MUT zum ICT-Outsourcing. Viel erreichen statt viel verlieren

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2 MUT zum ICT-Outsourcing Viel erreichen statt viel verlieren

3 Dr. Christian Weitzel Fachanwalt für IT-Recht Büsing, Müffelmann & Theye Thomas Fojuth Executive Advisor 3

4 Der Fehlstart Praxisbeispiel Ia 4

5 Der Fehlstart Praxisbeispiel Ib 5

6 Am falschen Ende gespart Praxisbeispiel II 6

7 Ausschreibung falsch verstanden Praxisbeispiel III 7

8 Typische Fehler unter Zeitdruck Wir kaufen nur, was wir jetzt benötigen Anforderungen an Workplace steigen in 3 Jahren um 30% Fehleinkauf zwingt zu Changes Einsparungen heute generieren hohe Kosten morgen, z.b.: Extrem kundenindividuell vorkonfigurierte Systeme Kein Vergleich mehr möglich Direkteinkauf beim Hersteller in Asien, Lieferung per Seefracht Geschäftseinheiten worst case erst nach 3 Monaten ausgestattet Bei Sofortausstattung enorme Aufwände/Kosten, um gleichwertige Systeme in geringer Stückzahl schnell zu beschaffen Keine Problemlösung aus einer Hand: Anbieter verweist Kunden an dessen Lieferant oder verlangt teure Handling-Kosten 8

9 Ehrlich gesagt: Falsch angeboten Praxisbeispiel IV 9

10 Transition & Transformation - nur wohin? Praxisbeispiel V 10

11 Häufige Fehler in der T&T-Phase Zu hoher Zeitdruck durch das Management Mangelhafte Beschreibung/Analyse des CMO Mangelnder Gesamtüberblick zu Projekt und Kundenanforderungen beim Provider, z.b.: Orientierung nur an Firmenzentrale Orientierung nur an Vorgaben der IT-Fachabteilung Zu oberflächliche/schnelle Analyse T&T-Team orientiert sich nicht an Vertragsanforderungen Mangelhaft ausgebildetes Personal/PM beim Provider 11

12 Wie geht es besser? Detailregelung im Vertrag zu: Transition Transformation Exit Support Wichtig: Abnahme der Transition/Transformation Zeitliche Begrenzung der Transition/Transformation Merke: Ist der Vertrag unterschrieben, endet die Verhandlungsmacht des Kunden. => Rechtzeitiges Verhandeln spart Geld und Ärger! 12

13 One-Time Charges Critical Deliverable Credits Change Request Critical Milestones Third-Party Materials Successor Change Governance Continual Service Improvement Benchmarked Service Quality Business Innovation Service Level Target Capacity Management Affected Employees IT Operations Management Valid Software Packaging Service Request Third Dispute Level Level 3 Support Mean Time To Repair Contract Executive Change of Control Contract Manager Pass-Through Charges Asset Management Single Point of Contact Disaster Recovery Innovation Governance Critical Service Level Transition Risk Management Plan Governance Processes Service Asset and Configuration Management Acceptance Project Change Management Process Additional Resource Charge (ARC) End-User Computing Secure Library Service Knowledge Management System Fixed Charge or Fixed Fee Business Continuity Deliverable Credits Threshold Local Employee Transfer Agreement Change Management Process Facilities Management Termination Assistance Manager Service Management Lifecycle Demand Management Boston Squares Approach Operational Change Management Consumption Based Billing BAFO Request Management Problem Management Business Continuity Plan Social Plan Performance Credit Root-Cause Analysis Change Management Base Charge Master Service Agreement Scheduled Uptime Current Mode of Operations Confidential Information Contract Change Request IT Service Continuity Management Supplier Service Level Measurement Procedure Level 2 Support Workstream Lead Transition Services Customer Satisfaction Survey Service Catalog Reference Group Service Commencement Date Contract Change Control Process Succeeding Provider Transition Change Request Downtime Incident Management Executive Support and special on-site Support Services Emergency IMAC Service Recipient Termination Assistance Top Performer Value Supplier Risk and Compliance Manager Knowledge Database Request Fulfilment Reduced Resource Credit (RRC) Dispute Resolution Average Availability Resource Baseline Band Information Security Management Third Party Provided Assets Technical Steering Committee Availability Management Information Technology Infrastructure Library Level 1 Support Unrelieved Service Level Credits Service Portfolio Management Disaster Recovery Plan Affected Contractors Valid Software Packaging Service Request Key Measurements Release Deployment Service Operations Processes Mean Time Between Failures Tender Process Service Desk Business Service Catalog Workaround Transition Risk Management Plan Transfer Date Subcontractor 13

14 One-Time Charges Critical Deliverable Credits Change Request Critical Milestones Third-Party Materials Successor Change Governance Continual Service Improvement Benchmarked Service Quality Business Innovation Service Level Target Capacity Management Affected Employees IT Operations Management Valid Software Packaging Service Request Third Dispute Level Level 3 Support Mean Time To Repair Contract Executive Change of Control Contract Manager Pass-Through Charges Asset Management Single Point of Contact Disaster Recovery Innovation Governance Critical Service Level Transition Risk Management Plan Governance Processes Service Asset and Configuration Management Acceptance Project Change Management Process Additional Resource Charge (ARC) End-User Computing Secure Library Service Knowledge Management System Fixed Charge or Fixed Fee Business Continuity Deliverable Credits Threshold Local Employee Transfer Agreement Change Management Process Facilities Management Termination Assistance Manager Service Management Lifecycle Demand Management Boston Squares Approach Operational Change Management Consumption Based Billing BAFO Request Management Problem Management Business Continuity Plan Social Plan Performance Credit Root-Cause Analysis Change Management Base Charge Master Service Agreement Scheduled Uptime Current Mode of Operations Confidential Information Contract Change Request IT Service Continuity Management Supplier Service Level Measurement Procedure Level 2 Support Workstream Lead Transition Services Customer Satisfaction Survey Service Catalog Reference Group Service Commencement Date Contract Change Control Process Succeeding Provider Transition Change Request Downtime Incident Management Executive Support and special on-site Support Services Emergency IMAC Service Recipient Termination Assistance Top Performer Value Supplier Risk and Compliance Manager Knowledge Database Request Fulfilment Reduced Resource Credit (RRC) Dispute Resolution Average Availability Resource Baseline Band Information Security Management Third Party Provided Assets Technical Steering Committee Availability Management Information Technology Infrastructure Library Level 1 Support Unrelieved Service Level Credits Service Portfolio Management Disaster Recovery Plan Affected Contractors Valid Software Packaging Service Request Key Measurements Release Deployment Service Operations Processes Mean Time Between Failures Tender Process Service Desk Business Service Catalog Workaround Transition Risk Management Plan Transfer Date Subcontractor 14

15 Kosten Personal IT Budget IT OUT SOURCING 15

16 Fokussierung auf die Kernkompetenz 16

17 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 Großer Markt mit hohem Wachstum Marktvolumen von Outsourcing in Deutschland* (in Mrd. Euro) +5,1% +5,3% +4,9% +4,2% +4,8% +5,2% 0, *Ohne Hosting / Housing und Cloud Services Quelle: Experton Group Market Navigator

18 18

19 Verträge fair verhandeln Wie gelingt eine faire Zusammenarbeit? Realistische Erwartungen: Faire = leistungsgerechte Preise Natürlicher Interessensgegensatz nicht überwindbar Einseitige Lösungen im Vertrag wirken fort und rächen sich Wie erzielen Sie faire Preise? Klare Spezifikation der Anforderungen vor der Ausschreibung/Angebotsphase Ausschluss der teuersten und billigsten Vorsicht bei geringem Abstand! Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3 Bieter 4 Bieter 5 Referenzgespräche mit Kunden, die Probleme haben 19

20 Die Last mit dem Web-Portal Angeblich kundenfreundliche Lösung Web-Portal zur Bestellung neuer SW/HW durch Kunden Ehrenwerte Ziele Entlastung IT-Organisation Weniger Aufwand im Einkauf Weniger Unzufriedenheit über zu späten Austausch Bedarfsgerechte Auslieferung Nur, schnell vergessen: Readiness for e-commerce: Aktuelle Daten, einheitliche Befugnisse und Prozesse? Auswirkungen auf Bestellverhalten 20

21 Vorbereitungsschritte Web-Portal Vorprüfung: Funktionierendes Asset Management? Anwender, HW und SW korrekt abgebildet? Datenbestand wirklich aktuell? An einem Punkt verfügbar? Testfragen Praktiker: 1. Können Sie uns auf Knopfdruck sagen, welche Anwender an einem Standort und Raum (1) welche Rechner (2) mit welcher Software (3) haben und (4) wann neu benötigen? 2. Welche Kosten bereitet der aktuelle Arbeitsplatz eines bestimmten Anwenders/Standortes? 3. Welche Kosten benötigt der Standort zur Neubeschaffung im nächsten Jahr? 21

22 Ist Asset Management so wichtig? Risiko bei falschen Daten Widerstand gegen Outsourcing/Provider Scheitern Transition/Transformation Lockerung der Vorgaben, steigender Wildwuchs Ständig steigende Kosten Steuerung Bestellung = IT Governance No big thing Wichtiger Bestandteil: Asset Management Das ist oft ein echter Fall für Outsourcing 22

23 Ist Asset Management so wichtig? Risiko bei falschen Daten Widerstand gegen Outsourcing/Provider Scheitern Transition/Transformation Lockerung der Vorgaben, steigender Wildwuchs Ständig steigende Kosten Steuerung Bestellung = IT Governance No big thing Wichtiger Bestandteil: Asset Management Das ist oft ein echter Fall für Outsourcing 23

24 Ist Asset Management so wichtig? Risiko bei falschen Daten Widerstand gegen Outsourcing/Provider Scheitern Transition/Transformation Lockerung der Vorgaben, steigender Wildwuchs Ständig steigende Kosten Steuerung Bestellung = IT Governance No big thing Wichtiger Bestandteil: Asset Management Das ist oft ein echter Fall für Outsourcing 24

25 There must be some other way We show you way the other 25

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