4 Projektplanung. Ziele dieses Kapitels: $ Sie definieren die Projektumgebung. $ Sie lernen, wie Sie die Projektinformationen festlegen.

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1 4 Projektplanung Ziele dieses Kapitels: $ Sie definieren die Projektumgebung. $ Sie lernen, wie Sie die Projektinformationen festlegen. $ Sie können einen Projektkalender anlegen und diesen einem Projekt zuweisen. $ Sie können Vorgänge erfassen. $ Sie können Vorgänge als Meilensteine darstellen. $ Sie können Vorgänge unterbrechen. $ Sie können Vorgänge verknüpfen. $ Sie lernen, wie Sie Ihr Projekt durch Sammelvorgänge gliedern. $ Sie kennen verschiedene Projektansichten. Microsoft Project 98 35

2 Nun wird es ernst. Nachdem wir in den vorherigen Kapiteln viel Theorie behandelt haben, wollen wir diese nun in die Praxis überführen. Dazu benötigen Sie Ihren Rechner, eine installierte Version von PROJECT und ein bißchen Erfahrung im Umgang mit Windows-Programmen. In dieser Trainingsunterlage werden Sie alle Techniken kennenlernen, die PROJECT für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Projekten zur Verfügung stellt. Dabei folgen wir der klassischen Dreiteilung im Projektmanagement: $ Projektvorbereitung/-planung (vor Beginn des Projekts) $ Projektdurchführung (während des Projekts) $ Projektnachbereitung (nach Beendigung des Projekts) In dieser Trainingsunterlage werden Sie PROJECT im Rahmen einer sinnvollen Projektbearbeitung, beginnend mit der ersten Eingabe bis hin zum Abschlußbericht am Ende unseres Projekts, kennenlernen. In den meisten Abbildungen dieser Trainingsunterlage wird als Beispiel ein Projekt mit der Aufgabenstellung "Neueinführung moderner Büro- und Kommunikationstechnik" dargestellt. 4.1 Definition der Projektumgebung Bevor Sie mit der Eingabe der einzelnen Vorgänge beginnen, müssen Sie sich einige Gedanken zur sogenannten Projektumgebung machen. Damit sind die Informationen gemeint, die neben Vorgängen, Ressourcen und Zuweisungen ebenfalls zu einem Projekt gehören. Insbesondere gehören dazu: $ Festlegen der Dateiinformationen $ Festlegen der Projektinformationen $ Projektkalender Vergabe des Dateinamens Alle Informationen zu einem Projekt werden in einer Datei gespeichert. Sie sollten als ersten Schritt diese Datei anlegen, und dafür einen sprechenden Namen vergeben. 36 Microsoft GmbH 1998

3 Sie können einen Datei-(Projekt-)Namen für Ihr aktuelles Projekt vergeben. 1. Wählen Sie aus dem Menü 'DWHL den Befehl 6SHLFKHUQ XQWHU Dateinamen vergeben 2. Geben Sie im Feld 'DWHLQDPH den Namen des Projekts ein. Abb. 4.1: Dialogbox zu Speichern unter Klicken Sie auf die Schaltfläche. 4. Nachdem Sie den Dateinamen vergeben haben, können Sie Ihre Zwischenstände auch über den Befehl 6SHLFKHUQ aus dem Menü 'DWHL oder über das Disketten-Symbol in der Funktionsleiste speichern. Durch Numerierung haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Planungsstadien zu dokumentieren Festlegen der Projektinformationen Im nächsten Schritt legen Sie fest, wann Ihr Projekt beginnt bzw. wann das Projekt beendet sein muß. Hier wählen Sie auch den Kalender aus. Sie legen die projektspezifischen Informationen fest. 1. Wählen Sie aus dem Menü 3URMHNW den Befehl 3URMHNW,QIR Projektinformationen Microsoft Project 98 37

4 Abb. 4.2: Projektinformationen 2. Die Dialogbox dient zur Festlegung von Projektinformationen. Tragen Sie hier die entsprechend wichtigen Informationen ein. Feld %HUHFKQXQJ YRP $QIDQJVWHUPLQ(QGWHUPLQ 6WDWXVGDWXP.DOHQGHU Bedeutung Je nach Festlegung der Projektberechnung (Projektanfangstermin oder Projektendtermin) steht Ihnen entweder das Feld $QIDQJVWHUPLQ oder das Feld (QGWHUPLQ zur Verfügung. Sie bestimmen den Start oder das Ende des Projekts. Entsprechend wird dann von Vorwärtsrechnung oder Rückwärtsrechnung (siehe %HUHFKQXQJ YRP) ausgegangen. In diesem Feld legt der Projektmanager fest, bis zu welchem Datum das Projekt den Terminplan einhält. Diese Information wird in der Projektdatei gespeichert und wird nur durch beabsichtigte Aktualisierung seitens des Projektmanagers geändert. Hiermit wählen Sie den für das Projekt gültigen Kalender. Dies kann ein Kalender mit speziellen Feiertagen, Anpassungen an den Kunden oder Werksferien etc. sein. PROJECT stellt den Kalender 6WDQGDUG zur Verfügung. Sobald Sie einen eigenen Kalender definiert haben, können Sie ihn hier auswählen. 3. Bestätigen Sie mit. 38 Microsoft GmbH 1998

5 Sie haben hier wichtige projektspezifische Informationen eingegeben, die maßgeblich zur Projektberechnung herangezogen werden Festlegen der Dateiinformationen Diese Informationen haben für das Projekt, an dem Sie arbeiten, keine Bedeutung. Da Sie aus PROJECT heraus jedoch auch Ausdrucke durchführen können, ist die Angabe der Dateiinformationen wichtig. Hier legen Sie z.b. den Autor, den Projektleiter etc. fest. Beim Ausdruck können Sie diese Informationen in Ihr Druckbild übernehmen. Ferner bieten Ihnen die Dateiinformationen die Möglichkeit, über den Dateimanager nach bestimmten, in den Dateiinformationen eingegebenen Daten zu suchen. Sie legen die Dateiinformationen fest. 1. Wählen Sie aus dem Menü 'DWHL den Befehl (LJHQVFKDIWHQ Dateiinformationen Abb. 4.3: Dateieigenschaften 2. Ein Fenster mit den Dateieigenschaften wird angezeigt. Das Register ist bereits voreingestellt. Zum jetzigen Zeitpunkt ist nur dieses Register von Bedeutung. Tragen Sie in die Felder die jeweiligen Informationen ein. 3. Bestätigen Sie mit. Microsoft Project 98 39

6 Sie haben die Dateiinformationen für Ihr Projekt festgelegt und können z.b. zum Zeitpunkt des Ausdrucks auf diese zurückgreifen Der Projektkalender PROJECT verwendet zur Projektberechnung einen Standardkalender, in dem keine Feiertage etc. eingetragen sind. Um die Projektberechnungen den unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen, ist es notwendig, einen Projektkalender zu definieren. So können in einem projektspezifischen Kalender z.b. $ arbeitsfreie Tage, $ Tagesarbeitszeiten und $ Feiertage berücksichtigt werden. Projektkalender anlegen Sie können einen projektspezifischen Kalender mit den entsprechenden Feiertagen, freien Tagen, unternehmensspezifischen Urlaubstagen und Arbeitszeiten anlegen. 1. Wählen Sie aus dem Menü ([WUDV den Befehl $UEHLWV]HLW lqghuq Es erscheint der Dialog $UEHLWV]HLW lqghuq. Diese Dialogbox dient zur Kontrolle und Bearbeitung bestehender Kalender und zur Definition neuer Kalender. Abb. 4.4: Arbeitszeit ändern Microsoft GmbH 1998

7 2. Über die Schaltfläche definieren Sie einen neuen Kalender, der alle Besonderheiten des Projekts enthält. Abb. 4.5: Neuen Basiskalender erstellen 3. Überschreiben Sie den vorgegebenen Namen. Als Grundlage verwenden Sie im Feld.RSLH HUVWHOOHQ von Standard für den Standardkalender. Ebenso sind alle anderen bereits definierten Kalender bzw. die Grundeinstellungen als Grundlage verwendbar. 4. Bestätigen Sie mit. Danach haben Sie die Möglichkeit, den Projektkalender zu bearbeiten. 5. Markieren Sie die Tage, für die Sie Änderungen vornehmen wollen. Sie haben jetzt die Möglichkeit: $ diese Tage als arbeitsfreie Tage zu definieren, d.h. diese Tage werden in die Projektrechnung nicht mit einbezogen oder $ andere Arbeitszeiten für diese Tage zu definieren, d.h. diese Tage werden dann nur mit der definierten Zeit in die Projektberechnung mit einbezogen. 6. Bestätigen Sie mit. Damit sind für Ihren Projektkalender alle arbeitsfreien Tage gekennzeichnet. PROJECT wird für diese Tage keine Vorgänge einplanen. Die Definition dieses Kalenders ist sehr wichtig, damit keine arbeitsfreien Tage unberücksichtigt bleiben. Da für jeden Tag auch die Arbeitszeit geändert werden kann, können hier auch unternehmensspezifische Arbeitszeiten berücksichtigt werden. Um solche Einstellungen auf einmal zu definieren, gibt es eine einfache Möglichkeit: Sie können unternehmensspezifische Arbeitszeiten berücksichtigen. 1. Wählen Sie aus dem Menü ([WUDV den Befehl $UEHLWV]HLW lqghuq Arbeitszeiten festlegen 2. Wählen Sie im Feld ) U Ihren Projektkalender aus. 3. Klicken Sie auf. Hier können Sie die Standardeinstellungen für den Kalender vornehmen. Die eingetragenen Werte gelten als Standardwerte für Vorgänge, bei denen keine Microsoft Project 98 41

8 explizite Zeit eingetragen wurde. Diese Einstellung ändert nicht die Uhrzeit im Kalender, sondern die Uhrzeit muß zusätzlich im Kalender selbst angepaßt werden. Abb. 4.6: Dialogbox Optionen, Register Kalender 4. Bestätigen Sie mit. Sie haben die Standardwerte wie Anfangszeit, Endzeit, Stunden pro Tag etc. für Ihren Projektkalender festgelegt. Zuweisen eines Kalenders für ein Projekt In den vorher angeführten Schritten haben Sie einen neuen Kalender mit den entsprechenden Feiertagen, arbeitsfreien Tagen und Arbeitszeiten definiert. Dieser Kalender wird jedoch nicht automatisch einem Projekt zugeordnet. Kalender zuweisen Sie ordnen einen selbst definierten Kalender einem bestimmten Projekt zu. 1. Wählen Sie aus dem Menü 3URMHNW den Befehl 3URMHNW,QIR 42 Microsoft GmbH 1998

9 Abb. 4.7: Projektinformationen 2. Wählen Sie im Feld.DOHQGHU den von Ihnen definierten Projektkalender aus. 3. Bestätigen Sie mit. Sie haben Ihrem Projekt den von Ihnen definierten Kalender zugewiesen. Die Projektberechnung geht somit automatisch von den im Kalender definierten Werten aus. Damit die Änderungen ebenfalls im Gantt-Diagramm angezeigt werden, wählen Sie aus dem Menü )RUPDW den Befehl =HLWVNDOD Klicken Sie danach auf das Register und wählen Sie den von Ihnen definierten Kalender aus. Übungsaufgaben $ Legen Sie für Ihr Projekt die Dateiinformationen fest. $ Sie haben einen Projektendtermin für Ihr Projekt vorgegeben. Legen Sie diesen Termin in PROJECT in Ihrer Projektdatei fest. $ Legen Sie einen Projektkalender mit Ihren unternehmensspezifischen Arbeitszeiten und arbeitsfreien Tagen an. Weisen Sie diesen Kalender Ihrem Projekt zu. Microsoft Project 98 43

10 4.2 Terminmanagement Nach dem Festlegen der Projektumgebung können Sie nun die Eingabe der Vorgänge angehen. Je nach Herkunft dieser Daten und persönlichem Stil empfehlen sich verschiedene Vorgehensweisen: $ Festlegung und Terminierung der einzelnen Vorgänge außerhalb von PROJECT. Dann müssen die Vorgänge nur noch eingegeben werden. $ Festlegung und Terminierung der einzelnen Vorgänge innerhalb von PROJECT. Dann ist PROJECT auch bei der Definition und Strukturierung der Vorgänge behilflich Vorgänge eingeben Ihr nächster Arbeitsschritt ist die Eingabe aller Vorgänge in Ihr Projekt. Sie können die Vorgänge bereits vorher auf dem Papier planen, um diese dann lediglich abzutippen. Dies ist aber nicht unbedingt notwendig. Da PROJECT Sie in der Planung unterstützt, können Sie sich auch sofort an die Arbeit mit PROJECT machen. Vorgänge eingeben Sie können einen Vorgang festlegen und seine Dauer bestimmen. 1. Klicken Sie in die erste freie Zelle unter 9RUJDQJVQDPH. 2. Geben Sie den vollständigen Namen des Vorgangs ein. Abb. 4.8: Eingabe eines Vorgangs 44 Microsoft GmbH 1998

11 3. Klicken Sie in die Spalte 'DXHU (auch durch möglich) und geben Sie die Dauer des Vorgangs ein. PROJECT verwendet als Standarddauer einen Tag. 4. Wollen Sie mehrere Vorgänge eingeben, so wiederholen Sie Schritt 1 bis 3. Sie haben einen oder mehrere Vorgänge angelegt. Diese erscheinen in der Tabelle und im Balkenplan. Abb. 4.9: Vorgangsübersicht tabellarisch und im Balkenplan Alle Vorgänge beginnen am selben Tag. Mit den Bildlaufleisten und der Trennlinie zwischen Tabellen- und Balkenbereich lassen sich alle Balken in voller Länge anzeigen. Bei der Definition der Vorgangsnamen steht man oft vor der Frage, wie ausführlich bzw. wie kurz die Vorgänge bezeichnet werden sollen. Bei einer ausführlichen Namensgebung können Mißverständnisse aufgrund mehrdeutiger Bezeichnungen vermieden werden. Um die Ansicht entsprechend zu verbessern, können Sie die Spaltentrennlinie im Spaltenkopf anklicken und mit gedrückter Maustaste verändern. Verbreitern Sie damit die Spalte 9RUJDQJVQDPH so weit, daß die Vorgänge zu lesen sind. Microsoft Project 98 45

12 4.2.2 Vorgänge als Meilensteine Der Abschlußpunkt einer Phase definiert einen sogenannten Meilenstein. Ein Meilenstein stellt ein termingebundenes Ergebnis dar. Meilensteine sind in der Projektplanung und Überwachung Schlüsselereignisse, die zur Fortsetzung im Projektablauf erreicht werden müssen. PROJECT unterstützt die Projektplanung mit Meilensteinen. Nachdem Sie bereits alle Vorgänge angelegt haben, muß für einen Meilenstein $ zuerst ein Vorgang eingefügt und $ dieser dann als Meilenstein gekennzeichnet werden. Meilensteine anlegen Sie können Meilensteine in Ihrer Projektplanung anlegen. 1. Klicken Sie den Vorgang an, vor dem der Meilenstein eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie dann aus dem Menü (LQI JHQ den Befehl 1HXHU 9RUJDQJ oder verwenden Sie dazu die Taste. Dadurch wird eine Leerzeile eingefügt, in die Sie den Meilenstein eintragen können. 3. Geben Sie den Namen des Meilensteins ein. 4. Klicken Sie in die Zelle 'DXHU. PROJECT hat automatisch die Dauer 1t vergeben. 5. Geben Sie die Dauer 0 ein. Meilensteine sind Vorgänge, die lediglich durch die 'DXHU von 0t als Meilenstein gekennzeichnet sind. 46 Microsoft GmbH 1998

13 Abb. 4.10: Übersicht mit Meilensteinen Sie haben jetzt im Balkendiagramm neben den normalen Vorgängen auch Meilensteine. In der Ansicht %DONHQGLDJUDPP *DQWW können Sie diese ganz einfach an der Raute und dem angezeigten Datum erkennen Unterbrechen von Vorgängen Sie können Vorgänge unterbrechen, um Zeitabschnitte darzustellen, in denen keine Arbeit ausgeführt wird. Wenn Sie absehen können, daß ein Vorgang unterbrochen wird, können Sie die Unterbrechung bei der Erstellung des Vorgangs eingeben. Sie können einen Vorgang beliebig oft unterbrechen und eine beliebige Unterbrechungsdauer festlegen. Wenn Sie einen Vorgang unterbrechen, zeigt PROJECT eine Lücke im %DONHQGLDJUDPP *DQWW dieses Vorgangs an. Die Breite der Lücke gibt Auskunft über die Dauer der Unterbrechung. Sie können einen Vorgang teilen, so daß er unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt im Terminplan wieder fortgesetzt wird. Vorgang unterbrechen 1. Klicken Sie auf der Ansichtsleiste auf %DONHQGLDJUDPP *DQWW. 2. Wählen Sie dann aus dem Menü %HDUEHLWHQ den Befehl 9RUJDQJ XQWHUEUHFKHQ, oder klicken Sie auf das Symbol. Microsoft Project 98 47

14 3. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem gewünschten Vorgangsbalken, und klicken Sie mit der Maus auf die Stelle des Balkens, an der die Unterbrechung stattfinden soll. Abb. 4.11: Unterbrochener Vorgang Eine längere Unterbrechung erstellen Sie, indem Sie mit der Maus klicken und dann den Vorgangsbalken mit gedrückter Maustaste nach rechts ziehen. Wenn Sie einen Abschnitt eines unterbrochenen Vorgangs so ziehen, daß er einen anderen Abschnitt berührt, wird die Unterbrechung aufgehoben Vorgänge verknüpfen Da alle Vorgänge die Eigenschaft 6R IU K ZLH P JOLFK besitzen, sind sie auf dem Balkenplan so weit wie möglich nach links, an den Projektstart gesetzt. Um die Vorgänge nun in die gewünschte Reihenfolge zu bringen, müssen sie miteinander verknüpft werden. PROJECT bietet hierzu zwei Möglichkeiten an: $ Verknüpfung der Vorgänge über das Balkendiagramm $ Verknüpfung der Vorgänge über den Tabellenbereich Verknüpfung über Balkendiagramm Sie können Vorgänge über das Balkendiagramm miteinander verknüpfen. 1. Klicken Sie im Balkendiagramm auf den Balken des Vorgängers. 2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie eine imaginäre Linie zum Balken des Nachfolgers. 3. Ein kleines Fenster mit Verknüpfungsinformationen wird eingeblendet. Lassen Sie dort die Maustaste wieder los. Sie haben zwei Vorgänge miteinander verknüpft. Die Verknüpfung wird im Balkendiagramm angezeigt. 48 Microsoft GmbH 1998

15 Abb. 4.12: Verknüpfte Vorgänge Sie können Vorgänge über den Tabellenbereich miteinander verknüpfen. 1. Markieren Sie Vorgänger und Nachfolger im Tabellenbereich. Verknüpfung über Tabellenbereich 2. Wählen Sie aus dem Menü %HDUEHLWHQ den Befehl 9RUJlQJH YHUNQ SIHQ. Entsprechend können Sie auch das Kettensymbol aus der Funktionsleiste verwenden. Beachten Sie, daß die Markierreihenfolge Einfluß auf die Reihenfolge der Verknüpfung hat. Es sollte zuerst immer der Vorgänger und dann sein Nachfolger markiert werden. PROJECT kennt im Tabellenbereich ebenfalls eine Spalte 9RUJlQJHU. Wenn Sie in der Tabelle nach rechts blättern, erscheint diese Spalte. Hier können Sie die Zeilennummer des Vorgängers eintragen. Hat ein Vorgang mehrere Vorgänger, so tragen Sie die Zeilennummern durch ein Semikolon getrennt ein. Microsoft Project 98 49

16 4.2.5 Andere Verknüpfungsarten realisieren Wir sind bei allen Verknüpfungen bisher von der Standardverknüpfung von PROJECT, der Ende-Anfang-Beziehung, ausgegangen. Natürlich lassen sich auch alle anderen Beziehungen realisieren. Anfang-Anfang- Beziehung Herstellen einer Verknüpfung für eine Anfang-Anfang-Beziehung. 1. Markieren Sie den Vorgang, zu dessen Vorgänger Sie die Beziehung bearbeiten wollen. 2. Wählen Sie aus dem Menü 3URMHNW den Befehl,QIRUPDWLRQHQ ]XP 9RUJDQJ oder klicken Sie auf das Symbol. 3. Wählen Sie das Register. 4. Klicken Sie in die Spalte $UW, und wählen Sie dann über den Auswahlpfeil in der Tabelle eine Anfang-Anfang-Beziehung. Sie erhalten folgende Maske: Abb. 4.13: Informationen zum Vorgang, Register Vorgänger Über den Zeitabstand können auch Abstände und Überlappungen (mit negativem Vorzeichen) festgelegt werden. 5. Bestätigen Sie mit. 50 Microsoft GmbH 1998

17 4.2.6 Vorgangsverknüpfungen löschen Wenn Sie Vorgänge fälschlicherweise verknüpft haben, oder sich andere Abhängigkeiten ergeben, so haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Verknüpfungen von Vorgängen zu löschen. Sie löschen eine Verknüpfung von Vorgängen. 1. Markieren Sie die beiden Vorgänge, die falsch miteinander verbunden sind. Verknüpfung löschen 2. Wählen Sie aus dem Menü %HDUEHLWHQ den Befehl 9RUJDQJVYHUNQ SIXQJHQ HQWIHUQHQ oder klicken Sie auf das Symbol. Sie können auch über die Spalte 9RUJlQJHU Verknüpfungen im Tabellenbereich entfernen; löschen Sie einfach aus dieser Spalte den Vorgänger Gliederung eines Projekts durch Sammelvorgänge Bei kleinen Projekten können alle Vorgänge auf einen Blick eingesehen werden. Wie sieht es bei größeren Projekten aus? Die Übersicht kann nicht hergestellt werden, wenn keine verwendbare Gliederung für das Projekt besteht. Ferner existiert in vielen Unternehmen ein Phasenmodell für die Projektabwicklung. Dieses Phasenmodell muß sich natürlich auch in PROJECT widerspiegeln. Deshalb unterstützt PROJECT die Gliederung von Projekten durch arbeitserleichternde Funktionen. Die wichtigste ist die Definition von Sammelvorgängen zur Strukturierung des Projekts. Ob Sie dabei von der Top-Down- Technik, der Bottom-Up-Methode oder einer Mischform der beiden Formen ausgehen, entscheiden Sie; PROJECT schränkt Sie dabei nicht ein. Insbesondere die Verknüpfungen können sowohl auf der Ebene der Sammelvorgänge als auch der Untervorgänge erfolgen. Auch phasenübergreifende Verknüpfungen sind jederzeit möglich. Das Einfügen von Sammelvorgängen geschieht in mehreren Schritten: $ Deaktivieren der Option (LQJHI JWH RGHU YHUVFKREHQH 9RUJlQJH DXWRPDWLVFK YHUNQ SIHQ $ Einfügen eines Sammelvorgangs Option Eingefügte oder verschobene Vorgänge automatisch verknüpfen Zuerst deaktivieren Sie in PROJECT die Funktion (LQJHI JWH RGHU YHUVFKREHQH 9RUJlQJH DXWRPDWLVFK YHUNQ SIHQ Microsoft Project 98 51

18 Wenn zwischen zwei miteinander verbundenen Vorgängen ein weiterer Vorgang eingefügt wird, so wird die Verbindung zwischen den beiden ursprünglichen Vorgängen getrennt und der neue Vorgang zwischen den beiden Vorgängen eingebunden. Abb. 4.14: Option Eingefügte oder verschobene Vorgänge automatisch verknüpfen Ähnliches passiert, wenn wir einen Vorgang entfernen, der zwischen zwei anderen Vorgängen eingebunden ist. Sein Vorgänger wird mit seinem Nachfolger verbunden. Automatische Verknüpfung deaktivieren Sie deaktivieren die Option (LQJHI JWH RGHU YHUVFKREHQH 9RUJlQJH DXWRPDWLVFK YHUNQ SIHQ 1. Wählen Sie aus dem Menü ([WUDV den Befehl 2SWLRQHQ 2. Wählen Sie das Register. Abb. 4.15: Dialogbox Optionen, Register Terminplan 52 Microsoft GmbH 1998

19 3. Deaktivieren Sie die Option (LQJHI JWH RGHU YHUVFKREHQH 9RUJlQJH DXWRPDWLVFK YHUNQ SIHQ. 4. Bestätigen Sie mit. Einfügen eines Sammelvorgangs Als erstes müssen Sie einen neuen Vorgang vor den Vorgängen, die zu einer Phase zusammengefaßt werden sollen, einfügen und diesen dann als Sammelvorgang kennzeichnen. Sie fügen einen Vorgang ein. 1. Setzen Sie den Cursor auf den Vorgang, vor dem der neue Vorgang eingefügt werden soll. Sammelvorgang einfügen 2. Wählen Sie dann aus dem Menü (LQI JHQ den Befehl 1HXHU 9RUJDQJ. Sie können dazu auch die Taste benutzen, dadurch wird eine Leerzeile eingefügt. 3. Tragen Sie den Namen des Sammelvorgangs ein. Sie haben einen neuen Vorgang eingefügt. Bis auf den Namen gibt es keinen Hinweis darauf, daß es sich um einen Sammelvorgang handelt. Eingefügte Vorgänge sind nicht automatisch Sammelvorgänge. Um einen Sammelvorgang als solchen zu kennzeichnen, müssen die Vorgänge, die zu einem solchen Sammelvorgang gehören, gekennzeichnet (eingerückt) werden. Sie kennzeichnen einen Vorgang als Sammelvorgang. 1. Markieren Sie die Vorgänge, die zu einem Sammelvorgang gehören. Sammelvorgang kennzeichnen 2. Wählen Sie aus dem Menü 3URMHNW den Befehl *OLHGHUXQJ. 3. Wählen Sie die Option 7LHIHU VWXIHQ oder klicken Sie auf das Symbol. Sie haben alle zu einem Sammelvorgang gehörenden Vorgänge gekennzeichnet und eingerückt. Microsoft Project 98 53

20 Dies sehen Sie im folgenden Balkendiagramm: Abb. 4.16: Balkendiagramm mit Sammelvorgängen Durch diese Strukturierung erhalten Sie auch grafisch anschaulich einen Projektplan, der das Phasenkonzept verdeutlicht. Sammelvorgänge umspannen ihre Untervorgänge. Ihre Dauer wird bestimmt durch die Zeitspanne zwischen erstem und letztem Untervorgang. Entsprechend wirken sich Veränderungen der Untervorgänge auf ihre Sammelvorgänge aus. Um die Struktur zu verdeutlichen, können Sie Gliederungsebenen ein- oder ausblenden. Untervorgänge ein- bzw. ausblenden Sie können Untervorgänge ein- bzw. ausblenden. 1. Markieren Sie alle Vorgänge. Am einfachsten erreichen Sie das, indem Sie die Spaltenüberschrift 9RUJDQJVQDPH anklicken. 2. Wählen Sie aus dem Menü 3URMHNW den Befehl *OLHGHUXQJ. 3. Wählen Sie die Option 7HLOYRUJlQJH DXVEOHQGHQ. Sie erreichen Schritt 2 und 3 auch über das Symbol. 54 Microsoft GmbH 1998

21 Abb. 4.17: Darstellen von Sammelvorgängen Sie können die Untervorgänge zu einzelnen Sammelvorgängen ein- bzw. ausblenden, indem Sie das Gliederungssymbol des dazugehörigen Sammelvorgangs anklicken. Die besondere Bedeutung von Meilensteinen ist zu erkennen, da diese nicht mit eingerückt werden. Meilensteine sollten immer auf der obersten Gliederungsebene stehen. Die Gliederung kann beliebig in die Tiefe gehen, d.h. Sie können insgesamt Hierarchie- und Strukturebenen einrichten. Übungsaufgaben $ Was verstehen Sie unter einem Meilenstein und wie kennzeichnen Sie diesen in PROJECT? $ Geben Sie Vorgänge in Ihre Projektdatei ein und verknüpfen Sie diese. $ Legen Sie eine Verknüpfung zwischen zwei Vorgängen mit einem negativen Zeitabstand fest. $ Wie können Sie Vorgangsverknüpfungen löschen? Microsoft Project 98 55

22 4.3 Projektansichten PROJECT unterstützt viele Arten von Projektansichten Balkendiagramm (Gantt) Wenn Sie alle Vorgänge mit Sammelvorgängen, Meilensteinen und Verknüpfungen eingegeben haben, hat sich der Balkenplan sehr verbreitert. Um eine übersichtliche Darstellung zu erreichen, bietet PROJECT zwei Symbole in der Funktionsleiste an. Abb. 4.18: Zoomen von Projektansichten Komplettes Projekt Ansicht des kompletten Projekts im Balkendiagramm "auf einen Blick". 1. Klicken Sie auf das Lupensymbol mit dem Minuszeichen. 2. Wiederholen Sie Schritt 1 so oft, bis Sie das ganze Projekt in Ihrem Balkendiagramm sehen. Sie haben in Ihrem Balkendiagramm das komplette Projekt "auf einen Blick" sichtbar. Sie können ebenfalls die Zeitskala im Balkendiagramm bestimmen. Gehen sie dazu wie folgt vor: Zeitskala umstellen Zeitskala im Balkendiagramm auf Wochen umstellen. 1. Wählen Sie aus dem Menü )RUPDW den Befehl =HLWVNDOD Folgendes Fenster mit den Einstellungsmöglichkeiten der Zeitskala öffnet sich: Abb. 4.19: Zeitskala im Balkendiagramm umstellen 56 Microsoft GmbH 1998

23 2. Wählen Sie für die obere Zeitskala im Feld (LQK Wochen aus. 3. Sie können auch die Beschriftung und Ausrichtung ändern. 4. Bestätigen Sie mit. Sie haben die Zeitskala geändert. Somit ändert sich auch die Ansicht im Balkendiagramm: Abb. 4.20: Balkendiagramm mit Wochen-Zeitskala Beachten Sie, daß die untere Skala keine größere Einheit als die obere haben darf. Versuchen Sie selbst, eine geeignete Einstellung für Ihr Projekt zu finden. Alle Einstellungen, die Sie vornehmen, können Sie in der Dialogbox unmittelbar überprüfen. Wenn Sie die Dialogbox neu aufrufen möchten, können Sie dies auch alternativ über den Doppelklick auf die Zeitskala vornehmen. Wenn Sie über die Lupensymbole wieder Ihre Ansicht zoomen, gehen Ihre vorherigen Einstellungen verloren. Microsoft Project 98 57

24 4.3.2 Netzplandiagramm (PERT) Bisher haben Sie mit dem Balkendiagramm gearbeitet. Dieses zeigt uns sehr anschaulich den zeitlichen Ablauf der einzelnen Vorgänge, sowie umfangreiche Informationen im Tabellenbereich. Die logische Seite des Projekts, also die Verknüpfung der Vorgänge, läßt sich im Netzplan gut darstellen. Ansicht PERT Um das Netzplandiagramm (PERT) aufzurufen, wählen Sie aus dem Menü $QVLFKW den Befehl 1HW]SODQGLDJUDPP 3(57. Die aktuelle Ansicht wird durch folgenden Netzplan ersetzt: Abb. 4.21: Projekt als PERT-Diagramm Zwar gibt es in dieser Ansicht zu jedem Knoten einige Informationen, die Übersichtlichkeit ist jedoch nicht gegeben. Dazu können wir auf eine Darstellung umschalten, die jeden Knoten nur mit seiner Nummer darstellt. Ansicht PERT verkleinern Sie ändern die Knotenarten, um das ganze Projekt als Netz "auf einen Blick" darzustellen. 1. Wählen Sie aus dem Menü )RUPDW den Befehl.QRWHQDUWHQ 2. Klicken Sie auf das Register. Hier können Sie die Einträge in den Knoten des Netzplans bestimmen. 58 Microsoft GmbH 1998

25 Abb. 4.22: Kontenarten für PERT-Diagramm 3. Wählen Sie im Feld *U H den Eintrag Kleinste (nur Nr.). 4. Bestätigen Sie mit. Sie sehen den kompletten Netzplan "auf einen Blick": Abb. 4.23: Netzplandiagramm (PERT) in verkleinerter Ansicht Dieser Netzplan zeigt sowohl den kritischen Pfad (über die Vorgänge ) als auch die Meilensteine (doppelt gerandet, über die Vorgänge ). Vorgang Nummer 2 und 8 sind Sammelvorgänge. Microsoft Project 98 59

26 Damit sichergestellt ist, daß die Vorgänge richtig angeordnet sind, bietet PROJECT über den Befehl /D\RXW HUVWHOOHQ aus dem Menü )RUPDW eine Neuberechnung der Anordnung an. Diesen Befehl können Sie auch benutzen, um die Darstellung zurückzusetzen, wenn Sie mit der Maus die Anordnung verändert haben (dies geschieht durch Anklicken und Verschieben einzelner Vorgänge). Sie können ebenfalls bestimmen, ob Sie geradlinige oder rechtwinklige Verbindungslinien möchten, ob Pfeilspitzen angezeigt werden sollen. Ebenso können Seitenwechsel als gestrichelte Linie angezeigt werden; weiter ist es möglich zu definieren, ob beim Seitenwechsel beachtet werden soll, daß keine Knoten zerschnitten werden. Layout bestimmen Bestimmen des Layouts für das PERT-Diagramm. Wählen Sie aus dem Menü )RUPDW den Befehl /D\RXW Sie erhalten ein Fenster, in dem Sie das Layout bestimmten können: Abb. 4.24: Layout-Einstellungen für PERT-Diagramm 2. Bestätigen Sie mit. Daß ein Netzplandiagramm oft zu groß ist, um auf einer Seite dargestellt zu werden, ist offensichtlich. Folglich ist es oftmals nicht möglich, mit PROJECT einen solchen Plan ohne Zerteilung auszudrucken. Sie können diese Tatsache berücksichtigen und sich einen Ausdruck anfertigen lassen, der dann nur noch zusammengeklebt werden muß. Dies verlangt zwar etwas Handarbeit, das Ergebnis kann sich jedoch sehen lassen. 60 Microsoft GmbH 1998

27 4.3.3 Kalender PROJECT bietet eine weitere Ansicht an, die sehr interessant ist, den Kalender. Damit können Sie Ihr Projekt in Form von Kalenderblättern darstellen, bearbeiten und ausdrucken. Sie lernen den Umgang mit der Kalender-Ansicht kennen. Kalender Ansicht Wählen Sie aus dem Menü $QVLFKW den Befehl.DOHQGHU. Sie erhalten Ihr Projekt in Form von Kalenderblättern angezeigt: Abb. 4.25: Projektansicht in Form von Kalenderblättern Jeder Vorgang ist als Balken in die Kalenderblätter eingetragen. Erstreckt sich ein Vorgang über mehrere Zeilen (= Wochen), so wird er in jeder Zeile neu beschriftet. Damit ist es z.b. möglich, für jeden Mitarbeiter einen Kalender auszudrucken, auf dem nur seine Aktivitäten eingetragen sind. Microsoft Project 98 61

28 4.3.4 Drucken des Projektstands An dieser Stelle bietet es sich an, den aktuellen Stand des Projekts auszudrucken. Dabei müssen zwei grundsätzliche Möglichkeiten des Ausdrucks unterschieden werden: $ Drucken der aktuellen Ansicht Die von Ihnen momentan gewählte Ansicht (z.b. %DONHQGLDJUDPP *DQWW) wird so gedruckt, wie sie auf dem Bildschirm zu sehen ist (WYSIWYG - What You See Is What You Get). $ Drucken eines Berichts Unabhängig von der aktiven Ansicht wird ein definierter Bericht ausgedruckt, z.b. eine Projektübersicht oder die Auflistung aller Ressourcen. Drucken Sie können Balkenplan und Netzplandiagramm in der aktuellen Ansicht drucken. 1. Wählen Sie als erste Ansicht das Balkendiagramm. 2. Formatieren Sie die Zeitachse entsprechend Ihren Vorstellungen. 3. Wählen Sie dann aus dem Menü 'DWHL den Befehl 6HLWHQDQVLFKW, oder klicken Sie auf das Symbol. Sie erhalten jetzt das Druckergebnis angezeigt und können dieses nochmals überprüfen. 62 Microsoft GmbH 1998

29 Abb. 4.26: Seitenansicht Balkendiagramm (Gantt) 4. Wenn Ihnen das Ergebnis noch nicht gefällt, können Sie über die Schaltfläche zurück in die Ansicht gehen. Wiederholen Sie Schritt 1 bis 3 so lange, bis Sie das erwünschte Ergebnis erhalten. 5. Klicken Sie auf, um die Ausgabe an den Drucker zu veranlassen. Es erscheint folgende Maske: Microsoft Project 98 63

30 Abb. 4.27: Dialogbox Drucken 6. Steuern Sie den Ausdruck bezüglich der Merkmale %HUHLFK =HLWVNDOD ([HPSODUH Als Ergebnis haben Sie nun Ihr Projekt schwarz auf weiß vor sich liegen. Übungsaufgabe Erstellen Sie jeweils einen Ausdruck der Ansicht %DONHQGLDJUDPP *DQWW und vom 1HW]SODQGLDJUDPP 3( Microsoft GmbH 1998

31 Testaufgaben $ Frage 1: Welche Informationen werden in der Dialogbox Projekt-Info festgelegt? A. Projektanfangstermin oder Projektendtermin B. Projektanfangstermin und Projektendtermin C. Ressourcenkalender D. Projektkalender $ Frage 2: Was sollte in einem Projektkalender festgehalten werden? A. Feiertage B. Urlaubstage von Ressourcen C. Tagesarbeitszeiten $ Frage 3: Wie wird in Project ein Vorgang als Meilenstein gekennzeichnet? A. Indem man in der Spalte Dauer nichts einträgt B. Indem man in der Spalte Vorgangsname einen Meilenstein einträgt C. Indem man in der Spalte Dauer eine 0 einträgt D. Indem man in der Spalte Dauer eine 0t einträgt $ Frage 4: Sie haben zwei Vorgänge (Vorgang 1 dauert 6 Tage und Vorgang 2 dauert 8 Tage). Sie möchten diese durch eine Ende- Anfang-Beziehung verknüpfen. Dabei soll Vorgang 2 die Ergebnisse von Vorgang 1 nach 4 Tagen verwenden. Wie sieht die Syntax in der Spalte Vorgänger bei Vorgang 2 aus? A. 2EA-2 Tage B. 2EA-4 Tage C. 1EA-2 Tage D. 1EA-4 Tage Microsoft Project 98 65