Leitfaden zur Einführung neuer MitarbeiterInnen

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1 Leitfaden zur Einführung neuer MitarbeiterInnen Geschäftsbereich Personal - Personalentwicklung -

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 3 Einleitung Vor dem ersten Arbeitstag Begrüßungstelefonat oder -schreiben Informationsblatt für den Arbeitsplatz Allgemeines Informationsmaterial Einrichtung des Arbeitsplatzes Termine vorplanen KollegInnen vorab informieren Mentorin/Mentor - Patin/Pate Am ersten Arbeitstag Begrüßungs- und Einführungsgespräch Einführung in den Arbeitsplatz In der Einarbeitung Einarbeitung durch Führungskräfte Feedbackgespräch Abschlussgespräch Probezeitgespräch Besondere Hinweise zur Einführung von MitarbeiterInnen ohne Verwaltungsausbildung Anhang 1 Hauptcheckliste für die Einführung neuer Mitarbeiterinnen Anhang 2 Informationsblatt für neue MitarbeiterInnen Anhang 3 Informationsschreiben Anhang 4 Patin/Pate Mentorin/Mentor Anhang 5 Checkliste zum Begrüßungs- und Einführungssgespräch Anhang 6 Checkliste Feedbackgespräch Anhang 7 Checkliste zum Abschlussgespräch Probezeitgespräch Literaturempfehlungen: Impressum

3 Vorwort Jede Stellenbesetzung ist ein Neuanfang. Damit sind Unsicherheiten aber auch vor allem Chancen, sowohl für den aufnehmenden Bereich, als auch für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter verbunden. Unsicherheiten bestehen hinsichtlich Fragen nach der Organisation, nach Verfahrensabläufen, der Beteiligung an Entscheidungsprozessen, der Kompetenzverteilung, zur Personalentwicklung oder räumlichen Orientierung. Wie Sie diesen Fragen begegnen, sie ansprechen und lösen, und zwar zu einem möglichst frühen Zeitpunkt, ist in Form eines systematisierten Einführungsprozesses in dem vorliegenden Leitfaden beschrieben. Ziel ist es, unsere neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter willkommen zu heißen und durch umfassende Information und Begleitung in der Startphase zu unterstützen und ihre Arbeitsaufnahme und Integration bei der Stadt Wolfsburg erfolgreich zu gestalten. Wie dies künftig noch besser gelingen kann und wie Sie als Führungskräfte oder Personalverantwortliche dazu beitragen können, möchten wir Ihnen mit diesem Leitfaden näher bringen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Einführung unserer neuen Kolleginnen und Kollegen. 3

4 Einleitung Einleitung Der demografische Wandel stellt die Stadtverwaltung Wolfsburg auch als Arbeitgeberin vor neue Herausforderungen. Zunehmende Fluktuation, Fachkräftemangel, rückläufige Schulabgängerzahlen und die Sicherstellung bzw. der Übergang von Fachwissen und damit ein funktionierendes Wissensmanagement sind Themen, denen Sie als Führungskräfte und Personalverantwortliche in der nahen Zukunft gegenüberstehen werden und die nur mit einem demografiegerechten Personalmanagement anzugehen sind. Das Thema Wissensmanagement wurde bereits in einer Arbeitsgruppe von Führungskräften aufgegriffen. Mit dem Leitfaden für die Personalauswahl legt die Personalentwicklung einen weiteren wichtigen Baustein vor, der Sie als Führungskraft mit dem nötigen Hinweisen und Informationen ausstattet, qualifiziertes Personal zu gewinnen. Als nächste Phase schließt sich die Einführung und Einarbeitung des gewonnen Personals in den Arbeitsplatz an. Ziel einer erfolgreichen Einführung ist es, der neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter Orientierung zu geben, eine Bindung zur Stadtverwaltung Wolfsburg herzustellen und ihr bzw. ihm zentrale Aufgaben und Abläufe zu vermitteln. Die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter wird dabei unterstützt, die neuen Abläufe zu lernen und zu beherrschen. Sie/Er soll mit Interesse an sie herangehen und als kreative/r und engagierte/r Beschäftigte/r für die Gestaltung ihres bzw. seines Arbeitsfeldes gewonnen werden. Um den Einführungsprozess für Sie und Ihre neue Mitarbeiterin bzw. neuen Mitarbeiter zu einem Erfolg werden zu lassen, wurde der Leitfaden entwickelt. Er beschreibt einen systematisierten Einführungsprozess für eine erfolgreiche Einführung. Als Führungskraft stellen Sie die Weichen, die die Einstellung zur Arbeit, den Umgang mit den Führungskräften und KollegInnen und die Leistungsbereitschaft der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters beeinflussen. Dies entbindet jedoch nicht die neuen MitarbeiterInnen von der Verpflichtung auch selbst mit Eigeninitiative, Interesse und Engagement zum Gelingen des Einführungsprozess beizutragen. Jede Stellenbesetzung ist ein Neuanfang. Damit sind Unsicherheiten aber auch viele Chancen, sowohl für den einstellenden Bereich, als auch für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter verbunden. Aufgabe ist es, beide optimal aufeinander abzustimmen. 4

5 Einleitung Handhabung des Leitfadens Der vorliegende Leitfaden zur Einführung neuer Mitarbeiterinnen zeigt die wichtigsten Aspekte für einen erfolgreichen Eingliederungsprozess auf. Er empfiehlt sich zur Anwendung nicht nur bei der Einstellung externer neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ihren Arbeitsplatz innerhalb der Stadtverwaltung Wolfsburg wechseln, bei Rückkehrerinnen und Rückkehrern aus der Elternzeit und bei Auszubildenden, die in ein erstes Beschäftigungsverhältnis wechseln. Durch seine digitale Form kann der Leitfaden auf einfache Art und Weise auf die jeweiligen Bedürfnisse und Gegebenheiten der betreffenden Organisationseinheit angepasst werden und stellt in seiner umfänglichen Gestaltung eine Empfehlung dar. Anhand einer Hauptcheckliste, s. Anhang 1, werden die einzelnen Einführungsschritte zeitlich gestaffelt aufgeführt und können der Reihe nach abgearbeitet werden. Zu den einzelnen Einführungsschritten gibt es thematische Einzelchecklisten, s. Anhang 2-7, welche die Aufgaben weiter differenzieren. Ist eine Einzelcheckliste vollständig abgearbeitet, kann der jeweilige Punkt in der Hauptcheckliste abgehakt werden. Sie erhalten damit ein Arbeitsmittel an die Hand, das mit seinem systematischen Aufbau dazu beitragen soll, den Aufwand für die Einführung neuer MitarbeiterInnen in einem überschaubaren und der Aufgabe gerecht werdenden Rahmen zu halten. 5

6 1. Vor dem ersten Arbeitstag 1. Vor dem ersten Arbeitstag 1.1. Begrüßungstelefonat oder -schreiben Der Prozess der Einführung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beginnt bereits vor deren erstem Arbeitstag, da sie oft schon Fragen zum ersten Arbeitstag hat. Deshalb sollte rechtzeitig davor eine Kontaktaufnahme durch die Führungskraft erfolgen. Dies könnte ein Telefonat sein, in dem Ort, Zeit und Zeitbedarf für das Begrüßungs- und Einführungsgespräch am ersten Arbeitstag kommuniziert, sowie ein grober Ablaufplan des Gesprächs dargestellt werden. Alternativ ist auch das Verfassen eines Begrüßungsschreibens mit den genannten Inhalten möglich Informationsblatt für den Arbeitsplatz Das Informationsblatt für den Arbeitsplatz wird neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter im Einführungsgespräch überreicht. Es beinhaltet wichtige Informationen über KollegInnen, technische Hilfsmittel am Arbeitsplatz, Formulare, Urlaubsregelungen, etc. Das Informationsblatt muss nicht von der Führungskraft selbst ausgefüllt werden. Kompetente Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der jeweiligen Organisationseinheit können diese Aufgabe übernehmen. Einmalig ausgefüllt kann das Informationsblatt dann als Vorlage künftige Einführungsprozesse dienen Allgemeines Informationsmaterial Das allgemeine Informationsmaterial wird der neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter entweder vor Arbeitsantritt zugesandt oder am ersten Tag überreicht, z.b. die Allgemeine Geschäftsanweisung, Dienstanweisungen und sonstige Verfügungen und Dokumente, die für den Arbeitsplatz wichtig sind, auch allgemeines Informationsmaterial über Wolfsburg, sollte für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren Wohnsitz noch nicht in Wolfsburg haben, zur Verfügung gestellt werden. Entweder über elektronische Hinweise (Links) oder auf Wunsch in Papierform Einrichtung des Arbeitsplatzes Rechtzeitig vor Arbeitsaufnahme sollte dafür gesorgt sein, dass alle notwendigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen. Zur Einrichtung eines Büroarbeitsplatzes gehört u.a. die Bereitstellung eines PC s, eines Telefonanschlusses, eines Telefonverzeichnisses, Schlüssel, Büromöbel, ein Türschild, und sonstige Arbeitsmaterialien. Der Zugang zum Verwaltungsportal und in das Netzlaufwerk der Stadtverwaltung sollte rechtzeitig beantragt werden, da sonst ein wichtiges Arbeitsmittel nicht 6

7 1. Vor dem ersten Arbeitstag zur Verfügung steht. Bereiten Sie schon jetzt eine konkrete Aufgabe für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter vor, sofern nicht bereits Aufgaben am Arbeitsplatz bereit liegen Termine vorplanen Merken Sie sich den Termin der Arbeitsaufnahme, sowie eine Zeit für das Begrüßungs- und Einführungsgespräch vor. Legen Sie außerdem fest, mit wem die neue Mitarbeiterin, bzw. der neue Mitarbeiter bekannt gemacht werden muss (insbesondere KollegInnen anderer Organisationseinheiten) KollegInnen vorab informieren KollegInnen und MitarbeiterInnen sind sicherlich daran interessiert, im Vorfeld etwas über die neue Kollegin bzw. den neuen Kollegen zu erfahren. Nehmen Sie sich die Zeit, die KollegInnen der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters vorab über deren/dessen Ankunft, Aufgabenbereich, Kompetenzen, etc. zu informieren. So können sich die Kollegen innerlich vorbereiten und bei der Einführung und Gestaltung der ersten Tage helfen. Die Informationen können Sie persönlich geben, beispielsweise bei der Dienstbesprechung oder per an die betreffenden KollegInnen weitergeben. Denkbar wäre auch die Gestaltung eines Informationsschreibens. Ein Muster finden Sie im Anhang Mentorin/Mentor - Patin/Pate Mentoring Als Personalentwicklungsinstrument, insbesondere in Führungskreisen, aber auch bei privaten Beziehungen oder in Schulen bezeichnet Mentoring die Tätigkeit einer erfahrenen Person (Mentor/in), die ihr Wissen und ihre Fähigkeiten an eine noch unerfahrene Person (Mentee) weitergibt. Ziel ist, den Mentee in seiner persönlichen oder beruflichen Entwicklung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens zu fördern. Im Unterschied zum Coaching nimmt der Mentor oder die Mentorin keine neutrale Position gegenüber der zu beratenden Person ein, sondern zeichnet sich durch besonderes Engagement aus. Mentoring wird vor allem zur Förderung von Führungsnachwuchskräften genutzt und ist ein wichtiges Element des Wissensmanagements. 7

8 1. Vor dem ersten Arbeitstag Die Aufgaben des Mentors umfassen: die Vermittlung der erforderlichen Kenntnisse, um eigenverantwortlich im Projekt arbeiten zu können die Beurteilung des Wissens- und Qualifikationsstandes des Mentees das Abholen des Wissens vom Mentee Rollenvorbild sein Mentee motivieren, Mut machen Horizont der Mentee erweitern Unternehmerinnenkultur / Wissen / Erfahrungen vermitteln Bei Entscheidungen helfen, aber die Verantwortung der Mentee überlassen Unterstützung anbieten Mitnehmen bei Kontakt - und Netzwerkpflege Einführung in formelle Strukturen Beispiele geben und erlebbar machen Von Hürden berichten Verbindlichkeit schaffen Funktion des "Kritischen Freunds" erfüllen Ziele kritisch hinterfragen Barrieren und Schwellen überwinden helfen TüröffnerIn sein 8

9 1. Vor dem ersten Arbeitstag Die Patenschaft Darunter versteht man im Allgemeinen die freiwillige Übernahme einer Fürsorgepflicht, welche von den Rechten und Pflichten aus betrachtet eher einseitig ist. Der Pate ermuntert und unterstützt sein ihm anvertrautes Paten kind, indem er Wege ebnet, das Lernen erleichtert oder Arbeiten und Aufgaben beschafft: Er schiebt an. Der Pate kann sich durchaus auf dem finanziellen und ausbildungsmäßig gleichen Niveau befinden, er muss im Gegensatz zum Mentor nicht die Möglichkeit des Heranholens in andere, höhere Regionen anbieten können, sei es in der Berufsförderung als Jobpate oder im weiteren geschäftlichen oder wissenschaftlichen Umfeld. Was beim Mentor die Möglichkeit ist, seinen Mentee in seine Ebene zu ziehen, ist dem Paten die Möglichkeit, den oder die ihm anvertrauten in eine bestimmte Richtung zu drücken. In der Einarbeitung soll die Patin bzw. der Pate die Führungskraft entlasten, sie bei der fachlichen Einarbeitung unterstützen und bei der sozialen Eingliederung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters ergänzen. Attribute, wie erfahren im Fachlichen, pädagogisch geeignet, kontaktstark, geschätzte Kollegin bzw. geschätzter Kollege und loyal zu Unternehmen und Führungskraft sollten auf die Patin bzw. den Paten zutreffend sein. In der Praxis wird diese Aufgabe im Regelfall von der Teamsprecherin oder dem Teamsprecher wahrgenommen, es hat sich aber auch gezeigt, dass diese Aufgabe in zahlreichen, gut funktionierenden Teams, gemeinschaftlich wahrgenommen wird. Die Aufgaben der Patin bzw. des Paten umfassen: Die neue Kollegin bzw. den neuen Kollegen mit seiner Arbeitsumwelt einschließlich des weiteren Umfeldes seines Arbeitsplatzes bekannt zu machen. Kontaktaufnahme zu den übrigen KollegInnen und zu seinen künftigen Gesprächspartnern unterstützen. Das Miteinander innerhalb der Organisationseinheit und der Verwaltung näher bringen. Bei fachlichen Fragen beraten. In informelle Runden (Betriebssportgemeinschaften, regelmäßige außerbetriebliche Aktivitäten des Teams, etc.) einführen. Einführungs- und Einarbeitungsmaßnahmen im Detail abstimmen, ggf. Einarbeitungsund/Ausbildungsplan entwickeln. 9

10 2. Am ersten Arbeitstag 2. Am ersten Arbeitstag 2.1. Begrüßungs- und Einführungsgespräch Das Begrüßungs- und Einführungsgespräch findet am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters statt. Mögliche Themen und Inhalte könnten sein: Generelle fachliche Aufgaben der Organisationseinheit (OE) Organisatorische Gliederung der OE Arbeitsgebiet der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters (Stellen- und Geschäftsverteilung) Bereiche mit denen zusammengearbeitet wird und deren Aufgaben Ziel der Aufgabenerledigung im Gesamtsystem; Selbstverständnis der OE Informationen über den Arbeitsplatz (Mängel und Vorteile) Zu Verbesserungsvorschlägen auffordern MA zu eigenen Initiativen anregen, sich über sein Arbeitsgebiet selbst zu informieren Weitere Gesprächstermine vereinbaren (Feedbackgespräch) Bedeutung der Aufgaben des neuen MA für die Gesamtverwaltung und bisherige Erfahrungen und Probleme erörtern Zu diesem Termin wird auch das ausgefüllte Informationsblatt übergeben. Bitte achten Sie darauf, der neuen Mitarbeiter bzw. dem neuen Mitarbeiter nicht zu viele Informationen auf einmal zu geben. Die Aufnahmekapazität eines Menschen ist begrenzt. Gegebenenfalls gliedern Sie Ihren Vortrag in kurze Abschnitte und lassen Raum für Fragen und Diskussion. Vereinbaren Sie eventuell weitere Anschlusstermine Einführung in den Arbeitsplatz Nach dem Einführungsgespräch bietet es sich an, der neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter den Arbeitsplatz zu zeigen, ihr bzw. ihm der Patin bzw. dem Mentor vorzustellen und deren/dessen Funktion zu erläutern. Die neue Mitarbeiterin bzw. der neuen Mitarbeiter wird es positiv wahrnehmen, wenn die Führungskraft ihr/ihm genügend Freiraum gibt, den eigenen Arbeitsplatz zu gestalten. Zum Schluss können Sie den vorbereiteten konkreten Arbeitsauftrag übergeben, wenn nicht bereits Aufgaben am Arbeitsplatz vorliegen. 10

11 3. In der Einarbeitung 3. In der Einarbeitung 3.1. Einarbeitung durch Führungskräfte Die Führungskraft sollte, sofern die fachliche Einarbeitung nicht delegiert ist, der neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter zur Einarbeitung genügend Zeit zugestehen, sie/ihn zu schritt- und stufenweisem Vorgehen anhalten und auf mögliche Fehlerquellen aufmerksam machen. Eine schrittweise Vorgehensweise wird dabei empfohlen, wie z.b. die Tätigkeiten schildern, einzelne Teilvorgänge demonstrieren, wiederholen, auf Punkte aufmerksam machen, mit praktischen Beispielen arbeiten, Modellen, Tafeln usw. den Arbeitsvorgang verdeutlichen. Dazu gehört auch, dass die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter die Arbeitsvorgänge selbst ausführt, angehalten wird, Fehler selbst zu entdecken, deren Ursachen zu finden und korrekte Lösungen selbst zu erarbeiten. Hilfreich ist auch, wenn die Führungskraft es ermöglicht, dass die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, einem oder mehreren Kollegen mit gleichem Aufgabengebiet zuzusehen Feedbackgespräch Innerhalb der Probezeit sollten die erforderlichen Feedbackgespräche zum Abgleich der gegenseitigen Erwartungen von Führungskraft und Mitarbeiterin bzw. an den Mitarbeiter geführt werden. Mindestens sollte aber innerhalb der ersten 3 Monate ein erstes Mitarbeitergespräch geführt werden. Mögliche Themen sind in der Checkliste Feedbackgespräch zu finden Abschlussgespräch Probezeitgespräch Zum Ende der Probezeit sollte ein Abschlussgespräch zu folgenden Themen stattfinden. Werden die in die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter gesetzten Erwartungen erfüllt? Hat sich die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter am Arbeitsplatz bewährt? Werden die Erwartungen der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters erfüllt? Sagt ihr/ihm der Arbeitsplatz zu und er/sie möchte über die Probezeit hinaus dort arbeiten? 11

12 4. Besondere Hinweise zur Einführung von MitarbeiterInnen ohne Verwaltungsausbildung 4. Besondere Hinweise zur Einführung von MitarbeiterInnen ohne Verwaltungsausbildung MitarbeiterInnen ohne spezifische Verwaltungskenntnisse bringen ebenfalls oft vielfältige Erfahrungen und neue Sichtweisen in den neuen Arbeitsplatz ein. Diese sollten als Chance, alte Denkweisen zu durchbrechen, wahrgenommen und genutzt werden. Ermutigen Sie die neuen MitarbeiterInnen zum Fragen zu und Hinterfragen von Abläufen und Regelungen. Fördern Sie den offenen Dialog! Bedenken Sie dabei aber auch, dass diese MitarbeiterInnen von einer verwaltungsspezifischen Qualifizierung, in welcher fehlende Informationen über die Kommunalverwaltung und administrative Vorgänge rasch vermittelt werden, profitieren können. Machen Sie daher die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das städtische Qualifizierungsprogramm aufmerksam. Dieses wird künftig Veranstaltungen anbieten, die neuen MitarbeiterInnen das erforderliche Know-How vermitteln und damit ihre Arbeit und Orientierung in der Stadtverwaltung erleichtern werden. 12

13 Anhang 1 - Checkliste für die Einführung neuer MitarbeiterInnen Anhang 1 Blatt 1 von 4 Hauptcheckliste für die Einführung neuer MitarbeiterInnen Vorbereitung der Einführung für Eintritt am: Frau/Herrn: Fachbereich: 1. Vor dem ersten Arbeitstag Was ist zu tun? / Details 1.1 Begrüßungstelefonat oder -schreiben Termin für Telefonat / Verfassen des Begrüßungsschreibens setzen Ort, Zeit, Zeitbedarf für Begrüßungsgespräch festlegen Groben Ablauf des Begrüßungsgesprächs festlegen, s. Anhang 5 Zeitpunkt vorhanden /erledigt 1.2 Informationsblatt vervollständigen, s. Anhang Allgemeines Informationsmaterial Informationsmappe über Wolfsburg Stellenbeschreibung Allgemeine Geschäftsanweisung Dienstanweisungen und sonstige Verfügungen, die für den Arbeitsplatz wichtig sind. 1 Konkreten Arbeitsauftrag vorbereiten Sonstiges 1 Hinweis: Von den Personaldiensten wurden bereits folgende Unterlagen übersandt: DA Korruption, DA zur Vertrauensarbeitszeit, Merkblatt zu Datenschutz u. IT-Sicherheit, Merkblatt zum AGG 13

14 Anhang 1 - Checkliste für die Einführung neuer MitarbeiterInnen Was ist zu tun? / Details 1.4 Einrichtung des Arbeitsplatzes PC mit Kennung Telefonanschluss Telefonverzeichnis der OE Schlüssel Büromöbel Schreibmaterial Türschild Konkrete Aufgabe bereitlegen Sonstige Arbeitsmaterialien Zeitpunkt 2 Wochen vor Arbeitsantritt Blatt 2 von 4 vorhanden /erledigt 1.5 Termine vorplanen Termin der Arbeitsaufnahme vormerken Zeit für Begrüßung und Einführungsgespräch vormerken. Festlegen, mit wem die neue Mitarbeiterin, bzw. der neue Mitarbeiter bekannt gemacht werden muss (insbes. KollegInnen anderer OE s). 1.6 KollegInnen vorab informieren (persönlich oder per Informationsschreiben), s. Anhang3 1.7 Mentorin/Mentor oder Patin/Pate, s. Anhang4 Paten/Mentor festlegen/team informieren Checkliste für den Paten/Mentor übergeben Gespräch mit Patin/Paten/Mentorin/Mentor über Erfolg der Einarbeitung 14

15 Anhang 1 - Checkliste für die Einführung neuer MitarbeiterInnen 2. Am ersten Arbeitstag Blatt 3 von 4 Was ist zu tun? / Details Zeitpunkt vorhanden /erledigt 2.1 Begrüßungs- und Einführungsgespräch Checkliste Begrüßungs- und Einführungsgespräch abgearbeitet, s. Anhang 5 Weitere Gesprächstermine vereinbaren (Feedbackgespräch) Informationsblatt übergeben, s. Anhang Einführung in den Arbeitsplatz Arbeitsplatz und Umgebung vorstellen Mentorin/Mentor bzw. Patin/Paten vorstellen und deren/dessen Aufgabe erläutern, s. Anhang 4 Anregen, Arbeitsplatz durch Plakate, Blumen o.ä. mitzugestalten Ggf. Arbeitsmittel erläutern Konkrete Arbeit übergeben 15

16 Anhang 1 - Checkliste für die Einführung neuer MitarbeiterInnen Blatt 4 von 4 Was ist zu tun? / Details 3. In der Einarbeitung Zeitpunkt vorhanden /erledigt 3.1 Einarbeitung durch Vorgesetzte, Betreuung durch Paten veranlassen Die Führungskraft sollte (sofern die fachliche Einarbeitung nicht delegiert ist) der neuen Kollegin/dem neuen Kollegen zur Einarbeitung genügend Zeit zugestehen, sie/ihn zu schritt- und stufenweise Vorgehen anhalten und auf mögliche Fehlerquellen aufmerksam machen. sollte die Tätigkeiten schildern, einzelne Teilvorgänge demonstrieren, wiederholen, auf Punkte aufmerksam machen, mit praktischen Beispielen, Modellen, Tafeln usw. den Arbeitsvorgang verdeutlichen und die Schilderung dem Aufnahmevermögen der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter anpassen. hält die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter an, Arbeitsvorgänge selbst auszuführen, Fehler selbst zu entdecken, ihre Ursachen zu finden und die korrekte Lösung selbst zu erarbeiten. gibt der neuen Mitarbeiterin/dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit einem oder mehreren Kollegen mit gleichem Aufgabengebiet zuzusehen. 3.2 Feedbackgespräch siehe Checkliste, s. Anhang 6 Nach der Hälfte der Probezeit 3.3 Abschlussgespräch Probezeitgespräch Checkliste, s. Anhang 7 16

17 Anhang 2 -Informationsblatt für neue MitarbeiterInnen Anhang 2 Blatt 1 von 3 Informationsblatt für neue MitarbeiterInnen Auf das Informationsblatt kann immer wieder zurückgegriffen werden, nachdem es einmalig ausgefüllt wurde. Name GBL In, Raum-Nr. Name stellvertr. GBL In, Raum- Nr. Name der Vorzimmerkraft, Raum-Nr. Name der Abteilungsleitung, Raum-Nr. Namen der zum Arbeitsgebiet gehörenden KollegInnen und deren Aufgabenbereiche (Kurzfassung) Postein- und Ausgang, Postverteilung Wiedervorlagen: Zentrale WVL? Zuständigkeiten? Zeitschriftenumlauf: Welche Zeitschriften? Verteiler? Umlauf? Kopierdienst: Wo steht der Kopierer? Welche Kopierarten sind installiert? 17

18 Anhang 2 - Informationsblatt für neue MitarbeiterInnen Blatt 2 von 3 Druckaufträge: Wo? Wie? Diktieren/Schreiben: Wie ist der Schreibdienst organisiert? Welche Richtlinien gibt es? Haushalt: Welche Richtlinien bestehen? Zeichnungs-/Unterschriftsregelung Telefon/Fax: Telefonverzeichnis, Standort Faxgerät Verfahren für Privatgespräche Erreichbarkeit Anrufbeantworter Büromaterial: Wer ist für die Beschaffung zuständig? Bestellverfahren? Handlager? Ausgabezeiten? Büromaschinen: PC-Kennung, PC, EDV-Software, Struktur im Netz, Drucker, Scanner, Laptop, Beamer, Laminiergerät, etc Formulare Welche wichtigen Formulare sind vorhanden? Wo sind sie zu finden? Organigramm der Stadtverwaltung Urlaub: Interner Urlaubsplan? 18

19 Anhang 2 - Informationsblatt für neue MitarbeiterInnen Blatt 3 von 3 Wann wird der Urlaubsplan erstellt? Welche Regelungen sind maßgebend? Resturlaubskontrolle? Wann verfällt Resturlaub? Unfall- und Gesundheitsverfahren: Gefahrenquellen, Unfallverhütungsvorschriften, Sicherheitsbestimmungen, Schutzmittel, Flucht- und Rettungswege, Feuerlöscheinrichtungen, Verhalten bei Feuer, Ersthelfer Dienstregelungen: Bereitschaftsdienste Pausenregelungen Vertretungsregelungen Zurück zum Inhaltsverzeichnis 19

20 Anhang 3 - Informationsschreiben Anhang 3 Informationsschreiben Information über die neue Kollegin bzw. den neuen Kollegen Datum der Arbeitsaufnahme Name, Vorname Aufgabenbereich Geplante Einführungs- und Einarbeitungsmaßnahmen Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, besondere Arbeitszeitmodelle) ausgefüllt (Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang das Niedersächsische Datenschutzgesetz und 88 NBG.) Informationsschreiben an die MitarbeiterInnen: (Empfehlung) Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, am können wir Frau als neue Kollegin bei uns begrüßen. Frau wird den Aufgabenbereich übernehmen und uns mit % ihrer Arbeitszeit unterstützen. Die Einarbeitung von Frau wird durch folgende Einführungs- und Einarbeitungsmaßnahmen begleitet: Ich möchte Sie herzlich bitten, Frau bei der Einarbeitung an ihrem Arbeitsplatz nach Kräften zu unterstützen und würde mich sehr freuen, wenn Sie auch dazu beitragen, dass sich unsere neue Kollegin sehr bald in unserer Abteilung wohl fühlt. 20

21 Anhang 4 - Mentorin/Mentor bzw. Patin/Pate Anhang 4 Blatt 1 von 2 Aufgaben der Mentorin/des Mentors der neuen Kollegin/des neuen Kollegen: Als Personalentwicklungsinstrument, insbesondere in Führungskreisen, aber auch bei privaten Beziehungen oder in Schulen bezeichnet Mentoring die Tätigkeit einer erfahrenen Person (Mentor/in), die ihr Wissen und ihre Fähigkeiten an eine noch unerfahrene Person (Mentee) weitergibt. Ziel ist, den Mentee in seiner persönlichen oder beruflichen Entwicklung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens zu fördern. Im Unterschied zum Coaching nimmt der Mentor oder die Mentorin keine neutrale Position gegenüber der zu beratenden Person ein, sondern zeichnet sich durch besonderes Engagement aus. Mentoring wird vor allem zur Förderung von Führungsnachwuchskräften genutzt und ist ein wichtiges Element des Wissensmanagements. Checkliste für die Mentorin/den Mentor Vermittlung der erforderlichen Kenntnisse, um eigenverantwortlich im Projekt arbeiten zu können Beurteilung des Wissens- und Qualifikationsstandes des Mentees Abholen des Wissens vom Mentee UnternehmerInnenkultur / Wissen / Erfahrungen vermitteln Unterstützung anbieten Mitnehmen bei Kontakt - und Netzwerkpflege Einführung in formelle Strukturen Von Hürden berichten Ziele kritisch hinterfragen Funktion des "Kritischen Freundes" erfüllen TüröffnerIn sein 21

22 Anhang 2 - Informationsblatt für neue MitarbeiterInnen Blatt 2 von 2 Aufgaben der Patin/des Paten der neuen Kollegin/des neuen Kollegen: Ein Pate soll die Führungskraft entlasten und deren Möglichkeiten bei der fachlichen Einarbeitung und bei der sozialen Eingliederung ergänzen. Es sollte eine erfahrene Fachfrau/ein erfahrener Fachmann, in der Regel die Teamsprecherin oder der Teamsprecher, pädagogisch geeignet, kontaktstark, geschätzte Kollegin/geschätzter Kollege und loyal zu Unternehmen und Vorgesetztem sein. Die Praxis hat gezeigt, dass auch gut funktionierende Teams diese Aufgabe erfolgreich gemeinschaftlich übernehmen können. Checkliste für die Patin/den Paten Die neue Kollegin/neuen Kollegen mit ihrer/seiner Arbeitsumwelt einschließlich des weiteren Umfeldes ihres/seines Arbeitsplatzes bekannt machen. Kontaktaufnahme zu den übrigen KollegInnen und zu künftigen GesprächspartnerInnen unterstützen. Das Miteinander in Organisationseinheit und Verwaltung näher bringen. Bei fachlichen Fragen beraten. In informelle Runden (Betriebssportgemeinschaften, regelmäßige außerbetriebliche Aktivitäten des Teams) einführen. Einführungs- und Einarbeitungsmaßnahmen im Detail abstimmen, ggf. Einarbeitungs- und/ausbildungsplan entwickeln. 22

23 Anhang 5 - Checkliste zum Begrüßungs- und Einführungsgespräch Anhang 5 Checkliste zum Begrüßungs- und Einführungsgespräch Generelle fachliche Aufgaben der OE Organisatorische Gliederung der Organisationseinheit Arbeitsgebiet der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters (Stellenund Geschäftsverteilung) Stellen mit denen zusammen zu arbeiten ist und deren Aufgaben Ziel der Aufgabenerledigung im Gesamtsystem; Selbstverständnis der OE Informationen über den Arbeitsplatz (Vorteile und Mängel) Zu Verbesserungsvorschlägen auffordern MA zu eigenen Initiativen anregen, sich über sein Arbeitsgebiet selbst zu informieren Bedeutung der Aufgaben des neuen MA für die Gesamtverwaltung und bisherige Erfahrungen und Probleme erörtern Sonstiges 23

24 Anhang 6 - Checkliste Feedbackgespräch Anhang 6 Checkliste Feedbackgespräch Allgemeines Wohlbefinden der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters. Probleme der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters in der Einführung. Wie sieht die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter seine Aufgabe? Entspricht ihre/ seine Aufgabendefinition der ihrer/seiner Führungskraft? Gibt es Fortbildungsbedarf in fachlicher Hinsicht? Gibt es Fortbildungsbedarf in anderen Bereichen, z.b. Qualifizierungsprogramm der Stadt, Persönlichkeitsbereich, Gesundheitsbereich? Beurteilung der bisherigen Aufgabenerfüllung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters durch die Führungskraft. Erhält die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter die Informationen, die sie/er benötigt? Ist sie/er zu schnell mit zu vielen Aufgaben betraut worden oder fühlt sie/er sich quantitativ und/oder qualitativ nicht ausgelastet? Bestehen Unklarheiten bezüglich der Kompetenzen? Gab es Fälle sich widersprechender Anweisungen jeglicher Art? Welche Vorschläge hat die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter zur Verbesserung von Arbeitsabläufen? Wie könnten diese Vorschläge realisiert werden? Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit den KollegInnen? Weitere Anmerkungen... 24

25 Anhang 7 - Checkliste zum Abschlussgespräch - Probezeitgespräch Anhang 7 Checkliste zum Abschlussgespräch Probezeitgespräch Werden die in die neue Mitarbeiterin den neuen Mitarbeiter gesetzten Erwartungen erfüllt? Hat sich die neue Mitarbeiterin/der neue Mitarbeiter am Arbeitsplatz bewährt? Werden die Erwartungen der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters erfüllt, sagt ihr/ihm der Arbeitsplatz zu und er/sie möchte über die Probezeit hinaus dort arbeiten? 25

26 Literaturempfehlungen Dieser Leitfaden wurde im Aktionsteam Einführung neuer MitarbeiterInnen von: Charly Gottschalk Elke Müller Axel Schachel Gudrun Schriever Carsten Stahl Nadine Steinhardt Scarlett Tietz Peter Wagner erarbeitet. Literaturempfehlungen: Handbuch Personalentwicklung, Konzepte, Methoden, Strategien, Geißler/Looss/Orthey, Hrsg., Köln: Deutscher Wirtschaftsdienst GmbH, 2000 Band 3, Nr. 8.6, Standort 14-2, Human Resource Management, Neue Formen betrieblicher Arbeitsorganisation und Mitarbeiterführung 1-5, Knauth/Wollert (Hrsg.). Köln: Deutscher Wirtschaftsdienst, 1996, Band 9, 9.13, S. 26 ff, Standort 14-2, Personalmanagement für die kommunale Praxis, Grundlagen-Methoden- Ziele, Wald, Andreas, Berlin: Erich Schmidt 1996, S , Standort 14-2 Einführung neuer Mitarbeiter (Training into the Job; in: Personalmanagement für die kommunale Praxis. Grundlagen-Methoden-Ziele, S ), Verwaltungsbibliothek, Hkk4 Wal Personalentwicklung in der Praxis, Olesch Gunther, Paulus. Georg J., München, Beck Wirtschaftsverlag 2000, Verwaltungsbibliothek, Hkk4 Ole KGST Bericht Nr. 4/1982 Einführung neuer Mitarbeiter, Standort 14-2 Darüber hinaus halten wir in der Abteilung Personalentwicklung weitere Materialien zum Thema vor. Bitte sprechen Sie uns an. 26

27 Impressum Herausgeber Foto: Stadt Wolfsburg Geschäftsbereich Personal 14-2 Personalentwicklung Postfach Wolfsburg Gudrun Schriever, Personalentwicklung Stand März