren und dabei die Maustaste gleich gedrückt halten. Bei gedrückt gehaltener Maustaste ziehen Sie die markierte Datei aus Outlook heraus auf die Oberfläche der WDV. Am Mauszeiger wird die Funktion des Kopierens durch ein kleines angehängtes + angezeigt. Auf der Oberfläche der WDV angekommen lassen Sie die Maustaste einfach wieder los. Abbildung 31 - Drag & Drop - Ziehen & Fallen lassen einer aus Outlook Wenn Sie die Maustaste losgelassen haben (fallenlassen) dann öffnet sich ein Fenster zur Archivierung und lässt nun zu, dass Element in der WDV archiviert wird und an Vorgänge wie Angebote, debitorische oder kreditorische Belege oder Lieferpapiere, angehängt wird. Im neu geöffneten Fenster wählen Sie zur einfachen Archivierung des Elements den Punkt Archivieren, wollen Sie das Element einem Vorgang zuordnen, dann wählen Sie die Option Anhängen. Bei einigen Dateiarten kann im Archivierungsfenster eine Vorschau auf die Datei angezeigt werden.

19 Abbildung 32 - Ablauf Dokument verknüpfen Beschlagwortung Zuordnung Die gleiche Verfahrensweise wählen Sie, wenn Sie Daten aus dem Windows-Explorer in die WDV importieren wollen. Statt Outlook haben Sie dazu den Windows Explorer als Teilbild geöffnet aus dem Sie die Datei auf die WDV Oberfläche ziehen können. 13 Excel Auswertungen Alle Daten der WDV liegen separiert nach dem jeweiligen Geschäftsjahr in einer Datenbank. Im Sinne von Geschäftsauswertungen wird die Anforderung nach jahresübergreifenden Auswertungen immer lauter. Die WDV liefert in ihrem Standard bereits einige Mehrjahresstatistiken, die die Daten aus verschiedenen Geschäftsjahren zusammenführen. Doch die Anforderungen des Reporting sind in der Regel derart individuell, dass vorgefertigte Statistiken nicht immer die gewünschte Information liefern können Basis PxWarehouse Die Basis für die Anbindung an die zu Grunde liegenden WDV- Datenbanken bietet das PxWarehouse. Das PxWarehouse versteht sich als eine Zusammenstellung von Views (Sichten) auf die ihr zugrunde liegenden Datenbanken. Auf diese Weise gelingt es, alle Mandanten im Unternehmen zusammenzuführen. Alle Daten können so in eine zentrale Auswertebasis integriert werden. Im Bildausschnitt sehen Sie den Eintrag des SQL-Servers bezogen aus dem PxWarehouse mit seinen Untereinträgen. Abbildung 33 - Datenbankeintrag PxWarehouse im SQL-Server (links) und integrierte Views (Sichten)

20 Unter der Ordnerstruktur Sichten des SQL Server Management Studios werden die definierten Sichten des PxWarehouses gelistet. Die hier vereinigten Sichten auf die WDV Datenbank ermöglichen eine zuverlässige und effiziente Auswertebasis auf Ihre WDV Daten. Die Auswertung kann innerhalb eines Mandanten (Wirtschaftsjahr) erfolgen oder aber auch über mehrere Mandanten übergreifend. Was schafft das PXWarehouse für den Endanwender? Natürlich werden wie bereits erwähnt die Datenbanken der einzelnen Wirtschaftsjahre zusammengeführt was die datenbankübergreifenden Auswertungen erst möglich macht. Doch im PxWarehouse kommt noch ein weiterer wichtiger Aspekt hinzu. In der WDV Datenbank werden Felder verwendet, die solchen vielsagenden Namen tragen wie T0xx.C0xx. Diese Bezeichnung sagt einem User ohne tiefgreifende Datenbankschulung durch PRAXIS- Mitarbeiter gar nichts. Mit der Verwendung des PxWarehouses nutzt der Anwender auch eine sogenannte semantische Brücke, die die Bezeichnung T0xx.C0xx möglicherweise in das Nettogewicht des Lieferscheins überträgt. Damit hat der Anwender eine Bezeichnung zu den Daten mit denen jeder Anwender etwas anzufangen weiß. Stellen Sie sich die semantische Brücke als Verknüpfung zwischen der Bezeichnung aus der Datenbank und der Bezeichnung für die Auswerteplattform vor. Damit wurde eine leicht verständliche Benutzeroberfläche für datenbanktechnisch unerfahrene Nutzer realisiert. Abbildung 34 - Bezeichnung zu Verfügung stehende Felder 13.2 PxWarehouse in der WDV bearbeiten Die Einrichtung des PxWarehouses für die WDV erfolgt im Administrationsprogramm. Starten Sie dazu den DbAdmin. Über den Menüeintrag BUSINESS INTELLIGENCE DATA WAREHOUSE gelangen Sie in die Administration des PxWarehouses. Abbildung 35 - Data Warehouses bearbeiten (1) Das PxWarehouse trägt ein eindeutiges Kennzeichen, eine Beschreibung und die Anmeldeinformationen für die Anmeldung am Server.

21 Abbildung 36 - Data Warehouse bearbeiten (2) enthaltene Mandanten Auf der Page enthaltene Mandanten wird eingerichtet, welche Mandanten im PxWarehouse zusammengeführt werden. Zur Anzeige kommen hier alle Mandanten des jeweiligen Servers Auswerteplattformen aus Basis PxWarehouse Auf das PRAXIS-Warehouse kann nun mit unterschiedlichen Auswertewerkzeugen zugegriffen werden. Der Zugriff ist über folgende Werkzeuge möglich: Business Objects Microsoft Excel 2007/2010 Crystal Reports Crystal Xcelsius PEFF firmapp Auf den Zugriff über Microsoft Excel in der Programmversion 2010 werden wir uns an dieser Stelle genauer befassen Excel Anbindung an das PxWarehouse sicherstellen Zunächst ist es erforderlich, dass von Excel eine Datenverbindung zum SQL-Server hergestellt wird. Dazu wählen Sie in Excel im Menüpunkt DATEN den Untereintrag VERBINDUN- GEN. Über die neu geöffnete Dialogbox stellen Sie die Verbindung zu Ihrem SQL-Server her. Abbildung 37 - Excel Arbeitsmappenverbindungen Über den Button Hinzufügen und öffnet sich eine weitere Dialogbox, die es zulässt nach weiteren Elementen zu suchen. Daraufhin können Sie den Datenverbindungsassistenten starten und die Verbindung zu ihrem SQL-Server herstellen. Bei der Einrichtung und Administration sollten Sie Ihren Administrator mit einbeziehen. Selbstverständlich kann auch PRAXIS Ihnen die notwendige Unterstützung leisten

22 Abbildung 38 - Datenquellentyp auswählen Wenn Sie nach Eingabe von Servernamen, Benutzernamen und Passwort mit dem Server verbunden sind, ist es als nächstes erforderlich die richtige Datenbank auszuwählen. In unserem Falle lautet der Name der Datenbank PxWarehouse und die Sicht, auf die ich die neue Verbindung einrichten möchte, lautet pxcustomizeschuettgutstatistik. Abbildung 40 - Sichten auswählen (1) Zum Speichern der neuen Verbindung wird Ihnen folgendes Fenster angezeigt. Einzige Anpassung die ich hier vornehme ist, dass ich den Anzeigename reduziere auf Schuettgut Statistik. Wahlweise können Sie das Kennwort in die Datenverbindungsdatei speichern. Bitte bedenken Sie dabei, dass dies ein Sicherheitsrisiko darstellt, Ihre Daten sind vor fremden Zugriffen weniger sicher geschützt. Abbildung 39 - Sichten auswählen (2) 13.5 PxWarehouse in Excel zur Erstellung von Pivot Tabellen nutzen Mit der Einrichtung der Datenverbindung zum PxWarehouse kann die Erstellung der ersten Pivot Tabelle auch schon beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: In der neu geöffneten Excel Mappe wählen Sie nun das Menü EINFÜGEN aus und klicken dann auf PivotTable. Sie erhalten folgende Dialogbox, in der Sie nun bestimmen, dass auf eine Externe Datenquelle zugegriffen werden soll.

23 Abbildung 41 - Erstellen einer Pivot Tabelle Wenn Sie die Option Externe Datenquelle verwenden ausgewählt haben, wird auch der Button Verbindung auswählen aktiv. Ein Klick darauf öffnet Ihnen die Auswahlbox der zu Verfügung stehenden Datenverbindungen. Die auf Basis des PxWarehouses hinterlegten Views werden als SchuettgutAngebot, SchuettgutAuftrag, SchuettgutLieferschein und SchuettgutStatistik in der Auswahlbox angezeigt. Abbildung 43 - Verbindungen auswählen Wählen Sie hier den zu verwendende View mit Doppelklick oder Auswahl dann Klick auf Öffnen aus. Danach befinden Sie sich wieder im Assistenten für Pivot Tabellen. Legen Sie nun noch fest, wo die Pivot Tabelle erstellt werden soll, gleiches oder neues Arbeitsblatt und welches ist die Zielzelle. (siehe Screenshot rechts) Abbildung 42 - Pivot Tabelle erstellen Abbildung 44 - Abfrage Datenbankkennwort Ihrer WDV Datenbanken nichts mehr im Wege. Danach erfolgt die Abfrage für die Anmeldung am SQL Server. (siehe Screenshot links) Mit einer erfolgreichen Anmeldung am SQL Server steht Ihnen bei der Erstellung einer mandantenübergreifenden Auswertung

24 Abbildung 45 - Excel Datei mit PivotTable-Feldliste Das obige Fenster aus Excel ist die Darstellung, wie Sie sie erhalten, wenn Sie auf Basis des PxWarehouses eine Pivot Tabelle oder Pivot Diagramm erstellen wollen. Unter der Auswahlbox PivotTable-Feldliste bekommen Sie alle im Datenbank View enthaltenen Felder mit dem im View hinterlegten Feldnamen. Demzufolge heißt die Angebotsmenge auch AngebotMenge. Die in der Datenbank verwendeten Bezeichnungen wie T0xx.C0xx wurden über das PxWarhouse bereits in eine dem Endanwender verständliche Bezeichnung übertragen. Um die Felder in der Pivot Tabelle zu nutzen, können Sie sie einfach mit der gedrückt gehaltenen linken Maustaste aus der Feldliste an die gewünschte Position der Pivot Bereiche ziehen. Vergleichen Sie dazu auch die angezeigten Screenshots. Abbildung 46 - fertige Pivot Tabelle mit integriertem Pivot Diagramm

25 Um die erstellte und gespeicherte Datei in Excel zu aktualisieren ist es nach Aufruf der Datei notwendig, über das Menü Daten auf den Punkt Alle Aktualisieren zu klicken. Danach werden Sie die bereits bekannten Dialogbox angezeigt bekommen. Abbildung 47 - Datenbankabfrage bei Daten aktualisieren Nach Angabe des Datenbankkennworts werden die Daten in der Pivot Tabelle aus dem PxWarehouse aktualisiert Auswertungen Mandantenübergreifend Eine häufig anzutreffende Anforderung ist, dass Daten aus den Vorjahren in der Auswertung mit den Daten des aktuellen Mandanten in Verbindung gebracht werden sollen. Die Realisierung in der Pivot Tabelle auf Basis des PxWarehouse ist vergleichsweise einfach. Da Sie bei der Erstellung des Data Warehouses im WDV Admin bereits einstellen konnten, welche Mandanten zusammengeführt werden sollen, können Sie in der Pivot Tabelle den jeweiligen Feldnamen in den Bereich des Berichtsfilters ziehen. In der Folge können Sie nun als Filter den jeweiligen auf einen, alle oder auch spezifische Mandanten legen. Entsprechend des eingestellten Filters werden im Tabellenbereich die jeweiligen Daten angezeigt Excel Tabellen als Report aus der WDV direkt verwenden Sie haben bereits die eine oder andere Auswertung in Excel auf Basis der Views des PxWarehouses realisiert und möchten die Reporte direkt in die WDV einbinden. Die WDV sieht dafür folgenden Aufruf vor STATISTIK Excel Auswertungen. Folgende Schritte sind erforderlich, um die jeweiligen Excel Tabellen in die WDV einzubinden: Speichern Sie die Excel-Auswertungen im Ordner Excel in Ihrem Reportverzeichnis der WDV. Öffnen Sie den DbAdmin und gehen über EINSTELLUNGEN FORMULARE, und wählen dann den Mandanten aus, für den Sie die Excel Dateien einbinden wollen. In der angezeigten Dialogbox hinterlegen Sie die Dateien unter dem Reportschlüssel Auswertungen Excel-Auswertungen

26 Abbildung 48 - Formularzuordnung für Excelauswertungen Nun können die gespeicherte Pivot Tabellen direkt aus der WDV gestartet werden. Wählen Sie dazu den Eintrag Statistik Excelauswertungen. Sie bekommen dann die hinterlegten Excel Dateien angezeigt. Bei mehreren eingebundenen Dateien bekommen Sie eine Abfrage welche Datei geöffnet werden soll Entwicklungsmöglichkeiten PxWarehouse und Datenbank Views Der Standard der WDV hat aktuell Views eingebunden, die folgende Bereiche abdecken: Objektbearbeitung (Ausschreibung) Angebot Auftrag Lieferschein Fakturierung / Betrag / Mengen Statistik Diese Views decken die Bereiche Schüttgut, Handel, Container, Beton, Asphalt und Disposition ab. Bereits im WDV Standard zur Verfügung stehende Views können durch die PRAXIS Entwicklungsabteilung Ihren Anforderungen angepasst werden. So können z. B. Informationen aus verschiedenen Tabellen wie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Belege zu einem View kombiniert werden. 14 Auswertungen über firmapps Browserbasierende Anwendung Im PEFF Designer werden in unserem Hause firmapps entwickelt. Das Tolle an den firmapps ist, dass Sie diese bei Bedarf eigenständig umsetzen können. In einem solchen firmapp kann beispielsweise vereinigt werden, dass eine spezielle Kombination von Sichten zum Zusammenfassen von Daten vorliegt und auf den View speziell zugeschnittenen CrystalReport oder auch Microsoft Excel Pivot Tabelle und/oder Diagramm zu Verfügung steht. Die Voraussetzung für die Ausführung einer in PEFF entwickelten Anwendung ist die Installation der PEFF-Runtime. Für die Entwicklung eigener firmapps ist die Installation des PEFF-Designers notwendig. Der Anwender benötigt für die Anwendung unseres PEFF Designer keine Softwareentwickler-

27 kenntisse, er kann im Designer kleinere und natürlich auch große Applikationen auf Basis seiner Daten entwickeln. Es steht den ausgebildeten Designern ein umfangreiches Handbuch zu den vielfältigen Möglichkeiten eigener Applikationen zu Verfügung. PEFF Designer PEFF Runtime firmapps sind ein wichtige Zukunftsbausteine im mobilen dynamischen Umfeld der WDV 20xx. Dadurch wird es möglich sein, in der WDV 2012 ff vollkommen dynamische Anwendermasken, aber auch vollkommen dynamische Informationsseiten für Ihre Kunden und für Sie selbst auf Pads zur Verfügung zu stellen. Folgende firmapps stehen heute schon zur Verfügung: eanv = gefährliche Abfälle, Begleitschein, Übernahmeschein WDVCRM Vertriebsinformationen für unterwegs Helpdesk Interne Aufgabeverteilung und Abarbeitung BSMCRM Adressverwaltung zentral auf Browserebene WDVBedarf Rohstoffbestellung direkte Übertragung in die WDV DispoII WDVCockpit Persönliche Verwaltung von weiteren firmapps SherlockHolmes Präventive Wartung. Bevor das System in den Kollaps läuft CWL-XT:commerce WebShop Integration Telematik Fahrzeugverfolgung, Fahrzeugdaten, Fleetposition, Tracking, Geofancing OnlineDispo - Disposition auf Browser Ebene Dies soll nur ein kleiner Streifzug durch die Möglichkeiten der WDV 20xx mit entsprechender MS-Office und Outlook Integration sein. Weitere Informationen erhalten Sie selbstverständlich über Einzelprospekte, den Katalog WDV 2012 und natürlich in den entsprechenden Schulungen unserer PRAXIS Academy.

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