Belege, Belege. Ablage, Archiv und Aufbewahrungsfristen

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1 Belege, Belege Ablage, Archiv und Aufbewahrungsfristen

2 Belege, Belege Ablage, Archiv und Aufbewahrungsfristen Grundsätzlich gilt: Wer Ausgaben von seiner Steuerlast abziehen möchte, sollte diese Aufwendungen auch belegen können. Dafür benötigen Sie Quittungen und diese sollten Sie schon während eines Jahres sammeln. Und auch in der Buchhaltung lautet der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Wir haben für Sie alles Wichtige rund um das Thema Belege zusammengestellt, damit Sie wissen, worauf Sie in Ihren Ordnern und der Ablage achten müssen. Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Archiv gut zu strukturieren so sind Sie sowohl für den Betriebsalltag als auch für eine Prüfung gut gerüstet. Checken Sie immer, ob eingehende Rechnungen korrekt ausgestellt sind. So vermeiden Sie Ärger beim Vorsteuerabzug. Denken Sie außerdem daran, elektronische Rechnungen in ihrem Originalzustand zu speichern auch mit langfristiger Haltbarkeit. 2 Belege

3 Ordnung in das Chaos: Ihr System für die Ablage Ordnung ist eine Frage der Definition. Wenn Sie sich für Ihre Steuererklärung gut organisieren und insgesamt weniger Arbeit haben wollen, sollten Sie für Ihr Unternehmen ein sinnvolles, gut strukturiertes Ablagesystem entwickeln. Mit diesem System sollten nicht nur Sie gut zurechtkommen: Spätestens bei einer Betriebsprüfung muss jeder Beleg ohne langes Suchen auch für Dritte auffindbar sein. Aber wer verbringt sein Wochenende schon gern damit, Ablagekästen zu durchforsten, Papiere zu lochen und Dokumente systematisch abzuheften. Da heißt es lieber: sammeln, bis die Ablagekörbe überquellen. Und auch dann muss es oft schnell gehen, Unterlagen werden irgendwo hin gepackt, Hauptsache außer Sichtweite. Schließlich benötigt man die Zeit, um wichtigere Dinge zu erledigen. Mit Ordnung oder gar Systematik, die auch für andere nachvollziehbar ist, hat das nur wenig zu tun. Doch das Argument Zeit ist nur vordergründig einleuchtend. Denn die Suche nach einzelnen Belegen für die Steuererklärung kostet ebenfalls Zeit, sodass Sie auf Dauer viel Zeit gewinnen, wenn Sie Ihre Belege und Ihre Ablage gut organisieren. Zwingen Sie sich also zur kurzfristigen Ablage. Wählen Sie kleine Ablagekörbe, damit Sie die Belege zeitnah sortieren müssen. Gehen Sie außerdem nach der 80-Prozent-Regel vor: Füllen Sie Ihre Ablagekörbe und Ordner maximal zu 80 Prozent. In überquellenden Archiven ist jede Suche mühsam. Wenn Ihr gegenwärtiges Ordnungssystem noch zu wünschen übrig lässt, machen Sie zuerst eine Bestandsaufnahme. Beantworten Sie dabei folgende Fragen:» Wo bewahren Sie Ihre Belege auf?» Finden Sie immer mal wieder etwas in Ihren Schubladen oder unter Papierstapeln?» Kommen Sie mit Ihrem Ordnungssystem gut zurecht? Ihr Ablagesystem sollte auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Deswegen müssen Sie sich in einem ersten Schritt einen Überblick verschaffen das ist möglicherweise anfangs etwas mehr Arbeit, hilft Ihnen aber auf Dauer, ein individuell angepasstes Ablagesystem zu schaffen. Gehen Sie also erst einmal alle vorhandenen Ordner, Register, Schubladen und Kisten durch und sortieren Sie vor. Überlegen Sie bei jedem Beleg zuallererst, ob Sie das Papier nicht wegwerfen können. Faustformel: Unterlagen, die Sie nicht (mehr) aufbewahren müssen und länger als ein 3 Belege

4 Jahr nicht angesehen haben, können Sie wegwerfen. Beachten Sie jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung. Diese sollten Sie auch auf allen Ordnern und Archivboxen vermerken, damit Sie einmal im Jahr ohne großen Aufwand aussortieren können. PRAXIS TIPP Thermopapier bleibt nicht lange lesbar. Trotzdem gibt es immer noch Quittungen, die auf dem beschichteten Papier ausgedruckt werden zum Beispiel Belege für Porto oder Sprit. Denken Sie immer daran, solche Thermobelege spätestens bei der Ablage zu kopieren. Das Bundesfinanzministerium hat vor einiger Zeit erklärt, dass Steuerpflichtige wählen können, ob sie die Thermobelege kopieren oder einscannen und auf einem Datenträger speichern. Die ursprüngliche Rechnung also die Thermoquittung muss dann nicht mehr aufbewahrt werden PRAXIS TIPP Für die Ablage benötigen Sie ebenso wie für andere Buchhaltungsaufgaben einen regelmäßigen wöchentlichen oder monatlichen Termin sowohl für das Wegsortieren als auch für das Wegwerfen und Löschen. Das Entsorgen von Akten können Sie einmal im Jahr erledigen Teilen Sie dann die Unterlagen in eine Kategorie Ablage bekannt und Ablage unbekannt auf. Zur Ablage bekannt gehören alle Unterlagen, für die Sie bereits einen festen Ablageplatz haben. Zur Kategorie Ablage unbekannt zählen die Papiere und Belege, die Sie aufbewahren müssen oder wollen, für die in Ihrem Ablagesystem aber bisher noch kein bestimmter Ort vorgesehen ist. Überlegen Sie dann, unter welchen Aspekten und Überschriften Sie diese Dokumente abheften wollen und ob sich hier möglicherweise Überschneidungen ergeben. Bei der Frage nach dem geeigneten Organisationssystem hängt die Antwort auch vom persönlichen Geschmack ab und vom Platz im Betrieb. Versuchen Sie, eine praktikable Anzahl von Ablagefächern und Ordnern zu finden. Sind es zu wenig, versinken Sie bald im Chaos. Zu viele Ablagen sorgen dafür, dass Sie mehr aufbewahren als Sie müssen. Benennen Sie alle Ablagebehälter, gleich ob Ablagekorb, Ordner oder Hängeregister. Wählen Sie eindeutige und klare Bezeichnungen und vermeiden Sie Einteilungen wie Verschiedenes. Sonst wird Ihre Ablage automatisch zum Sammelsurium. Ordner, die Sie täglich brauchen, müssen näher an Ihrem Schreibtisch stehen als die Archivunterlagen der Steuererklärungen vergangener Jahre. Bauen Sie Ihr Ablagesystem entsprechend auf. Wenn Sie über eigene Archivräume verfügen, können Sie ein klassisches Ordnersystem wählen. Bei wenig Platz oder im Home Office sind Hängeregister ratsam, gegebenenfalls auch das Einscannen von Dokumenten. Ihre Computer-Ablage sollten Sie der Einfachheit halber ähnlich organisieren wie Ihre Papierablage. Sehen Sie sich Ihren Ablageplan an und überlegen Sie, zu welchen Bereichen Sie Dokumente auf Ihrem Computer speichern. Falls notwendig, können Sie Ihren Ablageplan um einen überarbeiteten Computerablageplan ergänzen. Auch hier gilt: Löschen Sie Dateien, die Sie nicht mehr benötigen. Prüfen Sie vorher, welche Dateien Sie gemäß den gesetzlichen Fristen aufbewahren oder speichern müssen. 4 Belege

5 Welche Belegarten gibt es? Ein Beleg ist ein Beweis für eine bestimmte geschäftliche Tätigkeit im weitesten Sinne also für eine Einnahme oder eine Ausgabe. Es gibt unterschiedliche Arten von Belegen und damit auch unterschiedliche rechtliche Anforderungen an diese Unterlagen. In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen drei Belegarten: 1. Fremdbelege Dazu zählen Eingangsrechnungen, Gutschriften oder Kontoauszüge. 2. Eigenbelege Das sind beispielsweise Ersatzquittungen für fehlende Fremdbelege oder Kopien von Ausgangsrechnungen. 3. Interne Belege Das können etwa Anweisungen für Umbuchungen oder Verrechnungen sein. Für Rechnungen aller Art hat der Gesetzgeber Vorschriften geschaffen. Diese sind vor allem entscheidend, was die Umsatzsteuer angeht. Nur korrekt ausgestellte Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Daher sollten Sie bei jeder Eingangsrechnung darauf achten, ob diese sämtliche Vorgaben erfüllt. PRAXIS TIPP Eine andere, etwas einfachere Möglichkeit ist es, alle Belege anhand der Bankkonten zu sortieren und die Barausgaben nach Datum abzulegen. Erfahrungsgemäß eignet sich dies aber nur bis zu einem bestimmten Belegvolumen. Damit die Ordner nicht überquellen, ist es ratsam, die steuerlich relevanten Belege auf mehrere Ordner zu verteilen. Grundsätzlich sollten Sie Belege über Einnahmen (also Ihre Ausgangsrechnungen), Betriebsausgaben und Anschaffungen von Betriebsvermögen voneinander trennen. Darüber hinaus sollten Sie die Kontoauszüge für Geschäfts- und andere Konten in einem separaten Ordner aufbewahren. Unterlagen oder Verträge sollten Sie in einem separaten Ordner aufbewahren. Korrespondenz mit dem Finanzamt oder Steuerberater sowie die verschiedenen Steuerbescheide können Sie entweder zum jeweiligen Jahr oder aber ebenfalls in einen zusätzlichen Ordner abheften. 5 Belege

6 Eigenbeleg: Quittungen für die Steuer - hausgemacht Gerade auf Dienstreisen kommt es vor, dass Sie nicht für jede Ausgabe eine Quittung erhalten zum Beispiel für Telefonkosten im Hotel oder Gebühren für das Bahnhofschließfach. Und manchmal macht die Hektik des Alltags einen Eigenbeleg notwendig. Sie fahren mit dem Firmenwagen tanken, lassen aber die Tankquittung an der Kasse liegen, weil Sie es eilig haben. Sie kaufen im Büromarkt Materialien ein und bezahlen mit EC-Karte, vergessen aber, sich eine Quittung ausstellen zu lassen. Oder Sie haben einen Beleg in Ihrer Ablage so tief vergraben, dass Sie ihn nicht mehr wiederfinden, es lohnt sich aber nicht, eine Kopie anzufordern. Manchmal gibt es gar keinen Beleg, zum Beispiel fürs Trinkgeld beim Geschäftsessen. In all diesen Fällen dürfen Sie sich mit einem selbst angefertigten Beleg behelfen. Auf eine solche Quittung gehören folgende Angaben:» Name und Anschrift des Empfängers» Betrag» Bezeichnung der Ausgabe» Datum und Ort der Ausgabe» Name und Unterschrift des Ausstellers Sie können sich eine Standardvorlage anlegen oder einen Quittungsblock benutzen. Auch ein handschriftlicher Beleg wird vom Finanzamt anerkannt. Hilfreich ist darüber hinaus, wenn Sie dem Eigenbeleg einen Kontoauszug beifügen, aus dem beispielsweise die Abbuchung hervorgeht. Ein weiteres Beispiel für einen Eigenbeleg sind interne Reisekostenabrechnungen, mit denen die steuerlichen Verpflegungspauschalen geltend machen können. Hier hilft eine Vorlage, in die Sie alle Ausgaben, die mit der jeweiligen Reise zusammenhängen, eintragen. Eine Excel-Tabelle ist hier nützlich, mit der Sie den richtigen Betrag für die Verpflegungspauschbeträge direkt ausrechnen können. Auch Telefonkosten im Hotel oder Gebühren für das Bahnhofschließfach können Sie in ein solches Formular schreiben. Finanzämter erkennen selbstgemachte Quittungen an allerdings nur dann, wenn sie die Ausnahme bleiben und Eigenbelege nicht zur Regel werden. Außerdem können Sie mit Eigenbelegen nur die Betriebsausgabe in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nachweisen. Für den Vorsteuerabzug können Sie Eigenbelege nicht nutzen. Denn hier gilt: Sie benötigen eine Quittung mit allen Angaben, die im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind. In einem solchen Fall können Sie also auf die Originalrechnung nicht verzichten. 6 Belege

7 Alles, aber elektronisch Viele Rechnungen flattern inzwischen per oder Webdownload ins Unternehmen. Auch diese Belege müssen Sie archivieren und dabei beachten, dass digital erstellte Unterlagen immer auch digital gespeichert und archiviert werden. Seit Januar 2015 gelten die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ein umfangreiches Dokument, in dem aber nicht nur Neues steht. Denn mit den GoBD hat die Finanzverwaltung zahlreiche Vorschriften der Vergangenheit konkretisiert, zum Beispiel, wie mit elektronischen Belegen umzugehen ist. PRAXIS TIPP Achtung auch beim Online- Banking gilt: Ausdrucken allein reicht nicht. Denn die Finanzverwaltung vertritt den Standpunkt, dass Kontoauszüge, die elektronisch übermittelt werden, originär digitale Belege sind. Und diese müssen immer in ihrer originären Form also digital aufbewahrt werden. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Denn der Ausdruck ist lediglich eine Kopie. Alternativ empfiehlt beispielsweise das Bayerische Landesamt für Steuern, die Kontoauszüge direkt beim Kreditinstitut zu archivieren. Allerdings muss hier sichergestellt sein, dass die Finanzverwaltung während der Aufbewahrungsfrist jederzeit die Auszüge einsehen kann. 1. Keine Buchung ohne Beleg! Ein alter Buchhaltungsgrundsatz, den die Finanzverwaltung nun weiter mit Leben gefüllt hat. Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Auch die Journalfunktion wird detailliert festgeschrieben. Experten sind allerdings der Ansicht, dass beide Punkte auf Dauer auch dadurch erfüllt werden können, dass Steuerpflichtige zeitnah ihre Belege ordnen und ablegen. 2. Änderungen und Löschungen dokumentieren! Sie müssen sicherstellen, dass Veränderungen von Daten nachträglich noch erkennbar sind. 3. Datensicherheit beweisen! Sie müssen nachweisen, welche Schritte Sie gewählt haben, um die Datensicherheit zu gewährleisten. 4. Elektronische Daten sicher aufbewahren! Die erforderlichen Daten dürfen Sie nur dann auch auf einem Datenträger aufbewahren, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe jederzeit möglich ist. Das bedeutet: Die Daten müssen jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 5. Software kontrollieren! Als Unternehmer tragen Sie die alleinige Verantwortung dafür, dass die Software, die Sie einsetzen, den Anforderungen der GoBD entspricht. Mögliche Zertifikate von Software-Anbietern bestätigen dies nicht und auch die Finanzbehörde bescheinigt dies nicht mehr. 7 Belege

8 In der Praxis sind von den GoBD vor allem Belege betroffen, die Sie entweder per Mail als Eingangsrechnung erhalten haben oder selbst als Rechnung verschicken. Die GoBD legen hierzu fest, dass eine Rechnung, die per im pdf-format eingegangen ist, bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist unverändert archiviert werden muss. Die neuen Vorschriften enthalten allerdings eine wesentliche Erleichterung: Denn dient die nur als Transportmittel für die angehängte elektronische Rechnung, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig. Im Grunde können Sie solche Mails wie einen Papierbriefumschlag behandeln, mit dem die Rechnung per gelber Post gekommen ist: in den Papierkorb werfen. PRAXIS TIPP s ohne steuerlich relevante Inhalte müssen weder archiviert noch bei einer Betriebsprüfung vorgehalten werden. Allerdings ist nicht immer eindeutig, wann Inhalte steuerlich relevant werden. Im Zweifelsfalle also besser zu viel archivieren als zu wenig und das Ganze auf einem externen Server spiegeln samt der Hardund Software, die benötigt wird, um s oder deren Anhänge wieder herzustellen und lesbar zu machen. Anders sieht es aus, wenn Sie eine mit steuerlich relevanten Informationen erhalten etwa dann, wenn die Rechnung direkt im Text der steht. Dann müssen Sie die als solche speichern, und zwar so, dass keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können. Eine Archivierung als txt-datei dürfte damit nicht ausreichen. Und wenn Sie solche s beispielsweise als pdf-datei speichern, gehen die Informationen des Headers verloren. Tipp: Bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen Rechnungen ausschließlich als Datenanhang zu schicken. So müssen Sie diese Belege nicht als speichern. Denken Sie daran: Speichermedien sind kurzlebig. Sie sollten sich bei zehnjährigen Aufbewahrungsfristen nicht darauf verlassen, dass Ihre Daten zum Beispiel auf einer CD langfristig gesichert sind. Eine Alternative ist eine externe Festplatte: Hier können Sie sämtliche Daten Ihres Betriebs speichern. Am besten bewahren Sie derartige Sicherungskopien gut geschützt in Ihrem Büro auf oder lagern Sie sie in andere Räumlichkeiten aus. Damit haben Sie ein Back-up, wenn beispielsweise der Rechner einmal ausfällt oder gestohlen wird. Alternativ können Sie Buchhaltungsdaten auch in einer Cloud speichern. 8 Belege

9 Welche Belege gehören in die Steuererklärung? Nicht jeden Beleg, den Sie archivieren, müssen Sie zwangsläufig auch mit der Steuererklärung ans Finanzamt senden. Sie müssen zunächst nur die gesetzlich vorgeschriebenen Belege einreichen, etwa Spendenquittungen oder Zinsbescheinigungen. Möchte der Finanzbeamte weitere Belege sehen, fragt er bei Ihnen nach. In jedem Fall müssen Sie aber diese Unterlagen mit der Steuererklärung einreichen: 1. Mantelbogen Spenden sind steuerlich begünstigt. Damit das Finanzamt die Ausgaben für den guten Zweck anerkennt, müssen Sie der Steuererklärung eine Zuwendungsbestätigung beifügen. Die Bescheinigungen müssen nach amtlich vorgeschriebenem Muster vom Empfänger Ihrer Spende ausgestellt werden. Wenn Sie vermögenswirksame Leistungen erhalten haben und zusätzlich die Arbeitnehmer-Sparzulage beantragen, müssen Sie hierüber eine Bescheinigung vorlegen. Bei einem erstmals festgestellten Grad einer Behinderung oder bei Änderungen im Behindertenausweis muss ebenfalls ein Nachweis beigelegt werden. 2. Anlage KAP Überall dort, wo Sie Geld angelegt haben, zahlen Sie auf Zinsen automatisch Abgeltungssteuer. Diese wird direkt vom Geldinstitut einbehalten; der Steuersatz beläuft sich einheitlich auf 25 Prozent. Sollte Ihr persönlicher Steuersatz darunter liegen, kann es sich lohnen, die Kapitalerträge in der Steuererklärung anzuführen. Zuviel einbehaltene Abgeltungsteuer bekommen Sie dann zurück. Für diese Günstigerprüfung müssen Sie die Jahressteuerbescheinigung des Geldinstituts beifügen, diese erhalten Sie direkt von der Banken oder der Versicherung. PRAXIS TIPP Original oder Kopie das ist eine gute Frage. Einige Nachweise möchte der Finanzbeamte in aller Regel im Original betrachten, etwa Belege über Spenden oder Zinsen. Alle anderen Quittungen dürfen Sie in Kopie einreichen, müssen aber damit rechnen, dass das Finanzamt das Original anfordert. 3. Anlage AV Staatliche Zulagen erhalten Sie beispielsweise bei der Riester-Rente. Um in der Steuererklärung zusätzlich noch den Sonderausgabenabzug geltend machen zu können, benötigen Sie eine Bescheinigung Ihres Vertragspartners. Wenn Sie diesen Nachweis über Ihre Beiträge und die Zulagen der Steuererklärung beilegen, prüft das Finanzamt, ob Sie diese Beträge zusätzlich noch als Sonderausgaben ansetzen können. 4. Anlage Unterhalt Hier müssen Sie den Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit erbringen, wenn Sie Unterhaltszahlungen an Verwandte oder den Ex-Partner leisten. 9 Belege

10 Kann das weg? Aufbewahrungsfristen Das Aufbewahren Ihrer Unterlagen gehört zu Ihren Pflichten. Im Normalfall handelt es sich dabei aber eher um eine Archivierung. Die Finanzverwaltung interessiert sich erst dann für Ihre vollständigen Unterlagen, wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt. Zu Ihren Pflichten als Unternehmer gehört es, dass Sie nicht nur Rechnungen, sondern sämtliche Vorgänge, die mit Ihrem Betrieb in Zusammenhang stehen, aufbewahren müssen. Sie müssen deswegen aber noch lange kein Aktenarchiv im Keller oder auf dem Dachboden einrichten und sämtliche Papiere ausdrucken. Die Aufbewahrungsfrist ist erfüllt, wenn die Bestandteile Ihrer Buchführung in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können. Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden Papierdokumente dürfen Sie einscannen. Je nach Art und Inhalt der Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Sechs Jahre aufzubewahren sind» Abrechnungsunterlagen,» Aktenvermerke,» Angebote,» Auftragsbestätigungen,» Beitragsabrechnung Sozialversicherungs-/Rentenversicherungsnachweis,» Handels- und Geschäftsbriefe,» Mietunterlagen/Betriebskostenabrechnung,» Darlehensunterlagen/Kreditunterlagen,» Dauerauftragsunterlagen,» Kalkulationsunterlagen,» Schriftverkehr,» Versicherungspolicen,» Verträge. Zehn Jahre aufzubewahren sind» Bankbelege/Kontoauszüge,» Bewirtungsbelege,» Buchungsbelege,» Bilanzen,» Buchführungsprogramme,» Buchungsbelege (inkl. Reisekostenabrechnungen),» Datensicherungen,» Fahrtenbücher,» Jahresabschlüsse, 10 Belege

11 » Rechnungen,» Steuererklärungen,» Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument im Unternehmen erarbeitet wurde oder eingegangen ist. Zu Beginn des Jahres 2016 können Sie also Aufzeichnungen und Unterlagen aus dem Jahr 2005 und früheren Datums entsorgen. Handelsund Geschäftsbriefe, die bis Ende 2009 oder früher eingegangen sind, dürfen Sie nun ebenfalls durch den Reißwolf schicken. 11 Belege

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